FÖRSLAG TILL ÄNDRINGAR Mellan Stockholms Stad genom dess kulturnämnd, org nr 212000-0142 nedan kallad förvaltningen och föreningen Alviks Kulturhus, org nr 802455-1395 nedan kallad föreningen har ingåtts följande Samverkansavtal för samlingslokalen Alviks Medborgarhus försöksperioden 110301-121231 2011.03.01-2013.03.31 Avtalsinnehåll Parternas åtagande regleras av 1) skriftliga ändringar och tillägg till avtal. 2) detta avtal. 3) följande bilagor Bilaga 1: Riktlinjer för allmänna samlingslokaler. Bilaga 2: Skiss över vilka ytor som ingår i Alviks Medborgarhus och vilka ytor som föreningen har skyldighet att upplåta för samlingslokalverksamhet. Bilaga 3: Inventarieförteckning Bilaga 4: Överenskommelse om att föreningen avstår från besittningsskyddet för Alviks Medborgarhus. Bilaga 5: Hot- och våldsplan Bilaga 6: Besiktningsprotokoll Bilaga 7: Kopia på hyresavtal mellan FSK och kulturförvaltningen gällande Alviks Medborgarhus Bilaga 8: Avtal gällande avstående från indirekt besittningsskydd Om det i ovan nämnda avtal förekommer uppgifter eller föreskrifter som strider mot varandra gäller handlingarna i ovan angiven ordning.(om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat.) 1(7)
1. Syfte och mål Syftet med detta samverkansavtal är att under (en) försöksperioden (2011-02-01 2012-12-31 ) 2011-03-01 2012-12-31ge( den nybildade lokalförvaltande organisationen Alviks Kulturhus ) föreningen möjlighet pröva på att driva Alviks Medborgarhus. verksamheten enligt punkt 3. Målsättningen är att verksamhets- och personalansvar efter försöksperiodens slut ska övergå till föreningen. Detta under förutsättning att parterna kommer överens. 2. Verksamhetens omfattning Föreningen åtar sig att vid Alviks Medborgarhus bedriva allmän samlingslokalverksamhet och upplåta lokaler för uthyrning till föreningar, företag och privatpersoner (genom bokningen på idrottsförvaltningen), vardagar mellan 8-22, under fredagar och lördagar mellan 8-03.00, samt söndagar mellan 8-22. Bokning av lokal måndag-torsdag 8.00-22.00 samt söndag 10.00 22.00 sker via bokningen på Idrottsförvaltningen, övriga tider bokas via föreningen. 3. Huvudmannaskap Förvaltningen är huvudman och ytterst ansvarig för verksamheten under försöksperioden. 4. Mål, riktlinjer för verksamheten och föreningens åtagande Verksamheten ska bedrivas enligt de riktlinjer,( mål och krav ) som gäller för samlingslokaler i Stockholm stad enligt bilaga 1 samt (allmänna ) lagar (och föreskrifter )som gäller för verksamheten. 5. Personal Under försöksperioden kommer personalansvaret att ligga på förvaltningen. Förvaltningen har genom föreståndaren ansvar för daglig drift och arbetsledning. Föreståndaren ska i nära samarbete med föreningen planera arbetet. Förvaltningen åtar sig att under försöksperioden erbjuda, arrangera och stå för kostnaderna för att personalen får en adekvat utbildning i vad det innebär att vara anställd av en förening. 2(7)
6. Dokumentation och information Förvaltningen förbinder sig att genom föreståndaren dokumentera verksamheten och fortlöpande föra bokningsstatistik över uthyrning, programverksamhet och andra relevanta uppgifter för verksamheten. Föreningen och förvaltningen åtar sig att ömsesidigt och på eget initiativ och fortlöpande informera om förhållanden som är av betydelse för verksamhetens drift. Föreningen ska stå för att information och marknadsföring av verksamheten når berörd målgrupp, förvaltningen och andra berörda (??). Förvaltningen ska stå för att informera och marknadsföra samlingslokaler via stadens hemsidor. Förvaltningen och skall ansvarar även för kostnaderna kostnaden att ingå i bokningssystemet Booking och för bokningsadministrationen vid Idrottsförvaltningen. Förvaltningen ansvarar dessutom för att informationen om dessa kostnader kommer föreningen till del. Förvaltningen åtar sig att under försöksperioden erbjuda, arrangera och stå för kostnaderna för att styrelsen för Alviks Kulturhus föreningen får en adekvat utbildning i vad det innebär att vara arbetsgivare. 7. Uppföljning, kontroll, utvärdering Förvaltningen har rätt att kontrollera och följa upp verksamheten och ska för detta ändamål äga tillträde till de lokaler där verksamheten bedrivs samt få tillgång till sådana uppgifter om verksamheten som kommunen anser vara nödvändiga. Föreningen ska ge förvaltningen insyn i föreningens ekonomiska ställning genom att senast tre månader efter verksamhetsårets slut lämna en skriftlig verksamhetsberättelse med bokslut till förvaltningen. Förvaltningen åtar sig att bistå föreningen med insyn i angelägenheter som berör ekonomi, verksamhetsomfattning och som föreningen anser nödvändig att ta del av Förvaltningen ansvarar för att inför beslut som berör verksamheten rådgöra med föreningen. Förvaltningens revisorer eller av förvaltningen utsedd granskare ska ha rätt att på samma sätt som i verksamhet i kommunal regi kontrollera och utvärdera verksamheten. Föreningen förbinder sig att aktivt medverka vid och underlätta deras arbete. 9. Antidiskriminering Föreningen förbinder sig att följa i Sverige gällande antidiskrimineringslagstiftning. Föreningen är skyldig att på begäran av förvaltningen skriftligen redovisa de åtgärder, upprättade planer m.m. som vidtagits med anledning av dessa lagar. 3(7)
Förvaltningen är skyldig att dokumentera de aktuella åtgärder som vidtagits enligt gällande diskrimineringslagstiftning ( Se bilaga xxxx) 10. Personalövertagande m.m. Efter försöksperioden 2011-03-01 2012-12-31om verksamhetsansvaret övergår tillföreningen, ska tillsvidareanställd personal som finns i verksamheten 111231 erbjudas anställning i föreningen i enlighet med de villkor som anges i 28 MBL och 6b LAS Villkor för personalövertagande och ersättning för semesterdagar ska regleras då i ett separat avtal mellan förvaltningen och föreningen. Föreningen får inte vidta åtgärd som medför, eller kan väntas medföra åsidosättande av lag eller kollektivavtal eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom föreningens avtalsområde. 11. Arbetsmiljöansvar Under försöksperioden har förvaltningen samordningsansvaret som regleras i 3 kap 7d arbetsmiljölagen (AML) samt i 4 arbetsmiljöförordningen. I enlighet med detta ansvar ska förvaltningen ägna särskild uppmärksamhet åt risker för att medarbetarna utsättas för hot och våld och en plan ska upprättas för hur hot och våld ska förebyggas och åtgärdas. Förvaltningen har före avtalstecknandet genomfört en skyddsrond ( Se bilaga xxxx) Förvaltninge har även upprättat en hot- och våldsplan ( se bilaga xxxx). Dessa två dokument infogas i listan på bilagor. 12. Anmälningsplikt och meddelandefrihet Förvaltningen ansvarar för att all verksam personal har kännedom om och tillämpar bestämmelserna om anmälningsplikt i 14 kap 1 socialtjänstlagen. Föreningen är medveten om att personalen har meddelarfrihet som offentliganställd personal. 13. Miljö Förvaltningen och föreningen ska eftersträva tillsammans att minimera negativt miljöpåverkande faktorer i verksamheten. 14. Avgifter Kulturnämnden beslutar om hyresnivåerna för samlingslokalverksamheten i Alviks Medborgarhus. Föreningen ska följa nämndens beslut och (Föreningen som) kan lämna förslag till sådan hyresnivåer.har att följa nämndens beslut. 4(7)
Under försöksperioden äger föreningen rätt att fakturera hyresgäster av samlingslokaler vid Alviks Medborgarhus för de bokningar som föreningen administrerar. Föreningen äger rätt att disponera dessa intäkter för kostnader relaterade till Alviks Medborgarhus under försöksperioden. Eventuellt överskott efter överskottsperioden tillfaller föreningen. 15. Ersättning Föreningen har ansökt om verksamhetsstöd för samlingslokaler från kulturnämnden under försöksperioden enligt de villkor och riktlinjer som gäller för lokalförvaltande organisationer. Snarast efter I samband med detta avtals undertecknande har föreningen erhållit kommer ett initialt stöd på 30 000 SEK att utbetalas från förvaltningen till föreningen, senast 11xxxx. Förvaltningen har rätt att disponera resterande stöd för personal- och lokalrelaterade kostnader vid Alviks medborgarhus. I vecka 48 under 2011 ska(ll) en avstämning av den ekonomiska situationen göras av parterna. Förvaltningen äger därefter rätt att fakturera föreningen för kostnader överstigande det beviljade stödet från kulturnämnden, alternativt skyldighet att till föreningen utbetala ett eventuellt överskott, dock senast 2011-12-08. Fakturor för kostnader för verksamheten vid Alviks Medborgarhus som skickas till kulturförvaltningen ska presenteras och godkännas av föreningen innan de betalas av förvaltningen 16. Lokaler och hyresavtal Förvaltningen är hyresgäst och har hyresavtal med fastighetsägaren FSK (Fastighetskontoret) för lokalen Alviks Medborgarhus, Gustavslundsvägen 168, plan 2 och 3. ( fastighetsbeteckning: biografen 2). Föreningen åtar sig att ansvara för samlingslokalverksamheten i lokalen Alviks Medborgarhus. Föreningen äger rätt att nyttja lokalerna för samlingslokalsverksamhet och kulturverksamhet i egen regi och i samverkan med andra aktörer. Föreningen har inte rätt att hyra ut ytor avsatta för samlingslokalsverksamhet till permanenta hyresgäster, se bilagd skiss i bilaga 2. Under försöksperioden avsäger sig föreningen indirekt besittningsskydd besiktningsskydd för perioden 2011-03-01 och 2012-12-31 för Alviks Medborgarhus för perioden 2011-03-01 och 2012-06-01 under förutsättningen att besittningsskyddet finns med i det avtalet för övertagande vid försöksperiodens slut. ( Se bilaga xxx Besiktningsprotokoll vid avtalstecknande). Föreståndaren ansvarar för daglig skötsel och för normala vardagliga kontakter med bostadsbolag och andra hyresgäster i fastigheten. Föreståndaren ska delta i så kallade 5(7)
husmöten mellan hyresgästerna i fastigheten och att ansvara för brandskydd och brandskyddsdokumentation i samlingslokalen Alviks Medborgarhus. Föreningen har ej rätt att genomföra förändringar av lokalerna genom ombyggnationer eller omdispositioner utan samråd med och skriftligt godkännande av förvaltningen. Lokalerna upplåtes i befintligt skick. Besiktning ska ske vid detta avtals ingående och vid avtalsperiodens slut. Vid besiktning ska protokoll över lokalernas skick upprättas och undertecknas av parterna. Förvaltningen ansvarar för verkställandet av beslut om reparationer, investeringar och ombyggnationer under avtalsperioden efter samråd med föreningen. I samband med besiktning ska funktionskontroll av inbrotts- och brandlarm utföras Förvaltningen har rätt att beställa reparationer vid allvarliga fel utan att inhämta föreningens synpunkter. 17. Lokalvård Förvaltningen svarar för daglig lokalvård genom upphandlad entreprenör. Föreningen ansvarar för att varje hyresgäst som hyr lokaler i Alviks Medborgarhus informeras om att lokalerna ska städas och återställas. 18. Inventarier och utrustning Föreningen får för verksamhet vid Alviks Medborgarhus nyttja förtecknad egendom. Förteckningen upprättas under februari 2011 och bifogas därefter detta avtal. Det åligger föreningen att väl vårda egendomen. Föreningen ansvarar för uppkommen reparations- och underhållskostnad av inventarier liksom för nyanskaffning. De inventarier och den utrustning som föreningen införskaffar ska förtecknas särskilt och tillhör föreningen. ( Se bilaga 3 Inventarierförteckning) 19. Kostnadsansvar Föreningen Förvaltningen svarar för samtliga kostnader som gäller telefon, TV, ITutrustning, kopiator och larmutrustning under hela försöksperioden. Under 2011 ska alla gällande avtal inventeras. Frågor om eventuella förlängningar eller uppsägningar ska beslutas i samråd mellan förvaltningen och föreningen. Förvaltningen svarar för lokalrelaterade kostnader som lokalhyra, el, sophämtning och vatten Förvaltningen, i egenskap av arbetsgivare, svarar även för relaterade kostnader som är arbetsmiljörelaterade. Utöver detta ansvarar förvaltningen även för kostnader med anledning av brandsäkerhet 20. Försäkringar Föreningen ska teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som håller förvaltningen skadeslös vid skada. Kopia på ansvarsförsäkringsbrev skall delges förvaltningen. 6(7)
21. Skadeståndsansvar Föreningen svarar för skadestånd om skadan vållats av föreningen eller av föreningen anställd personal. Förvaltningen svarar för skadestånd om skadan vållats personal som denna ansvarar för. ( Vi har inte övertagit arbetsgivaransvar än) 22. Partsbyte, underentreprenörer Detta avtal och den verksamhet som regleras i det får inte, varken helt eller delvis, utan förvaltningens godkännade överlåtas på eller uppdras åt annan aktör. 23. Kontraktsbrott mm Om föreningen inte fullgör sina åtaganden enligt avtalet och efter anmodan inte inom skälig tid vidtar rättelse får förvaltningen antingen avhjälpa bristen på föreningens bekostnad eller göra avdrag på ersättningen. Vid kontraktsbrott av väsentlig betydelse äger part rätt att häva avtalet. Förvaltningen har också rätt att häva avtal om föreningen försätts i konkurs eller annars befinner sig vara på sådant obestånd att föreningen inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. 24. Force majeure Om någon av parterna på grund av myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som han inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal ska han, i nödvändig omfattning, vara befriad från desamma. Föreligger ovan nämnda omständigheter har förvaltningen rätt att så länge de består, själv utföra föreningens åtaganden. Ersättningen till föreningen reduceras i förhållande till i vilken grad den inte kan fullgöra sina åtaganden. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Parterna ska omgående informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 25. Avtalets giltighet Detta avtal gäller från och med den 1:a april 2011 (1:a februari 2011) till och med den 31:a december 2012. 31:a december 2011. Part ska senast 25:e november 2011 meddela motpart om dess intention är att inte fullfölja detta samverksavtals intention att ansvaret och driften av Alviks Medborgarhus ska övergå till föreningen från och med 2012-01-01.datumet som parterna avtalar om i ett separat avtal. 7(7)
Villkor för eventuell verksamhetsövergång 2013 ( 2012) regleras i separat avtal. 26. Tvist Tvist mellan förvaltningen och föreningen om tolkning eller tillämpning av detta avtal ska avgöras av svensk allmän domstol enligt svensk rätt. 27. Kontaktpersoner För förvaltningen: Avdelningschef, Patrik Liljegren tel. 508 31 942. För föreningen: Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna tagit varsitt. Stockholm den.. Stockholm den. För Kulturnämnden. Berit Svedberg Kulturdirektör För Föreningen Alviks Kulturhus.. N. N Ordförande 8(7)