Enhetlig utformning av lägenhetsnummer

RED O G Ö RELSE Dnr 502-2000/1151 2000-10-20 Dnr 9490-00/100 1 (12) Enhetlig utformning av lägenhetsnummer Regeringens dnr Ju2000/2292/F 1 Sammanfattning Vi föreslår att det informationsbärande lägenhetsnumret skall bestå av fyra numeriska tecken. De första två tecknen skall ange på vilket våningsplan lägenheten är belägen. De sista två tecknen skall ange lägenhetens belägenhet på våningsplanet. Principskiss 1002 0402 0302 0202 0102 Våningsplanen numreras nedifrån och upp. Numreringen startar med 01 på det nedersta våningsplanet oberoende av om detta ligger över eller under mark. För lägenheterna sker en löpande numrering per våningsplan. Numreringen börjar med lägenheten till vänster sett från trappans översta trappsteg eller från hissen om sådan finns och sker sedan medurs. Samtliga lägenhetsdörrar för bostadslägenheter numreras. Nummer reserveras för dörrar till lokallägenheter om det på våningsplanet finns både bostadslägenheter och lokallägenheter. Vi och flera av intressenterna har i arbetets inledningsskede konstaterat att det finns klara fördelar om lägenhetsnumret betraktas som en utökad adress, dvs. är en del i den postala adressen. Enligt nu gällande standard för postala adresser används bokstäverna LÄG för att skilja belägenhetsadressen från lägenhetsnumret. Ett förslag som framförts är att införa ett nytt skiljetecken mellan belägenhetsadressen och lägenhetsbeteckningen, t. ex. Bergsgatan 34A # 0102. Utformningen av lägenhetsadressen bör närmare diskuteras vid den

2000-10-20 2 översyn som för närvarande pågår av standarden för postala adresser. Vi föreslår att det införs en regel som innebär att lägenhetsnummer som fastställts av Lantmäteriverket inte kan ändras av kommunen under den period då uppbyggnad av lägenhetsregistret och folkbokföring på lägenhet pågår. 2 Uppdraget Regeringen har uppdragit åt Lantmäteriverket att i samverkan med Riksskatteverket utarbeta en standard för informationsbärande lägenhetsnummer. Våningsplan och läge inom planen skall framgå av denna standard. Angivande av våningsplan måste kunna anpassas till lokala förhållanden. Lantmäteriverket skall samråda med Svenska kommunförbundet, fastighetsägarorganisationer, fastighetsförvaltare, Posten Sverige AB och andra stora adressanvändare. Lantmäteriverket har bedömt att uppdraget endast avser att ta fram principer för ett enhetligt utformat informationsbärande lägenhetsnummer och att det inte är frågan om ett standardiseringsarbete som normalt bedrivs inom SIS, Standardiseringen i Sverige. Analyser av kostnadskonsekvenser har inte heller ingått i uppdraget. 3 Arbetets bedrivande Samråd har skett med berörda organisationer i form av en serie möten. Ett inledande möte hölls med representanter från Svenska Kommunförbundet, Posten Sverige AB samt några representanter från fastighetsägarorganisationerna. Vid detta möte diskuterades bl. a. formerna för samrådet med intressenterna. Deltagarna var överens om att en bred krets med bl.a. adressanvändare skulle bjudas in till det fortsatta arbetet. Till det andra mötet inbjöds sålunda, utöver dem som inbjudits till första mötet, bl.a. Rikspolisstyrelsen, Räddningsverket, Sema Group Info Data AB, Fria Postoperatörers Förbund och en handfull av de större systemleverantörerna inom området fastighetsförvaltning, se bilaga 1. Vilka som var närvarande vid mötet framgår också av bilagan.

2000-10-20 3 Vid detta möte behandlades de mål som ett enhetligt informationsbärande lägenhetsnummer skulle uppfylla, hur våningsplan kan betecknas och sättet för numrering av lägenheterna inom våningsplanet. Vidare diskuterades om lägenhetsnumret skall ingå i den postala adressen samt eventuell övergångstid som fastighetsägaren bör få för att ändra till det enhetligt utformade lägenhetsnumret. Intresserade kunde även efter mötet lämna muntliga eller skriftliga synpunkter. Till det tredje mötet inbjöds samma krets som inbjudits till det andra mötet. Vilka som var närvarande framgår av bilaga 1. Vid mötet diskuterades bl. a. nytillkomna mål, vilka typer av lägenheter som skall numreras enligt det föreslagna systemet, utformningen av lägenhetsnummer och lägenhetsadress, specialfall, för- och nackdelar med övergångstid samt om alternativa förslag till utformning skulle redovisas. 4 Utgångspunkter 4.1 Statistikregelgruppens förslag Statistikregelgruppens promemoria En ny FoB-lag innehåller följande förslag vad gäller lägenhetsnumret. Erfarenheterna från provverksamheten i Gävle kommun och Högalids församling visar enligt Statistikregelgruppen att lägenhetsnummer måste vara stabila, standardiserade och kända för att registerbaserade folk- och bostadsräkningar skall kunna genomföras med god kvalitet. För att göra lägenhetsnumren kända föreslår gruppen att numren skall anslås på väl synlig plats i huset. Dessutom skall fastighetsägaren skriftligen informera de boende om fastställda lägenhetsnummer så snart det kan ske. Denna tidsrymd bör vid uppläggningen helst inte överstiga en vecka. Informationsskyldigheten bör gälla såväl vid uppläggningen som fortlöpande vid t.ex. tecknande av kontrakt med nyinflyttade. Vidare föreslår Statistikregelgruppen att fastighetsägarnas lägenhetsnummer, inom vissa ramar (fyra tecken etc.), kan accepteras vid uppläggningen av lägenhetsregistret. En viss övergångstid bör fastställas inom vilken samtliga lägenhetsnummer skall bygga på den enhetliga utformning som enligt gruppens förslag skall fastställs av regeringen.

2000-10-20 4 Enligt gruppens författningsförslag skall Lantmäteriverket besluta om lägenhetsnumret vid uppläggningen av lägenhetsregistret och kommunen vid ajourhållningen. Kommentar till det enhetligt utformade lägenhetsnumret Det fastställda lägenhetsnumret kommer inte alltid att uppfylla fastighetsägarnas egna krav på ett informationsbärande lägenhetsnummer. Det är därför troligt att ett antal fastighetsägare kommer att hantera två olika lägenhetsnummer, dels det officiella och dels ett nummer som används internt i förvaltningen. 4.2 Nordiska erfarenheter Både Danmark och Finland har fungerande lägenhetsregister motsvarande det som föreslås för Sverige. I Norge är man mitt uppe i ett uppbyggnadsskede av ett sådant register. De tre länderna har något olika sätt att identifiera lägenheterna. Utmärkande i dessa länder är att lägenhetsnumret inte har någon självständig funktion utan att det utgör en del av adressen. I Danmark används en informationsbärande lägenhetsbeteckning. Av denna skall det framgå våningsplan och läge inom planet. Våningsplan redovisas med bokstäver och siffror (K3, K2, KV, BV,1,2 osv.). På samma sätt kan läge inom planen betecknas med bokstäver (TV- till vänster, MF-mitt fram och TH-till höger) eller enbart med siffror medurs med start från vänster. Systemet har tidigare varit frivilligt. Erfarenheten är att våningsplanet är korrekt angivna medan läget på våningsplanet inte alltid framgår. Lägenhetsbeteckningen ingår i adressen, t.ex. Vestergade 12 A 1.TV. Det finska systemet har inte informationsbärande lägenhetsnummer Numret kan bestå av en bokstav för trappuppgång (ingår alltså inte i belägenhetsadressen) följt av ett nummer som fastighetsägaren sätter. I Finland finns en lång tradition med lägenhetsnummer och den ingår i den postala adressen, t.ex. Töytytie 4 B 28. För Norges del gäller att man först gör en adressutvidgning, dvs. lägger in lägenhetsnumret i adressen. Därefter startar insamling av uppgifter om lägenheterna. Det informationsbärande numret består av bokstaven K för källare, H för våningsplan (huvudetage) och L för vindsvåning. För våningsnummer finns två tecken och för lägenhetsnummer två tecken. Ett exempel på lägenhetsadress är, Fjellskrenten 8A H0101.

2000-10-20 5 4.3 Lägenhetsadress Vi och flera av intressenterna har i arbetets inledningsskede konstaterat att det finns klara fördelar om lägenhetsnumret betraktas som en utökad adress, dvs. är en del i den postala adressen på samma sätt som nu sker i Norge. På så sätt blir lägenhetsnumret känt. Enligt nu gällande standard för postala adresser används bokstäverna LÄG för att skilja belägenhetsadressen från lägenhetsnumret. Vi anser att det finns skäl att se över denna standard. Dels kan förkortningen LÄG vara svår att förstå och dels innehåller den bokstaven ä. En annan nackdel är att den tar fem tecken vid utskrift (en blank före och en efter förkortningen). Ett förslag som framförts är att införa ett nytt skiljetecken mellan belägenhetsadressen och lägenhetsnumret, t.ex. Bergsgatan 34A # 0102. Utformningen av lägenhetsadressen bör närmare diskuteras vid den översyn som för närvarande pågår av standarden för postala adresser. 5 Mål med ett enhetligt utformat lägenhetsnummer Arbetet har bedrivits med utgångspunkt från att en informationsbärande lägenhetsidentitet skall uppfylla två huvudmål. Ett antal andra mål bidrar sedan till att huvudmålen kan uppfyllas. Huvudmål 1 innebär ett enhetligt utformat lägenhetsnummer skall underlätta folkbokföring på lägenhet. Det viktigaste målet som bidrar till detta är att lägenhetsnumret kan göras känt. De mål som bidrar till att detta mål uppfylls är att: Lägenhetsnumret är enkelt, lättbegripligt och logiskt uppbyggt Lägenhetsnumret är så kort som möjligt (kan vara motstridigt mot ovanstående och nedanstående mål) Människor förstår och känner igen ett lägenhetsnummer, dvs. det skall t.ex. alltid presenteras på samma sätt Lägenhetsnumret används i så många sammanhang som möjligt, främst i postadressen Lägenhetsnumret anslås i entrén Lägenhetsnumret anknyter till i dag använda system (tradition)

2000-10-20 6 Lägenhetsnumret inte upplevs av de boende som onödigt eller är krångligt att använda Lägenhetsnumret skyltas på dörren. Huvudmål 2 är att lägenhetsnumret skall underlätta för dem som skall besöka lägenheten och underlätta en korrekt distribution av försändelser. De viktigaste målen som bidrar till detta är att: Lägenhetsnumret går att göra känt hos de boende (samma som huvudmål 1) Lägenhetsnumret visar på vilket våningsplan lägenheten är belägen Lägenhetsnumret anger var på våningsplanet lägenheten ligger Lägenhetsnumret går att förmedla muntligt på ett korrekt sätt Lägenhetsnumret är lätt att skriva Lägenhetsnumret upplevs som en nödvändig och naturlig del av en postal adress Lägenhetsnumret är lätt att datatekniskt kontrollera. 6 Förslag till utformning Vi föreslår att det informationsbärande lägenhetsnumret skall bestå av fyra numeriska tecken. De första två tecknen skall ange på vilket våningsplan lägenheten är belägen. De sista två tecknen anger lägenhetens belägenhet på våningsplanet. 6.1 Våningsplan Våningsplanen numreras nedifrån och upp. Numreringen startar med 01 på det nedersta våningsplanet oberoende av om detta ligger över eller under mark. 6.2 Nummer på lägenheten inom våningsplanet För lägenheterna sker en löpande numrering per våningsplan. Numreringen börjar med lägenheten till vänster sett från trappans översta trappsteg eller från hissen om sådan finns och sker sedan medurs. Samtliga lägenhetsdörrar numreras. Nummer reserveras för dörrar till lokallägenheter om det på våningsplanet finns både bostadslägenheter och lokallägenheter.

2000-10-20 7 6.3 Lokala förhållanden Förutom ovan angivna regler kan det för speciella förhållanden finnas behov av föreskrifter eller rekommendationer från Lantmäteriverket för att t. ex. ange våningsplan. Som exempel kan nämnas hus med halvtrappor, loftgångshus och hus med flera adresser till samma trappuppgång. 6.4 Organisationers och myndigheters synpunkter En majoritet av deltagarna, bl.a. Sveriges Fastighetsägareförbund och Sveriges allmännyttiga bostadsföretag förordar vårt förslag. En variant till det föreslagna beteckningssystemet och som förordats av vissa deltagare är ett alfanumeriskt system. Det som skiljer denna variant från vårt förslag är hur våningsplanen skall betecknas. Det våningsplan där huvudentrén är belägen skulle betecknas BV (bottenvåningen). Från detta plan numreras våningarna uppåt och nedåt med början på bottenvåningen som betraktas som våning 0. För att få en unik våningsbeteckning anges för våningar under bottenvåningen hur de är belägna i förhållande till markplanet, dvs. S (sluttningsvåning) eller K (källarvåning). Våningar över bottenvåningen betecknas V1, V2, V3 osv. För våning 10 och däröver utelämnas bokstaven V. Det har dessutom framförts ett alternativ till utformning av lägenhetsnumret, nämligen att använda # (fyrkant) för att skilja våningsbeteckningen från numret på lägenheten, t.ex. 02#01 (alternativt 2#1). Lägenhetsadressen blir då Bergsgatan 34A 02#01. 7 Motiv till vald utformning Ett av målen har varit att lägenhetsnumret skall vara kort. Detta för att det skall vara lätt att komma ihåg och att det skall få plats i adressfältet på olika försändelser. Fyra tecken är tillräckligt för att få unika nummer på lägenheterna. 7.1 Beteckning på våningsplan Inledningsvis konstaterar vi att det finns en svensk standard för märkning av våningsplan i hissar (Hissar Manöver- och signalorgan, SS 76 38 10). Sättet att ange våningsbeteckning följer ett förslag till internationell standard. Destinationsknapparna betecknas med 2, -1, 0,1, 2 osv. där 0 markerar huvudentrévåning.

2000-10-20 8 Enbart siffror Ett alternativ är att enbart använda siffror för att ange på vilket våningsplan lägenheten är belägen. Den första frågan är då på vilket våningsplan numreringen skall börja. Det system som bäst anknyter till befintlig tradition är att börja numreringen på entréplanet. Det som då bäst anknyter till traditionen är att bottenvåningen får nummer 0 och våningen en trappa upp nummer 1. För att kunna beteckna sluttningsvåningar är ett alternativ att använda minustecken -1, -2 osv. De argument som anförs mot detta beteckningssätt är att minustecknet lätt faller bort. De boende uppfattar dessutom kanske det som negativt att bo på ett våningsplan som betecknas med ett minustecken. Ett annat alternativ kan vara att utnyttja tre siffror och låta första sluttningsvåningen betecknas 100 och andra sluttningsvåningen 200. Nackdelen med detta system är att man måste använda tre positioner för att klara ett fåtal fall. Att börja numrera våningarna från våningen längst ned ger ett enkelt och logiskt system. Våningsplanet längst ned betecknas då 01. Det är önskvärt att våningsplan alltid har två siffror vilket innebär att förnollor redovisas. Dessutom undviks då risken för missförstånd i de fall huset har tio våningsplan eller flera. Ett rent numeriskt system innebär fördelar vid automatisk databehandling, t.ex. när det gäller kontroller i olika sammanhang av lägenhetsidentiteten. I ett internationellt sammanhang torde ett system med enbart siffror vara att föredra som ett informationsbärande lägenhetsnummer. Systemet innebär vissa nackdelar bl.a. att besökande inte alltid vet om ett visst våningsplan ligger uppåt eller nedåt i huset jämfört med entréplanet. En annan invändningen mot detta system är att de boende kan komma att uppleva det som konstigt om de från att ha bott på våningen en trappa upp helt plötsligt anses bo på våning tre enligt det nya lägenhetsnumret. Bokstäver och siffror, två tecken Ett annat alternativ som prövades var om beteckningen för våningsplan kunde innehålla bokstäver som i Danmark. Numrering av våningarna uppåt på samma sätt som i systemet med enbart siffror framstod som det som bäst knyter till traditionen. Genom att använda bokstäver ökar möjligheten att lösa problemet med att skilja våningar under bottenvåningen från våningar över bottenvåningen. Våningsplan under entréplanet kan då starta med en bokstav, K för

2000-10-20 9 källarvåning och S för sluttningsvåning. Den senare bör väljas om det finns bostäder på våningsplanet eftersom det av de boende troligen uppfattas som negativt att bo i ett källarplan. Källarplan bör reserveras för våningsplan som ligger helt under mark. Våningar över bottenvåningen föregås av bokstaven V. I detta system uppstår problem för våning 10 och högre. Här skulle X (den romerska siffran för tio) eller W kunna användas, t.ex. X0 resp. W0. Ett andra alternativ är att inte använda bokstaven V i dessa fall. En nackdel med att använda bokstäver är att de använda förkortningarna idag inte är etablerade och därför är svåra att förstå. Bokstäver och siffror, två eller tre tecken Ytterligare ett alternativ är att tillåta att beteckningen för våningsplan kan innehålla antingen två eller tre tecken. Detta innebär att det kan uppstå svårigheter att maskinellt kontrollera att det rör sig om ett korrekt lägenhetsnummer. I detta sammanhang bör också påpekas de svårigheter som kan uppkomma när det gäller att skilja adressplatsnummer och lägenhetsnummer där det första slutar med en bokstav. Motsvarande gäller i viss utsträckning när vi enbart talar om siffror. Förslag Vårt förslag är att beteckningen för våningsplanet skall bestå av två numeriska tecken. Våningsplanen numreras nedifrån och upp. Numreringen startar med 01 på det nedersta våningsplanet oberoende av om detta ligger över eller under mark, dvs. startar på källarplanet om sådant finns. 7.2 Nummer på lägenheten inom våningsplanet I det danska systemet används bokstäver för att beteckna lägenhetens belägenhet på våningsplanet. Nackdelen med systemet är att det är svårt att använda om antalet lägenheter på ett våningsplan är fler än tre. I Danmark använder man då siffror. Dessutom saknas tradition i Sverige i detta avseende. I Danmark numreras lägenheterna från vänster till höger medurs. Även i Sverige finns i viss utsträckning motsvarande tradition. Ett särskilt problem är om hissen och trappan mynnar ut på olika ställen på våningsplanet.

2000-10-20 10 Vi har här valt att säga att numreringen utgår från hissen om sådan finns annars från trappan och att numreringen sedan sker medurs från vänster till höger. Vårt förslag är att numret på lägenheten skall bestå av numeriska tecken och att det räcker med två. 7.3 Skiljetecken För att göra lägenhetsnumret känt kan övervägas om den del som avser våningsplanet skall skiljas från den del som avser numret på lägenheten med något skiljetecken, t. ex. punkt, kolon, bindestreck eller snedstreck. För en sådan lösning talar att en sådant lägenhetsnummer är lättare att förstå och att använda. Flera skäl talar också emot bl.a. att skiljetecknet kan glömmas eller misstolkas när det skrivs ut t.ex. på brev. Dessutom kommer ett skiljetecken att kräva en position vid utskrift vilket gör lägenhetsnumret längre. Ett alternativ som prövats är att använda # (fyrkant) för att skilja våningsbeteckningen från numret på lägenheten. Om skiljetecknet och numren på lägenheten får vara två eller tre tecken kan numreringen göras #1, #2, --- #10 osv. (förnollor undviks). Fördelen med att använda fyrkanttecknet (#) i jämförelse med punkt, kolon, bindestreck och snedstreck är att fyrkanten skulle mer än de andra kunna bli ett kännetecken för det nya enhetliga lägenhetsnumret. Nackdelen med fyrkanttecknet är att det är inte helt lätt att skriva och uttala. Tecknet är dessutom lite olika utformat på t.ex. på telefonen och tangentborden till persondatorn. Men det används i dag i talsvar och liknande telefontjänster. Vårt förslag är att skiljetecken inte skall användas för att skilja den del som avser våningsplan från den del som avser nummer på lägenheten. 7.4 Samma regler för bostadslägenheter och lokallägenheter Lägenhetsregistret skall - enligt Statistikgruppens förslag - omfatta bostadslägenheter men däremot inte lokallägenheter. Flera av intressenterna har framfört att principerna för numrering bör gälla även för lokallägenheterna. Vi anser också att ett enhetligt beteckningssystem för bostadslägenheter och lokallägenheter är önskvärt. Det är uppenbart att numrering av lokallägenheterna innebär speciella problem i vissa avseenden bl. a. förändras de betydligt snabbare än bostadslägenheterna vilket ger ajourhållningsproblem.

2000-10-20 11 Principerna för numreringen av har inte prövats för t.ex. lokalhus med mera speciell utformning. Sådana lokallägenheter som ligger blandade med bostadslägenheterna bör helst numreras i samband med numreringen av bostadslägenheterna. Annars kommer numren inte att bli informationsbärande fullt ut. Vi föreslår att nummer reserveras för lokallägenheter när det på ett våningsplan finns både bostadslägenheter och lokallägenheter. 8 Övergångstid När det gäller övergångstiden föreslår Statistikregelgruppen att fastighetsägarnas befintliga lägenhetsnummer - inom vissa ramar (fyra tecken etc.) bör kunna accepteras under en viss övergångstid. En senaste tidpunkt bör dock fastställas när samtliga lägenhetsnummer skall bygga på den standard som enligt förslaget skall fastställas av Regeringen. Vi anser i likhet med flera av intressenterna att det finns flera faktorer som talar för att samtliga lägenheter redan i samband med uppläggningen av lägenhetsregistret skulle åsättas enhetliga och stabila lägenhetsnummer. Mot detta står i första hand den relativt korta tid som fastighetsägarna då skulle få för att anpassa sig till detta system. Ett alternativ till övergångstid skulle vara att numren sätts enligt standard senast vid uppläggningstillfället med en möjlighet till dispens. Ett sådant förfarande skulle troligen innebära stora administrativa kostnader för dispensgivningen. Vi finner alltså inte att det på grund av vad som sagts ovan finns anledning att frångå statistikregelgruppens bedömning om att en övergångstid kan behövas. När det gäller övergångstidens längd kan vi först konstatera att ändring av beslutade lägenhetsnummer under lägenhetsregistrets uppbyggnadsskede och strax därefter är direkt olämpligt. Det finns risk för onödiga störningar i uppläggningsarbetet hos Lantmäteriverket och Riksskatteverket, i folkbokföringen hos skattemyndigheterna samt vid ajourhållningen hos kommunerna. Vi föreslår att det införs en regel som innebär att lägenhetsnummer som fastställts av Lantmäteriverket inte kan ändras av kommunen under den period då uppbyggnad av lägenhetsregistret och folkbokföring på lägenhet pågår.

2000-10-20 12 Uppläggningsarbetet beräknas vara avslutat i mitten av år 2005. Skälig tid för att därefter fullfölja införandet av enhetligt utformade lägenhetsnummer för samtliga lägenheter bedöms av oss vara två år, dvs. sex år från den tidpunkt då lagstiftningen förväntas träda ikraft.