Bilaga 6:1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Teknik- och servicekontoret Dnr TSN/2018:157-007 2018-05-15 1/1 Granskning av kontroll och uppföljning av privata utförare, beslut om svar till Kommunrevisionen Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden beslutar att 1. lämna bifogat svar som sitt yttrande till Kommunrevisionen. Beskrivning av ärendet På de förtroendevalda revisorernas uppdrag har KPMG AB genomfört en granskning av hur teknik- och servicenämnden säkerställer en ändamålsenlig kontroll och uppföljning av privata utförare. Syftet med granskningen har varit att bedöma hur nämnden styr och kontrollerar verksamhet som bedrivs av privata utförare på uppdrag av nämnden. Sammantaget gör revisorerna bedömningen att nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamhet som bedrivs av privata utförare på uppdrag av nämnden är och har varit förenad med brister, främst vad avser struktur och dokumentation. Revisionen begär yttrande över sina iakttagelser utifrån givna frågeställningar, senast 2018-06-30. Teknik- och servicekontorets förslag till svar på revisionens frågor bifogas. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Uppföljning Föreslagna åtgärder följs upp av teknik- och servicekontoret. Beslutsunderlag Granskning av kontroll och uppföljning av privata utförare, revisionsrapport KPMG AB, 2018-03-13. Granskning av kontroll och uppföljning av privata utförare, revisionsskrivelse, 2018-03-28. Teknik- och servicenämndens svar till revisionen, förslag, 2018-05-15. Tjänsteutlåtande, 2018-05-15. Beslutet skickas till Kommunrevisionen. Lars Ekström Kontorschef Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00 www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
Bilaga 6:2 Teknik- och servicekontoret Dnr TSN/2018:157-007 2018-05-15 1/2 Granskning av kontroll och uppföljning av privata utförare Teknik- och servicenämndens svar på frågor från Kommunrevisionen Bakgrund Kommunrevisionen har utfört en granskning av teknik och servicenämndens kontroll och uppföljning av privata utförare. Granskningen har genomförts av KPMG och ingår i Kommunrevisionens revisionsplan. Det granskade området står för 10 % av nämndens totala inköpsvolym. Kommunfullmäktige beslutade 2017-02-27 35 om en ny inköps- och upphandlingspolicy. Den styr hur kommunen ska arbeta med sina upphandlingar och inköp. Den beskriver också på en övergripande nivå hur uppföljning ska ske. Kommunen har enligt kommunallagen 5 kap. 3 och 6 kap. 6 ett ansvar att särskilt följa upp privata utförare. Privat utförare definieras i kommunallagen som en juridisk person eller enskild individ som har hand om vården av en kommunal angelägenhet, med vård menas skötsel. En juridisk person är till exempel ett aktiebolag, ett handelsbolag eller en ideell förening. Det åligger KF att besluta om ett program för detta under varje mandatperiod vilket ännu inte skett i Strängnäs kommun, vilket även lyfts fram i revisionsrapporten. Detta program kommer att kunna ge exempel på hur avtalsuppföljning ska ske och vilken miniminivå som gäller uppföljningsplanen. Programmet föreslås reglera kommande avtal och i begränsad omfattning redan ingångna (då det går att tillämpa enligt avtal), men hur den slutgiltiga utformningen av programmet ska se ut är inte klart. Frågor från Revisionen Fråga 1 - Med avseende på den genomförda granskningen, vilka åtgärder avser ni att genomföra i syfte att komma tillrätta med de påtalade bristerna? Svar 1- Teknik och servicenämnden har för avsikt att följa revisionsskrivelsens rekommendationer och förbättra riskanalyser, dokumentationen, ta fram mål, samt att se över internkontrollplanen. När det gäller inköps- och upphandlingspolicyn så är det som KPMG beskriver i sin granskning att den är under implementering. Alla enheter har i sina arbetsplaner för 2018 att ta fram rutiner för avtalsuppföljning (planerat innan revisonsgranskningen). Granskningen konstaterar också att det ännu inte finns ett antaget program för privata utförare vilket självklart påverkar nämndes arbete med att skapa uppföljning grundat på programmet. Risken är att nämnden tar fram en uppföljningsplan som inte stämmer överens med det kommande programmet. Det vore också oklokt att skapa två separata sätt för uppföljning, ett enligt inköps- och upphandlingspolicyn och ett för privata utförare. Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00 kommunstyrelsen@strangnas.se www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
Bilaga 6:3 2/2 Fråga 2 - Under vilken tidperiod avser ni att genomföra dessa åtgärder? Svar 2 - Programmet för privata utförare är planerat att tas av KF innan sommaren, men då nämnden ser allvarligt på riskerna kopplat till bristerna i uppföljningen så har ett arbete redan påbörjats. Om allt går som planerat så kommer detta vara klart 1 november 2018. Det är viktigt att understryka att inga avtal kommer att omförhandlas utifrån detta, utan att implementeringen kommer att ske succesivt då nya upphandlingar genomförs. Uppföljningen av befintliga avtal kommer att ske i den omfattning som tillåts i avtalen. Fråga 3 - Hur kommer ni utläsa effekten av dessa åtgärder? Svar 3 Effekterna av dessa åtgärder kommer få genomslag på två olika plan. Det som sker på kontorsnivå där det kommer skapa bättre affärer med ökad kvalité, bättre ekonomi och nöjdare kommuninvånare vilket kommer kunna utläsas i ordinarie rapportering till nämnden. Det som sker på nämndnivå där den kommande inköps- och upphandlingsrapporteringen samt uppföljningen av de mål som tas fram och eventuell internkontrollpunkt kommer öka nämndens möjligheter att utöva sin styrning och kontroll. Fråga 4 - Hur kommer dessa effekter att påverka innehållet i nästa revidering av internkontrollplanen? Svar 4 - Det kommer att vara en ny nämnd på plats när det är dags att fatta beslut om en ny internkontrollplan, vilket gör att nuvarande nämnd har svårt att bestämma i frågan. Det är klokt att detta arbete går hand i hand med det uppföljningsarbete som beräknas vara klart i höst. Så den planerade tiden för ny internkontrollplan till januari 2019 känns relevant även med hänsyn till granskningen.
Bilaga 6:4
Bilaga 6:5
Bilaga 6:6
Bilaga 6:7
Bilaga 6:8
Bilaga 6:9
Bilaga 6:10
Bilaga 6:11
Bilaga 6:12
Bilaga 6:13
Bilaga 6:14
Bilaga 6:15
Bilaga 6:16
Bilaga 6:17
Bilaga 6:18
Bilaga 6:19