Kommunikationsplan för biologiska institutionen, 2018

Biologiska institutionen Inger Ekström Informatör Kommunikationsplan för biologiska institutionen, 2018 Inledning En kommunikationsplan strukturerar vår kommunikation, gör den mer effektiv och ser till att vi använder rätt kanaler för att nå våra målgrupper. Den hjälper oss att tänka efter vad vi vill uppnå och vilka vi vill kommunicera med. Planen underlättar för oss att sträva mot samma mål och det blir tydligare vem som gör vad och när. Kommunikationsplanen visar den verksamhet institutionens kommunikatörer driver och stöttar. Utöver det som specifikt framgår i kommunikationsplanen hjälper vi till med rådgivning, stöd och support i kommunikationsfrågor. Kommunikationsverksamheten vid institutionen kan delas in i två huvudområden extern- och internkommunikation. Externkommunikationsområdet kan i sin tur delas upp i utbildnings- och forskningskommunikation. Institutionens kommunikationsarbete har sin utgångspunkt i samma värdegrunder och visioner som universitetets strategiska plan. Biologiska institutionens kommunikationsplan ska ses över en gång om året. Om behov finns kan vi upprätta enskilda kommunikationsplaner för större projekt eller evenemang. I början på 2018 har vi gjort en inventering av medarbetarnas syn på kommunikationen vid institutionen. På grund av detta har arbetet med att uppdatera kommunikationsplanen blivit fördröjt. Extern kommunikation Nuläge och bakgrund Tidigare saknade vår externa kommunikation en röd tråd, var spretig och bestod av olika delar som inte tog hänsyn till varandra: statisk information på externwebben, forskarnas egen spridning av forskningsresultat i sociala medier, forskningsresultat i pressmeddelanden från fakulteten, alumnkontakter på LinkedIn, studentinformation på Facebook och frågelåda för allmänheten, Fråga en biolog. Arbetet med att skapa en mer sammanhållen extern kommunikation pågår. En sammanhållen extern kommunikation kan också ge stöd åt åtgärderna i institutionens forskningsstrategi som till exempel: Institutionen ska underlätta rekrytering och mottagning av post docs. Postadress BOX 118, 221 00 Lund Besöksadress Ekologihuset, Sölvegatan 3 Telefon 046-222 40 88 E-post inger.ekstrom@biol.lu.se Webbadress www.biologi.lu.se/internt

2 Hjälp och understöd för web-baserad spridning av information inom och utanför institutionen är viktig. Vi ska uppmuntra och gynna yngre forskare som ordnar workshops och symposier och fortsätta att attrahera internationella symposier och konferenser till Lund. I och med anställningen av ytterligare en kommunikatör är institutionens externa forskningskommunikation inte lika spretig längre och vårt mediegenomslag har ökat både inom och utom Lunds universitet. Ett kontinuerligt flöde av biologinyheter ger en levande webbplats både på engelska och svenska och underlättar arbetet med sociala medier. Genom att fortsätta satsa på vår externa kommunikation bidrar vi även till den nya LU-gemensamma strategiska planens vision Lunds universitet är en förebild för hur framtidens kunskap skapas och förmedlas. I vår kommunikationsinventering anser de flesta att det är viktigast att synas i traditionella medier och på vår webb. Syfte och mål Syftet är att öka synligheten och kännedomen om institutionen och den forskning som bedrivs där. Lundabiologin ska alltid finnas som första alternativ hos forskare, studenter, media och allmänhet. Syftet är också att binda ihop kommunikationen och ge en samlad bild av biologi och visa att institutionen är en pålitlig och trovärdig källa. Samverkan och tredje uppgiften blir allt viktigare i jakten på anslag. En ökad synlighet i media gör det lättare att konkret visa på sådan erfarenhet. Målet är att ge fördjupad kunskap om biologi och vår verksamhet och göra det lätt för vetgiriga att hitta experter, fakta och nyhetstips. Kommunikationsarbetet ska underlätta för forskare att nå ut med sin forskning och skapa intresse för institutionen och vår utbildning och forskning. Målet är också att underlätta den tredje uppgiften och att skapa kontakter och samarbeten. Målgrupper Målgrupperna är forskare, studenter, alumner, media, anslagsgivare och allmänhet. De har alla olika behov och förkunskaper men det ska finnas något för alla i vår kommunikation. Forskare hitta andra forskare, se vad som publiceras, skapa samarbeten, nå ut med resultat och pågående forskning. Studenter Presumtiva studenter hitta kurser och info om vad vi kan erbjuda. Nuvarande studenter hitta information om sina studier här och vad som är på gång Alumner se vad som händer, skapa relationer med institutionen Media hitta experter och få nyhetstips

3 Anslagsgivare få en överblick och ett professionellt intryck av vår forskning Allmänheten nyfikna på biologi, ställa frågor och hitta svar på dem och fördjupning på biologiartiklar i media Budskap Vårt övergripande budskap är att vi har en bred verksamhet inom vilken vi är kompetenta experter. Vi förstår, förklarar och förbättrar vår värld och människors villkor. Effekten blir en ökad synlighet och tillgänglighet av vår verksamhet och på så sätt vill vi locka talangerna bland både studenter och forskare. Detta kan därför även bidra till att skapa nya samarbeten och leda till anslag. Kanaler För att få en sammanhållen och enhetlig kommunikation måste det vara klart vilken information som ska finnas och var den finns. Besökarna ska inte skickas runt till olika ställen utan att förstå hur de hänger ihop. Externwebb På vår externa webb ska finnas dels statisk information, dels mer dynamisk information i form av nyheter och kalendarier. Den statiska informationen ska handla om både utbildning och forskning. Utbildningsinformationen om våra kurser och deras innehåll ska vara fördjupad information som inte finns vare sig i LUBAS eller live@lund. Forskningsinformationen ska berätta om våra forskargrupper och deras projekt på ett populärvetenskapligt sätt för att kunna erbjuda fördjupning till besökare som blivit intresserade genom andra kanaler eller medier. Utbildnings- och forskningsinformationen ska finnas på både svenska och engelska. Dels för att vi är en myndighet och myndighetsspråket är svenska i Sverige, dels för att vi ska vara lätt sökbara i Google då svensktalande ofta söker på svenska. Med ett kontinuerligt nyhetsflöde visar vi oss som en aktiv institution i framkanten. En levande och uppdaterad externwebb visar att biologiska institutionen är en attraktiv arbetsplats både för studenter och forskare. LUCRIS LUCRIS är LUs forskningsdatabas. För att inte bara duplicera samma text som vi idag har på våra forskningswebbsidor kan vi flytta det innehållet till LUCRIS samtidigt som vi skriver om våra externa forskningswebbsidor på ett mer populärvetenskapligt sätt, förslagsvis genom att översätta de svenska webbtexterna. Att texterna är mer populärvetenskapliga underlättar även för forskare, vilka är målgruppen för våra engelska forskningswebbsidor. De kan snabbt få en överblick av vår forskning och om det är intressant, gå vidare till originalartiklarna eller mer vetenskaplig text i LUCRIS.

4 Facebook Grundutbildningens Facebookkonto har bytt namn till Biology Students in Lund. Vi har dessutom startat ett institutionskonto, Biologi, Lunds universitet. Här lägger vi ut forskningsnyheter på svenska och delar relevant information om vad våra forskare sysslar med. På grund av Facebooks ändrade algoritmer har det varit svårt att växa organiskt. I dagsläget lägger vi inte mycket tid på Facebook, utan delar endast nyheter med länk till vår svenska webb. Vi fortsätter på det här sättet tills vi vet mer om hur Lunds universitet kommer att arbeta med det centrala Facebookkontot. Twitter Institutionens Twitterkonto är omgjort från ett internt konto för institutionens medarbetare till ett konto för extern kommunikation på engelska. Våra twittrande forskare har efterfrågat ett institutionskonto att länka till. Kontot används framförallt till att föra ut forskningsnyheter och det knyter ihop våra twittrande forskare. Vi skapar ett nätverk där vi länkar till institutionens engelska forskningsnyheter och retweetar intressanta tweets från våra forskare. Annat som visat sig gå bra är tweets om lediga jobb. Institutionens twitterkonto fungerar bra och växer kontinuerligt organiskt. Instagram Grundutbildningen är på gång att starta upp ett Instagramkonto för och med studenter. Starten dröjer tills allt är klart med hur GDPR påverkar. Kontot kommer att visa studentlivet vid institutionen och kommer att ha gästgrammare. Fråga en biolog I en blogg svarar våra forskare på biologifrågor som allmänheten mejlar in. Språket är svenska. Frågelådan har även närvaro på Facebook och twitter. LinkedIn Studievägledarna jobbar idag aktivt med LinkedIn och alumner. Biologishowen Biologishowen är en fartfylld show för alla åldrar. Den finns i en barn- och en vuxenvariant. Showen med sina experiment, lockar till nyfikenhet och kunskap om biologiämnet redan i unga år. Showen medverkar bland annat på NMT-dagarna och Kulturnatten och åker på turné både inom och utom landet. LUM I biologiartiklar i Lunds universitets magasin LUM,som trycks i 14 000 exemplar berättar vi på ett intresseväckande sätt om institutionen och dess medarbetare, och på så vis ökar intresset för vår verksamhet. LUM når alla anställda på LU och nästan lika många externt. Genom att synas i LUM ökar vi synligheten och kännedomen om vad som händer och sker inom biologi både utom och inom universitetet.

5 Övrigt Förutom ovanstående deltar våra forskare, lärare och studenter även i: NMT-dagarna med föreläsningar för gymnasieungdomar, LUNE-dagarna med vetenskapsshower för grundskoleelever, Naturvetarstråket med experiment för allmänheten, Inspirationsdagar, öppet hus, utbildningsmässor och andra fakultetsgemensamma aktiviteter. Ovanstående aktiviteter syftar framförallt till att rekrytera studenter. Våra medarbetare föreläser även på Filosoficirkeln, Vetenskapsluncher, Forskarturnén och på andra ställen. Arbetsfördelning I första hand ska institutionens kommunikatörer sköta de sociala medierna, förutom de som vänder sig explicit mot studenter. Dem ska studievägledarna och studierektorerna ta hand om. Om intresse finns kan även tillfälliga twittrare och facebookare ta över kontona under, till exempel, en vecka. Inger Ekström är ansvarig för institutionens webbplatser och institutionens webbpublicister har hand om sina respektive forskargrupper och grundutbildningssidor. Webbpublicisterna har även utökade rättigheter i LUCRIS. Jan Olsson är ansvarig för mediekontakter, pressmeddelanden, webbnyheter, hjälp och stöd vid outreach och svensk forskningsinformation på webben. Jessica Abbott är ansvarig för frågelådan Fråga en biolog och har en panel av forskare till sin hjälp. Tid och frekvens Externwebben och LUCRIS ska uppdateras vid behov. Facebookinlägg görs när det finns en ny nyhet. Twittrar gör vi 2 3 gånger per vecka. Frågorna från Fråga en biolog besvaras så fort forskarna har tid. Utvärdering Antalet följare och interaktioner får mätas kontinuerligt. Genom Google Analytics kan vi se hur många besökare vår webb får från olika sociala medier. Vi kan också se hur många besökare vår externwebb och LUCRIS har, samt hur besökarna beter sig. Från och med 2018 får alla webbpublicister, studievägledarna, labbföreståndare och nyhetsjournalisten en Google Analytics-rapport varje månad. Konkret handlingsplan Populärvetenskapliga texter till våra svenska forskargruppwebbsidor finns nu på plats. Dessa texter kan skickas på översättning till engelska. Nuvarande forskningsinformation kan då flyttas över till LUCRIS. Arbetet med att få in texter till de personliga sidorna och därefter översätta dem fortsätter. De nya sociala mediekontona är skapade och igång. Än har vi inte provat att låna ut de institutionsgemensamma kontona, eller hört efter om det finns intresse för ett

6 tillfälligt övertag. Om intresse finns, måste vi skriva ihop instruktioner och föreskrifter för vad som gäller. Jan Olsson fortsätter att få ut institutionens forskning i media och sammanställa resultatet i ett för forskaren lätthanterligt format. Jan Olsson hjälper journalister att komma i kontakt med rätt forskare. Jan Olsson kan bistå med hjälp att förbättra och popularisera svenska sammanfattningar till ansökningar. Vid behov hjälper Inger Ekström till med externkommunikation i samband med konferenser, workshops och andra events. Exempel på detta är tillfälliga konferenswebbar, abstracthäften, affischer etc. Inger Ekström kan hjälpa till med illustrationer till ansökningar och stöd och support i kommunikationsfrågor. En gång om året går Inger Ekström igenom alla externa webbsidor, städar upp och ser till att allt fungerar. Innan den 25 maj bör webben vara genomgången med hänsyn till GDPR. GDPR kommer att medföra ytterligare översyn. Under 2018 kommer troligen den centrala webblösningen att uppgraderas. I samband med det kommer hela externwebben att behöva ses över så att allt fungerar som det ska.

7 Intern kommunikation Nuläge och bakgrund Internkommunikationen på institutionen består idag av intern webbplats, blogg, nyhetsbrev och e-postlistor. Dessutom möten på olika nivåer och i olika konstellationer. I samband med institutionssammanslagningen 2010 startades biologibloggen och nyhetsbrevet BioBullen. Internwebben kom till lite senare när arbetet att få ihop storinstitutionens alla webbplatser påbörjades. På internwebben finns ett kalendarium med det mesta som händer på institutionen. Syfte och mål Syftet med vår interna kommunikation är att skapa stolthet och stärka vi-känslan samt underlätta för personalen att veta vad som gäller på institutionen och vad som händer. På så vis blir det lättare att planera sin verksamhet. På en så här stor institution kan alla omöjligt gå på allting, men med hjälp av vår internkommunikation ska det ändå vara möjligt att följa vad som händer. Målet är att underlätta personalens arbete. Det ska vara lätt att hitta nödvändig information och personalen ska vara välunderrättad. Målet är också att inspirera till ytterligare aktiviteter. Målgrupp Målgruppen är all personal som arbetar på institutionen kortare eller längre tid. Budskap Budskapet är att vi är en aktiv institution som är stolt över att visa upp vår verksamhet. Effekten blir att fler vill synas och dela med sig av sin forskning och sina aktiviteter, och dessutom vill ordna fler aktiviteter. Kanaler Kanalerna för intern kommunikation är något lättare att hantera, men tydliggörs ändå nedan. Internwebb På vår internwebb ska det finnas information som underlättar personalens administrativa uppgifter vad gäller utbildning, forskning och kommunikation samt vad som gäller på institutionen angående IT, säkerhet och miljöarbete. Det ska också finnas information om vilka som sitter i vilka grupper samt protokoll och minnesanteckningar från dessa. På internwebben finns kalendarier där seminarier, disputationer möten etc anslås. Internwebben finns både på svenska och engelska. Biologibloggen Vi ska använda vår interna blogg för att berätta om saker som har hänt på institutionen. I text och bild beskriver vi kort vad som hänt så att de som inte hade

8 möjlighet att delta ändå blir informerade. Givetvis kan vi inte täcka allt, utan det är mest aktiviteter som ordnas av gruppen vetenskapliga aktiviteter (SACT) som vi skriver om. På bloggen hamnar också dagordningar och protokoll/minnesanteckningar från våra grupper och nämnders möten innan de läggs ut på vår internwebb. Vi presenterar även nya medarbetare och sabbatees på bloggen. Det finns möjlighet att kommentera inläggen på bloggen. Språket är blandat, det mesta är på svenska men en del är på engelska. Nyhetsbrev Vårt nyhetsbrev BioBullen kommer ut en gång i veckan, fredag förmiddag. Här beskriver vi kortfattat vad som händer veckan därpå seminarier, statistikservice, disputationer, möten och andra aktiviteter. Vi listar även institutionen och dess medarbetares genomslag i medierna. Både nationella och internationella medier av alla slag som nämner institutionen eller någon av dess medarbetare tas upp. BioBullen är på svenska, men med korta meningar och seminarietitlar på engelska. Det kan för våra internationella medarbetare vara ett tillfälle att lära sig lite svenska. E-post-listor Förutom enhets-/forskargruppsspecifika e-postlistor har vi två institutionsgemensamma e-post-listor, Anslagstavlan och Biologilistan, som ska nå alla medarbetare. På Anslagstavlan kan alla posta och nå alla. På Biologilistan kan endast ett fåtal personer posta. Biologilistan ska endast skicka ut sådan information som är mycket viktig och som rör alla på institutionen. Språket är blandat beroende på syfte och avsändare. Möten Enheterna, husen och forskargrupperna har olika varianter av informationsmöten. Emellanåt har prefekten stormöten för att berätta om institutionens tillstånd. Kommunikationsutbildning BLAM har en workshop om forskningskommunikation för att öka doktorandernas kunskaper och chanser att synliggöra sig och sin forskning. Arbetsfördelning Internwebb, blogg och nyhetsbrev sköts av Inger Ekström, med input från verksamheten. Intervjuer med sabbatees till bloggen görs av Jan Olsson. Jämställdhetsgruppen, prefekt och administrativ chef har behörighet att posta på bloggen. E-post-listorna administreras av IT-personalen. Jan Olsson och Inger Ekström håller i workshopen i forskningskommunikation på BLAM. Tid och frekvens Internwebben ska uppdateras vid behov. Blogginläggen sker när något händer och då så nära händelsen i tid som möjligt. Vid nya inlägg skickar bloggen ut ett e- post-meddelande om dagen vid fyra-tiden på eftermiddagen. Nyhetsbrevet kommer ut en gång i veckan på fredag förmiddag under terminstid, utom vid enstaka högtider/lov.

Utvärdering Med hjälp av Google Analytics kan vi se hur många besökare vi har på både internwebben och bloggen. Genom nyhetsbrevsprogrammet kan vi se hur många som öppnar mejlet och klickar på länkarna. Samma program skickar också ut mejl om nya blogginlägg, vilket också gör det möjligt att se hur många som öppnar mejlet. Kommunikationsinventeringen är en typ av utvärdering vi kan fortsätta att göra med jämna mellanrum. 9 Konkret handlingsplan Inger Ekström håller regelbunden översyn av statistik över internwebb, blogg och nyhetsbrev. Inger Ekström uppdaterar även kalendarierna regelbundet. Kommunikationsinventeringen visade att ytterst få använder de interna kalendarierna. För att öka kännedomen finns det numera en länk i BioBullen till kalendariet varje vecka. En gång om året går Inger Ekström igenom hela internwebben, städar upp och ser till att allt fungerar. I samband med det kommer det att gå ut en påminnelse till personer ansvariga för innehåll att se över det. I samband med avslutade interna sabbaticals kommer Jan Olsson att göra bloggintervjuer.