www.pwc.se Revisionsrapport Sofia Nylund Uppföljning av bisysslor Sollentuna kommun
Uppföljning av bisysslor Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål... 3 2.3. Revisionsfråga... 3 2.4. Revisionsmetod... 3 3. Tidigare granskning... 4 4. Kommunens riktlinjer... 5 Förtroendeskadliga bisysslor... 5 Arbetshindrande bisysslor... 5 Konkurrerande bisyssla... 5 4.1. Anmälningsskyldighet... 5 Rutin vid nyanställning... 6 Rutin för redan anställda... 6 4.2. Beslut om förtroendekänsliga bisysslor... 6 Uppföljning av kontrollmål 1... 6 5. Praktisk hantering av bisysslor... 7 5.1. Redovisning av bisysslor till nämnden... 7 Uppföljning av kontrollmål 2... 7 6. Granskningsresultat... 8 6.1. Avstämning mot Bolagsverkets register... 8 Barn och ungdomskontoret... 9 Kommunledningskontoret... 9 Kultur- och fritidskontoret... 10 Miljö- och byggnadskontoret... 10 Socialkontoret... 11 Trafik- och fastighetskontoret... 11 Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret... 12 Vård- och omsorgskontoret... 12 Rösjöskolans kontor... 12 6.2. Avstämning mot kommunens leverantörsregister... 13 6.3. Inköp från funna företag... 13 6.4. Attestering av inköp... 13 Bilaga 1. Checklista bisysslor... 15 Sollentuna kommun
1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer På uppdrag av revisorerna i Sollentuna kommun har gjort en uppföljande granskning avseende kommunens hantering av bisysslor. Den revisionsfråga som har besvaras med anledning av granskningen är: Är kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll tillräcklig gällande kartläggning och bedömning av bisysslor? Inom ramen för granskningen har två kontrollmål utarbetats för att besvara den övergripande revisionsfrågan. o Kommunens riktlinjer avseende bisysslor är ändamålsenliga Granskningen visar att riktlinjer avseende hantering av bisysslor tagits fram efter föregående granskning. Riktlinjerna bedöms vara ändamålsenliga. o Regelbundna genomgångar/kontroller sker av eventuella bisysslor hos anställda Enligt riktlinjerna ska respektive förvaltningschef årligen vid nämndens sista årliga möte redovisa en lista för nämnden på förekommande bisysslor inom förvaltningen. Granskningen visar att endast en förvaltning har sammanställt och redovisat bisysslor för nämnden de senaste två åren. Ytterligare två förvaltningar har i augusti 2013 för första gången redovisat förekomsten av bisysslor för nämnden. I granskningen har även ingått en jämförelse mellan kommunens personalregister och Bolagsverkets register. Efter att avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats finns totalt 306 träffar på de anställda som granskats. Huruvida dessa bisysslor är anmälda går emellertid inte att bedöma eftersom endast tre förvaltningar har gjort sammanställningar över förekommande bisysslor. Utifrån ovanstående är vår sammanfattande bedömning att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll gällande kartläggning och bedömning av bisysslor inte är tillräcklig. Det stora antal träffar som gjorts i bolagsregistret visar på vikten av att fastställda regelverk efterlevs. Att dessutom 69 av träffarna från bolagsregistret återfinns i kommunens avtalsregister är anmärkningsvärt. Därtill har en anställd både sakgranskat och attesterat inköp från ett företag där denne har engagemang. Detta kan anses som synnerligen allvarligt och förtroendeskadligt. Sollentuna kommun 1 av 17
Efter genomförd granskning rekommenderar vi kommunstyrelsen och nämnderna att: Säkerställa att kommunens riktlinjer avseende bisysslor följs För rekommendationer avseende attest, se granskningsrapport avseende intern kontroll av leverantörsutbetalningar. Sollentuna kommun 2 av 17
2. Inledning 2.1. Bakgrund I april 2009 gjordes en granskning av hanteringen av bisysslor i Sollentuna kommun. Syftet med granskningen var att kontrollera i vilken utsträckning kommunen arbetar för att förebygga illojalt beteende bland anställda. Granskningen visade att kommunens kunskap om anställdas bisysslor var låg och att kommunens riktlinjer inte var ändamålsenliga. Enligt AB01 är en bisyssla en verksamhet som bedrivs vid sidan av ordinarie arbete och som inte hör till privatlivet. Bisysslor är i princip tillåtna med vissa begränsningar. Regler kring bisysslor finns i Allmänna bestämmelser (AB01) och Lagen om offentlig anställning. 2.2. Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål 2.3. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll tillräcklig gällande kartläggning och bedömning av bisysslor? Revisionsfrågan ska besvaras genom att följande kontrollmål följs upp: Kommunens riktlinjer avseende bisysslor är ändamålsenliga Regelbundna kontroller sker av förekomsten av bisyssla hos anställda. Bedömning sker av eventuella bisysslor. 2.4. Revisionsmetod Dokumentgranskning kommer att genomföras av för granskningen relevanta riktlinjer och rutiner. I granskningen ingår även jämförelse mellan kommunens personalregister, Bolagsverkets register samt kommunens leverantörsregister. Sollentuna kommun 3 av 17
3. Tidigare granskning I april 2009 gjordes en granskning av hanteringen av bisysslorna i Sollentuna kommun. Syftet med granskningen var att kontrollera i vilken utsträckning kommunen arbetar för att förebygga illojalt beteende bland anställda. Nedanstående text är sammanfattningen från granskningsrapporten: Granskningen visar att kommunens kunskap om anställdas bisysslor är låg. Möjligheten att utöva intern kontroll avseende otillåtna bisysslor är följaktligen lika låg. Vår bedömning är därför att Sollentuna kommuns riktlinjer inte är ändamålsenliga. Det är vår uppfattning att även om kommunens riktlinjer är korrekta i juridisk mening innehåller de endast begränsade anvisningar kring hur förvaltningarna ska agera för att nå en god intern kontroll avseende bisysslor. De granskade nämnderna har inte brutit ned de centrala riktlinjerna och arbetar i varierande utsträckning med tillämpning. Utifrån granskningens resultat och de bedömningar vi gjort rekommenderar vi Sollentuna kommun att: - Upprätta riktlinjer och reglemente över hur bisysslor ska hanteras - Arbeta för bättre kännedom av de lagar och riktlinjer som rör bisysslor, samt de skyldigheter som följer av dessa - Upprätta en blankett för anmälan av bisyssla som presenteras vid nyanställningar. Blanketten bör utformas så att arbetstagaren förbinder sig att självmant anmäla framtida bisysslor - Upprätta centralt register över bisysslor som anställda innehar - Dokumentera arbetsgivarens bedömning av anställdas bisysslor - Genomföra uppföljningar i form av stickprov av bisysslor Sollentuna kommun 4 av 17
4. Kommunens riktlinjer Kommunens hantering av bisysslor regleras av Riktlinjer och tillämpningsföreskrifter för bisysslor antagna av kommunstyrelsen 2009-10-07, 118. Bisysslor är verksamhet som bedrivs vid sidan av det ordinarie arbetet men som inte är hänförligt till privatlivet. Bisysslor är i sig inte något som arbetsgivaren motsätter sig förutom då bisysslor, enligt AB 05 (bilaga till huvudavtalet om allmänna bestämmelser) kan sorteras under följande kategorier: Förtroendeskadliga bisysslor Arbetshindrande bisysslor Konkurrerande bisysslor Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla. Förtroendeskadliga bisysslor Förtroendeskadliga bisysslor regleras i lag (LOA, Lagen om offentlig anställning) I 7 LOA står att en arbetstagare inte får ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan påverka förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbete eller som kan skada myndighetens anseende. Särskilt stor är risken i verksamheter med myndighetsutövning, tillsyn, upphandling, egendomsförvaltning och ledning av offentlig förvaltning. Arbetshindrande bisysslor Arbetsgivaren måste göra en bedömning om huruvida en bisyssla inverkar hindrande för arbetsuppgifterna och har rätt att förbjuda bisyssla om så är fallet. Det kan gälla t.ex. engagemang i eget eller annans företag. Konkurrerande bisyssla På alla anställda vilar ett lojalitetskrav som följer med anställningen i sig. Anställda får därför inte påbörja eller bedriva verksamhet som konkurrerar med arbetsgivaren på ett sätt som kan tillfoga arbetsgivaren påtaglig skada. 4.1. Anmälningsskyldighet Arbetstagaren ska på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Varje chef har ett ansvar att i förekommande fall utreda om medarbetare har bisysslor som uppfyller någon eller några av de kriterier som nämnts ovan. Sollentuna kommun 5 av 17
Avstår medarbetaren från att svara, eller lämnar han/hon så otillräckliga eller missvisande uppgifter att det försvårar arbetsgivarens bedömning, kan det anses vara tillräcklig grund för disciplinär åtgärd och i särskilt allvarliga fall grund för uppsägning. Rutin vid nyanställning I samband med nyanställning ska chef informera om de regler som gäller för bisyssla och ta upp frågan om ev. bisyssla med den nyanställde. Den nyanställde ska lämna uppgifter om nuvarande bisyssla och om eventuell avsikt att bedriva bisyssla i framtiden. Rutin för redan anställda Chefer har ansvar för att informera redan anställda om de regler som gäller för bisyssla. Arbetstagaren är skyldig att meddela arbetsgivaren förekomsten av bisyssla och är skyldig att lämna uppgifter så att arbetsgivaren kan avgöra om bisysslan är tillåten. Förfrågan om arbetstagarens bisysslor kan lämpligen ske vid det årliga medarbetarsamtalet. 4.2. Beslut om förtroendekänsliga bisysslor Arbetsgivaren kan inte fatta beslut mot bisyssla utan att det enskilda fallet föregås av en noggrann utredning som är både individuellt och sakligt grundad. Som stöd för bedömning finns en checklista (se bilaga 1). Respektive förvaltningschef ska årligen vid nämndens sista årliga möte redovisa en lista för nämnden på förekommande bisysslor inom förvaltningen. Innan beslut om förbud mot bisyssla sker ska samråd med personalavdelningen ske. Ett förbud mot bisyssla ska alltid föregås av MBL 11 förhandling. Protokoll ska skrivas under av parterna. Den enda rättsliga prövning som kan komma i fråga är om den utredning som föregått beslutet är gjord på ett riktigt sätt. I de fall tillämpningen av riktlinjer leder till arbetsrättsliga konsekvenser ska personalchef fatta formellt beslut i ärendet. Uppföljning av kontrollmål 1 Vi har noterat att riktlinjer har upprättats i enlighet med den rekommendation som lämnades 2009. Kontrollmål Kommunens riktlinjer avseende bisysslor är ändamålsenliga Kommentar Uppfylls Kommunens riktlinjer avseende bisysslor bedöms vara ändamålsenliga. Sollentuna kommun 6 av 17
5. Praktisk hantering av bisysslor 5.1. Redovisning av bisysslor till nämnden Enligt riktlinjerna ska respektive förvaltningschef årligen vid nämndens sista årliga möte redovisa en lista för nämnden på förekommande bisysslor inom förvaltningen. En kontroll har gjorts angående om förekommande bisysslor har redovisats för ansvarig nämnd, se tabellen nedan: Förvaltning 2013 2012 2011 Barn- och ungdomskontoret Ja, i augusti - Redovisar en stickprovsundersökning av en skola (Dnr 2011/64 BUN.149) Kommunledningskontoret - - Kultur- och fritidskontoret - - Miljö- och byggnadskontoret Ja, under Ja, under IK IK Socialkontoret Ja, i - - augusti Trafik- och fastighetskontoret - - Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret - - Vård- och omsorgskontoret - - Rösjöskolans kontor - - Av tabellen kan utläsas att det endast är miljö- och byggnadskontoret som redovisat bisysslor enligt kommunens riktlinjer under åren 2011-2012. Därtill visar granskningen att två kontor redovisat bisysslor i augusti 2013. Uppföljning av kontrollmål 2 Kontrollmål Regelbundna genomgångar/kontroller sker av eventuella bisysslor hos anställda Kommentar Uppfylls ej Granskningen visar att det enbart är en förvaltning som regelbundet har kontrollerat eventuella bisysslor hos anställda. Sollentuna kommun 7 av 17
6. Granskningsresultat 6.1. Avstämning mot Bolagsverkets register Per 2013-06-16 fanns det i Sollentuna kommun följande: Tabell 1. Antal granskade per anställningstyp Typ av anställning Antal Kontrollerade Andel Tillsvidareanställd 2866 1007 35,1 % Visstidsanställd 1 654 474 28,7 % Provanställd 27 0 0,0 % Totalt 4547 1481 32,6 % Av de tillsvidareanställda har ett urval av personalkategorier valts ut för kontroll. Av totalt 4 547 anställda har 1 481 kontrollerats mot aktiebolagsregistret samt handelsoch föreningsregistret hos Bolagsverket. Urvalet motsvarar 32,6 procent av alla anställda i kommunen. De personalkategorier som valts ut för kontroll omfattar strategiska tjänster såsom samtliga chefer, anställda med ekonomirelaterade befattningar samt handläggare inom olika verksamheter. Även andra befattningar, där förekomst av bisysslor förefaller vara vanlig, har kontrollerats. Utöver detta har stickprov gjorts i de flesta personalkategorier. Sökningen i bolagsregistret gav sammanlagt 780 träffar på 540 individer, se Tabell 2. Tabell 2. Antal träffar i Bolagsregistret Status Antal träffar Aktiv 306 1 Inaktiv 126 Avregistrerad 234 Konkurs/fusion 55 BRF 59 Totalt 780 Efter att avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats finns totalt 306 träffar kvar på de anställda som granskats. Bakom de 306 träffarna finns 270 anställda, dvs. en anställd har flera registrerade bolag. 1 Tre av träffarna avser anställda som genom sin befattning i kommunen även har styrelseeller ledningsuppdrag. Sollentuna kommun 8 av 17
Förvaltning Antal aktiva företag Antal individer Barn & Utbildningskontoret 101 80 Kommunledningskontoret 30 28 Kultur- & Fritidskontoret 28 27 Miljö- & Byggnadskontoret 6 6 Socialtjänstkontoret 36 35 Trafik och fastighetskontoret 3 3 Utbildn. och arbetsmarkn. kontoret 41 35 Vård- & Omsorgskontoret 28 27 Rösjöskolan Kontor 27 25 Kommunfullmäktige & nämnder 6 4 Totalt 306 270 Nedan redovisas antalet träffar per förvaltning samt exempel på funna bisysslor som skulle kunna klassas som konkurrerande bisyssla utifrån förvaltning eller den anställdes befattning. Barn och ungdomskontoret På barn- och ungdomskontoret finns vid granskningstillfället ca 1 850 anställda. Av dessa har ca 480 jämförts med bolagsverkets register, vilket motsvarar ca 30 procent av de anställda. Efter att avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats finns 101 bolag kvar. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen bl.a. följande verksamhet: Bolaget skall bedriva mjukvaruutveckling och konsultverksamhet avseende systemering och programmering inom databranschen och därmed förenlig verksamhet (flera) Konsultverksamhet avseende företagsorganisation Stödverksamhet för utbildningsväsendet Utbildning inom grundsärskola Enligt ett tjänsteutlåtande (Dnr 2013/0114 BUN-1) har de kommunala förskolorna och skolorna inventerat förekomsten av bisysslor hos sin personal. Av tjänsteutlåtandet framgår att antalet tillsvidareanställda är ca 1300 och av dessa har ca 3 procent anmält bisyssla. Vanliga bisysslor är helgjobb som personlig assistent, vårdbiträde, affärsbiträde. Det finns några som arbetar med musik eller skriver läromedel. Enligt förvaltningens inventering av bisysslor har ca 40 personer anmält bisyssla. Vid jämförelsen med bolagsverkets register fann 101 registrerade företag på den andel av de anställda som kontrollerades. Detta är en stark indikation på att det finns många som inte anmält bisyssla. har valt att inte ta in någon sammanställning av de anmälda bisysslorna och därför kan vi inte uttala oss om hur många av de funna bisysslorna som har anmälts av de anställda och sedan godkänts. Kommunledningskontoret På kommunledningskontoret finns vid granskningstillfället ca 16o anställda. Samtliga av dessa har jämförts med bolagsverkets register. Efter att avregistrerade och Sollentuna kommun 9 av 17
inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats finns 30 bolag kvar. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen bl.a. följande verksamhet: Konsultverksamhet avseende företagsorganisation (flera) Datakonsultverksamhet (flera) Annan telekommunikation Personaluthyrning Eftersom förvaltningen inte har gjort någon sammanställning av befintliga bisysslor kan vi inte veta om de funna bisysslorna har anmälts av de anställda och godkänts. Kultur- och fritidskontoret På kultur- och fritidskontoret finns ca 190 anställda. Av dessa har ca 120 jämförts med bolagsverkets register, vilket motsvarar ca 63 procent av de anställda. Efter att avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats finns 28 bolag kvar. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen bl.a. följande verksamhet: Bolaget ska bedriva forskning och konsultverksamhet inom säkerhet och försvar samt därmed förenlig verksamhet. Datakonsultverksamhet, reklambyråverksamhet Stödtjänster till artistisk verksamhet Eftersom förvaltningen inte har gjort någon sammanställning av befintliga bisysslor kan vi inte veta om de funna bisysslorna har anmälts av den anställda och godkänts. Enligt uppgift från t.f. förvaltningschef, finns det på kontoret inga rutiner för hantering av bisysslor men att avsikten är att ta fram rutiner så att frågan systematiseras vid anställningar och medarbetarsamtal. Miljö- och byggnadskontoret På miljö- och byggnadskontoret finns vid granskningstillfället ca 35 anställda. Samtliga av dessa har jämförts med bolagsverkets register. Efter att avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats finns sex bolag kvar. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen bl.a. följande verksamhet: Aktiebolaget skall bedriva handel med livsmedel och drycker Bolaget skall bedriva försäljning av bilar, bildelar, reservdelar och tillbehör och därmed förenlig verksamhet. Press- och övrig fotografverksamhet Enligt den sammanställning som gjorts av förvaltningen vid uppföljning av internkontrollplan 2012, ser de anmälda bisysslorna ut att stämma överens med de som nämns ovan. Enligt uppgift från förvaltningschefen är det, på grund av verksamhetens karaktär, viktigt att ha god kontroll över vilka bisysslor som eventuellt finns bland de anställda. Ytterligare en uppföljning av bisysslor har gjorts på förvaltningen under maj Sollentuna kommun 10 av 17
2013. Förvaltningschefen påminner de anställda, både på medarbetarsamtal men även i andra sammanhang, om vikten av att anmäla alla bisysslor. Socialkontoret På socialkontoret finns vid granskningstillfället ca 280 anställda. Av dessa har ca 120 jämförts med bolagsverkets register, vilket motsvarar 43 procent av de anställda. Efter att avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats finns 36 bolag kvar. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen följande verksamhet: Konsultation i ungdomsfrågor, behandling av ungdomar och familjer Tolk och översättning Barnomsorg, dagbarnvårdare och därmed förenlig verksamhet Familjebehandling med råd och stöd till föräldrar och förskola - skolor kring föräldraskap samt barn och ungdomars sociala utveckling. Eftersom förvaltningen inte har gjort någon sammanställning av befintliga bisysslor kan vi inte veta om de funna bisysslorna har anmälts av de anställda och godkänts. Enligt uppgift från förvaltningen ska respektive chef informera och inhämta ifylld blankett om bisyssla från sina anställda. Socialnämndens sekreterare ska samla in alla blanketter och göra en sammanställning över samtliga bisysslor. Socialchefen ska bedöma om bisysslan är godtagbar eller inte. Skriftlig rapport ska lämnas till socialnämnden. Anmälan om bisyssla ska lämnas en gång per år. Enligt uppgift från förvaltningen har frågan om bisysslor emellertid tappats bort och någon sammanställning har inte gjorts under 2011 och 2012. Vid augustinämnden 2013 redovisade socialkontoret inventeringen av bisysslor. Av socialkontorets samtliga 226 anställda har 26 personer anmält bisyssla, vilka inte bedömts vara av karaktären förtroendeskadliga, arbetshindrande eller konkurrerande. Vid jämförelsen med bolagsverkets register fann 36 registrerade företag på den andel av anställda som kontrollerades. Detta är en indikation på att det finns många som inte anmält bisyssla. har valt att inte ta in någon sammanställning de anmälda bisysslorna och därför kan vi inte uttala oss om hur många av de funna bisysslorna som har anmälts av de anställda och sedan godkänts. Trafik- och fastighetskontoret På trafik- och fastighetskontoret finns ca 35 anställda. Samtliga av dessa har jämförts med bolagsverkets register. Efter att avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats finns tre bolag kvar, varav två är enskilda firmor och ett är aktiebolag. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen följande verksamhet: Teknisk konsultverksamhet inom bygg- och anläggningsteknik Trädgårdsanläggning samt skötsel. Körning av och med arbetshästar Installation av industrimaskiner och utrustning Sollentuna kommun 11 av 17
Eftersom förvaltningen inte har gjort någon sammanställning av befintliga bisysslor kan vi inte veta om de funna bisysslorna har anmälts av de anställda och godkänts. Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret På utbildnings- och arbetsmarknadskontoret finns ca 365 anställda. Av dessa har ca 140 jämförts med bolagsverkets register, vilket motsvarar 38 procent av de anställda. Efter att avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats finns 41 bolag kvar. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen bl.a. följande verksamhet: Konsultverksamhet inom litteratur, utbildning och ledning Eftergymnasial utbildning vid annat än universitet och högskola Författare av läromedel (böcker) Eftersom förvaltningen inte har gjort någon sammanställning av befintliga bisysslor kan vi inte veta om de funna bisysslorna har anmälts av de anställda och därefter godkänts. Enligt förvaltningschefen har ingen sammanställning av bisysslorna gjorts eftersom nämnden och förvaltningen är så pass nybildade. Ambitionen är dock att alla bisysslor på förvaltningen ska rapporteras i slutet av 2013. Vård- och omsorgskontoret På vård- och omsorgskontoret finns ca 1 400 anställda. Av dessa har ca 310 jämförts med bolagsverkets register, vilket motsvarar 22 procent av de anställda. Efter att avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats finns 28 bolag kvar. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen bl.a. följande verksamhet: Konsultverksamhet avseende företagsorganisation Tjänsteföretag, köper och säljer varor och tjänster inom vård och omsorg Öppna sociala insatser för personer med funktionshinder Eftersom förvaltningen inte har gjort någon sammanställning av befintliga bisysslor kan vi inte veta om de funna bisysslorna har anmälts av de anställda och godkänts. Rösjöskolans kontor På Rösjöskolans kontor finns 206 anställda. Samtliga anställda har jämförts med bolagsverkets register. Efter att avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats finns 27 bolag kvar. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen följande verksamhet: Stödverksamhet för utbildningsväsendet (flera) Personalutbildning (flera) Bolagets verksamhet ska vara att erbjuda utredningar, handledning, konsultation samt utbildning inom psykologi Sollentuna kommun 12 av 17
Marknadsföring och försäljning av poker samt casinorelaterade tjänster och varor Eftersom förvaltningen inte har gjort någon sammanställning av befintliga bisysslor kan vi inte veta om de funna bisysslorna har anmälts av de anställda och godkänts. 6.2. Avstämning mot kommunens leverantörsregister Samtliga 780 träffar (se Tabell 2. Antal träffar i bolagsregistret) har jämförts med kommunens leverantörsregister. Resultatet av jämförelsen presenteras i tabellen nedan: Tabell 3. Funna företag med träff i kommunens bolagsregister Status Antal träffar Aktiv 56 Inaktiv 4 Avregistrerad 8 BRF 1 Företag där styrelseuppdrag ingår 2 Totalt 69 Jämförelsen visar att 69 företag, där en anställd i kommunen innehar styrelseuppdrag, ledningsposition eller är enskild näringsidkare, finns i kommunens leverantörsregister. 6.3. Inköp från funna företag För samtliga 69 träffar i kommunens leverantörsregister har en kontroll gjorts mot kommunens leverantörsreskontra för att se hur mycket som köpts från dessa företag under 2011-2013. Resultatet presenteras i tabellen nedan: Period Antal leverantörer Belopp Fakturerat under 2011-2013 39 19 667 524 Fakturerat innan 2011 26 ej granskat Inga fakturor 1 ej granskat Fakturering OK 3 ej granskat 6.4. Attestering av inköp Samtliga inköp för de leverantörer där inköp gjorts under 2011-2013 har attesten kontrollerats, dvs. att attestmoment inte får ske av en medarbetare som själv ska betala till kommunen eller själv ta emot betalning från kommunen. Granskningen visar att en anställd både har sakgranskat och attesterat fakturor från ett företag där denna har styrelseuppdrag. Dessa inköp har gjorts under 2011 och 2012 och utifrån de fakturaunderlag som begärts in kan inköpen inte hänföras till företagets ordinarie verksamhet. Därtill hör inköpen till sådana produktkategorier som borde köpas från kommunens ramavtalsleverantörer. Under 2011-2013 har Sollentuna kommun 13 av 17
inköp från detta företag gjorts för ca 50 000 kr varav ca 35 000 kr både har sakgranskats och attesterats av den anställde själv. Vi har även noterat att det för ett flertal av de granskade inköpen är samma person som sakgranskat och attesterat en faktura. Detta är ett allvarligt avsteg från tvåhandsprincipen. Sollentuna kommun 14 av 17
Bilaga 1. Checklista bisysslor Är bisysslan tillåten eller förbjuden? Checklista för bedömningen av bisysslors förtroendeskadlighet. Bestämmelsen i 7 lagen om offentlig anställning (LOA) om förbud mot förtroendeskadliga bisysslor är allmänt hållen. En rad olika omständigheter spelar in när man skall bedöma om en bisyssla är förtroendeskadlig eller inte. Först bör man avgöra om det över huvud taget rör sig om en bisyssla i lagens mening eller om det är en sådan aktivitet som typiskt sett hör till privatlivet och som därmed i allmänhet faller utanför bisyssleregeln. Man bör sedan göra en samlad bedömning av de omständigheter som kan påverka allmänhetens förtroende för arbetstagarnas opartiskhet och myndigheternas anseende. Hur stor är risken för att förtroendet rubbas och vilken grad av risk kan man godta? Vid bedömningen bör man ta hänsyn till dels vilka arbetsuppgifter den anställde och myndigheten har, och dels vad bisysslan går ut på. Syftet med denna checklista är att den skall kunna vara ett stöd för arbetsgivare och arbetstagare när de skall bedöma om en bisyssla är förtroendeskadlig. Det är naturligtvis inte tanken att den med automatik skall kunna leda fram till rätta svaret på frågan om förtroendeskadligheten. Är verksamheten en bisyssla i lagens mening? 1. Är det fråga om en anställning vid sidan av huvudanställningen? 2. Är det fråga om ett uppdrag som lämnas av någon annan än huvudarbetsgivaren? 3. Är det fråga om något annat slag av verksamhet än sådant som nämns i fråga 1 och 2 och som bedrivs vid sidan av huvudanställningen? 4. Är det fråga om enbart medlemskap och inte uppdrag, t.ex. som styrelseledamot i en förening? 5. Är det fråga om en aktivitet som typiskt sett hör till privatlivet, t.ex. att utöva en hobby eller att sköta sin och familjens egendom och privata angelägenheter? 6. Innebär aktiviteten, t.ex. förvaltning av den egna förmögenheten, att arbetstagaren är engagerad i företag eller branscher som är föremål för hans verksamhet i tjänsten? Om svaret på någon av frågorna 1-3 och 6 är ja, talar det mesta för att det rör sig om en bisyssla i lagens mening. Om svaret på någon av frågorna 4 och 5 är ja, talar det mesta för att det inte handlar om en bisyssla i lagens mening. Ligger arbetsuppgifterna i huvudanställningen inom något av de områden där man bör vara särskilt försiktig med bisysslor som kan påverka allmänhetens förtroende för arbetstagarna eller myndigheten/förvaltningen? Har arbetstagaren eller den myndighet/förvaltning där han eller hon är anställd, arbetsuppgifter som innebär - rättskipning - myndighetsutövning (beslut om förmåner, rättigheter och skyldigheter, tillstånd, bidrag m.m. för enskilda personer och företag) - upphandling (köp eller hyra av varor, tjänster eller byggentreprenader) - tillsyn och kontroll över offentlig eller enskild verksamhet - förvaltning av egendom - ledning av myndigheter/förvaltningar eller verksamheter inom dessa Sollentuna kommun 15 av 17
Om svaret på frågan är ja, ökar risken för att en bisyssla skadar allmänhetens förtroende för arbetstagaren eller myndigheten. Är bisysslan av sådan beskaffenhet att risken för förtroendeskada ökar? 1. Finns det någon beröring mellan å ena sidan arbetsuppgifterna i bisysslan eller verksamheten i det företag hos vilket bisysslan utförs och å andra sidan myndigheten/förvaltningens verksamhet? 2. Finns det någon beröring mellan arbetstagarens arbetsuppgifter i huvudanställningen och bisysslan? 3. Är arbetsuppgifterna i bisysslan av mera kvalificerat slag? 4. Är arbets- eller uppdragsgivaren för bisysslan ett privat företag? 5. Är bisysslan ett styrelseuppdrag i aktiebolag eller ekonomisk förening? 6. Gäller bisysslan egen kommersiellt inriktad verksamhet, t.ex. konsultverksamhet? 7. Är bisysslan ett politiskt, fackligt eller ideellt förtroendeuppdrag? 8. Är arbets- eller uppdragsgivaren för bisysslan en offentlig myndighet? 9. Är det ett allmänt intresse, t.ex. en myndighets behov av expertis, att arbetstagaren åtar sig bisysslan? Om svaret på någon av frågorna 1-6 är ja, ökar risken för att bisysslan skadar allmänhetens förtroende för arbetstagaren eller myndigheten. Om svaret på fråga 7, 8 eller 9 är ja, minskar risken. Har bisysslan sådan omfattning att risken för förtroendeskada ökar? 1. Är bisysslan tidskrävande? 2. Är bisysslan kortvarig eller av sporadisk art? 3. Får arbetstagaren eller någon anhörig till honom eller henne ekonomisk eller annan ersättning för bisysslan och är denna ersättning i så fall hög? Om svaret på fråga 1 och/eller 3 är ja, ökar risken för förtroendeskada. Om svaret på fråga 2 är ja, minskar risken Sollentuna kommun 16 av 17
Sofia Nylund Projektledare Anders Haglund Uppdragsledare Sollentuna kommun 17 av 17