Uppföljning av avtal och överenskommelser. Navid Ghavami och Malin Wiklund Koncernstab beställning och produktionsstyrning av hälso- och sjukvård

Uppföljning av avtal och överenskommelser Navid Ghavami och Malin Wiklund Koncernstab beställning och produktionsstyrning av hälso- och sjukvård

Utvecklingsarbete 2018 och 2019 Utredning av förbättringsområden Beslut i HSS om att stärka uppföljningen Beslut i HSS om fortsatt inriktning på arbetet Implementering och vidareutveckling av uppdaterade processer Fortsatt utvecklingsarbete under 2019 8 februari 2018 Mars Juni 2018 Augusti 2018 2 Augusti December 2018 Januari 2019-

3 Ny tjänster Hälso- och sjukvårdsstyrelsen valde att tillsätta 10 nya tjänster tillsattes för att arbeta med uppföljning

Team som arbetar med uppföljning inom Koncernstab beställning och produktionsstyrning av hälso- och sjukvård Antal avtal/överenskommelser och omsättning per team, samt beskrivning av samverkan med andra delar av koncernkontoret Team som arbetar med uppföljning Andra delar av Koncernkontoret Team privata vårdgivare samverkansavtal 135 220 Team fördjupad uppföljning * Juridiskt stöd i uppföljningsarbetet 450 mkr Verksamheter enligt lagen om läkarvårdsersättning Verksamheter enligt lagen om ersättning för fysioterapi Fördjupad uppföljning inom samtliga områden Koncernavdelning ärendesamordning och kansli Regionjurister Primärvårdsenheten * Team Vårdval Vårdcentral 202 Team Vårdval Rehab 122 Enheter inom Vårdval Vårdcentral Enheter inom Vårdval Rehab Koncernavdelning data och analys Data & analys Stöd avseende datauttag och dataanalys 6 500 mkr 820 mkr Stöd i frågor om ersättning Specialistvårdsenheten Team privata vårdgivare LOU/IOP 20 20 10 HSS-avtal enligt lagen om offentlig upphandling HSN-avtal enligt lagen om offentlig upphandling Idéburna offentliga partnerskap Ersättningsgruppen Koncerninköp 570 mkr Koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi och inköp Samverkan avseende upphandlad vård * Teamet för fördjupad uppföljning har inget löpande ansvar för egna avtal. Not: Antal avtal och omsättning avser senast tillgängliga siffor per 2018-07-31. 4

5 Handbok för avtalsuppföljning inom hälso- och sjukvården En grupp bestående av en till två representanter ifrån varje berört team på Koncernstaben jobbade under sommaren och hösten 2018 med att ta fram Handbok för avtalsuppföljning inom hälso- och sjukvården - ett stöd för Västra Götalandsregionens handläggare. Under arbetets gång pågick ett intensivt förankringsarbete i teamen och i chefsgruppen. Handboken fastställdes sedan i december 2018 av Koncernstabens chefsgrupp.

Syftet med uppföljningsarbetet i Västra Götalandsregionen är att säkerställa en god vård utifrån invånarnas behov, att säkerställa att vårdgivare levererar i enlighet med avtal, förordning och lag samt att vårdgivare ersätts på ett korrekt sätt. För att kunna uppnå det övergripande syftet behöver uppföljningen bedrivas på ett effektivt sätt. 6

7 Syftet med Uppföljningshandboken är att bidra till en ändamålsenlig och effektiv avtalsuppföljning i Västra Götalandsregionen. Genom tydliga och enhetliga arbetssätt ökar den samlade kvaliteten och effektiviteten i uppföljningsarbetet. Målet är att handboken ska leda till: Ökad likvärdighet i bedömningar, både inom och mellan teamen Ökad effektivitet i arbetet, genom användande av genomarbetade och fastställda rutiner Frigjord tid för mer kvalificerat uppföljningsarbete Ökad tydlighet kring roller och beslutsmandat i uppföljningsarbetet Stärkt objektivitet, saklighet och opartiskhet i uppföljningsarbetet

Exempel på innehåll i handboken 8

Beslutsstöd för verksamhetsbedömning enligt trafikljussystem Beslutsstödet utgår från ett trafikljussystem där en vårdgivare bedöms vara; röd om allvarliga avvikelser förekommer eller i närtid har förekommit gul om avvikelser förekommer eller i närtid har förekommit grön om det inte föreligger några/endast mindre avvikelser eller indikationer om avvikelser Kriterier Större avvikelser förekommer eller har i närtid förekommit i verksamheten Starka indikationer om avvikelser på flera områden, eller indikationer om allvarliga avvikelser i verksamheten Andra omständigheter som ger skäl att ifrågasätta avtalsrelationen (exempelvis misstanke om brottslighet) Frekvens/omfattning Tät, riktad uppföljning efter behov Innebär i regel minst ett fysiskt möte Under ett givet år genomförs dessa uppföljningsbesök först Syfte Säkerställa att avvikelser inte blir värre eller sprider sig till fler områden Upptäcka huruvida avvikelser blir värre Säkerställa att avvikelser åtgärdas Skapa underlag avseende huruvida avtalsrelationen bör fortgå Avvikelser förekommer eller har i närtid förekommit i verksamheten Indikationer om avvikelser i verksamheten Andra omständigheter som kräver uppföljning (exempelvis obetalda skatteskulder, avvikelser i andra verksamheter i samma koncern) Inga/mindre avvikelser eller indikationer om avvikelser Inga avvikelser i närtid Inga/endast mindre indikationer om avvikelser Uppföljningsmöten planeras i den utsträckning det behövs för att säkerställa att avvikelser åtgärdas Mötet kan genomföras fysiskt hos vårdgivaren, genom Skype/telefon eller i Koncernkontorets lokaler Enklare uppföljning med längre tidsintervall Inledningsvis administrativ uppföljning av enklare karaktär Stödja arbetet med att åtgärda avvikelser Följa utvecklingen i att åtgärda avvikelser Bevaka avvikelserisk inom närliggande områden Arbeta mot en mer lärande/stödjande uppföljning Proaktivt syfte för att bevara en god avtalsrelation i framtiden Ta del av vårdgivarnas förbättringsförslag och goda exempel 9

10 Eskaleringstrappa för hantering av avvikelse När en avvikelse uppkommit/bekräftats är det viktigt att denna hanteras snabbt och korrekt Eskaleringstrappan nedan beskriver i vilken ordning åtgärder genomförs för att hantera en avvikelse Eskaleringstrappan har flera syften: säkerställa att avvikelser åtgärdas på snabbast och enklast möjliga sätt (i de fall en avvikelse kan avhjälpas genom dialog med verksamheten bör detta göras) säkerställs att åtgärder görs i rätt ordning, vilket är nödvändigt för att ekonomiska sanktioner och rättsliga åtgärder ska kunna genomföras på ett korrekt sätt Varje steg i hanteringen av en avvikelse ska dokumenteras 3 2a 2b 1 0 Åtgärdsstrategi r Normal nivå Avvikelse Dialogbaserad avvikelsehantering Begäran om handlingsplan Avvikelsen kvarstår efter avvikelsehantering Uppföljning av handlingsplan Handlingsplan har inte avhjälpt avvikelsen

11 Förteckning av åtgärder efter granskning Mandat för att fatta beslut om en åtgärd kan ägas av dels teamet, dels chefen och dels Hälso- och sjukvårdsstyrelsen (HSS) eller avtalsansvarig Hälso- och sjukvårdsnämnd (HSN). Utöver detta kan det finnas särskilda rutiner att följa när en viss åtgärd sätts in. Mandat att fatta beslut om åtgärd Koncernstab Team Chef Medicinsk rådgivare Åtgärd Handlingsplan Återkrav Anmodan Polisanmälan Anmälan till IVO Kommentar Handlingsplan följs upp, vid behov görs bedömning av ny åtgärd Konsultation med fördjupad uppföljning, juridik och övriga berörda till exempel chefer, ekonomi och inköp Skickas i samråd med juridisk personal Ersättningsgruppen hanterar vårdval, i övrigt i samråd med Ekonomi och Inköp Skickas i samråd med juridisk personal Diskussion med fördjupad uppföljning, juridik och till exempel chefer, Ekonomi och Inköp Anmodansbrev återrapporteras till presidium i HSS, alternativt HSN Om det i granskningen framkommer att brott kan ha begåtts, sker polisanmälan Beslut fattas av chef, i samråd med juridisk personal Inspektionen för vård och omsorg (IVO) tar emot anmälningar avseende legitimerad hälsooch sjukvårdspersonal som kan vara en fara för patientsäkerheten HSS/ HSN Vite/Ekonomisk sanktion Hävning Koncernstaben stödjer vid genomförandet och bevakar ärendet

12 Gemensamma och teamspecifika mallar Exempel på gemensam mall är Förfrågan om överlämning till fördjupad uppföljning Exempel på teamspecifik mall är: Handlingsplan (från Vårdval Rehab): Handlingsplan för [vårdgivarens namn] Vårdgivarens namn: fyll i här Uppgiftslämnare: fyll i här Kontaktperson fyll i här Medicinskt ansvarig: fyll i här Datum: fyll i här Vilka åtgärder kommer att vidtas för att komma till rätta med de brister som Västra Götalandsregionen har påtalat? Beskriv åtgärder här Hur lång tid uppskattar ni att det kommer att ta att åtgärda bristerna? Beskriv tidsplan och tidsförhållanden här Vem i organisationen är ansvarig för att de angivna åtgärderna vidtas? Beskriv vem som är ansvarig för åtgärderna här Förfrågan om överlämning till fördjupad uppföljning (sida 1 av 2) Om ärende kommer från team för löpande uppföljning, är förfrågan/ärendet avstämt med teamledaren? (JA krävs) JA NEJ Om ärende kommer från övriga (tjänstemän/politik/patientnämnd etc.), har teamet för den löpande uppföljningen underrättats? JA NEJ Bakgrund och förutsättningar Vad rör ärendet? Beskriv kortfattat ärendet/avtalsområdet: Vilken dokumentation/bevis finns sedan tidigare? Behov, omfattning och syfte Vilken/vilka frågeställningar/hypoteser behöver utredas? Utifrån AKUA:s prioriteringsramverk, vilken bedömning gör ni avseende följande dimensioner (låg-mellan-hög): 1.Risk 2.Väsentlighet 3.Möjligheter till åtgärder/sanktioner 4.Förväntade systemeffekter 5.Möjligheter att genomföra uppföljningen

13 Kvartalsvis återrapportering till HSS och HSN angående uppföljningen Kvartal 1 Kvartal 2 Kvartal 3 Kvartal 4 Januari - Mars 1 April - Juni 2 Juli - September 3 Januari - December 4 Återrapportering till hälso- och sjukvårdsstyrelsen (HSS) och de fem hälso- och sjukvårdsnämnderna sker skriftligt avseende kvartal 1, 2 och 3. Återrapporteringen avseende helår sker både muntligt och skriftligt.

14 Samlad återrapportering till uppdragsgivare Översikt Löpande och fördjupad uppföljning, kvartalsvis Beskriver kort respektive avtalsområde, hur många avtal/överenskommelser som följts upp, samt hur många åtgärder som vidtagits. Sammanfattning av resultat Löpande och fördjupad uppföljning, endast helår Beskriver det övergripande resultatet av årets uppföljning, i fråga om genomförda uppföljningar, resultat av handlingsplaner och andra åtgärder, samt ärenden överlämnade till fördjupad uppföljning Uppföljning per nämnd Detaljbeskrivning av resultat Löpande uppföljning, kvartalsvis Vårdval Rehab och Vårdval Vårdcentral: kvartalsvis LOU: endast helår Sammanfattar uppföljningen på nämndnivå, exempelvis avseende hur många vårdgivare som följts upp, vad resultatet har blivit och om antalet vårdgivare i nämndområdet förändrats Beskrivning av resultat för enskilda verksamheter och avtal, exempelvis i fråga om handlingsplaner, åtgärder och status

15 Översikt avseende fördjupad uppföljning Avser perioden: 190401-190628 Upprättad: 190628 Fördjupad uppföljning innebär en kompletterande kontroll som sker på förekommen anledning i de fall där indikationer på brister i fråga om patientsäkerhet, kvalitet, följsamhet till avtal eller korrekt ersättning uppfattats vid den löpande uppföljningen eller har kommit till Västra Götalandsregionens kännedom på annat sätt. 11 pågående ärenden 2 pågående temagranskningar Inget ärende avslutat under perioden Fortsatt arbete med att etablera kontakt med lokala nätverk om fusk och oegentligheter samt samarbetskontakter med andra myndigheter. Fortsatt arbete med att etablera samarbete med team inom Stockholms läns Landsting som arbetar med fördjupade uppföljningar som syftar till kunskaps- och erfarenhetsutbyte. De pågående enskilda granskningsärendena fördelas enligt följande: o Vårdval Vårdcentral 3 ärenden o Lag om offentlig upphandling, LOU 1 ärende o Lag om Läkarvårdsersättning 4 ärenden. o Lag om ersättning fysioterapi 1 ärende. 2 tidigare påbörjade ärenden överflyttades till temagranskning om mångbesökare. o Dessutom finns 2 äldre ärende där rättsprocesser pågår/ kvarstår. 3 ärenden på väntelista Ett avtal inom Vårdval vårdcentral avslutades. Frågeställningar om ekonomiska regleringar, konkursförvaltning med mera pågår. En större temagranskning (ACG) pågår. Dialogmöten har genomförts, 4600 journaler granskas via konsulter. Slutrapport beräknas juni 2019. En större temagranskning påbörjad gällande mångbesökare inom Lag om ersättning för fysioterapi samt Vårdval rehab.

LOF-avtal: Översikt Avser perioden: 190401-190628 Upprättad: 190628 Uppföljningen av fysioterapeuter som är verksamma enligt Lag (1993:1652) om ersättning för fysioterapi (LOF) samt den förordning som hör till denna lag. 22 uppföljda avtal 4 påbörjade åtgärder 217 avtal vid periodens början 217 avtal vid periodens slut Alla vårdgivare har granskats löpande utifrån månadsvis rapporterat underlag som ligger till grund för utbetalning av fysioterapiersättning. Dialogmöte har genomförts med fyra nyetablerade fysioterapeuter. Främsta syftet med detta besök var att proaktivt arbeta med avtalsrelationen, gå igenom statistik och skapa förutsättningar för god avtalsföljsamhet. Löpande uppföljningsmöten har genomförts med 18 fysioterapeuter. Av 22 uppföljda avtal har fyra resulterat i begäran om handlingsplan. Granskningar av en handlingsplan från tidigare uppföljningsperiod har genomförts och godkänts. Uppföljning av resultat sker under Q3 och Q4. Temagranskning "Patienter med regelbunden och återkommande kontakt under längre tidsperiod" pågår. Uppföljningsbesök är bokade/bokas under Q3. Fem fysioterapeuter med avvikande mönster prioriteras för uppföljningsbesök under Q3. 14 fysioterapeuter har lämnats över till teamet för fördjupad uppföljning för journalgranskning. Temagranskning "Heltidskrav" har påbörjats. Fysioterapeuter som inte uppfyller heltidskravet har identifierats och kommer att kontaktas under Q3. Fysisk tillgänglighet har följts upp vid alla uppföljningsbesök. Den fysiska tillgängligheten är över lag god och vid brister uppmanas vårdgivaren att vidta skäliga åtgärder. 16

Vårdval Rehab: Sammanfattning av resultat Avser perioden: Helår 2018 Specifikation av avtalsuppföljningen 112 uppföljda avtal Uppföljning har genomförts i enlighet med antagen uppföljningsplan. Sammanfattningsvis ses stor följsamhet till Krav- och Kvalitetsboken 2018 inom de områden uppföljningen avser. Se detaljredovisning. Dialogmöte har genomförts med åtta (8) nystartade enheter. Samtliga enheter bedöms vara igång med uppdrag enligt krav. 18 handlingsplaner Handlingsplan har begärts in för 18 rehabenheter. Identifierade brister avser främst punkterna bemanning och kompetens (kap 2.5 samt 2.6, tillgänglighet 2.4,) bristande följsamhet till tillgänglighetskrav avseende lokaler (3.12 i Krav- och kvalitetsboken) Åtgärder är genomförda och uppföljda för fyra (4) enheter, övriga pågår och kommer att följas upp enligt plan. 0 åtgärder utöver handlingsplan Övrigt I två (2) fall har ärenden lämnats över till team för fördjupad uppföljning för ställningstagande om en fördjupad granskning. I båda fallen finns indikationer på att fysioterapeutisk behandling utförs av arbetsterapeut. Flera enheterna lyfter svårighet att rekrytera arbetsterapeuter och fysioterapeuter. 18

LOU-avtal: Uppföljning per nämnd Avser perioden: 190401-190628 Upprättad: 190628 HSN G 15 avtal 13 avtal har följts upp under kvartal 2 och avtalen bedöms överlag vara välfungerande. I 2 fall har en dialogbaserad avvikelsehantering startats. Det ena fallet gäller kompetensbrist som påverkat produktion under en kortare tid och det andra avser tillgänglighetsbrister. HSN N 2 avtal 2 avtal har följts upp under kvartal 2 och avtalen bedöms överlag vara välfungerande HSN S 2 avtal Inga avtal har följts upp under kvartal 2. HSN V 3 avtal 3 avtal har följts upp under kvartal 2 och avtalen bedöms överlag vara välfungerande. HSN Ö 6 avtal 4 avtal har följts upp under kvartal 2 och avtalen bedöms överlag vara välfungerande 20

22 Vårdval vårdcentral: Detaljbeskrivning av resultat, HSNG Avser perioden: 190401-190628 Upprättad: 190628 Avtalspart Typ av uppföljning Resultat Typ av avvikelse Ytterligare avvikelse Vårdcentral A Ordinarie uppföljning Normal nivå Vårdcentral B Indikationsbaserad Dialogbaserad avvikelsehantering Vårdcentral C Indikationsbaserad Dialogbaserad avvikelsehantering Vårdcentral D Ordinarie uppföljning Normal nivå Vårdcentral E Ordinarie uppföljning Normal nivå Vårdcentral F Ordinarie uppföljning Normal nivå Vårdcentral G Ordinarie uppföljning Normal nivå Vårdcentral H Ordinarie uppföljning Normal nivå Vårdcentral I Indikationsbaserad Dialogbaserad avvikelsehantering Vårdcentral J Ordinarie uppföljning Normal Vårdcentral K Ordinarie uppföljning Normal Indikationsbaserad avvikelsehantering Indikationsbaserad avvikelsehantering Indikationsbaserad avvikelsehantering Ekonomiska svårigheter Kompetens och bemanning Ekonomiska svårigheter

Process för uppdatering av handboken Kommentarer Tid Teamen Ger återkoppling enligt formulär på s. 92 Sker löpande under året Handboksansvariga* Sammanställer inkommen feedback. Handboksansvariga Teamen Handboksansvariga utarbetar förslag på ändringar. Vid behov kan stöd hämtas från arbetsgruppen. 3-6 månader innan giltighetstiden för handboken löper ut Chefsgruppen Vid behov skickas ändringar på remiss Handbok fastställs senast vid sista giltighetsdatum Teamen Den nya handboken går ut till teamen Senast vid sista giltighetsdatum 23 *Två personer som avsätter 10% av sin arbetstid för uppdraget

Malin Wiklund malin.wiklund@vgregion.se Navid Ghavami navid.ghavami@vgregion.se

Om du önskar ta del av handboken maila Anna Lundberg anna.lundberg@vgregion.se