Kallelse med föredragningslista

Tomelilla kommun Vård och omsorgsnämnden Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: torsdagen den 26 september 2019 kl. 08.30 Plats: Svea Hund, Kommunhuset Kallelse med föredragningslista Ärenden Diarienr Sidnr 1 Val av justerare och tidpunkt för justering 2 2 Ändringar i föredragningslistan 3 Dialoger och informationsärenden 2019-09-26 2019/2 3-4 4 Delårsrapport januari-augusti 2019 2019/4 5-23 5 Införande av hjälpmedelsabonnemang i Tomelilla 2019/38 24-36 kommun 6 Revisorernas granskning av intern kontroll 2019/42 37-61 7 Taxor och avgifter 2020 - vård och 2019/36 62-65 omsorgsnämnden 8 Uppföljning av avtal för leverans av trygghetslarm 2017/70 66-79 och larmmottagning 9 Avtalsuppföljning Förenade Care samt egen regi 2019/12 80-96 uppföljning 10 Delegeringsbeslut augusti 2019 2019/3 97-101 11 Anmälningsärenden vård och omsorgsnämnden 2019-09-26 2019/1 102-105 Gunnel Andersson (M) Ordförande Olof Hammar Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon 0417-18123 Olof Hammar E-post: kommun@tomelilla.se 1

NÄRVARO- OCH OMRÖSTNINGSPROTOKOLL Vård- och omsorgsnämnden (2019-2022) Sammanträdesdag: Antal närvarande ledamöter: 1 2 Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Gunnel Andersson M 2 Mona Nihlén V 3 Peo Örnsved SD 4 Gunvor Olsson C 5 Sejdi Karaliti S 6 Marianne Åkerblad M 7 Kent Olofsson SD Ja Nej Avstår ERSÄTTARE Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Charlotte Larkin L 2 Axel Olsson S 3 Birger Hörberger SD 4 Lena Eriksson C 5 Britt-Marie Liljeholm S 6 Susanne Balczar Herou KD 7 Zofia Prokopczyk SD Ja Nej Avstår 2

Tomelilla den 17 september 2019 Dnr VON 2019/2 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla vård och omsorgsnämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Olof Hammar Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil olof.hammar@tomelilla.se Dialoger och informationsärenden Von 10-09-26 Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Följande dialoger och informationsärenden behandlas på dagens sammanträde 1. Information från förvaltningen 2. Information från Skånetrafiken gällande färdtjänsten (informationsbrev bifogas) 3. Vonau 2019-09-12. Beslut om svar på förfrågan om ett SÖSKgemensamt fontänhus. Beslutsunderlag Skriv in beslutsunderlag här. Texten kan flyttas till beslutsdokument. Stöd och omsorg Olof Hammar Nämndsekreterare 3 1 (1)

2019-09-04 Hej I maj 2019 flyttade hela affärsområdet serviceresor in under samma tak. Det har gett oss större möjligheter att fokusera på kvalité, se över rutiner och effektivisera så att rätt personer får rätt resor i rätt tid. I januari gick vi in i ett nytt avtal med 24 av Skånes kommuner gällande färdtjänst. I tidigare avtal var ersättningen en fast kostnad, men i det nya avtalet debiteras den faktiska kostnaden. Avstämningen sker varje halvår. Efter de första sex månaderna kan vi konstatera att kostnaderna har minskat totalt med 2,9 mkr lägre än budget, trots att reseutvecklingen har ökat med 2,5 procent. Några kommuner får en lägre kostnad än planerat och det innebär att vi kommer att reglera kostnaderna på kommande fakturering. Våra kundundersökningar visar också att kunderna i helhet är mycket mer nöjda med serviceresor. Vår uppföljning visar att vi levererar bättre kvalité till kunderna gällande punktlighet, bemötande, trygghet, rätt kund i bilen samt den faktiska upplevda väntetiden i telefonen. Vi ser fram emot ett fortsatt gott samarbete tillsammans. Med vänlig hälsning Skånetrafiken serviceresor Titti Unosdotter, affärsområdeschef serviceresor Carina Zachau, Regionråd och kollektivtrafiknämndens ordförande 4

Tomelilla den 19 september 2019 Dnr VON 2019/4 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla vård och omsorgsnämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Olof Hammar Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil olof.hammar@tomelilla.se Delårsrapport januari-augusti 2019 Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att godkänna delårsrapporten för januari-augusti 2019 med handlingsid Von 2019.460 och att lägga densamma till handlingarna Ärendebeskrivning Förvaltningen har enligt särskilda anvisningar följt upp ekonomi och verksamhet för perioden januari-augusti 2019. Den sammanställning som gjorts för vård och omsorgsnämndens ansvarsområde och som redovisas i bilaga med handlingsid Von 2019.460 kommer ingå i den delårsrapport för Tomelilla kommun som kommer behandlas i kommunfullmäktige den 4 november 2019. Vård- och omsorgsnämnden redovisar för perioden jan-aug ett underskott på -0,145 mnkr och för helåret prognosticeras ett underskott på 0,4 mnkr. Den externt köpta verksamheten som till stor del är volymbaserad prognosticerar ett positivt resultat på 2,2 mnkr samtidigt som övriga verksamheter prognosticerar ett underskott på -2,5 mnkr. I resultatet ingår även en prognos på underskott för nämndens verksamhet med -0,1 mnkr. Några verksamheter har stora negativa avvikelser jämfört med tilldelad ram och har därför fått upprätta handlingsplaner för att sträva mot en budget i balans. Verksamheten har lägre intäkter för måltidsavgifter med anledning av att beslut om höjning inte genomförts enligt budgetförslaget. Under sommaren beslutade staten om möjlighet att söka nya stimulansmedel för äldreomsorgen som kan användas från juli-december. Detta kommer att medföra 0,8 mnkr i intäkter som inte fanns i budget. Budgeten för personalkostnader för hela vård och omsorg, som för 5 1 (3)

perioden uppgår till 85 mnkr, har mycket glädjande ett överskott med 1 mnkr Samtliga verksamhetsmål för 2019 bedöms i delårsrapporten kunna uppfyllas. I verksamhetsuppföljningen framkommer följande: - Under året har stort fokus lagts på genomlysning, analys och samverkan i syfte att nå en budget i balans med bibehållen kvalitet för brukarna. - Metoden trygg hemgång implementerades under året i ordinarie hemtjänst. - Ett stort arbete pågår med att ta fram ett kvalitetsledningssystem för alla delar i vård- och omsorg där tillgänglighet och enkelhet är nyckelbegrepp. - Hästen Tor är nu ett återkommande inslag i verksamheten och man kommer att arbeta vidare med inriktningen att få in fler djur i vård och omsorg. - Arbetsmiljöverket genomförde en inspektion på de kommunala verksamheterna inom äldreomsorgen. Verksamheten fick mycket god respons på arbetsmiljöarbetet men fick också möjlighet att utveckla vissa delar genom att ta del av goda exempel som Arbetsmiljöverket bjöd på. - Planeringen av genomförandet av Heltid som norm var väldigt aktuellt under våren. - Under året har det arbetats med planering och uppstart av den centrala bemannings- och rekryteringsenheten där vård- och omsorgsverksamheten var först ut, varefter en succesiv påkoppling av verksamheterna kommer att ske. - För första gången deltog kommunen i Socialstyrelsens brukarundersökning enligt Pict-o-stat, ett enkätverktyg anpassat för LSS-verksamhetens målgrupp 6 2 (3)

I delårsrapporten nämns öppnandet av Stafettgatans LSS-boende samt att samtliga chefer i verksamheten påbörjat en ledarskapsutbildning som årets viktiga händelser. Beslutsunderlag Delårsrapport jan-aug 2019 - Vård- och omsorgsnämnden, handlingsid: Von 2019.460 Tjänsteskrivelse nämndsekreterare Olof Hammar 2019-09-19, handlingsid: Von 2019.xxx Kansliavdelningen Olof Hammar Nämndsekreterare Beslutet skickas till: Ekonomichef Elisabeth Wahlström 7 3 (3)

DELÅRS RAPPORT JANUARI AUGUSTI 2019 8

Vård- och omsorgsnämnden Ordförande: Gunnel Andersson (M) Verksamhetschef: Viweca Thoresson Verksamhetsområde Myndighetsutövning Träffpunkter Hemtjänst Boendestöd för personer med funktionsvariation Särskilt boende Korttidsboende Anhörigstöd - öppen verksamhet, avlastning i hemmet och dagverksamhet LSS verksamheter - bostad med särskild service, daglig verksamhet och korttidstillsyn Hemsjukvård Lagar och riktlinjer som styr verksamheten Socialtjänstlagen (SOL) Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Lagen om bostadsanpassningsbidrag (BAB) Föreskrifter från Socialstyrelsen Viktiga händelser 2019 Det nybyggda LSS-boendet Stafettgatan var klar för inflyttning i maj med 14 nya lägenheter. Samtidigt stängde LSS-boendet Svärdet och totalt blev det ett tillskott på 8 nya lägenheter för verksamheten. Samtliga chefer i verksamheten påbörjade en ledarskapsutbildning. Den genomfördes tvärs över hela förvaltningen vilket innebär att det skapas relationer och samarbete mellan verksamhetsområdena. Verksamhetsuppföljning Under året lades stort fokus på genomlysning, analys och samverkan i syfte att nå en budget i balans med bibehållen kvalitet för brukarna. Förändringarna genomfördes med hög delaktighet från enheterna vilket var en framgångsfaktor. Metoden trygg hemgång implementerades under året i ordinarie hemtjänst, med målet trygg hemma, vilket gav ett gott resultat. Konceptet genomfördes tidigare av ett särskilt team men är numera en naturlig del av ordinarie verksamhet. Verksamhetens modell för samverkan och genomförande av hemgång från slutenvården fortsätter att vara framgångsrik och uppmärksammad. 9

Ett stort arbete pågår med att ta fram ett kvalitetsledningssystem för alla delar i vård- och omsorg där tillgänglighet och enkelhet är nyckelbegrepp. Varje medarbetare ska snabbt och enkelt få tillgång till rutiner och processer. Det ska också vara enkelt att fånga upp såväl brister som synpunkter på en mer övergripande nivå. Hästen Tor är nu ett återkommande inslag i verksamheten. Djur i vården ger goda effekter och verksamheterna kommer att arbeta vidare med inriktningen att få in fler djur i vård och omsorg. Arbetsmiljöverket gjorde en inspektion på de kommunala verksamheterna inom äldreomsorgen. Verksamheten fick mycket god respons på arbetsmiljöarbetet men fick också möjlighet att utveckla vissa delar genom att ta del av goda exempel som Arbetsmiljöverket bjöd på. Planeringen av genomförandet av Heltid som norm var väldigt aktuellt under våren. Arbetet gjordes i nära samarbete med Kommunal och samtliga arbetsplatser för att skapa delaktighet och förståelse. Under året arbetades det med planering och uppstart av den centrala bemannings- och rekryteringsenheten där vård- och omsorgsverksamheten var först ut, varefter en succesiv påkoppling av verksamheterna kommer att ske. För första gången deltog kommunen i Socialstyrelsens brukarundersökning enligt Pict-o-stat, ett enkätverktyg anpassat för LSS-verksamhetens målgrupp. Resultaten som kom i januari återkopplades till både brukare och medarbetare. Två slingor i delaktighetsmodellen genomfördes utifrån de förbättringsområden som framkom i undersökningen. Måluppföljning Nämndsmål Måluppfyllelse Prognos 2019 Ökad kännedom om och tillgänglighet för att kunna lämna in synpunkter och klagomål även digitalt. Målet bedöms bli uppfyllt. Sysselsättning till målgrupper inom socialpsykiatrin och LSS ökar (PK3/Socialpsykiatri). Antalet digitala och tekniska lösningar ska öka. Mer förebyggande rörelseträning och mental träning. Fler kompetenshöjande webbutbildningar. Wifi ska finnas på kommunens boende för såväl boenden som personal. Kommunen föregår med gott exempel för att skapa förutsättningar för olika sysselsättningsalternativ, men även företag kan bidra. Målet bedöms bli uppfyllt. Målet bedöms bli uppfyllt. Målet bedöms bli uppfyllt. Målet bedöms bli uppfyllt. Målet bedöms bli uppfyllt. Målet bedöms bli uppfyllt. 3 TOMELILLA KOMMUN DELÅRSRAPPORT 2019 10

Ekonomi Ekonomi (tkr) Jan - aug Jan - aug Prognos 2018 2019 2019 Intäkter 54 629 50 800 76 000 Kostnader -205 813-205 438-306 417 Nettokostnader -151 184-154 638-230 417 Budgeterade nettokostnader -151 259-154 493-230 017 Budgetavvikelse -75-145 -400 Investeringar -472-858 -1 500 Budgeterade investeringar -1 000-1 000-1 500 Budgetavvikelse 528 142 0 Vård- och omsorgsnämnden prognostiserar ett underskott på 0,4 mnkr. Prognosen för den externt köpta verksamheten som till stor del är volymbaserad visar ett positivt resultat på 2,2 mnkr samtidigt som övriga verksamheter visar ett underskott med 2,5 mnkr. I resultatet ingår även en prognos på underskott för nämndens verksamhet med 0,1 mnkr då inget utrymme finns för mötesomkostnader och till exempel måldag. Med anledning av en rad beslutade åtgärder för att effektivisera verksamhetens kostnader i nivå med tilldelad ram för 2019 har vissa verksamheter för perioden ett underskott där ambitionen är att hämta igen det till årets slut. Några verksamheter har stora negativa avvikelser jämfört med tilldelad ram och har därför fått upprätta handlingsplaner för att sträva mot en budget i balans. Verksamheten har lägre intäkter för måltidsavgifter med anledning av att beslut om höjning inte genomförts enligt budgetförslaget. En ökning av hyran för kommunens boenden där fiber ska installeras under året har inte genomförts ännu vilket också fanns med i budgeten. Under sommaren beslutade staten om möjlighet att söka nya stimulansmedel för äldreomsorgen som kan användas från julidecember. Detta kommer att medföra 0,8 mnkr i intäkter som inte fanns i budget. Volymerna som reglerar både extern verksamhet och egenregiverksamhet inom äldreomsorgen avviker en del från budget. På särskilt boende har egenregin främst drabbats av lägre belagda dygn och för hemtjänst är det entreprenörerna som har lägre hemtjänsttimmar att utföra. Detta har påverkat egenregins verksamhet på särskilt boende vilket har gjort det svårt att få en budget i balans då de haft ett högre resultatkrav än förra året. Även volymer för personlig assistans och boendestöd på internat hade lägre kostnader än budgeterat. Budgeten för personalkostnader för hela vård och omsorg, som för perioden uppgår till 85 mnkr, har mycket glädjande ett överskott med 1 mnkr. Inför sjuksköterskeverksamhetens budgetplanering var ambitionen att ingen inhyrd personal skulle behövas och kostnaden enligt tidigare år togs bort. Här har verksamheten utöver det underskott som finns för personalkostnader belastats med 1,7 mnkr för inhyrd personal. De medel som finns tilldelade i investeringsmedel har hittills använts till utbytesplan av vårdsängar, digitala lås på boenden, utemiljö på boenden, inventarier till uppstart av bemanningsenhet samt utbyte av stora delar av trygghetslarmanläggning vid Norrevång med anledning av blixtnedslag. 11

Framtid Vård- och omsorgsverksamheten står inför många utmaningar men även nya möjligheter. För att möta framtida utmaningar krävs både nya arbetssätt och ökad rörlighet bland medarbetarna. Under hösten påbörjas implementeringen av ett gemensamt schema- och planeringsverktyg. Verktyget möjliggör bättre planering utifrån verksamhetens behov och bemanning med i första hand redan anställda medarbetare. Det förändrade arbetssättet kommer därför att minska behovet av tillfälliga vikarier. Arbetet med heltid som norm implementeras som en del av det nya arbetssättet. Dialogen med medborgarna ska öka under hösten. Först ut är att bygga upp ett samarbete med de lokala pensionärsföreningarna i kommunen. Syftet är både att informera om vad som är på gång inom verksamheterna och inhämta tankar om framtida behov. Även för att skapa dialog om hur seniorernas egna resurser kan tas tillvara och utvecklas. Medarbetare och samarbetspartners uppmuntras att tänka innovativt. Utvecklingsgrupper för ökad digitalisering och djur i vården har startats med målet om implementering under år 2020. LSS verksamheten har påbörjat ett positivt samarbete med socialtjänsten i de fall då medborgaren har behov av stöd från båda verksamheterna. Målet är att samnyttja resurser och kompetens för att bidra till högre livskvalitet för medborgaren. 5 TOMELILLA KOMMUN DELÅRSRAPPORT 2019 12

Delårsrapport 20190831 Vård och omsorgsverksamheten 13

Resultat per 190831 Nytt i redovisningen av delårsbokslut: nämnd, omsorgspeng och driftbudget slås ihop till ett resultat -145 TKR 14

Nämndens budget 15

Omsorgspeng externt köpt verksamhet 16

Driftbudget Intäkter: - 400 tkr måltidsavgifter - 900 hyror (gruppb, säbo) - 300 intern verksamhet + 300 driftbidrag + 200 omvårdnadsavgift + 100 momsersättning Personalkostnader: + admin o gruppbostad - personal ssk, rehab, daglig verks Övriga kostn: + bost.anp, tekn.hj.medel, kurser, möten - arbetskläder, rep av bilar, inhyrd personal, måltider, Norrevång åsknedslag 17

Driftbudget per verksamhet 18

Prognos för 2019 Vård- och omsorgsnämnden - 70 Omsorgspengen +2200 Driftbudget - 2530 Summa underskott 400 tkr 19

Investeringar Budget 1,5 mnkr Förbrukat till augusti 858,5 tkr Ø Digitala lås Norrevång och Valkyrian Ø Vårdsängar Ø Nytt trygghetslarm Norrevång åsknedslag Ø Utemiljö Brinkehem Ø Uppstart bemaningsenhet (möbler mm) 20

Måluppfyllelse 21

Måluppfyllelse 22

Måluppfyllelse 23

TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 12 september 2019 Vonau 54 Dnr VON 2019/38 Införande av hjälpmedelsabonnemang i Tomelilla kommun Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar föreslå kommunfullmäktige att besluta följande: Kommunfullmäktige beslutar att från och med 2020-01-01 införa ett hjälpmedelsabonnemang i Tomelilla kommun där patienten som hyr hjälpmedel betalar en avgift på 80 kr i månaden med följande villkor: - Avgiften gäller från den kalendermånad som hjälpmedlet levereras hem till patienten och löper till och med den kalendermånad när sista hjälpmedlet är återlämnat till kommunen. - Abonnemanget avser hyra av ett eller flera hjälpmedel. Abonnemangsavgiften är med andra ord densamma oavsett hur många hjälpmedel patienten hyr via Tomelilla Kommun. - Avgiften ligger till grund för maxtaxebeloppet och räknas därmed ihop med övriga avgifter så att patienten aldrig kan betala mer än maxtaxan - I abonnemangsavgiften ingår inte bedömning, utprovning, uppföljning och service av hjälpmedlet. Det ingår inte heller förbrukningsmaterial i de fall det är aktuellt. Ärendebeskrivning Kostnaden för förskrivna hjälpmedel uppgår till cirka 3 mkr årligen i Tomelilla kommun och kostnaderna ökar. Anledningarna är flera, bland annat den nya lagen om samverkan vid utskrivning samt att andelen äldre personer ökar. Till detta kommer att många patienter, vars behov av hjälpmedel har upphört, inte återlämnar sina hjälpmedel till kommunens hjälpmedelscentral. Det får till följd att förvaltningen får en kostnad för hjälpmedel som inte används. Justerandes sign 24

TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 12 september 2019 54 forts Förvaltningen föreslår att ett hjälpmedelsabonnemang införs med främsta syfte att skapa incitament för återlämnande av hjälpmedel som inte längre används. Hjälpmedelscentrum Östra Skåne (HÖS) är ett samarbete mellan 11 skånska kommuner,däribland Tomelilla, som gått samman i en gemensam nämnd, Östra Skånes hjälpmedelsnämnd. Grundtanken med HÖS är att trygga hjälpmedelsförsörjning på ett kostnadseffektivt sätt, framför allt genom att återanvända begagnade hjälpmedel. HÖS äger bara nyinköpta hjälpmedel tills de köps av en kommun. Därefter äger varje kommun sina individmärkta hjälpmedel tills de köps av någon annan kommun. För att detta system ska vara kostnadseffektivt måste patienten ha ett pågående behov av det förskrivna hjälpmedlet. Det nya hälso- och sjukvårdsavtalet, som utarbetats i samverkan mellan Region Skåne och Skånes 33 kommuner, utelämnade hjälpmedel och rehabilitering då de delarna behövde utredas ytterligare. Detta arbete har påbörjats men Tomelilla kommun har ännu ingen kännedom om hur detta avtal kommer påverka hjälpmedelskostnader framöver. Lån av hjälpmedel i Tomelilla kommun generar idag ingen avgift för patienten vilket ger flera negativa konsekvenser. Man behåller hjälpmedlet för att ha vid senare tillfälle, det förekommer också att patienten/anhöriga säljer, slänger, ger bort eller lånar ut hjälpmedel. Konsekvensen av detta är att kommunen betalar för hjälpmedel som inte används. De hjälpmedel som köpts in kommer inte heller alltid tillbaka och kan inte då återanvändas. Följden blir att nya hjälpmedel köps in nya till en onödig kostnad. Kommuner tillämpar avgifter inom äldreomsorg och kommunal hälso- och sjukvård på olika sätt. En omvärldsanalys visar att flera kommuner i Skåne under de senaste åren med goda resultat infört abonnemangsavgift på hjälpmedel. Några exempel är Eslöv, Båstad och Ängelholm. Utredningsarbete om införandet av abonnemangsavgift pågår även i kommuner inom SÖSK. Justerandes sign 25

TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 12 september 2019 54 forts Införande av ett hjälpmedelsabonnemang innebär att den avgift patienten betalar ligger till grund för maxtaxebeloppet och räknas därmed ihop med övriga avgifter så att patienten aldrig kan betala mer än maxtaxan. Ett hjälpmedelsabonnemang förväntas göra att patienter i högre grad återlämnar hjälpmedel som inte används. Effekten för verksamheten blir att Vård & Omsorg i sin tur kan återlämna hjälpmedel till HÖS och på så sätt reducera onödiga kostnader. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar föreslå kommunfullmäktige att besluta följande: Kommunfullmäktige beslutar att från och med 2020-01-01 införa ett hjälpmedelsabonnemang i Tomelilla kommun där patienten som hyr hjälpmedel betalar en avgift på 80 kr i månaden med följande villkor: - Avgiften gäller från den kalendermånad som hjälpmedlet levereras hem till patienten och löper till och med den kalendermånad när sista hjälpmedlet är återlämnat till kommunen. - Abonnemanget avser hyra av ett eller flera hjälpmedel. Abonnemangsavgiften är med andra ord densamma oavsett hur många hjälpmedel patienten hyr via Tomelilla Kommun. - Avgiften ligger till grund för maxtaxebeloppet och räknas därmed ihop med övriga avgifter så att patienten aldrig kan betala mer än maxtaxan - I abonnemangsavgiften ingår inte bedömning, utprovning, uppföljning och service av hjälpmedlet. Det ingår inte heller förbrukningsmaterial i de fall det är aktuellt. Justerandes sign 26

TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 12 september 2019 54 forts Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse nämndsekreterare Olof Hammar 2019-08-07, handlingsid: Von 2019.442 Avgiftsutrymme per område, handlingsid: Von 2019.443 Abonnemang på hjälpmedel - presentation Von 29 aug, handlingsid: Von 2019.444 Tidigare behandling Vård och omsorgsnämnden 52/2019, dialoger och informationsärenden, presentation av hjälpmedelsabonnemang från enhetschef Elisabeth Håkansson, handlingsid: Von 2019.406 Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige Justerandes sign 27

Tomelilla den 19 september 2019 Dnr VON 2019/38 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla vård och omsorgsnämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Olof Hammar Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil olof.hammar@tomelilla.se Tillägg till vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden vad gäller beslut om införande av hjälpmedelsabonnemang Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att lägga till att de som får stöd av kommunen enligt Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade undantas från avgiften. Förslaget till beslut blir därmed följande: Vård och omsorgsnämnden beslutar föreslå kommunfullmäktige att besluta följande: Kommunfullmäktige beslutar att från och med 2020-01-01 införa ett hjälpmedelsabonnemang i Tomelilla kommun där patienter som hyr hjälpmedel betalar en avgift på 80 kr i månaden med följande villkor: - Avgiften gäller från den kalendermånad som hjälpmedlet levereras hem till patienten och löper till och med den kalendermånad när sista hjälpmedlet är återlämnat till kommunen. - Abonnemanget avser hyra av ett eller flera hjälpmedel. Abonnemangsavgiften är med andra ord densamma oavsett hur många hjälpmedel patienten hyr via Tomelilla Kommun. - Avgiften ligger till grund för maxtaxebeloppet och räknas därmed ihop med övriga avgifter så att patienten aldrig kan betala mer än maxtaxan - I abonnemangsavgiften ingår inte bedömning, utprovning, uppföljning och service av hjälpmedlet. Det ingår inte heller förbrukningsmaterial i de fall det är aktuellt. - Personer som erhåller stöd enligt Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade undantas från avgiften. 1 (2) 28

Ärendebeskrivning Kommunen ska se till att den som får stöd enligt LSS får behålla tillräckligt med ekonomiska resurser för sina personliga behov enligt 19 i Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade. Dessa personer har oftast ett livslångt behov av stöd. Deras inkomster är antingen aktivitets- eller sjukersättning och personer mellan 21 och 64 år har också rätt till ett förhöjt minimibelopp. Det innebär att de allra flesta får ett negativt avgiftsutrymme. Om det införs en avgift måste den handläggas (enligt SoL kap 8, 4) med inkomstförfrågan, beräkning av avgiftsutrymme och beslut om avgift. Beslutsunderlag Kompletterande information från kvalitetschef Christel Nilsson efter vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts sammanträde 2019-09-12. Stöd och omsorg Olof Hammar Nämndsekreterare Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige Kvalitetschef Christel Nilsson 2 (2) 29

Abonnemang på hjälpmedel 30

Bakgrund Kommunens ansvar för hjälpmedel till personer över 20 år HÖS Grundtanken med HÖS Systemet med HÖS och våra hjälpmedel måste vara kostnadseffektivt 31

Nuläge Stadigt ökade kostnader för hjälpmedel - 3 miljoner 2018 Ny lag om Samverkan vid utskrivning fr 1/1-18 Det nya Hälso-och sjukvårdsavtalet utelämnade hjälpmedel och rehabilitering då behov fanns av ytterligare utredning. Utredning är påbörjad. Ännu ingen kännedom om kostnader för oss. Idag ingen avgift Behåller hjälpmedel länge då det åligger patienten att själv återlämna när behovet inte längre finns. Hjälpmedel säljs, slängs, ges bort eller behålls trots att behovet inte finns. Onödiga kostnader för kommunen. 32

Omvärldsspaning Fler kommuner i Skåne har infört abonnemang t ex Båstad, Ängelholm, Eslöv Ystad Goda resultat Återlämnas mer än tidigare och i bättre skick Ökad tid för arbeta med rehabilitering Ordning och reda 33

Förslag Abonnemang på hjälpmedel 80 :-/mån En avgift oavsett hur många hjälpmedel man har Kraftigt ökad administration vid uttag av avgift pga antalet hjälpmedel Inga system idag som kan hantera detta utan intäkterna kommer ätas upp av ökad bemanning Ingå i maxtaxan 34

Förväntat resultat Att patienten i högre grad återlämnar hjälpmedel de ej har behov av Minskade kostnader för kommunen Mer tid för arbetsterapeuter och fysioterapeuteter att arbeta med rehabilitering vilket ökar självständigheten hos våra patienter. Resurseffektivare sätt att hantera hjälpmedel och arbetstid 35

OMRÅDE Betalar maxavgift Inget avgiftsutrymme ingen reducering reducering Totala personer Hemtjänst söder 16 14 69 20 119 Hemtjänst centrum 16 10 36 13 75 Hemtjänst väster 14 9 47 13 83 Hemtjänst tranås 7 2 24 11 44 Hemtjänst brösarp 11 12 36 15 74 Vakyrian 8 9 22 39 Byavången 14 21 21 56 Brinkehem 5 8 10 23 Norrevång 9 10 5 24 100 95 212 130 537 36

TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 12 september 2019 Vonau 55 Dnr VON 2019/42 Revisorernas granskning av intern kontroll Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar att besvara revisionsrapporten gällande granskning av intern kontroll i enlighet med förvaltningens förslag. Ärendebeskrivning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i kommunen granskat om kommunstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll kan bedömas vara ändamålsenligt. Revisorernas sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll inte kan bedömas vara fullt ut ändamålsenligt. Man grundar bedömningen på flera aspekter. För det första anser revisorerna att arbetet med riskanalyserna kan förbättras genom att öka antalet identifierade risker i verksamheten. För det andra bedömer revisorerna att nämnderna och kommunstyrelsen inte fullt ut följer reglementet vad gäller valet av kontrollmoment som ingår i deras internkontrollplaner. Vidare anser revisorerna att dokumentation kring genomförda kontroller vid uppföljningen som lämnas till kommunstyrelsen och nämnderna inte är tillräckligt utförliga. Revisorerna rekommenderar kommunstyrelsen och samtliga nämnder att: tillse att det genomförs en heltäckande risk- och väsentlighetsanalys, stärka sin bevakning av internkontrollarbetet under året så att kontroller sker kontinuerligt och att återrapportering av genomförda kontroller sker, samt involvera sig i risk- och väsentlighetsbedömningen. Justerandes sign 37

TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 12 september 2019 55 forts I granskningsrapporten framförs följande specifikt gällande vård och omsorgsnämndens interna kontroll: Vård- och omsorgsnämnden har en separat riskanalys. Riskerna i riskanalysen och kontrollmomenten i internkontrollplanen är samma, det finns alltså inte fler risker till antal i riskanalysen och därmed ingen bruttorisklista. Internkontrollplanen består av tre kontrollmoment med risker värderade till 2 eller 3. Nedan följer samtliga kontrollmoment ur internkontrollplanen: LSS och SOL-beslut som överklagas prövas inte vidare i nästa instans: kontrollen avser att samtliga överklagande beslut prövas vidare. Redovisning ska ske kvartalsvis. Utskrivning från slutenvården Region Skåne enligt avtal: Kontroll sker av dagar i snitt respektive antal ärenden som överskrider 2,8 dagar. Redovisning ska ske kvartalsvis. Förskrivning av inkontinenshjälpmedel ökar och anpassas inte mot behov. Ingen metod anges i planen, redovisning ska ske två gånger per år, i maj och november. Vård och omsorgsnämndens uppföljning 2018 Vid nämndens sammanträde den 28 februari 2019 behandlades uppföljningen av internkontrollplanen för 2018. Av protokollet framgår att rapporteringen under året har skett enligt plan. Två av de fem beslutade kontrollmomenten visade på avvikelser vid uppföljningen. För en av de två avvikelserna anges att ett förbättringsarbete har påbörjats men det framgår inte vilka åtgärder som är planerade att genomföras. Vård och omsorgsnämndens uppföljning 2019 Vård och omsorgsnämnden har sedan vid mötet den 25 april 2019 tagit del av en uppföljning av genomförda kontroller inom ramen för internkontrollplanen 2019. Tabellen nedan redogör för den uppföljning som lämnades till nämnden. Justerandes sign 38

TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 12 september 2019 55 forts Uppföljning av kontrollmoment 1 och 2 Nämnden beslöt att godkänna redovisningen av kontrollmomenten. Revisorerna önskar kommunstyrelsens och nämndernas skriftliga svar framfört senast 2019-10-15. Förvaltningen, genom socialchef Viweca Thoresson, lämnar följande förslag till svar på revisorernas granskningsrapport och missivskrivelse: Vård -och omsorgsnämnden kommer beakta de slutsatser som framkommit efter revisorernas granskning när riskanalys ska genomföras och intern kontrollplan för 2020 utarbetas. Riskanalysens genomförande ska utgå från vård och omsorgsnämndens uppgifter enligt reglementet. Arbetet med riskanalysen ska förbättras genom att öka antalet identifierade risker i verksamheten. En bruttorisklista ska tas fram och förvaltningen ska ha denna som underlag när förslag till kontroller i internkontrollplanen utarbetas. Vård och omsorgsnämnden kommer delges samtliga identifierade risker i samband med att internkontrollplanen ska beslutas. Om det i samband med genomförandet av beslutade kontroller i internkontrollplanen framkommer avvikelser ska det tas fram en orsaksanalys och en åtgärdsplan utarbetas. Justerandes sign 39

TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 12 september 2019 55 forts Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att besvara revisionsrapporten gällande granskning av intern kontroll i enlighet med förvaltningens förslag. Beslutsunderlag Granskningsrapport intern kontroll från EY, handlingsid: Von 2019.446 Missivskrivelse från revisorernas ordförande, handlingsid: Von. 2019.447 Revisorerna 42/2019,Granskningsrapport och missiv intern kontroll, handlingsid: Von 2019.445 Beslutet skickas till: Revisorerna Justerandes sign 40

Granskningsrapport 2019 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2019 Tomelilla kommun Granskning av intern kontroll 41

Innehåll 1. Inledning...2 1.1. Bakgrund...2 1.2. Syfte och revisionsfrågor...2 1.3. Genomförande...2 1.4. Revisionskriterier...2 2. Iakttagelser...5 2.1. Riskanalyser och internkontrollplaner 2019...5 2.2. Dokumentering av genomförda kontroller...8 2.3. Uppföljning av 2018 års internkontrollplan och uppföljning under 2019...9 3. Bedömning...14 Bilaga 1: Källförteckning...16 Bilaga 2: COSO-modellen...16 42 1

1. Inledning 1.1. Bakgrund Enligt kommunallagens 6 kap. 6-7 åligger det kommunstyrelsen att tillse att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Nämnderna och styrelserna har inom sitt verksamhetsområde ansvar för att arbetet med intern kontroll sker ändamålsenligt. Intern kontroll ska fungera som nämndernas/styrelsernas verktyg för att säkerställa god ordning och reda i organisationen, samt minska risker för avvikelser. I syfte att möta detta ansvarsområde har flertalet kommuner och landsting antagit ett reglemente för intern kontroll som anger ansvar, organisation och övergripande metoder för genomförande. Tomelilla kommuns kommunfullmäktige antog ett reviderat reglemente den 6 februari 2017 som började att gälla den 1 mars 2017. Av reglementet framgår att kommunstyrelsen har det samlade ansvaret för att kommunövergripande reglementen, regler och policys upprättas. Kommunstyrelsen har också ansvaret att tillse att det finns en tillräcklig intern kontroll. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. 1.2. Syfte och revisionsfrågor Granskningens övergripande syfte har varit att bedöma om kommunstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll kan bedömas vara ändamålsenlig. Granskningen avser kommunstyrelsen, familjenämnden, vård- och omsorgsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden och Tomelilla-Ystad-Sjöbo överförmyndarnämnden. Med anledning av att de två sistnämnda nämnderna är nya från januari 2019 går det inte att göra någon uppföljning för 2018 års intern kontroll. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Genomför kommunstyrelsen och nämnder löpande riskanalyser kopplade till intern kontroll? Sker det en ändamålsenlig dokumentering av genomförda kontrollmoment? Sker det en ändamålsenlig uppföljning och återrapportering av den interna kontrollen? 1.3. Genomförande Granskningen grundas på dokumentstudier och stickprov av genomförda kontrollmoment. Granskningen omfattar inte intervjuer eller någon granskning av vilket arbete som är planerat i framtiden. Stickprovet görs av genomförda kontroller under 2019, enligt 2019 års internkontrollplan. Granskningen är genomförd maj 2019 - juni 2019. 1.4. Revisionskriterier 1.4.1. Kommunallagen (2017:725) Kommunstyrelsen ska enligt 6 kap. 1 kommunallagen (KL) leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Av 6 kap. 11 KL framgår att styrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. 43 2

Av 6 kap. 6 KL framgår att nämnderna var och en inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som beslutats av kommunfullmäktige samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska även tillse att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 1.4.2. Reglemente för intern kontroll Kommunens reglemente fastställer att den interna kontrollen ska vara utformad på ett sätt för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå målen inom följande områden: Effektiv och ändamålsenlig verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar och regler Minimera risker Skydda förtroendevalda och anställda från oberättigade misstankar Reglementet anger att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll, att det finns en organisation kring intern kontroll inom kommunen samt att kommunövergripande regler och anvisningar upprättas. Vidare anges att kommunstyrelsen ska i samarbete med nämnder och styrelser medverka till att utveckla internkontrollplanerna så att kontrollerna grundas på väl genomförda riskanalyser. Nämnderna och styrelserna för de helägda bolagen har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Nämnderna och styrelserna ska besluta om: Kontrollplan för tillsynsområdet som är grundad på riskanalys inför kommande verksamhetsår. Lokal anpassning av regler och anvisningar för den interna kontrollen. Fastställa granskningsrapporterna utifrån planerade och genomförda kontroller under verksamhetsåret samt vidta åtgärder för att upprätthålla god kontroll. Enligt reglementet ska nämnderna, styrelsen och bolagen årligen göra en riskanalys kopplad till verksamhetens ansvar och uppdrag. Riskanalysen ska bestå av: Identifiering av risker - kartläggning av vilka risker som finns Värdering av risker - bedömning av påverkan och sannolikhet Riskhantering - bedömning av åtgärder Vidare anges olika riskkategorier som kan används vid identifiering av risker: Omvärldsrisker Verksamhetsrisker Finansiella risker Risker för förtroendeskada Bristande efterlevnad av regelverk Redovisningsrisker Legala risker IT baserade risker Internkontrollplanen ska minst innehålla: vilka rutiner och kontrollmoment som ska följas upp omfattningen på uppföljningen (frekvensen och kvantiteten) vem som ansvarar för att utföra uppföljningen till vem uppföljningen ska rapporteras när rapportering ska ske genomförd riskbedömning 44 3

Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till nämnden/styrelsen. Av rapporten ska framgå: vad som har granskats hur granskningen har genomförts (stickprov, intervjuer osv.) resultatet av granskningen åtgärder med anledning av resultatet samt tidpunkt för när förbättringen ska vara genomförd 1.4.3. COSO-modellen Den internationellt mest vedertagna metoden för att utveckla den interna styrningen och kontrollen är den s.k. COSO-modellen 1. Denna beskrivs i bilaga 2. 1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission 45 4

2. Iakttagelser 2.1. Riskanalyser och internkontrollplaner 2019 Enligt reglementet för intern kontroll ska intern kontrollen grundas på en riskanalys. Reglementet fastställer inte att riskanalysen ska dokumenteras, däremot anges i reglementet att riskanalysen ska lämnas till kommunstyrelsen samtidigt som den interna kontrollplanen. Utifrån underlagen vi har tagit del av kan vi se att nämnderna och kommunstyrelsen hanterar detta på olika sätt. Kommunstyrelsen Vi har inte tagit del av en separat riskanalys för kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens internkontrollplan består av 13 kontrollmoment. Av internkontrollplanen framgår de olika kontrollmomentens riskbedömningar. De inryms i intervallet som anges i reglementet: Risker som bedöms i kategori 4 bör åtgärdas omgående Risker som bedöms i kategori 3 4 ska följas upp Risker som bedöms i kategori 2 bör följas upp Risker som bedöms i kategori 0 1 behöver inte följas upp utöver normala rutiner Kontrollmoment ur internkontrollplanen med den högsta riskbedömningen (4): Säkerställa kompetensförsörjning: Kontrollmomentet avser plan för att tryggad kompetensförsörjning och kontrollen ska göras kontinuerligt under året. Införa larmfunktion i kommunhuset: Kontrollen avser kvalitetssäkrad larmfunktion och rutin och kontrollen ska genomföras under året. Det går inte att utläsa av internkontrollplanen om kontrollmomenten med riskbedömning om två eller lägre kommer att följas upp under året. Av kommunstyrelsens beslut, 27 februari 2019, framgår det inte heller om samtliga kontrollmoment kommer att genomföras eller enbart de som bedöms från tre och uppåt. Familjenämnden Familjenämnden har fattat beslut om två internkontrollplaner, en för verksamheten individ och familj samt en för barn och utbildning. Vi har inte tagit del av separata riskanalyser för familjenämndens två verksamhetsområden. Interkontrollplanen för barn och utbildning består av en övergripande risk, nämligen elever kommer inte in på gymnasiet. Risken är värderad till 3 i riskskalan. Till risken finns sex kontrollmoment som ska genomföras och dessa är inte riskbedömda. Samtliga kontrollmoment ur internkontrollplanen: Andel elever som är behöriga till nationella program mäts: mätningen görs en gång per år i juni. Elevens upplevelse av grundskolans särskilda stöd: kontrollen ska genomföras en gång per år och omfattar fem elever i årskurs 9. Förskoleklassens resultat för HLO samt delat på förskolorna: kontrollen ska genomföras två gånger per år, en gång i september och en gång i maj. Resultat för nuvarande årskullar 3,6,9 samt deras tidigare resultat på HLO, NP 3,6,9: kontrollen ska genomföras en gång per år i juni. Anmälda kränkningar i grundskolan, särskolan, förskolan och på fritids: uppföljning sker per kvartal. 46 5

Ärenden hos Skolinspektionen avseende grundskolan, särskolan, förskolan och på fritids: uppföljning sker per kvartal. Interkontrollplanen för individ och familj består av fyra kontrollmoment med riskbedömningar mellan 2 3. Nedan följer samtliga kontrollmoment ur internkontrollplanen: Granskningsattest fakturor: kontrollen består av att granska om det finns avtal med leverantören samt att det har attesterats. Kontrollen ska göras per tertial och på 10 leverantörsfakturor. Har barnperspektivet beaktats vid helavslag av försörjningsstöd: Kontrollen ska göra per tertial och på 12 ärenden per tillfälle. Barnets delaktighet: kontrollen avser om barn har kommit till tals i utredningar enligt SoL 11 kap 10. Kontrollen ska göra per tertial och på 12 ärenden per tillfälle. Placeringar av barn/unga: Kontrollen avser en genomgång av samtliga nya placeringar och ska genomföras per tertial. Det framgår inte av internkontrollplanen om kontrollmomenten med riskbedömningen två kommer att genomföras under året. Av nämndens beslut, 19 december 2018, framgår det inte heller om samtliga kontrollmoment kommer att genomföras eller enbart de som värderas till tre. Vård- och omsorgsnämnden Vård- och omsorgsnämnden har en separat riskanalys. Riskerna i riskanalysen och kontrollmomenten i internkontrollplanen är samma, det finns alltså inte fler risker till antal i riskanalysen och därmed ingen bruttorisklista. Internkontrollplanen består av tre kontrollmoment med risker värderade till 2 eller 3. Nedan följer samtliga kontrollmoment ur internkontrollplanen: LSS och SOL-beslut som överklagas prövas inte vidare i nästa instans: kontrollen avser att samtliga överklagande beslut prövas vidare. Redovisning ska ske kvartalsvis. Utskrivning från slutenvården Region Skåne enligt avtal: Kontroll sker av dagar i snitt respektive antal ärenden som överskrider 2,8 dagar. Redovisning ska ske kvartalsvis. Förskrivning av inkontinenshjälpmedel ökar och anpassas inte mot behov. Ingen metod anges i planen, redovisning ska ske två gånger per år, i maj och november. Byggnadsnämnden I byggnadsnämndens protokoll från den 12 december 2018 anges att gällande intern kontrollplan för 2019 föreslås innehålla samma kontroller som 2018. Motivet uppges vara att byggnadsnämndens verksamhet är likartad från år till år med målet att leverera en likvärdig handläggning med hög och jämn kvalitet, och med anledning av att inga väsentliga ändringar har införts i plan- och bygglagen under 2018. Nämnden har en separat riskinventering som omfattar fyra risker. Riskvärderingen anges inte med siffror utan med begreppen som används i matrisen som finns i reglementet. Se bilden nedan. 47 6

Nämndens internkontrollplan omfattar fem kontroller med riskvärdering från noll till högst tre. Följande kontrollmoment ingår i internkontrollplanen: Antal överklagade beslut som vinner i högre instans Antal veckor/ärende för enkla ärenden utan kontrollansvarig Företagarnas nöjdhet med handläggningen Antal timmar/dag i snitt över årets arbetsdagar avseende öppettider kundtjänst bygglov Antal arbetsdagar till besiktning av ovårdade tomter på plats från datum för anmälan Nämndens kontrollmoment är samma som de mål nämnden har arbetat efter fram till 2018. Samtliga kontrollmoment ska redovisas en gång per år. Det framgår varken av internkontrollplanen eller av nämndens beslut om kontrollmomenten med riskbedömningen 0 2 kommer att genomföras under året eller om samtliga kontrollmoment kommer att genomföras. Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden har en separat riskanalys som omfattar 14 risker. Samtliga risker är riskvärderade i en skala från 1 5. Detta är inte i enlighet med reglementet eftersom skalan i reglementet är satt mellan 1 till 4. Av de 14 riskerna beslöt nämnden den 25 september 2018 att ta med de tre högst värderade riskerna i internkontrollplanen 2019. Följande kontrollmoment ingår i internkontrollplanen: Drunkningsolyckor/tillbud Hot mot personal Inbrott/stöld/snatteri/vandalisering Det saknas för kultur- och fritidsnämnden en internkontrollplan som beskriver hur kontrollerna ska göras, vem som ansvarar för att kontrollerna genomförs, när uppföljning och återrapportering ska ske. Samhällsbyggnadsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden är en ny nämnd från 1 januari 2019 och har inte tagit fram någon internkontrollplan för 2019. Tomelilla-Ystad-Sjöbo överförmyndarnämnden Överförmyndarnämnden har en separat riskanalys. Riskerna i riskanalysen och kontrollmomenten i internkontrollplanen är samma, det finns alltså inte fler risker till antal i riskanalysen och därmed ingen bruttorisklista. Internkontrollplanen består av tre kontrollmoment. Samtliga risker är värderade till 3. Nedan följer samtliga kontrollmoment ur internkontrollplanen: Uppföljning att rätt årsräkningar djupgranskats samt resultatet av granskningen. Följa upp antalet nyrekryterade gode män och förvaltare: kontroll av antal i register över ställföreträdare Kontinuerliga kontroller av samtliga gode män och förvaltare. kontroller av samtliga nyrekryteringar samt årliga kontroller av alla som innehar ärenden. Av internkontrollplanen framgår inte i vilken omfattningen kontrollerna ska genomföras. Det framgår dock att kontrollerna ska redovisas årligen. 48 7

2.2. Dokumentering av genomförda kontroller Vi har inom ramen för granskningen begärt ut all dokumentation som har upprättats i samband med genomförda kontroller. Nedan följer de kontrollmoment som har valts ut för respektive nämnd och kommunstyrelsen. Samhällsbyggnadsnämnden har exkluderats från stickprovet eftersom nämnden saknar en internkontrollplan för 2019. Nämnd Process Kontrollmoment Omfattning/ uppföljning EY kommentar Kommunstyrelsen Säkerställa kompetensförsörjning Plan för att trygga kompetensförsörjning. Planera resurser och prioritera uppdrag. Kontinuerlig uppföljning under året Ingen uppföljning har lämnats till KS under perioden januari-april 2019. Vi har inte tagit del av någon dokumentation avseende genomförandet av kontrollmomentet under perioden. Vård och omsorgsnämnden Utskrivning från slutenvården Region Skåne enligt avtal Hur många dagar som Tomelilla har i snitt resp. som överskrider 2,8 dagar. Redovisning kvartalsvis Redovisat vid aprilmötet 2019. Tjänsteskrivelsen anger att resultatet för första kvartalet är under 2,8 dagar. Vi har inte tagit del av någon annan dokumentation. Familjenämnden Anmälda kränkningar Grund, särskola, förskola, fritids. Kvartal Ingen uppföljning har lämnats till nämnden under perioden januari-april 2019. Vi har inte tagit del av någon dokumentation avseende genomförandet av kontrollmomentet under perioden. Individuell bedömning, försörjningsstöd Har barnperspektivet beaktats vid helavslag av försörjningsstöd? 12 ärenden per tertial Vid sakgranskningen framkom att familjenämndens individ- och familjeutskott tagit del av kontrollmomentets resultat vid mötet den 3 juni 2016. Uppföljning ska lämnas vidare till nämnden vid deras nästa möte. I tjänsteskrivelsen anges att i 11 av 12 utredningar har barnets röst och vilja kommit fram genom barnsamtal, alternativ vid riktigt små barn gjorts noggranna observationer av barnet i olika situationer. Överförmyndarnämnden Djupgranskning av slumpvist utvalda årsräkningar Uppföljning att rätt årsräkningar djupgranskats samt resultatet av granskningen. Redovisas årligen Ingen uppföljning har lämnats till nämnden under perioden januari-maj 2019. Enligt uppgift upprättas dokumentation när granskningen är genomförd i slutet av året. 8 49

Byggnadsnämnden Hålla tider enkla ärenden utan kontrollansvarig Antal veckor/ärende. Redovisas 1 gång per år Vid sakgranskningen uppgavs att internkontrollen januari-maj 2019 rapporterades till byggnadsnämnden under punkten information vid byggnadsnämndens sammanträde i maj 2019. Detta framgår inte av en genomläsning av nämndens protokoll för mötet. Kultur- och fritidsnämnden Drunkningsolyckor/ tillbud Skriftliga och signerade rutiner för hur badbevakningen ska utföras. EY kommentar: Framgår ej av inlämnat underlag. Ingen uppföljning har lämnats till nämnden under perioden januari-maj 2019. Ordningsregler på baden. Praktisk och teoretisk test av livräddning. 2.3. Uppföljning av 2018 års internkontrollplan och uppföljning under 2019 Kommunstyrelsens uppföljning 2018 Vid kommunstyrelsen sammanträde den 27 februari 2019 behandlades uppföljningen av internkontrollplanen för 2018. Av protokollet framgår att uppföljningen av den internkontrollplan som kommunstyrelsen beslutade om för 2018 var en förlängning av den internkontrollplan som gällde för 2017. Av uppföljningen framgår processen som avses, kontrollmomenten och kontrollmetoden. Resultatet av kontrollerna går dock inte att utläsa i uppföljningen. Istället beskrivs en sammanfattning av resultatet. Se exempel nedan. Utvecklingsavdelningens kontrollmoment Process Kontrollmoment Kontrollmetod Projekt i samarbete med externa aktörer Finns adekvata avtal och rutiner för uppföljning Utvärdering av pågående projekt Finns rutiner, fungerar de? Nya projekt, kontroll av avtal och styrmodell Till tabellen anges att rutiner behöver förbättras både för uppföljning av ekonomi och mål/resultat samt att avtalsregleringen för samverkan behöver förbättras än mer. Kansliets kontrollmoment Process Kontrollmoment Kontrollmetod Underlag till kallelser Är underlagen till kallelserna kompletta? Kontroll av underlag och inlämning till något/några kallelser per nämnd/styrelse för Hålls inlämningstiderna? Till tabellen anges att kontroller görs löpande, men det framgår inte om kontrollerna dokumenteras, och att följsamheten till uppsatta deadlines är bättre. Vidare anges att rutinerna behöver utvecklas ytterligare. 50 9

Kommunikationsavdelningens kontrollmoment Process Kontrollmoment Kontrollmetod Information på webben Är publicerad information rätt och aktuell Finns rutiner och systemstöd för att validera publicerad information på kommunens webb, både externt och internt Finns ansvarig per verksamhet för material som publiceras på webben? Till tabellen anges att det finns problem med att få webbansvarig/verksamhet att ta aktivt ansvar, att möten bokats men ställts in. Vidare anges att rutinen behöver förbättras för att säkerställa rätt och aktuell info på webben. Kommunstyrelsens uppföljning 2019 Under perioden januari-april 2019 har kommunstyrelsen inte tagit del av någon uppföljning av genomförda kontroller inom ramen för internkontroll. Vård och omsorgsnämndens uppföljning 2018 Vid nämndens sammanträde den 28 februari 2019 behandlades uppföljningen av internkontrollplanen för 2018. Av protokollet framgår att rapporteringen under året har skett enligt plan. Två av de fem beslutade kontrollmomenten visade på avvikelser vid uppföljningen. För en av de två avvikelserna anges att ett förbättringsarbete har påbörjats men det framgår inte vilka åtgärder som är planerade att genomföras. Vård och omsorgsnämndens uppföljning 2019 Vård och omsorgsnämnden har sedan vid mötet den 25 april 2019 tagit del av en uppföljning av genomförda kontroller inom ramen för internkontrollplanen 2019. Tabellen nedan redogör för den uppföljning som lämnades till nämnden. Uppföljning av kontrollmoment 1 och 2 Nämnden beslöt att godkänna redovisningen av kontrollmomenten. Kultur- och fritidsnämndens uppföljning 2018 Vid nämndens sammanträde den 26 mars 2019 behandlades uppföljningen av internkontrollplanen för 2018. Av uppföljningen framgår processen som avses, kontrollmomenten och kontrollmetoden. Däremot går det inte att utläsa resultatet av enskilda 51 10

kontroller eller om åtgärder har vidtagits vid upptäckta avvikelser. Istället sammanställs resultatet i en mening, nämligen Resultatet av den interna kontrollen visar att rutiner fungerar enligt rutinbeskrivning/anvisning på samtliga granskningsområden. Kultur- och fritidsnämndens uppföljning 2019 Under perioden januari-maj 2019 har kultur- och fritidsnämnden inte tagit del av någon uppföljning av genomförda kontroller inom ramen för internkontroll. Byggnadsnämndens uppföljning 2018 Eftersom byggnadsnämndens kontrollmoment och mål är samma behandlades uppföljningen av internkontroll för 2018 i samband med redovisningen av måluppfyllelsen för 2018 vid sammanträdet den 6 februari 2019. Enligt uppgift redovisas kontrollmomenten i internkontrollen muntligt till nämnden utöver den beslutade årliga uppföljningen ytterligare två gånger/år under punkten information (efter april och augusti månads utgång). Under punkten information i protokollen för sammanträdet i oktober 2018 anges att bygglovschefen informerade om mål och intern kontroll. Byggnadsnämndens uppföljning 2019 Under perioden januari-maj 2019 har byggnadsnämnden inte tagit del av någon uppföljning av genomförda kontroller inom ramen för internkontroll. Vid sakgranskningen uppgavs att internkontrollen januari-maj 2019 rapporterades till byggnadsnämnden under punkten information vid byggnadsnämndens sammanträde i maj 2019. Detta framgår inte av en genomläsning av nämndens protokoll för mötet. I protokollet under punkten information anges att bygglovschefen informerade om nämndens och verksamhetens ekonomi. Familjenämndens uppföljning 2018 Enligt uppgift har familjenämnden inte tagit del av en sammanställd uppföljning för 2018 års internkontrollplaner. Vi har inte tagit del av någon information eller dokumentation kring individ och familjs uppföljning av 2018 års internkontrollplan. Däremot har majoriteten av momenten som avser barn- och utbildnings internkontrollplan 2018 redovisats till nämnden under året: Ett av kontrollmomenten redovisades vid aprilmötet och därefter vid oktobermötet 2018. Ett ytterligare kontrollmoment redovisades vid novembermötet 2018. Tre av kontrollmomenten redovisas i Kvalitetsuppföljning barn- och utbildningsverksamheten läsåret 2017/2018 vid januarimötet 2019. Kontrollmomentet anmälda kränkningar har redovisats fyra gånger under 2018 samt en sammanställning till nämnden vid januarimötet 2019. Kontrollmomentet att tidsrymden för att en nyanländ elev startar grundskolan ska understiga 3 veckor har inte redovisats under 2018. Familjenämndens uppföljning 2019 Efter en genomgång av nämndens protokoll för perioden januari-april 2019 har vi funnit att nämnden vid sammanträdet den 25 januari tog del av en uppföljning av inkomna synpunkter avseende verksamheten barn och utbildning för året 2018. I protokollet kan vi läsa att sammanställningen är en del av den interna kontrollplanen. Av protokollet framgår inga förslag på åtgärder med anledning av de inkomna synpunkterna. Nämnden beslutar att lägga 52 11

informationen till handlingarna samt att ge förvaltningen i uppdrag att informera vårdnadshavare om tillvägagångssättet att inkomma med synpunkter till kommunen. Avseende verksamheten individ och familj har familjenämndens individ- och familjeutskott vid mötet den 3 juni 2016 tagit del av en rapportering av kontrollmomentens resultat för perioden januari-april. Av tjänsteskrivelsen som vi har tagit del av framgår resultatet av tre av de fyra genomförda kontrollmomenten. Tabellen nedan är tagen ur tjänsteskrivelsen. Matris nr Process/rut in/system 1 Granskning sattest fakturor 2 Individuell bedömning, försörjnings stöd Kontrollmoment/ vad ska göras Att avtal finns på leverantörsfakturor samt attesteras Har barnperspektivet beaktats vid helavslag av försörjningsstöd? Ansvarig/ kontrollmetod Ekonom/ stickprov Enhetschef /stickprov 12 ärende/tertial Resultat Tertial 1 Urval: 12 slumpvis utvalda helavslag ekonomiskt bistånd I 12 av 12 helavslag har barnperspektivet beaktats. 3 Barnets delaktighet Har barnet kommit till tals i utredningar enligt SoL 11 kap 10? Enhetschef/ stickprov 12 ärende/tertial I 11 av 12 utredningar har barnets röst och vilja kommit fram genom barnsamtal, alternativ vid riktigt små barn gjorts noggranna observationer av barnet i olika situationer. 4 Placeringar av barn/unga Genomgång av; - Finns tydligt uppdrag? - Har andra insatser prövats före placering? - Beslut registrerat i verksamhetssystemet - Avtal tecknat Enhetschef /utdrag i verksamhetss ystemet Samtliga nya placeringar/ tertial 8 nya placeringar under perioden. 7 av 8 placeringar finns tydligt uppdrag. 6 av 8 har insatser prövats innan. 2 var ej möjligt att pröva innan. 7 av 8 har registrerats i verksamhetssystemet 8 av 8 har tecknade avtal. Ur utskottets protokoll kan vi utläsa att en sammanställning av kontrollerade leverantörsfakturor för tertial 1 år 2019 också har bilagts ärendet, men den har inte skickats till granskaren. Utskottet beslutar att lägga uppföljningen till handlingarna. Enligt uppgift tar verksamheten fram en analys och en åtgärdsplan som därefter presenteras för nämnden om resultatet inte godkänns. Samhällsbyggnadsnämndens uppföljning Eftersom samhällsbyggnadsnämnden är en ny nämnd sedan 1 januari 2019 finns det ingen internkontrollplan för 2018 att följa upp. Nämnden har vid granskningstillfället inte heller antagit en plan för 2019. 53 12

Tomelilla-Ystad-Sjöbo överförmyndarnämndens uppföljning Eftersom Tomelilla kommun har ingått i samverkansnämnden sedan 1 januari 2019 finns det ingen internkontrollplan för 2018 att följa upp. Under perioden januari-maj 2019 har överförmyndarnämnden inte tagit del av någon uppföljning av genomförda kontroller inom ramen för internkontroll 2019. 54 13

3. Bedömning Kommunstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll kan inte bedömas vara fullt ut ändamålsenligt. Vi grundar bedömningen på flera aspekter. För det första anser vi att arbetet med riskanalyserna kan förbättras genom att öka antalet identifierade risker i verksamheten. Vi finner det otillräckligt att flera nämnders riskanalyser enbart har ett fåtal identifierade risker som grund för internkontrollplanen. Eller som i byggnadsnämndens fall enbart avser nämndens mål. Reglementet föreslår flera riskkategorier som kan användas vid identifiering av risker och vi kan inte bedöma om nämnderna utgår från riskkategorierna när de genomför sina riskanalyser. Vidare anser vi att nämnderna likt kultur- och fritidsnämnden ska ha en bruttorisklista att utgå från när kontrollmomenten till internkontrollplanen fastställs. På så sätt tar nämnden del av samtliga identifierade risker istället för enbart förslaget till internkontrollplan som lämnas för beslut. För det andra bedömer vi att nämnderna och kommunstyrelsen inte fullt ut följer reglementet vad gäller valet av kontrollmoment som ingår i deras internkontrollplaner. I reglementet finns en förklaring till hur riskvärderingen ska genomföras och vilken riskvärdering som ska uppnås för att ingå i internkontrollplanen. Detta arbetssätt följs inte av samtliga, och vi anser att kommunstyrelsen har ett ansvar med anledning av sin uppsiktsplikt och sin samordnande roll att tillse att arbetet följer det beslutade reglementet. Vidare anser vi att dokumentation kring genomförda kontroller vid uppföljningen som lämnas till kommunstyrelsen och nämnderna inte är tillräckligt utförliga. Av dokumentationen som vi har tagit del av går det inte att utläsa resultatet av enskilt utförda kontroller. Det kan inte bedömas som tillräckligt att nämnden enbart tar del av en sammanställning för hela året. Avslutningsvis vill vi framhålla att intern kontroll är kommunstyrelsens och nämndernas verktyg för att löpande under året tillse och följa upp att riskerna i verksamheten hanteras och/eller minimeras och ska inte reduceras till en information som nämnden ska ta del av när året har gått. En kvalitativt genomförd intern kontroll som samspelar med övriga styr- och uppföljningssystem i verksamheten bidrar till en ökad kvalité, säkrare verksamhet och tydligare styrning. Ett viktigt verktyg för nämnder och styrelser som därför bör säkerställa att de är involverade i planeringen och välinformerade gällande uppföljningen. Revisionsfrågor Genomför kommunstyrelsen och nämnder löpande riskanalyser kopplade till intern kontroll? Sker det en ändamålsenlig dokumentering av genomförda kontrollmoment? Sker det en ändamålsenlig uppföljning och återrapportering av den interna kontrollen? Svar Delvis, nämnderna och kommunstyrelsen genomför riskanalyser inför upprättandet av internkontrollplanen. Riskanalyserna täcker i olika grad nämndernas och kommunstyrelsens verksamhet och i detta avseende finns en utvecklingspotential för samtliga att utöka sin riskanalys för att bli mer heltäckande. Delvis vad gäller sammanställningen för föregående års internkontrollplan. Nej, då det finns brister vad gäller dokumenteringen av genomförda kontroller under året. Avsaknaden av dokumentation försvårar spårbarheten och underlag som bekräftar att kontrollerna faktiskt är genomförda under året. Delvis, uppföljning och återrapportering sker till nämnderna och kommunstyrelsen i stort enligt deras planer. Däremot anser vi att det finns brister i planeringen av kontrollerna då flera av nämnderna 14 55

enbart väljer att följa upp internkontrollplanen efter årets slut. Detta arbetssättet minskar nämndernas möjlighet att följa upp riskerna i verksamheten löpande under året för att vidta åtgärder vid behov. Vi rekommenderar kommunstyrelsen och samtliga nämnder att: tillse att det genomförs en heltäckande risk- och väsentlighetsanalys, stärka sin bevakning av internkontrollarbetet under året så att kontroller sker kontinuerligt och att återrapportering av genomförda kontroller sker, samt involvera sig i risk- och väsentlighetsbedömningen. Vidare rekommenderar vi kommunstyrelsen att: upprätta riktlinjer för riskbedömning, dokumentation av genomförda kontrollmoment och säkerställa att dessa efterlevs. Tomelilla den 19 juni 2019 Negin Nazari EY 56 15

Bilaga 1: Källförteckning Dokument: Reglemente för intern kontroll Internkontrollplaner inklusive riskanalyser Uppföljning av 2018 års internkontrollplaner Nämndprotokoll Bilaga 2: COSO 2 -modellen COSO-modellen är den internationellt mest vedertagna metoden för att utveckla den interna styrningen och kontrollen. Enligt COSO är intern kontroll definierat som en process, utförd av en organisations styrelse, ledning och annan personal, utformad för att ge rimlig försäkran om att målen uppfylls inom följande kategorier: effektivitet och produktivitet i verksamheten tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av tillämpliga lagar och regler För att förbättra den interna styrningen och kontrollen har fem centrala komponenter identifierats. För dessa redogörs kortfattat nedan. Hur dessa komponenter förhåller sig till varandra och hur vad som regleras i internkontrollreglementet framgår av figuren. Kontrollmiljön Kontrollmiljön anger tonen i en organisation och påverkar kontrollmedvetenheten hos dess medarbetare. Det är grunden för alla andra komponenter inom intern kontroll och erbjuder ordning och struktur. Faktorer som innefattas av kontrollmiljön är integritet, etiska värden, kompetensen hos medarbetarna i organisationen, ledningens filosofi och ledarstil, det sätt på vilket ledningen fördelar ansvar och befogenheter och organiserar och utvecklar dess medarbetare samt den uppmärksamhet och vägledning som ledningen ger. Verksamhetens målformulering är en del av kontrollmiljön och har betydelse för identifieringen av risker. Riskvärdering Varje organisation möter många olika risker av externt och internt ursprung som måste värderas. En förutsättning för riskvärderingen är att etablerade mål finns knutna till olika nivåer som är internt konsistenta. Riskvärderingen är identifieringen och analysen av relevanta risker för att uppnå målen och utgör basen för att bestämma hur riskerna ska hanteras. Eftersom ekonomiska, branschmässiga, regleringsspecifika och verksamhetsmässiga villkor kommer att förändras, behövs mekanismer för att identifiera och hantera de särskilda risker som är 2 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission 57 16

förknippade med förändringar. Riskvärderingen bör alltid dokumenteras i syfte att förtydliga systematiken i internkontrollarbetet. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att ledningens direktiv genomförs. De bidrar till att säkerställa att nödvändiga åtgärder vidtas för att hantera risker för att organisationens mål inte uppnås. Kontrollaktiviteter äger rum inom hela organisationen, på alla nivåer och i alla funktioner. De innefattar en rad aktiviteter av olika slag såsom godkännanden, attester, verifikationer, avstämningar, genomgångar av verksamhetens resultat, säkrandet av tillgångarna, samt åtskillnad av tjänsteroller och uppgifter. Information och kommunikation Relevant information måste identifieras, fångas, och förmedlas i en sådan form och inom en sådan tidsram att de anställda kan utföra sina uppgifter. Informationssystem genererar rapporter som innehåller verksamhetsmässig och finansiell information och uppgifter om regelefterlevnaden som gör det möjligt att driva och styra verksamheten. Uppföljning och utvärdering Interna styr- och kontrollsystem behöver övervakas, följas upp och utvärderas en process som bestämmer kvaliteten på systemets resultat över tiden. Det åstadkoms genom löpande övervakningsåtgärder och uppföljningar, separata utvärderingar eller en kombination av dessa. Löpande övervakningsåtgärder och uppföljningar äger rum under verksamhetens gång. Det finns synergieffekter och kopplingar mellan de nämnda komponenterna, som formar ett sammanhållet system som reagerar dynamiskt på ändrade förutsättningar. Det interna styroch kontrollsystemet är sammanhållet med organisationens verksamhet och finns till av grundläggande verksamhetsmässiga skäl. Intern styrning och kontroll blir effektivast om kontrollerna är inbyggda i organisationens infrastruktur och ingår som en väsentlig del av organisationen. 58 17

59

TOMELILLA KOMMUN Revisorerna SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 19 juni 2019 Rev 42 Dnr KS 2019/91 Granskningsrapport och missiv intern kontroll Revisorernas beslut Revisorerna beslutar att efter några mindre justeringar godkänna granskningsrapporten och skicka missivskrivelse och granskningsrapport till samtliga nämnder för yttrande senast 2919-10-15 samt till kommunfullmäktige för kännedom. Rapporten ska dessutom skickas till revisorerna i Sjöbo och Ystads kommun för kännedom eftersom den gemensamma överförmyndarnämnden ingått i granskningen. Revisorerna är medvetna om att det pågår ett arbete med att förbättra den interna kontrollen. Revisorerna rekommenderar att de förtroendevalda involveras i förbättringsarbetet och att nämnderna säkerställer att det tas fram en tydlig plan för hur förbättringsarbetet ska fortskrida med till exempel konkreta punkter för hur kompetensen och engagemanget kring intern kontroll och riskanalys ska ökas. Ärendebeskrivning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i kommunen granskat om kommunstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll kan bedömas vara ändamålsenligt. Revisorernas sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll inte kan bedömas vara fullt ut ändamålsenligt. Man grundar bedömningen på flera aspekter. För det första anser revisorerna att arbetet med riskanalyserna kan förbättras genom att öka antalet identifierade risker i verksamheten. För det andra bedömer revisorerna att nämnderna och kommunstyrelsen inte fullt ut följer reglementet vad gäller valet av kontrollmoment som ingår i deras internkontrollplaner. Vidare anser revisorerna att dokumentation kring genomförda kontroller vid uppföljningen som lämnas till kommunstyrelsen och nämnderna inte är tillräckligt utförliga. Justerandes sign 60

TOMELILLA KOMMUN Revisorerna SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 19 juni 2019 42 forts Revisorerna rekommenderar kommunstyrelsen och samtliga nämnder att: tillse att det genomförs en heltäckande risk- och väsentlighetsanalys, stärka sin bevakning av internkontrollarbetet under året så att kontroller sker kontinuerligt och att återrapportering av genomförda kontroller sker, samt involvera sig i risk- och väsentlighetsbedömningen. Vidare rekommenderar revisorerna kommunstyrelsen att: upprätta riktlinjer för riskbedömning, dokumentation av genomförda kontrollmoment och säkerställa att dessa efterlevs. Revisorerna önskar kommunstyrelsens och nämndernas skriftliga svar framfört senast 2019-10-15. Förslag till beslut Revisorerna beslutar godkänna granskningsrapporten och skicka missivskrivelse och granskningsrapport till samtliga nämnder för yttrande senast 190925 samt till kommunfullmäktige för kännedom Beslutsunderlag Granskningsrapport intern kontroll från EY, handlingsid: KS 2019.2077 Missiv från revisorernas ordförande, handlingsid: KS 2019.2076 Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Samhällsbyggnadsnämnden Familjenämnden Vård- och omsorgsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Tomelilla-Ystad-Sjöbo överförmyndarnämnden Kommunfullmäktige för kännedom Revisorerna i Ystad och Sjöbo kommun för kännedom Justerandes sign 61

TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 12 september 2019 Vonau 56 Dnr VON 2019/36 Taxor och avgifter 2020 - vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts beslut Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott beslutar att lämna förslaget till taxor och avgifter för 2020 till vård och omsorgsnämnden utan förslag till beslut Ärendebeskrivning Beslut om taxor och avgifter 2019 för kost samt införande av middagsabonnemang blev under våren återremitterat till förvaltningen i avvaktan på att genomlysningen av måltidsverkstadens verksamhet skulle slutföras och kommer därför beslutas av kommunfullmäktige först den 23 september. Det är efter arbetsutskottets sammanträde men tre dagar innan vård och omsorgsnämndens sammanträde den 26 september. I samband med att kommunfullmäktige beslutar om budget för 2020 ska de även besluta om taxor och avgifter för kommande år. Hantering av taxor och avgifter för 2020 är beroende av vilka beslut som fattas gällande taxorna för 2019 den 23 september. För 2020 finns ett förslag på justeringar av taxorna för kost inom vård och omsorg, handlingsid Von 2019.379, men detta förslag kan komma att ändras efter att kommunfullmäktige behandlat 2019-års taxor den 23 sept. När det gäller övriga taxor och avgifter inom nämndens verksamhetsområde föreslås inga justeringar förutom förslaget på införande av hjälpmedelsabonnemang som hanteras som ett separat ärende. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott beslutar att lämna förslaget till taxor och avgifter för 2020 till vård och omsorgsnämnden utan förslag till beslut Beslutsunderlag Kost inom vård och omsorg 2020, verksamhetscontroller Annica Dyverdahl Winding, handlingsid: Von 2019.379 Justerandes sign 62

Kost inom vård och omsorg Avgift brukare Avgift 2019 Förslag Avgift 2020 Förslag Tomelilla kommun 2019 till Måltidsv avgift 2019 1) till Måltidsv 2) avgift 2020 3) Matdistribution blir middagsabonnemang 65,00 68,64 hel 2370/halv 1185 70,19 hel 2450/halv 1225 Hemkörning 1-15 dgr 150,00 utgår utgår Hemkörning 16-31 dgr 300,00 utgår utgår Måltidsabonnemang 3 100,00 3400,00 3564,00 Dygnsportion 116,16 118,79 Middag 65,00 68,64 69,00 70,19 70,00 Kväll 25,00 33,26 33,00 34,01 34,00 Frukost 25,00 33,26 33,00 34,01 34,00 Kaffe 15,00 17,00 17,00 1) Ej genomförd höjning då beslut ej fattats av fullmäktige, ks i juni har beslutat föreslå kf införa middagsabonnemang 2) Enligt förslag på uppräkningar i budgetremiss för 2020 som kopplas till nya avtalen med Måltidsverkstan 3) Enligt principen ingen subvention av avgift Under våren 2019 har Skånes kommuner deltagit i en undersökning genomförd av Eslövs kommun gällade kostnader för brukare för måltidsabonnemang respektive kommunens kostnad för den organisation som tillhandahåller tjänsten. Nedan redovisas några av kommunerna där både den med lägst och högst avgift för brukaren finns med som svarat i undersökningen. Kommun Kostnad brukare Kostnad kommun Landskrona stad 2 416 3 400 Svedala kommun 2 962 3 800 Bjuvs kommun 3 000 4 500 Eslövs kommun 3 103 4 500 Östra Göinge kommun 3 344 4 459 Svalövs kommun 3 471 4 950 Tomelilla kommun 3 100 3 485 Tomelilla kommun förslag 2019, ej beslut 3 400 3 485 Tomelilla kommun förslag 2020 3 564 3 564 63

Jämförelsepriser år 2019 SÖSK- KOMMUNERNA MEST JÄMFÖRBARA ENLIGT KOLADA Trygghetslarm Nivåer maxtaxa/ Schablontimme Hjälpmedel Tomelilla Ystad Skurup Sjöbo Simrishamn Sävsjö Heby Örkelljunga 300 kr/mån 200 kr/mån 250 kr/mån 238 kr (för makar 239 kr/mån 210 kr/mån 275 kr/mån 300 kr/mån samt 50 50 kr/mån samtalsavgifter Installationsavgift 500 två i hushållet som 119 kr vardera per kr/mån till om två i (ingår ej i kr (ingår inte i behöver två larm- månad) hushållet maxtaxa) maxtaxa) knappar tas en avgift Installationsavgift om 30 kr/mån ut 300 kronor ( ingår ej i maxtaxa) Nivåer 0:mindre än 1 timme 380 kr 1:1-3 timmar 669 kr 2:4-9 timmar 1358 kr 3:10- timmar 2089 kr Avlösarservice/ledsagning gratis om man har hemtjänst upp till 16 och 12 timmar annars 25 kr/timme Hyra av hjälpmedel gratis Hämtningsavgift 400 kr Nivå 1 620 kr Nivå 2 1008 kr Nivå 3 1434 kr Nivå 4 1860 kr Timtaxa 350 kr Hemsjukvård 1-6 besök 100 kr/besök 7 besök eller fler enligt nivå 1. Brukare i nivå betalar inget för hemsjukvård Hyra hjälpmedel gratis Hämtningsavgift 500 kronor Nivå 1 insatser max 3 ggr i mån 581 kr Nivå 2 Insatser 1-2 per vecka eller i genomsnitt 1-2 gånger per vecka 1279 kr/mån Nivå 3 Insatser mer än 2 gånger per vecka 2089 kr/mån Avlösarservice avgiftsfri upptill 10 tim därefter 50 kr/tim.avgiftsfri i nivå 3 Ledsagare 50 kr/tim.avgiftsfri i nivå 3 Utprovning, förskrivning o uppföljning avgiftsfritt Låna vid förskrivning avgiftsfritt Hyra utan förskrivning enligt kommunförbundets taxa Vårdnivå 1 3-9 timmar 1045 kr Vårdnivå 2 9 timmar och mer 2089 kr Punktinsats färre än 3 timmar 347 kr/timme Hemsjukvårdsavgift 100 kr per besök upp till maxtaxa Avlösarservice gratis upp till 10 timmar annars enligt gällande hemtjänsttaxa Bedömning av rehabiliteringsbehov 150 kr Lån kostnadsfritt Schablontimme 371 kr Lägsta skäliga avgift 186 kr Hemtjänst Timtaxa, Nivå 1 eller 2 Hemsjukvård 300 kr/månad Särskilt boende exkl. avgift för måltid Nivå 2 Korttidsboende exkl. avgift för måltid Nivå 2/dygn Avlösarservice Insatsen är avgiftsfri. Ledsagning Nivå 1 eller 2 Hyra av hjälpmedel, max 6 månader 106 kr/mån Operationspaket exkl. utprovning. Hjälpmedlen returneras ej 636 kr Hämtning av hjälpmedel 435 kr Käppar och kryckor Självkostnadspris Nivåer Under 3 tim 328 kr/tim 1:3-4 timmar 940 kr 2:5-6 timmar 1479 kr 3:7 tim - 1879 kr Ledsagning 83 kr/tim Hemsjukvård 300 kr/månad Enstaka besök 150/besök Korttidsboende, avlastning 68 kr/dygn Utprovning hjälpmedel 150 kr Intyg vid bostadsanpassning 150 kr Hemtjänst service 300 kr/tim Hemtjänst omvårdnad 240 kr/tim Ledsagarservice 240 kr/tim Avlösarservice upp till 12 tim avgiftsfritt Över 12 tim 240 kr/tim Dagverksamhet (frukost, lunch, omvårdnad, resa) 135 kr/dag Korttidsplats/trygg hetsplats 215 kr/dygn (mat, omvårdnad, både in- och utskrivningsdag) Hemsjukvård 310 kr/månad Försäljning av hjälpmedel från 35 kr till 295 kr Låneavgift långvarit behov från 120 kr till 410 kr fast låneavgift Tillfälliga lån Från 105 kr/vecka till max 1000 kr/3 mån Hemtjänst: Timtaxa 284 kr/timme Korttidsboende 132/dygn Hemsjukvård 300 kr/mån? 64

Måltidsavgift Matdistribution Måltidsabonnemang 3100 kr Middag 65 kr Frukost och kvällsmat 25 kr Fika 15 kr Hel 300 kr/mån per hushåll (halv 150 kr) Middag 49 kr Måltidsabonnemang 2790 kr Ordinärt boende Lunch utan dessert 50 kr Lunch med dessert 54 kr Helkost 3061 kr/mån eller 102 kr/dygn 10 kr/per portion Distributionsavgift 200 kr/mån Ordinärt boende 72 kr eller 2146 kr/mån Helinackordering 98 kr/ dygn eller 2950 kr/mån Ingår Ordinärt boende Middag 60 kr Särskilt boende/ dagcentral/korttidsboende Helkost 3 120 kr/mån Middag 57 kr Frukost 17 kr Kvällsmat 19 kr Kaffe med bröd 11 kr Hel 286 kr/mån per hushåll (halv 143 kr) Månadsabonnemang: Inkl mellanmål 3605 kr Exkl mellanmål 3245 kr Middag och kvällsmat 2525 kr Frukost och middag 2163 kr Kost vistelse dagverksamhet 99 kr/dag Kost korttid/ avlastning 121 kr/dag Lunch 61 kr Frukost 34 kr Kaffe och kaka 20 kr Matdistribution Hel 1916 kr Mån-fre 1407 kr Hel inkl efterrätt 2040 kr Mån-fre inkl efterrätt 1519 kr Månadsabonnemang 4185 kr/månad??? Helkost 3180 kr/månad Matdistribution 60 kr/portion Kost korttid 106 kr/dygn Frukost/kvällsmat 22,50 kr Lunch 65 kr 65

TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 12 september 2019 Vonau 57 Dnr VON 2017/70 Avtalsuppföljning trygghetslarm och larmmottagning Tunstall AB Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård-och omsorgsnämnden beslutar godkänna förvaltningens redovisning gällande avtalsuppföljning av trygghetslarm och larmmottagning Ärendebeskrivning Uppföljningen visar att leverantören uppfyller kraven med vissa anmärkningar pga driftsstopp. Driftsäkerheten har jämfört med 2018 och årets första månad dock avsevärt förbättrats. Det längsta driftsstoppet inträffade i slutet av januari då vård och omsorg fick gå in i stabsläge. Under driftsstoppet rapporterades en händelse som var relaterad till stoppet. Att trygghetslarmen inte fungerar tillfredställande kan få allvarliga konsekvenser för kommunens brukare. Leverantörens brister kan aldrig anses vara oväsentliga. Vitesklausulen i avtalet tillåter ett visst antal timmar driftsstörningar varje kalendermånad under förutsättning att störningarna meddelats. Tunstall har till vård och omsorgsnämnden redovisat incidentrapporter med orsak och vilka åtgärder som vidtagits. De har ökat både bemanning och teknisk kapacitet och krävt förbättringar hos Tele2. Vid driftsstörningar meddelas alltid larmansvariga i hemtjänsten. Bakgrund Tomelilla kommun har avtal sedan 2017-07-01 med Tunstall AB för leverans av trygghetslarm och larmmottagning. Avtalet som omfattas av SKL Kommentus ramavtal löper till 2020-06-30 med möjlighet till ett års förlängning. Avtalet berör cirka 340 kommuninvånare som har ett trygghetslarm beviljat enligt socialtjänstlagen. I genomsnitt besvarar Tunstalls larmmottagning 1800 uppringningar per månad. Justerandes sign 66

TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 12 september 2019 57 forts Larmoperatören gör bedömning över vilka av dessa uppringningar som behöver åtgärdas på plats. I genomsnitt vartannat larm stannar på larmcentralen och behöver inte ringas ut till personalen. Övriga larm kräver åtgärd på plats i bostaden och rings då ut till respektive hemtjänstområdes larmtelefon. Driftsstörningar och avvikelser 2019-01-01 till och med 2019-08-15. Natten till nyårsdag mellan 24:00 och 07:00 hade Trygghetscentralen extra hög belastning. Det innebar fördröjda svars- och utringningstider. Detta inträffade även på kvällen den 4 januari. Samtalen togs dock emot på trygghetscentralen. Den 30 januari vid 17 tiden meddelade Tunstall driftsstörningar som även påverkade möjligheten att nå fram till centralen. Det var Tele 2:s mobilnät som låg nere. Tele2 är Tunstalls internetleverantör. På morgonen den 31 beslutade förvaltningen att hemtjänsten skulle kontakta alla sina larmanvändare för att lämna ut ett mobilnummer som de kunde nås på under tiden felet pågick. Information gick även ut i radio och på sociala medier. Efter ganska exakt ett dygn var samtliga tjänster åter i drift. Totalt har det kommit ett tiotal avvikelser under årets första sju månader. Personer har fått vänta en eller någon timme på hjälp eller anhöriga har fått hjälpa till. Dock har inga av dessa avvikelser fått några allvarliga konsekvenser. Inga klagomål eller avvikelser har kommit in på operatörens bedömningar och bemötande. Förvaltningens förslag till beslut Vård-och omsorgsnämnden beslutar godkänna förvaltningens redovisning gällande avtalsuppföljning av trygghetslarm och larmmottagning Justerandes sign 67

TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 12 september 2019 57 forts Beslutsunderlag Avtalsuppföljning trygghetslarm och larmmottagning Tunstall AB. Tjänsteskrivelse Christel Nilsson, kvalitetschef 2019-08-16, handlingsid: Von 2019.449 Plan för 2019 års uppföljning av verksamheter inom vård och omsorg som utförs av privata utförare, handlingsid: Von 2019.448 Avtal för leverans av trygghetslarm och larmmottagning, handlingsid: Von 2018.729 Tidigare behandling Vård och omsorgsnämnden 2019-02-28, 19/2019, Plan för årlig uppföljning av verksamheter inom vård och omsorg som utförs av privata utförare Beslutet skickas till: Kvalitetschef Christel Nilsson Justerandes sign 68

Stöd och omsorg Plan för 2019 års uppföljning av verksamheter inom vård och omsorg som utförs av privata utförare Vård och omsorgsnämndens beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar anta planen för årlig uppföljning av verksamheter inom vård och omsorg som utföres av privata utförare 2019. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige ska för varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för verksamheter som utförs av privata utförare enligt Kommunallagen kap 3. 19. Varje nämnd ska med kommunfullmäktiges program som grund utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Enligt programmet bör verksamheter som bedrivs i egenregi följas upp på motsvarande sätt. Plan för årlig uppföljning av verksamhet som genom avtal har lämnats över till privata utförare av vård och omsorg Följande avtal finns; Förenade Care ansvarar för vård och omsorg på det särskilda boendet Byavången och hemtjänst Centrum samt för Valkyrian och hemtjänstområde Söder. Med Tunstall Nordic har nämnden avtal för mottagning av trygghetslarm i ordinärt boende. De tillhandahåller också registrerings-och övervakningssystem. I avtalet ingår också inköp av trygghetstelefoner och andra tillbehör. Utlagd verksamhet för personlig assistans på Juni Care AB har ingen verksamhet i kommunen. Detta beror på att assistansberättigade brukare har valt egna assistansansanordnare Uppföljningarna av gällande entreprenadavtal med Förenade Care kommer att genomföras under första halvåret 2019 enligt en förutbestämd mall. Motsvarande uppföljning görs på egenregins verksamheter för särskilt boende och hemtjänst. Verksamhetscheferna får i förväg mallen för ifyllnad och därefter genomförs intervjuer med ledning och personal. Till uppföljningen används också resultat av brukarundersökning och individuppföljning, avvikelser, synpunkter och klagomål samt 69

Stöd och omsorg resultat från olika mätningar. Observationer vid oplanerade tillsynsbesök kan också ingå i uppföljningen. Resultatet av uppföljningarna sammanställs i en rapport som redovisas för nämnden i augusti. Uppföljningen av verksamheterna är en del i att kvalitetssäkra insatserna till den enskilde och säkerställa att verksamheterna har den enskildes fokus. Om brister finns i verksamheterna ombeds verksamheterna att komplettera med handlingsplaner som också rapporteras till nämnden för ställningstagande om fortsatt hantering. Ansvarig för uppföljningen är myndighetschef samt medicinskt ansvarig sjuksköterska. Förenade Care redovisar sin årliga kvalitetsberättelse till nämnden i april månad. Inkomna synpunkter/klagomål redovisas månatligen till nämnden. Patientsäkerhetsberättelse redovisas i mars. Prioriterade granskningsområden i hemtjänst och på särskilt boende för 2019 - Resultat och analyser av verksamheternas egenkontroller: för den sociala dokumentationen och kontaktperson. - Uppstart av ett ärende i hemtjänsten och vid inflyttning till särskilt boende - Rapportering av händelser/lex Sarah - Personalkontinuitet i hemtjänsten - Följsamhet av basal omvårdnad. - Personalens utbildningsgrad - Granskningsområde för Tunstalls larmmottagning: - Antalet rapporterade avvikelser - Antalet tillfällen som larmmottagningen har problem att ta emot inkomna larm eller skicka ut larm. 70

SKLKommentiis Inköpscentral Kontrakt 2017-06-16 Trygghetslarm och lamunottagning 2015 Kontrakt för leverans av trygghetslarm och larmmottagning AVTALSPARTER Kontrakt avseende leverans av trygghetslarm och larmmottagning har slutits mellan: Beställare Tomelilla kommun 212000-0886 Leverantör Tunstall AB 556135-1197 AVROP FRÅN RAMAVTAL Detta kontrakt som omfattas av ramavtalsupphandlingen Trygghetslarm och larmmottagning 2015, med projektnummer 10285, reglerar avrop från ramavtal mellan SKL Kommentus Inköpscentral AB, nedan kallat SKI, och Tunstall AB, nedan kallad ramavtalsleverantören. KONTRAKTETS OMFATTNING Leveransens omfattning framgår av kontraktet med tillhörande bilagor samt ramavtalet. Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktet innehåller motstridiga uppgifter i förhållande till ramavtalet ska ramavtalet gälla, i enlighet med ramavtalets huvudtext. Kontraktet avser avrop från följande delområde: J Delområde l - Digitala trygghetslarm. Hela larmkedjan D Delområde 2 - Hela larmkedjan exklusive kommunikation D Delområde 3 - Separata trygghetslarm D Delområde 4 - Separat larmmottagning AVTALSPERIOD Avrop från ramavtalet får endast ske under ramavtalstiden. Ramavtalstiden är tre (3) år med möjlighet till ett (l) års förlängning vid ett (l) tillfälle och löper från och med den dag då det har undertecknats av båda parter. Kontrakt som tecknas med stöd av ramavtalet kan löpa upp till tre (3) år från sista ramavtalsdag. Eventuell förlängning av kontrakt gäller med oförändrade villkor. Kontraktets avtalstid: 2017-07-01-2020-06-30 + l års förlängningsoption AVTALADE PRODUKTER Aktuella produkter/tillbehör/tillbehörslarm enligt inlämnad prisbilaga. 1(3) 71 ^ ^

tsklkommentus Inköpscentral Kontrakt 2017-06-16 Trygghetslarm och lamunottagning 2015 AVTALADE TJÄNSTER Aktuella tjänster för larmmottagning enligt avropsförfrågan för delområde l. PRISER Priser enligt avropsförfrågan och inlämnad anbudsprislista. FAKTURERINGS- OCH BETALNINGSVILLKOR Betalning ska erläggas mot specificerad och godkänd faktura 30 dagar efter fakturans utställelsedatum. Ramavtalsleverantören är inte berättigad att debitera faktureringsavgift eller andra liknande avgifter. Ramavtalsleverantören ska fakturera UM, d.v. s. faktura får inte skickas från underleverantör. Korrekt faktura ska minst innehålla: -Adressering till UM - Fakturadatum - Fakturanummer - Leverantörens namn och adress - Leverantörens momsregistreringsnummer - Leveransadress - Personnamn på beställaren - Referenskod/referensnamn på beställare - Leveransdatum - Godsleveranser ska ange vad leveransen avser (art och mängd) - Tjänsteleveranser ska ange antalet utförda arbetstimmar per kategori och person - Av faktura ska även framgå om den avser slutlikvid - Priset - Mervärdesskatt Betalar UM inte avtalsenlig faktura i rätt tid har ramavtalsleverantören rätt att erhålla dröjsmålsränta enligt räntelagen. Ränta regleras på anmodan av ramavtalsleverantören. UM har rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen i de fall ramavtalsleverantören ålagts att betala viten eller skadestånd och dröjer med detta. Ränta ska i sådant fall regleras på anmodan av DM. TIDPUNKT FÖR LEVERANS SAMT LEVERANSADRESS Avropade produkter/produktrelaterade tjänster ska levereras löpande vid överenskomna tidpunkter under hela avtalsperioden 2(3) 72 ^ t

tsklkommentus Inköpscentral Kontrakt 2017-06-16 Trygghetslarm och larmmottagning 2015 KONTAKTPERSONER Tomelilla kommun Christel Nilsson Avdelningschef, Stöd & Omsorg Telefon: 0417-181 28 E-post: christel.nilsson tomelilla-se Tunstall AB Fredrik Rehnqvist Möller Telefon: 0725-187 902 E-post: fredrik. rhen vistmuller tunstallnordic. com UNDERTECKNANDE AV KONTRAKT Detta kontrakt har upprätts i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Tomelilla kommun M4A^u Tunstall AB 2j^n--^o^z^ tie^fei^i Helena Berlin TfKommunchef ^^Wi^er-lin Namnförtydligande ^^ ^JiAA^^ Namnförtydligande 3(3) 73

SKLKommentus Inköpscentral 2017-03-21 Avropsförfrågan med inbjudan att lämna avropssvar - Trygghetslarm och larmmottagning 2015 Anvisning: Samtliga anvisningar i detta dokument riktar sig främst till avropsberättlgad myndighet men även till ramavtalsleverantörema. Avropande kommun kan använda denna mall som förlaga för sin avropsförfrågan. Avropande kommun redigerar dokumentet så att anvisningar m. m. tös bort. De avsnitt där avropande kommun måste fylla i uppgifter som är specifika för avropet är i dokumentet nedan markerade med blå text. Detta dokument innehåller en mall som kan användas för den avropsförfrågan som ska skickas till samtliga ramavtalsleverantörer inom det delområde som avropet sker. De punkter som tas upp är de som enligt ramavtalet Trygghetslarm och larmmottagning 2015 kan och bör preciseras vid varje avrop. Det kan emellertid finnas ytterligare preciseringar och specificeringar som behöver göras, se t. ex. bilagorna för priser. l. Inbjudan att lämna avropssvar Härmed inbjuds ramavtalsleverantörer inom ramavtalet Trygghetslarm och farmmottagning 2015, projektnummer 10285, att inkomma med avropssvar. 1.1. Avropsförfarande enligt ramavtalet Enligt ramavtalet ska avrop från ramavtalet ske genom förnyad konkurrensutsättning. Ingen ersättning utgår till ramavtalsleverantör för upprättande av svar på avropsförfrågan. 1.2. Omfattning Förfrågan avser avrop inom delområde: Delområde l Avropet avser kontrakt för tidsperioden (ange även eventuella förlängningsoptioner): 2017-06-01-2020-05-31 + l års föriängningsoption Information om kommunens nuvarande organisation kring trygghetslarm och larmmottagning: Ystads och Tomelilla kommun avropar gemensamt. Ystads kommun har ca 800 medborgare som har insatsen trygghetslarm i ordinärt boende och alla trygghetslarm är digitala. Kommunen kommer bara avropa trygghetstelefoner och Utbytet till digitala trygghetslam har skett under 2016 och alla går via mobila IP nät. Kommunen ansvarar för abonnemangen genom nuvarande leverantörens SIM kort. Kommunen har i dag central larmmottagning via Trygghetscentralen i Örebro. Hemtjänstgrupperna (6) är mottagare av de Trygghetslarm och lamunottagning 2015, Ramavtal med projektau 10285, Inbjuåan att lämna wropssasr 1(5) 74

fsklkommentus Inköpscentral 2017-03-21 trygghetslarm som rings ut från trygghetscentralen i Örebro, och kommunen har fastställda larmplaner för detta. Larmorganisationen l Ystads kommun har en fast arbetsgrupp av tre medarbetare, larmsamordnare, som installerar, funktlonsövervakar, åtgärdar ev. fel och sköter återlämningen mändag-söndag kl. 07.00-16.00. Tomelilla kommun har idag 350 larmanvändare. Utbytet till digitala trygghetslam har skett under 2016 och alla går via mobila IP nät. Kommunen ansvarar för abonnemangen genom nuvarande leverantörens sim kort. Trygghetstelefonerna förprogrammeras av IT enheten och installeras och testas av larmansvariga på respektive hemtjänstområde (4). En central administration ansvarar för registrering i webbportalen, samordning och beställning. Hemtjänsten ansvarar också för att ta emot och åtgärda uppringningar från nuvarande larmcentral samt sköter funktionsövervakningen. Båda kommunernas alla förkommande try^hetslarm (Carele line IP/GSM, 022-18-992, och art. nr 02218994) samt de analoga trygghetslarmen ska kunna hanteras av anbudsgivararens larmmottagare. Vid eventuellt byte av leverantör ansvarar leverantören för att lägga in brukardata i systemet och omprogrammering av trygghetstelefoner. l dag har de digitala trygghetslarmen roaming SIM-kort (Telia, Telenor och Tele2) Webbtjänsten som används i dag ärtunstalls Kundportal/SMP här hanteras användarinformation, felindikationer, rapporter och frekvent funktionsövervakning. Avropsförfrågan avser följande typer av trygghetstelefoner: Ystad: IP/GSM trygghetstelefoner Tomelilla: IP/GSM trygghetstelefoner Antal trygghetslarm avropet avser från start: Ystad: Utifrån att alla trygghetstelefoner är utbyta under 2016 till digitala trygghetstelefoner så är det fortlöpande behovet och på sikt behovet utifrån utbytesq/keln som är aktuellt. Inköp av 20 trygghetsteiefoner inledningsvis för att ha i lager. Tomelilla: Utifrån att alla trygghetstelefoner är utbyta under 2016 tid digitala trygghetstelefoner så är det fortlöpande behovet och på sikt behovet utifrån utbytescykeln som är aktuellt. 1.3. Prövning av avropssvar Prövning av avropssvar sker i två (2) steg. l det första steget (steg l) kontrolleras att avropssvaren uppfyller samtliga krav som angetts i avropsförfrågan. Tiygghetslaim och ibrmmottagning 2015, Ramavtal med projektnr 10285, Inbjudim att lamm aoropesoar 2(5) 75

SKLKommentus Inköpscentral 2017-03-21 l det andra steget (steg 2) prövas avropssvaren och avroparen beräknar kostnaden för erbjudna tjänster. Kontrakt tilldelas den ramavtalsleverantör som lämnat ekonomiskt mest fördelaktiga anbud på avropsförfrågan enligt preciserade villkor. 1.4. Avropssvar Avropssvaret ska vara formulerat på svenska. Avropssvaret, som ska vara skriftligt, ska ha inkommit till avropande kommun senast 2017-04-05 digitalt via Visma direktupphandlingsmodul eller via e-post till mattias, ohansson stad. se. Denna dag betecknas som "sista avropssvarsdag". 1.5. Giltighetstid Avropssvaret ska vara bindande t.o. m. 2017-05-31. 1.6. Frågor under avropssvarstiden Finner ramavtalsleverantören att avropssvaret eller tillhörande dokument i något avseende är oklart eller har något att anföra mot dess innehåll, ska detta omedelbart och under avropssvarstiden skriftligen meddelas avropande kommun via e-post till: mattias/ohansson stad.se 1.7. Beslut Beslut om att tilldela kontrakt alternativt att avbryta den förnyade konkurrensutsättningen samt information om utvärderingen kommer att meddelas de ramavtalsleverantörer som lämnat avropssvar, via e-post till den av ramavtalsleverantören angivna e-postadressen. 2. Kontaktuppgifter 2. 1 Uppgifter om avropande kommun Avropande kommun: Ystads kommun Tomelllla Kommun Organisationsnummer: Ystad: 212000-1181 Tomelilla: 2120000886 Adress: Ystad: Nya Radhuset Österportstorg TomeDlta; Gustafs Torg 16 Postadress; 27180 Ystad 27380Tomelilla Telefonnummer (växel): 0411-577000 0417-18000 Trygghetslarm och lannmotogning 2015, Kamavtal med projefctnr 10285, Inbfudan flit liimm avropsspar 3(5) 76

SKLKommentus Inköpscentral 2017-03-21 Kontaktperson l för avropssvaret; Ystads Kommun Namn: Mattias Johansson Telefonnummer: 0411-57 73 76 E-post: mattlas. iohanssonbvstaa. se Kontaktperson 2 föravropssvaret: Tomelilla kommun Namn; Eva-Lena Persson Telefonnummer 0417-18301 E-post: eva-lena. oerssonetomelilla. se Nedanstående besvaras av leverantör. 2.2 Uppgifter om ramavtalsleverantör Ramavtalsleverantörens företagsnamn: Tunstall AB Organisationsnummer: 556135-1197 Kontaktperson 1 föravropssvaret: Namn: Fredrik Rehnqvist Möller Telefonnummer: 0725-187902 E-pos t: Fredrik.RehnavistMutlerOtunstallDQBJic.com Kontaktperson 2 för avropssvaret: Namn: Nina Hellberg Telefonnummer: 0705-433552 E-post: ninap t3^11bera@tunstallnordic. com Trygghetslarm och lannmottagning 2015, Ramavtal noed projektnr 10285, Inbjudan alt lamm flwopsspar 4(5) 77

SKLKonunentus Inköpscentral 2017-03-21 3. Avropssvar 3. 1 Avropssvar Beskriv hur ert avropssvar uppfyller de funktionella krav som avropande kommun angivit i punkt 1.2 ovan: Tunstall erbjuder de i förfrågan angivna kommunerna en modem, säker och högkvalltativ produkt avseende digitala trygghetslarm. Tunstall levererar tjänsten i enlighet med kraven i ramavtalet "Trygghetslarm och larmmottagning 2015" samt er avropsförfrågan. Tunstall ser fram emot ett långsiktigt och givande samarbete med er 3. 2 Offererade priser Ramavtalsleverantören ombeds ange erbjudna priser, motsvarande i avropet preciserade villkor, i bilaga 2- Svårsmält för priser (delområde l). 3.3 Undertecknande av avropssvar ^Samtliga krav l denna inbjudan inklusive eventuell kompletterande information och förtydliganden som idelgetts under avropssvarstiden godkänns genom behörig företrädares underskrift. <0rt: Malmö Datum: 17^)4-05 ^Underskrift av behörig företrädare ^ Fredrik Rehnqvist MUIIer, anbudschef Bilagor Bilaga l - Svårsmält för priser (delområde l) Bilaga 2 - Mall för kontrakt Trygghetslarm och lamunottagning 2015, Ramavtal med projektnr 10285, Inbjudan all lämna amvpawiir 5(5) 78

tsklkommentuslnköpscentral Bilaga 2 - Svarsmall för priser Trygghetslarm och larmmottagning 2015 2016-12-22 l - Hela larmkedjan Anbudsgivare: TunstallAB Produkt - Antal larm n - Hela fannkedjan (hyra) st/mänad Totalt per månad Anbudspris: 1917446kr -FastlP-nät Okr Ok inus mervärde: - Mobilt IP-nat -Fan och Mobilt IP-nät Okr ok Okr Okr Resultat: 1917 446 kr TrygghptiteEpfon - med utbruten lamimottagnlng (hyra) -FastlP-nat Okr Ok - Mobilt IP-nät Ok Okr Fast och Mobilt IP-nät Ok Ok Antal månader for kontraktet '*' talpris por mähad Totalpris - Hyra produkter & larm mottagning (kontraktsperioden) Produkt - - Hela [armkedjan (köpj Pris per st Larmmottagning och kommunikation per månad och larm ok 1550 kr o Ygghetsteleton - Hela tarmkedjan med utbruten larmmottagnlng (köp) Mobilt IP-nät -Fast och Mobilt IP-nät Antal månader för kontraktet Totalpris - Kap produkter + larmmottagning (kontraktsperioden) Tillbehörslarm Pris per st Totalt l 1300 kr 1300 k l 1235 kr l 235 k s 2 250 kr U 250 k Passagelarm l 1750 kr 1750 k Fall-lann l 1000kr 1000 k Sensorlann 30 1750kr 52 500 k Mattlarm 311kr 911 k Rörelselami 1500 kr 1500kr Röstlarm 3500kr 3 500 kr Totalpris-Tillbehörslarm Produktrelaterade tjänster ~r^~, ~~"~' Pris per timme Totalt ing och support lefonsupport, kvällar och helger M Ska ej anges Ok service utöver Totalpris - Produktrelaterade tjänstei 1600 k Övriga priser (Ingår inte utvärderingen) Digitala tillsynsbesök Digitala läs Digitala medecinskåp Antal Pris per st Totalt 899kr 2000kr 4500kr B99kr Priset är per månad. 2 000 kr 4 50D kr Avser endast hårdvaran med en dörr. Kräver även licens och installation * Bruttoprislista på övrigt sortiment bifogas i anbudet. 79 ^

TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 12 september 2019 Vonau 58 Dnr VON 2019/12 Avtalsuppföljning 2019 Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna uppföljningen samt uppdra åt berörda verksamheter att inkomma med åtgärdsplaner i 2020 års verksamhetsplanering. Ärendebeskrivning Avtalsuppföljning har genomförts utifrån vård och omsorgsnämndens plan för 2019 på de båda avtalsområden, Byavången/Centrum och Valkyrian/Söder med Förenade Care AB. Uppföljningarna redovisas i separata rapporter. Årets prioriterade områden har haft fokus på verksamheternas egna kontroller av kvaliteten på av nämnden prioriterade områden. Egenregins verksamheter har inte omfattats av nämndens plan men motsvarande uppföljning har genomförts på Brinkehem, Norrevång, hemtjänst Brösarp och hemtjänst Västra. Detta ger egenregin samma förutsättningar som entreprenören att få en bild över eventuella kvalitetsbrister. Enhetschefer för egenregin har uppgett att de planerat in att under hösten arbeta fram lokala rutiner för den sociala dokumentationen och ta fram lokala rutiner för att verkställa uppdrag från myndigheten. Bifogas en illustrerad bild, en översikt av hur samtliga verksamheter arbetat med några av de prioriterade områden. Uppföljningen visar att utförarnas ansvar för den sociala journalföringen är ett område som behöver prioriteras. För avtalsområden är det främst kompletteringar som behöver göras men för egenregin återstår ett större arbete. Justerandes sign 80

TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 12 september 2019 58 forts Illustration av avtals- och verksamhetsuppföljning Av utförararens dokumentationen ska det framgå när insatsen påbörjats respektive avslutats. (SOSFS 2014 kap 6 2. SoL 11 kap.5 ). Granskning har gjorts av 10 journaler per område i hemtjänsten. På särskilt boende har samtliga som flyttat in under årets första sex månader granskats. Delvis uppfyllt innebär att flera men inte alla journaler uppfyller kraven. -När det gäller granskningsområdet området Följsamheten till basal omvårdnad så arbetar men mer eller mindre aktivt med kvalitetsregistret Senior Alert. På Byavången används det på alla boende som gett samtycke och följs också upp. På Valkyrian har uppföljningarna inte prioriterats. På de övriga boende saknas ett systematiskt arbetssätt. Medicinskt ansvarig sjuksköterska arbetar därför med en ny övergripande rutin. Justerandes sign 81