Ulricehamns kommun - vår heltidsresa Foto: Pricca studios/nuab.eu
Ulricehamns kommun 73 % heltidsanställning 2017 89 % heltidsanställning 2018 Foto: Jan Töve
Vart ska vi? Heltid ska bli norm på riktigt! Vi ska bli riktigt duktiga på att använda de personalresurser vi faktiskt har! Foto: Jan Töve
Allt hänger ihop Hela kommunen! Alla delar på en gång!
Hur började det? 2016-2017 Juni 2016 Beslut i KF Rätten till heltid 2017 Projektorganisation Undersöka, analysera Dec 2017 Beslut om Handlingsplan med Kommunal som gäller alla i Ulricehamn - delprocess
Förberedelser våren 2018 Mars Delprocess rätten till heltid Bemanningshandbok kommunövergripande April Hållbara scheman Kommunikationsplan Kompetensutvecklingsplan Maj Frågebatteri Definierat begrepp Juni Organisatoriskt stöd - beslut planeringsfunktionen; bemanningsenhet, schemastöd, systemstöd, processtöd
Process för Heltid som norm Rätten till heltid hur gör vi det utan att det kostar mer 1. Sammanställ önskad sysselsättningsgrad i förhållande till budget. +/- åa? 2. Sammanställ och analysera: All frånvaro Fyllnad och övertid Timanställda 3. Bedöm hur stor del av kostnaderna för tim, fyllnad och övertid som kan omvandlas till månadsanställningar (ökad arbetstid, fler anställda?) 4. Utarbeta modell för Heltid som norm utifrån: Bemanningshandbok Frågebatteri Definition av begrepp Definition hållbara scheman Handlingsplan Heltid som norm hur gör vi så att fler vill och orkar arbeta mer 1. Kartlägg hur vi arbetar idag 2. Kartlägg hur behoven faktiskt ser ut 3. Kartlägg antal delade turer och hur de är utformade- där dessa finns 4. Planera för att minimera de delade turer där dessa finns 5. Planera verksamheten utifrån ovanstående med målsättningen att uppnå hållbara scheman och en bibehållen kvalitet 6. Risk och konsekvensanalys 7. Beslut och genomförande 8. Följa upp och justera 5. Risk- och konsekvensanalys 6. Fatta beslut och ta fram genomförandeplan inkl tidsplan 7. Följ upp och justera
Bemanningshandbok Beskriver hur vi arbetar med kompetensförsörjning på kort och lång sikt. Tydliggör vår gemensamma bemanningsprocess, vilka roller som finns och vem som gör vad. Innehåller också kommunövergripande riktlinjer för bemanning och planering.
Hållbara scheman 8 timmars arbetspass är norm, exkl. rast Nattpassen är max 9,0 tim exkl. rast Rast ska vara norm och förläggas så att arbete inte utförs mer än 5 tim i följd Sträva efter att kvällspass inte ska följas av morgonpass Minst 11 timmars sammanhållen vila mellan passen Max 5 dagar i rad (gäller de som arbetar obekvämt). Sprid ut arbetsdagar och lediga dagar i schemat Medsolsrotation (fm em kväll) är bra men samma pass flera dagar i rad är att föredra (t.ex. kväll, kväll, kväll) Förordar sammanhållen arbetstid för alla i kommunen Chefen är ansvarig för att schemat blir hälsosamt Jourpass lyfts ut till särskilt arbete
Frågebatteri Handfast stöd för cheferna Alla frågor vara ställda och utredda innan genomförandet Överordnad chefs möjlighet att säkerställa att ett gediget förarbete gjorts innan förändringen Säkerställa delaktighet!! Innehåll: Rätten till heltid hur gör vi det utan att det kostar mer Handlingsplan Heltid som norm hur gör vi så att fler vill och orkar arbeta mer Hållbara schema Bemanningsbalans (är under utveckling) Definitioner
Ny databas i Time Care Vad gör vi nu? höst 2018 Översyn lokala kollektivavtal Bemanningshandbok - detaljerad inkl bemanningsprocess Ökad grundbemanning och samplanering Förbereda inför samplanering Arbetsgrupper delaktighet!
Nästa steg 2019 Planeringsfunktionen skarp drift Ekonomi - på lite annat sätt All planerad frånvaro in i schemat Hållbar schemaläggning Start välfärd 2019-04-22 Start förskola, kost, lokalvård, kultur och fritid 2019-09-01
Utmaningar Schemaförändringarna Kommunikation Förståelse Många delar som måste synkas i rätt ordning Förändringsmotstånd
Förändring Mediaanalys av heltidsprojekt visar på starka reaktioner Gammal kultur med bemanning utifrån medarbetarnas privatliv och önskemål krockar med en bemanning utifrån kundens behov Förändring leder till reaktioner det är mänskligt och helt normalt! Vi får aldrig alla med oss!
Framgångsfaktorer Kommunledningens engagemang och styrning Prioriterat Gott samarbete arbetsgivare fack Kommunikationsstöd Stödfunktionerna involverade Utbildning i bemanningsakademi Förbereda noga sedan genomföra Revidera längs vägen
Tack för oss! Kontaktuppgifter Susanne Åhman, Planeringschef Susannehelene.ahman@ulricehamn.se Mobil: 0766-436754 Therese Brunbäck, Kommunal Therese.brunback@ulricehamn.se Mobil: 0702-251363
Sammanfattning Två delprocesser Rätten till heltid (KF) Hur vi gör detta utan att det kostar mer Heltid som norm (SKL) Hur vi får fler att vilja och orka arbeta mer Styrande dokument Bemanningshandbok inkl. bemanningsprocess Hållbara scheman Stödjande dokument Frågebatteri Definitioner av begrepp Kompetensutveckling Bemanningsakademier Kompetensutvecklingsplan Kommunikation Kommunikationsplan Kommunikationsstöd Organisatoriskt stöd Planeringsfunktion på kommunledningsstaben Bemanningsenhet Stöd med schemaläggning Systemstöd Utbildning, utveckling och processtöd