PROTOKOLL Plats och tid 2019-02-25, Visten 1 klockan 14:00-16:00 Avser paragrafer 8-20 ande Marian Gustavsson (S) 1:e vice ordförande Mattias Op De Weegh (M) 2:e vice ordförande Anders Norbäck (S) Ledamot Irma Heikkinen (C) Ledamot Tjänstgörande ersättare Ej tjänstgörande ersättare Övriga Utses att justera Anette Nilsson (S) för Gert Björnvall (S) Lars Edgren (C) för Henrik Larsson (M) Ellinor Forssten (SD) för Fredric Söderberg (SD) Per Asplund (S) Peter Lingman (KB) Reem Abdul Sattar (S) Gunilla Andersson-Gärds (Enhetschef vuxenutbildningen) Henrica Liljenzin (Enhetschef IFO) Martina Stockedahl (Sekreterare) Pär Skog (Kvalitetssamordnare) Anders Norbäck (S) Justeringens plats och tid Kommunhuset 2019-02-25 Underskrifter Sekreterare... Martina Stockedahl Ordförande... Marian Gustavsson (S) Justerande... Anders Norbäck (S)
PROTOKOLL Nämnd/Styrelse Sammanträdesdatum 2019-02-25 Datum för anslags uppsättande 2019-02-26 Datum för anslags nedtagande 2019-03-19 Förvaringsplats för protokollet Underskrift ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Lärande och arbetsnämnden Kommunhuset... Martina Stockedahl
3(15) 8 Upprop och val av justerare (majoriteten) - till justerare välja Anders Norbäck (S) - protokollet justeras 2019-02-25 et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
4(15) 9 Pärmredovisning (delegationsbeslut, domar, kännedomsärenden) - Godkänna redovisningen 1. Anmälan av delegationsbeslut - Beviljade och ej beviljade ansökningar om bistånd januari 2019 2. tagna av ordförande - Placeringsbeslut 3. Särskilt utskott - 2019-01-18-2019-01-29 - 2019-02-08 4. Anmälan av domar - Mål nr 4065-18 - Mål nr 6081-18 - Mål nr 5579-18 - Mål nr 104-19 - Mål nr 104-19 5. Ärenden för kännedom - Överenskommelse om idéburet offentligt partnerskap gällande integration av utrikesfödda i Forshaga kommun - Tjänstemannayttrande, Yttrande över revisionsrapport om uppföljning och aktiva åtgärder för effektiv målstyrning -Tjänstemannayttrande, Yttrande över revisionsrapport om granskning av kommunens arbete att vara en attraktiv arbetsgivare. 6 Ej verkställda beslut et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
5(15) 10 LAN - Muntlig information 2019 LAN 2019/1 - Godkänna informationen 1. Verksamhetsinformation - Kommunens arbete inom PRIO-satsningen för psykisk ohälsa 2. Ekonomi - Bokslut 2018 - Uppföljning av intern kontroll 2018 3. Personal och Organisation - Bemanning inom IFO, vuxengruppen - Bemanning inom AME, administration - Stödresurs inom vuxenutbildningen - från myndigheten för yrkeshögskolan, två nya utbildningar till Forshaga 3. Klagomål och synpunkter - Svar på revisionen av förvaltningens arbete med individstöd för egenförsörjning - av skolinspektionen, huvudmannatillsyn vuxenutbildningen - Granskning av verksamhetens arbete med hållbarhet - Granskning av förvaltning arbete med GDPR 4. Övrigt - Verksamhetsberättelser från enheterna i förvaltningen på sammanträde i mars - IOP-Avtal med Röda Korset et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
6(15) 11 Bokslut 2018 LAN 2019/14 - godkänna underlag inför bokslut 2018. Lärande och arbetsnämnden redovisar per 2018-21-31 ett överskridande i förhållande till budget, - 2 161,4 tkr. Förvaltningsövergripande finns ett positivt resultat med + 1 329 tkr. En heltidstjänst och ett avtal om tjänsteköp har avslutats. Ytterligare en tjänst har varit vakant under året, vilket tillsammans med återhållsamhet av utvecklingsmedel bidrar till plusresultatet. IFO redovisar den största negativa avvikelsen med 7 296,3 tkr. Behov av konsultbemanning samt höga kostnader för institutionsvård inkl. skyddat boende (- 4 627,8 tkr) har orsakat överskridandet. I år ryms inte kostnaderna för ekonomiskt bistånd inom budget, utan överskrids med -1 312,6 tkr. Överskridandet är täckt med migrationsmedel, då vi har flera som lämnar etableringen. Vuxenutbildningen har ett plusresultat 1 764,2. Sjukfrånvaro och högre intäkter än beräknat har bidragit till det positiva resultatet. AME går bättre än budget + 135,4. Något högre intäkter gällande lönebidrag har gett positiv effekt i verksamheten. Migrationscenter har upphört och 1 906,3 tkr har således inte förbrukats. Enheten för integration ryms inom given budgetram. Mottagande av ensamkommande barn har tillförts 6 894 tkr av tidigare migrationsmedel och ryms därmed inom ram. Inför 2019 har HVB och stödboende avvecklats, varvid verksamheten inte behöver tillföras kommunala medel. sunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse, 2019-02-15 Årssammanställning Lärande och arbete 2018 et skickas för verkställighet till: Ekonomikontoret et skickas för kännedom till:
7(15) 12 Slutredovisning av investering 2018 och begäran ombudgetering till 2019 LAN 2019/18 - godkänna slutredovisade investeringar 2018 och framställa om att återstående investeringsmedel förs med till 2019 i enlighet med upprättat förslag. Förvaltningsekonom Niclas Haag har upprättat en förteckning över investeringar inom nämndens ansvarsområde under 2018. Investering har gjorts gällande IFO:s nya lokaler på Forsen. Fortfarande återstår anpassningsarbete med lokalen, bl.a. personalingång och larm. Även på Lärcenter och AME kvarstår investeringsbehov, varvid återstående medel behöver föras med till 2019. Gällande återstående medel till gräsklippare skall dessa medel flyttas till tekniska som övertar verksamhetsansvaret från 2019. sunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse, 2019-02-15 Årsredovisning investering 2018 Begäran om ombudgetering investering 2018-2019 et skickas för verkställighet till: Förvaltningsekonom Niclas Haag Ekonomikontoret et skickas för kännedom till:
8(15) 13 Verksamhetsberättelse 2018 LAN 2019/17 - godkänna upprättad verksamhetsberättelse för Lärande och arbete 2018 Förvaltningen för Lärande och arbete har upprättat en verksamhetsberättelse för nämndens ansvarsområde 2017. Av verksamhetsberättelsen framgår viktiga händelser, måluppfyllelse och ekonomiskt utfall för året. sunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse, 2019-02-15 Verksamhetsberättelse LAN 2018 et skickas för verkställighet till: Enhetschefer och rektor inom Lärande och arbetsnämnden et skickas för kännedom till: Ekonomikontoret
9(15) 14 Uppföljning av internkontroll 2018 LAN 2018/26 - godkänna redovisning av intern kontroll inom Lärande och arbete för verksamhetsåret 2018 I samband med årsbokslut och upprättande av intern kontrollplan för 2019 har 2018 års intern kontroll plan följts upp. Uppföljning omfattar både kontrollmoment och vidtagna åtgärder under året. Den sammantagna bedömningen är att den interna kontrollen fungerat bra under året och åtgärder har vidtagits i enlighet med plan sunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse, 2018-02-15 Uppföljning kontrollmoment 2018 Uppföljning av åtgärder 2018 et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till: Ekonmikontoret
10(15) 15 Bemanning inom IFO 2019 LAN 2019/15 - godkänna visstidsanställning inom IFO under perioden 2019-04-01 till 2020-03-31, i syfte att säkerställa kontinuitet och god arbetsmiljö i verksamheten. Individ- och familjeomsorgen har under flera års tid haft svårigheter att täcka samtliga tjänster med behörig personal. Inom Barn- och familjegruppen har konsultbemanning behövt användas för att säkerställa bemanning och kvalitet i verksamheten. Vuxengruppen har i dag flera tjänster vakanta på del av tid p.g.a. sjukskrivningar. Bemanningen har lösts genom att använda socionomstuderande på timtid, men det har inte täckt all vakant tid. IFO-chefen har kunnat rekrytera en erfaren socionom som har tackat ja till visstidsanställning under ett år. Genom denna åtgärd skapas kontinuitet i verksamheten, säkerställer bemanning och god arbetsmiljö. Då anställningen kan användas för bemanningsbehov inom hela IFO:s verksamhetsområde och timvikarier kan minskas går det idag inte att fastställa om anställningen kommer att generera en överkostnad på helårsbasis. Verksamhetens bedömning är att anställningen behövs för att undvika ytterligare överkostnader som kan tillkomma av nuvarande bemanningssituation. sunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse, 2019-02-15 Enhetschef Henrica Liljenzins tjänstemannayttrande, 2019-02-13 et skickas för verkställighet till: Enhetschef Henrica Liljenzin et skickas för kännedom till: Förvaltningsekonom Niclas Haag
11(15) 16 Bemanning inom AME 2019 LAN 2019/16 - godkänna förstärkning inom AME:s administration under sex månader, i enlighet med upprättat yttrande från enhetschef Marie Anttonen-Ekelund. Arbetsmarknadsenheten (AME) har i personalbudget en administrativ tjänst om 100%. Tjänsten är en nyckelfunktion i enhetens arbete med bl.a. faktura- och dokumenthantering, samt tillhandahålla administrativ service till Klarälvdalens samordningsförbund. Under 2018 har inte tjänsten varit fullt ut bemannad, vilket innebär att en förstärkning krävs för att komma i kapp med arbetsuppgifter som inte kunnat utföras. Genom förstärkningen säkerställer man en bra återgång i tjänst för ordinarie befattningshavare samt säkerställer att enhetschefens ledningsuppgifter inte står tillbaka p.g.a. administration. Enheten har i uppdrag att hantera anställningen inom given budgetram för året. sunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse, 2019-02-15 Enhetschef Marie Anttonen Ekelunds tjänstemannayttrande, 2019-02-13 et skickas för verkställighet till: Enhetschef Marie Anttonen Ekelund et skickas för kännedom till: Förvaltningsekonom Niclas Haag
12(15) 17 Granskning av nämnden insatser för vuxnas individutveckling mot en egen försörjning LAN 2018/107 - godkänna upprättat yttrande PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Forshaga kommun genomfört en granskning av kommunens insatser kring vuxnas individutveckling mot egenförsörjning. Revisionens samlade bedömning är att Lärande och arbetsnämnden delvis säkerställer en ändamålsenlig styrning och lämnar ett antal rekommendationer till åtgärder. I det upprättade yttrandet framgår hur nämnden och förvaltningen kommer att arbeta vidare utifrån lämnade rekommendationer. sunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse, 2019-02-15 Förvaltningschef Monica Hammars tjänstemannayttrande, 2019-02-15 et skickas för verkställighet till: Förvaltningschef Monica Hammar Enhetschefer och rektor inom Lärande och arbete et skickas för kännedom till:
13(15) 18 Sekretesss - et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
14(15) 19 Sekretess - Övervägande vistelseort - et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
15(15) 20 Sekretess - Barnbidrag - et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till: