SAMMANTRÄDESDATUM 2 februari 2018 HBS 2018/1 1 (15) Offentligt sammanträde Nej Sammanträdesdag 2 februari 2018 Tid och plats Klockan 08:30 09:45 Samordningsförbundet HBS kansli, Sördalavägen 22 a, Huddinge. Beslutande Ledamöter Frånvarande följande paragrafer Tjänstgörande ersättare Mats Einarsson (V), ordförande, Botkyrka kommun Gunilla Helmerson (M), 1:e vice ordförande Stockholms läns landsting Elisabeth Bovin-Exner (M), 2:e vice ordförande Salems kommun Eva Carlsson-Paulsén (M) Huddinge kommun Rikard Lingström 9-11 Monica Eriksson, Arbetsförmedlingen Arbetsförmedlingen Mathias Holmlund Försäkringskassan Närvarande ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Stig Bjernerup (L) Botkyrka kommun, Robert Aslan (S) Stockholms läns landsting, Patrik Robbertte (S) Salems kommun, Shewen Nysmed (S) Huddinge kommun och Monica Eriksson (Arbetsförmedlingen) 5-8. Se nästa sida Mathias Holmlund Justeringens tid Paragraf 1-11 7 februari 2018 Underskrifter Lars Axelsson Sekreterare Mats Einarsson Ordförande Mathias Holmlund Justerande Utdragsbestyrkande:
SAMMANTRÄDESDATUM 2 februari 2018 HBS 2018/1 2 (15) Styrelsen för samordningsförbundet Botkyrka, sammanträde den 2 februari 2018. Övriga närvarande Elin Asplund, förbundschef, samordningsförbundet HBS Lena Gladh, processledare, START Lars Axelsson, sekreterare, samordningsförbundet HBS Utdragsbestyrkande:
3 (15) BEVIS om justering av förbundsstyrelsen samordningsförbundet Botkyrka,, protokoll Justeringen har anslagits på kommunens anslagstavla Samordningsförbundet Botkyrka, har sammanträtt den 2 februari 2018 Protokollet har justerats den 7 februari 2018 Anslaget sattes upp den 8 februari 2018 Anslaget tas ner den 1 mars 2018 Den som vill läsa protokollet kan kontakta Förbundschef, samordningsförbundet Botkyrka, Underskrift
4 (15) Sammanträdesdatum 2 februari 2018 1 Paragraf Val av justerare Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att utse Mathias Holmlund (Försäkringskassan) att jämte ordförande Mats Einarsson (V) justera dagens protokoll.
5 (15) Sammanträdesdatum 2 februari 2018 2 Paragraf Godkännande av föredragningslistan Styrelsen beslutar att godkänna föredragningslistan till dagens sammanträde med följande ändring, punkt 3, Muntlig information från insats/projekt, flyttas till efter punkt 9, Anmälningsärenden. Ordförande Mats Einarsson (V) hälsar Eva Carlsson-Paulsén (M) från Huddinge kommun välkommen som ny ledamot i samordningsförbundets styrelse.
6 (15) 2 februari 2018 3 HBS 2018/7 Revidering av budget 2018 och finansiering av insatser och projekt 2018 Styrelsens beslut 1. Styrelsen godkänner föreslagna revideringar av budget 2018. 2. Styrelsen beslutar att godkänna ansökningar om medel till projekten och insatser under2018 med totalt 21 828 000 kr. 3. Styrelsen beslutar att uppdra åt förbundschef att upprätta nödvändiga avtal medhuvudmännen för respektive insats eller projekt. 4. Styrelsen beslutar att uppdra åt förbundschefen att ansöka om bidraget från Myndigheten för Ungdoms- och Civilsamhällesfrågor (MUCF) för en fortsättning av projektet Möjliggörarna. Sammanfattning I november 2017 fattade styrelsen beslut om budget och verksamhetsplan för 2018. I denna ingick förslag på finansiering av insatser och projekt som nu inkommit med reviderade uppgifter som föranleder revidering av antagen budget. Sammantaget innebär revideringen att finansiering av insatser och projekt minskar med ungefär 1 miljon kronor. De största avvikelserna beror på att psykiatriprojektet inte bedöms kunna genomföras under 2018 samt att ny insats som startar efter Slussen avser ansöka om mindre medel än avsatt i budget. Budget 2018 (tkr) Budgetpost Budget 2018 Reviderad budget Inbetalning huvudmännen 15 400 15 400 Intäkter ESF 5 500 5 500 Övriga intäkter (MUCF) 0 0 SUMMA intäkter 20 900 20 900 Utgifter Administration 2 224 2 224 Individinriktade insatser 20 435 20 048 Strukturinriktade insatser 2 940 1 780 Nya insatser 0 500 Summa kostnader 25 599 24 552 Resultat -4 699-3 652
7 (15) 2 februari 2018 3 forts. HBS 2018/7 Överläggning I ärendet yttrar sig Mats Einarsson (V) och Elin Asplund, förbundschef. Beslutet delges Respektive styrgrupp och projekt/insatsägare.
8 (15) 2 februari 2018 4 HBS 2018/8 Ansökan om projektmedel för att utveckla samverkan med utgångspunkt från metoden Supported Education Styrelsens beslut 1. Styrelsen beslutar att avsätta 1 825 000 kronor för metodprojekt för att utvecklasamverkan och Supported Education. 2. Styrelsen beslutar att uppdra åt förbundschef att upprätta nödvändiga avtal medhuvudmännen för respektive insats eller projekt. Sammanfattning Arbetsförmedlingen och Huddinge kommun har skrivit fram en ansökan om medel från Samordningsförbundet för att utveckla ett projekt som syftar till att stärka samverkan för att ge personer med låg utbildningsnivå möjlighet till studie- och yrkesvägledning samt stöd enligt metoden Supported Education. Överläggning I ärendet yttrar sig Mats Einarsson (V), Shewen Nysmed (S), Rikard Lingström (Arbetsförmedlingen), Mathias Holmlund (Försäkringskassan) och Elin Asplund, förbundschef. Beslutet delges Projekt och insatsägare
9 (15) 2 februari 2018 5 HBS 2018/10 Kanslitjänster 2018-2019 Styrelsens beslut 1. Styrelsen beslutar att godkänna förslag till köp av tjänst av Huddinge kommun avseende förbundschef, utvecklingsledare, utredare och administrativt stöd under 2018-2019. 2. Styrelsen beslutar att uppdra åt förbundschefen att upprätta nödvändiga avtal med Huddinge kommun för kanslitjänsterna. Sammanfattning För 2018 och 2019 föreslås kansliet bestå av motsvarande 3,5 heltidstjänster fördelat på en förbundschef (100 %), en utvecklingsledare (100 %) och en administratör (50 %) som köps via avtal från Huddinge kommun samt en tjänst i form av en utredare (100 %) som arbetar i det regionala MIA-projektet. Förbundet köper också tjänster i form av ekonomiadministration och sekreteraruppdrag från Huddinge kommun. Överläggning I ärendet yttrar sig Elin Asplund, förbundschef. Därefter avslutas överläggningen.
10 (15) 2 februari 2018 6 HBS 2018/11 Uppföljning av internkontrollplan 2017 Styrelsens beslut Styrelsen godkänner kansliets rapport, daterad 19 januari 2018, som uppföljning av interkontrollplan 2017. Sammanfattning Styrelsen beslutade 2016-03-17 om internkontrollplan för år 2016 och 2017. I bilagan redovisas uppföljning av denna internkontrollplan där följande områden för den interna kontrollen var prioriterade: 1. Bristande avvikelserapportering och prognosarbete i projekten/insatserna som påverkar Samordningsförbundets ekonomiska resultat. 2. Insatser finansierade av Samordningsförbundet är inte till nytta för medborgarna i deras rehabilitering (individen får inte rätt insats och möjlighet att arbeta/studera och egen försörjning ökar inte). 3. Insatser finansierade av Samordningsförbundet når inte deltagare i behov av samordnad rehabilitering. 4. Köp av tjänster i form av projekt och insatser utförs inte enligt avtal. 5. Inkorrekta utbetalningsunderlag. Överläggning I ärendet yttrar sig Elin Asplund, förbundschef. Därefter avslutas överläggningen. Beslutet delges Revisorerna för Samordningsförbundet Botkyrka, Huddinge, Salem
11 (15) 2 februari 2018 7 HBS 2018/6 Internkontrollplan för samordningsförbundet 2018 Styrelsens beslut Styrelsen godkänner förslag till interkontrollplan 2018. Sammanfattning Samordningsförbundets internkontrollplan avser lyfta fram hur risker i verksamheter ska hanteras i syfte att säkerställa att Samordningsförbundet uppnår sina mål. Under 2018 föreslås Samordningsförbundet särskilt prioritera följande risker i den interna kontrollen: - Insatser finansierade av Samordningsförbundets överensstämmer inte med uppsatta mål för verksamheten. - Insatser finansierade av Samordningsförbundets når inte deltagare i behov av samordnad rehabilitering. - Köp av tjänster i form av projekt/insatser utförs inte enligt avtal. - Avvikelser i redovisade och planerade insatser som påverkar Samordningsförbundets ekonomiska resultat. - Inkorrekta utbetalningsunderlag. Överläggning I ärendet yttrar sig Mats Einarsson (V), Gunilla Helmerson (M) och Elin Asplund, förbundschef. Därefter avslutas överläggningen. Beslutet delges Revisorerna för Samordningsförbundet Botkyrka, Huddinge, Salem
12 (15) 2 februari 2018 8 Anmälningsärenden Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att till protokollet anteckna nedanstående handlingar: a) Protokoll, förbundsstyrelsen Botkyrka, den 17 november 2017. b) Minnesanteckningar, förbundsstyrelsen Botkyrka, den 8 december 2017. c) Beredningsgruppens minnesanteckningar, samordningsförbundet Botkyrka,, den 19 januari 2018. d) Huddinge kommuns beslut om ny ledamot i styrelsen samordningsförbundet Botkyrka,. e) Protokoll från sammanträde, 2017-11-21, Föreningen Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) f) Styrelsens deltagande i konferenser, utbildningar och externa möten. - Nationella Rådets inbjudan till introduktionsutbildning den 24 april eller 9 oktober 2018. Beslut: Monica Eriksson (Arbetsförmedlingen) deltar den 24 april 2018 och Eva Carlsson-Paulsén deltar den 9 oktober 2018. - Nationella Rådets inbjudan till nationella FINSAM-konferensen Ett hållbart samhälle genom samverkan den 17-18 april 2018 Beslut: Mats Einarsson (V) och Mathias Holmlund (Försäkringskassan) deltar i konferensen den 17-18 april 2018. g) Skrivelse från samordningsförbundet VärNA, rörande ordförande i Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS).
13 (15) Sammanträdesdatum 2 februari 2018 9 Paragraf Information START stöd till arbete Lena Gladh, processledare, informerar styrelsen om ett projekt som erbjuder ett samordnat stöd och arbetsbefrämjande insatser för personer mellan 18 och 35 år med lindrig utvecklingsstörning, autism eller hjärnskador som förvärvats i vuxen ålder. START arbetar med metoden Supported Employment, samt med att matcha målgruppen till subventionerade anställningsformer som till exempel utvecklings- och trygghetsanställningar. Vid anställning erbjuds deltagarna fortsatt uppföljnings-stöd av START. START startade inom ramen för dåvarande Samordningsförbundet Botkyrka 2011. Från januari 2015 är START samfinansierat av samordningsförbundet, Botkyrka kommun och Arbetsförmedlingen. Huvudman för projektet är Botkyrka kommun Resultat 2017 61 deltagare varav 21 nyinskrivna 2017 37 deltagare har arbetat eller studerat (61 %)varav 14 avslutats till arbete och/eller studier under 2017 18 av 34 deltagare (53 %) har behållit din anställning i mer än 1 år Mål 2018 30 nya deltagare 85 % praktiserar och/eller arbetar och/eller studerar, minst 3 månader 50 % arbetar och/eller studerar 60 % av anställda behåller anställningen, minst 12 månader Överläggning Under informationen yttrar sig yttrar sig Mats Einarsson (V), Stig Bjernerup (L), Mathias Holmlund (Försäkringskassan) och Elin Asplund, förbundschef, Monica Eriksson (Arbetsförmedlingen). Därefter förklaras informationen avslutad.
14 (15) 2 februari 2018 10 a. Informationsärenden årsmöte för Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) Elin Asplund, förbundschef, informerar styrelsen om kallelse till NNS årsmöte den 17 april 2018, att motioner och förslag till valberedningen ska vara styrelsen tillhanda senas 6 mars 2018.
15 (15) 2 februari 2018 11 Övriga frågor Mats Einarsson (V) påminner om att de går bra att anmäla till kansliet om man föredrar ett digitalt utskick av kallelse och handlingar till styrelsens möten. Elin Asplund, förbundschef, informerar styrelsen om att förbundets projekt Möjliggörarna kommer att finnas med under Almedalsveckan 2018. Mattias Holmlund (Försäkringskassan) ställer fråga om den skrivelse som NNS skickat till SKL med förslag om att SKL tar på sig en tydligare roll av att stödja och utveckla Finsam genom en förändrad roll i Nationella Rådet har fått något svar. Elin Asplund, förbundschef, tar till sig frågan och återkommer med svar.