Kontrollhandbok - planera, leda och följa upp offentlig livsmedelskontroll FÖRDJUPNING Kompetens
Inledning Uppdraget livsmedelskontroll kräver en mångsidig och komplex kompetens hos de myndigheter och individer som ska utföra kvalificerad kontroll utifrån livsmedelslagstiftningens olika delar (hygien/livsmedelssäkerhet, märkning/ livsmedelsinformation, redlighet och dricksvatten). Begreppet kompetens rymmer inte enbart kunskap. Kompetens är förmåga och vilja att utföra vissa arbetsuppgifter genom att tillämpa kunskap och färdigheter. En kontrollmyndighet har flera arbetsuppgifter för vilka det behövs olika kunskaper och färdigheter. Sådana arbetsuppgifter är exempelvis att utföra olika typer kontroll, handlägga ärenden och vidta myndighetsåtgärder. Det är också arbetsuppgifter för att planera, leda och följa upp kontrollverksamheten. Livsmedelslagstiftningen är omfattande och av olika slag. Målstyrda, och ibland också flexibla regler 1 ger i lägre grad stöd för de bedömningar som inspektören ska göra. Istället krävs bedömningar för att stödja lagstiftningen. Dessa bedömningar måste baseras på kunskap och det måste finnas en vilja och förmåga att göra bedömningarna. Med andra ord behövs kompetens. Kontroll är möte mellan människor. Kommunikativ kompetens är viktig för att kontrollen ska nå fram till företagarna, både vad gäller bemötande och förmågan att göra kontrollen begriplig och att göra sig förstådd. Kontrollkompetens är sålunda en mix av exempelvis naturvetenskap, teknik, statskunskap, juridik, psykologi och beteendevetenskap. Detta i kombination med förmåga att med metodiska arbetssätt utföra kontrollen i praktiken och kunna utföra olika myndighetsåtgärder. Kompetens är en framgångsfaktor, och kompetensförsörjning är därför en viktig strategisk fråga för varje kontrollmyndighet. I denna fördjupningsdel ges några exempel på verktyg och metoder som kan användas för att jobba med kompetensförsörjning och kompetensutveckling. 1 Med flexibla regler avses de regler i förordning (EG) nr 852/2004 där utrymme för flexibilitet skapats genom uttryck som när det är nödvändigt och när så är lämpligt. Kraven kan därmed anpassas till olika verksamheters storlek och art, men utan att det innebär att livsmedlet riskerar att bli hälsofarligt eller otjänligt. FÖRDJUPNING Kompetens 1
Verktyg och metoder några exempel Kompetensanalys med GAP En metod som kan användas i planeringen av myndighetens kompetens är en s.k. GAPanalys. GAP-analysen används för att identifiera, precisera och åtgärda gapet mellan en befintlig och en önskad situation. Gapet kan exempelvis vara skillnaden mellan den kompetens myndigheten har för tillfället och den kompetens som behövs. Analysen görs enligt stegen nedan. GAP-ANALYSEN GÖRS I FÖLJANDE STEG: 1. Identifiera organisationens kompetensbehov 2. Kartlägga tillgänglig kompetens i organisationen 3. Jämföra kompetensbehovet med tillgänglig kompetens 4. Kompetensplanering och genomförande 5. Uppföljning/utvärdering 1. Identifiera organisationens kompetensbehov Vilka typer av anläggningar har vi kontrollansvar för? Vilken lagstiftning är aktuell för dessa anläggningar? Vilka kontroll- och handläggningsuppgifter är kopplade till dessa anläggningar? Vilka krav på kompetens ställs på den som ska utföra kontroll på dessa anläggningar utifrån aktuell lagstiftning? 2. Kartlägga tillgänglig kompetens i organisationen Vilken kompetens finns idag? Har rätt person/personer denna kompetens? FÖRDJUPNING Kompetens 2
3. Jämföra kompetensbehovet med tillgänglig kompetens (för att identifiera organisationens kompetensgap) Har kontrollmyndigheten nödvändig sakkompetens för att förstå processer, tillagningsmetoder och liknande i verksamheterna och för att kunna värdera faror och nödvändiga rutiner? Har kontrollmyndigheten nödvändig kunskap om gällande regler samt förmåga att tillämpa de reglerna? Har kontrollmyndigheten nödvändig kunskap och färdighet i kontrollmetoder för att planera och genomföra revisioner och inspektioner på de olika typerna av anläggningar samt nödvändig kunskap och färdighet i att planera och genomföra provtagning på dessa verksamheter samt bedöma resultaten? Har kontrollmyndigheten nödvändig kunskap och färdighet för att vidta åtgärder vid bristande efterlevnad (sanktioner) så att den offentliga kontrollen blir effektiv? 4. Kompetensplanering 2 och genomförande Upprätta en strategi för att åtgärda eventuella brister (gap). En plan kan behöva innehålla såväl kortsiktiga som långsiktiga åtgärder 3. Det kan till exempel vara att kompetensutveckla befintlig personal, omfördela arbetsuppgifter eller, rekrytera personal, köpa in kompetens från annan myndighet eller på annat sätt genom samverkan nyttja kompetenser 4. Genomför strategin. Genomförandet förutsätter att resurser avsätts. 5. Uppföljning/utvärdering Följ upp att bristerna åtgärdats och att kompetenskraven därmed uppfylls samt att detta på önskvärt sätt påverkar organisationens resultat. I svensk standard SS 624070 Ledningssystem för kompetensförsörjning finns ytterligare stöd för att arbeta strategiskt och systematiskt med kompetensförsörjning. Standarden har utarbetats för att stödja organisationer så att dessa kan säkerställa att de har rätt kompetens för att möta dagens och morgondagens utmaningar. Till standarden finns också en vägledning. Såväl svensk standard SS 624070 ledningssystem för kompetensförsörjning som SS-ISO 10015 Kvalitetsledning riktlinjer för utbildning, ägs och saluhålls av SIS (Swedish Standard Institute), www.sis.se. 2 Kompetensförsörjningsplan för myndigheten och individuell utbildningsplan för enskild kontrolpersonal. 3 Exempel på lösningar för att överbrygga kompetensskillnader finns angivet i standard SS-ISO 10015 Kvalitetsledning riktlinjer för utbildning. 4 Mer information om hur myndigheter kan samverka/samarbeta finns att läsa i dokumentet Vägar till samarbete mellankommunal samverkan inom miljö- och byggområdet, utgiven av Sveriges kommuner och landsting 2014. FÖRDJUPNING Kompetens 3
Kompetensrosen Ett mera visuellt verktyg är den så kallade kompetensrosen. Modellen är ett spindeldiagram där olika kompetenser kan läggas in. Utifrån en bestämd kravprofil läggs behov och tillgänglig kompetens in. På detta sätt får man en tydlig bild av var det behövs kompetensförstärkning. Modellen kan användas på såväl individ- som gruppnivå. Figur 1. Kompetensrosen är ett spindeldiagram som tydligt visualiserar behov kontra befintlig kompetens. Att använda modellen förutsätter dels att man identifierat relevanta kompetensområden, och dels att man har bestämt nivåer (gradering) för vad som är lite eller mycket inom kompetensområdena. EN KRAVPROFIL KOPPLAD TILL KOMPETENSROSEN OVAN KAN EXEMPELVIS ANGES I FYRA NIVÅER: 1. Grundläggande teoretiska kunskaper i ämnet/området 2. Grundläggande teoretiska kunskaper i, och viss praktisk erfarenhet av, ämnet/området 3. Fördjupade eller breddade teoretiska kunskaper och viss erfarenhet i ämnet/området 4. Fördjupade eller breddade teoretiska kunskaper och god praktisk erfarenhet och förtrogenhet i ämnet/området FÖRDJUPNING Kompetens 4
Kompetensområden kopplade till figuren ovan kan exempelvis vara enligt följande tabell. Nr Kompetensområde Nivå (1-4) 1 Livsmedelslagstiftning 2 Allmän juridik 3 Sanktioner inklusive vite 4 Kontrollförfaranden, allmän metodik för att genomföra kontroll 5 Revisionsteknik/metodik 6 Provtagningsmetodik 7 Utredningsmetodik/smittskydd 8 HACCP-metodik 9 Livsmedelshygien 10 Mikrobiologiska agens 11 Kemiska agens 12 Födoämnesallergi 13 Livsmedelsteknologi 14 Branschkunskaper 15 Kvalitets- och ledningssystem 16 Märkning/livsmedelsinformation, generella regler 17 Märkning/livsmedelsinformation, särskilda regler 18 Spårbarhet 19 Kommunikation, ledarskap och samtalsmetodik 20 Myndighetens värderingar och policys 21 xxx 22 xxx Naturligtvis kan kompetensområden och nivåer behöva anpassas till vilket sammanhang komptensrosen används - medarbetarsamtal med en relativt ny och oerfaren medarbetare eller kompetensplanering av ett inarbetat team. I följande avsnitt ges exempel på kompetensområden som kan behövas inom en kontrollmyndighet. Dessa kan vara användbara i modellen kompetensros. FÖRDJUPNING Kompetens 5
Exempel - kompetenser som kan behövas Listade grundkompetenser syftar främst till att kunna utföra uppdraget som behörig kontrollmyndighet och fokuserar på förvaltning, kontrollmetodik och rättsliga åtgärder samt grundläggande naturvetenskaplig kompetens. Listade kompetenser är begränsade till yrkesmässig kompetens. Förvaltning och myndighetsutövning grundläggande rättskunskap och grundläggande juridik. offentlighet, sekretess och rättssäkerhet. myndighetsuppdraget och myndighetsrollen. tjänstemannens befogenheter och skyldigheter. förvaltningslagens krav på myndighetsutövning och dess krav på handläggning. kontrollförordningens krav på myndigheter och på livsmedelskontrollen. beslutsprocesser. viteslagen. hur kontrollprocessen går till och hur ansvaret fördelas mellan olika berörda myndigheter. myndighetsstruktur inom livsmedelskontrollen (myndigheternas organisation, uppgifter, arbetssätt och beslutsbefogenheter) samt strukturen för besvärsinstanser. handläggningsteknik. Rättsliga åtgärder livsmedelslagstiftningens sanktionsregler. viteslagen. juridisk metodik. FÖRDJUPNING Kompetens 6
Livsmedelslagstiftning Kunna generell livsmedelslagstiftning inklusive rådande praxis, gällande vägledningar och andra normerande dokument och känna till övrig livsmedelslagstiftning 5. Metodik och teknik revisionsmetodik. provtagningsmetodik samt kunna dra slutsatser av analysresultat. HACCP-metodik. utredningsmetodik för matförgiftningar och spårbarhet. mätteknik, till exempel temperaturmätning. samtalsmetodik, bland annat frågeteckning. kvalitets- och ledningssystem såsom ISO 22000 och BRC. Naturvetenskaplig kompetens Grundläggande kunskap om: livsmedelsburna smittor och förgiftningar. mikrobiologi och mikroorganismers förekomst, tillväxt, överlevnad och eliminering samt de faktorer som påverkar detta såsom till exempel tid, temperatur, vattenaktivitet, ph och konserveringsmedel. hur mikroorganismer kan spridas med livsmedel och vilka hälsoeffekter detta kan medföra. toxikologi, livsmedelsanknutna toxiska substanser och hur dessa kan ge negativa hälsoeffekter på människor. livsmedelsanknutna allergener och hur dessa kan ge negativa hälsoeffekter på människor. livsmedelsteknologi och livsmedelshygien. 5 På www.livsmedelsverket.se finns länkar till aktuell lagstiftning och vägledande dokument. FÖRDJUPNING Kompetens 7
Kollegialt lärande Det är myndighetens ansvar att se till att myndigheten har den kompetens som krävs för det uppdrag och det ansvar som myndigheten har. Detta inkluderar även kommunikativ kompetens. Det behövs upprepad träning för att få en bra kommunikation. Endast teoretisk kunskap ger inte automatiskt förändring i det konkreta handlandet. Det behövs därför forum och tid där kontrollpersonal kan diskutera, analysera och utveckla sig i sin roll som samtalsledare och utveckla sina färdigheter. Det kan göras till exempel genom utbildning men också genom att det finns avsatt tid i den dagliga verksamheten för personal att reflektera över hur det gått och utvärdera. Läs mera om kommunikativ kompetens och kollegialt lärande i Livsmedelsverkets dokument Professionella samtal verktyg för effektiv kontroll. FÖRDJUPNING Kompetens 8