Astronomisk Ungdoms årsmöte 2015 Protokoll Datum 2015-03-01 Plats Älvsjö Scoutgård 1 Årsmötets öppnande Ordförande Mikael Ingemyr förklarade mötet öppnat klockan 10.17. 2 Mötesformalia 2.1 Val av mötesordförande Valberedningen föreslog att välja David Andersson till mötesordförande. att 1 David Andersson valdes till mötesordförande. 2.2 Val av mötessekreterare Valberedningen föreslog att välja Izabella Remmert till mötessekreterare. att 2 Izabella Remmert valdes till mötessekreterare. 2.3 Val av två protokolljusterare tillika rösträknare Det förslag som fanns var att välja Josefine Nittler och Linnea Lindkvist till protokolljusterare tillika rösträknare. Inga ytterligare förslag väcktes av årsmötet.
att 3 Josefine Nittler och Linnea Lindkvist valdes till protokolljusterare tillika rösträknare. 2.4 Beslut om årsmötets stadgeenliga utlysande I Astronomisk Ungdoms stadgar står följande att läsa: 3.4 Årsmötet är beslutsmässig om skriftlig eller elektronisk kallelse har avsänts till samtliga medlemmar senast två veckor före årsmötet. 3.4.1 Årsmöteshandlingarna skall vara samtliga medlemmar tillhanda senast två veckor före årsmötet. Skriftlig kallelse skickades ut 2014-12-31 via mejl. Dessutom har kallelse lagts ut på föreningens facebooksida och hemsida 2015-02-15. Årsmöteshandlingarna publicerades 2015-02-15 på hemsidan. att 4 Astronomisk Ungdoms årsmöte 2015 fastslogs stadgeenligt utlyst. 2.5 Fastställande av röstlängden Röstlängden är en närvarolista över de röstberättigade. Bilaga A, Röstlängd. att 5 Röstlängden fastställdes enligt bilaga A, Röstlängd. 2.6 Fastställande av dagordning I Astronomisk Ungdoms stadgar står följande att läsa: 3.5 Årsmötet ska behandla följande ärenden: Verksamhetsberättelse Revisionsberättelse Ansvarsfrihet för styrelsen Val av föreningsordförande Val av övriga styrelseledamöter
Val av revisorer Val av valberedning Fastställande av medlemsavgift Motioner Övriga frågor Förslag till ändringar som kommit in lyder som följer: att 1: Ändra Diana Diez till David Andersson. att 3: Ändra NN och NN till Josefine Nittler och Linnea Lindkvist. att 24: Ändra NN, NN och NN till Robin Djerf, David Andersson och Emma Andersdotter Svensson. att 6 Dagordningen fastställdes enligt det förslag som bifogats till handlingarna med de ändringarna i att-sats 1, 3 samt 24. 3 Mötesregler och arbetsform Mötesregler och arbetsformer reglerar hur årsmötet går till. att 7 Använda de mötesregler och arbetsformer som återfinns i bilaga 3 till handlingarna, Astronomisk Ungdoms årsmöte 2015 Arbetsordning. 4 Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen är en rapport över föreningens gångna år från styrelsen till årsmötet där det framgår vilken verksamhet som har bedrivits samt specifikt hur verksamhetsplanen har uppfyllts. Verksamhetsberättelsen med höjdpunkter sammandrages av föreningsordförande Mikael Ingemyr. Årsmötet hade inga övriga frågor. att 8 Verksamhetsberättelse för Astronomisk Ungdom 2014 beslutas att läggas till handlingarna.
5 Redovisning av årsbokslut och ekonomisk berättelse Årsbokslut och den ekonomiska berättelsen är ett kvitto på vad föreningen har förvaltat ekonomiskt under året. Se även rekommendationerna från revisorerna. Den ekonomisk berättelse föredrages av Mikael Ingemyr, enligt en powerpoint från frånvarande skattmästare Anna Larsson. Lägren räknades inte i budgeten, men i balansräkningen så gör de det. En kommentar till siffrorna gällande AUrora Borealis: Ekonomin från lägret ligger på Rymdgymnasiet, så lägret kostade egentligen mycket mer än vad som framkommer i föreningens redovisning. Övriga kommentarer kring arrangemang var att USP gick mer plus än vad de hade utgifter, och även AstroGlenn gick på vinst. Styrelsehelgen har inga inkomster, enbart utgifter. Under året har kontot bytts, från Unga Forskares till ett eget Swedbank, ett betalkort införskaffades och likaså ett swishnummer. Omsättningen fördubblades 2014 jämfört med 2013. Styrelsen fikade för 199 kronor under året. Mikael föredrog också vad som händer om vi får 1000 medlemmar och fem lokalföreningar, inklusive vad som sker om vi får eget statsbidrag, i runda slängar en miljon kronor om året, så om tre år så kanske vi har en sjusiffrig budget att 9 Bilaga 5 i handlingarna, Årsbokslut 2014 beslutas att läggas till handlingarna. att 10 Resultaträkning och balansräkning för räkenskapsåret 2014 fastställdes. 6 Revisionsberättelse En revision är när utomstående part ser över föreningens verksamhet och hur styrelsen har skött ekonomin. Detta presenteras i revisionsberättelsen.
Revisionsberättelsen läses upp i sin helhet av Izabella Remmert då ingen av revisorerna hade möjlighet att medverka vid årsmötet. att 11 Bilaga 6 i handlingarna, Revisionsberättelse 2014 beslutas att läggas till handlingarna. 7 Beviljande av ansvarsfrihet för den avgående styrelsen Styrelsen är enligt svensk lag ansvariga för att förvalta föreningen omsorgsfullt och enligt det högst beslutande organets årsmötets direktiv. Om styrelsen inte gör detta kan den komma att ställas inför rätta, och därför är det viktigt att varje år besluta om styrelsen har verkat enligt detta samt besluta om ansvarsfrihet för räkenskapsåret. att 12 Ansvarsfrihet för styrelsen för räkenskapsåret 2014 beviljades. 8 Fastställande av medlemsavgift för 2015 Enligt stadgarna skall årsmötet fastställa medlemsavgiften för det kommande året. Motionen presenterades av Linnéa Lindh. Kort beskrivs läget om medlemskap idag, och att det inte fungerar, det finns 35 medlemmar som är över 25, men enbart en av dem har betalt medlemsavgiften, samt att det nuvarande systemet genererar styrelsen onödigt administrativt arbete. Föreningen skall inte glömma bort de gamla medlemmarna. Därför bör ett stödmedlemskap införas. Oskar Tegby berättade om sin lokalförening, Ångströms Astronomiska Sällskap, och att de ska ta över en förening där många professorer är medlemmar, som då skulle behövas sparkas ut ur sin förening enligt dagens medlemsstruktur. Mikael Ingemyr föredrog motionssvaret från styrelsen, som föreslår att bifalla motionens båda att-satser.
att 13 att 14 Medlemsavgiften för år 2015 fastställdes till 0 kronor. Enbart bidragsgrundande medlemmar (7-25 år) får Populär Astronomi gratis. Ett stödmedlemskap beslutas införas där alla som så önskar ges möjligheten att stödja föreningen ekonomiskt med en gåvoavgift om 500 kronor per år. Att-sats 13 och 14 beslutades i klump. 9 Fastställande av verksamhetsplan för 2015 Den verksamhetsplan som antas av årsmötet är den plan som styrelsen ska jobba efter under det kommande verksamhetsåret. Verksamhetsplanen skall reflektera föreningens gemensamma mål och ambitioner. Mikael Ingemyr presenterade det som föreningen planerar att genomföra under året. Han påpekade också att detta är ett minimum av AUs aktiviteter. Dessutom nämndes Rymdpodden som precis har startas och som inte finns med i verksamhetsplanen. att 15 Anta verksamhetsplanen för 2015 enligt bilaga 7 i handlingarna, Verksamhetsplan för verksamhetsåret 2015. 10 Fastställande av budget för 2015 Varje år beslutar årsmötet om en budget som specificerar hur pengar skall spenderas det kommande året. Den budget som antas av årsmötet är en rambudget som anger hur pengar fördelas grovt per område. Mikael Ingemyr föredrog punkten. Intressant är att föreningen räknar med intäkter på ungefär 200 000 kronor, och dessutom att AU ska spendera alla pengar och lite till. Utgifterna är större än intäkterna då föreningen vill ha 25 000 i buffert, och med det ackumulerade resultatet från föregående år leder det till ett negativt resultat för det kommande året. Styrelsen planerar att lägga bokföringen på
att 16 en redovisningsbyrå då omsättningen har ökat så pass mycket sedan föreningens uppstart. Budgeten fastställdes enligt bilaga 8 i handlingarna, Rambudget 2015. 11 Propositioner 11.1 Vision En vision är ett gemensamt mål för hela föreningen att jobba för långsiktigt. En vision beskriver kortfattat och oberoende faktorer som realism, mätbarhet eller tidsbundenhet en utopiversion av föreningen eller föreningens mål. Erik Liliequist presenterade visionspropositionen. att 17 Visionen Den självklara vägen till ett utvecklat rymdintresse för unga beslutades antas för Astronomisk Ungdom. 11.2 Utredning kring verksamheter Syftet med en utredning kring verksamheter är att kunna erbjuda aktiviteter och verksamheter som lockar och passar Astronomisk Ungdoms medlemmar. Erik Liliequist presenterade propositionen. När föreningen blir större blir det svårare att veta vad som medlemmarna är intresserade av att ha för verksamheter och därför behövs en utredning för att ta reda på var föreningen bör hålla sitt fokus när det kommer till verksamheter. att 18 att 19 Tillträdande styrelse ska utse en grupp som ska utreda, bland annat, ovanstående frågor och presentera detta som en grund för styrelsens vidare arbete. Resultaten från utredningen skall presenteras på nästa årsmöte. Att-sats 18 och 19 beslutades i klump.
12 Motioner Inga motioner hade till styrelsen vid handlingarnas utskick inkommit som berör frågor som inte redan tagits upp, dock löpte deadlinen ut först 2015-02-22 enligt stadgarnas 3.7.1 där det står att motioner senast skall vara styrelsen tillhanda en vecka innan årsmötet. Inga ytterligare motioner inkom innan deadlinen löpte ut. 13 Val av förtroendeposter 13.1 Val av föreningsordförande Valberedningens Robin Djerf presenterade Mikael Ingemyr som förslag till föreningsordförande då han är grundaren av föreningen och har fortfarande mer att ge och valberedningen anser att han bör sitta kvar. Mikael presenterade sig själv och säger även att föreningen har vuxit så mycket mer än vad han trodde när den grundades. att 20 Ett enigt årsmöte valde Mikael Ingemyr till föreningsordförande. 13.2 Fastställande av styrelsens storlek En styrelse som är för liten får det väldigt stressigt för sig, en för stor styrelse är rörig. Därför är det viktigt att ha en alldeles lagom stor styrelse. Att ha en styrelse med ett udda antal ledamöter inklusive ordförande är också att föredra då det kan underlätta beslutsprocessen. Robin Djerf presenterade valberedningens förslag och hur de kom fram till det. att 21 Styrelsens storlek fastställdes enligt valberedningens förslag till sex (6) ledamöter exklusive ordförande.
13.3 Val av styrelseledamöter Robin Djerf presenterade valberedningens förslag och alla närvarande styrelsekandidater presenterade kort sig själva och vad de sysslar med att 22 Anna Larsson Hera Protopapas Wettergren Izabella Remmert Oskar Tegby Jennifer Andersson Linnéa Lindh valdes av ett enigt årsmöte till styrelseledamöter enligt valberedningens förslag. 13.4 Val av två förtroendevalda revisorer Två förtroendevalda revisorer skall utses att sköta föreningens revision. Robin Djerf presenterade valberedningens förslag. att 23 Cecilia Gullström Frida Stenebo valdes till förtroendevalda revisorer enligt valberedningens förslag. 13.5 Val av valberedning Under helgen har en grupp bestående av bland annat medlemmar ur den gamla styrelsen, lägergruppen och den avgående valberedningen utrönt vilka som skulle passa som ny valberedning. De har sedan satt samman ett förslag som presenterades till årsmötet. Förslag till beslut: att 24 Robin Djerf David Andersson Emma Andersdotter Svensson valdes till valberedning enligt det lagda förslaget.
14 Övriga frågor Frågor som inte tidigare har tagits upp under årsmötet kan väckas under den här punkten. Ombud nummer 22, Leo Norling, frågade David Andersson om han ämnar gå med i föreningen nu när han är invald i valberedningen. David svarar att ja, självklart skall han göra det. Ombud nummer 6, Oscar Bergqvist, undrar över den lokalavdelning som finns i Stockholm, var man han kan hitta information om den. Mikael Ingemyr svarar att Häggviks Astronomiska Sällskap bedriver sin verksamhet uteslutande på Häggviksskolan med mellanstadieelever. Ombud nummer 3, Oskar Tegby, sade att Ångströms Astronomiska Sällskap i Uppsala välkomnar ett samarbete med en eventuell lokalavdelning i Stockholm som riktar sig till lite äldre medlemmar. Ombud nummer 23, Hera Protopapas Wettergren, som är lokalavdelningsansvarig i styerelsen meddelade att det inte alls är svårt att starta en lokalavdelning och att hon gärna ser en i Stockholm. Dessutom är en lokalavdelning i Lund under uppstart. 15 Mötets avslutande Mikael Ingemyr tackade Linnéa Lindh för sitt projektledarskap över USP 2015 med en present. Tre ledamöter avgick från styrelsen, Elisabeth Werner, Måns Holmberg och Erik Liliequist, och de tackades av med presenter. Elisabeth och Erik var med vid det konstituerande årsmötet vid Astronomisk Ungdoms bildande och har varit kvar i styrelsen sedan dess. Erik var den enda närvarande och mottog sin present på plats. Erik har varit mycket aktiv och har varit med att planera majoriteten av lägren, jobbat med visionen, varit skattmästare. Erik passade på att uppmuntra alla att hjälpa styrelsen att bli lat och inte jobba med verksamheterna utan det mer övergripande och jobbiga administrativa arbetet.
Bilaga A Röstlängd 1. Mikael Ingemyr 2. Jesper Hansson 3. Oskar Tegby 4. Daniil Pintjuk 5. Hanna Fransson von Euler-Chelpin 6. Oscar Bergqvist 7. Hannah Wik 8. Emil Efraimsson 9. Robin Djerf 10. Eric Ahlström 11. Towa Eriksson 12. Ruben Torrico Valdivia 13. Malin Lindell 14. Jennifer Andersson 15. Josefine Nittler 16. Linnea Lindkvist 17. Yanina Kaira 18. Louise Fischer 19. Emma Andersdotter Svensson 20. Elvira Granqvist 21. Linnéa Lindh 22. Leo Norling 23. Hera Protopapas Wettergren 24. Theodor de Sousa 25. Erik Liliequist 29. David Andersson (yttranderätt) 31. Izabella Remmert