Granskning av hemtjänstens verksamhet

Revisionsrapport Granskning av hemtjänstens verksamhet Pajala kommun Christina Karlsson Jenny Krispinsson

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...4 2.1. Bakgrund...4 2.2. Revisionsfråga och kontrollmål...4 2.3. Metod och avgränsning...5 3. Granskningsresultat...6 3.1. Arbetsplaner och genomförandeplaner...6 3.1.1. Stickprov av arbetsplaner och genomförandeplaner...7 3.2. System för rapportering av utförd tid och insats...8 3.3. Rutiner och riktlinjer för avvikelser...9 3.4. Uppföljning av tid och insats...9 3.5. Vikarieanskaffning...10 3.6. Övriga granskningsiakttagelser...11 Christina Karlsson Projektledare Hans Forsström Uppdragsledare Pajala kommun

1. Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Pajala kommun har genomfört en granskning avseende kommunens hemtjänstverksamhet. Revisorernas bedömning av väsentlighet och risk har legat till grund för valet av granskningsinriktning. Inledningsvis kan konstateras att hemtjänstverksamheten i Pajala är förhållandevis dyr i förhållande till andra jämförbara kommuner och att socialnämnden inte har gjort någon djupare analys av orsakerna till den höga kostnaden. Vår sammanfattande bedömning är att socialnämndens interna kontroll inte är tillräcklig för att säkerställa att hemtjänstens mottagare får den tid/insats de är beviljade samt för att säkerställa att vikarier tas in i tillräcklig utsträckning för att möjliggöra verkställande av biståndsbeslut. Den sammanfattande bedömningen baseras på bedömningar avseende granskningens kontrollmål dessa redovisas nedan: Det finns fungerande system för hur personalen rapporterar utförd tid/insats hos brukare Vår bedömning är att det i flera avseenden saknas ett tillförlitligt system för att säkerställa att brukaren får beviljad tid och insats. Bedömningen bygger på/baseras på följande iakttagelser: Brukarens kontaktperson ansvarar för att beräkna hur mycket tid som behövs för varje insats hos brukaren vilket även diskuteras inom respektive hemtjänstgrupp. Den uppskattade tidsåtgången jämförs sedan med vad som framgår av brukarens arbetsplan och genomförandeplan och sammanställs en gång i månaden i en så kallad kundstatistik. Kundstatistiken bygger på personals uppskattade bedömningar av insatsernas tidsåtgång. Det är genom denna uppskattning möjligt att få indikatorer på hur mycket tid som läggs på respektive brukare men då detta system bygger på personalens uppskattning av tidsåtgång är det inte möjligt att verifiera att statistiken stämmer. Det är genom dessa uppskattningar inte heller säkerställt att brukarna får den tid och insats de är beviljade. Rutiner och riktlinjer finns för hantering av avvikelser från upprättad genomförandeplan och beviljad tid/insats Vår bedömning är att det finns tillräckliga riktlinjer och rutiner för hantering av avvikelser. Samtidigt visar granskningen att det finns brister gällande rapporteringen av avvikelser samt sammanställning och återkoppling av rapporterade avvikelser. Bedömningen bygger på/baseras på följande iakttagelser: Pajala kommun 1 av 12

Förekomsten av rutiner och riktlinjer för rapportering av avvikelser anser vi vara god, även om det genom granskningen framkommer ett behov av att förtydliga vad som räknas som avvikelser. Genom granskningen framkommer även ett behov av att ytterligare lyfta fram vikten av att upprätta avvikelser. De två senaste åren har inga sammanställningar gjorts avseende de avvikelser som lämnats in. Vi ser här ett behov av att kontinuerligt göra sammanställningar och analyser av avvikelser samt att sedan återkoppla dessa sammanställningar och analyser till verksamheterna. Uppföljning och analys sker av genomförd tid/insats i förhållande till upprättad genomförandeplan Vår bedömning är att uppföljning och analys av genomförd tid/insats till viss del tillräcklig. Uppföljning av arbetsplan och genomförandeplan görs men den uppskattade beräkningen av tidsåtgång per insats ger inte förutsättningar för en tillräcklig uppföljning. Bedömningen bygger på/baseras på följande iakttagelser: Enligt de stickprov som gjorts avseende arbetsplaner och genomförandeplaner framgår att samtliga brukare har en arbetsplan och att nästan alla brukare även har en tillräcklig genomförandeplan. Uppföljning och analys av beviljad tid/insats sker i viss utsträckning genom årlig uppföljning av brukares arbetsplan och genomförandeplan samt de möten som respektive hemtjänstgrupp har med biståndshandläggare. I övrigt kan vi genom granskningen inte se att någon strukturerad och samordnad uppföljning av beviljade insatser genomförs i nuläget. Den statistik som förs avseende tidsåtgång för respektive brukare kan enligt vår bedömning ej ses som ett tillräckligt underlag för att göra uppföljningar av beviljad tid/insats kontra utförd tid/insats. Detta eftersom denna statistik bygger på uppskattad tidsåtgång och inte på någon mer exakt mätning av genomförd tid eller insats. Vikarier tas in i tillräcklig utsträckning för att möjliggöra verkställande av biståndsbeslut Vår bedömning är att den interna kontrollen avseende vikarieanskaffningen inte är tillräcklig för att säkerställa att vikarier tas in för att möjliggöra verkställande av biståndsbeslut. Bedömningen baseras på följande iakttagelse: Genom granskningen framkommer att vikarieanskaffningen är väldigt tidskrävande inom hemtjänsten, mycket av enhetschefernas tid går ut på att söka vikarier. Detta ska i framtiden lösas genom en central funktion för vikarieanskaffning samt införande av ett nytt datorstött system inom området. Pajala kommun 2 av 12

Socialnämnden har under våren fatta beslut om att personal inom hemtjänsten inte ska ersättas med vikarie under den första dagen av frånvaro. Detta uppges vara svårt att följa då det ofta finns synnerliga skäl för att ta in personal för att verksamheten ska gå runt. Ordinarie personals frånvaro ersätts dock inte alltid timme mot timme, går arbetspass att korta ned eller strykas så görs detta i första hand. Rekommendationer Beaktat detta lämnas följande rekommendationer för att säkerställa socialnämndens interna kontroll avseende att hemtjänstmottagare får den tid/insats de är beviljade samt att vikarier tas in i tillräcklig omfattning för att möjliggöra verkställande av biståndsbeslut: Att system och/eller former för arbetssätt, som genom en mer tillförlitlig metod än uppskattade beräkningar, utarbetas för att säkerställer att brukarna får den tid/insats de är beviljade Att rutiner för sammanställning och återkoppling avseende avvikelsehantering utvecklas, både inom respektive hemtjänstgrupp men även övergripande för hela hemtjänstens verksamhetsområde Att det inom hemtjänsten i högre grad genomförs uppföljningar som syftar till att tillförsäkra den enskilde brukarens möjlighet att få det bistånd denne har beviljats. Detta eftersom avsikten med den utförda insatsen så långt det är möjligt ska motsvara det beviljade stödet i innehåll och omfattning Att former för rekrytering av korttidsvikarier inom hemtjänsten utarbetas för att få en mer effektiv process för vikarieanskaffning i kommunen. Utöver detta ser vi även ett behov av att ta fram en rutin som säkerställer att vikarier tas in i tillräcklig utsträckning Utöver dessa rekommendationer vill vi i sammanhanget även ge socialnämnden rekommendationen att genomföra analys av kostnader inom hemtjänstens organisation, med tillhörande biståndsbedömning, för säkerställa att kostnadseffektiviteten inom hemtjänstverksamheten i kommunen är god. Vi vill även rekommendera nämnden att se över behovet av rutiner som säkerställer överföringen av ett ärende från myndighetsutövning till verkställighet. Pajala kommun 3 av 12

2. Inledning 2.1. Bakgrund Revisorerna i Pajala kommun har i 2013 års revisionsplan beslutat att granska socialnämndens hemtjänstverksamhet (ordinärt boende). Valet av granskningsinsats har skett utifrån en bedömning av risk och väsentlighet. En stigande andel äldre människor i samhället medför utmaningar och en ökad arbetsgrad för äldreomsorgen i kommunen. I Pajala är omkring 31,5 procent av befolkningen 65 år eller äldre. Detta ställer bland annat krav på en effektiv och välfungerande hemtjänst. För att kunna bedriva en sådan verksamhet krävs att socialnämnden kan kontrollera att brukarna får de insatser och den tid de är beviljade. Enligt 4 kap. 1 Socialtjänstlagen har den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få de tillgodosedda på annat sätt rätt till bistånd av socialnämnden för sin försörjning och livsföring i övrigt. Biståndet ska utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv. Hemtjänstinsatser skall ges till människor som på grund av sjukdom, fysiska, psykiska och/eller sociala funktionshinder eller annan orsak behöver stöd och hjälp i den dagliga livsföringen. Hjälp i hemmet syftar till att underlätta den dagliga livsföringen i den egna bostaden och bidra till ökad trygghet och kvarboende. Hjälp i hemmet består av individuellt behovsprövade insatser i form av personlig omvårdnad, exempelvis hjälp med personlig hygien, samt service i form av hjälp med bland annat städ, tvätt och matdistribution. För att kunna verkställa biståndsbeslut avseende hemtjänstinsatser krävs att socialnämnden tar in vikarier när verksamheten så kräver, exempelvis vid ordinarie personals frånvaro eller vid arbetsanhopningar. 2.2. Revisionsfråga och kontrollmål Granskningens revisionsfråga är om socialnämnden genom tillräcklig internkontroll säkerställer att hemtjänstens mottagare får den tid/insats de är beviljade samt att vikarier tas in i tillräcklig utsträckning för att möjliggöra verkställande av biståndsbeslut? För att besvara den övergripande revisionsfrågan har följande kontrollmål varit styrande för granskningen: Det finns fungerande system för hur personalen rapporterar utförd tid/insats hos brukare Rutiner och riktlinjer finns för hantering av avvikelser från upprättad genomförandeplan och beviljad tid/insats Pajala kommun 4 av 12

Uppföljning och analys sker av genomförd tid/insats i förhållande till upprättad genomförandeplan Vikarier tas in i tillräcklig utsträckning för att möjliggöra verkställande av biståndsbeslut 2.3. Metod och avgränsning För denna granskning har 14 personer som dagligen arbetar med frågor som berör hemtjänsten i Pajala kommun intervjuats, fördelat på funktionerna avdelningschef för äldreomsorgen, biståndshandläggare, enhetschefer samt undersköterska. I kommunens sex hemtjänstgrupper har fem stickprov av arbetsplaner och genomförandeplaner per hemtjänstgrupp utförts. Syftet med dessa stickprov var att undersöka om sådana planer finns upprättade för brukarna och om uppföljning och analys sker i förhållande till genomförd tid och insats. Totalt har 30 stickprov tagits av arbetsplaner och genomförandeplaner. Granskning av dokumentation kring hemtjänsten/ordinärt boende i Pajala har genomförts och i denna granskning har även en genomgång av socialnämndens protokoll ingått. I dokumentgranskning har följande dokument granskats: Rutin för hantering av Avvikelser och Fel & Brister Blankett Händelse som skadat eller kunnat skada brukare Rutin vid Tillsvidare-/Tidsbegränsade beslut Rutin Teamträffar mellan Biståndshandläggare och Hemtjänst Verksamhetsberättelse år 2012 för Äldreomsorgen Verksamhetsplan år 2013 Äldreomsorgen i Pajala kommun Rutiner handläggning och verkställighet inom hemtjänsten Hantering av insatser i övrigt Riktlinjer vid biståndsbeslut och verkställighet inom hemtjänsten Granskningen avgränsas till personer över 65 år som beviljats hemtjänstinsatser. Pajala kommun 5 av 12

3. Granskningsresultat 3.1. Arbetsplaner och genomförandeplaner I Pajala kommun arbetar tre biståndshandläggare fördelat på 2,5 heltidstjänster med biståndsbedömning mot ordinärt boende. Biståndshandläggarna arbetar med att utreda, bedöma och fatta beslut om insatser. Biståndshandläggarna upprättar därefter arbetsplaner för de individer som beviljats hemtjänst. Arbetsplanerna och beslutet skickas till berörd enhetschef och vidarebefordras sedan till personal inom den hemtjänstgrupp som ska verkställa beslutet. Genom intervjuer framkommer att biståndshandläggarna inte får någon bekräftelse på att uppdraget har verkställts sedan det gått i väg till enhetschef och hemtjänstgrupp. Biståndshandläggarna uppger att de har fullt förtroende för att hemtjänstens personal verkställer deras beslut, men att en sådan bekräftelse ytterligare skulle kunna minska risken för att ett ärende faller mellan stolarna på sin väg mellan myndighetsutövning och verkställande. Genom granskningen framkommer vidare att biståndshandläggarna anser sig ha tillräckligt med rutiner och riktlinjer som stöd vid bedömning och beslut. Genom flertalet intervjuer framkommer indikationer på att det i Pajala kommun tenderar att finnas en kultur som innebär att brukares önskemål om insatser ofta tillgodoses. Om en enskild brukare är i behov av mer än 35 omsorgstimmar per vecka försöker biståndshandläggarna framhålla möjligheten till en plats på ett särskilt boende i stället för hemtjänst. Vill den enskilde trots ett stort omsorgsbehov bo kvar hemma avslås inte en sådan begäran om hemtjänstinsatser. Genom intervjuerna framkommer även en bild av att biståndsbedömningen inom kommunens äldreomsorg är relativt generös och att det varit så sedan några år tillbaka. Den enskilde beviljas ofta, så långt det är möjligt, de insatser som denne ansöker om. Hos verkställigheten upplevs att den enskilde till en början ofta har ett omfattande beslut med många insatser som sedan får trappas ned. Sammanfattningsvis kan sägas att flertalet intervjuade lyfter fram den omvårdnad som ges inom hemtjänsten i Pajala som bra och generös. Efter att biståndshandläggare fattat beslut avseende beviljande av hemtjänstinsatser och en arbetsplan tagits fram skapas grunden för en individuell omvårdnad i en genomförandeplan. Arbetet med genomförandeplaner förutsätter ett förhållningssätt där omsorgen och de sociala aspekterna värderas lika högt som vården av de äldre. Arbetet med genomförandeplaner och uppföljning av dessa i form av kontinuerliga uppföljningsmöten ska vidare utgöra en grund för delaktighet och en individanpassad vård och omsorg. Inom hemtjänsten i Pajala kommun ligger ansvaret för att upprätta genomförandeplaner ytterst på enhetschefen i respektive hemtjänstgrupp. Detta uppdrag är dock delegerat till brukarens stödperson, som tillsammans med brukaren tar fram denna plan. Ibland diskuteras även innehållet i genomförandeplaner vid respektive hemtjänstgrupps arbetsplatsträffar. Utgångspunkten i genomförande- Pajala kommun 6 av 12

planen är vad den enskilde klarar själv och vad denne behöver hjälp med. Vanligtvis skriver brukaren sedan under genomförandeplanen som förvaras hemma hos brukaren i en brukarpärm samt hos hemtjänstgruppen. Genomförandeplanen uppdateras vid behov av brukarens stödperson. Sedan en tid tillbaka ska genomförandeplanen även skickas till biståndshandläggarna, vilket än så länge uppges ske i varierad utsträckning. I det fall där en genomförandeplan ej tagits fram uppges detta bero på tidsbrist och/eller varierat intresse hos den personal som fungerar som stödperson. Genom Tabell 1 nedan framkommer det sammantagna resultat av utförd stickprovsgranskning av arbetsplaner och genomförandeplaner hos de sex hemtjänstgrupperna i kommunen. 3.1.1. Stickprov av arbetsplaner och genomförandeplaner Total har hemtjänsten i Pajala omkring 189 brukare, siffran varierar på grund av tillkomst och bortfall av brukare samt sjukhusvistelser. I Pajala finns sex hemtjänstgrupper, varav den största, Pajala C, är uppdelad i syd och nord. Detta för att få en bättre personalkontinuitet hos brukarna. Hemtjänstgrupperna Aareavaara och Kitkiöjärvi utgör tillsammans Muoniodalen och fungerar som två hemtjänstgrupper men har gemensam budget. Inom ramen för denna granskning har trettio slumpmässiga stickprov på arbetsplaner och genomförandeplaner gjorts, fem per hemtjänstgrupp. Denna stickprovsgranskning visar att samtliga brukare har en upprättad arbetsplan och att 28 av dessa även har en genomförandeplan, se Tabell 1 nedan. Två av brukarna saknar genomförandeplan och utöver detta vill vi i sammanhanget även lyfta fram att flera av de genomförandeplaner vi granskat kan anses som på gränsen till otillräckliga då innehållet i dessa är relativt torftigt. För att en genomförandeplan ska kunna anses som tillräcklig ska den utgå från arbetsplanen, som redogör för vilka insatser som beviljats, och bör mer specifikt beskriva hur och när insatserna ska utföras. Tabell 1. Stickprov hemtjänsten Brukare Hemtjänstgrupp Arbetsplan Genomförandeplan Brukare 1 Junosuando Ja Ja Brukare 2 Junosuando Ja Ja Brukare 3 Junosuando Ja Ja Brukare 4 Junosuando Ja Ja Brukare 5 Junosuando Ja Nej Brukare 6 Korpilombolo Ja Ja Brukare 7 Korpilombolo Ja Ja Brukare 8 Korpilombolo Ja Ja Brukare 9 Korpilombolo Ja Ja Brukare 10 Korpilombolo Ja Ja Brukare 11 Muoniodalen Ja Ja Pajala kommun 7 av 12

Brukare 12 Muoniodalen Ja Ja Brukare 13 Muoniodalen Ja Ja Brukare 14 Muoniodalen Ja Ja Brukare 15 Muoniodalen Ja Ja Brukare 16 Pajala C Ja Ja Brukare 17 Pajala C Ja Ja Brukare 18 Pajala C Ja Ja Brukare 19 Pajala C Ja Ja Brukare 20 Pajala C Ja Ja Brukare 21 Tärendö Ja Ja Brukare 22 Tärendö Ja Ja Brukare 23 Tärendö Ja Ja Brukare 24 Tärendö Ja Nej Brukare 25 Tärendö Ja Ja 3.2. System för rapportering av utförd tid och insats I Pajala kommun skiljer sig tillvägagångssättet avseende den dagliga planeringen av insatser åt mellan hemtjänstgrupperna. I en del hemtjänstgrupper sköter planeringsansvariga ur personalgruppen planeringen medan planeringen hos andra grupper sköts av enhetschefen. Det finns inget datorstöd eller enhetligt system för den dagliga planeringen hos hemtjänstens verksamhet. Hemtjänstgrupperna använder sig i stället av egna system för planering, antingen för hand via papper och penna eller via dator. Avsaknaden av ett enhetligt system samt ett datorstött program för den dagliga planeringen medför vissa svårigheter kring att få en översiktlig bild av planeringen inom hemtjänsten i kommunen. Personal inom hemtjänstgrupperna anser dock att nuvarande egna system för planering fungerar bra, även om det alltid finns en viss rädsla att missa eller glömma någon kund. Genom intervjuer framkommer att det har hänt att brukare glömts bort vid planeringen och därmed blivit utan insatser från hemtjänsten. Den ur personalgruppen som fungerar som stödperson för en brukare ansvarar för att beräkna hur mycket tid som behövas för varje insats hos brukaren. Detta tas sedan upp till diskussion i respektive hemtjänstgrupp för att säkerställa att all personal har ungefär samma syn på hur lång tid en brukare behöver för respektive insats. Den beräknade tidsåtgången jämförs sedan med vad som framgår av brukarens arbetsplan och genomförandeplan. Tidsåtgången sammanställs sedan månadsvis för varje brukare i en kundstatistik. För varje hemtjänstgrupp tas sedan en månadsstatistik fram av den statistikansvarige i personalen, där sammanställs samtliga brukares tidsåtgång liksom antal personaltimmar. Månadsstatistiken för respektive hemtjänstgrupp går till kommunens äldreomsorgschef och räknas sedan samma till en gemensam statistik för hela hemtjänsten. Denna statistik tar sedan socialnämnden del av. Återkoppling av månadsstatistiken kommer till hemtjänstgrupperna två gånger per år och visar effektiv tid hos brukarna. Pajala kommun 8 av 12

Inom hemtjänsten är målet att hålla sig runt 65-70 % effektiv tid som läggs på brukarna. Resterande tid uppges gå till bilkörning och administration. Statistiken bygger dock på uppskattade beräkningar som hemtjänstens personal gör av insatsernas tidsåtgång. Det är genom denna uppskattning möjligt att få vissa indikatorer på hur mycket tid som läggs på respektive brukare men eftersom detta system bygger på personalens uppskattning av tidsåtgång är det inte möjligt att verifiera att statistiken stämmer. Det är genom dessa uppskattningar inte heller säkerställt att brukarna får den tid och insats de är beviljade. Vidare kan den metod som används för att beräkna tidsåtgång ses som relativt tidskrävande för personal inom hemtjänstgrupperna. 3.3. Rutiner och riktlinjer för avvikelser Förekomsten av rutiner och riktlinjer för rapportering av avvikelser anses överlag vara god inom hemtjänstverksamheten i Pajala. Genom intervjuer framkommer dock ett behov av att ytterligare förtydliga vad som räknas som avvikelser. Hos hemtjänstgrupperna är klagomål och avvikelser en fast punkt på dagordningen under arbetsplatsträffarna och enhetscheferna uppmuntrar och påminner om vikten av att rapportera avvikelser. Trots detta varierar antalet avvikelser i perioder och mellan hemtjänstgrupperna. De avvikelser som dokumenteras skickas sedan till kommunens äldreomsorgschef. Genom intervjuer framgår att rapporteringen och sammanställningen av avvikelse har fungerat bättre tidigare och att det inte gjorts några sammanställningar de två senaste åren. Avvikelser ses som bra underlag och målsättningen är, enligt intervjuade, att åtgärda brister avseende sammanställningen av inkomna avvikelser. Biståndshandläggarna uppger att de gärna vill ta del av sammanställningar på avvikelser för respektive brukare, detta som ett underlag att använda vid ombedömningar och uppföljningar. Sammanställning på avvikelser uppges även vara viktiga att ha för biståndshandläggarna om anhöriga inkommer med klagomål om att en brukare exempelvis inte fått duscha. Det är då bra för biståndshandläggarna att kunna påvisa om den enskilde själv sagt bort hjälpen. 3.4. Uppföljning av tid och insats Vid ett nytt ärende gör biståndshandläggare en uppföljning efter ca en månad och sedan sker uppföljning/ombedömning årligen, vid mer osäkra ärenden sker uppföljning tätare än en gång per år. Biståndshandläggarna följer upp varje brukares arbetsplan och framhåller att uppföljningen underlättas om de fått till sig brukarens genomförandeplan innan uppföljningen. Biståndshandläggarna försöker föra kontakt med brukarens stödperson och det händer att stödpersonen medverkar vid uppföljningen/ombedömningen. I dagsläget finns de flesta genomförandeplanerna i pappersformat på hemtjänstlokalerna, vilket medför att biståndshandläggarna ibland har svårt att använda dem vid uppföljning. Genom intervju framkommer att genomförandeplanerna ska införas i verksamhetssystemet under detta år för att underlätta biståndshandläggarnas uppföljning. En ny genomförandeplan följs upp vid nästa arbetsplatsträff hos berörd hemtjänstgrupp. Om inget speciellt inträffar följer vårdpersonal sedan upp Pajala kommun 9 av 12

innehållet i genomförandeplanerna årligen och stödpersonen ansvarar för att denna uppföljning blir av. Träffar där vårdpersonal och biståndshandläggare gör gemensamma uppföljningar avseende brukarna och deras insatser hålls ca en gång i kvartalet. Vid förändringar hos brukare mellan dessa möten ringer personal till biståndshandläggare och ibland tar även enhetscheferna kontakt med biståndshandläggarna i dessa frågor. Genom granskningen framkommer ett visst behov av att utveckla samarbetet mellan några av hemtjänstgrupperna och biståndshandläggarna. En bättre kontakt mellan dessa parter skulle kunna medföra lösningar som exempelvis innebär förändringar av insats i stället för att ytterligare en insats läggs till. I övrigt har vi genom granskningen inte kunnat se att det görs någon ytterligare uppföljning som säkerställer att brukarna får den tid och insats de är beviljade. 3.5. Vikarieanskaffning Genom granskningen framkommer att vikarieanskaffningen är väldigt tidskrävande inom hemtjänsten i Pajala kommun. Mycket av enhetschefernas tid går åt till att söka vikarier. Vid planerad frånvaro ansvarar enhetscheferna för vikarieanskaffningen medan personal ofta tar hand om den akuta frånvaron inom sin hemtjänstgrupp. Det finns ingen dokumenterad rutin för hur vikarieanskaffningen ska gå till utan det fungerar idag som en utarbetat praxis hos respektive hemtjänstgrupp. Det finns en prioriteringslista som visar vilka vikarier som ska ringas först samt vilken ordinarie personal som kan arbeta fyllnadstid. Enhetscheferna har rätt att beordra ut ordniarie personal vid frånvaro, är enhetschefen inte i tjänst sköter respektive grupp om att berodra ut personal. Den 27:e mars 2013 fattade socialnämnden i Pajala beslut om att personal inom hemtjänsten inte ska ersättas med vikarie under den första dagen av frånvaro. Detta uppges vara svårt att följa enligt de intervjuade, då det ofta finns synnerliga skäl för att ta in personal för att verksamheten ska gå runt. Går dock planeringen runt utan vikarie så tas ingen vikarie in för den frånvarande. Ordniarie personals frånvaro ersätts inte alltid timme mot timme, går arbetspassen att korta ned så görs detta när vikarie tas in. Under sommarsemestrarna uppges det vara vanligt att turer kortas ned och att vikarier går färre procent än den som de vikarierar för. Samtidigt framhålls en risk med att halka efter med exempelvis duschar och städ när inte vikarier tas in vid frånvaro av ordniarie personal. Tas vikarier inte in prioriteras insatser bort och insatser samlas på hög, och vikarier måste sedan tas in vid ett senare tillfälle för att klara de ansamlade behoven.vid de tillfällen då vikarier inte finns att tillgå, eller när de inte tas in av en annan anledning, prioriteras insatser som mat, medicin och hygien först medan exempelvis städ flyttas till en annan dag. Personal inom hemtjänstgrupperna är väl medvetna om denna prioriteringsordning. Idagsläget är det som tidigare nämnt relativt svårt att få tag i vikarier inom hemtjänsten och det tar mycket av enhetschefernas tid. Ofta är det pensionärer som kommer in och jobbar. Genom intervju framhålls att någon inom kommuen inom en snar framtid ska få i uppdrag att fungera som vikariesamordnare. Innan Pajala kommun 10 av 12

årsskiftet finns även förhoppningar om att IT-verktyget Time Care ska införas, vilken innehåller en vikariemodul som kan underlätta vikarieanskaffningen. 3.6. Övriga granskningsiakttagelser Genom granskningen framkommer ett antal övriga iakttagelser som kortfattat beskrivs i detta avsnitt. Dessa granskningsiakttagelser berör främst kostnader för hemtjänsten samt dess effektivitet. Mätt i kostnad per brukare är hemtjänsten i Pajala relativt dyr jämfört med andra glesbygdskommuner i Sverige. Enligt jämförelser i Kolada 1 hade Pajala för 2011 en kostnad på 250 695 kr per brukar inom hemtjänsten. För 2012 har siffran sjunkit något till 244 460 kr per brukare. I Tabell 2 nedan följer en sammanställning över kostnad per brukare inom hemjtänstens verksamheter hos glesbygdskommuner. Genom tabellen framkommer att gledbyggdskommunerna i snitt hade en kostnad per brukare på 159 345 kr under 2011, vilket är 91 350 kr mindre per brukare än i Pajala. Tabell 2. Kostnad per brukare Kommun 2008 2009 2010 2011 2012 Bräcke 192 360 97 522 167 658 203 340 Dals-ED 133 607 91 346 155 317 122 037 181 947 Ljusdal 159 753 108 478 92 346 94 828 Nordanstig 165 624 203 806 149 343 167 198 Nordmaling 191 748 157 669 142 068 178 979 126 582 Pajala 0 218 186 250 695 244 460 Ragunda 129 822 99 648 127 240 154 369 157 368 Robertsfors 134 146 82 860 86 577 86 605 Sollefteå 146 555 117 616 126 791 154 116 156 710 Sorsele 186 017 0 156 921 142 419 Strömsund 187 163 166 326 179 234 222 976 Torsby 188 066 169 393 151 323 154 525 162 970 Vansbro 185 874 144 260 169 440 172 738 Vilhelmina 184 864 169 503 199 421 182 338 1 Kommun- och landstingsdatabasen Kolada ägs av den ideella föreningen Rådet för främjande av kommunala analyser (RKA). Svenska staten och Sveriges Kommuner och Landsting är föreningens medlemmar. I Kolada finns möjlighet att följa och jämföra kommuner och landstings verksamheter från år till år genom nyckeltal. Pajala kommun 11 av 12

Vindeln Ånge Årjäng Åsele Överkalix Övertorneå Glesbygdskommuner 161 091 161 297 152 821 239 959 113 650 158 827 204 021 118 262 123 582 263 583 176 694 156 722 177 186 173 188 94 655 80 275 45 145 146 450 128 490 110 727 91 786 113 019 104 402 80 074 110 235 131 171 140 535 102 142 159 323 121 524 141 670 159 345 184 969 Kommentar: För de tomma fälten saknas siffor. Källa: Kolada 2 I kommunes årsredovisning för 2011 framgår att kostnaden per brukare då var 176 908 kr. Att denna siffra misstämmer med de som redovisas i Kolada beror, enligt ekonomikontoret i Pajala kommun, på att några av de kostnader som räknas med i Kolada inte räknas med i de sammanställningar som kommunen gör i sin årsredovisning. Kommunen har i sin årsredovisning exempelvis inte räknat med kostnader för lokaler samt personal från gemensamma verksamheter som bland annat ekonomi och IT. För 2013 ingår äldreomsorgen i Pajala för första gången i Ensolutions 3 kostnad per brukare. Genom intervjuer lyfts fram att Enslutions mätningar avseende kostnad per brukare delvis visar andra siffror än Kolada. Enligt dessa mätningar är kostnaden per brukare något lägre än vad Kolada visar. I Tabell 2 samt genom intervjuer framkommer att Pajala kommun har haft jämförelsevis höga kostnader för hemtjänstens verksamhet under ett antal år. Vi har genom denna granskning inte kunnat se att socialnämnden har gjort någon djupare analys av varför kostnaderna är höga. Flertalet intervjuade lyfter fram de långa avstånden i kommunen som en bidragande orsak till kostnadsläget. Andra orsaker som lyfts fram är brister i effektivitet samt en, som tidigare nämnt, god och generös omvårdnad. I Pajala kommuns hemtjänstverksamhet råder för närvarande vikariestopp, utbildningsstopp samt inköpsstopp för att komma tillrätta med höga kostnader inom verksamheten. Genom granskningen framkommer även att det inte görs någon skillnad mellan taxa på serviceinsatser och omsorgsinsatser. Till exempel ingår städoch inköp i hemtjänstinsatserna. Vidare lyfts fram att kommunen har tre nivåer för avgifter inom hemtjänsten, vilket genom intervjuer inte uppges vara optimalt då det händer att brukare anser sig behöva extra insatser för att de inte påverkar den avgiftsnivå som brukaren redan ligger på. 2 http://www.kolada.se/index.php?fp=1&page=workspace/nt 3 http://www.ensolution.se/pages.aspx?r_id=24546 Pajala kommun 12 av 12