INTRODUKTION TILL GIVA SVERIGE:S KVALITETSKOD Inledning Syftet med Giva Sveriges Kvalitetskod är att skapa ett ramverk för etisk, transparent och professionell insamling av gåvor och bidrag. Kvalitetskoden kan ses som en branschkod för insamlande organisationer. Rapporteringen kopplad till Giva Sveriges kvalitetskod ska stärka Giva Sveriges medlemmars arbete med etik, ekonomi, effektmätning samt intern kontroll och styrning och därigenom bidra till ett starkt och långsiktigt förtroende för insamlande organisationer i Sverige. Ett högt förtroende bidrar till en ökad givarvilja, vilket i sin tur skapar resurser för att uppnå organisationernas ändamål. Kvalitetskodens omfattning Kvalitetskoden omfattar fyra viktiga områden som bidrar till att organisationer kan bedriva etisk, transparent och professionell insamling: 1. Övergripande riktlinjer för insamling av gåvor 2. Riktlinjer för effektrapportering 3. Styrande riktlinjer för årsredovisning enligt K3 4. Riktlinjer för intern kontroll och styrning Kvalitetskodens innehåll och omfång beslutas av föreningsstämman. Föreningsstämman beslutar även vilka delar av Kvalitetskoden som associerade medlemmar har att uppfylla. Medlemsorganisationer med 90-konto Krav som är desamma eller liknande som de Svensk Insamlingskontroll ställer, och som därmed ligger till grund för innehav av 90-konto behöver inte granskas i samband med rapportering till Giva Sverige. Att följa och rapportera på kvalitetskoden Att följa Kvalitetskoden i sin helhet, och låta organisationens revisor bestyrka att kraven är uppfyllda, är ett krav för att vara ordinarie medlem i Giva Sverige. Utgångspunkten är att alla ordinarie medlemmar ska följa samtliga krav i koden. Finns synnerliga skäl för att avvika från koden kan dessa förklaras. Alla medlemmar följer Övergripande riktlinjer för insamling. För associerade medlemmar sker rapportering på utvalda delar i Kvalitetskoden enligt nedan. Introduktion till Giva Sveriges Kvalitetskod, uppdaterat maj 2019 1 av 5
Rapportering associerade medlemmar Instegsmedlem rapporterar Kvalitetskoden avseende: - Riktlinjer för effektrapportering - Urval av krav från Riktlinjer för intern kontroll och styrning (specificerat nedan i separat tabell) - Ekonomisk redovisning godkänd av auktoriserad revisor eller årsredovisning enligt Styrande riktlinjer för årsredovisning Stödmedlem rapporterar Kvalitetskoden avseende: - Riktlinjer för effektrapportering - Urval av krav från Riktlinjer för intern kontroll och styrning (specificerat nedan i separat tabell) - Årsredovisning enligt de krav som ställs i aktuell sektor samt separat redovisning för insamlade medel Att och hur Giva Sveriges medlemmar följer koden tydliggörs genom rapporteringen. Hur rapporteringen sker är en grundläggande del av Giva Sveriges kvalitetskod. I bilaga 1 ges en översikt över rapporteringen och i bilaga 2 anges vilka dokument/information som ska finnas på hemsidan. 1. Övergripande riktlinje för insamling av gåvor utgör de grundläggande etiska principerna för alla medlemmar i Giva Sverige. Det ska vara en integrerad del i verksamheten och ligger till grund för olika riktlinjer och policies inom varje medlemsorganisation. 2. Effektrapportering (krav G1) sker årligen utifrån Riktlinje för effektrapportering. Det innebär att effektrapport ska skrivas varje år, och publiceras på organisationens egen hemsida. Länken skickas därefter till Giva Sverige senast den 30 september varje år. Kravet på effektrapport är obligatoriskt för ordinarie och associerade medlemmar, och avvikelse från det här kravet kan inte beviljas. 3. Årsredovisning (krav G2) måste årligen upprättas enligt Styrande riktlinjer för årsredovisning enligt K3, eller motsvarande krav för associerade medlemmar, och ska publiceras på organisationens egen hemsida. Länk till årsredovisningen skickas till Giva Sverige senast den 30 september varje år. 4. Rapportering enligt Riktlinje för intern kontroll och styrning (krav G3) sker vartannat år, med start året efter att medlemskap i Giva Sverige beviljats. Introduktion till Giva Sveriges Kvalitetskod, uppdaterat maj 2019 2 av 5
Rapportering sker genom att organisationen skriver en redogörelse för hur man följer kraven samt att granskande revisor skriver en bestyrkanderapport. För associerade medlemmar styrks redogörelsen genom att dokumentationen delges Giva Sverige. Redogörelse och bestyrkanderapport, eller dokumentation, skickas därefter till Giva Sverige, senast den 30 september. Avvikelser, förseningar och kompletteringar Vid eventuell avvikelse eller behov av komplettering har medlemsorganisationen har sex (6) månader att korrigera avvikelserna och/eller komma in med komplettering till Giva Sverige, dvs senast den 31 mars efterföljande år. Begäran om eventuella avvikelser, undantag eller uppskov måste dock skickas till Giva Sverige senast 31 december. Vid avvikelse från någon del i Kvalitetskoden är det Giva Sveriges styrelse som fattar beslut om avvikelse godkänns eller om organisationen måste komplettera sin rapportering. Har komplettering inte skett senast 31 mars kan årsmötet besluta om uteslutning ur Giva Sverige. Påminnelseavgift Vid försenad rapportering utgår en påminnelseavgift. Påminnelseavgift träder i kraft från och med 30 oktober det år då rapportering ska ske, med följande belopp: Totala intäkter om 15 miljoner kronor eller mindre: Totala intäkter mellan 15-50 miljoner kronor: Totala intäkter om 50 miljoner kronor eller mer: 2 500 kr 5 000 kr 10 000 kr Differentierade krav Ordinarie medlem För att fånga upp skillnader mellan stora och små organisationer avseende både förväntningar på och förutsättningar för vissa formella styrprocesser, är kraven i riktlinjerna för intern kontroll och styrning delvis differentierade beroende på organisationers storlek. Indelningen är gjord i tre nivåer och baserar sig på organisationens storlek mätt i totala verksamhetsintäkter beräknade som ett genomsnitt för de två senaste räkenskapsåren. Totala verksamhetsintäkter Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 < 15 mkr 15 50mkr > 50 mkr Introduktion till Giva Sveriges Kvalitetskod, uppdaterat maj 2019 3 av 5
Det är också en differentiering i kraven för ordinarie medlem och associerade medlemmar. Klagomålshantering Det finns en rutin för klagomålshantering på Giva Sveriges hemsida under Kvalitet & Styrning. Introduktion till Giva Sveriges Kvalitetskod, uppdaterat maj 2019 4 av 5
Bilaga 1 G. Rapportering Syftet med följande krav är att säkerställa organisationens transparens och en relevant rapportering riktad till organisationens olika intressenter. G1 Ordinarie medlem Instegsmedlem Stödmedlem Organisationen ska årligen upprätta en effektrapport. Den kan vara en del av verksamhetsberättelsen eller motsvarande, eller skrivas som separat dokument. Rapporteringen ska utgå från Giva Sveriges riktlinjer för effektrapportering, och det ska tydligt framgå att det handlar om effektrapportering. Verksamhetsberättelsen eller separat effektrapport ska publiceras på hemsidan, och länk till den ska skickas till Giva Sverige senast 30 september varje år. G2 G3 Organisationen ska årligen Organisationen ska årligen upprätta en årsredovisning upprätta en årsredovisning i i enlighet med årsredovisningslagen och utifrån visningslagen och utifrån enlighet med årsredo- Giva Sveriges riktlinjer för Giva Sveriges riktlinjer för årsredovisningen enligt K3. årsredovisning enligt K3 ELLER ekonomisk redovisning granskad av auktoriserad revisor Årsredovisning enligt gällande riktlinjer för den relevant sektor. Fastställd årsredovisning. Årsredovisningen ska vara publicerad på hemsidan och länk till den skickas till Giva Sverige senast 30 september varje år. Senast den 30 september vartannat år ska organisationen rapportera till Giva Sverige att riktlinje för intern kontroll och styrning följs. Det sker genom att följande skickas in till Giva Sverige: -en egen redogörelse om att organisationen följer samtliga krav. Ev avvikelser eller kompletteringar anges. -revisors bestyrkanderapport som bekräftar organisationens redogörelse. Revisorsrapport ska upprättas i enlighet med Giva Sveriges revisorsinstruktion. en egen redogörelse om att organisationen följer de aktuella kraven för instegsmedlem. Ev avvikelser eller kompletteringar anges. Dokumentation som styrker redogörelsen bifogas. en egen redogörelse om att organisationen följer de aktuella kraven för instegsmedlem. Ev avvikelser eller kompletteringar anges. Dokumentation som styrker redogörelsen bifogas. Introduktion till Giva Sveriges Kvalitetskod, uppdaterat maj 2019 5 av 5
För organisationer med brutet räkenskapsår kan rapporteringsdatumet anpassas efter överenskommelse. Bestyrkt försäkran och revisionsrapport eller dokumentation i enlighet med ovanstående krav. Introduktion till Giva Sveriges Kvalitetskod, uppdaterat maj 2019 6 av 5
Bilaga 2 Kvalitetskoden ställer krav på att vissa dokument ska finnas på organisationens hemsida. Det gäller följande dokument: Krav Dokument Ordinarie medlem Instegsmedlem Stödmedlem A1 Stadga eller motsvarande X X X dokument B2 Senaste protokoll från X högsta beslutande organ (gäller inte stiftelser). B6 Styrande dokument som X beskriver tillsättning av styrelse (gäller endast stiftelser). C6 Information avseende X X X ersättning till högste tjänsteman. D2 Styrande dokument som X reglerar placering av kapital. D12 Styrande dokument som X X X visar hur organisationen arbetar för att motverka oegentligheter. D13 Organisationens system X för att möjliggöra anonyma anmälningar (gäller organisationer på nivå 3) E1 Styrande dokument som X X X reglerar organisationens insamlingsarbete. F1 Uppförandekod X X X G1 Effektrapport X X X G2 Årsredovisning X (enligt riktlinjerna) X (enligt riktlinjerna eller ekonomisk redovisning granskad av X (enligt riktlinjer för relevant sektor) Introduktion till Giva Sveriges Kvalitetskod, uppdaterat maj 2019 7 av 5
auktoriserad revisor) Introduktion till Giva Sveriges Kvalitetskod, uppdaterat maj 2019 8 av 5