BREV 1 (2) 5 maj 2010 Till fakulteter och fristående institutioner INTRODUKTION AV KARRIÄRSYSTEMET (TENURE TRACK) FÖR UNDERVISNINGS- OCH FORSKNINGSPERSONALEN Styrelsen för Helsingfors universitet har vid sitt sammanträde den 22 april 2010 godkänt introduktionen av karriärsystemet (tenure track) för undervisnings- och forskningspersonalen i enlighet med principer som rektorn närmare bestämt om. Rektorn har i dag gett ut det bifogade beslutet om frågan. Bifogat till beslutet finns en anvisning om tillämpandet av systemet vid Helsingfors universitet. Avsikten är att inleda introduktionen av systemet så att universitetet i det första skedet öppnar inom karriärsystemet 10-12 anställningar, vars grenar rektorn beslutar om på basis av förslag från fakulteterna. Dessa anställningar kommer att ledigförklaras såväl i Finland som internationellt. Eftersom avsikten med systemet är att rekrytera toppforskare till Helsingfors universitet, ska området för karriärsystemet definieras så att det på ett mångsidigt sätt lockar högklassiga sökande. Rektorn beviljar delfinansiering för att täcka lönekostnaderna för dessa anställningar med 40 000 euro per år och anställning åtminstone under de tre första åren. Fakulteten eller den fristående institutionen betalar de övriga kostnader som föranleds av lönen eller tryggandet av verksamhetsbetingelserna enligt systemet från sina egna medel. Om en fakultet vill öppna ytterliga anställningar med helt egen finansiering, iakttas förfarandet enligt rektorns anvisning även beträffande dessa. Det är också möjligt att en fakultet föreslår en anställning som är kopplad med deltidsarbete vid ett forskningsinstitut eller universitetssjukhus. Permanent anställning som professor sker dock alltid inom en fakultet. Rektorn ber att fakulteterna och de fristående institutionerna diskuterar frågan och noga överväger i vilka grenar och enheter de vill ha dylika anställningar. Det bör beaktas att man av placeringsenheten förutsätter aktivt deltagande i verkställandet av systemet för att det ska fungera på ett så ändamålsenligt sätt som möjligt. Dekanus beslutar vilka förslag
2 (2) som sänds till rektorn efter att ha hört institutionernas direktörer eller i en fakultet utan institutioner, representanter för olika läroämnen. Som titel används biträdande professor, vilken titel inte används i några andra situationer än i tenure track-systemet. Uppgifterna definieras så att till dem hör forskning, undervisning och studiehandledning samt vid sidan om dessa eventuellt även anskaffande av kompletterande forskningsfinansiering samt andra frågor som enheten ansvarar för. Enheten åtar sig att stöda personen i fråga i hans eller hennes arbete såväl ekonomiskt, till exempel genom att göra det möjligt att arbeta utomlands en del av tiden, som genom att ge annat stöd i form av t.ex. mentoring. Avsikten är att personen har en verklig möjlighet att utveckla sig i sitt arbete och växa till en professur. Systemets funktion uppföljs, och systemets innehåll utvecklas på basis av detta. För detta ändamål utser rektorn en styr- och uppföljningsgrupp, som rapporterar till rektorn om systemets funktion och har även kontakter med fakulteterna och institutionerna. Till styrgruppen utses professorer från åtminstone vetenskapliga rådet och utbildningsrådet, men dekanerna kan även föreslå som medlemmar andra professorer som är intresserade av utvecklingen av systemet. Avsikten är att tillsätta gruppen så fort som möjligt. Dekanerna ombeds att sända till rektorn sina motiverade förslag om de grenar och enheter i vilka anställningar önskas så att förslaget är tillgängligt senast måndagen den 7 juni 2010. På basis av dessa förslag beslutar rektorn i vilka grenar anställningar öppnas i första skedet. Avsikten är att anställningarna kan ansökas om senast i början av september och att de tillsätts på basis av dessa ansökningar från den 1 januari 2011. Det är meningen att inleda den andra ansökan enligt motsvarande förfarande under nästa år. Rektor Thomas Wilhelmsson Personaldirektör Kira Ukkonen BILAGA: anvisning om tillämpandet av tenure track-systemet vid Helsingfors universitet
REKTORNS BESLUT 088/2010 1 (1) 5 maj 2010 KARRIÄRSYSTEMET (TENURE TRACK) FÖR UNDERVISNINGS- OCH FORSKNINGSPERSONALEN VID HELSINGFORS UNIVERSITET Styrelsen för Helsingfors universitet har vid sitt sammanträde den 22 april 2010 godkänt introduktionen av karriärsystemet (tenure track) för undervisnings- och forskningspersonalen i enlighet med principer som rektorn närmare bestämt om. Rektorn ger ut en anvisning, som har bifogats till detta beslut och som innehåller principerna för tillämpningen av karriärsystemet (tenure track) vid Helsingfors universitet. Rektor Thomas Wilhelmsson Personaldirektör Kira Ukkonen
BILAGA till rektorns beslut 088/2010 1 (4) 5 maj 2010 KARRIÄRSYSTEMET (TENURE TRACK) FÖR UNDERVISNINGS- OCH FORSKNINGSPERSONALEN VID HELSINGFORS UNIVERSITET BAKGRUND OCH SYFTE I Helsingfors universitets personalpolitiska program 2010-2012 och i universitetets målprogram har godkänts en princip enligt vilken universitetet tar i bruk ett karriärsystem (tenure track) som baserar sig på undervisnings- och forskningspersonalens fyrstegskarriärmodell i den form som anses vara lämplig för Helsingfors universitet. Denna princip ingår även i det forskningspolitiska programmet. Avsikten är att Helsingfors universitet bibehåller den traditionella, öppna ansökan som professorernas huvudsakliga rektyteringsmetod, men om detta nya system visar sig fungera väl och leder till goda resultat, utökas dess användning. Avsikten är att öka förutspåbarheten, konkurrenskraften och attraktionen av en akademisk karriär samt att främja universitetets internationalisering. Universitetet vill hitta de mest talangfulla, lämpliga och motiverade personerna för karriärsystemet i den allt stramare inhemska och internationella konkurrenssituationen. Förfarandet baserar sig på att personen i fråga anställs för viss tid. Under anställningen uppföljs och bedöms hans eller hennes arbete i enlighet med kriterier som fastställs då tjänsteförhållandet ingås. Framgång i bedömningen leder till en ny visstidsanställning, och målet är permanent anställning som professor. Rektorn kan bevilja delfinansiering för cirka 10-12 anställningar för att täcka lönekostnaderna i det första skedet. För de övriga kostnaderna ansvarar fakulteten, eventuellt tillsammans med en sådan annan enhet vid vilken personen arbetar deltid. Om en fakultet vill öppna fler anställningar, betalar den själv alla de kostnader som föranleds av dem. Beträffande alla anställningar i enlighet med systemet är förfarandet i praktiken det som beskrivs i denna anvisning. För finansieringen kan användas såväl budgetmedel som kompletterande finansiering. Även den person som anställs kan själv delta i anskaffningen av finansieringen, men detta är inte en förutsättning för rekryteringen. ALLOKERINGEN AV ANSTÄLLNINGARNA På basis av förslag från fakulteterna beslutar rektorn vilka anställningar som kan fyllas genom detta system. En fakultet kan även göra ett förslag tillsammans med en fristående
institution eller en enhet utanför universitetet så att personen i fråga arbetar delvis på bägge ställen. Ansvarsenheten och den egentliga placeringsplatsen för professuren är dock fakulteten. Eftersom syftet med systemet är att rekrytera toppforskare till Helsingfors universitet, ska området för karriärsystemet definieras så att det lockar högklassiga sökande på ett mångsidigt sätt. LEDIGFÖRKLARING Anställningarna ledigförklaras såväl i Finland som internationellt. Avsikten är att den enhet som önskar rekrytering är aktiv och sprider information om anställningen genom sina egna internationella nätverk. I annonsen konstateras att det primära syftet är att välja en person som i sin akademiska karriär är i det skede att det har gått 3-7 år sedan han eller hon doktorerade, och personen i fråga har under denna tid skaffat lovande vetenskapliga och andra meriter. Vid sidan om forskningsarbetet och undervisningserfarenheten anses det vara viktigt att personen i fråga har arbetat utomlands och fått annan internationell erfarenhet. Det är också av betydelse att sökanden har bevis på anskaffandet av kompletterande forskningsfinansiering. URVALSFÖRFARANDE I universitetets instruktion konstateras att när karriärsystemet (tenure track) som baserar sig på undervisnings- och forskningspersonalens fyrstegsmodell tillämpas, följer man avseende kallelse de bestämmelser som separat getts ut om detta förfarande. Förfarandet har beskrivits i denna anvisning. I rekryteringsskedet används till tillämpliga delar det i instruktionen definierade förfarandet för tillsättandet av en professur. Dekanus utser för ändamålet en beredningsgrupp på minst fem personer, som består av professorer. Det är önskvärt att direktören för den institution vid vilken personen i fråga rekryteras deltar i gruppens arbete. Till gruppen kan enligt bedömning även kallas andra medlemmar. Beredningsgruppen anskaffar expertutlåtanden om sökandenas vetenskapliga meriter och tar hand om andra praktiska åtgärder i anslutning till valprocessen. Beredningsgruppen har rätt att begränsa antalet sådana sökande om vilka expertutlåtanden ombeds. Detta beslut ska grunda sig på beredningsgruppens åsikt om huruvida sökanden har tillräckligt med bevis för att kunna bli invald i systemet. Beredningsgruppen gör ett förslag om vem eller vilka av sökandena ska väljas. Om institutionens direktör inte är medlem i beredningsgruppen, ger även han eller hon sitt eget utlåtande om frågan. Om fakulteten inte har några institutioner, ger dekanus utlåtandet. Det slutliga beslutet om valet fattas av rektorn. För att säkerställa en enhetlig kvalitetsnivå och gemensamma förfaranden inom universitetet kan rektorn höra den nedan definierade styr- och uppföljningsgruppen på universitetsnivå innan han fattar beslutet.
FÖRSTA TJÄNSTEFÖRHÅLLANDET Det första arbetsavtalet ingås för 2-5 år beroende på i vilket karriärskede personen i fråga på basis av sin tidigare erfarenhet finns. Då arbetsavtalet ingås, förklarar institutionens direktör eller dekanus för personen hurdant arbete och hurdan framgång i forskningsverksamhet, undervisning och annat arbete det förutsätt för att han eller hon ska kunna få en förlängningsperiod efter det första arbetsavtalet. Som titel används biträdande professor, vilken titel inte används i några andra situationer än i tenure track-systemet. Uppgifterna definieras så att i den årligen godkända arbetsplanen ingår forskning, undervisning och studiehandledning samt vid sidan om dessa eventuellt även anskaffande av kompletterande forskningsfinansiering samt andra frågor som enheten ansvarar för. Enheten åtar sig att stöda personen i fråga i hans eller hennes arbete såväl ekonomiskt, till exempel genom att göra det möjligt att arbeta utomlands en del av tiden, som genom att ge annat stöd i form av t.ex. mentoring. Avsikten är att personen har en verklig möjlighet att utveckla sig i sitt arbete och växa till en professur. ANDRA TJÄNSTEFÖRHÅLLANDET I god tid före slutet av den första arbetsavtalsperioden bedöms personens framgång i uppdraget, och beslutet om en fortsatt period fattas på basis av detta. Om arbetet har uppfyllt de i förväg ställda målen, förlängs tjänsteförhållandet med ett arbetsavtal på 3-5 år. Målen för den andra perioden fastställs i detta skede. Om arbetet inte har varit resultatrikt och om målen inte har uppnåtts, avslutas tjänsteförhållandet samtidigt som den första anställningen avslutas. Denna mellanbedömning görs av samma grupp som förberedde rekryteringen. Dekanus kompletterar gruppen vid behov. Det är möjligt men inte nödvändigt att anlita externa experter. Efter att ha fått beredningsgruppens förslag och det bifogade utlåtandet av institutionens direktör eller dekanus beslutar rektorn om tjänsteförhållandet för den biträdande professorn förlängs med en ny period. Vi behov ber rektorn ännu ett utlåtande av universitetets gemensamma styr- och uppföljningsgrupp före beslutsfattandet. FAST ANSTÄLLNING Senast ett år innan det andra tjänsteförhållandet avslutas bedömer man om förutsättningarna för en permanent professur har uppfyllts. Om detta inte är fallet, avslutas tjänsteförhållandet vid den tidpunkt till vilken det hade förlängts. Även det praktiska genomförandet av bedömningen i det här skedet sköts av den tidigare utsedda beredningsgruppen, om detta är möjligt. Vid behov kompletterar dekanus den ursprungliga gruppen så att gruppen alltjämt består av minst fem medlemmar som är professorer. Om det är fråga om en befattning som har placerats vid en institution, deltar institutionens direktör i beredningsgruppens arbete.
Eftersom det i det här skedet i praktiken är fråga om kallelse till en professur, använder man som stöd för bedömningen expertförfarandet på samma sätt som för övrigt när professurer tillsätts. Vid bedömningen av personens framgång tar man hänsyn till hans eller hennes vetenskapliga meriter och undervisningsmeriter samt expertutlåtanden och utlåtandet från pedagogiska nämnden. Därtill påverkar även all annan verksamhet under tenure track-perioden bedömningen. Beredningsgruppen utarbetar ett förslag om en eventuell permanent professur och sänder det till dekanus. Dekanus sänder förslaget med sitt eget utlåtande till kanslern, som fattar beslutet om frågan på det sätt som universitetets instruktion stadgar om tillsättandet av en professur. STYR- OCH UPPFÖLJNINGSGRUPPEN FÖR KARRIÄRSYSTEMET Eftersom det är fråga om ett nytt sätt att rekrytera personer som professorer vid Helsingfors universitet, är det viktigt att systemets funktion uppföljs och att systemet vid behov utvecklas så att det fungerar ännu bättre. Uppföljningen verkställs såväl på universitetsnivå som inom fakulteterna, och rektorn informeras om eventuella utvecklingsidéer och behov gällande ändring av systemet, då sådana uppstår. Rektorn rapporterar om systemets funktion till styrelsen på det sätt som han anser vara ändamålsenligt. Som stöd för rektorn och fakulteterna fungerar en styr- och uppföljningsgrupp på universitetsnivå, som tillsätts av rektorn. Rektorn kallar till gruppen sådana professorer i olika grenar som är intresserade av att utveckla systemet så att till gruppen hör professorer från åtminstone vetenskapliga rådet och utbildningsrådet. Rektorn utser även ordföranden för gruppen. Målet är att användningen av karriärsystemet och det förfarande som ansluter sig till det är till sin kvalitet och till sitt innehåll likadan på hela universitetsnivån. Styr- och uppföljningsgruppen arbetar för sin del för att detta mål ska uppnås. Till gruppens uppgifter hör, vid sidan om den allmänna uppföljningen av systemet, i synnerhet att - ge rektorn utlåtanden om de förslag som fakulteterna har gett om grenar för karriärsystemet och öppnandet av anställningar, - ger rektorn, på basis av hans begäran, utlåtanden i rekryteringsskedet, - ger rektorn, på basis av hans begäran, utlåtanden då beslut om fortsättningen av tjänsteförhållandet fattas, - i synnerhet ta ställning till de fall i vilka fortsättningen eller permanentandet av tjänsteförhållandet är oklart, och det behövs en bredare syn och jämförelse med motsvarande fall på universitetsnivå, - göra förslag om utvecklingen av systemet.