VALLENTUNA KOMMUN Kom m u nstyrelsens a rbetsutskott Sa m ma nträdesp rotokol I 2076-02-04 I (28) 56 Internkontroll kommunstyrelsen 2015 (KS 2015.019) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Kommunst zrelsen godkänner uppföljningen av internkontrollen 2o1S samt föreslagna åtgärder inom de områden där brister har konstaterats. Ärendebeskrivning Internkontrollplanen för zo15 inom kommunstyrelsen gäller områdena remisser och verkställighet av beslut, diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen, att rätt delegat fattar beslut på samhällsbyggnadsförvaltningen, om leverantörsfakturor betalas i rätt tid, systematiskt arbetsmiljöarbete, backup av filer och verkställighet av politiska beslut. Uppföljning och åtgärder redovisas i separata rapporter. Resultatet av 2o1S års interna kontroll sammanfattas nedan utifrån perspektivet planerade åtgärder. Inom området diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen har kansliet behövt sätta in informationsinsatser då brister har upptäckts i rutinen kring avslutande av ärenden. Kansliet har därefter informerat om rutinen kring avslutande av ärenden på kommunens intranät. I samband med det har det även förtydligats att det är registrator som avslutar ärenden. En annan åtgärd är att de handläggare som eventuellt fortsätter att avsluta ärenden själva kommer att informeras om rutinen. Området påminnelseavgifter av leverantörsfakturor som granskades visade på brister. Granskningens utfall visade att påminnelserna orsakades främst av att kommunen internt hanterar fakturorna för långsamt i vissa fall. För att åtgärda det här kommer ekonomiavdelningen att göra en informationsinsats på intranätet där avdelningen belyser problemet och påpekar att det måste ske en förbättring internt. Ekonomiavdelningen kommer även att påminna användarna inför semesterperioderna om att de ska hantera fakturorna i tid och hitta en ersättare under sin frånvaro. En annan åtgärd är att införa interna påminnelser till användare som har många fakturor som håller på att förfalla. Vissa fakturor visade sig även skickas fel. Det sker bland annat på grund av att det finns en del gamla användare och referensnummer i leverantörssystemet. En åtgärd som ekonomiavdelningen ska göra under zot6 är en total genomgång och rensning av gamla användare ur systemet. Området åtgärdsplaner från medarbetarenkäten har granskat och brister upptäcktes. Planerade åtgärder är att nästa gång handlingsplaner ska tas fram är att lägga in de i vårt uppfölningsverktyg Stratsys istället för att ha det i ett annat verktyg. På så vis blir det mer levande då användarna är inne i Stratsys och uppföljningen blir enklare. Verkställighet av politiska beslut visar att av 1oo beslut 'àr zz ej påbörjade eller vilande. Samtliga ansvariga chefer är kontaktade och vet vilka beslutsärenden de ansvarar för. övriga områden som har granskats har inga planerade åtgärder då granskningarna visade ordning och reda. Den samlade bedömningen är att internkontrollen inom kommunstyrelsens verksamhetsområde upplevs god. Där brister har konstaterats har åtgärder vidtagits eller planerats in under zo16. Yrkanden Ordföranden Parisa Liljestrand (M) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Kommunstyrelsen godkänner uppföljningen av internkontrollen 2015 samt föreslagna åtgärder inom de områden där brister har konstaterats. Justerandes sign Utd ragsbestyrka nde e- l"'*-""ìt'.
VALLENTUNA KOMMUN Kom m u nstyrelsens a rbetsutskott Sa m ma nträdesp rotokol I 20t6-02-04 e (28) Beslutsgång Ordföranden ställer proposition på Parisa Liljestrands (M) yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Ärendets tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott zor5-oz-rz $ zo Kommunstyrelsen zor5-o3-oz $ z3 Kommunstyrelsens arbetsutskott zor5-ro-r5 $ r39 Kommunstyrelsen zor5-n-oz $ 166 Kommunst rrelsens arbetsutskott zor5-rr-r9 $ zor Kommunstyrelsen zor5-r2-o7 ç 224 Beslutsunderlag 1. Internkontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområden för helåret zo15 2. Internkontroll - Helårsuppföljning zor5 (Kommunstyrelsen) B. Bilaga r - Verkställighet av politiska beslut 4. Internkontroil - Åtgärdsuppf<iljning zor5 (Kommunstyrelsen) Expedieras till Akten Justerandes sign ç_ Justerandes sign Y Utdragsbestyrkande
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2016-01-20 DNR KS 2015.019 ANDREAS FORSLUND SID 1/2 KOMMUNCONTROLLER ANDREAS.FORSLUND@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Internkontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområden för helåret 2015 Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner uppföljningen av internkontrollen 2015 samt föreslagna åtgärder inom de områden där brister har konstaterats. Ärendet i korthet Internkontrollplanen för 2015 inom kommunstyrelsen gäller områdena remisser och verkställighet av beslut, diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen, att rätt delegat fattar beslut på samhällsbyggnadsförvaltningen, om leverantörsfakturor betalas i rätt tid, systematiskt arbetsmiljöarbete, backup av filer och verkställighet av politiska beslut. Uppföljning och åtgärder redovisas i separata rapporter. Resultatet av 2015 års interna kontroll sammanfattas nedan utifrån perspektivet planerade åtgärder. Inom området diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen har kansliet behövt sätta in informationsinsatser då brister har upptäckts i rutinen kring avslutande av ärenden. Kansliet har därefter informerat om rutinen kring avslutande av ärenden på kommunens intranät. I samband med det har det även förtydligats att det är registrator som avslutar ärenden. En annan åtgärd är att de handläggare som eventuellt fortsätter att avsluta ärenden själva kommer att informeras om rutinen. Området påminnelseavgifter av leverantörsfakturor som granskades visade på brister. Granskningens utfall visade att påminnelserna orsakades främst av att kommunen internt hanterar fakturorna för långsamt i vissa fall. För att åtgärda det här kommer ekonomiavdelningen att göra en informationsinsats på intranätet där avdelningen belyser problemet och påpekar att det måste ske en förbättring internt. Ekonomiavdelningen kommer även att påminna användarna inför semesterperioderna om att de ska hantera fakturorna i tid och hitta en ersättare under sin frånvaro. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2016-01-20 DNR KS 2015.019 SID 2/2 En annan åtgärd är att införa interna påminnelser till användare som har många fakturor som håller på att förfalla. Vissa fakturor visade sig även skickas fel. Det sker bland annat på grund av att det finns en del gamla användare och referensnummer i leverantörssystemet. En åtgärd som ekonomiavdelningen ska göra under 2016 är en total genomgång och rensning av gamla användare ur systemet. Området åtgärdsplaner från medarbetarenkäten har granskat och brister upptäcktes. Planerade åtgärder är att nästa gång handlingsplaner ska tas fram är att lägga in de i vårt uppfölningsverktyg Stratsys istället för att ha det i ett annat verktyg. På så vis blir det mer levande då användarna är inne i Stratsys och uppföljningen blir enklare. Verkställighet av politiska beslut visar att av 100 beslut är 22 ej påbörjade eller vilande. Samtliga ansvariga chefer är kontaktade och vet vilka beslutsärenden de ansvarar för. Övriga områden som har granskats har inga planerade åtgärder då granskningarna visade ordning och reda. Den samlade bedömningen är att internkontrollen inom kommunstyrelsens verksamhetsområde upplevs god. Där brister har konstaterats har åtgärder vidtagits eller planerats in under 2016. Handlingar 1. Internkontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområden för helåret 2015 2. Internkontroll - Helårsuppföljning 2015 (Kommunstyrelsen) 3. Bilaga 1 - Verkställighet av politiska beslut 4. Internkontroll - Åtgärdsuppföljning 2015 (Kommunstyrelsen) Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till: Akten
2015 Kommunstyrelsen Internkontroll: Helårsuppföljning
Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll... 3 Remisser och verkställighet av beslut... 3 Diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen... 3 Rätt delegat fattar beslut på samhällsbyggnadsförvaltningen... 4 Leverantörsfaktura betald i rätt tid... 4 Systematiskt arbetsmiljöarbete... 5 Backup... 5 Bilagor Bilaga 1: Verkställighet av politiska beslut Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 2015 2(5)
Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Process/rutin: Remisser och verkställighet av beslut Uppföljning av alla beslut som fattas av KS/KF Granskningens genomförande För att få bättre kontroll på uppföljning och verkställighet av politiska beslut har kommunstyrelsens kansli sedan hösten 2011 följt alla beslut som kommunstyrelsen och fullmäktige fattat. På detta sätt får kommunstyrelsen ett helhetsgrepp över besluten och om de verkställts. Granskningens utfall Av 100 beslut är: 31 verkställda 47 pågående 22 ej påbörjade eller vilande Process/rutin: Diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen Kontrollera att rutiner är kända och följs Granskningens genomförande Enkätfrågor om kännedom av rutiner kring diarieföring har skickats till personal på samhällsbyggnadsförvaltningen. Enkäten skickades till 33 personer och sju svarade. Granskningens utfall Utifrån de sammantagna enkätsvaren drogs slutsatserna att: En övervägande majoritet känner till att handläggaren ska kontakta sin förvaltnings registrator för öppnande av ärende, diarieföring av handling och var informationsredovisningen (dokumenthanteringsplanen) finns. Flera handläggare anger att de själva avslutar ärenden i Platina vilket är felaktigt hanterat. Enbart registratorerna ska avsluta dessa (då aktiviteten innebär fler moment än att ändra status i ärendet). Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 2015 3(5)
Process/rutin: Rätt delegat fattar beslut på samhällsbyggnadsförvaltningen Delegationsbeslut Granskningens genomförande I uppföljningen har samtliga registrerade delegationsbeslut fattade i maj månad på samhällsbyggnadsförvaltningen kontrollerats mot kommunstyrelsens delegationsordning. Granskningens utfall Under stickprovsperioden (maj månad) har tre delegationsbeslut fattats, varav samtliga är fattade av korrekt delegat. Vid stickprovsperioden (oktober månad) har åtta delegationsbeslut fattats, varav samtliga är fattade av korrekt delegat. Process/rutin: Leverantörsfaktura betald i rätt tid Påminnelseavgifter Granskningens genomförande Inför halvårsuppföljningen för internkontrollen så granskades och loggades alla betalningspåminnelser rörande maj och augusti månad. Därefter gjordes ytterligare en granskning i december för att se eventuella avvikelser och trender. Vi kan konstatera att det inte skett någon märkbar förbättring och påminnelsevolymerna kvarstår på ungefär samma nivåer. Granskningens syfte var att identifiera de huvudsakliga orsakerna till att kommunen får påminnelser för uteblivna och försenade betalningar till leverantörer. Undersökningen utfördes i fakturahanteringssystemet. Den innefattade en utredning av de fakturor som betalats för sent och som därmed orsakat påminnelserna. Det primära målet var att urskilja huruvida det är interna eller externa faktorer som orsakar störningar i fakturaflödet. Det andra var att kartlägga vilken del av flödet det främst uppstår problem inom. Granskningens slutsatser förväntas även kunna bidra i det framtida arbetet med minimeringen av antalet påminnelser. Granskningens utfall Vallentuna kommun får påminnelser för cirka 150 fakturor per månad. Det motsvarar cirka fem procent av totala mängden fakturor vi tar emot under samma period. Den ökade mängden påminnelser beror bland annat på att allt fler leverantörer använder sig av factoringbolag. Det räcker även att några enstaka stora leverantörer har problem med sitt EDI flöde (elektroniska fakturor) så kan vi exempelvis få in alla fakturor från dem för sent. Denna risk var inte lika påtaglig vid pappersfaktureringen. En del av påminnelserna (cirka 20 procent) borde aldrig ha skickats till kommunen. Det kan röra sig om sammanställningar över obetalda fakturor, trots att de flesta inte passerat förfallodatum. Det kan även ha varit missförstånd och tekniska problem samt påminnelser på fakturor som vi har bestridit. En betydande del av påminnelserna (cirka 25 procent) beror på att fakturorna inte har nått oss i tid. De allra flesta (cirka 55 procent) av påminnelserna kan dock härledas till en dröjande hantering av fakturorna i fakturahanteringssystemet. Slutsatsen är därmed att problemen orsakas främst av vår interna fakturahantering där sakgranskning och attest tar för lång tid. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 2015 4(5)
Majoriteten av de fakturor som inte kommit in i systemet i tid har varit pappersfakturor, inte elektroniska fakturor. Problem med e-fakturaflödet är mer sällsynta men när de väl inträffar så kan de orsaka många påminnelser. Anledningen är att kommunens största leverantörer skickar e-faktura och ett fel hos dem påverkar oftast hela deras månadsfakturering. Under augusti månad var exempelvis 40 procent av alla externt orsakade påminnelser föranledda av fel i e-fakturaflödet. Detta trots att bara två leverantörer var inblandade. Process/rutin: Systematiskt arbetsmiljöarbete Åtgärdsplaner från medarbetarenkäten Granskningens genomförande Granskningen syftar till att identifiera andel enheter i kommunen där chef och medarbetare tillsammans har tagit fram en handlingsplan utifrån resultaten från medarbetarenkäten 2014. I maj och augusti 2015 genomfördes granskningar av vilka enheter som hade noterat i Resultat- och aktivitetsöversikten i enkätverktyget Zondera att de hade tagit fram en handlingsplan. I den sammanställningen som gjordes i augusti slogs vissa mindre enheter ihop. Exempelvis slogs arbetslagen i en skola ihop och en skola räknas som en enhet. Under november-december 2015 gjordes ytterligare en uppföljning av vilka enheter som noterat i Zondera att de har en handlingsplan. En påminnelse gick ut via mail till cheferna på de enheter där det saknades uppgifter om att man gjort en handlingsplan och vissa chefer kontaktades även via telefon. Granskningens utfall Granskningen visade att 94 procent av enheterna har en handlingsplan. Process/rutin: Backup Återläsning av filer och e-postmeddelanden Granskningens genomförande I november 2015 gjordes ett tredje återläsningstest av filer, katalogstruktur och e-postmeddelanden. De tester som utfördes i november gjordes såsom tidigare på fil/katalogstruktur och enskilda e- postmeddelanden. Under testet av återläsning av filer jämfördes filens namn, innehåll, filens storlek, skapandedatum samt läs- och skrivbehörigheter. Under testet av återläsning av kataloger jämfördes namn, antal underkataloger, namn på underkataloger samt katalogernas innehåll. Även här jämfördes läs- och skrivbehörigheter. Gällande e-postmeddelanden jämfördes de på rubriken i meddelandet, textinnehåll samt innehåll i eventuella bilagor, samt vem som var mottagare/avsändare. Granskningens utfall Den tredje sessionen av återlästningstester som utfördes i november 2015 resulterade i 100 procent korrekt återläsning av filer, katalogstruktur och e-postmeddelanden. De två tidigare testerna under året hade inte heller några anmärkningar. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 2015 5(5)
2015 Kommunstyrelsen Internkontroll: Åtgärdsuppföljning
Innehållsförteckning Åtgärder... 3 Diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen... 3 Leverantörsfaktura betald i rätt tid... 3 Systematiskt arbetsmiljöarbete... 4 Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 2015 2(4)
Åtgärder Vid brister i internkontrollen ska en årlig åtgärdsrapport lämnas till nämnden i samband med helårsuppföljningen. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har åtgärder. För varje åtgärd finns en beskrivning, åtgärdens status och en kommentar till åtgärden. Process/rutin: Diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen Kontrollmoment: Kontrollera att rutiner är kända och följs Åtgärd Kansliet gör en informationsinsats om rutinen kring avslutande av ärenden. Status Avslutad Kommentar Kansliet har informerat om rutinen kring avslutande av ärenden på kommunens intranät. Det har bland annat förtydligats att det är registrator som avslutar ärenden. De handläggare som eventuellt fortsätter att avsluta ärenden själva kommer att informeras om rutinen på nytt. Process/rutin: Leverantörsfaktura betald i rätt tid Kontrollmoment: Påminnelseavgifter Åtgärd Informationsinsatser på intranätet Status Ej påbörjad Kommentar Granskningens utfall visade att påminnelserna orsakades främst av att vi internt hanterar fakturorna för långsamt. För att åtgärda detta kommer vi att göra en informationsinsats på intranätet där vi belyser problemet och påpekar att det måste ske en förbättring internt. Vi kommer även att påminna användarna inför semesterperioderna om att de ska hantera fakturorna i tid och hitta en ersättare under sin frånvaro. Interna påminnelser till användare Ej påbörjad Kommentar Vi ska även införa fler interna påminnelser i form av mail från administratörer till användare som har fakturor för attest. De användare med många fakturor som håller på att förfalla kommer att meddelas. Rensning av gamla användare i systemet Ej påbörjad Kommentar En del fakturor hanteras för sent eftersom de hamnat fel. Detta sker bland annat på grund av att det finns en del gamla användare och referensnummer i systemet. Detta ska åtgärdas genom en total genomgång och rensning av gamla användare ur systemet. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 2015 3(4)
Process/rutin: Systematiskt arbetsmiljöarbete Kontrollmoment: Åtgärdsplaner från medarbetarenkäten Åtgärd Under våren 2016 kommer HR-avdelningen att följa upp att resterande enheter (6%) också har, eller gör en handlingsplan. Status Ej påbörjad Kommentar Ny medarbetarenkät kommer att genomföras under hösten 2016. Information om handlingsplaner som ska tas fram under 2017 kommer att läggas in i Stratsys, för att underlätta uppföljning. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 2015 4(4)
VALLENTUNA KOMMUN Uppföljning av kommunstyrelsens och fullmäktiges beslut Utskriftsdatum: 2016-01-20 Beslutsdatum Paragraf Ärende Dnr Verkställighetsåtgärd Klart senast Ansvar Status Kommentar 2009-09-07 KF 64 Lokala miljömål för Vallentuna KS 2009.119 Ta fram lokala miljömål enligt miljögruppens förslag Planeringsavdelningen Vilande Klart förslag finns. Avvaktar direktiv från KS.Se KS 2011.153 2009-10-19 KS 129 Revidering av "Regler för styrning och uppföljning av ekonomi och verksamheter" KS 2009.150 Revidera KFS 1.2.01. Ekonomiavdelningen Pågår Revidering av styrdokument pågår. Vid översyn beaktas bl.a. förändringar av lagstiftning och revisorernas rekommendationer. Ny finanspolicy fastställd av KF. Nytt reglemente för internkontroll fastställd av KF. 2009-11-30 KS 163 Utveckling av området Björkby- Kyrkviken KS 2007.108 2009-11-30 KS 158 FÖP Gillinge KS 2007.134 1. Ta fram förslag till plan med möjliga åtgärder och anläggningar i Björkby- Kyrkviken (utöver café/rest). 2. ta fram konkreta förutsättningar för rest/café 3. påbörja arbete med att åstadkomma etablering. Planeringsavdelningen Pågår Ta fram förslag till FÖP för Gillinge, inklusive förstudie för ny trafikplats Planeringsavdelningen Vilande A - Samhällsbyggnadsförvaltningen arbetar med förslag till föreskrifter som en del av kommunaliseringsprocessen. Preliminärt helt klart till våren 2016. B - Försöksverksamhet med café/toaletter/toaletter året runt startades vid årsskiftet 2011/2012 i samverkan med Fritidsnämnden och privat entreprenör på Kvarnbadet. Arbetet vilar enligt beslut i NäPlu våren 2014
2009-11-30 KS 157 Strukturplan Karby och Brottby KS 2009.174 Ta fram förslag till strukturplan för Karby och Brottby Planeringsavdelningen Vilande Arbetet bedrivs som FÖP. Samråd genomfördes våren 2013. Stort engagemang och många synpunkter inkom. Omtag våren 2016. 2010-03-22 KS 42 Principer för vägunderhåll, samt utvärdering av snöröjning KS 2010.068 1. Ta fram rutiner och principer för vägunderhåll. 2. Utvärdera snöröjningen. Exploateringsavdelningen Pågår 2010-04-26 KS 46 Grönplan Vallentuna KS 2010.043 Ta fram förslag till grönplan Planeringsavdelningen Vilande Redovisat för Tefau 2015-10-14 82 Klart förslag finns. Ärendet bordlagt. Avvaktar direktiv 2011-01-25 SBN 5 Rivning av Veda parhus och arbetarbostad SBN 2010.185 Riva Veda parhus och arbetarbostad Fastighetsavdelningen Klart 2011-03-28 KS 49 Uppdrag aktualisera strukturplan centrala Vallentuna KS 2011.095 Aktualisera strukturplanen för centrala vallentuna Planeringsavdelningen pågår Beslut om samråd togs i näplu 2012-05-03. Strukturplanen har övergått till programarbete som pågår. 2011-09-06 SBN 198 2011-10-10 SBN 210 2011-12-12 KS 204 2012-02-13 KS 24 Begäran om uppsättande av skyltar mot Lindholmen, Smidesvägen/Angarnsvägen SBN 2011.200 Tillskriva trafikverket Exploateringsavdelningen Pågår Förstudie ändring av detaljplan för Mörbytorp SBN 2011.116 Utvecklingsplan för Stockholms stads fastigheterna KS 2011.308 Uppdrag att ta fram ett start pm för ändring av befintlig detaljplan. Planutskottet Pågår Sälja de byggnadsobjekt som står omnämnda i förslaget till handlingsplan etapp 1. Exploateringsavdelningen Pågår Övergångsställe på Stockholmsvägen KS 2012.026 Sätt upp belysning Exploateringsavdelningen Klart PlanU 75 Återremitterat pga ändrade VA-förutsättningar. Studeras inom FÖP Lindholmen 2012-03-14 Tefau 19 Skogens mångfald KS 2012.051 Förläng naturstig, märk upp och skylta, kultur- och naturvård vid torpruin Exploateringsavdelningen 2012-03-14 Tefau 13 Gång- och cykelväg längs Angarnsvägen KS 2012.103 Ta fram avtal som möjliggör GC-väg Exploateringsavdelningen Pågår 2012-03-29 Näplu 33 Parken vid Hövdingavägen KS 2012.134 Utreda hur skyltning, iordningställande av entréer och belysning i parken vid Hövdingavägen kan utföras. Mitten av maj Exploateringsavdelningen Pågår Samarbete med kulturförvaltningen. Belysning i form av solcellsdrivna, rörelsestyrda pollare installerat. 2012-03-29 Näplu 45 Gång- och cykelväg mellan Kårsta och Ekskogen Att genast påbörja arbetet med gångoch cykelväg mellan Kårsta och Ekskogen samt snarast återkomma med en plan. Exploateringsavdelningen Pågår
2012-03-29 Näplu 40 2012-06-14 Näplu 81 1. Uppdrag att ta fram en detaljplan för Detaljplan för Kårsta-Rickeby Förstudie och planuppdrag KS 2012.121 Kårsta-Rickeby 2. Geonmföra övergripande stråkutredning Planeringsavdelningen Pågår Avsiktsförklaring Utbyggnad av Roslagsbanan, etapp 2 KS 2012.296 Teckna asiktsförklaring. Exploateringsavdelningen Klart 2012-09-12 TefaU 67 GC-väg norr om Lindholmen KS 2012.370 Bygg gc-väg. Exploateringsavdelningen Pågår Medel äskat i KP 2015 för etapp 1 2012-09-13 Näplu 98 Cykelled runt Vallentunasjön KS 2012.357 Utreda möjligheterna att skapa en cykelled runt Vallentunasjön i samarbete med Täby kommun Planeringsavdelningen Vilande 2012-10-18 Näplu 126 Parken vid Hövdingavägen KS 2012.134 Sätta upp skyltar i Hövdingaparken Exploateringsavdelningen Pågår Arbetet har vilat med anledning av vakans. återupptas till våren 2016 Samarbete med kulturförvaltningen 2012-10-18 Näplu 132 Användning av kommunens tomt, Uthamra 1:24 KS 2012.490 Redovisa möjligheter att använda kommunens tomt Exploateringsavdelningen Klart 2012-10-18 Näplu 124 Okvista arbetsområde KS 2012.280 Ta fram en detaljplan som ersätter stadsplanerna S840904 och S880916 i Okvista arbetsområde Planeringsavdelningen Pågår Vilar enligt överenskommelse med markägare. Återupptas 2012-10-18 Näplu 119 Detaljplan för Grönlundsvägen KS 2012.436 Upprätta en ny detaljplan för området Grönlundsvägen i nordöstra Kårsta Planeringsavdelningen Vilande preliminärt när Kårsta-Rickby är klar. 2012-10-18 Näplu 131 Kristineberg Påbörja arbetet med Kristineberg Planeringsavdelningen Klart Arbetet är påbörjat 2012-11-21 TefaU 91 Solceller Granåsa KS 2012.445 Installera solceller på Granåsa Fastighetsavdelningen Avvaktar takåtgärder 2013-01-16 Tefau 4 Skötselplan skog och natur KS 2012.551 Ta fram skötselplan för tätortsnära skog och natur. Exploateringsavdelningen Pågår 2013-02-13 Tefau 20 Sopsug Kristineberg KS 2013.096 Utreda möjligheterna att anlägga sopsug i Kristineberg. Ska göras i samråd med SÖRAB Exploateringsavdelningen Klart 2013-03-21 Näplu 43 Utredning om Vallentuna station som brolösning KS 2012.139 Utreda förutsättningarna för att bygga Vallentuna station på broar Planeringsavdelningen Pågår Ingår i programarbete 2013-04-17 Tefau 40 Åtgärder Gustavs udde KS 2013.033 Genomför föreslagna åtgärder Exploateringsavdelningen Pågår 2013-05-16 Näplu 77 Namn på gata öster om Torghuset KS 2013.101 Administrera (ex skyltar) gällande Nysäters gata på gatan öster om Torghuset Exploateringsavdelningen Pågår 2013-06-03 KS 100 Detaljplan Vallentuna-Mörby 1:103 och 1:112 KS 2013.194 Ta fram detaljplan. Planeringsavdelningen Pågår 2013-06-03 KS 99 Detaljplan Ekskogen-Vivedal KS 2013.205 Ta fram detaljplan. Planeringsavdelningen Pågår Utredning att planlägga utan exploatör pågår 2013-06-03 KS 101 Detaljplan Okvista arbetsområde KS 2013.172 Ändra stadsplaner Planeringsavdelningen pågår 2013-06-19 Tefau 57 GC-väg Kårsta-Ekskogen KS 2012.216 Bygg gc-väg. Exploateringsavdelningen Pågår Avbrutna förhandlingar med markägare 2013-09-09 KS 141 Köp av brandstation KS 2013.261 Köp Vallentuna brandstation Fastighetsavdelningen Klart
2013-12-16 KS 223 Anläggande av infartsparkering KS 2013.510 Utred möjligheten att anlägga en ny infartsparkering Exploateringsavdelningen 2014-01-20 KS 9 Detaljplan Åbyholm KS 2013.484 Ta fram detaljplan. Planeringsavdelningen Pågår 2014-03-20 Näplu 37 Uppdrag att utreda förutsättningar för cykelparkering vid Bällsta station KS 2014.129 Utreda förutsättningarna för en cykelparkering på östra sidan om Bällsta station vid perrongens södra ände Planeringsavdelningen Klart 2014-05-05 KS 78 Alkoholpolicy KS 2014.188 Revidera befintlig alkoholpolicy HR-avdelningen Pågår I plan att detta tas upp till KS 22/2, stoppdatum 22/1 AGC 2014-08-20 TeFaU 50 Arrende för betesmark i Molnby KS 2014.270 Del av fastigheten Vallentuna-Veda 1:1 ska upplåtas för betesmark. Exploateringsavdelningen pågår Befintlig arrendator har sagt upp arrendet på grund av sjukdom 2014-10-08 TeFaU 66 Samarbetsavtal för insamling av kläder KS 2014.357 Ingå samarbetsavtal med Human Bridge Stiftelse (802477-8238) avseende insamling av kläder samt teckna markupplåtelse- och skötselavtal för klädinsamlingscontainrar på kommunens mark. Exploateringsavdelningen Pågår Klädinsamlingscontainrar ryms på befintliga återvinningsplatser, separat avtal behöver ej tecknas. Samarbetsavtalet beräknas tecknas innan årssikftet. 2014-10-20 KS 169 Framtagande detaljplan för Frösunda-Sunnanå omfattande del av fastigheten Stora Luttergärde 1:1. KS 2014.203 Ta fram detaljplan. Planeringsavdelningen Pågår 2014-11-19 TeFaU 86 Våtmarksparken KS 2014.128 Ärendet återremitteras Genomföra rivning av följande Exploateringsavdelningen Pågår byggnader: Skolbyggnaden Valhall på Ormstaskolans område, Förskolan Åbygläntan samt ladan vid 2014-11-19 TeFaU 81 Rivning av byggnader KS 2014.460 Molnbyvägen.I samband med Fastighetsavdelningen Klart Bearbetade handlingar till vår 2016 2014-11-20 Näplu 124 Detaljplan Snickerifabriken KS 2013.194 Sändas ut på samråd Planeringsavdelningen Pågår 2014-11-20 Näplu 128 Detaljplan för Stensta Ormsta KS 2014.428 2014-11-20 Näplu 130 Björnboda Bällsta KS 2014.455 Utreda förförutsättningarna för att detaljplanelägga Stensta-Ormsta omfattande fastigheterna Ormsta 1:33 med fler. Planeringsavdelningen Pågår Utreda förutsättningarna för att detaljplanelägga Björnboda-Bällsta, etapp 1, omfattande fastigheterna Bällsta 2:928 med fler. Planeringsavdelningen Pågår
2014-12-01 KS 237 Uppdrag att utreda ITstrukturen KS 2014.522 Utreda IT-strukturen utifrån den revisionsrapport. Utredningen ska stämmas av med en politisk referensgrupp. IT-avdelningen Klart 2014-12-15 KF 144 2014-12-15 KF 153 Uppdrag att kartlägga skollokaler och ta fram underhållsplaner KS 2014.559 Samordna utbildningsinsatser för ensamkommande flyktingbarn KS 2013.283 Kartlägga skollokaler och ta fram underhållsplaner Fastighetsavdelningen Pågår Beräknas klart Q1 2016. Uppdrag till socialnämnden att ta fram riktlinjer/ övergripande handlingsplan för berörda nämnder för arbete med ensamkommande flyktingbarn. Staben Pågår Socialnämnden. Integrationsfrågorna flyttas från socialförvaltningen till kommunledningskontoret från januari 2016. Integrationssamordnare rekryteras. 2015-01-26 KS 10 Verksamhetsplan 2015-2017 KS 2014.430 Utreda förutsättningarna för fossilbränslefria fordon, utreda platser för laddstationer och tankmöjligheter Ekonomiavdelningen Klart Utredningen genomförs under 2015, i enlighet med verksamhetsplanen. Presenteras för kommunstyrelsen innan årsskiftet. Personuppgiftsbiträdesavtal 2015-01-26 KS 8 mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365 KS 2014.524 Tydliggöra biträdesavtalet, samt riskoch konsekvensanalys IT-avdelningen Klart Klart 2015-11-12 2015-02-11 TeFaU 16 Beslut om samverkansavtal med KS 2014.117 Teckna samverksansavtal mellan Exploateringsavdelningen förpacknings- och tidningsinsamlingen Vallentuna kommun och Förpackningsoch Tidningsinsamlingen AB Klart 2015-02-11 TeFaU 15 Upphandling rivning av sex KS 2015.010 Teckna uppgörelseprotokol Fastighetsavdelningen byggnader i Vallentuna kommun Klart Ekonomiavdelningen KF har tagit beslut 2015-11-23 2015-03-02 KS 26 Investeringsbudget Kulturhuset KS 2014.432 Hur investeringen ska ske Klart Omfördelning av investeringsbudget av kulturhuset. 2015-03-02 KS 29 Fordonspolicy KS 2014.561 Ramverk, ej så detaljerat Ekonomiavdelningen Pågår 2015-03-02 KS 27 Servicemätning telefoni KS 2014.551 Arbeta m förbättringar Kommundirektör Klart Exploateringsavdelningen 2015-03-18 TeFaU 32 Upphandling av entreprenad för offentliga rummen, etapp 2 KS 2015.115 Skicka handlingarna på anbudsförfrågan. Pågår Ett förslag har tagits fram utifrån återremiss. Förslaget har presenterats för kommunens tjänstemannaledningsgrupp. Förslaget ska behandlas en gång till av tjänstemannaledningsgruppen och sedan lämnas för politiskt ställningstagande. Viss försening pga uppdatering av handlingar.
2015-03-18 TeFaU 37 Hagaskolan KS 2015.444 återkomma om hur befintliga transporter påverkas på IP när vägen in i IP stängs Optionsavtal del av Vallentuna- Ekeby 2:154 inom Rosendals 2015-03-18 TeFaU 33 arbetsområde KS 2015.117 Underteckna optionsavtalet Fastighetsavdelningen Kommunikations- och marknadsavdelningen pågår Klart 2015-04-28 KSAU 62 Undersöka förutsättningar för att bygga nytt kommunhus KS 2015.228 Undersöka förutsättningar för att bygga nytt kommunhus Kommundirektör Klart Återrapportering av utredning till KS 2015-12-07. 2015-04-28 KSAU 72 Möjliga bidrag till infrastruktur och landsbyggdsutvecklingsprojekt KS 2014.333 Undersöka möjliga bidrag till infrastruktur och landsbyggdsutvecklingsprojekt Staben Pågår Återremitterades från KSAU, redovisning på väg till KSAU 2015-12-17. 2015-04-29 TeFaU 47 Försäljning av tomt för hus på ofri grund, Vallentuna-Veda 1:1 KS 2014.337 Att till marknadsvärdet sälja tomtmark inom del av Vallentuna-Veda 1:1 runt ett fritidshus på ofri grund. Exploateringsavdelningen 2015-04-29 TeFaU 45 Reglering av tillskottsmark för bostadsändamål till Vallentuna- Åby 1:49 KS 2014.086 Betala en ersättning om 5000 kr och överenskommelsen får undertecknas av samällsbyggnadschefen. Samhällsbyggnadschef pågår Hos lantmäterietfastighetsbestämning utförd, själva regleringen återstår. 2015-05-18 KS 68 Uppdrag:att förtydliga texten, i Taxan för upplåtelse av offentlig plats, avseende avgiftsbefrielse för ideella föreningar. Uppdrag:att förtydliga texten, i Taxan för upplåtelse av offentlig plats, avseende avgiftsbefrielse för ideella föreningar. Kommundirektör Klart Reviderad av fullmäktige 2015-10-12 2015-05-18 KS 80 Ge kommundirektören i uppdrag att svara för att folkhälsopolicyn tas fram kommundirektören i uppdrag att svara för att folkhälsopolicyn tas fram Kommundirektör Pågår Seminarier genomförda, utkast framtaget; skickas på remiss från KS i januari. Bedöms kunna slutföras inom tidsramen. 2015-06-15 TeFa U 68 2015-06-15 KS 102 Rivning av skolhuvudbyggnaden på Ormstaskolan KS 2015.263 Uppdrag åt kommundirektören att sammanställa en lista över de fastigheter som kommunen äger där beslut finns om försäljning, men beslutet ej har verkställts. KS 2015.285 2015-06-15 TeFa U 65 Armaturbyte 2014 KS 2014.527 Genomföra rivning av skolhuvudbyggnaden på Ormstaskolan. Fastighetsavdelningen Planeras under 2016 Uppdrag åt kommundirektören att sammanställa en lista över de fastigheter som kommunen äger där beslut finns om försäljning, men beslutet ej har verkställts. Kommundirektör Pågår Inventering av beslut pågår. att på delegation besluta om tilldelningsbeslut för antagande av entreprenör för byte av kvicksilverarmaturer Samhällsbyggnadschef Pågår Upphandlingen avbruten.
2015-08-26 TeFaU 77 Gång- och cykelväg mellan Ekskogen och Kårsta 2015-08-26 TeFaU 78 Nedläggning av Hjälmstabadet KS 2015.335 Utskottet ger förvaltningen i uppdrag att återkomma med en skriftlig rapport beträffande förhandlingarna med markägare rörande arbetet med att anlägga gång- Exploateringsavdelningen Utreda möjligheterna att upphöra med drift av Hjälmstabadet. Fastighetsavdelningen Klart Tefau har beslutat lägga ner badet 2015-12-14. 2015-08-26 TeFaU 74 2015-09-21 KS 140 2015-09-21 KS 145 2015-09-21 KS 145 2015-10-12 KF 106 Upphandling av kylentreprenörstjänster KS 2015.314 Grundskyddet för nationella minoriteter KS 2015.146 Integrationsåtgärder för Vallentuna kommun KS 2015.351 Integrationsåtgärder för Vallentuna kommun KS 2015.351 Uppdrag till socialnämnden gällande ensamkommande flyktingbarn KS 2014.525 Godkänna förfrågningsunderlaget för upphandling av kylentreprenörstjänster Samhällsbyggnadschef Klart Vidta åtgärder för att se till att Åtgärdslista klar. Uppföljning kommunen kan säkerställa alla krav sker efter ett år (utifrån nytt samt att ta fram en handlingsplan 2016-02-28 Kommundirektör Klart uppdrag). Ge soc i uppdrag att underlätta för engagemang från civilsamhället gällande mottagande och integration Kommundirektör Klart Inventera kommunens fastigheter samt de erbjudanden om boenden som kommer från civilsamhället. Kommundirektör Klart Återrapporterat till KS. Påbörja ett strategiskt och utåtriktat arbete för fler familjehem Kommundirektör Klart Socialförvaltningen har under hösten haft 2 öppet hus, annonserat i lokalpressen, sociala medier samt deltagit i höstfesten. Arbetet med rekrytering av familjehem fortgår. 2015-10-12 KF 119 Hemställan om investeringsmedel för konstgräs Össeby IP KS 2015.299 Genomförandebeslut Ekonomiavdelningen Fritidsnämnden 2015-10-12 KF 113 Cykelplan KS 2012.570 Detaljplan för Kristineberg 2015-10-13 Näplu 77 etapp 1 samråd KS 2012.529 senast i november varje år redovisar förslag till prioriterade åtgärder för nästkommande år Samhällsbyggnadschef Pågår Ta med miljögruppen på en exkursion i området Samhällsbyggnadschef klart Samhällsbyggnadsförvaltningen fick uppdraget sent 2015 och har inte hunnit färdigställa förslaget med prioriterade åtgärder. 2015-10-13 Näplu 81 2015-10-14 TeFaU 81 Inbjudan till markanvisning för Gärdesvägen KS 2015.289 Genomföra markanvisning Samhällsbyggnadschef Pågår Åtgärda bristen på Exploateringsavdelningen Brist på papperskorger i papperskorgar/askkoppar där centrum torgytorna gjorts i centrum. Ingbjudan har gått ut i november 2015. 2015-10-14 TeFaU 81 Underhållsplan Ishallarna 2015-10-14 TeFaU 81 Förråd bredvid Kårsta station Ta fram en konkret underhållsplan för ishallarna Fastighetsavdelningen Pågår Klart januari 2016 Ta fram hyreskontraktet för byggnaden Kontraktet är kontrollerat och bredvid Kårsta stationshus som tidigare förråd ingår inte, men hg har ett var en dasslänga 2015-11-04 Fastighetsavdelningen Klart behov av förråd.
2015-11-02 KS 178 Utvärdering av sommarjobb 2015 KS 2015.047 inventera kommunala verksamheterna, titta på antalet sommarveckor 3-2, förslag på näringsliv, lokala företagares involvering, medel för handledare Kommundirektör klart Redovisning på väg till KS. 2015-11-04 TeFaU 93 Bygganden bredvid Kårsta Stationshus 2015-11-04 TeFaU 93 Att E-on sköter sina åtaganden 2015-11-17 Näplu 93 Ändring av gatunamn, Västra Manhemsvägen Undersöka vilka möjligheterna är att riva byggnaden som ligger bredvid Kårsta stationshus. Fastighetsavdelningen Pågår Undersökning pågår. Rapportera till utskottet hur förvaltningen ska se till att E-on sköter sina åtaganden. Till början av 2016 Samhällsbyggnadschef Administrera (ex skyltar) gällande ändring av gatunamn Västra Manhemsvägen Exploateringsavdelningen 2015-11-19 KSAU 200 2015-11-23 KF 139 2015-11-23 KF 144 2015-11-30 KS 190 Uppföljning ska ske efter ett år, och därefter i samband med Länsstyrelsens årliga uppföljning. Ge detaljerad redovisning vad gäller skolan och modersmålsundervisningen, med bland Grundskyddet för nationella minoriteter KS 2015.420 annat statistik över erbjudna tider för modersmålsundervisningen och antal elever som deltar i denna. 2016-11-19 Kommundirektör Vilande Avvaktar tidpunkt för uppföljning, verksamheterna arbetar vidare. Nya Taxor och avgifter fritidsnämnden KS 2015.298 återremiss fritdsnämnden Förvaltningschef KFF Fritidsnämnden Överenskommelse om boendeplatser för ensamkommande KS 2015.441 SBA undersökning av Nöjd Kundindex KS 2015-370 Utarbeta överenskommelser om boendeplatser och underteckna för kommunens räkning Socialchef Klart Socialnämnden. Avtal utarbetade. Plan för att åtgärda och förbättra resultaten 2016-05-31 Kommundirektör Pågår Arbete pågår 2015-11-30 KS 193 2015-12-07 KS 226 Organisationsförändring, flytt av trygghetssamordnarfunktionen till KLK KS 2015.408 Utredning av fossilbränslefri fordonsflotta KS 2015.427 Remiss till fritidsnämnden. Förslag på organisationsförändring Staben Klart uppdrag att ta fram underlag för totalkostnaden för ägande av 2015-06-30 Kommundirektör Pågår Förslaget skickat på remiss och behandlat av FN. Nytt ärende på väg upp till KS. Ekonomiavdelningen arbetar med frågan. 2015-12-07 KS 229 Uppföljning av verkställigheten av beslut KS 2015.019 uppdrag att se över punkten KS 2013.283 2015-01-25 Kommundirektör klart Punkten som tagits bort gällde kommunstyrelsebeslut där fullmäktige beslutat samma. Dubbleringen borttagen. 2015-12-15 Näplu 101 2015-12-15 Näplu 106 Markanvisning för Kristineberg, etapp 1 KS 2015.425 Detaljplan för Okvista arbetsområde, delplan I och II KS 2013.172 Ta fram viktning samt en modell för utvärdering för godkännande. 2016-02-02 Exploateringsavdelningen Arbeta fram principer för hållbart byggande i detaljplaneprocessen Planeringsavdelningen
2015-12-07 KS 226 2015-12-14 TeFaU 105 Utredning av förutsättningarna för en fossilbränslefri fordonsflotta KS 2015.427 Kommunala lekplatser i Vallentuna kommun KS 2015.450 Ta fram underlag för totalkostnaden för ägande av fossilbränslefri fordonsflotta i jämförelse med fossilfordon 2016-06-30 Kommundirektör Genomföra en inventering av de kommunala lekplatserna i Vallentuna kommun samt ta fram strategier för kommunala lekplatser. Exploateringsavdelningen