Hjälpmedelscentralen Västra Götaland Uppföljning av samarbetsavtal enligt bilaga A2, kvartal 3-2016
Medicintekniska avvikelser (MTA) Rollatorer/Rullbord 3 4 Manuella rullstolar Hygien Lyftar Elrullstolar Drivaggregat Övrigt Totalt 2 - - 1 - - 6 5 1 1 2-2 15 Kommentar: Hjälpmedelscentralen ser ingen trend i inkomna ärenden, vi följer och bevakar inkomna ärenden.
Felrapporter Q3 2016 : Obs! Kategori Återlämnat men avregistrerat hjm från brukare är avkortad Tillbakalämnat men ej avregistrerat hjm från bruka Ej komplett leverans Utebliven/sen leverans av order Administration/E-faktura Trasigt gods vid leverans Undermålig kvalitét på produkt Levererad vara stämmer ej med specifikation Utebliven hämtning Leverans till fel adress Anmärkning på utfört/ej utfört underhåll Anmärkning på montering/installation Bemötande Smutsigt gods vid leverans Brist i buffertförråd (automatpåfyllnad) Anm på konsultation/specialanpassning/anpassning Lång svarstid Anmärkning på uppackning i buffertförråd HMC-personal ej nåbar Övrigt - används i undantagsfall 11 10 9 15 9 4 7 10 5 13 3 8 3 6 0 38 29 30 28 33 56 52 177 167 150 157 147 88 133 141 107 124 102 112 80 0 50 100 150 200 250 300 350 400 Q3 2016 Q2 2016 Felrapporter Q3 2016 totalt 1891-30,1% Q2 2016 totalt 2736 st Kategorin Övrigt används i undantagsfall Denna kategori har tagits bort enl ÖK, orsaken var att försöka få dessa i rätt låda. Efter vidtagen åtgärd ser vi att kategorin Tillbakalämnat men ej avregistrerat från brukare ökat. HMC:s analys av detta är att det är mycket tillbehör som av plika anledningar finns kvar hos patient trots återlämning av huvudartikel. För att lösa detta har kund en kommande anpassning i websesam som innebär att dessa artiklar inte listas i hämtorder och på så sätt elimineras problemet. 296 853 1384
Leveranskvalitet Q3 2016 Leveranskvalitet beräknas via mängden felrapporter av leveranskaraktär (nedanstående) i förhållande till totalt antal levererade orderrader. Under kvartal 3 2016 levererades totalt 166 769 orderrader. Leveranskvalitet - Utebliven sen leverans av order 116 / 115 - Ej komplett leverans 146/ 140 - Trasigt gods vid leverans 123 / 126 - Levererad vara stämmer ej med specifikation 88 / 94 - Utebliven hämtning 59 / 46 - Leverans till fel adress 34 / 49 - Smutsigt gods vid leverans 7 / 14 - Brist i buffertförråd (automatpåfyllnad) 7 / 4 - Anmärkning på uppackning i buffertförråd 3 / 6 Q2 2016 - Totalt 594 / 190 671 = 99,7% - Q3 2016 - Totalt 583 / 166 769 = 99,7% 99,5% 99,0% 98,5% 98,0% 97,5% 97,0% 96,5% 96,0% 99,7% 99,7% 95,5% 95,0% Förbättringsarbetet inom Hjälpmedelscentralen är avvikelsefokuserat, vi utgår från våra interna och externa avvikelser för att ständigt förbättra vår verksamhet.
De 20 mest frekventa ISO- koderna vid felrapportering Detaljerad rapport gällande felrapporter per ISO kod nås via Crystal Reports 2016, Q3 Antal felrapporter per ISO visas utifrån de 9 kategorier som relaterar till leverans (i de fall artikel angetts på felrapport). Utebliven sen leverans av order 116 Ej komplett leverans 146 Trasigt gods vid leverans 123 Levererad vara stämmer ej med specifikation 88 Utebliven hämtning 59 Leverans till fel adress 34 Smutsigt gods vid leverans 7 Brist i buffertförråd (automatpåfyllnad) 7 Anmärkning på uppackning i buffertförråd 3
Leveranssäkerhet totalt 97,5% 97,5% 98,5% 99,3% 99,1% 99,3% 99,1% Leveranssäkerhet Totalt antal orderrader 95,0% 92,5% Q3 2016 A- Leverans 92 812-9,6% B- Leverans 32 483-16,0% Ö- Leverans 41 474-16,0% Totalt, 166 769-12,5% 90,0% 87,5% 85,0% Q2 2016 A- Leverans 102 661 + 15% B- Leverans 38 650 + 18,8% Ö- Leverans 49 360 + 16,4% Totalt, 190 671 +16,4% 82,5% 80,0% 77,5% 75,0% A- Leverans B- Leverans Ö- Leverans
Leveranssäkerhet automatpåfyllnader 99,0% 98,0% 97,0% 99,4% 99,5% 99,8% 99,9% 99,7% Automatpåfyllnad (Mål 98%) Orderrader 2016, Q3 A- Lev, 41 046 4,0% B- Lev, 4 195-13,3% Ö- Lev 13 282 11,5% Totalt 58 523-6,5% 96,0% 95,0% 94,0% 2016, Q2 A- Lev, 42 766 +3,1% B- Lev, 4 840 +11,1% Ö- Lev 15 010 +13,6% Totalt 62 616 +6,0% 93,0% 92,0% 91,0% 90,0% A- Leverans B- Leverans Ö- Leverans
Leveranssäkerhet kundorder 99,0% 98,0% 97,0% 96,0% 95,0% 94,0% 93,0% 96,0% 97,5% 99,2% 99,5% 99,0% 98,9% Kundorder (Mål 98%) Orderrader 2016, Q3 A- Lev, 49 116 13,7% B- Lev, 28 002 16,1% Ö- Lev 26 783 19,4% Totalt 103 901 15,9% 2016, Q2 A- Lev, 59 941 +25,8,9% B- Lev, 33 387 +20,4% Ö- Lev 33 242 +18,4% Totalt 123 570 +22,3% 92,0% 91,0% 90,0% 89,0% 88,0% 87,0% 86,0% 85,0% A- Leverans B- Leverans Ö- Leverans
Leveranssäkerhet akuta leveranser Detaljerad rapport gällande akuta leveranser per ISO kod nås via Crystal Reports 99,0% 98,0% 97,0% 96,0% 95,0% 99,7% 99,4% 99,5% 99,7% Akuta leveranser (Mål 100%) Orderrader 2016, Q3 A- Lev, 2 650-10,3% B- Lev, 286-32,4% Ö- Lev 1 409 +27,2% Totalt 4 345-3,1% 94,0% 93,0% 92,0% 91,0% 90,0% Orderrader 2016, Q2 A- Lev, 2 954 +17,9% B- Lev, 423-9,8% Ö- Lev 1 108-2,6% Totalt 4 485 + 9,1% 89,0% 88,0% 87,0% 86,0% 85,0% A- Leverans B- Leverans Ö- Leverans Kommentar: Måltalet 100% avser A- leveranser, B och Ö leveranser redovisas som information eftersom de utgör en stor mängd akuta leveranser.
Andel beställda huvudhjälpmedel per vårdgivare (Redovisas halvårsvis) Detaljerad rapport finns att nå via Crystal Reports Sjukhus - 26,0% Habilitering - 1,6% Primärvård - 27,5% Personliga beställningar Fördelning 2016, Q3 Primärvård 18 752-12,1% Kommun 30 725-10,5% Sjukhus 17 721-10,9% Habilitering & Hälsa 1 086-11,8% Totalt 68 284-11,8% 2016, Q2 Primärvård 21 342-1,2% Kommun 34 341 +4,9% Sjukhus 19 894-4,4% Habilitering & Hälsa 1 870 +13,2% Totalt 77 447 +0,8% Kommun - 45,0%
De 20 mest frekventa ISO- koderna (Personligt beställda) (redovisas halvårsvis) Detaljerad rapport finns att nå via Crystal Reports
Fördelning av akuta leveranser (antal order) Detaljerad rapport finns att nå via Crystal Reports Akuta beställningar Sjukhus - 14,7% Habilitering & Hälsa - 1,1% Primärvård - 4,9% 2016, Q3 Primärvård 39-26,4% Kommun 635 +9,1% Sjukhus 118-1,7% Habilitering & Hälsa 9-1,1% Totalt 801 +5,5% 2016, Q2 Primärvård 53 +8,2% Kommun 582 +8,6% Sjukhus 120 +20,0% Habilitering & Hälsa 4 +- 0% Totalt 759 +10,2% Kommun - 79,3%
De 20 mest frekventa ISO- koderna vid akuta leveranser Detaljerad rapport finns att nå via Crystal Reports
Telefontillgänglighet, andel besvarade samtal inom 5 min 100% 95% 90% 85% 90% 92% Inkomna samtal Mål 80% 2016, Q3 18 408-7,0% 80% 75% 2016, Q2 19 787 +7,5% 70% 65% 60% 55% 50%
Andel utförda konsultationer enligt avtalad tidsram 100% 100% 100% 95% 90% 85% 85,9% 90,1% Utförda konsultationer Q3 2016 Konsultationer 1132-27,6% Akuta konsultationer 1-66,7% Q2 2016 Konsultationer 1 564 +23,1% Akuta konsultationer 3-62,5% 80% 75% 70% 65% 60% Akut konsultation Konsultation
Andel utförda specialanpassningar Detaljerad rapport gällande Specialanpassningar per ISO kod nås via Crystal Reports 50,0% 45,0% 40,0% 35,0% 30,0% 44,6% 41,1% 31,5% 33,8% Specialanpassningar Q3 2016 Habilitering & Hälsa 113-43,5% Kommun 93-34,0% Primärvård 41-40,6% Sjukhus 28-26,3% Totalt 275-38,6% 25,0% 20,0% 15,0% 15,40% 14,90% Q2 2016 Fördelning per vårdgivare Habilitering & Hälsa 200 +40,8% Kommun 141 +13,7% Primärvård 69 +3,0% Sjukhus 38 +46,2,0% Totalt 448 +24,8% 10,0% 5,0% 8,5% 10,2% 0,0% Habilitering Kommun Primärvård Sjukhus
De 20 mest frekventa ISO- koderna vid specialanpassning Detaljerad rapport gällande Specialanpassningar per ISO kod nås via Crystal Reports Kommentar: Artikel saknas förekommer när ingen artikel valts på specialanpassningsaktiviteten. För att minimera förekomsten av detta informeras kund och personal internt inom HMC om att alltid välja artikel då detta är möjligt. (Ibland är inte specialanpassningen knutet till ett befintligt hjälpmedel)
Andel utförda underhåll enligt avtalad tidsram 95,0% 90,0% 85,0% 80,0% 75,0% 70,0% 65,0% 60,0% 95,6% 95,2% 94,1% 93,8% 96,6% Utförda underhåll Q3 2016 Avhjälpande underhåll 6 244-5,4% Akut underhåll 530 +0,2% Jour 60 +17,6% Totalt 6 834-4,8% Andel beställt för utförande hos brukare i kategorin avhjälpande underhåll är 84,9 % Q2 2016 Avhjälpande underhåll 6 602 +14,6% Akut underhåll 529 +0,8% Jour 51-19,0% Totalt 7 182 +13,2% Andel beställt för utförande hos brukare i kategorin avhjälpande underhåll är 85,2 % Besiktningar: Helårsavstämning sker i rapport Q4 55,0% 50,0% Akut underhåll Avhjälpande underhåll Jour
Andel beställda aktiviteter av patient/personal/anhörig (i relation till totalt antal beställda) 90,0% 85,0% 80,0% 75,0% 70,0% 65,0% 60,0% 55,0% 50,0% 45,0% 40,0% 35,0% 30,0% 40,7% 43,8% 80,4% 85,0% Beställd av Pat/anhörig Q3 2016 Akut underhåll 38 Avhjälpande underhåll 2735 Jour 51 Totalt 2735 43,8% Q2 2016 Akut underhåll 52 Avhjälpande underhåll 2 688 Jour 41 Totalt 2 781 (40,7%) 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% 9,8% 7,2% Akut underhåll Avhjälpande underhåll Jour