KALLELSE Teknik- och servicekontoret 2018-05-18 1/1 Teknik- och servicenämnden Tid: 2018-05-29 kl. 16:00. Plats: Gustav Vasa, Kommunhuset Strängnäs. Majoriteten har gruppmöte i Gustav Vasa kl. 15:00. Oppositionen har gruppmöte i von Seth kl. 15:00. Föredragningslista Allmänhetens frågestund Mötets öppnande Upprop Val av justerare Övriga frågor Ärende Dnr Information 1. Föredragningslista 2. Anmälningsärenden 3. Verksamhetsrapporter 4. Information om trafikåtgärder i centrala Mariefred Beslut 5. Delårsrapport 1 år 2018 för teknik- och servicenämnden 2018:182-042 6. Granskning av kontroll och uppföljning av privata utförare, revisionsrapport 2018:157-007 7. Indexuppräkning av taxor för sotning och brandskyddskontroll 2018:271-100 8. Anslutning av enskild väg till kommunal gata, Kilenvägen 2018:50-510 9. Delegationsbeslut SIXTEN SKULLMAN Ordförande KERSTI HELLSTRÖM Nämndsekreterare
TJÄNSTEUTLÅTANDE Teknik- och servicekontoret 2018-05-16 Bilaga 2:1 Handläggare Kersti Hellström Tel. 0152-291 37 Teknik- och servicenämnden Anmälningsärenden Följande anmälningsärenden meddelas: 1. KF 64 Valärenden. 2. KF 67 Fråga om ansvarsfrihet. 3. KF 68 Årsredovisning 2017 Strängnäs kommun. Handlingarna finns att ta del av under sammanträdet.
Bilaga 5:1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Teknik- och servicekontoret Dnr TSN/2018:182-042 2018-05-16 1/2 Handläggare Josefine Ericsson 0152-292 24 Delårsrapport 1 2018, perioden 1 januari till 30 april, teknik- och servicenämnden Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden beslutar att 1. godkänna rapporten. Beskrivning av ärendet Rapportering av delårsrapport 1 2018 sker enligt fastställd tidplan och anvisningar. Uppföljningen omfattar januari- april år 2018 med prognos för helåret. Teknik- och servicenämnden hade totalt 14 nämndmål som bidrar till kommunfullmäktiges mål år 2018. När det gäller måluppfyllelsen utefter bedömningen hittills i år bedöms 2 mål vara uppfyllda, 10 mål vara delvis uppfyllda och 2 mål ej uppfyllda. Nästintill samtliga av nämndens mål bedöms bli uppfyllda under året. Ett av målen som bedöms som svårt att uppfylla under året är A4. Andelen ekologiska varor inom måltidsservice verksamheter ska öka. Andelen ekologiska varor sjönk under första kvartalet delvis på grund av högre priser vilket gjorde att varorna inte köptes in samt att köken fick ett sparbeting i sin budget för 2018. Det andra målet som bedöms som svårt att uppfylla under året är D 1. Frisknärvaron ska öka. Nämnden har utmaningar när det gäller frisknärvaron även om den ökat under våren 2018. Det som framkommer vid en analys är att det är de långa sjukskrivningarna och rehabiliteringarna kopplade till dessa som är den största utmaningen. Det är viktigt att få tillbaka medarbetare i arbete och hindra en ökning av långtidssjukskrivna. Teknik- och servicenämnden redovisar en positiv avvikelse med 0,4 miljoner kronor. Verksamheter exkl. balanserade resultat redovisar ett överskott på 3,3 miljoner kronor. Överskottet beror bland annat på vakanser, att sjukfrånvaro delvis inte har ersatts med vikarier samt att många åtgärder inte påbörjats ännu. Verksamheterna med balanserade resultat redovisar ett underskott på 2,8 miljoner kronor. Underskottet finns inom måltidsservice verksamhet och är i paritet med det budgeterade underskottet. Teknik- och servicenämndens investeringsbudget år 2018 uppgår till 37,5 miljoner, där 25,5 miljoner kronor beslutades i Årsplan 2017, 8,4 miljoner kronor Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00 www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
Bilaga 5:2 2/2 är överförda från föregående år och 3,6 miljoner kronor är omfördelade från KS (kontaktcenter och asfalt). Nettoutfallet för år 2018 är 10,1 miljoner kronor och det återstår 27,4 miljoner kronor. Prognosen är en budget i balans men det finns en osäkerhet i om det blir ett överskott på 3,6 miljoner kronor inom gruppen anläggningar övrigt. Det motsvarar det värde som färdigställandet av Larslunda gymnastikhall beräknas att dra över budget som en följd av att budgeten minskades med 30% i samband med överföringen av budget från år 2016. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Ekonomiska konsekvenser och finansiering sker inom ramen för 2018 års driftoch investeringsbudget. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppfyllelse av mål (policy, plan, riktlinjer m.m.) Bidrar till kommunfullmäktiges mål år 2018. Uppföljning Beslutet följs upp inom ramen för den löpande ekonomiska uppföljningen Beslutsunderlag Delårsrapport 1 2018, perioden 1 januari till 30 april, teknik- och servicenämnden, 2018-05-16. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige. Kommunrevisionen. Ekonomiavdelningen. Lars Ekström Kontorschef Josefine Ericsson Projektledare/ utredare
Bilaga 5:3 Delårsrapport 1 2018 Perioden 1 januari till 30 april Teknik- och servicenämnden Dnr TSN/2018:182-042 2018-05-16
Bilaga 5:4 Innehållsförteckning Inledning... 3 Väsentliga händelser... 4 Måluppföljning... 5 Väsentliga personalförhållanden...20 Ekonomisk analys... 21 2
Bilaga 5:5 Inledning Teknik- och servicenämnden ansvarar för nedanstående verksamhetsområden. Fritidsenheten Måltidsservice Räddningstjänst Stadsmiljö- och service (består av stadsmiljö och inre service) Teknik- och servicenämnden är en utpräglad servicenämnd som servar invånarna i hela kommunen och i alla åldrar, nämnden är också en viktig aktör när det gäller den interna servicen inom kommunen. Till sitt förfogande har nämnden teknik- och servicekontoret (TSK) med underliggande verksamheter. Fritidsenheten ansvarar för drift och underhåll av kommunens idrottsplatser, idrottshallar, simhallar, motionsspår, skyttehallar, friluftsområden och badplatser. Inom enheten sker även fritidsplanering, plats- och lokalbokningar, administration för föreningsbidrag samt dialog med föreningar och allmänhet. Måltidsservice ansvarar för det interna måltidsutbudet och leveranser. Måltidsservice ska laga och servera goda, hållbara och näringsriktiga måltider till alla våra matgäster i våra verksamheter, från förskolan till de äldre på särskilda boenden. Räddningstjänsten ansvarar för insatser vid bränder och olyckor, förebyggande brandskydd, utbildning i brandkunskap och första hjälpen, vissa delar av kommunens skadepreventiva arbete samt civil beredskap. Stadsmiljö- och service ansvarar för drift, underhåll och utveckling av gata/park, vägbelysning, trafiksäkerhetsarbete, projektering av exploateringsprojekt, parkeringstillstånd för rörelsehindrade, tillstånd för markupplåtelse och torghandel, hamnverksamheten, husbilsplatser, Turistbyråer samt vaktmästare på Eldsund/Campus. Verksamheten ansvar även för medborgarkontor, post och repro, post- och paketleveranser inom kommunen, konsumentvägledning (50 %) och fordonsflottan. Teknik- och servicenämnden ansvarar även för VA-frågor. Nämndens delårsrapport 1 omfattar en översiktlig redogörelse för utvecklingen av verksamhet och ekonomi för perioden januari till april. Målen är grupperade i fem områden enligt kommunens styrmodell: Samhälle, Utbildning, Vård- och omsorg, Medarbetare och Ekonomi. Nämndmålen redovisas på ett sådant sätt att det framgår till vilket kommunfullmäktige mål nämndmålet återkopplar till. 3
Bilaga 5:6 Väsentliga händelser Måltidsservice har gjort krafttag för att få ordning på ekonomin. På stadsmiljö- och service är stora händelser 2018 exempelvis plantering av resecentrums alla träd, buskar och växter, garageporten till resecentrum är monterad och klar, en ny lekpark vid Kilenvägen håller på att byggas och ska stå klar till sommaren, bryggor i Mariefred vid småbåtshamnen är snart klara, tre nya bryggor har anlagts i Västerviken, en ny sjösättningsramp i Mariefred ska vara på plats i mitten av maj, kontaktcenter har installerat och börjat använda ett nytt ärendehantreringsprogram från Artvise som kommer att underlätta och förbättra servicen både externt och internt. 4
Bilaga 5:7 Måluppföljning Kriterier för måluppfyllelse Följande kommungemensamma kriterier för bedömningen av graden av måluppfyllelse används i uppföljningen: Kommunfullmäktiges mål A. Kommunen arbetar tillsammans med andra aktörer för ett hållbart samhälle som är attraktivt att bo, leva och verka i där ett bra företagsklimat råder och vi tar vara på vårt läge vid vattnet. Nämndmål A1. Bidra till tillgänglighet och användning av kommunens stadsmiljö, friluftsområden och idrottsanläggningar. Bedömning Delvis uppfyllt Kommentar till resultatet: Stadsmiljö har under mars- april genomfört 8 tillgänglighetsåtgärder. Verksamheten har påbörjat parkeringsytan i Nabben. Där bland annat granitkantsten belysningsstolpar och planering av gräsmatta ingår i arbetet. Vägen justeras och ger en bra övergång mot gång- och cykelbanan från Nabbengatan (50% klart). Stadsmiljö- och service har även jobbat med mer funktionella bryggdäck i småbåtshamnen i Mariefred. Bryggdäcket är klart men att montera en del av förtöjningsstolparna och räcke kvarstår. Ett bredare däck gör framkomligheten bättre. Den stenlagda övergången mellan två trädäck vid strandpromenaden vid Kölnholmen i Mariefred är också nästan klart. Även en stenlagd gång ut mot bryggan som tar emot 5
Bilaga 5:8 Maja ångbåten är halvvägs färdigt. Vidare har stadsmiljö- och serviceverksamheten arbetat med rätt belysning för rätt yta. En kartläggning pågår och de arbeten vi har budget för i år är avslutade. Strängnäs är en tillväxtkommun vilket medför nyanlagda områden med hög gatustandard. Detta drar upp snittet vilket ger en missvisande bild över statusen på våra gator och vägar. En minskad investeringsram har medfört en underhållsskuld som idag uppskattas till 20-30 miljoner kronor. Målet och indikatorerna behöver ses över för att ge en mer rättvisande bild av gatustandarden. Arbete med inventering av standarden kommer att påbörjas under sommaren. På fritidsenheten har hittills 9 tillgänglighetsåtgärder genomförts. En medarbetare från simhallen har fått i uppdrag att utreda och ta fram underlag för att starta upp "Fritidsbank/er" i kommunen 2019. Projekttiden för detta är mitten av april till mitten av september. Fritidsenheten arbetar med att öppna upp fler platser för spontan verksamhet inom motion, friluftsliv och rekreation. Ett gott exempel från våren 2018 är skateplazan vid Kulturskolan som är mycket välbesökt varje dag. En mycket lyckad och uppmärksammad invigning genomfördes lördagen 28 april, ca 350 besökare. Utomhusgym, hinderbana och cykelcrossbana på Bruksvallens IP i Åkers styckebruk är snart färdigt (mitten av maj) att tas i bruk. Ytterligare genomförda tillgänglighetsåtgärder är utökade öppettider i Thomasbadet i samband med storhelger och lov, utökad tid i veckan för motionssim samt flera tider för allmänhetens åkning i ishallarna. Motionsspåret på Tosterö är snart färdigt. Indikator Titel Antal genomförda tillgänglighetsåtgärder inom området stadsmiljö. Gatustandard klass, skala 1-5. Antal genomförda förbättringsåtgärder inom fritidsverksamheten. Resultat 2017 Resultat 2018 30 8 30 2 2 3 14 9 12 Mål 2018 Bedömning 6
Bilaga 5:9 Nämndmål A2. Bidra till att cykel- och gångtrafik för pendling och fritid ökar. Bedömning Delvis uppfyllt Kommentar till resultatet: Stadsmiljö- och service har hittills färdigställt 4 insatser som bidrar till att cykel- och gångtrafik för pendling och fritid ökar. Man arbetar med att först prioritera GC- banor med snöröjning, halkbekämpning, sandsopning och lagning. Inköp av två multimaskiner har skett och användningen av dem bidrar till bättre skötsel och lättare framkomlighet genom sand och saltsopning. En klipparm som förbättrar skötseln runt GC banorna är beställd med leverans i slutet av maj. Röjningsåtgärder förbättrar även den upplevda tryggheten på GC-banor vilket i sin tur påverkar användningen av dem. Arbetet med att rusta upp och bygga nya gång- och cykelvägar till och ifrån viktiga målpunkter i kommunen pågår kontinuerligt. Det har skett ett planeringsarbete med framtagna kriterier för en inventering av gångoch cykelbanor under sommaren för att få ett underlag för framtida prioriteringar. För att genomföra inventeringen krävs ytterligare resurser. Kontoret undersöker om det finns möjlighet att kombinera detta med integrationsarbete. Fritidsenheten planerar att köpa in och göra plats för inbjudande cykelställ men frågan har ännu bara diskuterats vid möte med idrottsplatsvaktmästare. Ett flertal gång- och cykelfrämjande kampanjer är planerade i september under den europeiska mobilitetsveckan. Målet beräknas uppnås. Indikator Titel Antal genomförda insatser på stadsmiljö. Antal genomförda gång- och cykelfrämjande kampanjer. Resultat 2017 Resultat 2018 8 4 8 7 0 4 Mål 2018 Bedömning 7
Bilaga 5:10 Nämndmål A3. I utformning av nya stads- och utemiljöer ges invånarna information och möjligheter att samverka i processen. Bedömning Delvis uppfyllt Kommentar till resultatet: Flera medarbetare på teknik- och servicekontoret förbättrar webbsidan genom att delta på huvudredaktörsmöten och genom att vara delaktiga i webbprojektet. Exempel då information på webben uppdaterats hittills är för uthyrning av båtplatser, information om Strängnäs kommuns lokala destinationsutvecklingsprocess samt för kontaktcenter. Fritidsenheten, tillsammans med kommunikationsenheten, arbetar med att ta fram kommunikationsplaner vid förändringar. Särskild kommunikation till invånare har genomförts i samband med att gymnastikhallen på Larslunda IP och skateplazan vid Kulturskolan invigdes. Information har också spridits i olika kanaler gällande gym och cykelcrossbana i Åker. Antal genomförda invånarträffar är hittills i år 4 stycken, så målet om 6 träffar bedöms bli uppfyllt under året. Under våren har dialog genomförts med ett tiotal invånare angående invigningen av Strängnäs skateplaza. Vidare har fritidsenheten bokat möten (kvällsmöten) med föreningar som har verksamhet i Thomashallen, Vasavallen och Larslunda samt möten med skolor som samnyttjar Thomashallen. På stadsmiljö- och serviceverksamheten har dialog med rådet för funktionshinderfrågor och studiebesök inom kommunens olika områden genomförts där förbättringar pekades ut. Avstämningar med föreningar och entreprenörer genomförs kontinuerligt då de berörs av stadsmiljös arbete. Under alla projekt hittills år 2018 har avstämningar genomförts. Under sommaren kommer medarbetare från kontaktcenter att finnas på olika platser i kommundelarna med pop up- utrustning för att svara på frågor och ta emot synpunkter. Kontaktcenter planerar även temadagar i entrén i kommunhuset under hösten. Andelen projekt som har Spadenskyltar beräknas vara 90%. I de allra flesta fall sätter vi ut spadenskyltar med information till invånare om vad vi gör på platsen. Förfarandet ingår i rutinen. Hittills i år finns inget resultat för andelen invånare som är nöjda med de informations och dialoginsatser som genomförs inom verksamheten stadsmiljö. Genom det nya ärendehanteringssystemet i kontaktcenter kommer förvaltningen snart att kunna föra statistik och följa upp inkomna synpunkter och förslag för alla kommunens verksamheter (30% påbörjat). Via de synpunkter som kommer in kan vi sedan även utveckla informationen på webben för att invånare snabbt ska få svar på sina frågor där. 8
Bilaga 5:11 Indikator Titel Information på kontorets webbsida ska uppdateras vid händelse av förändring, aktuell och lättillgänglig. Antal publicerade verksamhetsrapporter. Antal genomförda invånarträffar. Andelen projekt som har Spadenskyltar (%). Andel invånare som är nöjda med de informations och dialoginsatser som genomförs inom verksamheten stadsmiljö (%). Resultat 2017 Resultat 2018 20 4 10 10 4 10 23 4 6 80% 90% 85% 75% 80% Mål 2018 Bedömning Nämndmål A4. Andelen ekologiska varor inom måltidsservice verksamheter ska öka. Bedömning Ej uppfyllt Kommentar till resultatet: Andelen ekologiska varor sjönk under första kvartalet delvis på grund av högre priser vilket gjorde att varorna inte köptes in samt att köken fick ett sparbeting i sin budget för 2018. Indikator Titel Andel ekologiska varor (%). Resultat 2017 Resultat 2018 39% 38% 50% Mål 2018 Bedömning 9
Bilaga 5:12 Nämndmål A5. Antal utvecklade bränder i bostäder per 1000 invånare ska minska. Bedömning Delvis uppfyllt Kommentar till resultatet: Målet avser egentligen statistiken för helår som har omräknats till delår. Endast två utvecklade bränder har inträffat i bostadsbyggnader under de första fyra månaderna vilket gör att målet bedöms som uppfyllt hittills år 2018, eftersom 0,059 utvecklade bränder i bostäder/1000 invånare är en väldigt låg siffra. Inga personer har skadats eller omkommit vid bränder de första fyra månaderna. Räddningstjänsten ska planera och genomföra minst 10 besök på platser/i forum där ungdomar samlas, denna aktivitet är påbörjad till 20%. Målet att utbilda minst 1300 personer i grundläggande brandskydd eller första hjälpen är uppfyllt till 19%. 246 personer har gått utbildning i BKA (Brandkunskap för alla), HLR (Hjärt-Lungräddning) och Heta arbeten under årets första fyra månader. Räddningstjänsten ska även verka för att förbättra det individanpassade brandskyddet, vilket är färdigt till 10% hittills. Indikator Titel Antal utvecklade bränder i bostäder/1000 inv. Resultat 2017 Resultat 2018 Mål 2018 0,176 0,059 0,260 Bedömning Nämndmål A6. Ledningsförmågan vid svåra påfrestningar för kontorets verksamheter ska stärkas och bli robustare. Bedömning Helt uppfyllt Kommentar till resultatet: Bedömningen är att 90 % av chefer och nyckelpersoner i verksamheterna har utbildning att leda vid svåra påfrestningar. Måltidsservice har till exempel som mål att det ska finnas tydliga och säkra rutiner vid frånvaro i såväl kök som ledningsfunktion. Vikarietavlor finns hittills till 70%. Antal arbetstimmar på vikarier har bantats. På enhetsnivå har måltidsservice kontinuerliga budgetuppföljningar och samtal om förbättringar för att kunna följa upp givna ramar. 10
Bilaga 5:13 På räddningstjänsten planeras stabsutbildning under hösten för den insatsledare som saknar stabsutbildning. Målet är att 100% av insatsledarna ska ha gått stabsutbildning de senaste 5 åren. Samtliga heltidsbefäl har genomfört orientering/ledningsövning kopplad till järnvägstunnlarna. Samtliga insatsledare ska dessutom delta i minst två strategiska ledningsövningar, hittills är färdiggraden för målet 30%. Indikator Titel Andel med utbildning att leda vid svåra påfrestningar, chefer och nyckelpersoner i verksamheterna (%).. Resultat 2017 Resultat 2018 80% 90% 90% Mål 2018 Bedömning Nämndmål A7. Bidra till kommunens identitet som Mälarkommun. Bedömning Delvis uppfyllt Kommentar till resultatet: Fritidsenheten påbörjar åtgärder för att hålla en bra standard på våra utomhusbad under maj månad. Stadsmiljö- och serviceverksamheten arbetar med att öka direktkontakten med vattnet i olika kommundelar och göra strandlinjen mer lättillgänglig. Strandlinjen i Strängnäs från Eldsund till Nabben är delvis klar. Kvarstår arbete i Nabben. Ytterligare påbörjade arbeten är 3 nya bryggor i Västerviken och att anlägga ett nytt bryggdäck i Mariefred. Båda dessa aktiviteter är färdigställda till 90 %. Kontaktcenters medarbetare har genomgått en utbildning för att öppna en turisminfo point i kommunhusets entré. Målet att bibehålla bra standard på verksamheternas anläggningar bedöms uppnås under året. Representanter från teknik- och servicekontoret sitter med i 4M besöksnäringsgrupp där vi genomför aktiviteter, seminarium, workshops med mera som bidrar till en utveckling av oss som Mälarkommun. En del i samarbetet är den digitala Mälardalskartan där Strängnäs kommuns besöksmål och andra viktiga målpunkter finns med. Kartan kan användas i våra info points och av besökare eller invånare på egen hand. Teknik- och servicekontoret har 4M- samarbeten inom följande områden: besöksnäring, måltid, VA och kontaktcenter. 11
Bilaga 5:14 Indikator Titel Antal planerade åtgärder för att bibehålla bra standard på verksamheternas anläggningar. Antal samarbetsområden inom 4 Mälarstäder. Resultat 2017 Resultat 2018 17 7 18 4 4 4 Mål 2018 Bedömning Nämndmål A8. Invånarna ska få en god service från alla verksamheter. Bedömning Delvis uppfyllt Kommentar till resultatet: NKI för år 2018 visar att markupplåtelse har indexvärde 89 (av 100) vilket gör att Strängnäs kommun är nummer ett inom SBA (Stockholm business alliance). När det gäller brandskydd så är indexvärdet 87 (av 100) vilket ger Strängnäs kommun en 4:e plats i Sverige. Sett till teknik-och servicenämndens verksamheter uppfyller vi målet men NKI för kommunens samtliga myndighetsområden är dock 75 (av 100) år 2018. Alla teknik- och servicenämndens verksamheter arbetar aktivt för att ge en god service till våra invånare. På fritidsenheten pratar man med sin personal om vikten av att bemöta alla besökare med hög service och respekt kontinuerligt på APT och när anmälda händelser inträffar. Måltidsservice arbetar för att barn och vuxna ska uppleva god service i mötet med måltidsservice. Exempel på åtgärder som genomförts är att medarbetare varit ute och gjort uppföljningar i de flesta skol/förskolekök, ny telefoni och nåbarhet på centralköket (tre vägs koppling), enkäter i skolor och förskolor samt viss närvaro på kostråd och samtal med de äldre på särskilt boende. För att barn med särskilda behov lätt ska hitta information om vilken mat som är säker arbetar måltidsservice direkt mot skolsköterskor och föräldrar för att få en bra kvalité och rätt bedömning. Måltidsservice jobbar även med att förenkla och säkerställa förståelse för säker mat vilket hittills fallit väl ut. Smarttelefoner används i de större köken för bl.a. sociala mediers uppföljning och skapande av händelser. Räddningstjänsten har som mål att bedriva rättssäker och professionell myndighetsutövning. Tillsynsverksamheten för året har precis påbörjats. Målet är att nå 70 utförda tillsyner under året. Arkivet hos räddningstjänsten gicks igenom och sorterades om under 2017. Detta sköts nu fortlöpande. Stadsmiljö- och service jobbar bland annat med förstärkt sophantering. 4 nya papperskorgar har köpts in och genom att köpa in ytterligare 12
Bilaga 5:15 kompressionspapperskorgar under året. Kontaktcenter skall agera stöd för det olika kontoren i deras digitaliseringsarbete. Höja kvaliteten på webbens service och minska arbetsbelastningen på de olika kontoren. Det pågår en kartläggning för att analysera och förkorta interna processer. Information till våra invånare sker dagligen via kontaktcenter samt att vi fyller kunskapsdatabasen för att kunna besvara frågor snabbt. Installationen av ett verksamhetssystem som hjälpmedel i uppföljningen av olika ärenden är genomförd och under uppbyggnad i kontaktcenter. Målet om digitalisering av fler av kommunens tjänster är uppnått till 60%. Exempel är vigslar samt det nya båtplatssystemet för 3 nya bryggor i Västerviken. Driftdagboken kommer att bytas ut till något som är mer effektivt i kommunikationen med våra invånare vilket ökar servicenivån. Indikator Titel Andel nöjda invånare (%). Resultat 2017 Resultat 2018 80% 88% 80% Mål 2018 Bedömning Kommunfullmäktiges mål B. I kommunen erbjuds bra utbildningsmöjligheter. Tidiga insatser i förskolan och skolan ger alla barn likvärdiga möjligheter till att utveckla kunskaper, nå målen och få en livslång lust att lära. Nämndmål B1. Bidra till att fler elever går eller cyklar till skolan. Bedömning Delvis uppfyllt Kommentar till resultatet: Hittills finns inget resultat för andel elever som går eller cyklar till skolan. Vi hoppas ha ett resultat i slutet av året. Stadsmiljö- och service försöker se till att det finns fungerande gång- och cykelbanor genom att rusta upp bristande sträckor och genom att bygga nya gång- och cykelvägar. Nya länkar anläggs där det tidigare saknats. Detta arbete har kommit 30% hittills i år. Rådmansgatan och Munkhagsgärdet är påbörjat. En aktivitet som är delvis påbörjad är att inspektera och utvärdera det befintliga nätet för att få grepp om problemområden. En annan typ av aktivitet är att förbättra miljön i anslutning till cykelbanorna vilket stadsmiljö- och serviceverksamheten börjat med. Det är viktigt att röja i anslutning till GC banorna för att öka framkomligheten samt förbättra den upplevda tryggheten. Från Brostugevägen upp till Läggesta station har belysningen förbättrats. Gång- och 13
Bilaga 5:16 cykelbanan på Nabbengatan som länkar ihop med parken och vidare mot resecentrum är påbörjat. Antal genomförda gång- och cykelfrämjande kampanjer är hittills i år noll men ett flertal kampanjer är planerade i september under den Europeiska mobilitetsveckan. Målet beräknas uppnås under året. Räddningstjänstens mål B0.1 Ge unga kunskaper om utrymning vid brand och vilka konsekvenser anlagd brand kan ge är hittills inte uppfyllt. Arbetet med att besöka platser där många ungdomar vistas på sin fritid har påbörjats genom planering och möten med säkerhetsenhet samt socialtjänst. I september informeras alla förskoleklasser om larmning och utrymning genom teaterverksamhet på brandstationen. Indikator Titel Andel elever som går eller cyklar till skolan (%). Antal genomförda insatser på stadsmiljö, kopplade till gång- och cykel som transport. Antal genomförda gång- och cykelfrämjande kampanjer. Resultat 2017 Resultat 2018 56% 75% 8 4 8 5 0 4 Mål 2018 Bedömning Nämndmål B2. Bidra till att eleverna upplever en bra måltidsmiljö. Bedömning Delvis uppfyllt Kommentar till resultatet: Hittills i år har 2295 barn på förskolor och skolor i kommunen svarat på enkäter för att bedöma måltiderna. 51,7% är nöjda eller mycket nöjda med maten. 29,8% är ganska nöjda och 18,5% är inte nöjda. Vad gäller måltidsmiljön svarade 69,5% att de är nöjda eller mycket nöjda, 23,1% är ganska nöjda och 7,3% är inte nöjda. Antal aktiviteter per enhet och termin där pedagogisk- och måltidsverksamhet planerar och deltar gemensamt är hittills i år 3. 14
Bilaga 5:17 Tack vare en extratjänst på kontoret har långt fler enkäter än tidigare år kunnat genomföras, även på alla friskolor som köper måltider från Måltidsservice. Friskolornas nöjdhet kan påverkas i lägre grad än för de kommunala skolorna då Måltidsservice saknar inflytande och samverkan med friskolorna när det gäller måltidsmiljön. Matens kvalitet kan alltid förbättras. Indikator Titel Andelen matgäster som är nöjda med maten (%). Andelen matgäster som är nöjda med måltidsmiljön (%). Resultat 2017 Resultat 2018 70% 52% 75% 80% 70% 80% Mål 2018 Bedömning Kommunfullmäktiges mål C. Vården och omsorgen utvecklar och stärker individens välbefinnande och självbestämmande. Nämndmål C1. Bidra till att tryggheten ökar inom teknik- och servicekontorets verksamhetsområden. Bedömning Delvis uppfyllt Kommentar till resultatet: På räddningstjänsten genomförs flera av de dokumenterade trygghetsåtgärderna löpande. Exempel på åtgärder som genomförts i år är att åka på förmodade hjärtstoppslarm i väntan på ambulans, åka på larm gällande hot om suicid samt genomföra utbildningar i Första hjälpen psykisk ohälsa i Strängnäs. Stadsmiljö- och service utvärderar säkerheten och tryggheten på allmänna platser kontinuerligt och åtgärdar dem inom ramen. Hittills i år har man kartlagt och förstärkt belysningen till 80%. Bland annat Brostugevägen och Nabbenparken samt övergångsställen nära resecentrum har fått förstärkt belysning. Indikator Titel Antal planerade trygghetsåtgärder. Resultat 2017 Resultat 2018 15 8 13 15 Mål 2018 Bedömning
Bilaga 5:18 Nämndmål C2. Bidra till att brukarna inom äldreomsorgen upplever en bra måltidsmiljö. Bedömning Delvis uppfyllt Kommentar till resultatet: Statistik för andelen nöjda matgäster inom äldreomsorgen finns inte hittills i år. För att bidra till målet får korttidsboende längre beställningstid för att undvika brist på mat och SVC/Vårdcentralens kök renoveras vilket kommer att öka kvalité och kapacitet. Måltidsservice rullar alla köttbullar själva till ÄO för att bidra till målet andel särskilda boenden där måltidsprojekt pågår som syftar mot välbefinnande och självbestämmande för individen. Indikator Titel Andelen matgäster som är nöjda med maten (%). Andelen matgäster som är nöjda med måltidsmiljön (%). Resultat 2017 Resultat 2018 74% 75% 80% 80% Mål 2018 Bedömning Kommunfullmäktiges mål D. Strängnäs kommun är en lärande organisation med engagerade medarbetare som ständigt utvecklar sig själva och verksamheten. Nämndmål D1. Frisknärvaron ska öka. Bedömning Ej uppfyllt Kommentar till resultatet: Andelen frisknärvarande på kontoret har ökat under delår 1 och är 92,6%. Under 2017 var motsvarande siffra 91,9% januari- april. Av sjukfrånvaron på 7,4% är andelen långa sjukskrivningar 58,6%. Trots förbättringen sedan förra året är målet inte uppnått. 16
Bilaga 5:19 Räddningstjänsten hade fler sjukskrivningar än vanligt under februari vilket berodde på influensa. Samtlig heltidspersonal har möjlighet att träna på arbetstid vilket kan höja välmåendet på arbetsplatsen. Samtliga medarbetare ska få en årlig läkarundersökning/hälsokontroll, hittills i år har två av fyra tillfällen genomförts. Andel medarbetare som tar ut friskvårdspeng är 14 % hittills i år men den siffran bedöms stiga under året. Index för motivation blev 4,27 (av 5) vilket tyder på att vi har en stor andel engagerade medarbetare vilket bör bidra till målet om lägre sjukfrånvaro. Exempel på hur verksamheterna arbetar med medarbetarengagemang är att räddningstjänsten har påbörjat genomgång av mål, arbetsplan, budget och uppföljning vid olika slags personalmöten. Stadsmiljö- och serviceverksamheten fokuserar på engagemang bland medarbetare och tydliga uppdrag. Det sker ständigt dialog kring projekt och verksamhet. Alla medarbetare har en kompetensutvecklingsplan men den behöver uppdateras kontinuerligt vid medarbetarsamtal. På måltidsservice planeras medarbetarsamtal att genomföras under hösten 2018 enligt dialogmodell, ett projekt i samarbete med HR. Det var ett mycket bra gensvar från medarbetarna på teknik- och servicekontoret på HME enkäten för 2018, nämligen 92% svarande. HME totalindex (skala 1-5) är 4,2 vilket är väldigt nära målet men vi når inte riktigt ända fram. Indikator Titel Resultat 2017 Resultat 2018 Mål 2018 Andel medarbetare som är 7,3% 7,4% 5% sjukskrivna (%). Andel medarbetare som 59% 14% 60% tar ut friskvårdspeng (%). Andel medarbetare som 90% 90% 90% känner sig engagerade (%). Andel medarbetare med 100% 100% 100% kompetensutvecklingsplan (%). HME totalindex skala 1-5. 4,2 4,2 4,3 Bedömning 17
Bilaga 5:20 Kommunfullmäktiges mål E. Kommunen har god ekonomisk hushållning som finansierar framtida tillväxt och kvalitets höjande åtgärder. Nämndmål E1. Nämnden ska verka för god ekonomisk hushållning genom väl fungerande ekonomisk styrning och uppföljning. Bedömning Helt uppfyllt Kommentar till resultatet: Teknik- och servicenämnden redovisar en positiv avvikelse med 0,4 miljoner kronor. Verksamheter exkl. balanserade resultat redovisar ett överskott på 3,3 miljoner kronor. Överskottet beror bland annat på vakanser, att sjukfrånvaro delvis inte har ersatts med vikarier samt att många åtgärder inte påbörjats ännu. Verksamheterna med balanserade resultat redovisar ett underskott på 2,8 miljoner kronor. Underskottet finns inom måltidsservice verksamhet och är i paritet med det budgeterade underskottet. Prognosen för helåret är en budget i balans, det finns dock en stor osäkerhetsfaktor när det gäller väderrelaterade kostnader. Fritidsenheten Budgeten för perioden pekar på ett överskott. Men bedömningen är att Fritid når ett 0- resultat under året då mycket av planerade åtgärder inte är genomförda än. Uppföljning av avtal kommer genomföras i samarbete med upphandlings- och inköpsenheten. Måltidsservice En elbil köptes in och ersatte bensinbilen, som ett bidrag till att matens klimatpåverkan ska minska, god ekonomisk hushållning. Dessutom genomförs ständiga förbättringar i recepten där fettet och det animaliska minskas/ersätts av vegetabilier. Ändringar i vikt och volym där maträtter anpassas efter årstider, tillgång av säsongvaror och vilka som är slutkunder, till exempel äldreboende, förskolor samt skolor. Hittills i år finns inget resultat för andelen matsvinn. För att andelen matsvinn ska minska arbetar måltidsservice med noggrannare livsmedelsinköp, köper in exakt behov av livsmedel, tillagar i omgångar, serverar i mindre volymer samt gör soppor och andra rätter av mat som blir över. Räddningstjänsten För att förbättra kartläggning/uppföljning/rutiner avseende förändring semesterlöneskuld har en genomgång av semesterplanering och information om semesteruttag har hållits med heltidspersonalen. Stadsmiljö- och service Stadsmiljö- och service försöker att genomföra projekt hållbart genom att införa 18
Bilaga 5:21 lämpliga krav vid upphandlingen av olika aktörer och att införa lämpliga miljökrav vid projektgenomförandet. Förbättrar uppföljning av projekt löpande via byggmöten, platsbesök, protokollförda besiktningar. Det finns ett bra samarbete med inköpsavdelningen för att förbättra upphandlingsprocesserna. Innan delgivningsbeslut så granskas, tillsammans med inköpsavdelningen, inkommande anbud att de lever upp till kraven vi ställt. En ekonomisk uppföljning sker via avstämning med respektive enhet varje månad. Indikator Titel Budgetavvikelse (tkr) Andelen matsvinn ska minska (%). Resultat 2017 Resultat 2018-1 875 400 0 15% 12% Mål 2018 Bedömning 19
Bilaga 5:22 Väsentliga personalförhållanden Sjukfrånvaro Andelen frisknärvarande på kontoret har ökat under delår 1 och är 92,6%. Under 2017 var motsvarande siffra 91,9% januari- april. Av sjukfrånvaron på 7,4% är andelen långa sjukskrivningar 58,6%. Åtgärder för att minska sjukfrånvaron Kontoret har infört nya rutiner när det gäller hur vi följer upp de korta sjukskrivningarna och systematiskt genomför rehabiliteringsinsatser. När det gäller de långa sjuktalen så är det ett pågående arbete med insatser och uppföljning med syfte att få medarbetare tillbaka i arbete så fort som möjligt. Personalförsörjning Personalförsörjningen inom nämndens område är under kontroll men det finns utmaningar framförallt inom yrkesgrupperna kockar, brandmän och ingenjörer. När det gäller kockar så finns det ett samarbete inom 4M och med restaurangskolan vilket ökar rekryteringsmöjligheterna på längre sikt. Räddningstjänsten arbetar med nya lösningar med kombinationstjänster för att säkra upp beredskapen i Mariefred och Åker. Kontoret arbetar med att ständigt förbättra trivseln på jobbet utifrån resultat från medarbetarenkät och medarbetarsamtal. 20
Bilaga 5:23 Ekonomisk analys Resultat Teknik- och servicenämnden redovisar en positiv avvikelse med 0,4 miljoner kronor. Verksamheter exkl. balanserade resultat redovisar ett överskott på 3,3 miljoner kronor. Överskottet beror bland annat på vakanser, att sjukfrånvaro delvis inte har ersatts med vikarier samt att många åtgärder inte påbörjats ännu. Verksamheterna med balanserade resultat redovisar ett underskott på 2,8 miljoner kronor. Underskottet finns inom måltidsservice verksamhet och är i paritet med det budgeterade underskottet. Driftredovisning per nämnd Teknik- och servicenämnden Januari-April 2018 (tkr) Utfall (U) Budget (B) Avvi kel s e (B-U) Avvi kel s e exkl. sem.skuld Års - prognos (P) Helår 2018 Års - budget (Å) Avvi kel s e (Å-P) Teknik- och servicenämnden -204-213 9 9-649 -649 0 Ledning och administration -1 313-2 202 888 959-6 456-6 706 250 Stadsmiljö och service -11 758-13 321 1 562 1 798-39 655-39 655 0 Fritid -14 940-15 873 934 1 112-47 118-47 118 0 Räddningstjänst -10 198-10 087-111 -194-30 643-30 643 0 Summa driftredovisn exkl balanserade verksamheter -38 413-41 696 3 282 3 685-124 521-124 771 250 Fordonsverksamhet -109-202 93 119-623 -623 0 Måltidsservice 602 3 194-2 593-1 830-1 800 0-1 800 Vinterväghållning -5 176-4 839-337 -337-7 561-7 561 0 Summa driftredovsn balanserade verksamheter -4 683-1 846-2 836-2 048-9 984-8 184-1 800 Summa driftredovisning teknik- och servicenämnden -43 096-43 542 446 1 637-134 505-132 955-1 550 Teknik- och servicenämndens egen verksamhet redovisar ett överskott om 9 000 kronor till följd av lägre personalkostnader samt lägre tryckkostnader än budgeterat. Ledningsstöd redovisar en positiv avvikelse på 0,9 miljoner kronor och är ett resultat av lägre personalkostnader till följd av tillfälliga vakanser och sjukskrivning som inte har ersatts samt att buffertposten inte har utnyttjats. Prognosen är ett överskott på 0,3 miljoner kronor om inte buffertposten behöver utnyttjas. Stadsmiljö och service redovisar en positiv avvikelse med 1,6 miljoner kronor och är ett resultat av att vissa åtgärder inom driftenheten inte har kommit igång ännu som en följd av den långa vintern. Prognosen är en budget i balans vid årets slut. Fritidsenheten redovisar en positiv avvikelse med 0,9 miljoner kronor. Det positiva resultatet beror på att vissa åtgärder inom bl.a utomhusverksamheten inte har kommit igång ännu samt att flera kostnader inom inomhusverksamheten utförs under den senare delen av året. Prognosen är en budget i balans och om det finns ett överskott i samband med delårsrapport 2 kommer verksamheten att utföra riktade åtgärder. 21
Bilaga 5:24 Räddningstjänsten redovisar en negativ avvikelse mot budget med 0,1 miljoner kronor och resultatet beror på lägre intäkter än budgeterat, men följer tidigare års trend med mer intäkter senare på året. Prognos för helåret är därför en budget i balans. Belopp tkr Eget kapital 2018-01-01 Förändring 2018 Eget kapital 2018-04-30 Prognos Eget kapital 2018-12-31 Fordonsverksamhet 731 93 824 731 Måltidsservice -597-2 593-3 190-2 397 Vinterväghållningsfond 1 336-337 1 000 1 336 Fordonsverksamheten redovisar ett överskott på 0,1 miljoner kronor och prognosen pekar på en budget i balans vid året slut. Måltidsservice redovisar ett underskott med 2,6 miljoner kronor inklusive semesterlöneskuld och ett underskott på 1,8 miljoner kronor exklusive semesterlöneskuld. Prognosen är ett underskott på 1,8 miljoner kronor och är i paritet med det budgeterade underskottet som är en följd av att intäkterna inte räknades upp 2016. I samband med budgetarbetet 2019 behöver måltidspriserna höjas så att verksamheten kan ha en budget i balans. Prognosen för helåret är en budget i balans, det finns dock en stor osäkerhetsfaktor när det gäller väderrelaterade kostnader. Investeringar Investeringar (tkr) Total Periodens utfall 2018-04-30 Helårsprognos 2018 netto budget 2018 + Inkomst - Utgift Netto Återstår + Inkomst - Utgift Avvikelse prognos Projektbenämning Netto Maskiner och inventarier -12 284 0-1 674-1 674 10 610 0-12 284-12 284 0 IT och digitalisering -200 0 0 0 200 0-200 -200 0 Idrotts- och friluftsanläggningar -2 968 0-1 584-1 584 1 384 0-6 568-6 568-3 600 Anläggningar, övriga -22 014-9 -6 799-6 808 15 206 10 000-28 414-18 414 3 600 Summa investeringar -37 466-9 -10 057-10 066 27 400 10 000-47 466-37 466 0 Teknik- och servicenämndens investeringsbudget år 2018 uppgår till 37,5 miljoner, där 25,5 miljoner kronor beslutades i Årsplan 2017, 8,4 miljoner kronor är överförda från föregående år och 3,6 miljoner kronor är omfördelade från KS (kontaktcenter och asfalt). Nettoutfallet för år 2018 är 10,1 miljoner kronor och det återstår 27,4 miljoner kronor. Prognosen är en budget i balans men det finns en osäkerhet i om det blir ett överskott på 3,6 miljoner kronor inom anläggningar övrigt. Det motsvarar det värde som färdigställandet av Larslunda gymnastikhall beräknas att dra över budget som en 22
Bilaga 5:25 följd av att budgeten minskades med 30% i samband med överföringen av budget från år 2016. Maskiner och inventarier Inom denna grupp redovisas inköp för maskiner och inventarier för nämndens alla olika verksamheter. Här återfinns bland annat fordon och övrig utrustning till räddningstjänsten, fordon och utrustning till stadsmiljö och idrott och fritid, utrustning till konferensrum med mera. Ramen uppgår 12,3 miljoner kronor och under året har 1,6 miljoner kronor förbrukats. Idrotts- och fritidsanläggningar Ramen för investeringar i idrotts- och fritidsanläggningar är 3,0 miljoner kronor varav 1,6 miljoner kronor har förbrukats. För att kunna slutföra markarbeten, uppföra byggnad för förråd, mötesrum m.m. samt slutfakturering från entreprenören för Larslunda gymnastikhall så är prognosen att budgeten dras över med 3,6 miljoner kronor. Spec av investeringsprojekt över 5 miljoner (+) (-) Investeringar (tkr) Total Utfall 2018-04-30 Planerad projekttid Budget och redovisning totalt för projektet (-) netto Prognos budget Planerat Total Total Återstående total Avvi kel s e Projektbenämning 2018 Intäkt Kos tna d Netto Återstår Startår färdigställt budget redovisning budget utfall prognos Idrottshall Larslunda -590 0-1 304-1 304-714 2 015 2 018-14 360-15 074 590-18 000-3 640 Summa investeringar -590 0-1 304-1 304-714 -14 360-15 074 590-18 000-3 640 IT och digitalisering Ramen för investeringar i IT och digitialisering är 0,2 miljoner kronor och hittills har inget förbrukats. Inom den här gruppen redovisas digitaliserad visning av lokalbokningen utanför konferensrummet, alkotest fastmonterade på brandstationerna med koppling till chefer och skrivplatta för tillsynsprotokoll. Anläggningar, övrigt Inom denna ram återfinns nämndens gatuprojekt, gång-, cykel- och mopedvägar (GCM-vägar), investeringar för Tosteröbron, lekplatser, trädplantering, gatubelysning, med flera. Budgeten uppgår till 22 miljoner kronor varav 6,8 miljoner kronor har förbrukats. I nuläget görs bedömningen att ett överskott på 3,6 miljoner kronor kommer att erhållas vid årets slut. Ramprotokoll 23
Bilaga 6:1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Teknik- och servicekontoret Dnr TSN/2018:157-007 2018-05-15 1/1 Granskning av kontroll och uppföljning av privata utförare, beslut om svar till Kommunrevisionen Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden beslutar att 1. lämna bifogat svar som sitt yttrande till Kommunrevisionen. Beskrivning av ärendet På de förtroendevalda revisorernas uppdrag har KPMG AB genomfört en granskning av hur teknik- och servicenämnden säkerställer en ändamålsenlig kontroll och uppföljning av privata utförare. Syftet med granskningen har varit att bedöma hur nämnden styr och kontrollerar verksamhet som bedrivs av privata utförare på uppdrag av nämnden. Sammantaget gör revisorerna bedömningen att nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamhet som bedrivs av privata utförare på uppdrag av nämnden är och har varit förenad med brister, främst vad avser struktur och dokumentation. Revisionen begär yttrande över sina iakttagelser utifrån givna frågeställningar, senast 2018-06-30. Teknik- och servicekontorets förslag till svar på revisionens frågor bifogas. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Uppföljning Föreslagna åtgärder följs upp av teknik- och servicekontoret. Beslutsunderlag Granskning av kontroll och uppföljning av privata utförare, revisionsrapport KPMG AB, 2018-03-13. Granskning av kontroll och uppföljning av privata utförare, revisionsskrivelse, 2018-03-28. Teknik- och servicenämndens svar till revisionen, förslag, 2018-05-15. Tjänsteutlåtande, 2018-05-15. Beslutet skickas till Kommunrevisionen. Lars Ekström Kontorschef Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00 www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
Bilaga 6:2 Teknik- och servicekontoret Dnr TSN/2018:157-007 2018-05-15 1/2 Granskning av kontroll och uppföljning av privata utförare Teknik- och servicenämndens svar på frågor från Kommunrevisionen Bakgrund Kommunrevisionen har utfört en granskning av teknik och servicenämndens kontroll och uppföljning av privata utförare. Granskningen har genomförts av KPMG och ingår i Kommunrevisionens revisionsplan. Det granskade området står för 10 % av nämndens totala inköpsvolym. Kommunfullmäktige beslutade 2017-02-27 35 om en ny inköps- och upphandlingspolicy. Den styr hur kommunen ska arbeta med sina upphandlingar och inköp. Den beskriver också på en övergripande nivå hur uppföljning ska ske. Kommunen har enligt kommunallagen 5 kap. 3 och 6 kap. 6 ett ansvar att särskilt följa upp privata utförare. Privat utförare definieras i kommunallagen som en juridisk person eller enskild individ som har hand om vården av en kommunal angelägenhet, med vård menas skötsel. En juridisk person är till exempel ett aktiebolag, ett handelsbolag eller en ideell förening. Det åligger KF att besluta om ett program för detta under varje mandatperiod vilket ännu inte skett i Strängnäs kommun, vilket även lyfts fram i revisionsrapporten. Detta program kommer att kunna ge exempel på hur avtalsuppföljning ska ske och vilken miniminivå som gäller uppföljningsplanen. Programmet föreslås reglera kommande avtal och i begränsad omfattning redan ingångna (då det går att tillämpa enligt avtal), men hur den slutgiltiga utformningen av programmet ska se ut är inte klart. Frågor från Revisionen Fråga 1 - Med avseende på den genomförda granskningen, vilka åtgärder avser ni att genomföra i syfte att komma tillrätta med de påtalade bristerna? Svar 1- Teknik och servicenämnden har för avsikt att följa revisionsskrivelsens rekommendationer och förbättra riskanalyser, dokumentationen, ta fram mål, samt att se över internkontrollplanen. När det gäller inköps- och upphandlingspolicyn så är det som KPMG beskriver i sin granskning att den är under implementering. Alla enheter har i sina arbetsplaner för 2018 att ta fram rutiner för avtalsuppföljning (planerat innan revisonsgranskningen). Granskningen konstaterar också att det ännu inte finns ett antaget program för privata utförare vilket självklart påverkar nämndes arbete med att skapa uppföljning grundat på programmet. Risken är att nämnden tar fram en uppföljningsplan som inte stämmer överens med det kommande programmet. Det vore också oklokt att skapa två separata sätt för uppföljning, ett enligt inköps- och upphandlingspolicyn och ett för privata utförare. Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00 kommunstyrelsen@strangnas.se www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
Bilaga 6:3 2/2 Fråga 2 - Under vilken tidperiod avser ni att genomföra dessa åtgärder? Svar 2 - Programmet för privata utförare är planerat att tas av KF innan sommaren, men då nämnden ser allvarligt på riskerna kopplat till bristerna i uppföljningen så har ett arbete redan påbörjats. Om allt går som planerat så kommer detta vara klart 1 november 2018. Det är viktigt att understryka att inga avtal kommer att omförhandlas utifrån detta, utan att implementeringen kommer att ske succesivt då nya upphandlingar genomförs. Uppföljningen av befintliga avtal kommer att ske i den omfattning som tillåts i avtalen. Fråga 3 - Hur kommer ni utläsa effekten av dessa åtgärder? Svar 3 Effekterna av dessa åtgärder kommer få genomslag på två olika plan. Det som sker på kontorsnivå där det kommer skapa bättre affärer med ökad kvalité, bättre ekonomi och nöjdare kommuninvånare vilket kommer kunna utläsas i ordinarie rapportering till nämnden. Det som sker på nämndnivå där den kommande inköps- och upphandlingsrapporteringen samt uppföljningen av de mål som tas fram och eventuell internkontrollpunkt kommer öka nämndens möjligheter att utöva sin styrning och kontroll. Fråga 4 - Hur kommer dessa effekter att påverka innehållet i nästa revidering av internkontrollplanen? Svar 4 - Det kommer att vara en ny nämnd på plats när det är dags att fatta beslut om en ny internkontrollplan, vilket gör att nuvarande nämnd har svårt att bestämma i frågan. Det är klokt att detta arbete går hand i hand med det uppföljningsarbete som beräknas vara klart i höst. Så den planerade tiden för ny internkontrollplan till januari 2019 känns relevant även med hänsyn till granskningen.
Bilaga 6:4
Bilaga 6:5
Bilaga 6:6
Bilaga 6:7
Bilaga 6:8
Bilaga 6:9
Bilaga 6:10
Bilaga 6:11
Bilaga 6:12
Bilaga 6:13
Bilaga 6:14
Bilaga 6:15
Bilaga 6:16
Bilaga 6:17
Bilaga 6:18
Bilaga 6:19
TJÄNSTEUTLÅTANDE Bilaga 7:1 Räddningstjänsten Handläggare Mårten Eskilsson Tel. 0152-291 84 Dnr TSN/2018:271-100 2018-05-14 1/2 Teknik- och servicenämnden Indexuppräkning av taxor för sotning och brandskyddskontroll 2018 Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden beslutar att 1. justera taxa för sotning enligt sotningsindex 2018 (1,69%) att gälla från 2018-06-01. 2. justera taxa för brandskyddskontroll enligt sotningsindex 2018 (1,69%) att gälla från 2018-06-01. Beskrivning av ärendet 2005 beslutade kommunfullmäktige om taxa och riktlinjer för sotning och brandskyddskontroll i Strängnäs kommun (3/2005-170). Beslutet anger att taxorna ska indexjusteras enligt det sotningsindex som Sveriges Kommuner och Landsting årligen överenskommer med Sveriges Skorstensfejarmästares Riksförbund. Motiv till beslut Enligt 3 kap 4 Lag (SFS 2003:778) om skydd mot olyckor ansvarar kommunen för att sotning och brandskyddskontroll av fasta förbränningsanordningar med rökkanaler samt imkanaler från storkök och restaurangkök utförs. Enligt 3 kap 6 samma lag får kommunen föreskriva att avgift ska betalas för sotning och brandskyddskontroll. Sotningsindex för 2018 är 1,69% om taxan börjar gälla 2018-06-01. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Bengt Swärd, Strängnässotarn AB verkställer beslutet
Bilaga 7:2 2/2 Beslutsunderlag Bilaga 1: Sotningsindex 2018 Bilaga 2: Förslag till taxa för sotning i Strängnäs kommun 2018 Bilaga 3: Förslag till taxa för brandskyddskontroll i Strängnäs kommun 2018 Beslutet skickas till Bengt Swärd, Strängnässotarn AB, Finningevägen 75, 645 42 Strängnäs Lars Ekström Kontorschef Mårten Eskilsson Räddningschef
Bilaga 7:3
Bilaga 7:4 TAXA 2018-05-14 1/2 Beslutad när: Beslutad av Diarienummer: Ersätter: Gäller för: Gäller fr o m: 2018-06-01 Gäller t o m: Dokumentansvarig: Uppföljning: 2018-05-29 xx Teknik- och servicenämnden TSN/2018:271-100 Taxa för sotning i Strängnäs kommun 2017 beslutad av Teknik- och servicenämnden 2017-05-30 60 Fastighetsägare i Strängnäs kommun 2019-03-31 eller nytt beslut om taxa Mårten Eskilsson, Räddningschef Årligen Taxa för sotning i Strängnäs kommun 2018 För utförande av sotnings- och rensningsarbete enligt lagen (SFS 2003:778) om skydd mot olyckor uttas i Strängnäs kommun avgifter enligt denna taxa. Exkl Inkl moms moms 0. Timersättning Kr från 2018-06-01. 471 kr 589 kr 1. Objekt i småhus 1.1 Grundavgift (se även punkt 4.7) Inställelse m m för utförande av arbete enligt 1.2 under ordinarie sotningstur. 1.1.1 Helårsbebott hus. 103 kr 128 kr 1.1.2 Fritidshus.. 176 kr 220 kr 1.2 Objektsavgift (kr/enhet) Sotning eller rensning av nedan nämnt objekt jämte tillhörande rökkanal och förbindelsekanal eller bikanal. 1.2.1 Värmepanna med normaleffekt högst 50 Mcal/h (ca 60 kw) a eldad uteslutande med olja 218 kr 273 kr b eldad helt eller delvis med fast bränsle 246 kr 308 kr 1.2.2 Lokaleldstad 157 kr 196 kr 1.3 Tilläggsavgift 1.3.1 Förbindelsekanal eller bikanal a 1,0-2,5 m.. 30 kr 38 kr b 2,6-5,0 m.. 74 kr 93 kr c mer än 5,0 m; timersättning uttas enligt 4.5. 2. Övriga objekt 2.1 Inställelseavgift Avgift enligt 2.1.1 inkluderar ersättning för inställelse för arbetets utförande vid objekt belägna inom en radie av 10 km från arbetslokalerna. För avlägsnare belägna objekt uttas tilläggsersättning för den proportionella delen av den tillkommande transporttiden per man och timme med pris, som anges i 4.5. 2.1.1 Sotning av värmepanna jämte tillhörande Normaleffekt Exkl moms Inkl moms rökkanal och förbindelsekanal. För den till Mcal/h (ca kw) a= b= a= b= rökkanalen anslutna största sotade -50 (-60) enligt 1. 127 kr enligt 1 159 kr värmepannan uttas ersättning enligt a och 51-100 (61-120) 368 kr 231 kr 460 kr 289 kr för var och en av de övriga sotade 101-150 (121-180) 427 kr 290 kr 534 kr 363 kr värmepannorna enligt kolumn b. 151-200 (181-240) 490 kr 353 kr 613 kr 442 kr 201-250 (241-300) 515 kr 378 kr 644 kr 473 kr 251-300 (301-360) 552 kr 415 kr 690 kr 519 kr
Bilaga 7:5 TAXA 2018-05-14 2/2 2.1.2 För sotning eller rensning av annat än under 1. och 2.1.1 angivet objekt uttas ersättning per man och timme med pris, som anges i 4.5. Parterna må träffa överenskommelse om fast pris beräknat efter tidsåtgång. 2.2 Tilläggsavgift 2.2.1 Separat rökkanal till sidopanna. 31 kr 39 kr 2.2.2 Stoftavskiljare, rökgasfläkt, längre förbindelsekanal till objekt enligt 2.1.1; timersättning uttas enligt 4.5. Parterna må träffa överenskommelse om fast pris beräknat efter tidsåtgång. 3. Undersökningsarbeten m m 3.1 För undersökningsarbete, annat beställt arbete och urbränning uttas ersättning per man och timme med fast pris, som anges i 4.5 samt transportersättning enligt 4.3. 4. Särskilda bestämmelser 4.1 Om vid utförande av arbete enligt 1.2, 1.3 och 2.2.1 undantagsförhållande föreligger genom avvikelse av nedan nämnt slag, uttas ersättning per man och timme enligt 4.5. - sådan placering av objektet att rensluckor är svåråtkomliga (jfr åtkomlighetsregler i SBN). - anordningar och konstruktionsdetaljer hindrar eller avsevärt försvårar användning av standardverktyg. - för sotningens genomförande erforderlig demontering och montering av luckor och andra detaljer orsakar merarbete i sådan omfattning att tidsåtgången härför uppgår till eller överstiger i 4,5 angiven debiteringsperiod. - blockering av rensluckor eller av utrymme med renslucka. - användning av mer än vanligt sotbildande bränsle, förekomsten av svårborttagna blanksotbeläggningar eller av större sotmängd än normalt p g a anläggningsfel. - fastsättning av arbetsredskap i kanal eller dylikt. Exkl Inkl 4.2 För hämtning av lös väggstege, som ej förvaras omedelbart intill moms moms uppstigningsställe, uttas tilläggsavgift. 47 kr 59 kr 4.3 För extra inställelse, då fastighetsägaren eller nyttjaren av rensningspliktigt objekt utan giltigt skäl hindrat arbetets utförande på härför tillkännagiven tidpunkt, uttas för återbesök ersättning per man och timme med pris som anges i 4.5 samt transportersättning. Härjämte uttas ersättning för den ordinarie inställelsen enl 1.1 eller 2 samt en administrationsavgift av. 71 kr 88 kr Transportersättning för bil beräknas som kilometerersättning med det belopp per påbörjad km av avståndet fram och åter till förrättningsplatsen som vid tillfället gäller för befattningshavare i kommunens tjänst enl härför centralt utfärdad anvisning. Vid beräkningen tillämpas reglerna för mindre bil och lägsta årliga körlängd. För annat transportmedel än bil uttas ersättning med den verkliga kostnaden. 4.4 För arbete, som utförts utom ordinarie arbetstid, orsakat av att objektet inte är tillgängligt under ordinarie arbetstid, uttas ersättn per man och timme med pris som anges i 4.5 samt tillägg motsv de merkostnader som arbetet föranleder. 4.5 Timersättning utgår med. 471 kr 589 kr innefattande även ersättning för erforderlig arbetsledning. För arbete under orinarie arbetstid räknas påbörjad kvartstimme som hel kvartstimme. För övertidsarbete räknas påbörjad halvtimme som hel halvtimme. I övertid inräknas eventuell avtalsenlig väntetid samt bad och omklädsel, därest denna utgår särskilt för övertidsarbetet. Vid beräkn av arbetstidens längd inräknas förflyttning till och från arbetsplatsen. 4.6 I angivna ersättningar ingår kostnader för konventionell teknisk utrustning. För användande av speciell teknisk utrustning, exempelvis sotsugare och tvättaggregat, utgår tilläggsersättn enl överenskommelse med den betalande. 4.7 Grundavgift för inställelse enligt 1.1 Vid inställelse för sotning av objekt i småhus och i förekommande fall tillhörande komplementbyggnad/er inom samma tomt, utgår en (1) avgift per tillfälle. Vid samplanerad sotning/brandskyddskontroll utgår hel grundavgift för brandskyddskontroll och halv grundavgift för sotning. 5 Indexreglering av taxan Denna taxa justeras årligen enligt "Index för sotningstaxa" som publiceras av Sveriges kommuner och landsting samt Sveriges Skorstensfejarmästares Riksförbund och enligt de riktlinjer som kommunfullmäktige beslutade 2005-02-28, Dnr 3/2005-170.
Bilaga 7:6 TAXA 2018-05-14 1/2 Beslutad när: Beslutad av Diarienummer: 2018-05-29 xx Teknik- och servicenämnden TSN/2018:271-100 Ersätter: Taxa för brandskyddskontroll i Strängnäs kommun 2017 beslutad av Teknik- och servicenämnden 2017-05-30 60 Fastighetsägare i Strängnäs kommun Gäller för: Gäller fr o m: 2018-06-01 Gäller t o m: Dokumentansvarig: Uppföljning: 2019-03-31 eller nytt beslut om taxa Mårten Eskilsson, Räddningschef Årligen Taxa för brandskyddskontroll i Strängnäs kommun 2018 För utförande av brandskyddskontroll enligt lagen (SFS 2003:778) om skydd mot olyckor samt tillhörande föreskrifter uttas i Strängnäs kommun avgifter enligt denna taxa. Exkl moms Inkl moms 1. Timersättning Avgifterna grundas på följande timersättning gällande från 2018-06-01: 702 kr 877 kr 2. Objekt i småhus 2.1 Grundavgift (inställelse för utförande av brandskyddskontroll, se även punkt 5.) 1. Helårsbebott hus 230 kr 287 kr 2. Fritidshus 393 kr 491 kr 2.2 Kontrollavgift 1. Kontroll av eldstad med tillhörande rökkanal 526 kr 658 kr 2. Kontroll av ytterligare eldstad ansluten till rökkanal i samma skorsten som 2.2.1. 234 kr 292 kr 2.3 Tilläggsavgift För kontroll genom temperaturmätning, tryckmätning, röktrycksprovning eller läckagemätning uttas ersättning för mertiden med timersättning enligt 1. 3. Övriga objekt 3.1 Kontrollavgift utgår med timersättning enligt 1. Även körtiden inkluderas. 4. Avgift för efterkontroll Separat efterkontroll av förelagd brandskyddsåtgärd Kontrollavgift utgår med timersättning enligt 1. Även körtiden inkluderas. 5. Särskilda bestämmelser 5.1 Extra inställelse För extra inställelse, då kontrollen inte kunnat utföras enligt ordinarie avisering och särskilda skäl för detta inte förelegat, utgår avgift för återbesök. Denna avgift utgörs av timersättning enligt 1 inklusive körtid och 10 minuters administration, transportersättning enligt 5.2 samt grundavgift för första inställelsen.
Bilaga 7:7 TAXA 2018-05-14 2/2 5.2 Transportersättning Transportersättning för bil beräknas som kilometerersättning per påbörjad kilometer av avståndet fram och tillbaka till förrättningsplatsen. Vid beräkningen tillämpas regler för mindre bil och lägsta årliga körlängd. För annat transportmedel än bil utgår ersättning med den verkliga kostnaden. 5.3 Obekväm arbetstid För kontroll utförd utom ordinarie arbetstid efter önskemål från objektsägaren utgår timersättning enligt 1 för tidsåtgång inklusive körtid samt tillägg motsvarande de merkostnader som arbetet föranleder. 5.4 Beräkning av timersättning Timersättning utgår per man. För kontroll utförd under ordinarie arbetstid räknas påbörjad kvartstimme som hel kvartstimme. För kontroll utförd på obekväm arbetstid räknas påbörjad halvtimme som hel halvtimme.
Bilaga 8:1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Teknik- och servicekontoret Dnr TSN/2018:50-510 Stadsmiljöenheten 2018-02-07 1/2 Handläggare Joakim Karlsson 0152-293 77 Anslutning av enskild väg till kommunal gata, Kilenvägen Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden beslutar att 1. avslå ansökan om att få ansluta enskild väg till kommunal gata, Kilenvägen. Beskrivning av ärendet Bert Carreman har 2018-01-20 ansökt om bygglov hos samhällsbyggnadskontoret, Strängnäs kommun. Då ansökan gäller anslutning av enskild väg till kommunal gata så överlämnades ärendet till teknik och servicekontoret. Bert Carreman, Bo Grönt i Strängnäs har ansökt om väganslutning till Kilenvägen från sin fastighet belägen på Kilenlundavägen 8. Carreman skriver i sin ansökan att anslutningen skulle vara som Kilenkryssets och Mekonomen/Ahlsells in- och utfarter. Kilenvägen är en av Strängnäs viktigaste infartsgator och måste därför prioriteras för framkomlighet på ett så trafiksäkert sätt som möjligt. Med anledning av det måste antalet korsningsrörelser begränsas. Ytterligare anslutningar till Kilenvägen på aktuell sträcka innebär en försämring av trafiksäkerheten och framkomligheten. Stadsmiljöenheten har tidigare lämnat yttrande till byggenheten i ett annat ärende som går i linje med detta beslut(se TSN/2015:291-510). Yttrandet gällde även då anslutning till Kilenvägen. Ärendet har diskuterats med Lars Nordqvist, verksamhetsansvarig för Nationalföreningen för Trafiksäkerhetens främjande, Sörmland-Örebro län- Östergötland. Lars är av åsikten att ansökan bör avslås med hänsyn till trafiksäkerhet och framkomlighet. I planbeskrivningen till gällande detaljplan där Kilenlundavägen 8 ingår, föreslås in- och utfart vid två punkter. I övrigt föreslås utfartsförbud mot huvudgatan (Kilenvägen). Det finns idag redan två in- och utfarter. Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00 www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
Bilaga 8:2 2/2 Vad gäller anslutningen till Kilenvägen som idag finns vid Mekonomen och Ahlsell, så är den ur trafiksäkerhetssynpunkt inte optimal och teknik- och servicekontoret håller för tillfället på och tittar på möjligheterna för att på sikt få till en bättre lösning. Väglag(19:71:948) 39 En enskild körväg får inte anslutas till en allmän väg utan väghållningsmyndighetens tillstånd. Inte heller får utan sådant tillstånd en enskild körvägs anslutning till en allmän väg ändras. Vad som sagts nu gäller också i fråga om sådana utfarter från fastigheter och sådana bryggor som kan användas för körtrafik. Vid behandling av en fråga om tillstånd enligt första stycket skall väghållningsmyndigheten pröva om den tilltänkta åtgärden är lämplig med hänsyn till trafiksäkerheten och framkomligheten på den allmänna vägen. I samband med tillstånd kan väghållningsmyndigheten meddela föreskrifter om väganslutningens läge och utförande i övrigt. Lag (1987:459). Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Övriga konsekvenser Kunder till Bo Grönt i Strängnäs får fortsätta använda in- och utfarten vid Kilenlundavägen. Uppföljning Ingen uppföljning krävs. Beslutsunderlag Ansökan. Yttrande gällande anslutning till kommunal gata, Dnr TSN/2015:291-510. Planbeskrivning tillhörande detaljplan för Navet 1 och del av Strängnäs 3:1, och Strängnäs 3:17 i Strängnäs. 2008-05-30. Beslutet skickas till Sökanden. Lars Ekström Kontorschef Anders Ekman Stadsmiljö- och servicechef
Bilaga 8:3
Bilaga 8:4
Bilaga 8:5
Bilaga 8:6