2013-01-24 1 (7) PM Annika Londono Nacka kommun Internationalisering i Nacka kommun - med världen som verktyg Sammanfattning Under 2011 genomfördes översynen Utveckling utan gränser av Nacka kommuns övriga stödprocesser samt internationella frågor. Detta gav en möjlighet att i ett större perspektiv belysa kommunens internationella arbete och utgör tillsammans med ledningsgruppens input och internationella samordnarens analys grunden till dessa samlade förslag till förbättringsarbete gällande internationalisering /EU-fiering. För att Nacka kommun ska kunna utvecklas enligt sin vision om öppenhet och mångfald och effektivisera och utveckla sin verksamhet behövs enligt översynen en organisation som på bästa sätt främjar innovation och nyfikenhet på världen utanför Nacka och Sverige. Kommunen behöver vara öppen för forskning och beprövad erfarenhet från andra håll. Det krävs också öppenhet och kunskapsdelning mellan olika verksamheter i Nacka. Omvärlden och nya perspektiv påverkar oss och det finns en vilja att sno idéer externt ifrån och att dela med sig av erfarenheter. Önskvärt är att kommunens verksamheter optimalt drar nytta av omvärldskontakter för sin verksamhetsutveckling i medborgarnas tjänst. Idag finns en del utvecklingsområden för att verksamheterna optimalt ska kunna tillgodose sig detta. Samordningen skulle kunna fungera smidigare och erfarenheter tillvaratas bättre. Det saknas prioritering och förståelse för vad KS och ledning vill med de internationella frågorna (eg övergripande). Organisationen har behov av strategisk omvärldsbevakning. Dessutom upplevs det svårt att driva utvecklingsprojekt med externa parter (/internationella parter) och det finns ett operativt behov av kompetenshöjning och ett administrativt stöd, samt verksamhetsspecifik information om det internationella verktygets möjligheter. För att optimera kopplingen mellan internationellt arbete och verksamhetsnyttan föreslås ett nygrepp på frågorna som har följande delar : POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167
2 (7) Förtydligande av Nacka kommuns vilja och förväntan på verksamheterna att titta utåt och skaffa nya perspektiv i det vardagliga arbetet. Samordningen skall stärkas och erfarenheter tillvaratas bättre genom förslagsvis inrättandet av ett internationellt nätverk av kontaktpersoner i verksamheterna, så kallade utvecklingsantenner, i syfte att spana utåt, inspirera till utveckling inom verksamheten, samt genom nätverket av antenner hitta synergier och samarbeten över processgränser. En förbättring av stöd genomförs och blir en verktygslåda inom den internationella plattformen, där inte bara konkreta checklistor och guider finns utan även inspirerande berättelser från verksamheterna. Kompetensinsatser genomförs medelst ett utbildningspaket för att stärka inte bara den generella EU- /internationella kunskapen utan även inom direkt specifika hantverk så som ekonomihantering och ärendehantering i internationella projekt. Dessutom genomförs 2013 en uppföljning av hur nämnderna arbetar internationellt, vilket rapporteras till kommunstyrelsen. Så även en uppföljning av Nackas deltagande i internationella organisationer och nätverk och den verksamhetsnytta dessa ger. Förtydligande av medborgarnyttan Ett förtydligande av vad Nacka vill med det internationella får hängas in i en översyn av Nackas policies. Den grundläggande visionen Öppenhet och mångfald är beskrivande i sig. Kommunen behöver vara öppen för forskning och beprövad erfarenhet från andra håll. Det krävs också öppenhet och kunskapsdelning mellan olika verksamheter i Nacka. Verksamhetsutvecklingen är central. Alla nämnder kommer vara delaktiga i arbetet genom utvecklingsantennerna vilket också ger spridning (idag känner alla inte till befintlig policy). Bättre samordning och tillvaratagande av erfarenhet Nacka kommun är en flexibel organisation som i olika konstellationer ska kunna arbeta kring processer. Förväntningarna är stora och målsättningarna ambitiösa. Det internationella arbetet är något som ska ses som ett verktyg för alla verksamheter och i enlighet med den internationella policyn ska nämnder och verksamheter s följa den internationella utvecklingen inom sitt område och arbeta för att frågorna utvecklas och blir integrerade i den ordinarie verksamheten. Det finns en stor idérikedom och kreativitet gällande hur det internationella skulle kunna vara en hävstång i utvecklingsarbetet, men samtidigt en tveksamhet till mandatet att driva dessa idéer. Vad vill ledningen med det internationella frågas det ofta och många upplever att det är svårt att få tid och gehör för internationella perspektiv. Ibland upplevs administrationen som en tröskel, vilket tas upp senare i detta dokument. Det finns ett samordningsbehov av översikt, en verksamhetsspecifik kompetens och information. Förslaget är att denna samordning och kompetens tar ett kliv ut i verksamheterna genom att befintlig personal i verksamheterna utses som kontaktpersoner för denna typ av utvecklingsfrågor. Dessa kontaktpersoner sk. utvecklingsantenner har som
3 (7) syfte att spana utåt, inspirera till utveckling inom verksamheten, samt genom nätverket av antenner hitta synergier och samarbeten över processgränser. Möjlighet till samverkan med länets kontaktpersoner finns också genom påbörjat planeringsarbete. Mer om antennerna nedan. Ett annat praktiskt exempel på att ta tillvara och sprida erfarenheter är inrättandet av en enklare reserapportmall som alla Nackarepresentanter fyller i vid utlandsförrättning och rapporterar till nämnd/nämnder. Denna mall kan således fånga upp inte bara de goda idéer besöket gav för den egna verksamheten utan även de idéer som kanske vore något att sprida till kollegor i organisationen och Nackasamhället. Saknas prioritering? Projektet Utveckling utan gränser pekade på att många ställer sig frågande till vilken den långsiktiga strategin och prioriteringen är från kommunstyrelsen i sin helhet när det gäller dylika, övriga stödprocesser. Dessutom uppfattar många att en övervikt i samarbetet historiskt varit att andra nog lär mer av Nacka än tvärtom, enligt projektet. Nacka har en internationell policy som är antagen av KF. Policyn är däremot inte särkilt känd och är strukturerad på ett sätt som inte nog tydligt kommunicerar att det internationella ska ses som en hävstång i verksamheternas prioriterade utvecklingsarbete, det som verksamheterna prioriterar och arbetar med i sina specifika mål är det som ska kopplas mot det internationella perspektivet och även följaktligen det som ska mätas och följas upp. Det internationella arbetet ska inte ses som en egen verksamhet, utan ett stöd och ett verktyg i Nackas utveckling. Undantaget är förstås det mer biståndsaktiga arbetet som bedrivs med SIDA-medel (samarbete med Kisumu och till viss del Adalar). Enligt både EU och den nationella utvecklingspolitiken är stöd för decentralisering och demokratiutveckling av väl fungerande lokala myndigheter en allt viktigare del i det svenska utvecklingssamarbetet. Nacka tar sitt ansvar för kommunernas roll för global påverkan, då med extern finansiering genom SIDA (ICLD). Nacka deltar i SKLs koncept Millenniekommun, för att använda det konceptet som ett skyltfönster för sitt globala arbete (samt hållbarhetsarbete). Genom att visa att detta engagemang är en del i något större, dvs FNs millenniemål, förtydligas engagemanget ytterligare. Strategisk omvärldsbevakning Ansvaret att hitta strategiska samarbeten med andra aktörer i omvärlden finns enligt Nacka kommuns styrsystem inom respektive nämnd och verksamhet. Projektet Utveckling utan gränser föreslår en förbättrad funktion för att denna spaning skulle, med rätt
4 (7) förutsättningar, kunna ske ännu mer utifrån verksamheters och lokalsamhällets strategiska behov. För att kunna lära av de bästa krävs att man har koll på vilka som anses framgångsrika, samt vilka utvecklingsbehov som just nu är aktuella för verksamheterna. En metod för detta gällande det internationella perspektivet är att rusta utvecklingsantennerna i omvärldsbevakning, vilka kanaler som kan vara lämpliga för att bedriva omvärldsbevakning samt vilka index som kan vara lämpliga att bevaka. I samverkan med det nya nätverket för utvecklingsantenner görs därför en satsning på omvärldsbevakning. Detta med syfte att, utan att ta över nämndernas/verksamheternas eget ansvar för omvärldsbevakning, kunskapsstärka och erfarenhetsutbyta inom området. Rusta organisationen för administrationen av samarbetsprojekt EU:s fonder och program erbjuder möjlighet att växla upp projekt och inkludera internationella samarbetspartners, genomföra ungdomsutbyten mm. Men att delta i EUprojekt kan upplevas som mer resurskrävande än vad det borde vara i och med bristande spridning av den kompetens som redan finns samt att sakkompetens inom administrationen av dylika projekt, ansökningar såväl som redovisning. Tydligare riktlinjer behövs för att förtydliga vilken förankringsprocess som är nödvändig för att starta projekt. För att förenkla projektdeltagande och projektledning genomförs ett utbildningspaket för Nackas medarbetare och politiker, i syfte att inspirera, öka den generella kunskapen om Europeiska unionen och dess mål, samt för att förbättra spetskompetensen för administration så som ekonomihantering och ärendehantering. Mottot är att det ska vara lätt att göra rätt. Insatserna genomförs delvis i samverkan med andra kommuner inom regionen, vilket dessutom ger ett nätverk av kollegor i grannkommunerna. Den förteckning över tidigare EU-projekt som ska sättas samman kommer kunna förmedla tidigare erfarenhet till nya, hugade kollegor, såväl i en ansökansfas som vid löpande rapportering. Riktlinjerna för tex ett EU-projekts förankringsprocess bör förtydligas och bli del av ett onlinestöd på nacka.se/internationellt. Förslag på aktiviteter och dess upplägg Inrättande av nätverk utvecklingsantenner För att optimalt dra nytta av omvärldskontakter i verksamhetsutvecklingen behövs kontaktpersoner i verksamheterna, sk utvecklingsantenner, i syfte att spana utåt, inspirera till utveckling inom verksamheten, samt genom nätverket av antenner hitta synergier och samarbeten över processgränser.
5 (7) Varje verksamhetschef bör därför utse en utvecklingsantenn som ges uppdraget på två år, därefter fungerar man som mentor i två år till kommande antenn i nätverket. Ambitionen med nätverket är att stötta, följa upp och inspirera till internationellt arbete. Internationella samordnaren på samordnings- och utvecklingsenheten har rollen att aktivera, samordna och upprätthålla nätverket, samt sammanställa en årlig rapport till KS baserat på antennernas input. Antennernas främsta uppgift är att vara knutpunkten mellan den egna verksamheten och övriga organisationen vad gäller internationellt arbete och EU-arbete. Antennerna kommer vara delaktiga i utformandet av projektdatabas samt i den internationella omvärldsbevakningen. Att ingå i nätverket innebär: Tillgång till ett brett nätverk i Nacka kommun och i regionen En bred, generell kunskapshöjning inom EU-området Att få inbjudningar till konferenser, möten och seminarier Att få information om vad som är på gång inom sitt verksamhetsområde inom EU och internationellt Löpande kompetensutveckling Att se till att olika initiativ/inbjudningar hamnar rätt i den egna verksamheten Att agera bollplank i internationella frågor inom sitt verksamhetsområde Att sprida och inspirera till internationellt arbete i den egna verksamheten Kompetenssatsning gällande omvärldsbevakning Medverka i uppföljning/rapport till KS om nämndernas internationella arbete Uppföljning av nämndernas internationella verktyg i arbetet Av kommunallagen framgår att det ingår i en kommunstyrelses uppdrag att leda, samordna och följa upp kommunens verksamheter. För att kunna göra det inrättades den 1 maj 2012 samordnings- och utvecklingsenheten, som för kommunstyrelsen ska genomföra detta. Internationella frågor ingår i enheten och genom en uppföljning av nämndernas internationella arbete kommer kommunstyrelsen tillsammans med nämnderna kunna fortsätta förbättringsarbetet med det internationella verktyget i utvecklingsarbete samt hitta en strategi för hur arbetet ska drivas framgent. Ovan nämnda utvecklingsantenner kommer kunna ha en roll i uppföljningen av nuvarande internationellt arbete. Resultatet av uppföljningen och utvärderingen kommer att göras i form av rapport till kommunstyrelsen under 2013. Utbildning ekonomi- & ärendehantering Tillsammans med chefen för ekonomienheten planeras en kompetenshöjande dag inklusive lunch med syfte att ge ekonomer och ekonomiadministratörer en översikt över ekonomiska
6 (7) redovisning i EU- och SIDA-projekt. Till övningen inbjuds också motsvarande funktioner från de övriga Stockholmskommunerna. På det viset tar Nacka inte bara ledartröjan gällande att komma tillrätta med ett regionalt behov, utan detta ger även ett kollegialt nätverk i regionen. Kompetensdagen i ekonomihantering kan vid behov upprepas alt arrangeras i någon annan Stockholmskommun senare. Mottot är som sagt att det ska vara lätt att göra rätt, med fokus på rätt funktion i pågående/planerade projekt samt som allmän kompetenshöjning på individnivå. Med liknande upplägg har vi redan testat en halvdag om ärendehantering i EU-projekt, för organisationens projektledare, registratorer och intresserade, samt kollegor från regionen. Här informerar Nacka om hur vi har gjort för att lösa ärendehanteringen i projekt och utifrån det formas checklista för vad man måste tänka på för att denna viktiga funktion ska skötas på ett korrekt sätt. Europaveckan i Nacka 2013 EU-dagen 9 maj är ett ypperligt tillfälle att få upp EU-frågorna på tapeten och bör fyllas med seminarier och minikurser på temat, med målgrupp Nackas politiker och tjänstemän samt för allmänheten, föreningar Under 2013 är EU:s tematiska inriktning för året Year for Citizens, medborgaråret, vilket borde fungera som tema och ge ytterligare ljus kring dialogen med civila samhället. Förteckning projekt Något som efterfrågats från många håll är en förteckning över vilka projekt som har drivits samt drivs pågående i organisationen. En omvärldsspaning har genomförts gällande olika modeller för att bygga upp dylik databas. En enklare databas i form av en excellista eller motsvarande föreslås inrättas, i samverkan med nätverket för antennerna. Enkel sökbarhet ger möjlighet att t.ex. hitta kollegor i organisationen som tidigare arbetat med en viss fond eller program och få möjlighet att ta tillvara erfarenheter och kompetens. Detta även om listan inte blir helt komplett ur ett historiskt perspektiv. Se över policyn Som ett led i omtaget på internationaliseringen i Nacka kommun passar en nylansering av den internationella policyn, i förenklad och förtydligad form. Nacka har en internationell policy som är antagen av KF. Policyn är däremot inte särkilt känd och är strukturerad på ett sätt som inte nog tydligt kommunicerar att det internationella ska ses som en hävstång i verksamheternas prioriterade utvecklingsarbete, det som verksamheterna prioriterar och arbetar med i sina specifika mål är det som ska kopplas mot det internationella perspektivet och även följaktligen det som ska mätas och följas upp. Det internationella arbetet ska inte ses som en egen verksamhet, utan ett stöd och ett verktyg i Nackas utveckling.
7 (7) En framgångsfaktor för att det internationella ska upplevas som en naturlig del i verksamheternas egna utvecklingsarbete är ett gemensamt framtagande och ägandeskap för viljeyttringen/ policyn. Studiebesökshandbok Studiebesök till verksamheterna är ett populärt sätt att få internationella kontakter utan att själv behöva resa långt. Det ger enligt kollegorna i organisationen mycket att få reflektioner på den egna verksamheten samt ger möjlighet till att lyssna på Nackakollegor som man annars inte kanske skulle lyssnat på mm. Tillsammans med besökskoordinatorn finns planer att utforma en bra checklista inför besöket, så att verksamheterna själva kan känna att det är roligt, lätt och givande att ta emot. Reserapportmall Enkelt dokument, avrapporteras till nämnd/nämnder, syftar till att extrahera goda idéer från besök samt till att sprida idéer över processgränser. Verktygslåda på webben Ett arbete har inletts med syfte att förbättra informationen på nacka.se/internationellt så att verksamheterna själva kan hitta stöd i arbetet utifrån det. Internationella samordnaren finns för råd och stöd därutöver. Översyn av medlemskap i organisationer och nätverk Tillsammans med utvecklingsagenterna och utifrån den uppföljning av nämndernas internationella arbete som genomförs under våren 2013 bör även Nackas medlemskap i organisationer och nätverk ses över för att säkerställa att de tillgodoser verksamheternas och därigenom medborgarnas behov.