Protokoll fört vid årsstämma 2018-03-20 Inbjudna/kallade: samtliga medlemmar och samarbetsparter till Fastighetsägare i Järva. Närvarande: se deltagarförteckning (bilaga 1) 1. Mötets öppnande Pelle Björklund hälsade deltagarna välkomna och förklarade mötet öppnat. 2. Val av ordförande för mötet Pelle Björklund valdes till ordförande för mötet. 3. Val av sekreterare Anna Degerfeldt valdes till sekreterare för mötet. 4. Val av två justeringsmän/ rösträknare Helena Olsson och Ylva Forslund valdes till justeringsmän/rösträknare. 5. Årsstämmans utlysande Kallelsen till stämman skickades ut 2017-02-05, sex veckor innan stämman, i enlighet med stadgarna. Stämman godkände kallelseförfarandet. 6. Fastställande av dagordning Stämman godkände föreslagen dagordning. 7. Upprop Ordförande föreslog att en deltagarförteckning skulle upprättas som sedan också bifogas protokollet. Stämman godkände förslaget. 8. Styrelsens verksamhetsberättelse Styrelsens verksamhetsberättelse för perioden 1 januari - 31 december 2017 har skickats ut med övriga stämmohandlingar. Verksamhetsberättelsen kommenterades av Ulf Malm. Föreningen har haft sju genomförda styrelsemöten under 2017, ekonomi och administrationstjänster har köpts av ÅFA AB. Fyra personer har bemannat kontoret, dock inte heltidstjänster. Karin Göransson har slutat och ersatts av Anna Degerfeldt, i övrigt arbetar samma personal kvar. Medlemsavgifterna var detsamma som tidigare år. Föreningen har fått nya medlemmar och har numera 27 medlemmar, 73% av alla lägenheter är anslutna genom fastighetsägarna. Under 2017 har trygghetsbesiktningar eller uppföljande besiktningar gjorts hos brf Björnö, brf Päronet, brf Sibeliusgången 26, Einar Mattsson, Familjebostäder, HSB, Micasa, Olov Lindgren, Svenska Bostäder och Åke Sundvall. Föreningen har också varit delaktig i tidigt planarbete med Skanska/Areim för nyproduktion i Kista. Under året har föreningen, tillsammans med systerföreningarna, fortsatt att utveckla checklistan för besiktningen så att den kan Sida 1
användas som underlag för certifiering. Vidare har föreningarna tagit fram logotyper och dekaler för skyltning av certifierade fastigheter. Föreningen har genomfört tre trygghetsvandringar samt deltagit i en för Einar Mattson i Hjulsta under 2017. Företaget SOB har drivit bevakningstjänsten. Europark arbetar med parkeringsövervakning och p-automater enligt avtal. Föreningen har under 2017 haft en pågående avfallsentreprenad via Ragn-Sells, kompletterat med städning i miljöstugor utförd av Belles Golv&Städ. Det nära samarbete med Trafikkontoret och Stockholmsvärdarna fortsatte. Brottsplatskartor baserat på polisanmälningsstatistik för 2016 har tagits fram under året. Arbete runt platsfokus har utförts på Sibeliusgången, Akalla, Skårbygränd, Rinkeby Husby Centrum och Glömmingegränd, Tensta. Utöver detta har föreningen hjälpt medlemmar att söka bidrag från Boverket för upprustning av gårdar. Detta har resulterat i stöd för 300 000:- i Hjulsta och 3 000 000:- i Tensta. Föreningen har fortsatt samordna bekämpning av råttor i Rinkeby samt fortsatt arbetet i gruppen kring Kista busstorg. Gällande information och kommunikation har föreningen hållit seminarier, skött en hemsida, Twitter samt skrivit två nyhetsbrev. Föreningen har fortsatt verka i ett antal nätverk. Föreningens 10-årsjubileum firades genom ett event och framtagandet av en jubileumskrift. Föreningen tackade ja till att vara ett av flera case i ett forskningsprojekt som belyser BID-arbetet i Sverige. Under 2017 deltog föreningen i en ansökan av medel från FORMAS. Stämman godkände verksamhetsberättelsen. 9. Resultat- och balansräkning Årsredovisning med resultat- och balansräkning hade skickats ut med övriga stämmohandlingar. Årsredovisningen kommenterades i korthet av VD Ulf Malm. Verksamhetsåret 2017 avslutades med ett resultat på knappt 300 000 kronor. intäkterna uppgick till drygt 4 200 000 kronor. Intäkterna har varit högre än budgeterat på grund av ökat medlemsantal samt intäkter från parkeringsuppföljningen, personalkostnader har varit mindre än förväntat. Utgifterna bestod i huvudsak av personal- och lokalkostnader. Ordföranden kommenterade att föreningen egentligen bara behöver balanseras, ingen anledning att ha överskott. Målsättningen i styrelsen är att minimera överskottet. Ordföranden föreslog att överföra vinstmedlen till ny räkning. Stämman fastställde resultat- och balansräkningen samt ordförandens förslag att överföra vinstmedlen till ny räkning. 10. Revisorernas berättelse Ulf Malm läste upp revisorernas berättelse för stämman. Revisorerna tillstyrkte att föreningsstämman beviljar styrelsens ledamöter ansvarsfrihet för räkenskapsåret. Stämman läggas till protokollet. 11. Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen Stämman beviljade styrelsen ansvarsfrihet för det gångna räkenskapsåret. Sida 2
12. Fastställande av medlemsavgift och serviceavgift för 2018 Styrelsen föreslog att bibehålla nuvarande medlems- och serviceavgifter även för 2019. Stämman godkände styrelsens förslag på oförändrade medlems- och serviceavgifter för 2019. 13. Fastställande av budget och verksamhetsplan Styrelsens förslag till verksamhetsplan för 2018 hade skickats ut med övriga stämmohandlingar. Ulf Malm redovisade verksamhetsplanen för 2018. Förslaget till verksamhetsplan bygger i grunden på föreningens fyra verksamhetsmål; ökad upplevd trygghet, tilltalande fysisk miljö, ändamålsenlig stadsplanering och effektiva kommunikationer och högt anseende och status. Föreningen planerar att utföra nya trygghetsbesiktningar och även fortsätta med uppföljning av tidigare gjorda besiktningar under 2018, samt vidareutveckla trygghetscertifieringen. Arbetet med platsfokus, belysning och trygghetsvandringar kommer också att pågå under 2018. Fortsatt gemensamma entreprenader. Under 2018 behöver avtal med Belles Golv & Städ och Europark/APCOA att förnyas. 4 seminarier planeras och medlemsvärvning kommer att pågå. Föreningen kommer vidare att satsa särskilt på kommunikation och intervjuer för att anställa en kommunikatör fortsätter. Ulf Malm föredrog förslag till budget för 2018. Intäkterna utgörs av medlems- och serviceavgifter samt övriga intäkter om totalt 4 092 000 kronor. Kostnader för föreningen enligt förslag till budget för 2018 uppgår till 4 080 000 kronor vilket i huvudsak innefattar personalkostnader, trygghetsbesiktningar och kontorslokaler. Föreningen har budgeterat ett resultat på 12 000 kronor. Stämman godkände styrelsens förslag för budget och verksamhetsplan för 2018. 14. Förslag till stadgeändring Styrelsens förslag till stadgeändring hade skickats ut till medlemmarna med övriga stämmohandlingar. Nuvarande lydelse 7 Medlemskap i stadgarna för föreningen fastighetsägare i Järva: Föreningens styrelse leder och ansvarar för föreningens verksamhet. Styrelsen består av 7 ledamöter och 3 suppleanter. Styrelsen har rätt att inom sig utse arbetsutskott samt att utse arbetsgrupper för särskilda ändamål. Styrelsen har rätt att adjungera medlemmar som exempelvis stadsdelsdirektörer och närpolischefer. Föreslagen lydelse: Föreningens styrelse leder och ansvarar för föreningens verksamhet. Styrelsen består av 5 till 13 ledamöter. Styrelsen har rätt att inom sig utse arbetsutskott samt att utse arbetsgrupper för särskilda ändamål. Styrelsen har rätt att adjungera medlemmar som exempelvis stadsdelsdirektörer och närpolischefer. Stämman beslutade att godkänna förslaget till stadgeändring. Enligt stadgarna kan en stadgeändring göras på två medlemsmöten efter varandra varav det ena är en Sida 3
ordinarie årsstämma. Förslaget godkändes på årsstämman 2017, och godkändes av stämman. En stadgeändring kunde således fastställas. 15. Val av ledamöter till styrelsen Ledamöter Åsa Steen, Svenska Bostäder Roger Larsson, Stockholmshem Azra Durakovic, Victoria Park Ylva Forslund, Einar Mattsson Karl-Johan Lindahl, HSB Helena Olsson, Fastighetsägarna Stockholm Claes Göthman, SKB Bela Johansson, Brf Porkala Mats Carinder, FastPartner Christer Pettersson, Brf Björnö Joe Martarian, D Carnegie - vald till 2019 Lars Björk, Familjebostäder - vald till 2019 Stämman beslutade i enlighet med valberedningens förslag. 16. Val av ordförande till styrelsen Ordförande Åsa Steen, Svenska Bostäder Stämman beslutade i enlighet med valberedningens förslag. 17. Val av revisor och revisorssuppleant Ordinarie revisorer Lennart Röcklinger, Västerled Revision AB - vald till 2019 Mats Larsell, Brf Stockholmshus nr 25 - vald till 2019 Revisor suppleanter Herbert Silberman, Brf Pargas - omval till 2019 Maria Mannerholm, Micasa - vald till 2020 Stämman beslutade i enlighet med valberedningens förslag. 18. Val av valberedning Valberedningen har utgjorts av Per Forsling (sammankallande) och Anna Mölgård. Ordförande föreslog följande som valberedning för 2019: Per Forsling, Stockholmshem (sammankallande) Anna Mölgård, Stadsledningskontoret, Stockholms Stad. Stämman beslutade i enlighet med förslaget. 19. Ärenden som hänskjutits till årsstämman av styrelsen eller som inkommit från enskild medlem senast tre veckor före årsstämman Inga inkomna ärenden hade rapporterats. Sida 4
Bilaga 1: Deltagarförteckning Närvaro stämma 2018 Tid: 20 mars, kl 18-20 Plats: Sibeliusgången 52, Brf Porkala Namn Helena Olsson Jonas Hagström Joe Martarian Ylva Forslund Herbert Silberman Organisation Fastighetsägarna D Carnegie D Carnegie Einar Mattsson Brf Pargas Lars Pettersson Brf Rinkeby Park nr 1 Elly Nilsson Carina Ledenstam Sedigh Sorush Brf Päronet Stockholmshem Brf Päronet Petra Dahlberg Erik Thunström Ulf Malm Lennart Levander Karin Göransson Henrik Larsson Pelle Björklund Marcela Serrano Lars Björk Familjebostäder Olov Lindgren Svenska Bostäder Familjebostäder Familjebostäder Sida 6
Per Ekelund Victoria Park Sida 7