FGS Ärendehantering Förvaltningsgemensam specifikation (FGS) för leveranstypen Ärendehantering
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 1(40) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING...3 1.1 LÄSANVISNING...3 1.2 MÅLGRUPP...3 1.3 LEVERABLER...3 1.4 REFERENSER...4 1.5 KONVENTIONER...4 2. ÖVERSIKT...5 2.1 TERMER...5 2.2 OMFATTNING OCH AVGRÄNSNINGAR...5 2.2.1 FGS Ärendehantering avser uttag och leverans av leveranstypen Ärendehantering...5 2.3 MAPPNING MELLAN VERKSAMHETSSYSTEM OCH LEVERANSSPECIFIKATION...6 3. XML-SPECIFIKATION...8 4. BESKRIVN ELEMENT LEVERANSOBJEKT...10 4.1 BESKRIVN ARKIVBILDARSTRUKTUR OCH ARKIVBILDARE...12 4.1.1 Beskrivning av Arkivbildare...12 4.2 VERKSAMHETSBASERAD ARKIVREDOVISNING...13 5. BESKRIVN ARKIVOBJEKTLISTA OCH ARKIVOBJEKT...15 5.1 INFORMATION OM ÄRENDE...15 5.2 INFORMATION OM HANDLING...23 5.3 BESKRIVN ÅTERKOMMANDE TYPE-ELEMENT...29 5.3.1 BESKRIVN AGENT...29 5.3.2 BESKRIVN BILAGA...30 5.3.3 BESKRIVN EGET ELEMENT...32 5.3.3.1 Exempel på användande av EgetElement enligt exemplevärden i tabellen...33 5.3.3.2 Exempel på användande av EgetElement innehållande nästlade EgetElement...34 5.3.4 BESKRIVNING GALLRING...34 5.3.5 BESKRIVN PERSON/ORGANISATION...35 5.3.6 BESKRIVN RESTRIKTION...37 5.3.7 BESKRIVN XML DATA...38 5.4 BESKRIVN RELATIONSVÄRDEN...39 5.4.1 BESKRIVN ÄRENDERELATION VÄRDELISTA...39 5.4.2 BESKRIVN HANDLINGSRELATION VÄRDELISTA...39
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 2(40) ÄNDRINGSLOGG Version Datum Namn Beskrivning 0.1 2012-11-20 Karin Bredenberg, Elin Jonsson Första version 0.11 2012-11-23 Mats Berggren Element tillagda. 0.2 2012-11-26 Karin Bredenberg Utkast för remiss inom projektet eard 1.0 2013-01-14 Karin Bredenberg Publicerad version
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 3(40) 1. INLEDNING För en utförlig beskrivning av bakgrund och utgångspunkter hänvisas till följande dokument: Delrapport DP3 FGS för leveranstypen ärendehantering. Slutrapport DP 5 Metadata och e-tjänster för ediarium - Förvaltningsgemensamma specifikationer (eard - FGS), (2012-07-04, Dnr RA 13-2011/5329): o Bilaga 1 Nivåer och generella metadata i FGS för e-diarium o Bilaga 2 Nivåer i FGS för e-diarium o Bilaga 3 Sammanfattande beskrivning av MoReq 2010 o Bilaga 4 Systeminventering DP5 o Bilaga 5 Jfr system-metadata och kontextuell metadata för ärendehantering Det för projektet överordnade dokumentet Översiktlig beskrivning av eard 1.1 LÄSANVISNING De anvisningar som finns gällande hur man pekar ut ärendehanterings information i ett leveranspaket återfinns i FGS för paketstruktur för e-arkiv. De dataelement som definierats beskrivs i kapitel 4 ELEMENT LEVERANSOBJEKT och 5 ARKIVOBJEKTLISTA OCH ARKIVOBJEKT. I det tillhörande XML-schemat samt medföljande exempel definieras samtliga dataelement för utbytesformatet. Dessa tillhörande XML och XML-schema dokument går att nå via länkar från http://www.riksarkivet.se/e-arkiv 1.2 MÅLGRUPP Målgrupper för denna FGS är: Statliga myndigheter Kommuner och landsting Kommersiella aktörer som utvecklar och tillhandahåller produkter och tjänster för ärendehanteringssystem 1.3 LEVERABLER Leverablerna för denna FGS är: Denna specifikation med bilagor XML schema
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 4(40) 1.4 REFERENSER Denna FGS är framtagen med hjälp av följade standarder och specifikationer: Befintliga svenska tillämpningar e-delegationens betänkande MoReq2 MoReq2010 ISO 15489-serien ISO 23081 serien E-Dok från Toppledarforum SÄHKE2 NOARK5 NSW, Australien ICA Reqs (ICA Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems), ISO 16175-1-3:2010 UAM, Estland Denna FGS uppfyller kraven enligt: ISO 15489-serien ISO 23081 serien Denna FGS är i första hand baserad på: Befintliga svenska tillämpningar MoReq2010 1.5 KONVENTIONER Denna FGS följer språkbruket i Internet Engineering Task Force (IETF) Request for Comments (RFC) 2119.11. 1 1 http://www.ietf.org/rfc/rfc2119.txt
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 5(40) 2. ÖVERSIKT 2.1 TERMER I denna FSG används de termer och begrepp som definierats i den begreppslista som tagits fram inom eard-projektet. 2 2.2 OMFATTNING OCH AVGRÄNSNINGAR Denna FGS är en beskrivning av leveranstypen Ärendehantering. Denna FGS beskriver och specificerar innehåll samt struktur gällande leveranstypen Ärendehantering. Denna FGS tillsammans med FGS för paketstruktur för e-arkiv specificerar ett helt leveranspaket gällande leveranstypen Ärendehantering. Huvuddelen av specifikationen avser metadata som behövs för att kunna återsöka information och samla eller knyta ihop (aggregera) information från olika typer av ärendehanteringssystem. Med ärendehanteringssystem avses informationssystem där information primärt är strukturerad efter tillhörighet till ärende eller fråga som hanteras inom myndigheten. Med ärende avses avgränsad fråga som tas upp till formell behandling. Det ska vara möjligt att hitta information, handlingar och ärenden oberoende av vilken produkt eller tjänst som används i verksamheten. FGS:en omfattar därför uppgifter om registrerade handlingar oavsett vilket verksamhetssystem, ärendehanteringssystem eller diarium som hanterar uppgifter om registrerade handlingar (diarieinformation). Denna FGS tar endast upp de uppgifter som registreras och specificerar inte de meddelanden eller dokument (fulltextfiler) som hanteras i ärendesystemet. Den specificerar inte heller metadata för att hantera verksamhetsspecifikt information som till exempel fastighetsdata i ett ärendehanteringssystem som hanterar fastigheter som handläggningsobjekt. Det finns dock möjlighet att använda egen definierade element enligt kapitel 5.3.3 EGET ELEMENT vilket medför att denna art av information kan ingå i leveransen. 2.2.1 FGS Ärendehantering avser uttag och leverans av leveranstypen Ärendehantering Denna FGS behandlar endast de tekniska aspekterna av att leverera ärendeinformation till e-arkiv. Denna FGS avser inte att definiera metoder för uttag ur ett ärendehanteringssystem utan definierar metadata som levereras via ett uttag. Denna FGS definierar inte heller funktioner hos ett ärendehanteringssystem, exempelvis funktioner för registrering av ett ärende eller en handling. Innan överföring av information från ett verksamhetssystem till ett e-arkiv kan ske så krävs ett förarbete i form av ett leveransprojekt och en leveransöverenskommelse. Denna FGS 2 Begreppslistan går att nå via http://www.riksarkivet.se/e-arkiv
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 6(40) behandlar inte denna administrativa process eller hur informationen ska presenteras för återsökning i e-arkiv. Hur relationerna mellan FGS för leveranstypen ärendehantering och FGS för paketstruktur för e-arkiv ser ut. 2.3 MAPPNING MELLAN VERKSAMHETSSYSTEM OCH LEVERANSSPECIFIKATION I samband med en leverans från ett specifikt verksamhetssystem måste en mappning ske mellan det aktuella verksamhetssystemets dataelement och de dataelement som definierats i leveransspecifikationen för den aktuella leveranstypen. Denna mappning är ett nödvändigt steg vid leverans till ett e-arkiv.
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 7(40) Mappningsproblematiken kommer att minska vartefter det vid nyutveckling och kravställning vid inköp och tjänster av ärendehanteringssystem tas hänsyn till FGS:en. Dock kvarstår kravet att mappningen alltid behöver kontrolleras.
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 8(40) 3. XML-specifikation För att kunna validera, lagra och söka arkiverad information på ett enhetligt sätt har ett XML-schema definierats, vilket leveranser av digital information till e-arkiv skall ske enligt. Schematekniskt är schemat är uppbyggt med hjälp av konstruktionen att skapa egendefinierade återanvändningsbara typer i komplement till de inbyggda typer som redan finns. En typ kan närmast beskrivas med att man samlar de element och attribut man vill återanvända och sparar dessa som en egen typ. När man skapar ett element anger man i elementet att det använder den egendefinierade typen och elementet får då typens alla element och attribut. Ett antal av dessa typer beskrivs längre fram i detta dokument. En bild av de ingående objekten i leveranstypen. Arkivobjektet är det objekt som ska arkiveras, "Information Object" enligt OAIS 3 -standarden. Arkivobjektet har i denna specifikation för leveranstypen ärendehantering två nivåer: uppgifter om ärende på den övre nivån och uppgifter om handling på den undre nivån. Arkivobjektet har metadata (element/attribut) på båda nivåerna och kan ha innehåll (fil i arkivformat eller xml-data) på båda nivåerna. I beskrivningen av element och attribut används ett gemensamt tabellformat med följande rubriker: Förklaring till rubriker Element/attributnamn: E/A: Anger det namn som används i schemat för element eller attribut. (se WWW Consortium http://www.w3.org/) I denna kolumn anges om det beskrivna objektet är ett element eller attribut i schemat. 3 För att information om OAIS se Delrapport DP3 FGS för paketstruktur för e-arkiv http://www.riksakrivet.se/e-arkiv
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 9(40) Kard: Beskrivning: Användning: Exempel: Anger objektets kardinalitet, d v s antal möjliga förekomster. Ett och uppåt innebär obligatorium. Innehåller en beskrivning av objektets typ, datatyp, maxlängd och giltiga värden med mera Anger hur objektet skall användas. Ett exempel på värde för att tydliggöra. Även om de flesta XML parsers klarar teckenset med svenska tecken har dessa undvikits i element och attributnamn eftersom det framkommit viss osäkerhet om alla parsers hanterar dokument med teckenset innehållande svenska tecken. Ändringsloggar hanteras separat i för ändamålet avsedd teknisk lösning.
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 10(40) 4. BESKRIVN ELEMENT LEVERANSOBJEKT För att det ska vara möjligt att leverera arkivobjektet krävs ett leveransobjekt som beskriver den leverans som arkivobjektet ingår i. Leveransobjekt beskriver leveransen och innehåller element och attribut enligt nedan. I Bilagor kan dokument som ingår i leveransobjektet placeras, exempelvis Mappningsdokument. Följande element/attribut är obligatoriska Arkivobjektlista ärenden eller Arkivobjektlista handlingar ArkivbildarStruktur E 0..1 Typ Se 4.1 ARKIVBIL DARSTRUK TUR OCH ARKIVBIL DARE Kan endast finnas en Arkivbildare per leverans. Informationsklass E 0..1 xs:string Kan användas för att ange informationskla ssning utifrån informationssäk erhet. VerksamhetsbaseradArki vredovisning E 0..1 Typ Se 4.2 VERKSAM HETSBASE RAD ARKIVRED OVISNING Bilaga E 0..* Typ Se 5.3.2 BILAGA Dataelement som krävs för att hänvisa till en verksamhetsbas erad arkivredovisnin g. Bilagor är på denna nivå till exempel systemredovisni g. Detta material är ej avsett för gallring. Arkivbildarstruktur Medel Verksamhetsbasera d arkivredovisning systemredovisning, mappningsdokument etc
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 11(40) EgnaElement E 0..* Typ Ger möjlighet Se nedan att lägga till egendefinierade element om leveransen som kompletterar de fördefinierade elementen. Elementet innehåller två element: EgnaElementBe skrivning samt EgetElement EgnaElementBeskrivn ing E 0..1 xs:string En kort förklarande text om vad de egna elementen beskriver. EgetElement E 0..* Typ Se 5.3.3 EGET ELEMENT TillkommandeXMLdata E 0..* Typ Se 5.3.7 XML DATA Ger möjlighet att lägga till egendefinierade element om leveransen som kompletterar de fördefinierade elementen. Eventuellt tillkommande metadata i valfritt XMLformat Element som beskriver fastighetsdata. Eget element <ApplicationArea xmlns="http://www. openapplications... >
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 12(40) ArkivobjektListaArenden eller ArkivobjektListaHandlin gar E 1 Typ Se 5 ARKIVOBJ EKTLISTA OCH ARKIVOBJ EKT Arkivobjektlista n listar de arkivobjekt som ingår i leveransen. Arkivobjektlista kan endast innehålla Arkivobjekt. Arkivobjektlista 4.1 BESKRIVN ARKIVBILDARSTRUKTUR OCH ARKIVBILDARE Detta sätt att beskriva en arkivbildare kan användas när beskrivning ej sker med hjälp av FGS för arkivredovisning. Överenskommelse gällande användandet av elementet specificeras i leveransöverenskommelsen. Arkivbildarstrukturen beskriver arkivbildaren och innehåller endast Arkivbildare. En arkivbildare kan ingå i en annan arkivbildare och på så sätt bilda en arkivbildarstruktur. En arkivbildare kan ha flera nivåer. Ett exempel på arkivbildarnivåer är: (Nivå 1) Stockholms läns landsting (Nivå 2) Landstingsstyrelsens förvaltning (Nivå 3) SLL Personal Med arkivbildare menas myndighet eller enskild som genererar, hanterar och samlar handlingar och därigenom skapar ett enhetligt arkiv. Informationsägare 4 är en nivå av arkivbildare och affärsmässig avtalspart. 4.1.1 Beskrivning av Arkivbildare Följande element/attribut är obligatoriska Namn Följande element/attribut bör användas på den lägsta nivån: Namn VerksamhetstidFran Historik 4 Person eller organisation som har det yttersta ansvaret för informationsinnehåll, i t. ex. ett system, och som bestämmer om vem som ska får ta del av informationen inom ramen för befintligt regelverk.
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 13(40) Verksamhetsbeskrivning Arkivbildare Namn E 1 xs:string, maxlängd 256 Arkivbildarens officiella namn. Värdet (namnet) måste förankras SLL Personal VerksamhetstidFran E 0..1 xs:string, maxlängd 32 VerksamhetstidTill E 0..1 xs:string, maxlängd 32 Historik E 0..1 xs:string, maxlängd 1024 Verksamhetsbeskrivning E 0..1 xs:string, maxlängd, 1024 Arkivbildare E 0..1 Typ Se 4.1.1 Beskrivning av Arkivbildare hos earkivet. När arkivbildarens verksamhet inleddes. När arkivbildarens verksamhet avslutades. Kortfattad historik om arkivbildaren. Beskrivning av arkivbildarens verksamhet och samband med information. En Arkivbildare kan innehålla ytterligare Arkivbildare 1999 En historik om arkivbildaren En verksamhetsbeskrivn ing. Arkivbildare 4.2 VERKSAMHETSBASERAD ARKIVREDOVISNING De myndigheter som använder verksamhetsbaserad arkivredovisning bör använda nedanstående attribut och element i leveransobjektet för att beskriva placering i arkivredovisningen. Även på lägre nivåer återfinns vissa av dessa element som pekare till den verksamhetsbaserade arkivredovisningen. Elementen som förekommer på de lägre nivåerna är klassreferens, handlingstypsreferens samt förvaringsenhetsreferens. Följande element/attribut är obligatoriska ArkivReferens
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 14(40) KlassificeringsstrukturNamn ArkivReferens E 1 xs:string Identitetskod SE/RA/125.3 för arkivet som leveransen tillhör KlassificeringsstrukturNa mn E 1 xs:string Namn på den klassificeringsst ruktur som använts KlassReferens E 0..* xs:string Referens till en specifik strukturenhet HandlingstypsReferens E 0..* xs:string Referens till den handlingstyp i arkivredovisnin gen som arkivobjektet tillhör ForvaringsenhetsReferen s E 0..1 xs:string Referens till den förvaringsenhet som objektet tillhör Verksamhetsbaserad Arkivredovisning 1.2.3.5 Anställningsavtal 1/2/2/3457543
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 15(40) 5. BESKRIVN ARKIVOBJEKTLISTA OCH ARKIVOBJEKT Arkivobjektlistan listar de arkivobjekt som ingår i leveransen. Arkivobjektlista kan endast innehålla Arkivobjekt och inga andra element. Innehåller ett arkivobjekt en arkivobjektlista som listar ytterligare arkivobjekt är dessa underordnade de föregående. Varje arkivobjekt innehåller den metadata som är definierade för respektive nivå. Det är möjligt att göra ett XML-dokument som innehåller antingen en lista med ärenden eller en lista med handlingar. Normalt innehåller ett ärendehanteringssystem ärenden med handlingar men denna specifikation tillåter även uttag av enbart handlingar. 5.1 INFORMATION OM ÄRENDE I tabellen nedan beskrivs hur ärende representeras. "Ärende" beskriver ett ärende som kan ha en eller flera handlingar. Information som inte ryms inom definierade metadatafält kan läggas antingen som Bilaga, EgnaElement eller TillkommandeXMLdata. Följande element/attribut är obligatoriska Systemidentifierare ArkivobjektID Skapad Ärendemening
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 16(40) Systemidentifierare A 1 xs:string En identifierare av typen UUID som senast vid export till e- arkiv sätts på varje ärendepost ArkivobjektID E 1 xs:string Unikt id för ärendet. UUID:c6ff3a36- db15-102e-803e- 005056820014 2012/19817 Informationsklass E 0..1 xs:string Kan användas för att ange informationskla ssning utifrån informationssäk erhet. KlassReferens E 0..* xs:string Referens till klassificering enligt verksamhetsbas erad arkivredovisnin g HandlingstypsReferens E 0..* xs:string Referens till den handlingstyp i arkivredovisnin gen som arkivobjektet tillhör enligt den verksamhetsbas erade arkivredovisnin gen Medel 1.3.1.5 Anställningsavtal
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 17(40) ForvaringsenhetsReferen s MinaArendeoversikterKl assificering MinaArendeoversikterSta tus E 0..1 xs:string Referens till förvaringsenhet enligt verksamhetsbas erad arkivredovisnin g E 0..1 xs:string Element för ärendets klassificering i förhållande till E-tjänsten mina ärendeöversikte r E 0..1 xs:string Element för ärendets status i förhållande till E-tjänsten mina ärendeöversikte r ExtraID E 0..* xs:string Extra identifiering för ärendet. Typ av extra identifiering anges i elementets attribut ExtraID Typ. Se nedan. ExtraIDTyp A 1 xs:string Attributet används för att ange typ av extra identifiering. 1/2/2/3457543 Delgivningsärende Överfört till mina meddelanden 2012/10827 Motpartens diarienummer
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 18(40) Arendetyp E 0..1 xs:string Generiskt element för typ av ärende. Är parallell med elementet Klass som refererar till diarieplan i de fall verksamhetsbas erad arkivredovisnin g inte används. Arkiverat E 0..1 xs:datetime Datum och tid när ärendet arkiverades utifrån bestämmelserna i 3 ArkF. Avslutat E 0..1 xs:datetime Datum och tid när ärendet avslutades. Beskrivning E 0..1 xs:string Kort beskrivning av vad ärendet handlar om Beslutat E 0..1 xs:datetime Datum och tid då frågan som behandlats i ärendet har beslutats. Forvaringsplats E 0..1 xs:string Fysisk eller logisk placering av ärendet (ärendeuppgifte r samt ingående handlingar) Leveransärende 2012-11-21T10:35 2012-11-21T11:35 Prövning av bostadsbidrag utifrån det nya regelverket (pilotfall). 2012-11-21T08:35 Arkivskåp 12
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 19(40) Gallring E 0..1 Typ Se 5.3.4 ING GALLRING Agent E 0..* Typ Se 5.3.1 AGENT Information gällande gallring. Enligt gällande författning eller myndighetens tillämpningsbes lut. Agenter som tillfört ärendet uppgifter eller handlagt ärendet. Klass E 0..1 xs:string Klassificering av ärendet efter typ av ärende enligt gällande diarieplan. Detta element är i första hand avsett för system som inte anpassats för verksamhetsbas erad arkivredovisnin g. För klassificering enligt verksamhetsbas erad arkivredovisning se i stället elementet KlassReferens. Restriktion E 0..* Typ Se 5.3.6 RESTRIKTI ON Ett element för varje restriktion. typen Gallring. typen Agent. 1.4.5 typen Restriktion
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 20(40) Motpart E 0..1 Typ Se 5.3.5 PERSON/O RGANISATI ON Den/dem som ärendet huvudsakligen berör (t.ex ingivare) Notering E 0..1 xs:string Fritextfält för kommentarer till ärendet. ArendeRelation E 0..* xs:string Referens till en eller flera ärenden. Typ A 1 Enumererad lista Se 5.4.1 ÄRENDERE LATION Beskriver typen av relation. När värdet Egen relationsdefiniti on är valt används även attributet AnnanTyp AnnanTyp A 0..1 xs:string När i Typ värdet Egen relationsdefiniti on är valt anges i detta attribut en egen definition av relationen. SistaAnvandandetidpunkt E 0..1 xs:datetime Datum och tid för sista användning av ärendeposten. Detta element uppdateras normalt inte av användarna utan sätts automatiskt av systemet. typen Person/Organisatio n Ett mycket komplicerat ärende UUID:c6ff3a36- db15-102e-803e- 005056820014 värden för Ärenderelation Relationsbeskrivnin g som inte finns i listan. 2012-11-21T15:14
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 21(40) Skapad E 1 xs:datetime Datum och tid då ärendet lades upp/registrerade s Inkommen E 0..1 xs:datetime Datum och tid då ärendet inkom till myndigheten enligt TF. StatusArende E 0..1 Enumererad lista Ärendets aktuella tillstånd Upprattad E 0..1 xs:datetime Datum och tid då ärendet upprättades. Expedierad E 0..1 xs:datetime Datum och tid då ärendet expedieras. Atkomst E 0..1 xs:string Hur man kommer åt ärendet Arendemening E 1 xs:string Beskriver i en rubrik vad ärendet handlar om Bilaga E 0..* Typ Se 5.3.2 BILAGA Innehåller referenser till bilagda filer 2012-11-21T07:32 2012-11-21T17:48 Öppet Vilande Stängt Makulerat Ad Acta 2012-11-21T12:07 2012-11-21T18:35 Åtkomligt i registratorskontoret. Leverans från skatteverket typen Bilaga
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 22(40) Egna element E 0..* Typ Se nedan EgnaElementBeskrivn ing Ger möjlighet att lägga till egendefinierade element om handlingen som kompletterar de fördefinierade elementen. Elementet innehåller två element: EgnaElementBe skrivning samt EgetElement E 0..1 xs:string En kort förklarande text om vad de egna elementen beskriver. EgetElement E 0..* Typ Se 5.3.3 EGET ELEMENT TillkommandeXMLdata E 0..1 Typ Se 5.3.7 XML DATA Ger möjlighet att lägga till egendefinierade element om handlingen som kompletterar de fördefinierade elementen. Ett element som kapslar in metadata enligt ett annat XMLschema. Ger möjlighet att tillföra ytterligare metadata om ett ärende Se nedan Element som beskriver fastighetsdata. Se 5.3.3 ING AV EGET ELEMENT typen XML data
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 23(40) ArkivobjektListaHandlin gar E 0..1 Typ Se 5.2 INFORMA TION OM HANDLING Ett element som innehåller en lista av element. En lista kan innehålla ett eller flera element av typen Arkivobjekt handlingar. typen Arkivobjekt handling. 5.2 INFORMATION OM HANDLING I tabellen nedan beskrivs hur handling representeras. Handling beskriver uppgifter om en eller flera handlingar tillhörande ett ärende. Varje ny handling innebär att en ny handling skapas, det vill säga ett nytt arkivobjekt. Information som inte ryms inom definierade metadatafält kan läggas antingen som Bilaga, EgnaElement eller TillkommandeXMLdata. Följande element/attribut är obligatoriska Systemidentifierare ArkivobjektID Systemidentifierare A 1 xs:string En identifierare av typen UUID som senast vid export till e- arkiv sätts på varje handlingspost ArkivobjektID E 1 xs:string Unikt id för handlingen UUID:c6ff3a36- db15-102e-803e- 005056824567 2012/19817/1 Informationsklass E 0..1 xs:string Kan användas för att ange informationskla ssning utifrån informationssäk erhet. Medel
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 24(40) KlassReferens E 0..* xs:string Referens till klassificering enligt verksamhetsbas erad arkivredovisnin g HandlingstypsReferens E 0..* xs:string Referens till den handlingstyp i arkivredovisnin gen som arkivobjektet tillhör enligt den verksamhetsbas erade arkivredovisnin gen ForvaringsenhetsReferen s E 0..1 xs:string Referens till förvaringsenhet enligt verksamhetsbas erad arkivredovisnin g ExtraID E 0..* xs:string Extra identifiering för handlingen. Typ av extra identifiering anges i elementets attribut ExtraIDTyp. Se nedan. ExtraIDTyp A 1 xs:string Attributet används för att ange typ av extra identifiering. 1.3.1.5 Anställningsavtal 1/2/2/3457543 2012/10827/187 Motpartens dokument-id
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 25(40) Handlingstyp E 0..1 xs:string Generiskt element för typ av handling enligt gällande diarieplan. Detta element är i första hand avsett för system som inte anpassats för verksamhetsbas erad arkivredovisnin g. För handlingstyp enligt verksamhetsbas erad arkivredovisning se i stället elementet Handlingstyps- Referens. Avsandare E 0..1 Typ Se 5.3.5 PERSON/O RGANISATI ON Beskrivning av den/de som sänt in handlingen. Avser extern avsändare utanför myndigheten Beskrivning E 0..1 xs:string Kort beskrivning av vad handlingen handlar om Expedierad E 0..1 xs:datetime Datum och tid då handlingen expedieras. PM typen Person/Organisatio n Handlingen avser en ansökan från en kund som har ansökt om bostadsbidrag. 2012-11-21T18:35
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 26(40) Gallring E 0..1 Typ Se 5.3.4 ING GALLRING Agent E 0..* Typ Se 5.3.1 AGENT Information gällande gallring. Enligt gällande författning eller myndighetens tillämpningsbes lut. Agenter som skapat eller bearbetat handlingen. Inkommen E 0..1 xs:datetime Datum och tid då handlingen inkom till myndigheten enligt TF. Lopnummer E 0..1 xs:int Nummer som anger handlingarnas tidsmässiga ordning Mottagare E 0..1 Typ Se 5.3.5 PERSON/O RGANISATI ON Beskrivning av den/de som mottagit handlingen. Avser extern mottagare utanför myndigheten. Notering E 0..1 xs:string Fritextfält för kommentarer till handlingen. HandlingRelation E 0..* xs:string Referens till en eller flera handlingar. typen Gallring. typen Agent. 2012-11-21T09:05 3 typen Person/Organisatio n Ett mycket välformulerat PM UUID:c6ff3a36- db15-102e-803e- 005056820014
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 27(40) Typ A 1 Enumererad lista Se 5.4.2 HANDLING SRELATIO N Beskriver typen av relation. När värdet Egen relationsdefiniti on är valt används även attributet AnnanTyp AnnanTyp A 0..1 xs:string När i Typ värdet Egen relationsdefiniti on är valt anges i detta attribut en egen definition av relationen. Rubrik E 0..1 xs:string Fritextfält där handlingens rubrik anges, systemgenererat eller manuellt infört. Skapad E 0..1 xs:datetime Datum och tid när en handling lagts upp av systemet eller av en användare. SistaAnvandandetidpunkt E 0..1 xs:datetime Datum och tid för sista användning av handlingsposten. Detta element uppdateras normalt inte av användarna utan sätts automatiskt av systemet. värden för Handlingsrelation Relationsbeskrivnin g som inte finns i listan. Ansökan om bostadsbidrag 2012-11-21T07:32 2012-11-21T15:14
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 28(40) StatusHandling E 0..1 Enumererad lista Anger om handlingen är inkommen, upprättad mm. Upprattad E 0..1 xs:datetime Datum och tid då handlingen upprättades. Atkomst E 0..1 xs:string Hur man kommer åt handlingen Restriktion E 0..* Typ Se 5.3.6 RESTRIKTI ON Bilaga E 0..* Typ Se 5.3.2 BILAGA EgnaElement E 0..* Typ Se nedan Ett element för varje restriktion. Innehåller referenser till bilagda filer Ger möjlighet att lägga till egendefinierade element om handlingen som kompletterar de fördefinierade elementen. Elementet innehåller två element: EgnaElementBe skrivning samt EgetElement Initierad Under arbete Inkommen Upprättad Expedierad 2012-11-21T12:07 Åtkomlig i registratorskontoret. typen Restriktion typen Bilaga Se nedan
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 29(40) EgnaElementBeskrivn ing E 0..1 xs:string En kort förklarande text om vad de egna elementen beskriver. EgetElement E 0..* Typ Se 5.3.3 EGET ELEMENT TillkommandeXMLdata E 0..1 Typ Se 5.3.7 XML DATA Ger möjlighet att lägga till egendefinierade element om handlingen som kompletterar de fördefinierade elementen. Ett element som kapslar in metadata enligt ett annat XMLschema. Ger möjlighet att tillföra ytterligare metadata om en handling. Element som beskriver fastighetsdata. typen Egna element typen XML data 5.3 BESKRIVN ÅTERKOMMANDE TYPE-ELEMENT De element som i tabellerna beskrivs som Typ och återkommer på flera ställen i de tidigare tabellerna beskrivs här. Övriga typ-element beskrivs direkt i tabellerna på raden/raderna under sitt huvudelement, dessa rader inleds med ett indrag. 5.3.1 BESKRIVN AGENT Typen beskriver de uppgifter som definierar agenten som är den som tillfört ärendet uppgifter eller handlagt ärendet respektive skapat eller bearbetat handlingen. Typen som används för att beskriva Motpart, Mottagare och Avsändare återfinns i 5.3.5 PERSON/ORGANISATION Följande element/attribut är obligatoriska Roll
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 30(40) Roll E 1 xs:string En beskrivning av agentens roll i handläggning av ärenden eller hantering av handlingar Namn E 0..1 xs:string Namn på agenten Registrator Sven Persson Organisationsnamn E 0..1 xs:string Namn på organisation som agenten tillhör Enhetsnamn E 0..1 xs:string Namn på organisations enhet som agenten tillhör Skatteverket Arkivfunktionen 5.3.2 BESKRIVN BILAGA Följande element/attribut är obligatoriska Namn Lank Namn A 1 xs:string Bilagans namn/benämnin g Chefskontrakt Beskrivning A 0..1 xs:string Beskriver bilagans innehåll. Lank A 1 xs:string Filens namn inklusive sökväg och filändelse. Storlek A 0..1 xs:integer Anges i bytes 100 Definition av chefsuppdrag \bilagor\chefskontra kt.pdf
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 31(40) CharacterSet A 0..1 xs:string Anger vilken teckenuppsättni ng som använts. UTF-8 Mimetyp A 0..1 xs:string Ett sätt att beskriva filens typ. Tex text/plain för en textfil. Checksumma A 0..1 xs:string En summa som räknats ut och som är unik för just denna fil. ChecksummaMetod A 0..1 xs:string Används för att ange den algoritm som använts för att generera checksumman. SchemaURI A 0..1 xs:string En pekare till xml-schemat i leveransen som används för att beskriva xmlstrukturen. Esignatur A 0..1 Enumererad lista Bevaras E 0..1 Boolean: true eller false Certifikaten tas bort före arkivering. Detta är markören för att handlingen har varit elektroniskt signerad. Om bilagan är gallringsbar=fal se, annars true. application/pdf 0A7122130CA408E 30E2BEAC4343879 30 MD-15 sll_schemadata_1_0.xsd Ja Nej True
Karin Bredenberg mfl. IT 010-4767123 2013-01-14 1.0 32(40) Exempel på mediatyper (MIME): Mediatyper application/pdf text/xml Audio/mp3 Audio/wav Image/tiff Video/mpeg-1 Video/mpeg-2 Video/mpeg-4 Exempel på teckenkoder (charset) Teckenkoder US-ASCII UTF-8 UTF-16 ISO-10646-UCS-2 ISO-10646-UCS-4 ISO-8859-1 ISO-8859-2 5.3.3 BESKRIVN EGET ELEMENT Typen är ett sätt att skapa egendefinierade element i de fall element saknas i specifikationen. Typen är inte avsedd att ersätta FGS:er där fälten ingår. Observera att användandet av egna element skall definieras och överenskommas med respektive arkivorganisation inför varje leverans. Samma användande hos flera leverantörer kan ge utökning av FGS:en med dessa element. Utökning hanteras av förvaltningsorganisationen för FGS:erna. Två exempel presenteras efter tabellen. Följande element/attribut är obligatoriska Namn Namn A 1 xs:string Namn på det egendefinierade elementet Datatyp A 0..1 xs:string Datatyp för det egendefinierade elementet Format A 0..1 xs:string Format för det egendefinierade elementet Kostnadsställe String Myndighetens kontoplan