Plats och tid Styrelserummet kl. 13:00-15:00 Beslutande ledamöter Övriga närvarande Utses att justera Bengt Bergqvist (S) (Ordförande) Thomas Hägg (S) (Åre kommun) Björn Hammarberg (M) (Krokoms kommun) Anders Edvinsson (S) (Östersunds kommun) Jenny Palmquist (S) (Ragunda kommun) Jennie Klaesson (M) (Bergs kommun) ersätter Therese Kärngard (S) (Vice ordförande) Jessica Hådell (Sekreterare) Åsa Hofsten (IT-strateg) Nesterud Thomas (IT-strateg) Jörgen Persson (S) (Bräcke kommun) Anders Edvinsson Justeringens plats och tid Regionens hus, 2018-07-09 13:00 Protokollet omfattar 11-14 Underskrifter Sekreterare... Jessica Hådell Ordförande.... Bengt Bergqvist Justerande.... Anders Edvinsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ samt specialistfunktioner Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift 2018-07-12 Datum för anslags nedtagande Regionens hus... Jessica Hådell 2018-08-03 1
ÄRENDELISTA 11 Fastställande av föredragningslista 12 Verksamhetsplan 2018 inom drift och service, utveckling 13 Utnämning av dataskyddsombud enligt dataskyddsförordningen 14 Tertialrapport april 2018 2
11 Fastställande av föredragningslista I enlighet med nämndens reglemente har preliminär föredragningslista över de ärenden som avses bli behandlade sänts ut till ledamöter och ersättare. Beslut Preliminär föredragningslista fastställs som slutlig föredragningslista. 3
12 Verksamhetsplan 2018 inom drift och service, utveckling (GNS/2/2018) Region Jämtland Härjedalen och sex av länets kommuner i Jämtlands län har kommit överens om att samverka i en gemensam nämnd. Den gemensamma nämndens uppdrag är att för de samverkande parterna utföra sådana särskilda, specificerade uppdrag bestående av intern service och stöd, utvecklingsinsatser till de samverkande parternas verksamheter för vilka uppdrag lämnats till nämnden. Åsa Hofsten, IT-strateg föredrar ett utkast till verksamhetsplan för 2018. Organisatoriskt ligger gemensamma nämnden för samverkan i Region Jämtland Härjedalen. Därför är det regionens styrdokument, regionplan samt finansplan, med dess strategiska mål som ligger till grund för nämndens verksamhetsplan, tillsammans med nämndens reglemente och samarbetsavtal. Regionplanens strategiska mål har plockats ned till ett antal framgångsfaktorer och mått, med förslag på aktiviteter för nämnden att genomföra. Åsa lägger till information från den regionala utvecklingsstrategin och tar även med sig synpunkter om att tydligare få fram kommunernas inverkan på planen. Förslagsvis en skrivning om att övriga parter kan komma med förslag på aktiviteter till verksamhetsplanen. Beslutsunderlag Utkast Verksamhetsplan för 2018 4
13 Utnämning av dataskyddsombud enligt dataskyddsförordningen (GNS/4/2018) Regionstyrelsen fastställde den 25 april, 105, Region Jämtland Härjedalens organisation för behandling av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen. Dataskyddsförordningen ersätter personuppgiftslagen (PUL) den 25 maj 2018. De nya reglerna börjar då gälla direkt utan någon övergångsperiod. Varje nämnd är personuppgiftsansvarig (PuA) för sina verksamhetsområden, och i det ansvaret ingår att utse ett dataskyddsombud samt att anmäla ombudets kontaktuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten. Reglerna om dataskyddsombud (DSO) finns i artiklarna 37 39 i dataskyddsförordningen. Rollen som dataskyddsombud är inte samma som personuppgiftsombudet i nuvarande PUL. Det finns flera skillnader. En av de största förändringarna med de nya reglerna är att ombudets kontrollerande och rådgivande funktion för organisationen renodlas. Det innebär samtidigt att organisationen självständigt måste bedriva ett aktivt dataskyddsarbete som inte leds av dataskyddsombudet. Organisationens arbete ska följas upp av ombudet, men det är en rekommendation att varje organisation parallellt med dataskyddsombudet även utser någon i ledningsposition som har ett övergripande ansvar för genomförandet av det interna dataskyddsarbetet inom förvaltningen, antingen övergripande eller per nämnd. Ytterligare en förändring är att de nya reglerna ställer krav på dataskyddsombudets kompetens och placering i organisationen. Den person som utses måste ha tillräcklig kunskap om dataskydd och ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer, sakkunskap och förmåga att utföra uppgifterna. Ombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i organisationen och ska rapportera till organisationens ledning. Förslag till beslut utser Sanna Othman, regionjurist, till dataskyddsombud från och med den 25 maj 2018, samt anmäler detta till Integritetsskyddsmyndigheten. Beslut utser Sanna Othman, regionjurist, till dataskyddsombud från och med den 25 maj 2018, samt anmäler detta till Integritetsskyddsmyndigheten. 5
Expedieras till Integritetsskyddsmyndigheten Regionjurist Regionstabschef Östersunds kommun Åre kommun Krokoms kommun Bergs kommun Ragunda kommun Strömsunds kommun Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Dataskyddsombud till GNS 6
14 Tertialrapport april 2018 (GNS/6/2018) Nämnden har under första tertialet bytt namn från gemensam nämnd för IT-drift och stöd, till gemensam nämnd för samverkan. Nämnden har utökats med ytterligare fem medlemmar. Förutom Region Jämtland Härjedalen och Åre kommun, samverkar nu även Östersunds kommun, Krokoms kommun, Bergs kommun, Ragunda kommun och Strömsunds kommun. Även Bräcke kommun och Härjedalens kommun har anmält intresse och beräknas ingå i nämnden under andra halvan av 2018. Nämndens IT-driftverksamhet har i volym varit enligt vad som överenskommits och fungerat väl utan störningar. Driften har levererats med hög kvalitet. Nämnden har ett överskott på 55 tkr per april. Resultatet beror på att kostnaderna för ITdriften mot den externa leverantören har en viss rörlig del. Avvikelsen kommer att justeras utifrån årsfaktureringen i juli och december. Prognosen är ett nollresultat för året. Förslag till beslut Tertialrapport per april 2018 för gemensamma nämnden för samverkan inom drift och service, utveckling godkänns. Beslut Tertialrapport per april 2018 för gemensamma nämnden för samverkan inom drift och service, utveckling godkänns. Expedieras till Regionstyrelsen Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Tertialrapport april 2018 Tertialrapport april 2018 Gemensamma nämnden för samverkan inom drift och service, utveckling 7