VIMMERBY KOMMUN 1. Omsorgsförvaltningen CL 2009-01-14 Policy och rutiner för hantering av privata medel inom handikappomsorgen. Inom omsorgsförvaltningens olika verksamheter sker en viss hantering av privata medel. Denna hantering skall ha en redovisningsrutin som skall tillgodose samtliga parters krav på säkerhet, service och integritet. Rutinen måste vara sådan att de ekonomiska transaktionerna skall kunna redovisas på ett enkelt och överskådligt sätt. Utgångspunkten är att den enskilde själv ska ta hand om och sköta sin privata ekonomi. När detta inte är möjligt är det anhörig eller god man som, inom ramen för sitt uppdrag, ska ansvara för att ta hand om privatekonomin. I praktiken och till vardags kan det även vara så att omsorgsförvaltningens personal blir tvungna att hjälpa till med den enskildes ekonomi. Det är vid dessa tillfällen när omsorgsförvaltningens personal hanterar den enskildes medel som dessa rutiner blir aktuella. Det är då viktigt att man vid dessa tillfällen klargör att det är kommunen som åtar sig att förvalta den enskildes privata medel genom ett skriftligt avtal. Riktlinjer När övergår ansvaret för den enskildes privata medel till omsorgsnämnden? Det är alltid svårt att bedöma när en person inte längre kan hantera sina pengar men utgångspunkten måste vara att personalen känner sig säker i hanteringen av den enskildes pengar. Om personal gör inköp för den enskildes räkning med dennes pengar så måste man kunna redovisa inköpet med kvitto och eventuella pengar tillbaka, den enskilde skall då på ett sätt som personalen känner sig trygg med tar emot redovisning och pengar. Hanteringen av omsorgstagares privata medel innebär risktagande dels för omsorgsnämnden och dess personal, dels för den enskilde omsorgstagaren. För omsorgsnämnden avser risken främst kommunens förtroendekapital som kan sjunka radikalt om brott och brister i hanteringen kan påvisas. För omsorgstagaren är risken att förlora medel. Mot den bakgrunden är det av stor vikt att regler och rutiner gällande hantering av privata medel är klara, tydliga samt är kända i organisationen. Om personalen inte känner att denna hantering är tillfredsställande skall behov av god man anmälas till överförmyndarnämnden av närmsta chef. God man eller förvaltare har oftast inte möjlighet att hjälpa omsorgstagarna med dagliga kontanta utgifter. Omsorgsnämnden kan då åta sig att förvalta en Postadress Telefon Telefax Bankgiro Postgiro Stadshuset 0492-76 90 00 0492-76 90 98 577-2777 7 48 59-0 598 81 VIMMERBY E-post: vimmerby.kommun@vimmerby.se
del av omsorgstagarens privata medel. 2 När omsorgsnämndens personal hanterar omsorgstagarens medel Överenskommelse En överenskommelse skall alltid upprättas när kommunen övertar ansvaret för den enskilde omsorgstagarens privata medel. När personal anställd av omsorgsnämnden sköter den enskilde omsorgstagarens privata medel är detta att anse som en ekonomisk händelse i kommunen. Där av gäller kravet på god redovisningssed och internkontroll. Det är därför viktigt att klargöra vilka pengar som omsorgsnämnden ansvara för och vad de skall användas till. (Se bilaga) Kontanta medel Kontanter som lämnas till omsorgsnämndens personal skall förvaras i låsbart skåp i låsbara kassaskrin. Nyckeln till kassaskrinet skall två av kontaktpersonalen kvittera och ansvara för. Om nyckeln skall överlåtas till annan personal exempelvis vid sjukdom eller semester skall denna kvittera ut denna i samband med kvittensen skall man även underteckna att man tagit dela av dessa riktlinjer. Kontanter i kassaskrinet får inte överstiga 1 000 kronor. När pengar lämnas till kassaskrinet skall den som tar emot pengarna lämna kvitto på den summa som man tagit emot. Utgifter förs löpande på bifogat kassablad där samtliga in och utbetalningar löpande redovisas, signeras och verifieras med kvitto. Noteringar i kassaboken eller på kassabladet skall göras med kulspetspenna. Rättelse av felaktig notering skall ske genom överstrykning (inte Tipp-Ex), ny notering, datum för rättelsen samt signatur. Radering på kvitton och kassabok eller kassablad får inte förekomma. Överstrykning skall göras så att den ursprungliga texten fortfarande är läsbar. De kvitton som utgör ett verifikat till räkenskaperna skall klistras upp på ett lösblad och numreras löpande. Kassablad, verifikationer samt kassaskrin skall förvaras på ett sätt som är tillfredsställande ur säkerhetssynpunkt. Bankkort mm För att klara månadens löpande utgifter kan en lösning vara att god man eller anhörig öppnar ett bankkonto som speciellt utsedd personal (vanligt vis kontaktpersonalen) får göra uttag på med bankkort eller fullmakt. Viktigt är då att det enbart är personalen som får göra uttag från detta konto. På detta konto får behållningen max uppgå till 3 000 kronor, om behållningen i samband med insättning kommer att överstiga max beloppet, förs automatiskt överskjutande belopp tillbaka till annat konto som inte disponeras av personal. Det är den som öppnar kontot (god man eller anhörig) som ska sköta detta. Vid inköp överstigande 1 000 kronor skall alltid god man/förvaltare kontaktas för godkännande av köpet. Kontakten antecknas och sparas tillsammans med inköps kvitto. (se bilaga) Transaktioner redovisas löpande i kassabok/kassablad en för varje omsorgstagare. Kvitton arkiveras i kronologisk ordning och i separat pärm för varje vårdtagare. (Se kontanta medel) Uttag från bankomatkort eller köp på betalkort som även disponeras av brukaren får inte förekomma. Fickpengar
3 Även om omsorgstagaren inte kan klara att ha hand om de pengar som behövs för löpande utgifter under en månad, klarar han/hon ofta att ha hand om den liten summa. Hur dessa pengar skall hanteras skall framgå av överenskommelsen med omsorgstagarens god man/förvaltare. När personal överlämnar fickpengar till omsorgstagaren skall denne kvittera den mottagna summan. Om omsorgstagaren inte kan kvittera summan eller att han/hon inte förstår innebörden av kvittensen skall någon annan i personalgruppen intyga att omsorgstagaren fått sina pengar. (inte kassaansvarig) (Se bilaga). Inventarier Vid inflyttning i något av kommunens särskilda boende bör en inventarieförteckning över dyra inventarier upprättat i de fall där kommunen hanterar privata medel. Exempel på dyrare inventarier är smycken, antikviteter, konst. Gåvor 20 kap. 2 brottsbalken (BrB): en arbetstagare gör sig skyldig till mutbrott om han/hon tar emot, låter åt sig utlova eller begär muta eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning 17 kap. 7 BrB: den som till en arbetstagare lämnar utlovar, eller erbjuder muta eller annan otillbörlig belöning för tjänsteutövningen kan dömas för bestickning. Vad är en otillbörlig gåva/belöning? Om gåvan är ägnad att påverka arbetstagaren i utövningen av arbetsuppgifterna eller på annat sätt sätta honom/henne i tacksamhetsskuld till givaren. Gåvans art och omständigheterna vid överlämnandet ger anledning till misstanke om särbehandling av vårdtagaren. Exempel på otillbörliga gåvor/belöningar: Kontanter Andra gåvor av ekonomiskt värde t ex smycken, konstverk och kläder. Gåvor utan egentligt ekonomiskt värde (choklad, blommor, tårtor, frukt etc) är inte att anse som otillbörlig belöning om det inte sker vid upprepade tillfällen och endast sker vid särskilda tillfällen. Förmåner och testamente Lån från brukare till personal får ej förekomma Affärer mellan vårdtagare och personal får ej förekomma Personal får ej medverka vid upprättande av brukares testamente även om personalen ej direkt berörs av testamentets innehåll. Personalen får
ej heller ställa upp som testamentsvittnen. 4 Den enskilde personalen har själv det juridiska ansvaret om denne mottar gåva, förmån eller testamentes förordnande. Internkontroll Enhetschefen: Enhetschefen ansvarar för att stickprov görs av bokföring och verifikationer kontrollerat att kvittounderlag överensstämmer med gjorda inköp att regelbunden bokföring sker att nämndens regler efterföljs Enhetschefen signerar efter utförd revision. Controller: Controllern ansvara för att en gång per år utföra stickprov för att se om fastställda riktlinjer följs Resultatet skall sedan återrapporteras till omsorgsnämnden.
Vimmerby kommun Handikappomsorgen 5 Fullmakt Härmed befullmäktigar jag Omsorgsnämnden, Handikappomsorgen, att genom särskilt utsedd kontaktpersonal teckna uttag på mitt konto med kontonummer:.. Jag medger även att omsorgsnämnden, handikappomsorgen, genom särskilt utsedd kontaktpersonal får förvalta de medel som tagits ut från kontot. Jag förbinder mig att den.:e varje månad, med början den. sätta in. kronor ovanstående konto för privata utgifter enligt separat överenskommelse. Behållningen på kontot får högt uppgå till 3 000 kronor. Överskjutande belopp skall automatiskt föras över till ett annat av mina bankkonton. Brukare. Personnummer Fullmakten gäller under tiden jag har insatser från omsorgsnämnden Vimmerby kommun. Datum Underskrift brukare alt god man/förvaltare
Vimmerby kommun Handikappomsorgen 6 Kontakt med god man/förvaltare.. som är god man/förvaltare för Namn på god man/förvaltare Namn på brukare har vid telefonsamtal/besök godkänt köp av. Vara/tjänst som beräknas kosta. kronor... Datum. Underskrift kassa ansvarig kontaktperson
Vimmerby kommun Handikappomsorgen 7 Överlämnande av fickpengar Jag har tagit emot.. kronor av. Namn personal.. Datum.. Underskrift brukare alt. intygas av annan personal ej samma som ovan.