Sida 1 av 7 Ansökan Sveriges IT-Kommun 2013 Förord HaparandaTornio är ett unikt internationellt samhälle i ständig utveckling. Vi är en organisation som inte följer utvecklingen utan leder den inom många områden. Vi är en del av världen och vår resa mot framtiden präglas av lärandets glädje, vår förmåga och mod att styra mot nya horisonter. Vi vill inte vara passagerare, vi vill ta vår del av ansvaret och leda utvecklingen. Så även inom området informationsteknik och de möjligheter den skapar. Vår gemensamma målbild och färdriktning som är förankrad hos varje anställd är en unik framgångsfaktor. Det gränslösa tänkandet ger oss ständigt ny kunskap och nya idéer. Tillsammans med klimatsmarta lösningar och den senaste tekniken skapar vi kvalitet för medborgarna. Även en mindre kommun med begränsade resurser och med stort mod kan skapa utveckling. För Haparanda stad 2013-04-29 Gunnel Simu, Kommunstyrelsens ordförande Nadja Lukin, t f kommunchef
Sida 2 av 7 A. IT förbättrar service, säkerhet och tillgänglighet Haparanda stad har under många år utvecklat såväl tjänster som infrastruktur med hjälp av IT. En av förutsättningarna kan hittas i tekniken. Det centrala är dock medborgarnas behov och medarbetarnas kompetens, delaktighet och engagemang i ett långsiktigt framtidsperspektiv. Medborgarkontoret personlig och digital navigator Medborgarkontoret är vår nya, mänskliga kommunikationsplattform som höjer servicekvalitén genom snabba svar till medborgare. Jämte kvalitativ hjälp med personliga kontakter ska IT ge en teknisk kommunikationsplattform vilket innebär en digitaliserad ärendehantering från ax till limpa ; ärendet skickas in digitalt, handläggningen ska ske digitalt i ärendehanteringssystemet ända till ett e-arkiv. Detta garanterar en lättillgänglig, transparant, säker och snabb hantering av ärenden. Som första kommun i Sverige har också alla våra kunder möjlighet till en digital brevlåda (Brevo) som ger en säker tvåvägskommunikation med medborgarna. Inom miljö- och byggsidan förkortas ledtiderna för ärendehanteringarna genom den digitala hanteringen. Nya dimensioner För att lyfta fram ett talande exempel där vi med små medel skapat ett stort värde är införandet av IT inom omvårdnaden (fler exempel i del C). Personliga assistenter har tillgång till både läsplattor och smartphones för att på ett säkert och effektivt sätt sköta omsorgen av brukarna. Bland annat medicinlistor, åtgärder och omvårdnadsbeskrivningar finns tillgängliga digitalt. I och med uppkopplingen mot stadens nät kan systemet för personalrapportering nås och viktig information delas direkt utan personliga besök på stadshuset eller med pappersflöden. Brukarna får en mer kvalitativ omvårdnad då mer tid kan avsättas till den personliga kontakten. Informationsflödet förkortas och blir tillgänglig även för denna grupp som mestadels finns utanför de kommunala byggnaderna. Framtidens horisont Framtida medborgare finns i skolan. Skolans kunder är eleverna och föräldrarna samt samhället på längre sikt. Skolans nya synsätt med användandet av en omdefinierad pedagogik i kombination med ny teknik är ett exempel på hur verksamhetsbehovet utgjort underlag för utformningen av tekniksatsningen inom skolan. Allt arbete utgår från ett verksamhets- och elevperspektiv där alla grupper varit inblandade i utvecklingen. Idag arbetar vi med personliga datorer från åk 6 t.o.m. gymnasiet åk 3. I de lägre klasserna används datorer och läsplattor som klassuppsättningar. Skolan arbetar också mot en digital lärplattform som utvecklats stegvis sedan 2009, vilket innebär att såväl lärare som föräldrar och elever har 24/7- tillgänglighet till skolarbeten, elevuppföljningen och all övrig skolinformation. Ett exempel på vårt sätt att arbeta med förankring och delaktighet är projektet Släpp skapandet loss för förskolan och skolan som syftar till att alla deltagare ska skapa något med hjälp av digital teknik. Det som görs ska visas upp för andra för att ge inspiration och ett spritt lärande. B. IT ger nya vägar till demokrati och delaktighet Vi har tidigt insett att IT är en än mer grundläggande del av människornas vardag. Detta får konsekvenser för demokratin. För att möta morgondagen och tillvarata möjligheterna har vi de senaste åren intensifierat vår satsning framförallt på bredden, en demokratisk IT-infrastruktur.
Sida 3 av 7 Transparens Grundläggande för ett fungerande, demokratiskt samhälle är förtroendet mellan de som fattar beslut och de som blir berörda av besluten. Det gäller både enskildas ärenden i vardagen och kunskapen om stadens visioner och mål. Den digitaliserade ärendehanteringen ska skapa förtroendet i vardagsärenden. Full tillgänglighet och insyn i ärendena är en av våra viktigaste målsättningar. Vår vision, våra politiska mål och verksamhetens åtaganden samt kvalitetsindikatorer dokumenteras i ett IT-stödsystem för verksamhetsplaneringen och styrningen. Därifrån länkar vi aktuella redovisningar till vår hemsida. En medborgarinloggning till systemet finns i våra planer för ännu bättre transparens. Webbsändningar av kommunfullmäktige och sociala medier tillhör naturligt vårt sätt att arbeta. Trådlösa nätverk ute i samhället ökar tillgängligheten för alla som bor, besöker eller verkar i staden. Delaktighet Den nämnda IT-stödda verksamhetsplaneringen ger stor effekt i organisationen. Den är helt öppen för både förtroendevalda och medarbetare. Varje medarbetare kan planera och rapportera personliga åtaganden kopplade till de politiska målen, vilket skapar delaktighet och tydlighet i styrkedjan för en politiskt styrd organisation samt allas bidragande roll i den. Vi har försett samtliga 850 medarbetare med senaste tekniken i form av bland annat smartphones, vilket ger en unik möjlighet till, förutom envägsinformation och tillgång till system (medarbetarappen), även för en tvåvägskommunikation. Förutom det har delar av organisationen läsplattor med full datorkapacitet där målet är en telefon och en dator per anställd. Förutom det tekniska ger vi en kompetensutbildning till alla anställda och arbetar med vår värdegrund som fastslås i vår gemensamma verksamhets-, medarbetar- och ledaridé. Våra förtroendevalda har fått en läsplatta och sammanträdenas dokumentflöde är digitaliserat sedan flera år. Nämndsprocessen är digitaliserad inom de närmaste veckorna. Vi har de senaste åren försett alla elever med en bärbar dator och en ny pedagogik kopplat till tekniken. Satsningar på senaste tekniken ger inte bara förutsättningar för innovation och förnyelse internt utan också en stor spridning i staden. Det sker en höjning av den allmänna kunskapsnivån, attityden till tekniken; en minskning av den digitala klyftan. Detta ger förbättrade förutsättningar för en fungerande demokrati. Också intresset och efterfrågan för e-tjänster ökar. Medborgarpåverkan Vi har kompletterat traditionella sätt att påverka genom eförslag som ger möjlighet för alla att utveckla staden. Där finns inga begränsningar på ålder eller geografi. eförslag går till beslut i ansvarig nämnd vid minst 30 underskrifter. Vi har vässat vår hantering av synpunkts- och klagomålshanteringen för att möjliggöra en förbättrad påverkan i vardagsärenden. C. IT hjälper till att bygga det goda samhället Strategi bygger man inte över en dag och effekterna kommer inte över en natt. Haparanda har sedan länge haft IT på sin agenda och vågat gå i utvecklingens framkant.
Sida 4 av 7 Digitala Agendan redan då Historia har sin roll för att sätta saker och ting på agendan, skapa en kultur av positiv attityd till senaste tekniken. Redan 1991 byggdes fiberoptiska nätet för datakommunikation i centraltorten mellan skolorna. År 1994 anammade vi först i Sverige den tekniska plattformen ATM. Vi har också i övrigt skapat förutsättningar för att få igång IT-användandet hos till exempel företagen och goda IT-förutsättningar för etableringar. E-handelsprojekt startade vi redan 1999. Från vision till lektion För att något förenkla bilden så kan man säga att i 15 års tid satsades det mycket på hårdvara, för att sedan fokusera mera på det mänskliga gränssnittet, användarperspektivet. Till exempel, år 2006-2007 kom tankar på att digitalisera skolan, där framtiden skapas. Planer på en till en satsning tog fart med fokus på att tillsammans med tekniken skapa en uthållig pedagogik för skolan. Tänk Om kallades vår satsning på den nya pedagogiken som följde med att alla elever fick tillgång till en bärbar dator. I denna satsning var hållbarheten ett paraplybegrepp. Lärplattformer ger 24/7-tillgång i och till skolan. Digitala verkstäder Resultat på ledningens positiva attityd till ny teknik och omvärldsspaning, samt att man vågar, ser man inom olika verksamheter. Fritidssektorn har utvecklat ett gemensamt bokningssystem av anläggningarna över nationsgränsen med Tornio. Man försöker också optimera användandet av anläggningarna med hjälp av IT, så att anläggningarna kan nyttjas dygnet runt. Videokonferenser körs i utökad omfattning. Inom den sociala sektorn och framförallt inom äldreomsorgen har vi med personalens engagemang och nytänk utgjort pilot- och försöksområde för ett antal projekt avseende digital och distansöverbryggande teknik och mobilitet. Vi har varit test- och pilotkommun för digitala trygghetslarm (kommer också att vara piloter i införandet på bredden); mobilitet i hemtjänsten och hemsjukvården; utveckla titthål i Norrbottens läns landstings vårdadministrativa system (VAS); testkommun och första kommun i Norrbotten för att kommunala Hälso- och sjukvården ska ha tillgång till Nationella Patientöversikten (NPÖ). Testprojekt planeras för digital diagnostik som kan levereras till behandlande och beslutande läkare på distans. Den internationella klassificeringen av funktioner (ICF), är konverterad och implementerad i kommunal hälsooch sjukvård och arbete pågår för en implementering inom socialtjänsten. Senaste pilotärendet är Joicecare för en flexibel och trygg äldrevård, bland annat för att understödja virtuell kontakt för omsorgstagaren med närstående på annan ort. Vi inväntar inte utvecklingen av uppfyllelsen av till exempel nationella mål, utan vill vara med och agera. Vi är förberedda och inväntar möjligheten att ansluta oss som producent av information till NPÖ med avsikt att höja och säkra kvaliteten i den kommunala hälso- och sjukvården och hemsjukvården. Vår digitala agenda och vision om pappersfrihet som vi omsätter kompromisslöst i praktiken har inte alla givna svar eller effekter i förväg. Till exempel leder det minskade användandet av papper till renare/dammfriare kontorsmiljö med minskat behov av städning (effektivt, mindre kemikalier). Elever i gymnasieskolan har agerat lärare för klasser i grundskolan och är med och utvecklar till exempel våra
Sida 5 av 7 medarbetarapp för anställdas smartphones. Exemplen visar på den helhetssyn som vi strävar efter i våra satsningar och den ödmjukhet vi har, inför att vi inte har alla svaren från början men ändå vågar ta steg i utvecklingen. I takt med förändrade beteendemönster hos den yngre generationen krävs det att Haparanda som en attraktiv arbetsgivare förhåller sig och även leder utvecklingen av IT-utvecklingen till nya dimensioner och på olika plan i samhället. Att vara IT-attraktiv ger bra rekryteringsmöjligheter och ökar också attraktiviteten av Haparanda som ort för såväl näringsliv som individer med en social hållbarhet som effekt. D. IT sänker kostnader och ökar effektivitet Vår metodik med helhetsperspektiv och tvärsektoriell samverkan samt förhållningssätt skapar inte bara delaktighet, förankring och engagemang. Den har visat sig lönsam ur ekonomiskt och kvalitativt perspektiv samt gett förutsättningar för fruktbara idéer. Vässa rodret I takt med utökade IT-investeringar, många och stora utvecklingsprojekt har vi sett nödvändigheten av nyttogranskningen, uppföljning och utvärdering. Idag sker all strategisk IT-styrning och uppföljning av en ledningsgrupp bestående av kommunchef, ekonomichef, förvaltningschef på Socialförvaltningen och Barnoch ungdomsförvaltningen samt chef Medborgarkontoret. Dessa sitter fysiskt samlade i ett ledningsrum och ser utvecklingen utifrån verksamhetsbehovet och de politiska målen. En ökad integration av olika verksamhetssystem kräver övergripande strategier för att nå nytta och lönsamhet. Nästa steg är att implementera en standardiserad modell för nyttovärdering i staden, likväl som en investeringsmodell för balansen mellan investering och drift över tiden. Kommunicera smart Då samtliga medarbetare använder sig av smartphones och datorer så förkortas informationshanteringen inom staden. Alla får samma information vid samma tillfälle och vi ser en informationsspridning med högre säkerhet och ökad spårbarhet. Detta medför reducering av fysiska träffar och resor och påverkar inte verksamheten med störningar i samma utsträckning som tidigare. Med ökad volym av datorer och smartphones så ökar också användandet av videokonferenser vilket idag sker intuitivt och spontant vid skrivbordet. Haparanda har ett geografiskt läge i östra hörnet i en stor landsända, vi ser en ökad effektivisering och vinst med utvecklingen av IT med förenklade appar och program. Arbeta smart Det mest påtagliga exemplet på en enkel, kostnads- och kvalitetseffektiv satsning är digitaliseringen av det politiska nämndsstödet som skedde redan år 2010; ingen kopiering, kuvertering, porto eller fysisk distribution, däremot ökad tillgänglighet, snabbhet, spårbarhet, flexibilitet, säkerhet med mera. För staden innebar det fort besparingar i rena pengar och bättre kvalitet samt ökad hållbarhet. Nästa steg håller på att implementeras; digitalisera hela nämndsprocessen ända till arkivering. Inrättande av ett medborgarkontor ökar inte bara tillgängligheten för medborgare, utan är också en kostnadseffektiv satsning där kompetens samlas som via ny teknik och IT i kombination med samlad
Sida 6 av 7 kunskap kan ge fullt stöd till olika frågeställningar både internt som externt. Effekten av medborgarkontoret ska ge förvaltningarna möjlighet att göra ett mera kvalitativt arbete. Haparanda stad har sedan 1999 använt sig av e-handel. Inom nuvarande IT-utveckling så har det skett en reinvestering och uppgradering samt integration av systemet. Det modernare systemet öppnar upp en portal för digitalisering av hela processen och förenklar även för små företag att ta del av stadens e-handel. Den erfarenhet och långsiktighet som staden har öppnar för att även mindre lokala företag digitalt kan kommunicera med staden. Redan idag använder sig lokala företag i större utsträckning av faktura på e-post då det förenklar även för företagen. BREVO är en tjänst som Haparanda stad erbjuder till sina medborgare helt fritt för att minska eller helt eliminera pappersanvändandet. E. IT öppnar för samverkan Haparanda stad har av tradition haft och har ett stort utbyte och samarbete med intilliggande kommuner, regioner och länder. Tänket gränslöst har funnits genom åren och flertalet kommunala verksamheter samverkar och samarbetar kring IT med kommuner nationellt och internationellt även utanför EU. Gränslöst alltid Inom skolan har Haparanda arbetat med organisationen Tänk OM; en nationell satsning på utveckling av skolmiljöer och nytänkande vad gäller pedagogiskt genomförande i kombination med införande av teknik. Som medlem av organisationen både bidrar Haparanda med erfarenhet och kunnande likväl som vi tar del av andras erfarenheter. Inom Tornedalskommunerna genomförs årligen utvecklingsdagar i olika inriktningar. Språkskolan är en integrerad F9-skola med Tornio där Haparandas nya arbetsmetoder och ITutveckling sprids över nationsgränsen. Vår erfarenhet är att medverkan i olika nätverk som skolledare, rektorer/handläggare på olika enheter såväl som på den politiska nivån ökar inflytandet av utveckling inom staden. Som medlem och medverkande i IT Norrbotten sedan starten 1996 finns ett djupt rotat, nära samarbete med länets och landstingets övriga IT-chefer och kommunledningar för att hitta gemensamma nämnare och lösningar vad gäller IT-utvecklingen. Haparanda är med i regionens nybildade E-nämnd som ser över möjligheterna till en länsövergripande lösning för e-förvaltning. Samarbetet inom hälso- och sjukvård är väl etablerat där vi bland annat deltagit i upprättandet av kravspecifikationen för upphandlingen av digitala trygghetslarm som sedemera blev underlaget på nationell nivå för SKL, medverkat i nationella verksamhetsgrupper inom området kommunal E-hälsa (nationell IT-strategi). Ett exempel på lyckad samverkan inom E-förvaltning är Haparanda och Tornio städers gemensamma utveckling av ett tvåspråkigt digitalt bokningssystem för fritidsområdets resurser, lokaler och anläggningar. Lokaler kan bokas och betalas från respektive sida av nationsgränsen samtidigt som vi ökar tillgängligheten och användningsgraden, med förbättrad folkhälsa i ett hållbart perspektiv. Öppenheten och mottagligheten för utveckling gör att Haparanda arbetar utåtriktat för att bredda och fördjupa kompetensen och kunskapshorisonten. Att ta emot andra kommuners och myndigheters studiebesök, att sprida kunskapen om Haparandas modell berikar vår utvecklingsvilja och ger också
Sida 7 av 7 nödvändiga kontakter för framtida samarbeten. Vitryssland, Estland, Island och Indonesien är några exempel på våra samarbetsparter internationellt inom olika områden, även IT.