PLAN BESLUTAD AV STYRELSEN KOMMUNIKATIONSPLAN FÖR LERUMS KONSTÅKNINGSKLUBB Publicerad lerumskk.se/verksamhet Beslutsdatum 2019-06-09 Giltighetstid Till vidare. Denna plan är en revidering av plan beslutad 2018-05-27 av Lerums Konståkningsklubbs styrelse.
BAKGRUND Lerums Konståkningsklubb har de senaste åren ökat i antal aktiva åkare. Klubben har bedrivit verksamhet i Vättlehallen sedan 1982. Efterhand som klubben har växt har organisationen professionaliserats med bland annat grupper skapats som ansvararar för olika delar av verksamheten, som exempelvis tävlingskommitté, cafégrupp, showgrupp och entrégrupp. En anställd kanslist arbetar några timmar per vecka och ansvarar för tävlings- och testanmälningar samt genomförande av test. Tränarna är anställda och föreningen verkar för en god arbetsmiljö och deras möjlighet till kompetensutveckling. Klubbens verksamhet bygger dock i mycket hög utsträckning på medlemmarnas ideella arbete. Ekonomiadministrationen som ansvarar för löneadministration och fakturahantering bedrivs till exempel på ideell basis. Föreningens verksamhetsidé utgår från medlemmarnas personliga utveckling, en god teamkänsla och en utvecklad verksamhet vad gäller bredd, akademi och elit. Ambitionen är att bedriva konståkning så att det utvecklar människor positivt fysiskt och psykiskt såväl som socialt och kulturellt. Klubben utgår från den gemensamma värdegrunden glädje gemenskap passion som utvecklades under verksamhetsåret 2017/2018 med målet att värdegrunden ska genomsyra hela klubbens verksamhet. Värdegrunden bygger vidare på klubbens idé om LeKKhuset bredd och elit personlig utveckling teamkänsla, vilken hittills utgjort värdegrunden i klubbens verksamhet. Verksamheten har ramats in av olika typer av arrangemang som exempelvis tävlingar, tester, shower och läger vilka ger klubben viktiga inkomster. För att kunna genomföra dessa arrangemang är medlemmarnas aktiva ideella arbete av avgörande betydelse. En drivkraft är klubbens uttalade mål att vara Sverigeledande i alla verksamheter och vara en klubb som ständigt ligger i framkant. Klubbens önskan är att ständigt förbättra verksamhetens olika delar för att nå detta mål. Klubben har beviljats elitlicens av Svenska Konståkningsförbundet för säsongerna 2019/2020 och 2020/2021. Elitlicensen medför krav på att klubben utvecklas vidare inom all verksamhet såväl bredd, akademi som elit. MÅL ÖVERGRIPANDE MÅL Målet är att Lerums Konståkningsklubb är Sverigeledande i alla verksamheter. Hela verksamheten genomsyras av värdegrunden glädje gemenskap passion. Verksamheten präglas av professionalitet och en tydlig kommunikation. 2
ATTITYDMÅL Målet är att Lerums Konståkningsklubbs värdegrund är en självklar del i verksamheten och att den är spridd och känd. Styrelse, tränare, åkare, föräldrar/vårdnadshavare och sponsorer känner till och vet vad Lerums Konståkningsklubbs värdegrund står för och agerar efter denna. Vill någon börja med konståkning och bor i närområdet (Lerums kommun) så ska Lerums Konståkningsklubb vara det självklara valet. Tillhör en åkare en annan klubb ska Lerums Konståkningsklubb vara ett självklart val och alternativ. Skapa förutsättningar för att göra värdegrunden till en självklar del i alla verksamheter som t ex genomföra värdegrundsarbete på isen, off ice, vid läger, föräldramöten, shower, tävlingar och andra aktiviteter Skapa känsla av tillhörighet genom identifikation och gemenskap Skapa förutsättningar för en god tränings- och arbetsmiljö EFFEKTMÅL Genom att kontinuerligt arbeta med attitydmålen gynnas verksamheten på ett positivt sätt. Klubben blir ett föredöme för andra att ta efter. Klubbens åkare vill träna och stannar kvar långt upp åldrarna. Klubben blir en attraktiv arbetsplats där duktiga tränare vill arbeta. Om dessa effekter inträffar kommer verksamheten att gynnas genom olika nyttor. Dessa nyttor kommer att följas upp. Motiverade åkare Engagerade föräldrar/vårdnadshavare Social samhörighet och gemenskap Ökad trygghet En förbättrad träningsmiljö En förbättrad arbetsmiljö Fler sponsorer som vill förknippas med klubbens verksamhet Ökad kunskap om Lerums Konståkningsklubb Aktiviteter 2019/2020 Systematisk översyn av webben Göra webben responsiv mobilanpassa för att öka tillgängligheten Arbeta med värdegrunden i klubbens kommunikativa plattformar webb, instagram och facebook Förbättra klubbens nyhetsbrev samt arbeta för att göra det mer tydligt och tillgängligt Ändra/styra beteendet hos klubbens medlemmar när det gäller att ta till sig och söka information Arbeta med grafisk profil BUDGET Kostnad kan uppstå om klubben ska arbeta mer strukturerat med kommunikation. Kostnader kan också uppstå för att nå fler potentiella åkare/medlemmar och sponsorer. 3
ARBETSPERIOD Juni 2019 Juni 2020. Under april maj 2020 sker en utvärdering av arbetet som ligger till grund för en uppdaterad kommunikationsplan inför verksamhetsåret 2020/2021. KOMMUNIKATION Kommunikationsarbetet ska bidra till ett lyckosamt arbete med Lerums Konståkningsklubbs värdegrund och motverka missuppfattningar och känsla av utanförskap/okunskap genom att ge kunskap och förståelse klubbens åkare/medlemmar/tränare ska veta o vad som pågår och varför o vad det innebär för Lerums Konståkningsklubb som helhet o vad det innebär för den enskilda individen mig o hur arbetet är planerat o vilka som är inblandade och tar beslut o vilka möjligheter som finns att delta, komma med synpunkter och att påverka o var information finns att hämta o vem som kan svara på frågor och bemöta funderingar skapa attityd alla ska tycka att de få tillräcklig information och möjlighet till dialog leda till handling alla ska veta hur de kan bidra till att göra värdegrunden till en självklar del i verksamheten och i förlängningen till göra Lerums Konståkningsklubb till en Sverigeledande klubb. KOMMUNIKATIONEN SKA PRÄGLAS AV kontinuitet och regelbundenhet löpande information om Lerums Konståkningsklubbs verksamhet och värdegrundsarbetet och dess resultat kommuniceras. Övriga kommunikationsaktiviteter planeras parallellt, och konkreta, enhetliga och samordnade budskap alla ska i möjligaste mån delges samma information vid samma tidpunkt. Information som lämnas ska vara konkret och tillgodose olika kunskapsnivåer hos klubbens olika intressenter/målgrupper. 4
BUDSKAP Budskapet är enkelt och kärnfullt. Värdegrunden är navet i budskapet. Ett samlat budskap skapar trovärdighet. Tillsammans skapar vi en gemensam känsla och samlar klubben kring en gemensam historia och ett gemensamt mål att vara Sverigeledande i alla verksamheter. En väl förankrad värdegrund är en förutsättning för en framgångsrik klubb Vi skapar värdegrunden tillsammans Glädje Gemenskap Passion Lerums Konståkningsklubb är ett föredöme Vi arbetar fokuserat och målinriktat MÅLGRUPPER Kommunikation och budskap riktas till olika målgrupper. Interna målgrupper har god kännedom om klubbens verksamhet och en positiv attityd till klubben förutsätts. Kunskapen hos externa målgrupper förutsätts att inte vara lika god och attityden gentemot klubben förutsätts variera från positiv till negativ. Interna målgrupper Styrelsen Tränare Åkare Föräldrar/vårdnadshavare Domare Teknisk specialist Externa målgrupper Potentiella åkare och deras föräldrar/vårdnadshavare Boende I Lerums kommun (allmänhet) Samarbetspartners Andra konståkningsklubbar Sponsorer Potentiella sponsorer Lerums kommun/politiker Göteborgs Konståkningsförbund Svenska Konståkningsförbundet 5
Media (kanal för att nå olika målgrupper för att sprida kunskap om klubben eller värva nya medlemmar genom t ex skridskoskolan.) Kommunikationen riktas till de olika målgrupperna. Behovet av kommunikation skiljer sig åt mellan interna och externa målgrupper, men också inom interna respektive externa. Kommunikationen anpassas efter målgrupp och kommunikationskanal. Muntlig kommunikation Skriftlig kommunikation Digital kommunikation Möten Föräldramöten Möten med tränare Möten med åkare Informationsmöten Informationsblad Broschyr Affischer Annons i dagspress Pressmeddelande Veckobrev via e-post E-post Webb Facebook Instagram KANALER WEBB Webbsidan uppdateras så att den speglar mål och innehåll och att informationen är korrekt. SOCIALA MEDIER Facebook Instagram Kräver nästan daglig aktivitet för att upprätthålla intresset. VECKOBREV Nyhetsbrev som skickas till medlemmarna en gång per vecka. FORUM Styrelsen Tränarmöten Föräldramöten Konståkningsgrupper 6
ANNONSER Annonser i lokaltidning Artiklar i lokaltidning om t ex framgångar på tävlingar, show Kontakt med lokalradio för att lyfta specifik verksamhet KOMMUNIKATIONSAKTIVITETER Kommunikationsgruppen träffas regelbundet och gör regelbundna avstämningar. Kommunikationsgruppen tar fram en plan för kommunikationsaktiviteter. Dessa är kopplade till klubbens årscykel och planerade aktiviteter såsom läger, tävlingar, shower m m. Kommunikationsaktiviteter sker enligt Svenska Konståkningsförbundets riktlinjer. Riktlinjerna biläggs denna kommunikationsplan. KOMMUNIKATIVA FRAMGÅNGSFAKTORER Styrelsen äger och har ansvaret för den information och kommunikation som går ut Informationen utgår från styrelsen/kommunikationsgruppen Tillräckligt med tid avsätts för att arbeta med planerad och strukturerad kommunikation Kommunikationen sker samordnat i de för arbetet valda kanalerna Kommunikationen som går ut är korrekt, tydlig, konkret och snabb Det är tydligt var målgrupperna kan vända sig för information, frågor och funderingar Lyhördhet och dialog präglar kommunikationsprocessen UTMANINGAR Brist på kanaler och rutiner för väl fungerande kommunikation Att få kanalerna att samverka Snabbhet i kommunikationen Att medlemmarna upplever att de inte får den information de anser sig behöva Att medlemmarna upplever att de inte förstår informationen och anser att den är svårtolkad Arbetet sker på ideell basis UTVÄRDERING Inför kick-off 2020 sker utvärdering och uppföljning. Utvärdering genomförs av kommunikationsgruppen. Har klubben nått sina mål? Hur ska arbetet bedrivas vidare? Kunde något ha 7
gjorts annorlunda? Utvärdering kan ske med hjälp av t ex en fokusgrupp, enkät, statistik (exempelvis deltagare vid föräldramöten, gruppstatistik relaterade till delar av verksamheten som exempelvis skridskoskolan). Medlemsstatisk, besöksstatistik för webb, följare på FB/instagram. 8
Version september 2017 Lathund Sociala Medier för Svenska Konståkningsförbundets aktiva, föreningar och arrangörer Sociala medier är gratiskanaler. Men det är inte gratis att sköta och underhålla dem. Det kräver resurser i tid och omsorg, annars blir det inte bra. Folk är vana vid hög standard på inlägg och scrollar snabbt förbi tråkiga, kalla och intetsägande inlägg. Sociala medier handlar i stort sett om en sak idag att beröra. Konståkningen, konståkarna och föreningarna har alla chanser i världen att bli superbra på sociala medier eftersom det redan finns så mycket innehåll, spänning och många engagerade människor! Sociala medier de största kanalerna Facebook: världens största sociala plattform. Lämpar sig bra för spridning av information från er hemsida och andras sidor. Lämpar sig också bra för dialog med era följare. Instagram: ett snabbt medium som handlar om att beröra. Det ska vara personligt, snabbt, lättsamt och bildbaserat. Twitter: här finns opinionsbildare och press/media. Lämpar sig bra för att sprida resultat till sportjournalister och retweeta (dela vidare) intressant innehåll. Vad är ert syfte med att vara på sociala medier? Ta en stund att fundera på vad ni vill få ut med att vara aktiv på sociala medier. Det kan t ex vara att stärka kännedomen om er förening, er tävling, konståkning i stort, skapa engagemang, få fler aktiva åkare och funktionärer, få ut information osv. Allas ansvar: Styrelsen, medlemmar och andra aktiva ska uppmanas att gilla er förenings eller åkares kanaler och inlägg och använda #skatesweden. Tips! Ta hjälp av era åkare som är aktiva på sociala medier och fråga vad de gillar att se för inlägg, vilka hashtags de använder osv. Gemensamma riktlinjer för sociala medier FÖLJ GILLA DELA Följ: var noga med att följa åkare, tränare, andra klubbar, sportmedia etc. Gilla: var aktiv och gilla andras inlägg som er sida. Dela: dela tidningsartiklar och nyhetsinlag på facebook, glöm inte att tagga tidningen ifråga. Eller länka till inslaget.
Frekvens och tidpunkter Hur ofta ska inlägg göras: Inlägg 1 ggr/ veckan under säsong. På instagram och twitter kan inläggen vara mer frekventa. När ska man göra inlägg: Generellt sätt är de bästa tiderna att lägga upp något på morgonen runt kl. 08.00, lunch och från kl. 16.00 och framåt. På helgerna när som. Tänk på att posta ert inlägg ca 30 minuter innan ni vill att folk ska läsa det. Kolla gärna er statistik på facebook, där kan ni se en graf på när era följare är mest aktiva. Bilder Bilderna ska vara genomtänkta och se bra ut. Använd gärna filter från instagram. Det kan kräva tid och fix att få till en bra bild. Använd inte bilder som bara visar ryggar eller människor långt bort som man knappt ser. Ansikten med ett uttryck och känsla är alltid att föredra. Tips! Påkalla gärna uppmärksamhet och ta en bild när alla tittar in i kameran eller använd några av mobilens alla videoeffekter och be t ex alla vinka. Kom ihåg! Visar bilden tydligt en eller flera personer så är det viktigt att berätta var bilden kommer publiceras och att alla känner sig bekväma med det. Filmer & giffar Generellt sätt idag är alla användare på sociala medier kräsna och vill hellre titta på rörligt material än att läsa. Därför rekommenderar vi att ni satsar mycket på rörligt material. Film: Använd gärna effekterna i kameran som t ex slow motion, Boomerang-appen eller ladda ner en videoredigeringsapp (t ex Vidlab) och gör all redigering där. Gif: Det är enkelt att göra giffar på t ex www.giphy.com. Lägg in ett par bilder, välj hastighet, lägg på text. Ladda upp den på www.giphy.com och kopiera länken, som ni sedan delar på facebook. Tips! Istället för en lång text och bild säg det med en kort 10 sekunders film istället! Texter Korta texter är att föredra. Har ni mycket att berätta så gör ett längre inlägg på hemsidan eller i ett event på facebook och länka in dit istället, låt då inlägget bestå av en kort och koncis mening. Kom ihåg! Var inte rädda för att vara roliga eller använda starka känslor kom ihåg att sociala medier handlar om att beröra lika mycket som att informera.
Taggning Fråga vad personerna på bilden heter på t ex instagram så att ni kan tagga dem. För att tagga en person/klubb skriver man @ följt av personens/ klubbens namn. På så vis ser fler bilden. Om de inte gillar att bli taggade kan de enkelt ta bort taggningen själva. Hashtags Använd alltid hashtags. Minimum: använd #skatesweden Den yngre målgruppen använder hashtags, de utnyttjar discoveryfunktionen i mycket högre utsträckning än äldre. Genom att använda hashtags kan ni få fler följare. Dessa taggar ska vara relativt breda och tydliga, som t ex #idrott #konståkning. För den äldre målgruppen fungerar hashtags mer som punchlines, en klurighet och ett extra lager på inlägget. De underfundiga hashtagsen fungerar också som rubriker för era återkommande inlägg. Tips! Ta hjälp av era åkare! Fråga vilka hashtags de använder sig av. Gästpostare Fråga om någon av era aktiva medlemmar vill vara gästpostare i en vecka. Det betyder att denne tar över kontot och publicerar inlägg. Tips för återkommande inlägg oavsett kanal Man blir lätt hemmblind och upplever många gånger att man upprepar sig. Här är lite tips för på bra saker att både lägga ut ofta med olika innehåll och med jämna mellanrum upprepa, eller posta om med nya bilder eller ny information! Presentera er! Presentera medlemmar, tränare, styrelse etc med en bild eller film och en kort text. Bakom kulisserna! Låt era följare komma in bakom kulisserna på tävlingsförberedelser och träningar. Det kan vara allt från att ta en bild på ismaskinsföraren till ett inlägg om maskotar. Pedagogiska inlägg Visa bilder från träningar och förklara varför ni gör vissa övningar. Lägg upp en film på ett hopp och berätta vad det heter. Det är viktigt att tänka på att alla som följer er inte kan allt det ni kan.
Mer specifika tips och checklistor för sponsrade inlägg och olika facebookfunktioner Facebook + sponsrade inlägg Att göra en annons på facebook/ sponsra ett inlägg är ett effektivt och prisvärt sätt att nå ny publik. Det finns en mängd olika alternativ att sponsra inlägg på Facebook, och det ändras hela tiden. Här är några tips. Gör en tydlig annons som ni använder hela perioden, det skapar igenkänning. Målgrupp: de som gillar er sida + deras vänner. Inlägg: bilden + kort text med ett enda budskap + länka till hemsidan. Call to action: (knappen längst ner till höger som länkar vidare till hemsidan) Köp biljetter. Budget: antingen sätter ni en summa ni vill göra av med totalt eller sätter ni en summa per dag som ni vill spendera. Analysera (det finns en funktion för detta) annonsen löpande och det är lätt att ändra om man märker att den inte får önskat resultat. Facebook + event Skapa ett event till en tävling eller uppvisning. Eventet är till för information och säljande inlägg av typen Det finns biljetter kvar! Är det viktig information så dela det på facebooksidan också. Lägg inte ner för mycket krut på eventsidan utan låt det vara en informationssida. Svenska Konståkningsförbundets gemensamma kanaler och #hashtags Hemsidor www.skatesweden.se (hemsidan för all kommunikation kring svensk konståkning för en bredare publik, svensk konståknings inspirationshemsida) www.svenskkonstakning.se (hemsida för föreningsinformation och information för aktiva och tävlingsarrangörer) Sociala medier Facebook: www.facebook.se/skatesweden Instagram: www.instagram.com/skatesweden.se Twitter: www.twitter.com/skatesweden Hashtags Genrell hashtag: #skatesweden (ska alltid användas) Specifika hashtags (att komplettera till #skatesweden): #konståkning #figureskating #synkro #synchro