Förslag till ny organisation för Odontologiska fakulteten vid Malmö universitet Beslutad av Odontologiska fakultetsstyrelsen 2019-03-20 2019-03-20 Dnr. LED 1.5-2019/156 1 (av 20)
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 2 (av 20) Innehållsförteckning BESKRIVNING AV ARBETET MED NY ORGANISATION 3 BAKGRUND TILL OMORGANISATIONEN 4 ALLMÄNNA FÖRUTSÄTTNINGAR 7 DEN NYA ORGANISATIONEN 8 FAKULTETENS LEDNING 8 Ledningsgrupp 9 Ämnesrådet 9 Sektionschef 10 Ämnesföreträdare 11 UNIVERSITETSTANDVÅRD 12 Tandvårdschef 14 Dentalservice 15 Klinikenhetschef 15 PRINCIPER FÖR REKRYTERINGAR ALLMÄNT 16 SAMVERKAN MELLAN SEKTIONER OCH UNIVERSITETSTANDVÅRD 16 Administrativt stöd till sektioner och universitetstandvård 19 TIDPLAN 19
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 3 (av 20) BESKRIVNING AV ARBETET MED NY ORGANISATION Per Alstergren har under hösten 2018 lett arbetet kring genomförande av ny organisation i två olika projekt om akademin respektive Universitetstandvården (Projektplan för genomförande av ny organisation; Dnr 1.5-2018/456). I arbetet har ett stort antal medarbetare från alla avdelningar inom fakulteten förutom oral patologi och dentalverkstaden medverkat. I akademigruppen, som letts av Dan Ericsson, medverkade Susanne Brogårdh-Roth, Julia Davies, Kristina Hellén- Halme, Thomas List och Evaggelia Papia. I universitetstandvårdsgruppen, som letts av Bengt Götrick, medverkade Jonas Becktor, Nina Lundegren, Jafar Mohani, Karin Nerbring, Sofia Petrén, Maria Pigg och Claes Virdeborn. Beskrivning av projektdirektiv (Projektplan för genomförande av ny organisation; Dnr 1.5-2018/456): Projektets avgränsningar Uppdraget är begränsat till att omfatta organisationen, dess styrning samt hur de organisatoriska enheterna ska interagera. Frågor som berör t ex lokaler, uppdragsutbildning, framtida ekonomi och uppdrag för nämnder hanteras i särskild ordning. Gemensamt övergripande projektdirektiv Ta fram ett förslag på former för samverkan mellan Akademi och Universitetstandvårdskliniken (UTV) med särskilt fokus på tandvårdsekonomi och som beaktar rådande arbetstidsavtal. Här ska regleringsbrevets syfte med Tandvårdscentralen speciellt beaktas. Projektdirektiv: Akademi Ta fram förslag på uppdragsbeskrivning och kravprofil för Sektionschef inklusive behov av verksamhetsstöd Ta fram förslag på ämnesföreträdarens uppdrag Ta fram ett förslag som definierar Ämnesrådets roll och mandat Ta fram ett förslag på hur ämnenas särart kan säkerställas i den nya organisationen Ta fram förslag på hur pedagogisk koordinering samt kvalitets- och utvecklingsarbete ska bedrivas i den nya organisationen Projektdirektiv: Universitetstandvårdsklinik Ta fram förslag på uppdragsbeskrivning och kravprofil för chef för UTV Ta fram förslag på hur enheterna och Dentalservice kan organiseras i en linjeorganisation inom UTV Ta fram ett förslag på uppdrag som odontologiskt ansvarig inom de olika klinikerna och ämnena samt hur ett ämnesöverskridande kompetenscentrum kan organiseras inom UTV.
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 4 (av 20) Analysera och definiera UTV:s behov av stöd (verksamhetsstöd och stöd för tandvårdsverksamheten). Ta fram förslag på hur kvalitets- och utvecklingsarbete (inkl. pedagogisk kompetensutveckling för ta-personal) ska bedrivas inom UTV. Projektet har haft en styrgrupp som utgjorts av fakultetens nuvarande arbetsutskott (FAU) förutom de i FAU som medverkat i projektgrupperna. I styrgruppen har Liselotte Paulsson, Christel Larsson och Gunilla Klingberg ingått. De avdelningsföreståndare som inte deltagit i projektgrupperna har utgjort referensgrupp. Projektgruppernas rapport presenterades för dekan i slutet av januari 2019. Rapporten liksom riskanalys tillställdes styr- och referensgrupperna för synpunkter under första veckorna i februari. Utifrån inkomna synpunkter har en slutlig rapport och underlag för rektorsbeslut tagits fram av styrgruppen, dvs de dokument du nu läser. Detta underlag skickas till fakultetsstyrelsen för godkännande och därefter till central facklig samverkan och rektorsbeslut. Parallellt kommer alla medarbetare inom fakulteten att bjudas in till informationsmöte om underlag, tidplan och tilltänkta rekryteringsprocesser. Fackliga organisationer har informerats löpande om arbetet med ny organisation vid facklig samverkan vid fakulteten. När rektorsbeslut är fattat kommer nominering till rekryteringsgrupper att genomföras, annonsering av uppdrag och anställningar och rekrytering kommer att genomföras utifrån beskrivningarna i aktuellt underlag. Målet är att kunna tillsätta uppdragen innan sommarsemestern och att den nya organisationen går i drift vid halvårsskiftet. BAKGRUND TILL OMORGANISATIONEN Odontologiska fakulteten har en organisation som skiljer sig från den vid övriga fakulteter vid lärosätet. Det är framför allt två saker som är annorlunda. För det första, indelningen i ganska små avdelningar som utgår från de odontologiska ämnena och inte en indelning i större institutioner som vid övriga fakulteter. För det andra, chefs- och ledningsuppdragen inom fakulteten, avdelningsföreståndare och klinikchef, har varit årsvisa uppdrag där dekan utsett cheferna. Cheferna har inte haft tid avsatt för sina uppdrag vilket skiljer sig från villkoren för övriga chefer inom lärosätet. Odontologiska fakultetens organisation har varit ifrågasatt av flera rektorer och högskolestyrelser. Lärosätets ledningar jämför ofta med hur det ser ut vid de andra fakulteterna som har institutioner där ledningsansvaret är tydligare, vilket man menar är positivt när det gäller hela kedjan personalansvar, budget/ekonomi, planering, arbetsmiljö osv.
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 5 (av 20) I ett rektorsbeslut rörande verksamhetsbeslut för Odontologiska fakulteten för år 2016 och framåt (Dnr MAHR 19-2015/328) gav dåvarande rektor Stefan Bengtsson i uppdrag åt Odontologiska fakultet att se över organisation, lokaler, att få en ekonomi i balans och att redovisa detta arbete redan under år 2016. I beslutet beskrivs fakultetens uppdrag så här: Att fortsätta arbetet med att ta fram en målbild för en vidareutveckling av Odontologiska fakulteten, som beskriver organisation och arbetsformer för utbildnings-, forsknings- och samverkansenheten med hänsyn till de nya förutsättningar som ombyggnation av lokalerna samt den ekonomiska situationen ger. Organisation och arbetsformer bör inte avvika på avgörande sätt från högskolans övriga fakulteter när det gäller ledning och styrning av verksamheten. Att få samtliga verksamhetsgrenar i ekonomisk balans. I mars 2015 beslutade universitetsdirektör Per Bengtsson vid KI och förvaltningschef Susanne Wallmark vid dåvarande Malmö högskola direktiv (föregånget av beslut av respektive rektor) till en gemensam utredning om de ekonomiska förutsättningarna för att bedriva tandvård inom ramen för lärosätenas verksamhet. Den tidigare universitetsdirektören vid KI, Bengt Norrving blev projektledare och utredare. Från Malmö högskola deltog Carl-Henrik Bonde som kontaktperson. Bakgrund till utredningen var kostnadsutveckling, lokalkostnader, OH etc. Norrvings utredning (Universitetstandvård Utredning om ekonomiska och Organisatoriska förutsättningar att bedriva tandvård vid Karolinska Institutet och Malmö högskola; dnr Mah 29-2015/186) föreslog att organisationerna vid KI och Mah skulle göras om så att tandvårdsverksamheten flyttades till en egen organisation som förenklat skulle undantas från den solidariska hyresprincipen men i gengäld betala för de tjänster som finns inom hyra och nuvarande OH (ex städ, ekonomistöd mm). Utredningens förslag lämnades till KI och Mah i januari 2016. Utredningens förslag implementerades på KI under år 2017. Ett första arbete med ny organisation för Odontologiska fakulteten i Malmö baserat på Norrvings förslag påbörjades under 2016 och leddes av dåvarande kanslichefen vid fakulteten, Lars-Ingmar Olsson. Parallellt arbetades med lokalfrågan med syfte att krympa med 2000 kvm som ett sätt att nå målet samtliga verksamhetsgrenar i ekonomisk balans. Arbetet rörande lokalfrågan gick i stå pga svårigheter att hantera kostnader för ombyggnation. Arbetet med en ny organisation avbröts då lokalfrågan inte kom vidare. Under 2017 startade fakulteten ett nytt projekt för att ta fram en ny organisation vilket resulterade i ett första förslag som byggde på Norrvings utredning (Ny organisation för Odontologiska fakulteten vid Malmö högskola; Dnr. LED 1.5-2017/86). Akademin föreslogs bli organiserade i fyra sektioner med sektionschefer och en universitetstandvårdsklinik (UTK) med en undervisningsklinik och ett ämnesöverskridande kompetenscentrum med tandvårdschef och fyra gruppchefer.
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 6 (av 20) Tid för chefsuppdrag skulle avsättas med 25-50 % beroende på uppdrag. Man utgick från Norrvings ekonomiska modell och föreslog att solidarisk hyresprissättning inte skulle gälla för UTKs lokaler, att inga overhead-kostnader skulle belasta tandvårdsanslaget. I stället skulle UTK bekosta det faktiska utnyttjande av verksamhetsstöd innebärande att en särskild OH-nivå skulle tas fram för UTK. Den ekonomiska konsekvensanalys av organisationsförslaget som presenterades i januari 2018 visade ett mycket stort underskott för grundutbildningen i den föreslagna organisationen samtidigt som tandvårdsverksamheten (UTK) skulle kunna visa överskott. Parallellt sågs en allvarlig negativ trend i ekonomiskt resultat för fakulteten för perioden 2011 till 2017. Detta medförde att organisationsförslaget inte kunde genomdrivas. Under 2018 fattade universitetet beslut om förändring av prislappar där nuvarande omföring av medel från NT prislapp till OD upphör vilket leder en minskning av anslaget med 8 miljoner kronor (successiv nedtrappning under fem år). Ett arbete påbörjades inom fakulteten för att se över fördelningen av grundutbildningsanslag för tandläkarprogrammet (projektet Curriculum 2019). Parallellt gjordes en kartläggning av användningen av lokaler. Målet var att komma till rätta med fakultetens ekonomi. I april 2018 beslutade universitetsledningen att Odontologiska fakulteten skulle genomföra en organisationsmodell som bygger på 4-5 sektioner och en universitetstandvårdsklinik, men att den nya organisationen skulle genomföras utan att använda den ekonomiska modell som Norrving föreslagit i utredningen från 2015. Under april 2018 tog dekan fram ett stort antal förslag till sammansättning av sektioner och organisation av UTK, varvid den nya organisationen vid KI beaktades. Dessa presenterade för rektor i maj. Därefter diskuterades sektionssammansättningen och UTK med prodekan och i fakultetens arbetsutskott. Utifrån detta föreslogs ett nytt utkast till organisation baserat på fyra sektioner med ansvar för utbildning och forskning samt en UTK med fyra klinikenheter med ansvar för Tandvårdscentralen, studentkliniker och lärar- och specialistkliniker samt en enhet för Dentalservice (Förslag till principer för ny organisation vid Odontologiska fakulteten; Dnr LED 1.5-2018/455). Information gavs bland annat i samband med fakultetens sommarmottagning 2018 och via Yammer. Förslaget bearbetades under hösten vidare i ett nytt projekt som letts av Per Alstergren (Projektplan för genomförande av ny organisation; Dnr 1.5-2018/456) och som informerades om till medarbetare i oktober månader då information även lades ut på Yammer. Det är projektgruppens arbete som ligger till grund för nu aktuellt förslag till ny organisation för Odontologiska fakulteten vid Malmö universitet.
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 7 (av 20) ALLMÄNNA FÖRUTSÄTTNINGAR Genomförandet av en ny organisation syftar till att i) skapa ett hållbart ledarskap inom alla fakultetens verksamheter som en förutsättning för en fortsatt god arbetsmiljö; ii) skapa en struktur för ledning och verksamhet som bättre överensstämmer med organisationen vid övriga fakulteter inom Malmö universitet; iii) genom en ny organisation underlätta för fakulteten att nå en ekonomi i balans. Odontologiska fakultetens verksamhet vilar på tre ben utbildning, forskning och tandvård. Organisationen ska ge förutsättningar för ämnesövergripande samarbete och kvalitet i undervisning, klinik och forskning. Genomförande av en ny organisation påverkar inte innehåll i nuvarande anställningar. Arbetstidsavtal ska följas. Nuvarande regler för lokalhyra och indirekta kostnader tillämpas i den nya organisationen. Följande nya chefs- och ledningsuppdrag skapas: sektionschef, tandvårdschef, klinikenhetschef. Dessa chefer kommer att ha personal-, arbetsmiljö- och budgetansvar för de medarbetare respektive verksamheter som organiseras under deras ansvar. Nuvarande uppdrag som avdelningsföreståndare och klinikchef upphör. Se vidare under organisation och respektive uppdrag. Universitetets arbetsordning reglerar ansvar för fakultetsstyrelse och dekan. Kvalitetssäkring av utbildning, forskning och tandvård, inklusive aktivt kvalitetsarbete och uppföljning är ytterst fakultetsstyrelsens ansvar. Fakultetsstyrelsen ska som ett led i universitets nya arbetsordning fastställa nämndstruktur för Odontologiska fakulteten. Givet nuvarande nämndstruktur, ansvarar respektive nämnd fortsatt för planering och kvalitetssäkring av respektive ansvarsområde i enlighet med delegationsordning. Fakulteten ska hålla interna kvalitets- och verksamhetsdialoger med sektionsoch klinikråd. Forskare ansvarar för och förfogar över externa forskningsbidrag utifrån bestämmelserna för respektive tilldelning och universitetets regelverk för forskningsbidrag samt gällande arbetstidsavtal. Användning av externa forskningsmedel för forskningstid ska planeras i samråd med respektive sektionschef. Samtliga chefs- och ledningsuppdrag ska utannonseras. Dekan ansvarar för samtliga rekryteringar i samverkan med kollegialt tillsatta rekryteringsgrupper där fackliga organisationer involveras på sedvanligt sä tt. Se vidare under respektive uppdrag. Uppdragen som ämnesföreträdare ska beslutas av dekan i samråd med rekryteringsgrupp och samverkas i fakultetens samverkansgrupp. Ämnesföreträdare bör vara den mest seniora personen i ämnet, dvs är högst vetenskaplig meriterad och besitter mest omfattande erfarenheten av utbildning, forskning och klinik inom ämnesområdet. I de flesta fall är det nuvarande avdelningsföreståndare.
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 8 (av 20) Ämnesföreträdare är kopplat till odontologiskt ämne, oftast en klinisk specialitet, t ex oral protetik eller ortodonti. Vid fakulteten är utbildningarnas kurser integrerade (ofta 30 hp) där flera olika odontologiska ämnen bidrar i varje kurs. Kurs- respektive examinations-ansvar följer därför inte enskilt ämne. Ställföreträdande chefs- eller ledningsuppdrag beslutas av dekan och samverkas i fakultetens samverkansgrupp. Anställningen som 1:e verkmästare vid universitetskliniken fortsätter som i nuvarande organisation. DEN NYA ORGANISATIONEN Odontologiska fakultetens verksamhet organiseras i två delar där den ena ansvarar för utbildning och forskning (sektioner) och den andra ansvarar för klinisk verksamhet (Universitetstandvården, UTV). I sektionerna, som leds av sektionschefer, organiseras samtliga lärare (klinisk assistent, adjunkt, lektor och professor), forskare, BMA och motsvarande anställda vid forskningslaboratorier, doktorander, postdok, forskarassistent m fl. I Universitetstandvården, som leds av en tandvårdschef, organiseras personal inom Dentalservice, personal anställd inom tandvårdsverksamheten ss tandsköterskor, tandhygienist och tandtekniker som inte har läraranställning, kliniksamordnare, röntgensjuksköterska, sjuksköterska, fotograf, tandvårdssamordnare, ansvarig för journalsystem ss T4 och Romexis. Högskoleadministratörer, utbildningshandläggare, ekonomiassistenter, ekonomer, controller, It-tekniker, HR-specialister, HR-assistenter m fl är fortsatt anställda inom Gemensamt verksamhetsstöd. Nuvarande regler för lokalhyra och indirekta kostnader tillämpas i den nya organisationen. Universitetstandvården finansieras huvudsakligen av tandvårdsanslag och patientintäkter. Sektionerna finansieras huvudsakligen av utbildnings- och forskningsbidrag samt externa bidrag. Anställningar konteras baserat arbetsuppgifter och arbetstidsavtal enligt nuvarande ordning. FAKULTETENS LEDNING Fakultetsstyrelsen är fakultetens högsta beslutande organ. Dekan ansvarar för verksamheten utifrån universitets arbetsordning och delegationsordning. Vid fakulteten bildas en ledningsgrupp (LG) som behandlar frågor som fakultetsövergripande rör personal, arbetsmiljö och ekonomi och sammanträder regelbundet, vanligtvis varannan vecka under terminstid. Förslaget om ny organisation utgår från befintlig nämndstruktur. Denna kan komma att ändras då fakultetsstyrelsen som ett led i universitets nya arbetsordning ska fastställa en arbets- och delegationsordning inklusive nämndstruktur för Odontologiska fakulteten.
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 9 (av 20) Ledningsgrupp Ledningsgruppen består av dekan, prodekan, sektionschefer och tandvårdschef samt fakultetens ledamöter i råden för samverkan respektive globalt engagemang, representant för student- och doktorandkår samt administrativ chef och projektkoordinator. Till ledningsgruppen kan dekan därutöver, tillfälligt eller tidsbegränsat, adjungera ordförande i fakultetens nämnder, fakultetens representanter i Malmö universitets råd för hållbart universitet samt rådet för breddad rekrytering och breddat deltagande, HR-specialist, controller, kommunikatör eller andra för verksamheten viktiga personer. Radiologisk ledningsfunktion (RALF) rapporterar till dekan. Ämnesrådet Ämnesrådet (ÄR) är ett rådgivande organ för gemensamma fakultetsövergripande frågor rörande utbildning och forskning. Ämnesrådet består av samtliga ämnesföreträdare, dekan, prodekan, samt ordförande i utbildningsnämnden. Dekan kan därutöver tillfälligt eller tidsbegränsat adjungera andra för verksamheten viktiga personer till ämnesrådet. Figur 1. Schematisk bild av den nya organisationen där utbildning och forskning organiseras i sektioner och tandvårdsverksamheten i en klinikdel (Universitetstandvården, UTV).
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 10 (av 20) SEKTIONER Sektionerna ansvarar för utbildning och forskning. All lärarpersonal med huvudsaklig arbetsuppgift inom utbildning och forskning vid fakulteten kommer att tillhöra en sektion. Sektionen leds av en sektionschef och inom varje sektion bildas ett sektionsråd bestående av sektionschef och ämnesföreträdare inom sektionen. En av ämnesföreträdarna utses av dekan att vara ställföreträdande sektionschef. För den enskilde medarbetaren innebär den nya organisationen att personen får en ny närmaste chef sektionschefen. Anställningen är fortsatt knuten till ett odontologiskt ämne, eller för lärare vid tandtekniker- och tandhygienistprogrammen till respektive program. Detta motiveras av kopplingen till specialistbehörighet för flertal ämnesområden. Framöver kommer tandhygienistoch tandteknikerprogrammen att tydligare organiseras i egna enheter som ska motsvara ämnenas funktion inom sektionerna. Detta är viktigt för att utveckla respektive utbildningsprogram och stärka profileringen av dessa utbildningars och vetenskapsområdens särart och självständighet. Lärarens arbetsuppgifter regleras i arbetstidsavtal, men består huvudsakligen av undervisning, forskning och klinisk tjänstgöring samt därtill hörande administration. Den kliniska tjänstgöringen utförs inom Universitetstandvården (UTV). Schemaläggning hanteras ämnesvis inom sektionen. Fyra sektioner bildas: Sektion Ämnen Sektion 1 Oral biologi, Oral patologi Sektion 2 Sektion 3 Käkkirurgi och oral medicin, Materialvetenskap och teknologi, Parodontologi, Protetik, Tandteknikerprogrammet Cariologi, Endodonti, Orofacial smärta och käkfunktion Sektion 4 Odontologisk röntgendiagnostik, Oral diagnostik med samhällsodontologi, Ortodonti, Pedodonti, HTA-O/WHO CAPP, Tandhygienistprogrammet Figur 2. De fyra sektionerna med respektive ingående ämnen och program. Sektionschef Varje sektion ska ledas av en sektionschef (uppdrag) som förordnas på 3 år, med möjlighet till förlängning efter utvärdering. Sektionschefen bör ha en grundanställning som lektor eller professor. Uppdraget som sektionschef är ett tidsbegränsat ledningsuppdrag där omfattningen av ledningsuppdraget vanligtvis är 50% av heltid, men omfattningen kan variera beroende på antal medarbetare i sektionen. Sektionschefen ingår i fakultetens ledningsgrupp. En av ämnesföreträdarna utses av dekan att vara ställföreträdande sektionschef. Ställföreträdarskap utses för en period om ett år i taget och samverkas i fakultetens samverkansgrupp.
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 11 (av 20) Sektionschefen har personal- arbetsmiljö- och budgetansvar för sektionen. Sektionschefen ansvarar för APT. Sektionschefen är lönesättande chef för medarbetare inom sektionen. Lönesättning av professorer sker i samråd med dekan. Vid varje sektion finns ett sektionsråd där sektionsövergripande frågor rörande utbildning och forskning diskuteras. Sektionsrådet utgörs av sektionschef och sektionens ämnesföreträdare. Sektionsrådet ansvarar t ex för övergripande planering av uppdragsutbildningar såsom ST, IM och utser ansvariga handledare och säkerställer att såväl teoretisk som klinisk handledning och klinisk resurs tillförsäkras dessa uppdragsutbildningar. Sektionsrådet ska också ansvara för planering inom sektionen i enlighet med universitetets process Planera och följa upp verksamhet. Fakulteten har intern kvalitets- och verksamhetsdialog med sektionsrådet. Sektionschefen ska i sektionsrådet också samråda med ämnesföreträdare i frågor som rör personal och ekonomi. Sektionschefen ska svara för att sektionen bidrar i undervisning och klinisk handledning utifrån bemanningsuppdrag från programansvariga samt samråda med ämnesföreträdare för att säkerställa att forskningstid planeras för lärare. Schemaläggning av lärare inom undervisning sker av sektionschef tillsammans med ämnesföreträdare eller annan lärare utsedd av densamme. Sektionschefen ska ansvara för att lärare upprätthåller egen klinisk verksamhet vid Universitetstandvårdens specialist- och lärarklinik. Planering av arbete (undervisning, forskning och klinik) för lärare ska utgå från arbetstidsavtal. Sektionschef rekryteras genom annonsering internt vid fakulteten. Det finns även möjlighet att nominera person för uppdraget, men enbart de som sökt sektionschefsuppdrag kan tilldelas detta. Vid tillsättning av sektionschefer ska dekan samråda med en kollegialt utsedd rekryteringsgrupp om fem personer. I gruppen ska finnas professor, lektor och adjunkt. Rekryteringsgruppen utses genom nominering och ska bestå av minst två kvinnor/två män. I gruppen ska även ingå representanter för fackliga organisationer. Profil för uppdraget tas fram tillsammans med rekryteringsgruppen. Sektionschef ska ha erfarenhet av utbildning, forskning samt klinisk eller laborativ verksamhet. Doktorsexamen erfordras. Dokumenterad erfarenhet av ledningsansvar och ledningsuppdrag inom akademi är meriterande. Ämnesföreträdare Varje ämne ska ha en ämnesansvarig, benämnd ämnesföreträdare. Ämnesföreträdaren representerar och företräder ämnet internt och externt och utses av dekan i samråd rekryteringsgrupp och samverkas i fakultetens samverkansgrupp. Uppdraget som ämnesansvarig är på tre år med möjlighet till förlängning efter utvärdering. Ämnesföreträdaren ska vara senior person inom ämnet utifrån erfarenhet av undervisning, forskning och klinik (i förekommande fall) med
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 12 (av 20) anställning inom ämnet. Ämnesföreträdaren ska ha vetenskaplig kompetens motsvarande minst doktorsexamen. I det fall det för ämnet finns godkänd klinisk specialitet ska ämnesföreträdare inneha specialistexamen. Ämnesföreträdaren utses för de nuvarande 13 ämnena vid fakulteten. Fler ämnen kan tillkomma mot bakgrund av nya specialiteter eller huvudområden. Ämnesföreträdare ska ha utrymme inom anställningen med 10% av heltid för att fullgöra uppdraget. Uppdraget tas från lärarens utbildningsuppdrag och avser 5% utbildning och 5% forskning. Ämnesföreträdaren ansvarar för att säkerställa att ämnesområdet utvecklas inom utbildning och klinik och för att samla och organisera ämnet inom fakulteten. Ämnesföreträdaren ska även stimulera till forskning inom ämnet och verka för utveckling av forskning i samverkan med andra ämnen, fakulteter, lärosäten och samverkansparter. I ansvaret ligger att planera interna seminarier, terapimöten inom ämnet, forskningsmöten, uppdragsutbildningar såsom ST, IM, fort- och vidareutbildningskurser. Ämnesföreträdaren ansvarar för schemaläggning samt för remisshantering inom ämnets specialist- och lärarklinik tillsammans med sektionschefen. Dessa uppdrag kan delegeras till annan lärare inom ämnet. Remissansvar vid specialist- och lärarklinik ska inrymmas inom ramen för lärarens kliniska tjänstgöring. Lärare som ansvarar för remisser rörande studenternas kliniska verksamhet ska ges tid för denna uppgift inom utbildningsuppdraget. I samråd med sektionschef kan uppdrag inom t ex ST och IM delegeras till lärare med erforderlig kompetens inom ämnet. Ämnesföreträdaren ingår i Ämnesrådet och representerar ämnet i sektionens sektionsråd. UNIVERSITETSTANDVÅRD Tandvården organiseras i tre klinikenheter samt Dentalservice och benämns Universitetstandvården (UTV). Universitetstandvården ansvarar för all klinisk verksamhet vid Odontologiska fakulteten. Anställda inom tandvårdsverksamheten såsom tandsköterskor, tandhygienist och tandtekniker som inte har läraranställningar, kliniksamordnare, röntgensjuksköterska, sjuksköterska, fotograf, tandvårdssamordnare, ansvarig för journalsystem ss T4 och Romexis m fl organiseras inom de olika klinikenheterna. Personal vid Dentalservice blir kvar inom nuvarande enhet som fortsatt benämns Dentalservice.
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 13 (av 20) Tre klinikenheter samt Dentalservice bildas inom UTV: Klinikenhet Verksamhet (för klinikenhet student-, lärar- och specialistklinik) Dentalservice Dentalservice Klinikenhet 1 Klinikenhet 2 Käkkirurgi och oral medicin, Parodontologi, Protetik, Tandteknikerprogrammet Operationsavdelning Cariologi, Endodonti, Orofacial smärta och käkfunktion Klinikenhet 3 Odontologisk röntgendiagnostik, Oral diagnostik, Ortodonti, Pedodonti, Tandhygienistprogrammet Figur 3. Dentalservice och de tre klinikenheterna som utgör Universitetstandvården. Universitetstandvårdens uppdrag är att upprätthålla en klinik som säkerställer utbildningens behov, förutsättningar för lärares kliniska tjänstgöring utifrån arbetstidsavtal samt ger möjlighet till klinisk forskning. Universitetstandvården leds av en tandvårdschef som har ett övergripande ledningsansvar för tandvården. En ställföreträdande tandvårdschef utses av dekan bland lärarna vid sektionerna. All personal med huvudsaklig arbetsuppgift inom tandvårdande verksamhet kommer att tillhöra en klinikenhet inom Universitetstandvården. För den enskilde medarbetaren innebär den nya organisationen att personen får en ny närmaste chef klinikenhetschef. Planering, bemanning och schemaläggning utförs vid respektive klinikenhet. Universitetstandvården ansvarar för drift av fakultetens kliniker vilka omfattar lokaler och utrustning (student- och specialist- lärarkliniker, steril, reception etc) inklusive till kliniken tillhörande tandtekniska laboratorier och Skills-lab. Universitetstandvården ska kännetecknas av hög kvalitet där medarbetare och klinisk miljö ger förutsättningar för forskningsanknuten klinisk praktik. Ett multidisciplinärt kompetenscentrum som har sin grund i lärar- och specialistklinikerna samt den kliniska behandlingsforskningen tillsammans med övrig forskningsverksamhet vid fakulteten ska på sikt inrättas. Förutsättningarna ska tas fram inom fakultetens ledningsgrupp. Universitetstandvården ska inom sig utveckla allmäntandvårdskliniker för vuxen-, respektive barn- och ungdomstandvård med syfte att möta utbildningarnas behov av allmäntandvård som integrerar olika ämnesområden i en sammanhållen vård för patienten. Allmäntandvårdsklinikerna ska utvecklas med mål att vara huvudkliniker för studenternas kliniska utbildning och även organisera de delar av lärarklinik som inte är specialisttandvård. Förutsättningarna ska tas fram inom fakultetens ledningsgrupp.
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 14 (av 20) Dentalservice utgör en enhet inom Universitetstandvården och ansvarar för drift, underhåll och teknisk support av dentalutrustning, steril med mera samt medverkar vid upphandling och planering av utrustning och lokaler. Tandvårdschef Universitetstandvården leds av en tandvårdschef som förordnas på 3 år med möjlighet till förlängning efter utvärdering. Tandvårdschefen ska vara legitimerad tandläkare och anställningen bör kombineras med en grundanställning som lärare vid fakulteten. Uppdraget som tandvårdschef är ett tidsbegränsat ledningsuppdrag med en omfattning av 75% för ledningsuppdrag och 25% för egen klinik, forskning eller undervisning. Tandvårdschefen ingår i fakultetens ledningsgrupp. En ställföreträdande tandvårdschef utses av dekan bland lärarna vid sektionerna. Uppdraget tidsbegränsas till sex månader, den tid under vilken den nya ledningsgruppen utreder uppdrag som biträdande tandvårdschef. Uppdrag som ställföreträdande tandvårdschef samverkas i fakultetens samverkansgrupp. Tandvårdschefen har ett övergripande personal-, arbetsmiljö- och budgetansvar för Universitetstandvården. Tandvårdschefen ansvarar för övergripande budget och för fördelning av bidrag till de olika klinikenheterna och dentalservice. Tandvårdschefen ansvarar för genomförande av regelbundna arbetsplatsträffar för alla anställda inom Universitetstandvården. Tandvårdschefen är chef för 1:e verkmästare, klinikenhetschefer och ska tillsammans med dessa bilda ett klinikråd för planering, samråd och informationsutbyte rörande den kliniska verksamheten. Klinikrådet ska gemensamt planera och följa upp frågor rörande personal, arbetsmiljö, ekonomi och drift av UTV. Tandvårdschefen är även chef för tandvårdsamordnaren och T4-koordinator. Dessa kan kallas till klinikrådet i särskilda ärenden. Fakulteten har intern kvalitets- och verksamhetsdialog med klinikrådet. Tandvårdschefen ansvarar för att driften av all klinisk verksamhet sker utifrån tillämpliga krav reglerade i lagar, författningar och föreskrifter inom vårdens område. Tandvårdschefen ansvarar för att kliniska förutsättningar finns för genomförande av klinisk tjänstgöring inom grundutbildningens olika program liksom för lärar- och specialistklinik samt för uppdragsutbildningar såsom avtalad specialistutbildning och internationell mastersutbildning. Tandvårdschefen ska även i samråd med ämnesföreträdare och forskare skapa förutsättningar för klinisk forskning av hög kvalitet. I tandvårdschefens uppdrag ingår att säkerställa vård enligt avtal med Region Skåne om vård för barn- och ungdom och unga vuxna, odontologisk röntgendiagnostik, omhändertagande av patienter med orofacial smärta, och övriga avtal om vård. I uppdraget ingår patientsäkerhetsansvar och vårdgivaransvar tillsammans med dekan och universitetsledning.
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 15 (av 20) Tandvårdschefen ansvarar för den administrativa driften och för att funktioner som journalsystem, sterilfunktion, reception m fl upprätthålls samt för samarbete med IT-teknik, ekonomi med mera inom GV. Tandvårdschefen är adjungerad ledamot i Tandvårdsnämnden. Tandvårdschefen ska även samråda med de inom ämnena utsedda remissansvariga för planering av verksamheten vid lärar- och specialistklinik. Denna verksamhet ska planeras så att lärarna kan utöva klinisk tjänstgöring enligt arbetstidsavtal. Tandvårdschefen ansvarar för rekrytering av patienter till studentklinik och för säkerställande av planering av och utförande av vård för dessa. Tillsammans med klinikenhetscheferna ansvarar tandvårdschef för bemanning och schemaläggning så att grundutbildningens behov tillgodoses. Tandvårdschef rekryteras genom extern annonsering och såväl interna som externa sökande är välkomna. Vid tillsättning av tandvårdschef ska dekan samråda med en kollegialt utsedd rekryteringsgrupp om fem personer. I gruppen ska finnas två representanter från lärargruppen varav en ska vara nuvarande klinikchef, representant från dentalservice, kliniksamordnare och tandsköterska. Rekryteringsgruppen utses genom nominering och ska bestå av minst två kvinnor/två män. I gruppen ska även ingå representanter för fackliga organisationer. Profil för uppdraget tas fram tillsammans med rekryteringsgruppen. Tandvårdschefen ska vara tandläkare, gärna med doktorsexamen, och ha erfarenhet av ledningsuppdrag inom klinisk verksamhet. Erfarenhet av utbildning inom universitet liksom forskning är meriterande. Dentalservice Dentalservice utgör en enhet inom Universitetstandvården med ansvar för klinisk utrustning och teknik samt stöd i lokalfrågor. Verksamheten leds av en 1:e verkmästare som har personal- arbetsmiljö- och budgetansvar för enheten. Denne ansvarar för interna APT inom Dentalservice och ingår i klinikrådet. Förste verkmästare är närmsta chef för medarbete inom dentalservice och lönesätter efter samråd med tandvårdschef. En ställföreträdande 1:e verkmästare ska utses av dekan för en period av ett år i taget och samverkas i fakultetens samverkansgrupp. Nuvarande 1:e verkmästare fortsätter sitt uppdrag i den nya organisationen. Vid framtida rekrytering av chef för enheten för dentalservice används samma modell som för rekrytering av klinikenhetschef. Klinikenhetschef Varje klinikenhet leds av en klinikenhetschef som ansvarar för personal och arbetsmiljö inom klinikenheten samt för klinikenhetens budget. Klinikenhetschefen är närmsta chef för medarbete inom klinikenheten, ansvarar för APT inom klinikenheten och lönesätter efter samråd med tandvårdschef. Inom varje klinikenhet utses en ställföreträdande klinikenhetschef av dekan i samråd med
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 16 (av 20) tandvårdschefen. Uppdraget gäller för ett år i taget och ska samverkas i fakultetens samverkansgrupp. Klinikenhetschefen ansvarar för att bemanning och schemaläggning av personal inom klinikenheten säkerställer behoven inom grundutbildning, forskning, samt inom lärarnas kliniska tjänstgöring utifrån arbetstidsavtal. Klinikenhetschefen ansvarar för genomförande av APT vid klinikenheterna i enlighet med samverkansavtal. Klinikenhetschef rekryteras genom extern annonsering och såväl interna som externa sökande är välkomna. Vid tillsättning av klinikenhetschefer ska tandvårdschef och dekan samråda med en kollegialt utsedd rekryteringsgrupp om fem personer. I gruppen ska finnas en lärarrepresentant. Rekryteringsgruppen utses genom nominering och ska bestå av både män och kvinnor. I gruppen ska även ingå representanter för fackliga organisationer. Profil för uppdraget tas fram tillsammans med rekryteringsgruppen. Klinikenhetschef ska ha utbildning från tandvård, eller sjukvårdsområdet och erfarenhet av klinisk verksamhet inom tandvård, gärna vid utbildningsklinik. Dokumenterad erfarenhet av ledningsansvar är meriterande. PRINCIPER FÖR REKRYTERINGAR ALLMÄNT Vid alla rekryteringar av personal ska Malmö universitets process och regelverk för rekrytering användas och jämställdhetsaspekter ska särskilt beaktas. I de fall ett uppdrag ska förenas med anställning som lektor eller professor ska tillsättningen hanteras av anställningsnämnd. Vid rekrytering av personer för chefs- eller ledningsuppdrag ska i tillägg en process med kollegialt inflytande användas. Ansvarig rekryterande chef ska genomföra rekryteringen i samråd med en kollegialt utsedd grupp med representanter från verksamheten samt fackliga organisationer. Gruppen ska spegla arbetsplatsens sammansättning och en jämn könsfördelning mellan kvinnor och män ska eftersträvas. Tjänster ska utannonseras. Profil för ansökan vid chefs- och ledningsuppdrag ska utformas i samråd med rekryteringsgrupp. Undantaget från ovan är ämnesföreträdare som utses av dekan inom befintlig lärargrupp i ämnet efter avstämning med rekryteringsgrupp och därefter samverkas i fakultetens samverkansgrupp. Vidare beslutar dekan om ställföreträdande chefseller ledningsuppdrag som också samverkas i fakultetens samverkansgrupp. SAMVERKAN MELLAN SEKTIONER OCH UNIVERSITETSTANDVÅRD Odontologiska fakultetens organisatoriska modell med sektioner och universitetstandvård ska präglas av samsyn kring fakultetens mål och verksamhet. En kvalitetsdrivande kultur och positiv samverkan mellan sektioner och
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 17 (av 20) universitetstandvård är en förutsättning för att den nya organisationen ska bli framgångsrik. Fakultetens mål utgår från universitetets Strategi 2022 om att: Malmö universitet har hög kvalitet i utbildning och forskning där vi i samverkan med andra samhällsaktörer skapar, delar och sprider kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Vid Malmö universitet ska de olika vetenskapsområdenas särart och traditioner respekteras och ges möjlighet att framträda på ett tydligt sätt. Odontologiska fakulteten bygger på tre ben utbildning, forskning och klinik där varje ben är en förutsättning för fakultetens verksamhet och mål att bedriva utbildning, forskning och klinik av hög kvalitet. Detta står i samklang med universitetets övergripande mål för utbildning och forskning: Långsiktig, nationellt och internationellt framstående forskning som tillsammans med forskarutbildningen utgör en tredjedel av universitetets verksamhet Utbildning som är vetenskapligt förankrad både avseende pedagogik och ämnesinnehåll, vilket ger förutsättningar för inkluderande och studentaktivt livslångt lärande Sammanhållna, starka och gränsöverskridande internationella akademiska miljöer där utbildning, forskning och samverkan är integrerade Fakultetens ledningsgrupp har ett särskilt ansvar för att skapa bästa förutsättningar för den nya organisationen och för god samverkan sektioner emellan liksom mellan sektioner och universitetstandvård. Viktiga förutsättningar för detta är fakultetens mål och verksamhetsplanering, att ledningsgruppen med stöd från HR ger utrymme för möten mellan medarbetare i sektioner och universitetstandvård. Gemensamma fora för dialog behöver skapas och processer behöver etableras för att säkerställa hur information sprids till medarbetare och hur medarbetare inkluderas i utvecklingen av den nya organisationen. Bärande ska alltid vara verksamhetens tre ben som alla är lika viktiga för att nå målet hög kvalitet i utbildning, forskning och klinik. Verksamhetens tre ben är en förutsättning för etablerandet av ett multidisciplinärt kompetenscentrum. Förutsättningarna för det multidisciplinära kompetenscentret tas fram inom fakultetens ledningsgrupp. Centret ska ha sin grund i lärar- och specialistklinikerna samt den kliniska behandlingsforskningen tillsammans med övrig forskningsverksamhet vid fakulteten.
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 18 (av 20) Förutsättningar för utvecklingen av allmäntandvårdskliniker för vuxen-, respektive barn- och ungdomstandvård inom UTV ska tas fram av ledningsgruppen. Klargörande av roller och uppdrag är också viktigt särskilt när organisationen startas upp. Ledningsgruppen ska ansvara för detta, men det är lämpligt att bilda en kollegialt tillsatt arbetsgrupp som bidrar i detta arbete tillsammans med ledningsgruppen. Även ämnesrådet och programansvariga ska involveras. Några viktiga förutsättningar är: Utbildningens behov av lärarresurs och klinikresurs (tillgång till plats på studentklinik, assistens, logistik kring patienter etc) baseras på de i kursplanerna beskrivna lärandemålen och lärandeaktiviteterna. Programansvariga beställer dessa resurser. o Beställning av lärare till teoretiska och kliniska lärandeaktiviteter går till sektionschefen med information om ämnesspecifika krav på lärarprofil. Sektionschefen samråder med lärarrepresentant från respektive ämne som schemalägger. o Beställning av klinikresurs går till tandvårdschefen med information om ämnesspecifika krav för kliniken. Tandvårdschefen samråder med klinikenehetschefen som planerar kliniken och schemalägger tandsköterskor. Lärare ska schemaläggas avseende utbildningsuppdrag, forskning och egen klinisk tjänstgöring utifrån arbetstidsavtal. Sektionschefen har ett övergripande ansvar, men kan delegera till lärare inom respektive ämne. Schemaläggningen för lärares kliniska tjänstgöring utgör beställning av klinikresurs på lärar- och specialistklinik. Schemaläggande lärare ska samverka med klinikenhetschef för att säkerställa klinikresurs finns och att lärarklinik genomförs. Lärare som erhåller externa medel för forskningstid ska planera uttaget av forskningstid tillsammans med sektionschefen. Möjlighet till utökad forskningstid ska ha hög prioritet i tjänsteplanering och det är viktigt att dels beakta arbetstidsavtalet och arbetsuppgifterna inom resterande tjänstgöringstid, dels att i god tid planera för ersättare till verksamheten. Klinisk forskning är en väsentlig del i fakultetens forskningsprofil. Universitetstandvården ska vara en självklar plats för genomförande av kliniska studier. För att säkerställa att Universitetstandvården har förutsättningar att bidra med klinikresurs ska forskare planera kliniska studier vid Universitetstandvården i samråd med sektionschef och tandvårdschef. Ledningsgruppen ska ansvara för att det tas fram en rutin som kan underlätta för klinisk forskning och som även hanterar ekonomi för detta. Ledningsgruppen ska under första halvåret utreda behov av biträdande tandvårdschef och hur denna funktion ska se ut. Under tiden ska det finnas en ställföreträdande tandvårdschef.
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 19 (av 20) Ledningsgruppen ska särskilt följa och utvärdera hur sammanförandet av olika kliniska avdelningar till klinikenheter fungerar med hänsyn till antal medarbetare och ledningsstruktur. Ledningsgruppen ska särskilt följa och utvärdera hur sammanförandet av olika avdelningar till sektioner fungerar med hänsyn till antal medarbetare och ledningsstruktur. Ledningsgruppen ska tillsammans med chefer inom Gemensamt verksamhetsstöd säkerställa administrativt stöd till sektioner och universitetstandvård. Sektionschef och tandvårdschef ska regelbundet stämma av och utvärdera hur studentklinik respektive lärar- och specialistklinik fungerar utifrån sektionens respektive klinikens perspektiv samt säkerställa att viktig information når alla medarbetare. Exempel på sådan information är avvikelser inom klinik, förändringar utbildningen, nya medarbetare mm. Administrativt stöd till sektioner och universitetstandvård Malmö universitet är organiserat i fem fakulteter, universitetsbibliotek och gemensamt verksamhetsstöd (GV). Implementering och drift av Odontologiska fakultetens nya organisation är avhängigt ett administrativt stöd av hög kvalitet och tillräcklig omfattning. Detta är en prioriterad fråga för fakulteten. Ledningsgruppen ska tillsammans med administrativ chef och chefer för övriga GV-avdelningar vid Malmö universitet, samt vid behov Universitetsdirektör, säkerställa detta. TIDPLAN Förslag till organisation godkänns av fakultetsstyrelsen under mars 2019. I samband med detta informeras avdelningsföreståndare och informationsmöten för samtliga medarbetare hålls. Det ska ges möjlighet till flera informationsträffar och om önskemål medverkar även styrgrupp vid APT. Efter fakultetsstyrelsens beslut skickas underlaget till ny organisation till rektor för central samverkan samt rektorsbeslut. Rektorsbeslut väntas kunna fattas under april månad. Därefter utses rekryteringsgrupper för tillsättning av chefs- och ledningsuppdragen. Annonsering och tillsättning av chefs- och ledningsuppdrag sker under april juni. Målsättning att samtliga uppdrag ska vara tillsatta innan halvårsskiftet. Program för gemensam introduktion och utbildning för samtliga chefer tas fram under våren tillsammans med HR och ekonomiavdelningen. Den nya organisationen träder i kraft 1 juli och praktisk implementering direkt efter semestern.
2019-03-20 (Dnr. LED 1.5-2019/156) 20 (av 20) Figur 4. Tidplan för införande av ny organisation under 2019. Samtliga nya chefer samlas i augusti för genomgång och planering. Här ska chefsgruppen planera för APT, dialoger och evt utbildningar för medarbetare under hösten. Tillsammans med HR och ekonomiavdelningen genomförs program för gemensam utbildning till samtliga chefer. Implementeringen följs upp i ledningsgrupp och ämnesråd. Särskilt uppmärksamhet ska ägnas arbetsmiljöaspekter.