FÖREDRAGNINGSLISTA vid HSB Uppsalas ordinarie föreningsstämma tisdagen den 12 maj 2015 1. Öppnande 2. Val av ordförande vid stämman 3. Anmälan ordförandens val av protokollförare 4. Godkännande av röstlängd 5. Val av två personer att jämte ordföranden justera protokollet samt val av rösträknare 6. Fråga om kallelse behörigen skett 7. Styrelsens årsredovisning 8. Revisorernas berättelse 9. Beslut om fastställande av resultaträkningen och balansräkningen 10. Beslut om fastställande av koncernresultaträkningen och balansräkningen 11. Beslut i anledning av föreningens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen. 12. Beslut i fråga om ansvarsfrihet för styrelsen och verkställande direktören 13. Fastställande av medlemsavgift för år 2016 14. Rapport om efterlevnaden av HSB-rörelsen gemensamt utarbetade styrdokument antagna på HSB Riksförbunds stämma. 15. Instruktion för HSB Uppsala ek för:s valberedning 16. Bestämmande av arvoden till styrelse, revisorer och valberedning 17. Val av ordförande, styrelseledamöter och suppleanter 18. Val av revisor och revisorsuppleant 19. Val av valberedning 20. Avslutning
Föredragningslistan pkt 13 FÖRSLAG TILL FASTSTÄLLANDE AV MEDLEMSAVGIFTER FÖR ÅR 2016 Medlemsavgifter 2016 Av stadgarna för HSB Uppsala ekonomisk förening framgår bland annat, dels att medlem som inte är bostadsrättsförening varje år skall betala en medlemsavgift med högst 1 % av prisbasbeloppet, endast en medlem per hushåll betalar medlemsavgift, samt dels att HSB-bostadsrättsförening varje år skall betala en medlemsavgift för varje lägenhet med högst 3 % av prisbasbeloppet, d v s medlem som bor i bostadsrätt i HSB-bostadsrättsförening betalar inte egen medlemsavgift. HSB Uppsalas medlemsavgift 2015 utgör kronor 300. Under senare år har vid inträdestillfället tillämpats en reducering med 50 % av medlemsavgiften för medlemmar som vunnit inträde i föreningen efter halvårsskiftet. Styrelsen föreslår föreningsstämman besluta: Att dels att HSB Uppsalas medlemsavgift för år 2016 skall utgöra kronor 300 för medlem som inte är bostadsrättsförening och kronor 300 per lägenhet för medlem som är HSB-bostadsrättsförening, samt Att dels att medlemmar som vunnit inträde i föreningen efter halvårsskiftet erhåller en reducering med 50% av medlemsavgiften vid inträdestillfället. Förslag till beslut: Att medlemsavgiften för år 2016 skall utgöra oförändrat 300 kronor för medlem som inte är bostadsrättsförening och 300 kronor per lägenhet för medlem som är bostadsrättsförening samt att medlem som vinner inträde i föreningen efter halvårsskiftet erhåller en reducering med 50% av medlemsavgiften vid inträdestillfället.
Föredragningslista pkt 15 INSTRUKTION FÖR HSB UPPSALA EK FÖR:S VALBEREDNING Tillsättande av valberedning Valberedningen är föreningsstämmans organ för beredning av stämmans beslut i tillsättningsfrågor med syfte att skapa ett bra underlag för stämmans behandling av dessa ärenden. HSB Uppsalas valberedning skall bestå av minst tre ledamöter. Styrelseledamöter eller verkställande direktören skall inte vara ledamot av valberedningen. HSB Uppsala skall tillhandahålla valberedningen erforderlig kontorsservice. Stämman väljer valberedning till och med nästa ordinarie stämma i HSB Uppsala. Stämman utser sammankallande i valberedningen bland valberedningens ledamöter. Styrelsen skall lämna förslag på arvode till valberedningen. Valberedningens uppgifter - allmänt Valberedningen skall informera om medlemmarnas möjlighet att nominera kandidater till olika uppdrag inom HSB Uppsala. Valberedningen skall se till att namnen på ledamöterna i valberedningen anges på HSB Uppsalas hemsida senast sex månader före ordinarie föreningsstämma och i övrigt i så många av föreningens informationskanaler som möjligt. Där skall också anges hur medlemmar kan lämna förslag till valberedningen, med angivande av senaste tidpunkt då förslagen skall lämnas till valberedningen. Valberedningens uppgifter - stämmofunktionärer Valberedningen skall föreslå stämman val av stämmans ordförande, protokolljusterare och rösträknare. Valberedningens uppgifter - arvoden Valberedningen skall lämna stämman förslag på arvoden och andra ersättningar som ska utgå till styrelsens ordförande och till ledamöterna i styrelsen, samt revisorer. Valberedningens uppgifter tillsättning av styrelse Valberedningen skall föreslå antal styrelseledamöter, lägst fem och högst 11, samt föreslå ordförande och ledamöter till styrelsen. Valberedningen skall sträva efter att styrelsen får en lämplig sammansättning med hänsyn till kompetens, mångfald, ålder och kön. Suppleanter ska inte utses.
Majoriteten av styrelseledamöterna ska vara oberoende i förhållande till föreningen och ledningen. En styrelseledamot ska inte anses oberoende om ledamoten: är verkställande direktör i föreningen eller ett närstående företag eller under de fem senaste åren har varit verkställande direktör i föreningen eller ett närstående företag, under de tre senaste åren har varit anställd i föreningen eller ett närstående företag, erhåller icke obetydlig ersättning för råd eller tjänster utöver styrelseuppdraget från föreningen eller ett närstående företag eller från någon person i ledningen, har eller under det senaste året har haft omfattande affärsförbindelser eller andra omfattande ekonomiska mellanhavanden med föreningen eller ett närstående företag i egenskap av kund, leverantör eller samarbetspartner, antingen själv eller genom att tillhöra föreningsledningen eller styrelsen eller genom att vara större delägare i annat företag som har en sådan affärsrelation med föreningen. Detta gäller dock inte ställföreträdare för medlemmarna i föreningen. är eller under de tre senaste åren har varit delägare eller anställd hos föreningens eller ett närstående företags nuvarande eller dåvarande revisor, tillhör ledningen i annat företag om en styrelseledamot i detta företag tillhör ledningen i föreningen, eller står i ett nära släkt- eller familjeförhållande till person i föreningsledningen eller någon annan person som nämns i ovanstående punkter, om denna persons direkta eller indirekta mellanhavanden med föreningen har sådan omfattning och betydelse att de motiverar att styrelseledamoten inte ska anses oberoende. Med närstående företag avses företag där föreningen direkt eller indirekt innehar minst tio procent av aktierna eller andelarna eller rösterna eller en ekonomisk andel som ger rätt till minst tio procent av avkastningen. Ovanstående krav om oberoende omfattas av HSB-kodens bestämmelse om att följa eller förklara. Avvikelser kan därför göras, men skall motiveras. Ytterligare krav på styrelseledamöterna redovisas i HSB-koden pkt 3.3. Som underlag för sina förslag skall valberedningen bl.a. ta del av resultatet av styrelsens utvärdering.
Valberedningen ska informera kandidaterna om de utbildningskrav som finns inom HSB, enligt avsnitt 3.7 i HSB-koden. Valberedningens förslag till styrelseordförande och -ledamöter skall presenteras i kallelsen till föreningsstämman. Information om vilka personer som nominerats och fortfarande står till förfogande, ska lämnas på föreningens hemsida. I anslutning till att kallelsen utfärdas skall på föreningens hemsida, som ett komplement till kallelsen, lämnas följande information om kandidaternas: ålder samt huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet, uppdrag i föreningen och andra väsentliga uppdrag, vid omval, vilket år ledamoten invaldes i styrelsen, samt övriga uppgifter som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna ledamotens kompetens och oberoende. Valberedningen skall på föreningsstämman presentera och motivera sina förslag, samt lämna en redogörelse för hur valberedningens arbete har bedrivits. Redogörelse skall lämnas även på hemsidan. Valberedningens uppgifter tillsättning av revisorer Förslag till tillsättning av revisor och -suppleant skall lämnas av föreningens valberedning. Därutöver skall en revisor utses av HSB Riksförbund. Valberedningens förslag till revisorer och -suppleanter skall presenteras i kallelsen till föreningsstämman. Information om vilka personer som nominerats och fortfarande står till förfogande, ska lämnas på föreningens hemsida. Information på hemsidan skall vidare lämnas om omfattningen av de föreslagnas tjänster till föreningen utöver revision under de senaste tre åren samt, vid omval, vilket år revisorn/-suppleanten valdes och hur länge de innehaft uppdraget. Valberedningen ska på stämman presentera och motivera sina förslag samt lämna en redogörelse för hur valberedningens arbete har bedrivits. Redogörelse skall lämnas även på hemsidan.
Föredragningslistan pkt 16 FÖRSLAG TILL ARVODEN FÖR STYRELSE, REVISORER OCH VALBEREDNING ÅR 2015 Valberedningen föreslår beträffande styrelsen att arvodena skall utgå med belopp i procent enligt samma procentsatser 2015 som gällde för 2014, och att ersättning för förlorad arbetsförtjänst för styrelseledamöter och suppleanter vid närvaro vid styrelsesammanträden eller vid särskilda uppdrag kan erhållas efter särskild framställan. Vidare föreslås att ersättning till revisorer utgår efter gängse normer och enligt särskild räkning. Styrelsen föreslår att föreningsstämman må besluta att arvoden för HSB Uppsala ekonomisk förenings valberedning skall utgå dels i form av ett fast arvode per verksamhetsår till ordförande med 20 % av gällande prisbasbelopp, till ledamot med 15 % av gällande prisbasbelopp respektive till suppleant med 10 % av gällande prisbasbelopp samt dels ett sammanträdesarvode om 2 % av gällande prisbasbelopp per bevistat sammanträde. Prisbasbeloppet 2015 = 44 500 kronor. Förslag till beslut: att arvodena till styrelsen och valberedning skall utgå enligt valberedningens respektive styrelsens förslag, d v s Arvode per verksamhetsår Arvode per sammanträde Organ/funktion % av prisbas- % av prisbasbeloppet Kronor beloppet Kronor Styrelsen: - Ordförande 90,0 40 050 2,0 890 - Ledamöter 20,0 8 900 2,0 890 - Suppleanter 10,0 4 450 2,0 890 att att ersättning för förlorad arbetsförtjänst för styrelseledamöter och suppleanter vid närvaro vid styrelsesammanträden eller vid särskilda uppdrag kan erhållas efter särskild framställan, samt ersättning till revisorer utgår efter gängse normer och enligt särskild räkning. Arvode per verksamhetsår Arvode per sammanträde Organ/funktion % av prisbas- % av prisbasbeloppet Kronor beloppet Kronor Valberedning: - Ordförande 20,0 8 900 2,0 890 - Ledamöter 15,0 6 675 2,0 890 - Suppleant 10,0 4 450 2,0 890 Föredragningslistan pkt 17
FÖRSLAG TILL ORDFÖRANDE, STYRELSELEDAMÖTER RESPEKTIVE REVISORER Val av ordförande och styrelseledamöter på ett respektive två år Valberedningens förslag: Lena Rönnberg Född: 1953. Utbildning/arbetslivserfarenhet: Jur. kand., notariemeritering. Anställd vid Uppsala universitet, institutionen för handelsrätt. Ledamot av landstingsfullmäktige och landstingsstyrelsen. Uppdrag i föreningen: Ordförande i HSB Uppsala. Invald år: 2009. Närvaro: 6 av 6 sammanträden. Oberoende*: Ja. Förslag: Omval, ordförande 1 år Göran Johansson Född: 1948. Utbildning/arbetslivserfarenhet: Högskoleutbildad yrkesofficer. Många olika befattningar bland annat utbildare, kassachef, intendent. Uppdrag i föreningen: Vice ordförande och HSB-ledamot. Invald år: 2009, tidigare suppleant. Närvaro: 6 av 6 sammanträden. Oberoende*: Ja. Förslag: Omval 2 år Snezana Oscarsson Född: 1961. Utbildning/arbetslivserfarenhet: Jurist. Anställd som Centrumchef och chef Kontor Uppsala på Diligentia. Olika styrelseuppdrag. Invald år: 2009. Närvaro: 4 av 6 sammanträden. Oberoende*: Ja. Förslag: Omval 2 år Torsten Skatt Född: 1951. Utbildning/arbetslivserfarenhet: Bankaspirant- och kameral utbildning. Arbetat som ekonomichef på Uppsala Vatten, budgetchef på Uppsala kommun samt olika ekonombefattningar. Invald år: 2011. Närvaro: 5 av 6 sammanträden Oberoende*: Ja. Förslag: Omval 2 år Dessutom att två arbetstagarledamöter och suppleanter för dessa utses av de lokala arbetstagarorganisationerna. *) Se instruktion för HSB Uppsala ek för:s valberedning
Föredragningslistan pkt 18 och 19 Val av revisor och revisorssuppleant Valberedningens förslag Val av revisor Liselotte Herrlander Född: 1957. Utbildning/arbetslivserfarenhet: Auktoriserad revisor, Herrlander Revision AB sedan 2007. Revisor i HSB Uppsalas dotterbolag. Invald år: 2011. Förslag: Omval 1 år Val av revisorssuppleant Leif Broberg Född: 1950. Utbildning/arbetslivserfarenhet: Auktoriserad revisor, PricewaterhouseCoopers sedan 2008. Invald år: 2011. Förslag: Omval 1 år Vidare noteras att en revisor skall enligt HSB föreningens stadgar utses av HSB Riksförbund Val av valberedning: Avgående ledamöter: Suppleant: Örjan Abrahamsson ordförande Monica Östman Agneta Gille Christer Andersson VALBEREDNINGENS REDOGÖRELSE FÖR SITT ARBETE INFÖR FÖRENINGSSTÄMMAN 2015 Utöver ovanstående uppgifter skall valberedningen, enligt koden för föreningsstyrning, även redogöra för hur man bedrivit sitt arbete. 2008 års ordinarie föreningsstämma fastställde Instruktion för HSB Uppsala ekonomisk förenings valberedning, som grund för valberedningens arbete. Valberedningen har haft två formella möten sedan den 27 november 2014 samt ett antal telefon- och e-postkontakter. Valberedningsarbetet startade med att ledamöterna i valberedningen genomförde personliga samtal med samtliga styrelseledamöter enligt ett särskilt samtalsformulär. Vidare har valberedningen tagit del av styrelseledamöternas egna anonyma utvärdering av styrelsearbetet, enligt koden, och en särskild överläggning har genomförts med styrelsens ordförande. På HSB Uppsalas hemsida har sedan 16 maj 2014 information om den nyvalda styrelsen varit publicerade. Kontaktuppgifter till valberedningen har varit publicerade på hemsidan sedan augusti 2014. Sedan november 2014 har information legat ute om möjlighet att nominera kandidater och lämna förslag till stämman den 12 maj 2015. Information om stämman och möjligheten att nominera kandidater och lämna förslag publicerades vidare i tidningen Hemma i HSB nr 6 2014 som utkom i november. Valberedningens arbete har lett fram till redovisade förslag.