PLAN FÖR HANTERING AV EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER, STORA OLYCKOR OCH ANDRA KRISER 2012-08-31
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING... 3 KOMMUNORGANISATION... 3 RISKER OCH SÅRBARHETER I KOMMUNEN... 4 INFORMATIONSBEREDSKAP... 4 2. MÅL FÖR HANTERING AV EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER... 4 PRESTATIONSMÅL FÖR KRISLEDNINGSORGANISATION... 5 3. KOMMUNENS KRISLEDNINGSORGANISATION... 5 HÄNDELSEGRUPP... 6 KRISLEDNINGSNÄMND NORMATIV LEDNING... 7 STRATEGISK OCH OPERATIV LEDNING... 7 KRISLEDNINGSSTAB... 7 4. UPPSTART AV KRISLEDNING... 9 KOMMUNIKATIONER OCH IT... 9 ÅTERGÅNG TILL NORMAL ORGANISATION... 9 5. RESURSER & EKONOMI... 10 POSOM... 10 REGIONAL KRISSAMVERKAN... 10 KOSTNADSREDOVISNING... 10 6. HÖJD BEREDSKAP... 10 7. KOMPLETTERANDE DOKUMENT... 11
1. NLEDNING Samhällets krishanteringssystem har förändrats sedan kalla kriget tog slut. Idag ligger beredskapsplaneringens fokus mot fredstida kriser, som extremt väder och långvariga strömavbrott, snarare än mot hotet om en fientlig invasion.. På senare tid har detta aktualiseratss genom bland annat stormarna Per och Gudrun, tsunamikatastrofen i Thailand och 2009 års nya influensa (svininfluensan). Alla aktörer i krishanteringssystemet, från myndigheter till kommuner, behöver därför en beredskap för att möta nästa kris oavsett om det rör sig om extremt väder eller något helt annat. Enligt lag (2006:544) om kommuner och landstings åtgärder inför ochh vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH) ska därför kommuner och landsting inför varjee mandatperiod fastställaa en plan för hantering av extraordinära händelser, vilket denna plan utgör för Gislaveds kommun. Den ska också kunna användas a vid påfrestningar som inte klassas k som extraordinära händelser. KOMMUNORGANISATION I Gislaveds kommun finns kommunfullmäktige, kommunstyrelse och tillhörande t nämnder, förvaltningar, bolag med mera enligt nedanstående schema från 1 januari 2011. 3 [11] Antagen A av KF 2012-10-25 149
RISKER OCH SÅRBARHETER I KOMMUNEN Gislaveds kommun har genomfört en risk- och sårbarhetsanalys, i den första versionen enbart för de kommunala verksamheterna. I denna kan konstateras att kommunens förvaltningar är mindre robusta mot bland annat större elavbrott, större smittutbrott och omfattande snöstorm. Det, tillsammans med den mindre kommunens resurser med personal, maskiner med mera och utspridda verksamheter ställer krav på en effektiv ledning såväl till vardags som vid extraordinära händelser. Händelser som kan klassas som extraordinära händelser är förutom de nämnda även till exempel: Social oro Omfattande översvämningar Förtroendekriser för kommunen I och med att analysen inte tar fasta på sannolikheten för ovanstående kriser så har målet varit att ta fram en handlingsplan som kan användas vid alla tillfällen, oavsett händelse. INFORMATIONSBEREDSKAP Vid alla kriser är information en central funktion, både inåt till den egna verksamheten och utåt till omvärlden. Kommunstyrelsen har därför beslutat om en särskild informationsplan vid extraordinära händelser, stora olyckor och andra kriser som stöd vid inträffade händelser. Planen anger att informationen ska: Utgå från människors behov Lämnas snabbt och ofta Vara öppen och sann Vara enkel och lättillgänglig Vara entydig och samordnad med andra myndigheters Vid en inträffad händelse leds arbetet av en informationsgrupp. Om händelsen aktiverar kommunens krisledningsstab är informationsgruppen en del av denna stab. 2. MÅL INFÖR OCH VID HANTERING AV EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER Nedan är kommunens övergripande mål för hantering av extraordinära händelser. Dessa är därefter nedbrutna i prestationsmål. I varje kommunal förvaltning ska alla organisatoriska nivåer förstå värdet av att och kunna ge tidiga signaler om störning i samhällsfunktioner, informera högre chefsnivå och samverkande organisationer. Kommunen ska, genom förebyggande, förberedande och avhjälpande åtgärder, kunna upprätthålla en sådan nivå i samhällsviktig verksamhet, även under långvariga extraordinära händelser, att medborgarnas liv eller hälsa inte riskeras och att negativ påverkan på miljö och egendom begränsas. 4 [11] Antagen av KF 2012-10-25 149
Kommunen ska vid extraordinära händelser ha god förmåga att leda sin egen verksamhet och samverka med andra organisationer och informera allmänheten, så att de negativa konsekvenserna av händelsen för de som vistas och verkar i kommunen minimeras. Kommunens krisledningsorganisation ska ha god förmåga till omvärldsanalys, insikt om samhällets känslighet, sådan kontakt med kommuninvånarna och sådan kommunikation, att man klarar att sammanställa tidiga varningssignaler, vidta förberedande åtgärder, och i god tid påbörja krisledning vid extraordinär händelse eller överhängande fara för extraordinär händelse. PRESTATIONSMÅL FÖR KRISLEDNINGSORGANISATION Det främsta målet för kommunens krisberedskap är att värna om kommuninvånarna och att de vid extraordinära händelser, så långt som möjligt, ska kunna erbjudas grundläggande kommunal service och nödvändigt stöd. Kommunen ska också ha god förmåga att leda sin verksamhet och samverka med andra organisationer. Krisledningsnämnden ska, inom sex timmar från beslut om inrättande, kunna fatta beslut i enlighet med sitt reglemente. Krisledningsstab ska, inom tre timmar efter beslut om inrättande, kunna innefatta funktioner för minst: - Ledning och analys - Administration - Information - Service Krisledningsstaben ska kunna fungera dygnet runt i minst sju dygn. Krisinformation ska, inom två timmar efter beslut, finnas tillgänglig på kommunens hemsida och sociala medier. Kommunens växel ska, inom tre timmar efter beslut, vara bemannad och försedd med kontinuerligt uppdaterad krisinformation. Kommunens växel ska kunna fungera dygnet runt i minst sju dygn. 3. KOMMUNENS KRISLEDNINGSORGANISATION Krisledningsorganisationen bygger på de tre krishanteringsprinciperna ansvar, närhet, likhet. Det innebär att kommundirektören med förvaltningschefer utövar den operativa ledningen med politisk styrning genom krisledningsnämnden. Till förvaltningschefsgruppen kan även ledningspersonal från de kommunala bolagen knytas. Se följande figur. 5 [11] Antagen av KF 2012-10-25 149
Figur 1: Gislaveds kommuns krisledningsorganisation. En extraordinär händelse som bedöms kunnaa hanteras säkert inom ordinarie o organisation, eventuellt efter utökade befogenheter till kommunstyre elsens ordförande och kommundirektören, behöver inte medföra att krisledningsnämnd träder i funktion. Denna plan användss då i tillämpliga delar, se även nedan. HÄNDELSEGRUPP Extraordinära händelser och andra kriser kann innebära ökade behov av samverkan mellan förvaltningar utan attt någon störning inträffatt som föranleder att helaa krisledningsorganisationen med stab aktiveras. Vid sådana typer av situationer kan händelsegrupper användas där respektive förvaltningar (och vid behov bolag) deltar, i syfte att uppnå konsensus kring beslut och bedömning av åtgärder. Vid sådana samverkansmöten råder normalaa beslutsmandat om inte förvaltningschef gjort annan delegering. Händelsegrupper leds lämpligen av någon stabschef ur krisledningsstaben och möten med tillhörande eventuella beslut ska dokumenteras. Vid användning av händelsegruppp ansvarar stabschef för att kommundirektör ochh förvaltningschefer hålls underrättade om läget, beslut och åtgärder samt attt dessa delges dokumentation. Kommundirektör ansvarar därefter för att ledamöterna i krisledningsnämnden hålls informerade. 6 [11] Antagen A av KF 2012-10-25 149
KRISLEDNINGSNÄMND NORMATIV LEDNING Krisledningsnämnden utgör den normativa ledningen. Den normativa ledningen beslutar i frågor av principiell och övergripande natur och ger uppdrag till kommundirektören. Besluten kan till exempel gälla frågor som: Får stora ekonomiska konsekvenser Innebär att viktiga samhällsfunktioner störs Innebär att den kommunala servicen reduceras Innebär att väsentliga miljövärden spolieras Innebär att betydande enskilda intressen påverkas I Gislaveds kommun utgörs krisledningsnämnden av sju ledamöter och sju ersättare, samtliga från kommunstyrelsen. Krisledningsnämnden träder i funktion efter beslut och i samband med sådan extraordinär händelse som kan tänkas medföra brådskande behov av samordning, omfördelning av resurser och ingrepp flera nämnders ordinarie verksamhet i syfte att minska effekterna av händelsen. Sammansättning, ansvar och arbetsformer regleras dels i lag (LEH) och dels i reglementet för krisledningsnämnden. Den normativa ledningen ska arbeta i ett långt tidsperspektiv vilket normalt inte medger operativa uppgifter. Om krisledningsnämnden inte inrättas, trots att extraordinär händelse föreligger, hanteras den normativa ledningen av kommunens ordinarie politiska organisation. STRATEGISK OCH OPERATIV LEDNING Kommundirektören leder det strategiska och verkställande (operativa) arbetet tillsammans med ordinarie förvaltningschefsorganisation, med stöd av krisledningsstaben. De uppdrag som krisledningsnämnden ger kommundirektören, och de följande strategiska och operativa beslut som fattas, verkställs genom förvaltningsorganisationerna. Krisledningsstaben utgör ett stöd i genomförande och uppföljning av beslut. Akut hantering av förhandlingar, kontakter med fackliga organisationer gällande till exempel avtal om nödfallsövertid med mera, ska alltid hanteras av personalenheten. KRISLEDNINGSSTAB Stabens uppgift är att öka kommundirektörens och förvaltningschefernas förmåga att utöva ledning genom att bland annat: Stötta beslutsfattare med underlag för beslut Utarbeta analyser och rapporter Vid behov omsätta och verkställa beslut Skapa god förmåga för ledning i övrigt I vissa fall, då exempelvis endast en förvaltning är drabbad av en händelse, kan kommundirektören ställa hela eller delar av krisledningsstaben till en förvaltningschefs förfogande. 7 [11] Antagen av KF 2012-10-25 149
Krisledningsstaben bör så långt möjligt använda den ordinarie förvaltningsorganisationen för att fullgöra krisledningsnämnden/berörd nämnd och kommundirektörens intentioner. Krisledningsstaben ska minst ha följande funktioner (med exempel på arbetsuppgifter): Stabschef Svara för att staben bemannas och byggs upp, samt avvecklas. Samordna stabens verksamhet och de enskilda förvaltningarna avseende bland annat dokumentation och information, så att staben blir ett stöd för både kommundirektör och förvaltningar. Leda och samordna arbetet inom staben och ansvara för att verksamheten leds enligt uppdragets intentioner. Säkerställa samarbetet mellan stabens olika delar och samverkande parter genom stabsorienteringar, order och anvisningar för stabsarbetet. Leda stabsorienteringar. Föredra eller låta föredra ärenden för kommundirektören och låta omsätta dennes beslut. Omgående meddela kommundirektören om viktigare beslut som fattats enligt bemyndigande. Lednings- och analysfunktion Kartlägga och utvärdera läge och verksamhet. Sammanställa bedömnings- och beslutsunderlag. Bedöma resursbehov. Samverka med andra berörda myndigheter. Analysera tänkbara alternativa händelseutvecklingar och föreslå lösningar för dessa alternativ. Informationsfunktion Ge information till drabbade, allmänhet, massmedia, kommunförvaltningen, och samverkande enheter. Se till att denna information samordnas med all annan information som berör händelsen. Förbereda och genomföra presskonferenser. Följa hur händelsen och kommunens åtgärder redovisas i media. Övriga uppgifter enligt informationsplan Administrationsfunktion Svara för dokumentation och lägesuppföljning. Upprätthålla samband med egna och samverkande organisationer. Svara för personaltjänst och främst säkerställa att personalbehovet täcks på kort och längre sikt, både i staben och i övrig krisorganisation. Svara för ekonomihanteringen. Servicefunktion Säkerställa tillgång på materiel för samband, IT, transporter, förplägnad med mera. 8 [11] Antagen av KF 2012-10-25 149
Uppgiftsberoende verksamhet som exempelvis kan utgöras av viss förvaltningsverksamhet som i det specifika läget är lämplig att hantera i staben. 4. UPPSTART AV KRISLEDNING Kommundirektören ska vid tecken på förestående extraordinär händelse, kalla förvaltningschefsgruppen eller analyspersonal för att bedöma läget. För att detta ska kunna ske i tid ska varje organisatorisk nivå i kommunen, vid tidiga signaler om störning i samhällsviktiga funktioner eller centrala kommunala verksamheter, informera närmast högre nivå. Tjänsteman i respektive förvaltning ska snarast underrätta närmaste chef, eller förvaltningschef, om sådana signaler. Krisledningsstab kan inrättas även vid sådana händelser som inte medför inrättande av krisledningsnämnd. Kommundirektören eller, vid förfall, dennes ersättare, beslutar i sådana fall om inrättande av krisledningsstab. Om kommundirektören inte är nåbar får den som är utsedd att agera i kommundirektörens ställe eller förvaltningschef initiera kommunens krisledningsorganisation. För att snabbt kunna kalla samman krisledningen finns krisledningskort. På kortet finns kontaktuppgifter till nyckelpersoner i kommunens krisledningsorganisation På kortet finns även checklista för förstahandsåtgärder vid inträffade händelser. KOMMUNIKATIONER OCH IT Kommunväxeln hålls öppen utöver ordinarie öppettider för den tid som bedöms nödvändig i varje enskilt fall. Se även prestationsmål. Normalt upprätthålls den kommuninterna kontakten på sedvanligt sätt via telefon, mobiltelefon, fax och e-post. Kommunens interna telefonkatalog, lista för beredskapstelelinjer samt egna nätverkslistor används i sambandsarbetet. Befaras eller föreligger störningar i kommunens ordinarie växelsystem används Rakel, förberedda beredskapstelelinjer, mobiltelefoner och/eller IP-telefoni. ÅTERGÅNG TILL NORMAL ORGANISATION När förhållandena medger skall krisledningsnämnden enligt LEH besluta att de uppgifter som nämnden eventuellt övertagit från andra nämnder skall återgå till ordinarie nämnd. Kommundirektören, eller den som är utsedd till ersättare, beslutar därefter om när avveckling av krisledningsarbetet och krisledningsstaben ska ske. En checklista för avslut ska finnas tillgänglig som beslutsstöd. 9 [11] Antagen av KF 2012-10-25 149
5. RESURSER & EKONOMI Krisledningsnämnden äger rätt att beordra in personal över förvaltningsgränserna samt fatta beslut om att överta hela eller delar av andra nämnders verksamhetsområden i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. POSOM För psykosocialt omhändertagande (POSOM) vid stora olyckor och katastrofer finns särskild ledningsgrupp. Vid en extraordinär händelse är denna grupp underställd kommundirektören och förvaltningscheferna. Särskild plan finns för POSOM-verksamheten. POSOM-gruppens resurser för insatser utgörs av särskilda personer från kommunens förvaltningar, kyrkor, landsting och polis. Verksamheten bygger därför på samverkan snarare än på beordring och ingår inte i någon schemalagd beredskap. REGIONAL KRISSAMVERKAN Inom Jönköpings län finns F-samverkan, en regional organisation för krissamverkan som kan träda in vid befarade omfattande störningar som påverkar hela länet, t ex vädervarningar från SMHI. Denna organisation initieras genom tjänstemän i beredskap vid landstinget och länsstyrelsen, vakthavande befäl vid polisen eller räddningschef i beredskap för Jönköpings län. F-samverkan är ett länsövergripande stöd till kommunerna i Jönköpings län samt Ydre kommun och tar inte över det kommunala krisledningsansvaret vid en händelse. Särskilda instruktioner finns för arbetet i F-samverkan. KOSTNADSREDOVISNING Samtliga direkta kostnader för extraordinära händelser ska kunna följas upp i efterhand. Med samtliga kostnader avses även personalkostnader. Det ger möjlighet att direkt se vad beslut och åtgärder kostat och underlättar arbetet om statsbidrag, ersättningar eller dylikt ska sökas i efterhand. Normalt är ekonomisammanställning en uppgift för krisledningsstaben om denna är aktiverad. 6. HÖJD BEREDSKAP Vid denna plans beslutande finns inget krigshot mot Sverige inom överskådlig tid. Denna plan kan dock vid annan hotbild och säkerhetspolitiskt läge kompletteras och anpassas för att utgöra underlag till kommunens plan för höjd beredskap i enlighet med skyldigheterna i Lag (1992:1403) om totalförsvar och höjd beredskap. 10 [11] Antagen av KF 2012-10-25 149
7. KOMPLETTERANDE DOKUMENT 1. Lokalfördelning av krisledningsnämnd, krisledningsstab med mera (beslutas av kommundirektör) 2. Krisledningskort och checklistor för krisledningsarbete (beslutas av kommundirektör) 3. Informationsplan vid extraordinära händelser, stora olyckor och andra kriser (beslutas av kommunstyrelsen) 11 [11] Antagen av KF 2012-10-25 149