Vårdval Västernorrland IT, bilaga 2 2013 Primärvård

Vårdval Västernorrland IT, bilaga 2 2013 Primärvård 2012 06 20 1

Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 1 FÖRUTSÄTTNINGAR... 3 1.1 NATIONELL IT-STRATEGI FÖR VÅRD OCH OMSORG... 3 1.2 INFORMATIONSSÄKERHET... 3 1.3 MEDICINSK SERVICE... 3 1.4 RIKTLINJER... 3 1.5 INFORMATIONSSTRUKTUR, TERMER OCH BEGREPP... 3 1.6 UTBILDNING... 4 1.7 SUPPORT... 4 1.8 SYSTEMFÖRVALTNING... 4 2 GENERELL BESKRIVNING AV ANSLUTNING... 5 3 INFRASTRUKTUR... 6 3.1 DATAKOMMUNIKATION... 6 3.2 VDI VIRTUELLA ARBETSPLATSER... 7 3.3 VERKSAMHETSKATALOGEN OKTAV... 9 3.4 SITHS-KORT... 10 4 IT-TJÄNSTER... 13 4.1 VÅRDDOKUMENTATION/PATIENTJOURNAL... 13 4.2 LANDSTINGETS INTRANÄT... 17 5 MEDICINSKTEKNISK UTRUSTNING OCH INVENTARIER... 18 5.1 EKG... 18 5.2 SPIROMETRI... 19 6 ÖVRIGA TJÄNSTER... 21 6.1 INSKANNING AV RESTJOURNAL I KOVIS... 21 6.2 SPECIALRAPPORTER... 21 7 ANSLUTNINGSFÖRFARANDE... 22 7.1 ARBETSFORMER VID ANSLUTNING... 22 7.2 INITIERINGSFAS... 22 7.3 AKTIVITETSPLAN...22 7.4 TIDSASPEKTER VID ANSLUTNING... 22 7.5 RELEVANTA DOKUMENT VID ANSLUTNING... 22 8 ÖVRIGA VILLKOR... 23 8.1 APPLIKATIONER I VÅRDSYSTEMPAKETET... 23 8.2 FÖRBEHÅLL FRÅN TREDJE MAN... 23 9 AVTAL... 24 2

1 Förutsättningar Denna bilaga gäller för vårdgivare vilka inte ingår inom landstingets egen regi. Vårdgivaren förbinder sig att samarbeta med Landstinget Västernorrland och skapa förutsättningar för sammanhållen journalföring. Vårdinformation, avseende enskild patient, ska vara kvalitetssäkrad och följa en gemensam informationsstruktur. 1.1 Nationell IT strategi för vård och omsorg Vårdgivaren ska på eget ansvar ansluta sig till och följa den nationella IT-strategin för vård och omsorg. Det innebär att ansluta sig till de lösningar som utvecklas nationellt i takt med att de färdigställs samt att införa dessa i samma takt som de tas i bruk inom landstinget. Exempel på nationellt utvecklade lösningar som vårdgivaren ska ansluta sig till är e- tjänstelegitimationen SITHS, den nationella katalogtjänsten HSA, 1177.se samt Mina vårdkontakter (MVK). Landstinget kan ställa krav på anslutning till fler nationellt utvecklade lösningar allt eftersom de färdigställs och tas i bruk inom landstinget 1.2 Informationssäkerhet Vårdgivaren ska följa gällande lagstiftning samt Landstinget Västernorrlands regler kring informationssäkerhet. Landstinget förbehåller sig att genomföra riskanalyser när så bedöms lämpligt, exempelvis vid en vårdgivares anslutning till IT-funktion inom landstingets nät. 1.3 Medicinsk service Vårdgivare som nyttjar service från landstingets laboratoriemedicin, radiologi och klinisk fysiologi ska följa samma rutiner som gäller inom landstinget. Inom medicinsk service måste även landstingets metoder och materiel användas för att resultat ska kunna publiceras med referensvärden på en gemensam lablista. I det fall den privata vårdgivaren använder andra system/leverantörer för medicinsk service än vad som ingår i landstingets paket t ex röntgen och lab, ska svar från sådana undersökningar registreras i journalsystemet för att uppnå målet med sammanhållen journalföring. 1.4 Riktlinjer De policys och riktlinjer som gäller för intern användning av IT systemen gäller även för privat vårdgivare som ansluts till Landstinget Västernorrlands infrastruktur, IT-tjänster samt medicinsk utrustning. 1.5 Informationsstruktur, termer och begrepp Vårdgivaren ska följa den informationsstruktur och riktlinjer som landstinget anger beträffande koder, begrepp och termer, sökord, mallar och kataloginformation. 3

1.6 Utbildning Vårdgivaren har rätt att anmäla sig till de utbildningar i de olika tjänsterna/objekten som regelbundet anordnas av respektive systemförvaltningsorganisation. Utbildning vid väsentliga systemförändringar, t ex vid uppgradering till ny större release, ingår som regel. Om systemförvaltningen inte tillhandahåller utbildning eller om vårdgivaren vill anordna en utbildning utöver de regelbundna tillfällena så står vårdgivaren för kostnaden. 1.7 Support Vid behov av support kontaktar vårdgivaren landstingets ServiceDesk via någon av följande tre kanaler: Telefon: 0660-890 70 Mail: support.it@lvn.se Självservice: http://intern.lvn.se/bestallning-service/it-webb/it-support/it- Sjalvservice/ Supporten sträcker sig fram till vårdgivarens kopplingspunkt vilket innebär att utrustning så som vårdgivarens PC-arbetsplats, skrivare m.m., inte supporteras. 1.8 Systemförvaltning De privata vårdgivarna ska delta i Landstingets systemförvaltningsorganisation för förvaltningsobjektet Vårdsystem. Vilka personer och representanter som skickas beslutas gemensamt i samverkansgruppen. Samverkansgruppen bemannas av samtliga privata vårdgivare, Landstingsstaben Beställning och Landstingsstaben IT. Utgångspunkt för samverkansgruppen är att gemensamt bidra till en mer affärsmässig systemförvaltning kring Vårdsystem. Samverkansgruppens mål är att öka kännedomen så att de privata vårdgivarna har en tydlig bild över förvaltningsuppdragen, att förvaltningsobjektet upplevs som effektivt samt att man har transparens i beskrivna, förstådda och accepterade förvaltningsprocesser. Ett mervärde kan anses skapas för medborgarna i Västernorrland om ett samarbete finns på systemförvaltningsnivå mellan Landstinget Västernorrland och de privata vårdgivarna. De privata vårdgivarna bör även aktivt delta i den länsgemensamma användargruppen som är etablerat kring förvaltningsobjektet Vårdsystem. Genom sitt deltagande kan de privata vårdgivarna medverka till att det skapas gångbara länsgemensamma styrdokument, riktlinjer och rutiner. 4

2 Generell beskrivning av anslutning När ny ansökan inkommit från en vårdgivare så kommer anslutning till Landstingets ITtjänster att genomföras i projektform. För att vårdgivare ska kunna ansluta sig till landstingets infrastruktur och därigenom nå de gemensamma IT-tjänster som landstinget erbjuder upprättas en VDI-lösning (Virtual Desktop Infrastructure) via VMware. Denna lösning ger vårdgivaren en anslutningspunkt för åtkomst till virtuella arbetsplatser samt tjänster enligt kapitel 4. Nedan visas en grafisk bild på uppkopplingen mot infrastrukturen. Datahall Servrar med virtuella arbetsplatser Servrar med IT-system LVN-nät Switch/anslutningspunkt Brandvägg VDI är en teknik där datorn speglar informationen på skrivbordet från en central server. Man kan säga att man arbetar med en Virtuell IT-arbetsplats men användaren märker ingen skillnad gentemot att titta på en fysisk dator då tekniken ger en upplevelse av en fullständig PC-miljö. Via den virtuella IT-arbetsplatsen kommer användaren åt de av landstinget utsedda IT-tjänster och system. När användare arbetar med sin virtuella IT-arbetsplats så använder den sig av Landstingets infrastruktur så som nätverk, lagring, servers osv. Vårdgivaren ska själv tillhandahålla brandvägg som ansluts till kopplingspunkten som landstinget avlämnar. Vårdgivaren ska också själv tillhandahålla fysisk PC-arbetsplats med tillhörande kringutrustning så som skrivare, kortläsare osv. Vårdgivaren ska också själv tillhandahålla koppling mot Internet då åtkomst till detta inte finns från den virtuella ITarbetsplatsen. 5

3 Infrastruktur Gemensamma infrastrukturella tjänster för Hälso- och sjukvården i Landstinget Västernorrland består av fyra delar, datakommunikation, VDI, Oktav samt SITHS-kort. Varje del beskrivs under separat punkt i detta kapitel. 3.1 Datakommunikation 3.1.1 Begrepp VDI LVN-nät Switch Anslutningspunkt till Landstingets kommunikationsnät(lvnnät) Virtual Desktop Infrastructure, virtuella IT-arbetsplatser, innebär att IT-tjänster körs i landstingets servermiljö via en så kallad VDI-klient som installeras i vårdgivarens datorer. Landstingets interna nät Nätverksobjekt som styr datatrafik mellan olika noder i ett nätverk Anslutningspunkten är utrymme i fastigheten där extern kommunikationsförbindelse termineras med gränssnitt mot det lokala fastighetsnätet. 3.1.2 Beskrivning av tjänsten Tjänsten innefattar kommunikationslösningen för åtkomst och nyttjandet av landstingets nät. 3.1.3 Vårdgivarens ansvar Vårdgivare ansvarar för att redogöra i en självdeklaration för de delar av infrastrukturen som vårdgivaren har eget ansvar för. Självdeklarationen omfattar en beskrivning av den egna ITinfrastrukturen, säkerhetshantering och säkerhetsregelverk för de delar som vårdgivaren har ansvar för från anslutningspunkten till landstingets kommunikationsnät (LVN-nät). Det är vårdgivaren som bär ansvaret för att lämnade uppgifter i självdeklarationen är korrekta. Förändringar som sker över tiden som påverkar innehållet i självdeklarationen ska godkännas av landstinget i förväg. Vårdgivaren ansvarar för sin interna kommunikationslösning i form av fastighetsnät, aktiv utrusning (switchar) inom den eller de fastigheter där verksamheten bedrivs. Vårdgivaren ansvarar för korskopplingsrum där fastighetsnätet terminerar och tillhandahåller utrymme, el, ventilation och skalskydd för landstingets och 3:e parts IT-kommunikationsutrustning. Om Landstingets anslutningspunkt inte är samma som vårdgivarens korskopplingsrum ansvarar vårdgivaren för kablaget mellan dessa utrymmen. Vårdgivare ansvarar för att det finns rutiner för att landstingets IT- personal har åtkomst till korskopplingsrum i de fastigheter där verksamheten bedrivs. 6

3.1.4 Landstingets ansvar Landstinget ansvarar för datakommunikationslösningen fram till en angiven anslutningspunkt i fastigheten hos vårdgivaren. Anslutningspunkten är den lokal i Västernorrland där vårdgivaren bedriver sin verksamhet. Landstinget ansvarar för en kvalitets- och säkerhetsmässig lösning som är likvärdig med den för egna verksamheter. Vissa inskränkningar i bandbredd och teknisk lösning kan förekomma i de fall vårdgivaren har begränsat antal användare eller har lokaliserat sin verksamhet där inte alla IT-kommunikationstjänster finns tillgängliga. Landstinget ska följa vårdgivarens rutiner för tillträde till deras lokaler. Landstinget ansvarar för att tillhandahålla support på ingående objekt i denna tjänst. Med support menas telefonsupport och på platsen support för kommunikationstjänsten som landstinget ansvarar för. 3.1.5 Kostnader Vid anslutning av vårdgivare till landstingets nät står landstinget för eventuella kostnader. Ansvaret sträcker sig fram till den av landstinget angivna anslutningspunkten. När vårdgivare är ansluten utgår en avgift för infrastrukturen enligt gällande prislista 1. Kostnaden debiteras gemensamt med VDI-kostnaden. 3.1.6 Anslutning Det är av stor vikt att punkt 1.1 i blankett A (självdeklarationen) skickas in i ett tidigt skede. Detta för att landstinget ska ha möjlighet att planera upprättandet av kommunikationslösningen i god tid. Förseningar i vårdgivarens anslutning till gemensamma IT-tjänster som är hänförliga till felaktigt lämnade uppgifter i självdeklarationen ansvarar landstinget inte för. Ansökningsblanketter Vårdgivaren beställer anslutning genom att fylla i en självdeklaration 2. Tidsaspekter och relationer Innan driftstart måste självdeklarationen godkännas av landstinget. För att Landstinget skall hinna granska och godkänna självdeklarationen skall den vara inskickad senast 2 veckor innan driftstart. För ytterligare tidsaspekter se punkt 7.4. 3.2 VDI Virtuella arbetsplatser 3.2.1 Begrepp VDI Virtual Desktop Infrastructure, virtuella IT-arbetsplatser, innebär att IT-tjänster körs i landstingets servermiljö via en så kallad VDI-klient som installeras i vårdgivarens 1 Landstingets prislista för LOV-anslutning 2 Blankett A Självdeklaration 7

SITHS datorer. En nationell säkerhetslösning baserad på tjänstekort med elektroniska certifikat 3.2.2 Beskrivning av tjänsten Landstinget tillhandahåller en lösning för virtuella arbetsplatser för att nå övriga tjänster som erbjuds av landstinget. 3.2.3 Vårdgivarens ansvar Vårdgivaren ansvarar själv för att skaffa PC-arbetsplatser som kan anslutas till LVNs ITtjänster. Dessa PC-arbetsplatser ska uppfylla följande krav för anslutning till landstingets infrastruktur: Operativsystemet ska vara ett av landstinget godkänt operativsystem 3. PC-arbetsplatserna ska ha virusskydd och uppdateringar av operativsystemet installeras kontinuerligt enligt Microsofts rekommendationer Vårdgivaren ansvarar för att själv installera den av Landstinget tillhandahållna mjukvaran på vårdgivarens PC-arbetsplatser för åtkomst till virtuell klient. Vidare har vårdgivaren ansvar att: Följa den kravspecifikation som finns för virtuella arbetsplatser 4 Upprätthålla funktionalitet enligt den självdeklaration som godkänts för nätåtkomst 5 Uppgradera mjukvaran för åtkomst till virtuell klient när Landstinget påtalar detta. 3.2.4 Landstingets ansvar Landstinget tillhandahåller information om vilket operativsystem och vilken VDIklient/NetID-klient som verifierats och används i landstingets egen miljö. Landstinget tillhandahåller media och instruktioner för installation av VDI klient och NetID-klient i den tekniska miljö som landstinget verifierat och använder. Landstinget tillhandahåller en lathund för åtkomst till och enklare handhavande av virtuell arbetsplats 6. Landstinget tillhandahåller även ett produktblad som övergripande beskriver VDI lösningen och kontaktvägar för frågor och hjälp 7. 3.2.5 Kostnader När vårdgivare är ansluten utgår en avgift för VDI-lösningen enligt gällande prislista 8. Kostnaden debiteras gemensamt med kostnaden för infrastruktur, 3.1.5. 3 Landstingets godkända operativsystem för LOV-anslutning 4 Kravspecifikation extern åtkomst VDI.pdf 5 Blankett A Självdeklaration 6 Lathund för VDI.pdf 7 Produktblad VDI - Målgrupp LOV.pdf 8 Landstingets prislista för LOV-anslutning 8

3.2.6 Anslutning Vårdgivaren förbereder anslutning genom att: Genomföra den självdeklaration som krävs för åtkomst till landstingets nätverk Tillhandahålla åtkomst till lokaler för inkoppling av nödvändig kommunikationsutrustning och brandväggar Etablera egen IT-teknisk miljö Installera klientprogramvara för VDI på de datorer som ska användas för uppkoppling mot landstingets IT-tjänster. Landstinget äger rätt att vid en slutverifiering inför driftstarten granska lokaler samt i övrigt inhämta information från leverantör för att säkerställa att de kontraktsenliga åtagandena kan uppfyllas. I förekommande fall kan landstinget skriftligen delge vårdgivaren dels rekommendationer på åtgärder som bör vidtas, dels besked om sådana som måste vidtas Ansökningsblanketter Vårdgivaren beställer anslutning på blanketten D Beställning av åtkomst VDI. Tidsaspekter och relationer För åtkomst till Landstinget och VDI-lösningen krävs SITHS-kort. Tjänsten datakommunikation är en förutsättning för åtkomst till VDI-miljön. För ytterligare tidsaspekter se punkt 7.4. 3.3 Verksamhetskatalogen Oktav 3.3.1 Begrepp HSA Oktav FA LA En nationell elektronisk katalogtjänst som används för att lagra och hitta aktuella adress- och kontaktinformation om personer, enheter och funktioner över organisationsgränser. All personal måste vara registrerade i HSA för att kunna få SITHS-certifikat Landstingets verksamhetskatalog Förvaltningsadministratör av Oktav Lokal administratör av Oktav 3.3.2 Beskrivning av tjänsten Vårdgivaren ska medverka i Landstingets lokala verksamhetskatalog Oktav. Medverkan i Oktav krävs för åtkomst till landstingets infrastruktur och IT-tjänster. Oktav är ansluten till den nationella verksamhetskatalogen HSA och förser HSA med information. Genom att finnas med som vårdgivare i Oktav och därigenom i HSA kommer information om vårdgivaren att presenteras i de plattformar som ligger till grund för de nationella e- hälsotjänsterna. 3.3.3 Vårdgivarens ansvar Vårdgivaren åtar sig: 9

att till FA på Landstingsstab Beställning lämna de uppgifter som denne efterfrågar för registrering av vårdgivarens organisation och vårdgivarens LA i Oktav att hålla LA-rollen bemannad samt att svara för att den person som innehar LA-rollen: o erhåller erforderlig utbildning o har erforderlig tid avsatt för underhåll av vårdgivarens uppgifter i Oktav att registrera och underhålla uppgifter i Oktav i enlighet med landstingets anvisningar så att vårdgivarens uppgifter i Oktav alltid håller hög kvalitet avseende korrekthet och aktualitet samt överensstämmer med nationell HSA-policy att informera sin personal om att de registreras i Oktav och om hur informationen i Oktav används att vårdgivarens behandling av personuppgifter i Oktav följer personuppgiftslagen (PuL) att vid begäran från landstinget medverka vid granskning av vårdgivarens information i Oktav samt av vårdgivarens rutiner för underhåll av informationen i Oktav 3.3.4 Landstingets ansvar Landstinget ansvarar för drift och underhåll av Oktav och för att via landstingets ServiceDesk tillhandhålla support för vårdgivarens LA. Landstinget tillhandahåller manual samt aktuella anvisningar. Ingen kostnad tillkommer förutom personella resurser. 3.3.5 Anslutning Beställning av registrering av organisatorisk enhet: Beställning görs på separat blankett: B Beställning av registrering i Oktav Landstinget registrerar vårdgivarens organisatoriska enhet i Oktav. FA registrerar endast det namn på vårdcentralen som FA och vårdgivaren kommer överens om. Registrering av vårdgivarens Lokala Administratörer (LA): Vårdgivaren meddelar personnummer och namn på den person som ska vara LA. FA registrerar angiven person i Oktav och tilldelar denne LA-behörighet. Ansökningsblanketter Beställning görs på separat blankett: C Beställning av registrering personal i Oktav Tidsaspekter och relationer För anslutning mot Oktav måste beställning göras via Blankett B. För att kunna registrera personal i Oktav måste beställning göras via Blankett C och beställningen via Blankett B vara genomförd och godkänd. För tidsaspekter se punkt 7.4. 3.4 SITHS kort 3.4.1 Begrepp SITHS En nationell säkerhetslösning baserad på tjänstekort med elektroniska certifikat 10

RA-organisationen Anslutningen till RAorganisationen NI RA Landstingets organisation för utgivning av SITHS-kort Vårdgivarens anslutning till Landstingets organisation för utgivning av SITHS-kort Nyckelinnehavare, dvs innehavare av SITHS-kort Registration Authority, ansvarig för RA-organisationen 3.4.2 Beskrivning av tjänsten SITHS är en nationell säkerhetslösning som används för att säkerställa att endast behöriga personer får tillgång till patientinformation. 3.4.3 Vårdgivarens ansvar Vårdgivaren ansluter sig till Landstingets RA-organisation genom att skriftligen acceptera villkoren i Bilaga 2 IT vårdval, och ansöka om SITHS-kort enligt avnittet Anslutning nedan. Personer hos vårdgivaren som ska erhålla SITHS-kort måste först registreras i landstingets verksamhetskatalog Oktav. Vårdgivaren ska installera kortläsare och programvaran NetID på de PC-arbetsplatser som ska användas för att uppkoppling mot landstingets system. Landstinget tillhandahåller information om vilket operativsystem och vilken klient som verifierats och används i landstingets egen miljö. Landstinget tillhandahåller media och instruktioner för installation av klienten. Vårdgivaren åtar sig: att följa RA-organisationens rutiner att underrätta RA-organisationen då person med av RA-organisationen utfärdat SITHS-kort avslutar sin tjänstgöring hos vårdgivaren. Vårdgivaren är då även ansvarig för att kortet återlämnas till RA-organisationen att underrätta RA-organisationen när skäl för spärrning av SITHS-kort föreligger, det vill säga när: o förhållanden som påverkar certifikatsinnehållet har ändrats o någon uppgift i certifikatsinnehållet är eller misstänks vara felaktig o NI har tappat kontrollen över kortet eller koderna o NI:s e-legitimation har blivit spärrad o NI:s e-legitimation inte är tillgängligt för NI (kortförlust) o den privata nyckeln har röjts o SITHS-/reservkortet återlämnas att medverka vid kontroll av vårdgivarens följsamhet till gällande bestämmelser och rutiner att informera sin personal om gällande bestämmelser och rutiner för hanteringen av SITHS-kort samt att informera om registrering av uppgifter om certifikat i driftleverantörens databas Vårdgivaren ska hantera utgivning av reservkort: Vårdgivaren ska bedöma behovet av reservkortshantering i sin egen verksamhet och säkerställa förutsättningar att ge ut reservkort när sådant behov föreligger 11

Vårdgivaren ska utse personer som har rätt att lämna ut reservkort och säkerställa att dessa personer har god kännedom om landstingets rutiner för utlämnande av reservkort. Vårdgivaren ska till landstingets RA-organisation lämna en förteckning över angivna personer med rätt att lämna ut reservkort samt löpande meddela eventuella förändringar i denna förteckning så att RA-organisation alltid har en aktuell förteckning Vårdgivaren ska förvara reservkort i låst utrymme. Vårdgivaren ska säkerställa att utrustning finns tillgänglig för utgivning av reservkort. För utgivning av reservkort erfordras Internetansluten PC. Utlämnande av reservkort ska följa de rutiner för reservkorthantering som gäller i landstinget. Landstingets ansvar Landstinget åtar sig: att ge ut SITHS-kort till personal verksam hos vårdgivaren i den omfattning och på det sätt som regleras i detta dokument och enligt RA-organisationens rutiner att via landstingets Servicedesk tillhandahålla support för handhavande av SITHS-kort att tillhandahålla stöd för utlämnande av reservkort enligt de rutiner som beskrivs på landstingets intranät Avgränsningar Landstinget ger ut SITHS-kort endast till personal som behöver SITHS-certifikat för sitt arbete. Landstinget förbehåller sig rätten att ensidigt avgöra när sådant behov föreligger. Landstinget tillhandahåller ej: utbildning för beställning eller handhavande av SITHS-kort användardokumentation för handhavande av SITHS-kort 3.4.4 Kostnader SITHS-kort, reservkort och landstingets hantering av dessa kort debiteras enligt gällande prislista 9. 3.4.5 Anslutning Ansökningsblanketter Vårdgivaren beställer SITHS-kort på separat blankett: E Beställning av SITHS-kort Tidsaspekter och relationer För att landstinget ska kunna ge ut SITHS-kort måste beställning göras via Blankett E. För att kunna ge ut kort så måste också beställning via Blankett B och blankett C vara genomförda och godkända. För tidsaspekter se punkt 7.4. 9 Landstingets prislista för LOV-anslutning 12

4 IT tjänster Gemensamma IT-tjänster för hälso- och sjukvården i landstinget består av de tjänster som är kopplade mot de gemensamma IT-systemen på nationell och lokal nivå. 4.1 Vårddokumentation/Patientjournal 4.1.1 Begrepp LSA Lokal systemadministratör 4.1.2 Beskrivning av tjänsten Tjänsten är ett helhetsåtagande gentemot vårdgivaren för nedan listade objekt. Detta innebär att landstinget tar ansvar för licenskostnad, installation på virtuell IT-arbetsplats, underhåll, uppgraderingar samt drift och support kopplat till dessa objekt. Denna tjänst är inte valbar utan ska nyttjas av vårdgivaren och minikravet är att vårdgivaren använder sig av objektet SYSteam Cross samt uppfyller Obligatoriska krav med användande av tjänster och system,. Övriga objekt inom tjänsten är valbara för vårdgivaren. Obligatoriska krav med användande av tjänsten och system Med obligatoriska krav med användande av tjänsten och system avses de system som i tjänsten är obligatoriska och ska nyttjas av vårdgivaren. SYSteam Cross Systeam Cross- landstingets system för vårddokumentation, vårdadministration och läkemedelshantering. Vårdgivaren ska dokumentera all vård i SYSteam Cross och till SYSteam Cross relaterade system. Avsikten är att landstinget som företrädare för befolkningen ska kunna garantera patienterna en gemensam patientjournal även över tiden vid byte av utförare (kontinuitet). Vårdgivaren förvaltar sin del av journalinformationen under avtalsperioden. Följande SYSteam Cross- moduler ska användas: - Registrera vård ( de funktioner som avser öppenvård) - Journal - Läkemedel - Lab - Vårdbegäran (vårdåtagande) och konsultation - Tidbok/Resursplanering - Bevakning - Översikter - Externa applikationer Moduler som tillkommer under avtalsperioden och som är nödvändiga för en hög patientsäkerhet och effektiva vårdkedjor, ska införas och användas. PC PAL Tillväxtkurva, systemstöd för att följa barns utveckling. 13

Pascal ordinationsverktyg IT-stöd för att hantera patienter med dosdispenserade läkemedel. RIS/PACS arkiv Röntgenbilderna som produceras inom landstingets röntgenverksamhet lagras i det gemensamma PACS-arkivet och kan nås direkt via PACS-webb. Obstetrix IT-stöd för mödrahälsovård. Auricula IT-stöd för Warandosering. MedSpeech (Digital diktering) IT-stöd för digital diktering. Hårdvara ingår ej. Fortfarande oklart! Utredning pågår. PRATOR IT-stöd för samordnad vårdplanering. MegaCare System för registrering och lagring av EKG i gemensam databas. Ger tillgång till senast tagna EKG där det behövs i vårdkedjan. Används av vårdgivare som utför EKG, samt vårdgivare som behöver tillgång till sparade EKG-undersökningar. Systemet ställer krav på EKG utrustning enligt avsnitt 5.1. samt en av Landstinget Västernorrland konfigurerad basarbetsplats dator. KoVIS Åtkomst till presentation via integration från SYSteam Cross som visar bl.a restjournal, dvs inskannade journalhandlingar samt kamerabilder och andra media arkiverade genom Mediaindexeraren. Avser åtkomst till vårdgivarens egna restjournaler samt landstingets restjournaler och andra uppågifter som gjorts tillgängliga genom sammanhållen journalföring. Mediaindexeraren Modulen Mediaindexeraren för nedladdning, indexering och arkivering av mediafiler tillhörande patientjournal. Används inledningsvis för digitala kamerabilder, men användningsområdet kan komma att utökas. Spirare System för registrering och lagring av spirometriundersökningar i gemensam databas. Används av vårdgivare som utför spirometriundersökningar och vårdgivare som följer gjorda undersökningar. Systemet ställer krav på Spirometriutrustning enligt avsnitt 5.2 samt en av Landstinget Västernorrland konfigurerad basarbetsplats dator. Erbjudanden Med erbjudanden avses de system som i tjänsten inte är obligatoriska men kan nyttjas av vårdgivaren. Ingen utökad kostnad sker vid användning av tjänsten. 14

Statistik/Utdata Standardrapporter för statistik gällande SYSteam Cross journalsystem finns att tillgå. Platina Landstingets gemensamma system för dokument och ärendehantering. Vårdgivaren kan nyttja avvikelsemodulen för handläggning av sina interna avvikelser. Fördelen med gemensam avvikelsehantering är en obruten avvikelsekedja som gynnar patientsäkerheten. Hälsoundersökning Webbaserat IT-stöd för att mäta och följa upp levnadsvanor kopplade till vissa på förhand bestämda diagnoser. Befolkningsregister FOLKE är landstingets system som hanterar personuppgifter från Skatteverkets befolkningsregister. Landstinget använder den listningsfunktion som finns i befolkningsregistret FOLKE. RUNE är landstingets gemensamma system för hantering av reservnummer. Vårdgivaren ska använda landstingets reservnummersystem RUNE för all reservnummerhantering för att säkra personidentifiering av bl a okända personer. 4.1.3 Vårdgivarens ansvar Vårdgivaren ansvarar för att den anställda personalen har fått adekvat utbildning som säkerställer en god hantering av ingående objekt i denna tjänst. I händelse av förändrad användning och/eller komplettering, vidareutveckling, avveckling, ersättning eller utbyte av objekt som listas ovan ska vårdgivaren vara följsam mot landstingets val av applikationer och tillämpningar. Vårdgivaren kommer i dessa fall att hanteras kostnadsneutralt. 4.1.4 Landstingets ansvar Landstinget ansvarar för systemförvaltning av ingående objekt i denna tjänst. I detta ingår att ha rutiner för inrapportering av systemförvaltningsärenden, återkoppling till vårdgivare, information om planerade förändringar, uppgraderingar etc. Landstingets systemförvaltare kommunicerar ärenden via de representanter som de privata vårdgivarna utsett för systemförvaltning enligt punkt 1.8, eller i förkommande fall med den Lokala System Administratören (LSA). Landstinget ansvarar för att tillhandahålla support på ingående objekt i denna tjänst. Med support menas: Tillgång till landstingets produktspecialister för konsultation och stöd avseende vårdsystemens funktionalitet Tillgång till ServiceDesk för felrapportering och åtgärd vid driftstörningar 15

4.1.5 Kostnader När vårdgivare är ansluten utgår en avgift för tjänst enligt gällande prislista 10. Priset är oberoende av hur många objekt som nyttjas. Eventuell förändring av tjänsteutbudet under pågående avtal sker i samverkan med vårdgivaren. 4.1.6 Anslutning För att ansluta till tjänsten skickas under anslutningsprojektet en undertecknad beställning till landstingets utsedda projektledare. Beställningen initierar ett nära samarbete mellan vårdgivaren och landstingets systemförvaltning av ovan nämnda system. Samarbetet syftar till att förbereda anslutningen och bland annat genomföra anpassningar av vårdsystempaketet till vårdgivarens verksamhet. Arbetet förutsätter att vårdgivaren har gjort vissa förberedelser: utse kontaktperson för nyttjande av tjänsten utse LSA utse övriga resurser som behövs i förberedelserna inför anslutning ta ställning till vilka applikationer som ska användas ta fram lokala rutiner genomgå utbildning beställa behörigheter till respektive system 11 registrera användare och deras behörighetsrätt till applikationer 12 Arbetet är omfattande och ska beaktas i planeringen för anslutning. Ansökningsblanketter Vårdgivaren beställer anslutning till tjänsten genom att beställning görs på separata blanketter: F1 Beställning av åtkomst till vårdsystem F2-F21 Beställning av behörighet vårdsystem Tidsaspekter och relationer För att landstinget ska kunna ge åtkomst till vårddokumentation/patientjournal så måste beställning via Blankett B och Blankett F1 vara genomförd och godkänd. För ytterligare tidsaspekter se punkt 7.4. 10 Landstingets prislista för LOV-anslutning 11 Blankett F1 Beställning av åtkomst till vårdsystem 12 Blankett F2-F21 Beställning av behörighet 16

Övriga relaterade dokument Dokumentation avseende vårdsystem, driftinformation, riktlinjer och användardokumentation finns tillgängligt på landstingets intranät. Dokumenten kan om så önskas tillhandahållas innan anslutning är färdig. 4.2 Landstingets intranät Landstingets interna webb ingår som tjänst och nyttjas som informationskanal för landstinget. Tjänsten innefattar endast läsfunktion och vårdgivaren kommer inte ha möjlighet att själv publicera information på landstingets intranät. 17

5 Medicinskteknisk utrustning och inventarier 5.1 EKG 5.1.1 Beskrivning av tjänsten Av patientsäkerhetsskäl strävar LVN att nå en sammanhållen vårdinformation. Detta innebär för att vårdgivaren ska använda samma typ (modell) av utrustning och version av program som landstinget när: Utrustningen behöver nätanslutas eller anslutas till en nätansluten dator Programmet ska integreras med System Cross eller annan gemensam tjänst Information ska lagras i gemensam databas För att följa EKG lagras dessa data i landstingets gemensamma databas Megacare. Vårdgivare ansluter sig till databas och får med funktionshyra tillgång till erforderlig utrustning för detta. Teknisk lösning för anslutning till EKG databasen sker för närvarande ej till VDI utan sker med PC anpassad för EKG enligt LVNs koncept och separat kommunikationslösning. EKG utrustningen för denna lösning är Lexor. 5.1.2 Vårdgivarens ansvar Enligt SOSFS 2008:1 ska vårdgivare så långt möjligt samordna sitt ledningssystems rutiner för medicintekniska produkter med motsvarande rutiner i den offentliga vårdgivarens ledningssystem. I dessa ingår landstingets Riktlinjer för medicintekniska produkter Vårdgivaren åtar sig att i sin verksamhet använda sådan utrustning att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Utrustningen ska vara avsedd för ändamålet, inneha godkänd CE-märkning. Vårdgivaren ska svara för att all utrustning erhåller fortlöpande service och förebyggande underhåll. Till de anvisade anslutningspunkterna/it uttagen få endast anslutas Medicinteknisk utrustning för avsedd användning och godkänd av Landstinget Västernorrland. 5.1.3 Landstingets ansvar Erforderlig utbildning till berörd personal gives i samband med installationen eller enligt särskild överenskommelse och ingår i funktionshyresavtalet. Vårdgivaren har möjlighet att framföra synpunkter till systemförvaltningen för Megacare 18

5.1.4 Kostnader Det utgår en funktionshyra för EKG-skrivare. Kostnaden är inklusive anslutning och tillgång till databas Megacare och styrs av gällande prislista 13. 5.1.5 Anslutning Ansökningsblanketter Beställning görs på separat blankett: H Beställning EKG 5.2 Spirometri 5.2.1 Beskrivning av tjänsten För att följa lungfunktionsundersökningar lagras dessa data i landstingets gemensamma databas Spirare. Vårdgivare kan ansluta sig till databas och med funktionshyra få tillgång till erforderlig utrustning för detta. Teknisk lösning för anslutning till Spirometridatabasen sker för närvarande ej via VDI utan sker med PC anpassad för Spirometri enligt LVNs koncept och separat kommunikationslösning. Vårdgivaren ansvarar för kablaget från Spirometridatorn till landstingets avlämningspunkt. 5.2.2 Vårdgivarens ansvar Enligt SOSFS 2008:1 ska vårdgivare så långt möjligt samordna sitt ledningssystems rutiner för medicintekniska produkter med motsvarande rutiner i den offentliga vårdgivarens ledningssystem. I dessa ingår landstingets Riktlinjer för medicintekniska produkter Vårdgivaren åtar sig att i sin verksamhet använda sådan utrustning att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Utrustningen ska vara avsedd för ändamålet, inneha godkänd CE-märkning. Vårdgivaren ska svara för att all utrustning erhåller fortlöpande service och förebyggande underhåll. Till de anvisade anslutningspunkterna/it uttagen få endast anslutas Medicinteknisk utrustning för avsedd användning och godkänd av Landstinget Västernorrland. 5.2.3 Landstingets ansvar Erforderlig utbildning till berörd personal gives i samband med installationen eller enligt särskild överenskommelse och ingår i funktionshyresavtalet. Vårdgivaren har möjlighet att framföra synpunkter till systemförvaltningen för Spirare. 5.2.4 Kostnader Det utgår en funktionshyra för Spirometriutrustning. Kostnaden är inklusive anslutning och tillgång till databas Spirare och styrs av gällande prislista 14. 13 Landstingets prislista för LOV-anslutning 14 Landstingets prislista för LOV-anslutning 19

5.2.5 Anslutning Ansökningsblanketter Beställning görs på separat blankett: I Beställning av Spirometri 20

6 Övriga tjänster 6.1 Inskanning av restjournal i KoVIS 6.1.1 Beskrivning av tjänsten Inskanning av restjournaler för digital åtkomst. Landstinget ansvarar för att erforderlig utbildning till berörd personal gives i samband med installationen eller enligt särskild överenskommelse. Samtliga restjournalhandlingar ska regelbundet sändas till Landstingsarkivet i Sundsvall för inskanning dvs. ingen ackumulerad hantering bör förekomma. Ingen lokal skanning, oreglerad avskrift till SYSteam Cross eller lokal arkivering av restjournalhandlingar får förekomma. Fastställda styrdokument ska följas. 6.1.2 Kostnader Från och med årsskiftet 2012-2013 kommer tidigare kostnadsmodell för inskanning att avvecklas. Det kommer inte att utgå någon kostnad för att nyttja Landstingsarkivets tjänster. Däremot kommer handlingar daterade 2012 debiteras enligt tidigare prislista 15. Tjänsten som Landstingsarkivet tillhandahåller inkluderar skanning, lagring, destruktion av den analoga informationsbäraren samt återsökning via integrationslösningen med SYSteam Cross. 6.1.3 Beställning Vårdgivaren tar i god tid kontakt med chefen för Landstingsarkivet innan nyttjandet av denna tjänst. 6.2 Specialrapporter Om Vårdgivaren har ett statistikbehov utöver den standardrapportering som erhålls i Vesta respektive SYSteam Cross statistikdatabas så finns det möjlighet att via landstinget beställa specialrapporter. 6.2.1 Kostnader Vid beställning offereras vårdgivaren på begäran. 6.2.2 Beställning Vårdgivaren tar i god tid kontakt med systemförvaltaren för SYSteam Cross för att beställa denna tjänst. 21

7 Anslutningsförfarande 7.1 Arbetsformer vid anslutning Anslutning av Vårdgivare till Landstingets IT-tjänster kommer att genomföras i projektform. 7.2 Initieringsfas I samband med ansökan ska en avstämning ske mellan Vårdgivare och Landstingsstaben IT. Efter inkommen ansökning inbjuder Landstingsstaben IT Vårdgivaren till överläggningar för att underlätta upprättande av en gemensam plan för att säkerställa Vårdgivarens anslutning till Landstingets IT-stöd enligt Regelboken. Vårdgivaren bör, så långt det är möjlig, i samband med ansökan leverera informationen enligt följande punkter för att inte fördröja tiden från godkännande till dess handlingsplanen är förverkligad genom leveransgodkännande. Lokal: Adress Fastighetsägare Formalia Kontaktperson Vårdgivare Namn på enheten Kontaktperson vårdsystem 7.3 Aktivitetsplan Ansvarig på Landstingsstaben IT tar en första diskussion med Vårdgivaren Ansvariga från resp. Landstingsstaben IT och Vårdgivaren utarbetar en gemensam aktivitets- och tidsplan för anslutning Operativt arbete med anslutning enligt plan Tester Leveransgodkännande Driftstart IT-avtal tecknas mellan Vårdgivare och Landstingsstaben IT Landstinget äger rätt att vid en slutverifiering inför driftstarten granska lokaler samt i övrigt inhämta information från leverantör för att säkerställa att de kontraktsenliga åtagandena kan uppfyllas. I förekommande fall kan landstinget skriftligen delge Vårdgivaren dels rekommendationer på åtgärder som bör vidtas, dels besked om sådana som måste vidtas 7.4 Tidsaspekter vid anslutning För tidsaspekter och ev. relationer så återfinns detta i dokumentet Mall planering LOV 7.5 Relevanta dokument vid anslutning Samtliga blanketter och relevanta dokument finns att tillgå genom att kontakta av landstinget utsedd projektledare för införandet. 22

8 Övriga villkor 8.1 Applikationer i vårdsystempaketet Landstinget har för närvarande avtal med samtliga leverantörer av applikationer i vårdsystempaketet. När privata vårdgivare tillkommer så kommer leverantörerna definitionsmässigt att se dessa nya aktörer som nya huvudmän. Oavsett detta säkerställer landstinget att privata vårdgivare får tillgång till samtliga applikationer i paketet utan tillkommande kostnader för licenser mm 8.2 Förbehåll från tredje man Kostnader för utbildningsinsatser som tredje man, dvs. den leverantör som tillhandahåller applikationer enligt ovan, förbehåller sig att hålla för nya användare tillkommer. Tredje man belastar vårdgivaren dessa kostnader och således kan ersättningsanspråk för av tredje man tillförda kostnader ej ställas till landstinget. 23

9 AVTAL Mellan Vårdgivaren och IT-chef för Landstinget Västernorrland tecknas ett avtal som reglerar åtagandet för vardera kontrahenten vad avser anslutning till Landstinget Västernorrlands ITsystem. IT-chef kan delegera avtalstecknandet till medarbetare inom Landstinget Västernorrland som då sluter avtalet med stöd i ställningsfullmakt. Landstingsstaben IT utser en person med ansvar att genomföra Landstingets åtagande. Landstingets åtagande är uppfyllt i och med att Vårdgivaren har försetts med åtkomst/access till IT tjänster i den utsträckning som följer av Regelboken rörande IT, bilaga 4. Vårdgivaren utser en person med ansvar att dels fylla IT-stöden med nödvändig grundinformation, dels utbilda personal i erforderlig utsträckning enligt de förutsättningar som följer nedan av punkten 4, Rutiner för anslutning. Inför driftstart ska sedvanligt överlämnande åtföljt av leveransgodkännande äga rum mellan parterna. 24