Plats och tid Ledamöter sammanträdesrum Ununge, kommunhuset Ankaret, Norrtälje onsdagen den 17 april 2019 kl. 10 12.30 Robert Beronius (L) (ordförande) Linda Hiort af Ornäs (M) Christina Frisk (L) Henrik Eriksson (C) Margareta Lundgren (S) Conny Andersson (S) Tina Sandberg (SD) Övriga närvarande Eva Wetterstrand, förvaltningsdirektör Helen Osbeck, verksamhetschef förskolan 16-18 Ulla Wredle, kvalitetsutvecklare 16-18 Martin Sandström, verksamhetschef service och support 18-19 Erik Lundin, nämndsekreterare Justerare Margareta Lundgren Justeringens plats och tid Barn- och utbildningskontoret, 2019-04-18 Underskrifter Sekreterare Erik Lundin Paragrafer 16-24 Ordförande Robert Beronius Justerande Margareta Lundgren Sida 1 / 13
Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp 2019-04-24 Datum för anslags nedtagande 2019-05-16 Förvaringsplats för protokollet Barn- och utbildningskontoret Underskrift Erik Lundin Sida 2 / 13
Ärendelista 16 Val av justerare och tid för justering 17 Ändringar i föredragningslistan 18 Information från förvaltningen 19 Delårsrapport 1, 2019 för barn- och skolnämnden 20 Uppföljning av internkontrollplan för barn- och skolnämnden 2019 21 Antagande av kompetensförsörjningsstrategi och kompetensförsörjningsplan för barn- och skolnämnden 22 Patientsäkerhetsberättelse för elevhälsans medicinska insatser (EMI) läsåret 2017/2018 23 Godkännande av gallringsframställan för barn- och skolnämnden 24 Kontaktpolitikerorganisation för barn- och skolnämnden 2019-2021 Sida 3 / 13
16 Val av justerare och tid för justering 1. Margareta Lundgren utsågs att justera dagens protokoll. 2. Protokollet justeras 2019-04-18 Sida 4 / 13
17 Ändringar i föredragningslistan Arbetsutskottet fastställer föredragningslistan Sida 5 / 13
18 Information från förvaltningen Helen Osbeck verksamhetschef för förskolan informerar om det aktuella och prognostiserade barnantalet inom förskoleverksamheten i Norrtälje kommun. Ulla Wredle, kvalitetsutvecklare på barn- och utbildningskontoret redogör för enkätresultaten för Våga visa enkäten 2019 Förvaltningsdirektör Eva Wetterstrand informerar om mål- och budgetdialog för verksamhetsplan 2020-2022 som ska ligga till grund för det kommande tre-årsprogrammet Martin Sandström enhetschef service och support redogör för skolvasresultatet inför höstteriminen 2019 Sida 6 / 13
19 Dnr BSN 2019-241 Delårsrapport 1, 2019 för barn- och skolnämnden Barn- och skolnämndens arbetsutskott överlämnar ärendet till barn- och skolnämnden utan eget ställningstagande. Sammanfattning av ärendet Barn- och utbildningskontoret har upprättat delårsrapport 1 per mars 2019, i enlighet med fastställda tidplaner, mallar och anvisningar enligt kommunens styrmodell. I rapporten redovisas uppföljning av mål för god ekonomisk hushållning, verksamhetsmål och ekonomiskt resultat. sunderlag Tjänsteutlåtande delår 1 BSN Delårsrapport 1 BSN_rev190416 Sida 7 / 13
20 Dnr BSN 2019-242 Uppföljning av internkontrollplan för barn- och skolnämnden 2019 Barn- och skolnämndens arbetsutskott föreslår 1. Barn- och skolnämnden beslutar att godkänna internkontrollrapport per mars och lämnar över den till kommunstyrelsen. 2. Barn- och utbildningskontoret uppdras att via ett ärende i barn- och skolnämnden föreslå barn- och skolnämnden att ändra delegationsordningen till att Barn- och skolnämndens arbetsutskott beslutar om vilka statsbidrag som ska sökas. Sammanfattning av ärendet Internkontrollrapporten per mars redovisar inga stora avvikelser inom de områden som granskats under perioden. De avvikelser som framkommit under området efterlevnad av representationspolicyn återkopplas till verksamheten. sunderlag Tjänsteutlåtande Uppföljning internkontrollplan BSN mars Internkontrollrapport 2019 2019-04-08 ande sammanträde Yrkanden Ordförande Robert Beronius (L) yrkar att uppdra till barn- och utbildningskontoret att presentera ett ärende för Barn- och skolnämnden där delegationsordningen ändras till att barn- och skolnämndens arbetsutskott årligen fattar beslut om vilka statsbidrag som ska sökas sgång Ordförande Robert Beronius (L) frågar arbetsutskottet om de kan fatta beslut enligt förslag med eget tilläggsyrkande och får svaret ja. Sida 8 / 13
21 Dnr BSN 2019-245 Antagande av kompetensförsörjningsstrategi och kompetensförsörjningsplan för barn- och skolnämnden Barn- och skolnämndens arbetsutskott återremitterar "Antagande av kompentensförsörjningsstrategi och kompetensförsörjningsplan för barn- och skolnämnden" för vidare beredning. Sammanfattning av ärendet I verksamhetsplanen, antagen 2019-02-04, ges förvaltningen i uppdrag att upprätta en kompetensförsörjningsplan för att ha en beredskap för att möta och tillgodose förvaltningens behov av kompetens. Planen innehåller olika områden inom kompetensförsörjningsområdet som var för sig och sammantaget bidrar till att säkerställa förvaltningens kompetensförsörjning på kort såväl som på lång sikt. sunderlag Tjänsteutlåtande kompetensförsörjningsplan Kompetensförsörjningsplan 20190410 ande sammanträde Reservationer & protokollsanteckningar Robert Beronius (L) inkommer med följande protokollsanteckning Barn- och skolnämnden har antagit ett skolutvecklingsprogram för 2016-2020 för likvärdig utbildning för livslångt lärande. Detta program innehåller viktiga medarbetarstrategier för att Norrtälje kommun ska bli en framgångsrik skolkommun. Dessa bör beaktas vid framtagande av en kompetensförsörjningsstrategi och kompetensförsörjningsplan för barn- och skolnämnden, liksom hänvisning även bör ske till den analys som gjorts av Norrtälje kommuns framtida personal- och rekryteringsbehov av PWC. I den mån man föreslår att medarbetarstrategierna inte är tillämpliga bör det tydligt motiveras varför så inte är fallet. Yrkanden Margareta Lundgren (L) yrkar att ärendet återremitteras till barn- och utbildningskontoret för vidare beredning. Sida 9 / 13
sgång Ordförande Robert Beronius (L) frågar arbetsutskottet om de kan besluta enligt Margareta Lundgrens (S) återremissyrkande och får svaret ja. Sida 10 / 13
22 Dnr BSN 2018-100 Patientsäkerhetsberättelse för elevhälsans medicinska insatser (EMI) läsåret 2017/2018 Barn- och skolnämndens arbetsutskott föreslår Barn- och skolnämnden tar del av redovisningen och godkänner patientsäkerhetsberättelsen för elevhälsans medicinska insats läsåret 2017/2018 Sammanfattning av ärendet Barn-och skolnämnden beslutade den 30 mars 2015 att den medicinska och psykologiska delen av elevhälsan ska bedrivas i egen regi från och med den 1 augusti 2015. Verksamheten utgör hälsooch sjukvårdsverksamhet enligt hälso-och sjukvårdslagen (1982:763). Lagen om patientsäkerhet som infördes den 1 januari 2011 innebär ökade krav på vårdgivaren att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete för att minimera och förebygga vårdskador inom verksamheten. Patientsäkerhetsberättelsen för 2017/2018 redovisar vilka åtgärder som vidtagits för att öka patientsäkerheten, samt vilka resultat som uppnåtts. sunderlag Tjänsteutlåtande Patientsäkerhetsberättelse BSN Patientsäkerhetsberättelse för elevhälsans medicinska insatser i Norrtälje kommun 2017-2018 Sida 11 / 13
23 Dnr BSN 2019-236 Godkännande av gallringsframställan för barn- och skolnämnden Barn- och skolnämndens arbetsutskott föreslår: Barn- och Skolnämnden anta bilagd gallringsframställan och uppdra åt Barn- och utbildningskontoret att genomföra gallring enligt bilagd gallringsframställan. Sammanfattning av ärendet Barn- och skolnämnden ska fatta beslut avseende gallringsframställan för verksamhetens diarier inför kommande införande av E-arkiv. Norrtälje Kommun genomgår en omvandling från traditionell arkivhållning till E-arkiv. Detta innebär att det kommer finnas en central plats för avställning av arkivhandlingar som kan hantera mycket mer information än vad ett traditionellt arkiv har möjlighet att göra. Under hösten 2018 infördes dessutom ärendehanteringssystemet Platina hos Barn- och Utbildningskontoret. Platina innehåller, förutom nya ärenden, migrerade sådana från tidigare ärendehanteringssystem Ciceron. En god arkivvård är en förutsättning för att kunna leva upp till offentlighetsprincipen men även för att kunna tillgodose forskningens och den interna förvaltningens behov. Att gallra innebär att information förstörs och inte kan återskapas. Under gallringsutredningen har det framkommit att en stor del av de migrerade handlingarna har förlorat aktualitet eller betydelse och därför kan gallras. I och med införandet av ärendehanteringssystemet Platina och framtida E-arkivlösning bedömer Barn- och utbildningskontoret att det nu är lämpligt att genomföra gallring enligt bifogad gallringsframställan. sunderlag Tjänsteutlåtande Gallringsframställan BSN Gallringsframställan_Bilaga 1 Gallringsframställan information digitala system Gallringsframställan_Bilaga 2 samrådsutlåtande Stadsarkivet 2019-04-05 Sida 12 / 13
24 Dnr BSN 2019-228 Kontaktpolitikerorganisation för barn- och skolnämnden 2019-2021 Barn- och skolnämndens arbetsutskott föreslår Barn- och skolnämnden antar barn- och utbildningskontorets förslag till organisation för politikerbesök i verksamheten Sammanfattning av ärendet I Norrtälje kommuns skolutvecklingsprogram framhålls vikten av att förtroendevalda, tjänstemän, skolledare och pedagoger har en gemensam syn på mål, inriktning och uppdrag för att kommunens skolverksamhet ska bli framgångsrik. Vidare krävs att det på alla nivåer i organisationen finns god kommunikation och ömsesidigt förtroende, till exempel genom forum för dialog och samarbete. Genom att formalisera samverkan mellan de förtroendevalda och förskole- och skol-enheterna kan förståelsen för och kunskapen om varandras roller och uppdrag öka, vilket ger goda förutsättningar för helhetsperspektivet om utvecklingen av utbildnings-verksamheten i kommunen. sunderlag Tjänsteutlåtande kontaktpolitikerorganisation. Sida 13 / 13