Barn- och utbildningsnämndens sammanträde

-3, BOUN 2014-01-22 08:30 Kallelse till Barn- och utbildningsnämndens sammanträde 2014-01-22 kl. 08:30 i Locknerummet, Rådhuset hus E, våning 1

-2, BOUN 2014-01-22 08:30 LEDAMÖTER Björn Sandal, S, ordförande Från/ Närv OMRÖSTNINGAR JA NEJ JA NEJ JA NEJ Pär Löfstrand, FP, 1:e vice ordförande Bogna Wojtkiewicz Adolfsson, C, 2:e vice ordförande Kholod Mahmood, S Amanda Werin, S Börje Jonsson, S Reidar Lunde, V Hans Ten Berg, MP Elisabet Sjöström, M Bertil Jonsson, C Anna Magnusson, C Roland Sundström, S, ersättare

-2, BOUN 2014-01-22 08:30 Birgitta Retzell, S, ersättare Jenny Sellsve, S, ersättare Niklas Daoson, S, ersättare Claes Malmquist, V, ersättare Thomas Trång, MP, ersättare Benny Hiller, M, ersättare Joel Nordkvist, M, ersättare Thomas Gutke, M, ersättare Per Leijon, C, ersättare Joakim Östman, FP, ersättare

1, BOUN 2014-01-22 08:30 BOUN: 211/2013 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 Datum 2013-01-13 Dnr 211/2013 Mats Glimbrant Barn- och utbildningsnämnden Budget 2014 och flerårsplan 2015-2016 Förslag till detaljbudget har utarbetats utifrån Kommunfullmäktiges beslut i oktober 2013. Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-13. Förslag till detaljbudget 2014-01-13. Förslag till beslut Förslag till detaljbudget antas. Bakgrund Kommunfullmäktige tog i oktober 2013 beslut avseende förvaltningens budget för 2014. Beslutet innebar att förvaltningens budget reducerades med en effektivisering motsvarande 9 miljoner kronor. Förvaltningen har genomfört nedanstående åtgärder för att reducera kostnadsbudgeten. Avveckling Ope förskola (300 tkr). Mer effektiv hantering av toppar i verksamheten, ett extrabarn i förskolan fr.o.m. 1 mars ( 2 500 tkr). Effektivisering dygnet runt förskola (300 tkr). Förändring skolstruktur, Ope-Ängsmon, Ängsmon-Torvalla fr.o.m. hösten 2014 (1 300 tkr) Gruppeffektivisering i skolan (500 tkr). Elevhälsan, minskning en pedagogtjänst (500 tkr). Dessa åtgärder motsvarar 5,4 miljoner kronor. Resterande del av den beslutade effektiviseringen på 9 miljoner kronor utgör 3,6 miljoner kronor. Denna resterande del utgör en samlad effektivisering i nämndens totala verksamhet. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

1, BOUN 2014-01-22 08:30 BOUN: 211/2013 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2 Datum 2013-01-13 Dnr 211/2013 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

1, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 Datum 2013-01-13 Dnr 211/2013 Mats Glimbrant Barn- och utbildningsnämnden Budget 2014 och flerårsplan 2015-2017 Förslag till detaljbudget har utarbetats utifrån Kommunfullmäktiges beslut i oktober 2013. Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-13. Förslag till detaljbudget 2014-01-13. Förslag till beslut Förslag till detaljbudget antas. Bakgrund Kommunfullmäktige tog i oktober 2013 beslut avseende förvaltningens budget för 2014. Beslutet innebar att förvaltningens budget reducerades med en effektivisering motsvarande 9 miljoner kronor. Förvaltningen har genomfört nedanstående åtgärder för att reducera kostnadsbudgeten. Avveckling Ope förskola (300 tkr). Mer effektiv hantering av toppar i verksamheten, ett extrabarn i förskolan fr.o.m. 1 mars ( 2 500 tkr). Effektivisering dygnet runt förskola (300 tkr). Förändring skolstruktur, Ope-Ängsmon, Ängsmon-Torvalla fr.o.m. hösten 2014 (1 300 tkr) Gruppeffektivisering i skolan (500 tkr). Elevhälsan, minskning en pedagogtjänst (500 tkr). Dessa åtgärder motsvarar 5,4 miljoner kronor. Resterande del av den beslutade effektiviseringen på 9 miljoner kronor utgör 3,6 miljoner kronor. Denna resterande del utgör en samlad effektivisering i nämndens totala verksamhet. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

1, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2 Datum 2013-01-13 Dnr 211/2013 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

1, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Kopia av Budgetbilaga 2014 140115 Östersunds kommun Barn- o utbildningsförvaltningen BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS DETALJBUDGET 2014 Kommunbidrag enligt beslut i KF 2013-10-24 Alla belopp i tusental kronor Uppdaterad 2014-01-10 BUDGET 2014 BUDGET 2013 V e r k s a m h e t Intäkter Kostnader Intäkter Kostnader Förvaltningsgemensamt Budgetjusteringspost, skolstruktur 5 000 0 Stab och förvaltningsgemensamt 41 077 39 203 Inkl Kundcenter Skolområdesadministration 40 939 40 639 Förändring av semesterlöneskuld 190 185 Nämnd- och styrelseverksamhet Barn o utbildningsnämnden 1 034 1 017 Allmän fritidsverksamhet 4H-ladugård inklusive försäkring 165 165 Bibliotek och Kultur/Musikskola Bibliotek och Kultur/Musikskola -186 325 Fritidsgård Fritidsgård 9 173 9 074 Öppen förskola Öppen förskola 4 940 4 830 Enskild öppen förskola 453 466 Familjedaghem Familjedaghem 2 579 1 604 Föräldraavgifter 113 131 Statsbidrag maxtaxa 58 98 Enskilt familjedaghem 2 198 1 884 Förskola Förskola 341 194 332 504 BIBASS 8 724 7 587 Modersmålsträning 911 1 008 Barnolycksfallförsäkring 544 489 Avskrivning barnomsorgsavgifter 91 89 Interkommunal intäkt/kostnad 408 817 400 800 Föräldraavgifter 24 319 23 738 Statsbidrag maxtaxa 15 202 15 095 Enskild förskola 35 522 39 246 Öppen fritidsverksamhet Öppen fritidsverksamhet 3 737 3 326 Enskild öppen fritidsverksamhet 559 310 Fritidshem Fritidshem 66 379 61 969 BIBASS 3 473 2 129 Föräldraavgifter 13 489 12 304 Statsbidrag maxtaxa 6 076 6 085 Enskilt Fritidshem 7 173 6 794 Förskoleklass BIBASS 1 155 0 Ej separat 2013 Enskild förskoleklass 4 305 4 528 Grundskola Grundskola 322 058 321 942 IT-satsning 15 mkr 2013 BIBASS 20 225 15 344 Modersmålsundervisning 12 914 10 423 Elevhälsa 23 305 22 679 Sjukhusundervisning/Barnpsyk 1 623 2 220 1 436 2 150 Sjukhusundervisning/Barnpsyk Interkom. 327 286 Skolskjuts 24 091 25 022 Elevförsäkring 1 039 920 Interkommunal intäkt/kostnad 1 364 2 065 1 336 2 023 Enskild grundskola 55 159 58 989 Obligatorisk särskola Grundsär/träningsskola 24 616 24 455 Skolskjuts 2 408 2 634 Elevförsäkring 12 12 Interkommunal intäkt/kostnad 3 553 4 000 Vård och omsorg Tillsyn >12 år LSS 4 423 4 356 Interkommunal intäkt/kostnad 150 236 Övriga intäkter 66 681 65 470 Kostnader 1 071 682 1 050 797 Kommunbidrag 1 005 001 985 327 Resultat 1 071 682 1 071 682 1 050 797 1 050 797

2, BOUN 2014-01-22 08:30 BOUN: 100/2014 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 Datum 2013-01-13 Dnr 100-2014 Mats Glimbrant Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsförvaltningen Internkontrollplan 2014 Förslag till internkontrollplan för 2014 har utarbetats. Den innebär i princip en förlängning av den plan som gällt 2011-2013 Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-13. Förslag till internkontrollplan för 2014. Förslag till beslut Förslag till internkontrollplan antas. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

2, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 Datum 2013-01-13 Dnr 100-2014 Mats Glimbrant Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsförvaltningen Internkontrollplan 2014 Förslag till internkontrollplan för 2014 har utarbetats. Den innebär i princip en förlängning av den plan som gällt 2011-2013 Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-13. Förslag till internkontrollplan för 2014. Förslag till beslut Förslag till internkontrollplan antas. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

2, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Internkontrollplan Dokumentnamn: Internkontrollplan 2013 inkl. riskanalys Gäller: Barn- och utbildningsförvaltningen Upprättad av: Janrik Englund 2013-01-07 Beslutad av: Barn- o utb-nämnden 2013-01-23 Sida: Sidan 1 av 8 Reviderad den: Internkontrollplan med riskanalys för Barn- och utbildningsförvaltningen 2013. Internkontrollplanen med rapporteringsrutiner är framtagen för att säkerställa att den interna kontrollen fungerar i förvaltningen. Den är uppdelad i avsnitten verksamhet, ekonomi, personal, miljö och säkerhet. RISKBEDÖMNING Både externa och interna risker har övervägts KONTROLLAKTIVITETER Kontrollaktiviteter är de konkreta åtgärder som vidtas för att motverka, minimera eller allra helst eliminera de risker som har identifierats. Se kolumn Åtgärd/kontrollmoment. INFORMATION OCH KOMMUNIKATION Ledningen har ansvaret för att säkra en väl fungerande information och kommunikation mellan förvaltningens olika organisationsnivåer. Beslut på olika nivåer måste nå alla berörda. Kännedom om styrdokument, policies och rutin är viktigt. Kommunikationen med kommunledningsförvaltningen och övriga förvaltningar är också av stor betydelse. VERKSAMHETS- OCH KVALITETSUTVECKLING Uppföljning av mål- och styrkedjan är av central betydelse. Det är den process där verksamheten följer upp beslut/styrdokument och hur resurser har använts i förhållande till ram och måluppfyllelse i budget. 1. Verksamhet Mål- och styrkedjan består av fyra moment: formulera mål fördela resurser följa upp/utvärdera utkräva ansvar. Målformulering utgår från gällande Plan för lärande och kommunens övergripande budgetdirektiv. De prioriterade inriktningsmålen för barn- och utbildningsnämnden (Boun) bryts ner till effektmål och nyckeltal, som fastställs av kommunfullmäktige. Fördelning av resurser för att uppnå dessa mål görs av barn- och utbildningsnämnden. Övergripande styrdokument för förvaltningen (Bouf) är därför centrala budgetdirektiv samt övriga beslut i barn- och utbildningsnämnden, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. C:\DOCUME~1\DANKRE\LOCALS~1\Temp\1f\epj_att_5_2.doc

2, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Internkontrollplan Dokumentnamn: Internkontrollplan 2013 inkl. riskanalys Gäller: Barn- och utbildningsförvaltningen Upprättad av: Janrik Englund 2013-01-07 Beslutad av: Barn- o utb-nämnden 2013-01-23 Sida: Sidan 2 av 8 Reviderad den: Förutom de kommunalt beslutade målen styrs den pedagogiska verksamheten även av speciallagstiftningen (Skollagen mm) och statliga myndigheter. Dessa mål följs upp av Skolverket genom den kvalitetsredovisning som kommunen gör. Process/rutin Riskbild Riskbedömning Åtgärd/kontrollmoment. Frekvens. Budgetdirektiv och övriga beslut i Boun eller KF Antagna politiska beslut genomförs ej Möjligt att enstaka beslut ej genomförs allvarliga konsekvenser om beslut ej verkställs. 1. Årligen upprättande av arbetsplaner på förskole- och skolnivå där direktiv, krav och övriga nämndbeslut som påverkar verksamheten tagits med. Ansvarig att kontroller utförs/ avrapportering. 1.Skolområdeschef/ rapport av avvikelse till förv.chef Fördela resurser Fördelade resurser (enligt budget) överskrids På lägre nivå sker ofta vissa överskridanden. Totalt sett hålls budget 2. En utvecklingsplan för barn- och utbildningsförvaltningen upprättas och revideras årligen 3. Särskilt riktade kontroller av verkställighet. Direkt på nämnds eller förv.chefs initiativ kontrollera genom skolområdeschef eller verksamhetsplanerare Budgetuppföljning per april, augusti, årsbokslut till Ks. Ekonomiskt utfall och prognos 2. Förvaltningschef/ Chefsekonom/rapport till nämnd Teckna överenskommelser, ÖK Nämndens beslut om kvalitetskrav slår ej igenom i verksamheten I överenskommelserna ingår kvalitetskraven. Kontroll att överenskommelser tecknas mellan Boun:s ordförande och förvaltningschef som överensstämmer med budgetdirektiv. Chefsekonom/rapport till nämnd Uppföljning budgetmål Budgetmål uppnås ej Sannolikt att enstaka budgetmål ej uppnås helt Budgetuppföljning per april, augusti, årsbokslut. Kontroll att effektmål i budget uppnås. Verksamhetsplanerare/rapport till nämnd Uppföljning av statliga mål, lagar och föreskrifter Bristande måluppfyllelse. Risk för påföljder om lagar ej följs. Möjlig risk för att enstaka skolor/förskolor ej uppnår alla statliga krav. 1 Kvalitetsredovisning som görs per verksamhet a) skola /förskola. Per läsår. b) förvaltningsövergripande 1a)Rektor/rapport till nämnd 1b)Verksamhetsplanerare/rapport till nämnd C:\DOCUME~1\DANKRE\LOCALS~1\Temp\1f\epj_att_5_2.doc 2 Övrig uppföljning. Direkt på nämnds eller förv.chefs initiativ kontrollera genom skolområ- 2. Förvaltningschef

2, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Internkontrollplan Dokumentnamn: Internkontrollplan 2013 inkl. riskanalys Gäller: Barn- och utbildningsförvaltningen Upprättad av: Janrik Englund 2013-01-07 Beslutad av: Barn- o utb-nämnden 2013-01-23 Sida: Sidan 3 av 8 Reviderad den: deschef eller verksamhetsplanerare el nämnd Uppföljning mål i ITplan Om IT-stödet fungerar dåligt, påverkas verksamheten negativt Under 2013 sker en kraftig satsning på IT-utrustning och fortbildning, varför målen bör vara lättare att uppnå. Löpande uppföljning att aktiviteter i förvaltningens IT-plan genomförs. Görs årligen. IT-strateg/rapport till förv.chef Folkhälsoarbete Om folkhälsoarbetet ej fungerar bra påverkas folkhälsan bland åldersgrupperna 1-15 år negativt. Många delar av folkhälsoarbetet visar positivt resultat. Vissa faktorer kan dock påverka negativt, tex ökad arbetslöshet. Uppföljning av folkhälsomål. Årligen i bokslut Verksamhetsplanerare Synpunktshantering Positiva och negativa synpunkter blir ej kända för verksamheten eller ledningen sämre återkoppling från allmänheten Utifrån tidigare års erfarenhet kommer få synpunkter in i synpunktshanteringssystemet. Däremot tas synpunkter ofta emot direkt av personalen ute i verksamheten Inkomna synpunkter från allmänheten vidarebefordras till berörd chef. Verksamhetsplanerare Nämndens beslut Nämndens beslut blir ej genomförda Uppföljning av att beslut genomförts har ej alltid gjorts. Lista över nämndens beslut föregående år upprättas. Kontroll att beslut genomförts. Förvaltningschef C:\DOCUME~1\DANKRE\LOCALS~1\Temp\1f\epj_att_5_2.doc

2, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Internkontrollplan Dokumentnamn: Internkontrollplan 2013 inkl. riskanalys Gäller: Barn- och utbildningsförvaltningen Upprättad av: Janrik Englund 2013-01-07 Beslutad av: Barn- o utb-nämnden 2013-01-23 Sida: Sidan 4 av 8 Reviderad den: 2. Ekonomi Ekonomistyrning är en process som består av en rad aktiviteter som ger den styrande kontrollen över ekonomin. De styrande aktiviteterna är: Beslut (om fördelning av ekonomiskt ansvar och befogenheter, beslut om ekonomiska mål, internbudget och regler för ekonomistyrning), Löpande uppföljning (av de ekonomiska beslut som tagits, budgetuppföljning och om ansvariga känner till och följer gällande regelverk), Rapportering (om den ekonomiska utvecklingen till de befattningshavare som har ekonomiskt ansvar och befogenheter) och Korrigerande beslut (med anledning av den rapporterade utvecklingen). Process/rutin Riskbild Riskbedömning Åtgärd/kontrollmetod. Frekvens Ansvarig att kontroller utförs/ avrapportering Säkra arbetet med budgetprocessen 1.Fullmäktiges direktiv och ramar slår ej igenom i nämndens verksamhet Minskade resurser skulle kunna innebära risker för förseningar i budgetarbetet. 1. Framtagande av budgetdirektiv för förvaltningen och genomgång av dessa på ledningsgrupp. Löpande under budgetperiod till förvaltningschef 1. Chefsekonom/ till förv.chef Avstämning mot budgetdirektiv (ekonomisk ram) 2.Budget blir ej klar i tid eller blir ej komplett Budget överenstämmer ej med ram Risk för att någon enhet ej lägger in sin rätta budget 2. Tid- och aktivitetsplaner för nämndens och förvaltningens budgetarbete. Löpande till förv.chef Avstämning av kostnader och intäkter i nämndens budget jämfört med budgetdirektiv 2.Chefsekonom/ till förv.chef Chefsekonom Uppföljning av resultat och investeringar Årsbudget hålls inte Risker att egen verksamhet har för stora kostnader eller för låga intäkter. Risker för att bidrag till enskilda utförare ökar utan att motsvarande minskningar sker i egen verksamhet. 1. Månadsvis rapportering av ekonomiskt resultat (ej januari o juli) 2. Helårsprognoser i samband med budgetuppföljning per 30 april och 31 augusti 3.Bokslut 31 december och delårsbokslut 31 augusti 1. Chefsekonom/till förv.chef 2. Chefsekonom/till förv.chef 3. Chefsekonom/till förv.chef C:\DOCUME~1\DANKRE\LOCALS~1\Temp\1f\epj_att_5_2.doc

2, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Internkontrollplan Dokumentnamn: Internkontrollplan 2013 inkl. riskanalys Gäller: Barn- och utbildningsförvaltningen Upprättad av: Janrik Englund 2013-01-07 Beslutad av: Barn- o utb-nämnden 2013-01-23 Sida: Sidan 5 av 8 Reviderad den: Kvalitet i redovisningen Om nämndens räkenskaper är otillförlitliga blir den ekonomiska styrningen otillförlitlig. Budget hålls ej. Risk för onödiga kostnader. Med den enorma mängden ekonomiska transaktioner som sker under ett år är det sannolikt att en viss del är felaktiga i något avseende. Antalet saldon är onödigt stort genom att för många kombinationer av koder används detta gör överblickbarheten sämre. Kontroll om räkenskaper är tillförlitliga och följer god redovisningssed. Interna rutiner så att räkenskaperna blir likformiga inom förvaltningen. 1. Kontroll om redovisning endast sker på konteringar som finns upplagda i ekonomisystemet Rapportering av avvikelser samband med uppföljning april, aug, bokslut 1. Chefsekonom/till förv.chef 2. Kontroll om kontoansvariga har grundläggande kunskaper i god redovisningssed och tillräckliga kunskaper i ekonomisystemet för att löpande kunna följa sin ekonomi. Rapportering till förvaltningschef årsvis 2. Chefsekonom/till förv.chef Säkerställande av attesträtt Upphandling Om andra än ekonomiskt ansvariga får attestera räkningar blir den ekonomiska kontrollen dålig. Svårt utkräva ansvar Lagar och avtal kring upphandling följs ej sämre ekonomi pga dyrare varor. Risk för skadeståndskrav. Väldigt många har attesträtt. Inofficiell vidaredelegation sker dessutom. Köp av varor som finns på ramavtal sker relativt ofta utanför ramavtalen Upprättande av årlig attestantförteckning. Alla attestanter skriver under sin attesträtt. Förteckning med underskrivna attester i januari Kontroll att attesträtt i IT-system överenstämmer med attestantförteckning. 1. Kontroll om förvaltningens upphandlingar enligt LOU kvalitetssäkrats av upphandlingskontoret (alla). December 2. Kontroll om förvaltningens direktupphandlingar gjorts enligt kommunens upphandlingspolicy (stickprov). December Chefsekonom/ till förv.chef 1.Enhetschef/till förv.chef 2. Enhetschef/ till förv.chef Betalningsmoral Om fakturor inte betalas på avtalad tid uppstår räntekostnader och andra onödiga C:\DOCUME~1\DANKRE\LOCALS~1\Temp\1f\epj_att_5_2.doc Sannolikt blir ett antal fakturor försent betalda, av olika skäl. Då köp utanför ramavtal sker, är inte alltid betalningsvillkoren klarlagda. För- 3. Kontroll av ramavtalstrohet. Underlag från Upphandlingskontor ca 2 gånger/år Statistik över leverantörsfakturor som har betalats efter förfallodag. Stickprov bland dessa vad beror förseningen på, enligt beslutsattestant 3. Chefsekonom/ till förv.chef Ekonomi-assistent /Rapport till förvaltningschef, årligen

2, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Internkontrollplan Dokumentnamn: Internkontrollplan 2013 inkl. riskanalys Gäller: Barn- och utbildningsförvaltningen Upprättad av: Janrik Englund 2013-01-07 Beslutad av: Barn- o utb-nämnden 2013-01-23 Sida: Sidan 6 av 8 Reviderad den: kostnader. Kommunens godwill försämras. seningar beror ofta på att fakturor ej har korrekt adress/ referensnummer. 3. Personal Process/rutin Riskbild Riskbedömning Åtgärd/kontrollmetod Ansvarig att kontroller utförs/ avrapportering Prioriterade inriktningsmål personal i budget Systematiskt arbete med arbetsmiljö Sjukfrånvaron ökar, arbetsmiljön försämras och verksamhetens resultat försämras Arbetsmiljön försämras Det är möjligt att något av detta kan inträffa och om det uppstår kan konsekvenserna bli allvarliga Det är möjligt att detta kan inträffa och då kan konsekvenserna bli allvarliga Uppföljning av förvaltningens effektmål och nyckeltal i budgettuppföljning per april, augusti, bokslut december. Genom arbetsmiljörevision kontrollera att arbetsmiljöarbetet bedrivs systematiskt. Rapport årligen PA-konsult/rapport till förv.chef PA-konsult och skolområdeschefer/ rapport till förv.chef Rutin för tidig kontakt vid sjukfrånvaro Uppföljning av långa sjukfall Sjukfrånvaron ökar Sjukfrånvaron ökar Det är möjligt att detta kan inträffa och då kan konsekvenserna bli allvarliga Det är möjligt att detta kan inträffa och då kan konsekvenserna bli allvarliga Kontroll att rutin används. Rapport årligen Kontroll av att långa sjukfall följs upp Rapport årligen PA-konsult/rapport till förv.chef PA-konsult/rapport till förv.chef Uppföljning av bisysslor Uppföljning av medarbetarundersökning Risk att bisysslor påverkar verksamheten negativt Arbetsmiljön försämras Anställda med bisysslor har en leverantörsrelation med kommunen. Risken möjlig och allvarlig Mindre sannolikt att det inträffar men om det uppstår bedöms konsekvenserna allvarliga Kontroll att uppföljning av bisysslor görs. Säkerställa att frågan tas upp i medarbetarsamtal. Rapport årligen Uppföljning att handlingsplaner upprättas PA-konsult och skolområdeschefer/ rapport till förv.chef PA-konsult och skolområdeschefer/ rapport till förv.chef C:\DOCUME~1\DANKRE\LOCALS~1\Temp\1f\epj_att_5_2.doc

2, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Internkontrollplan Dokumentnamn: Internkontrollplan 2013 inkl. riskanalys Gäller: Barn- och utbildningsförvaltningen Upprättad av: Janrik Englund 2013-01-07 Beslutad av: Barn- o utb-nämnden 2013-01-23 Sida: Sidan 7 av 8 Reviderad den: 4. Miljö Process/rutin Riskbild Riskbedömning Åtgärd/kontrollmetod Ansvarig att kontroller utförs/ avrapportering Prioriterade inriktningsmål miljö i budget Miljön i hela kommunen kan påverkas Risken bedöms som låg. Uppföljning av förvaltningens effektmål och nyckeltal i budgetuppföljning och i bokslut Handläggare miljö/säkerhet Avvikelserapportering miljö Om rapportering av avvikelser inte sker, försvåras förbättringsarbetet Enstaka gånger sker inte rappportering av avvikelser. Vid miljöavvikelser följa upp att avvikelserapport skrivs och åtgärdas Handläggare miljö/säkerhet Miljöhandlingsplan Om miljöhandlingsplan inte upprättas, blir det svårt att uppnå uppsatta miljömål. Miljöhandlingsplan uprättas alltid, både centralt och på varje skola/motsvarande, Uppföljning att aktiviteter i förvaltningens miljöhandlingsplan genomförs Handläggare miljö/säkerhet 5. Säkerhet Process/rutin Riskbild Riskbedömning Åtgärd/kontrollmetod Ansvarig att kontroller utförs/ avrapportering Skade- och incidentrapportering Om rapportering av arbetsskador inte sker enligt Arbetsmiljöverkets bestämmelser försvåras arbetet med att förhindra framtida tillbud och skador. Troligen finns det vissa skador och incidenter som inte rapporteras. Kontroll att skade- och incidentrapportering sker i enlighet med kommunens rutiner Rapport i mars Säkerhets- samordnargruppen Handläggare miljö o säkerhet /till förv.chef C:\DOCUME~1\DANKRE\LOCALS~1\Temp\1f\epj_att_5_2.doc

2, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Internkontrollplan Dokumentnamn: Internkontrollplan 2013 inkl. riskanalys Gäller: Barn- och utbildningsförvaltningen Upprättad av: Janrik Englund 2013-01-07 Beslutad av: Barn- o utb-nämnden 2013-01-23 Sida: Sidan 8 av 8 Reviderad den: Inventarier Systematiskt brandskyddsarbete Stöldbegärliga inventarier kan stjälas Brandrisker i förvaltningens lokaler Sannolikt sker några stölder varje år. Sannolikt några bränder sker varje år. Kontroll att stöldbegärliga inventarier är stöldskyddsmärkta (intervju med chefer). Rapport i mars Kontroll att systematiskt brandskyddsarbete sker vid respektive enhet Rapport i mars Handläggare miljö o säkerhet /till förv.chef Handläggare miljö o säkerhet /till förv.chef C:\DOCUME~1\DANKRE\LOCALS~1\Temp\1f\epj_att_5_2.doc

3, BOUN 2014-01-22 08:30 BOUN: 2239/2013 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 Datum 2013-01-13 Dnr 2239-2013 Mats Glimbrant Barn- och utbildningsnämnden Revisionsrapport Granskning av internkontrollarbetet Kommunrevisionen utförde 2013-11-22 en granskning av internkontrollarbetet inom kommunen. Den övergripande revisionsfrågan var om internkontrollarbetet fungerar på ett tillfredsställande sätt. I granskningsrapporten framkommer att internkontrollarbetet inom kommunen till vissa delar, men inte fullt ut, fungerar på ett tillfredställande sätt. Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-13. Kommunrevisionens granskning av internkontrollarbetet 2013-11-22. Förslag till beslut Nämnden har tagit del av granskningsrapporten men anser att den i nuläget inte föranleder någon åtgärd från förvaltningen. Nämnden inväntar, i enlighet med rapporten, framtida beslut från Kommunstyrelsen om kommungemensamma regler och riktlinjer. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 Datum 2013-01-13 Dnr 2239-2013 Mats Glimbrant Barn- och utbildningsnämnden Granskning av internkontrollarbetet Kommunrevisionen utförde 2013-11-22 en granskning av internkontrollarbetet inom kommunen. Den övergripande revisionsfrågan var om internkontrollarbetet fungerar på ett tillfredsställande sätt. I granskningsrapporten framkommer att internkontrollarbetet inom kommunen till vissa delar, men inte fullt ut, fungerar på ett tillfredställande sätt. Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-13. Kommunrevisionens granskning av internkontrollarbetet 2013-11-22. Förslag till beslut Nämnden har tagit del av granskningsrapporten men anser att den i nuläget inte föranleder någon åtgärd från förvaltningen. Nämnden inväntar, i enlighet med rapporten, framtida beslut från Kommunstyrelsen om kommungemensamma regler och riktlinjer. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Skrivelse internkontrollarbetet

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet. Östersunds kommun November 2013

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 2. Rutinbeskrivning 4 3. Analys av kontrollområden 6 4. Sammanfattande analys 7 5. Revisionell bedömning 8 6. Bilagor 9

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet Sammanfattning Uppdrag och bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Östersunds kommun har Deloitte granskat om internkontrollarbetet anses fungera tillfredsställande. Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är om internkontrollarbetet fungerar på ett tillfredsställande sätt? Revisionskriterier Granskningen har huvudsakligen utgått frånföljande bedömningsgrunder: kommunallagen interna regelverk, policys och beslut Granskningen har utgått från intern kontroll enligt COSO. utbildning avseende internkontroll och den metod för riskanalyser och utformning av kontrollaktiviteter som finns inom kommunen. att riskanalyserna tydligt omfattar externa risker (t.ex. omvärldsrisker, finansiella risker, legala risker, ITbaserade risker) och interna risker (t.ex. verksamhetsrisker, redovisningsrisker och IT-baserade risker). att risk- och väsentlighetsanalyser dokumenteras. att internkontrollplanerna utformas på ett enhetligt sätt i alla nämnder. att det utformas rutiner/forum för dialog mellan nämnderna/förvaltningarna avseende arbetet med intern kontroll. att nämnderna löpande följer upp aktiviteter inom internkontrollen för att nämnderna ska kunna vidta åtgärder i tid. Svar på revisionsfrågan Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att internkontrollarbetet inom kommunen till vissa delar, men inte fullt ut, fungerar på ett tillfredsställande sätt. Rekommendationer Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi: att det tas fram ett kommungemensamt internkontrollreglemente, eller liknande, med tillämpningsanvisningar. att de som berörs av arbetet med genomförande av riskanalyser och upprättande av internkontrollplaner erbjuds Östersund 2013-11-22 DELOITTE AB Marianne Harr Certifierad kommunal revisor Mattias Holmetun Granskare 1

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet 1. Inledning Uppdrag och bakgrund Nämndernas ansvar för den interna kontrollen framgår av kommunallagens bestämmelser. Kommunstyrelsen ska ha uppsikt över nämndernas verksamhet. Revisorernas uppgift är att pröva och bedöma om nämndernas interna kontroll är tillräcklig. Allt internkontrollarbete behöver utgå från gjorda riskbedömningar om vad som kan gå fel och vad som görs för att motverka eventuella fel. Det behöver finnas en tydlig struktur för internkontrollen. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Östersunds kommun har Deloitte granskat om internkontrollarbetet anses fungera tillfredsställande. Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är om internkontrollarbetet fungerar på ett tillfredsställande sätt? Underliggande revisionsfrågor: Finns ändamålsenliga riktlinjer och är de kommunicerade? Är nämndernas internkontrollarbete enhetligt? Utgår kontrollaktiviteter från riskbedömningar? Uppfyller kontrollaktiviteterna kraven för en god internkontroll? Efterlevs kontrollrutiner? Är uppföljningen ändamålsenlig? Revisionskriterier Revisionskriterierna är de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser och bedömningar. I denna granskning har revisionskriterierna huvudsakligen utgjorts av: kommunallagen interna regelverk, policys och beslut Granskningen har utgått från intern kontroll enligt COSO. Avgränsning Granskningen har utgått från internkontrollplaner för 2013 för samtliga nämnder. Tre gemensamma kontrollområden (Inköp/attest, Behörigheter och Löner) har belysts och analyserats särskilt genom sammanställning av motiv, utförda kontroller, dokumentation, analys och åtgärd samt rapportering i nämnd. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentanalyser, intervjuer och en enkät. En förteckning av de som intervjuats framgår av bilaga 1. Enkäten har skickats till förvaltningscheferna för Barn- och utbildningsförvaltningen, Samhällsbyggnad, Serviceförvaltningen, Socialförvaltningen, Teknisk förvaltning och Vårdoch omsorgsförvaltningen. Samtliga har besvarat enkäten. 2

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet Granskningsrapporten har faktagranskats av: Koncerncontroller, Kommunledningsförvaltningen Förvaltningschef, Barn- och utbildningsförvaltningen Chefsekonom, Barn- och utbildningsförvaltningen Controller, Samhällsbyggnad Controller, Serviceförvaltningen Controller, Vård- och omsorgsförvaltningen Verksamhetscontroller miljöledning Ekonomichef, Socialförvaltningen Kvalitetssamordnare, Socialförvaltningen Ekonom, Teknisk förvaltning Förvaltningschef, Samhällsbyggnad 3

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet 2. Rutinbeskrivning Definition av intern kontroll Intern kontroll är ett begrepp som kan definieras och förklaras på flera olika sätt. Vår utgångspunkt för granskningen är följande definition av intern kontroll: 1 Intern kontroll är en process där såväl den politiska som den professionella ledningen och övrig personal samverkar och omfattar alla system och rutiner/processer som har till syfte att styra ekonomi och verksamhet. En god intern kontroll kännetecknas av: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Styrande dokument för intern kontroll Enligt de intervjuade saknas kommunövergripande riktlinjer och regler för arbetet med den interna kontrollen. Kommunstyrelsens och övriga nämnders ansvar för den interna kontrollen finns upptaget i respektive nämnds reglemente. Av reglementena framgår att en årlig plan för den interna kontrollen ska fastställas och följas upp. Viss vägledning i arbetet med den interna kontrollen återfinns i KOMM 2 i Östersunds kommuns attestreglemente. Där framgår att en avvägning måste göras mellan vad som är väsentligt, vilka effekter eventuella risker får samt kostnaden för kontroll å ena sidan och de fördelar som uppnås i form av ökad säkerhet och effektivitet med kontrollåtgärderna å andra sidan. Fastställande av internkontrollplaner De internkontrollplaner som nämnderna fastställer gäller förvaltningarna. Kommunstyrelsen upprättar även en övergripande internkontrollplan som gäller hela kommunförvaltningen. Av reglementet för kommunstyrelsen framgår att kommunstyrelsen även ansvarar för att följa upp att övriga nämnder upprättar planer för den interna kontrollen och bedriver sina verksamheter på ett tillfredsställande sätt. Enligt uppgift genomförs kontroller under första kvartalet av att övriga nämnder har upprättat internkontrollplaner. Några analyser av innehållet i de övriga nämndernas internkontrollplaner genomförs dock inte. Kommunstyrelsens riskanalys och internkontrollplan (gäller hela kommunförvaltningen) omfattar områden/kontrollåtgärder som berör risker inom övriga nämnders verksamhet/ansvar. Kommunstyrelsen tar dock, enligt uppgift, inte hänsyn till övriga nämnders riskanalyser vid sin riskanalys eller vid upprättandet av kommunstyrelsens internkontrollplan. 1 Hur vet vi vad som ska kontrolleras? Riskanalys i kommunal och landstingskommunal verksamhet, Roland Svensson, Deloitte 2012 4

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet Modell och arbetssätt för intern kontroll Kommunstyrelsen fastställde den 23 februari 2004 ( 57), Projektplan för INTERNKONTROLL i Östersunds kommun. Av projektplanen framgår bland annat vad kommunens internkontrollarbete syftar till och vilken modell som ska tillämpas: Östersunds kommun ska tillämpa COSO-modellen, som är en modell för ett arbetssätt där den politiska och professionella ledningen tillsammans med personalen samverkar för att med rimlig grad av säkerhet uppnå följande mål; ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av lagar, föreskrifter, planer, policys, rutiner m.m. Projektet, som leddes av kommunledningsförvaltningen, skulle leda till en internkontrollplan för hela kommunledningsförvaltningen. I samband med detta utarbetades en modell för riskanalys och internkontrollplan, se bilaga 2. Uppföljning av internkontrollplaner Av nämndernas/förvaltningarnas internkontrollplaner och av intervjuer och enkätsvar framgår att det varierar mellan nämnderna/förvaltningarna hur ofta uppföljning av internkontrollplanerna och återrapportering till nämnderna sker. Enligt de intervjuade återrapporteras resultatet av vissa delmoment i internkontrollplanerna flera gånger per år, till exempel åtgärder som rör budgetuppföljning, medan andra delmoment rapporteras en gång per år. Alla förvaltningar upprättar dock en årsrapport för internkontroll där internkontrollplanerna i sin helhet följs upp och återrapporteras till nämnderna. Av uppföljningsrapporterna för 2012 framgår att de kontrollåtgärder som planerats i flera fall inte genomförts. I flertalet av dessa fall saknas förklaring till varför avvikelser gjorts från internkontrollplanerna. Modellen för riskanalyser består av en arbetsbok i Excel där vägledning ges för hur risker identifieras, värderas och hanteras. Bland annat beskrivs hur sannolikheter och konsekvenser ska beräknas/bedömas. Enligt uppgift genomfördes en utbildning (år 2005) i intern kontroll och den modell som arbetats fram inom kommunen i samband med att nämnderna skulle börja göra egna riskanalyser och upprätta internkontrollplaner för nämnderna. Enligt de intervjuade tillämpas i dagsläget inte något gemensamt arbetssätt för arbetet med riskanalyser och internkontrollplaner. De olika förvaltningarna jobbar med och utvecklar sina riskanalyser och internkontrollplaner var för sig och tar, enligt de intervjuade, i stort sett inte del av varandras arbete och erfarenheter kring arbetet med riskanalyser och internkontrollplaner. De intervjuade upplever även att det saknas ett naturligt forum för diskussion och utveckling av dessa frågor. 5

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet 3. Analys av kontrollområden Analysen av kontrollområdena (Inköp/attest, Systembehörigheter och Löner) nedan utgår dels från nämndernas upprättade internkontrollplaner och dels från de enkätsvar som förvaltningscheferna lämnat. En sammanställning av enkätsvaren återfinns i bilaga 3. Kontrollområde: Inköp/attest Av internkontrollplanerna och enkätsvaren framgår att de flesta nämnder har analyserat risker som rör inköp/attest och att det genomförs kontrollåtgärder för att begränsa sannolikheten för att de identifierade riskerna ska inträffa. Nämndernas/förvaltningarnas internkontrollplaner skiljer sig åt i hur utförlig beskrivningen är avseende vilka risker som har identifierats och hur de har värderats. Kontrollområde: Systembehörigheter Av internkontrollplanerna och enkätsvaren framgår att de flesta nämnder, åtminstone till viss del, har analyserat risker som rör systembehörigheter. Av enkätsvaren framgår att det genomförs kontrollåtgärder för att begränsa sannolikheten för att de identifierade riskerna ska inträffa. För flertalet av nämnderna/förvaltningarna har dock de återstående riskerna (den risk som återstår efter utförande av redan befintliga kontrollåtgärder) bedömts som så ringa att de inte behövt tas med i internkontrollplanerna. Nämndernas/förvaltningarnas internkontrollplaner skiljer sig åt i hur utförlig beskrivningen är avseende vilka risker som har identifierats och hur de har värderats. Kontrollområde: Löner Av internkontrollplanerna och enkätsvaren framgår att de flesta nämnder, åtminstone till viss del, har analyserat risker som rör lönehanteringen. Av enkätsvaren framgår att det genomförs kontrollåtgärder för att begränsa sannolikheten för att de identifierade riskerna ska inträffa. För flertalet av nämnderna/förvaltningarna har dock de återstående riskerna (den risk som återstår efter utförande av redan befintliga kontrollåtgärder) bedömts som så ringa att de inte behövt tas med i internkontrollplanerna. Nämndernas/förvaltningarnas internkontrollplaner skiljer sig åt i hur utförlig beskrivningen är avseende vilka risker som har identifierats och hur de har värderats. 6

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet 4. Sammanfattande analys Vår analys av nämndernas/förvaltningarnas internkontrollplaner och de svar som lämnats i enkäten visar att kommunens modell för riskanalyser och internkontrollplaner inte har fått fullt genomslag inom kommunen och de intervjuer vi genomfört visar att modellen inte är allmänt känd bland de tjänstemän som utsetts att ansvara för internkontrollarbetet. Detta återspeglas i skillnader mellan nämndernas/förvaltningarnas riskanalyser och internkontrollplaner, både avseende dokumentation av riskanalyser och avseende utformning av internkontrollplaner, koppling till genomförd riskanalys och utformning av kontrollaktiviteter. som hög och där sannolikheten bedömts som låg och oavsett om konsekvenserna av inträffad risk bedömts som allvarliga eller ringa. Vi har även noterat att internkontrollplanerna i mycket liten utsträckning omfattar så kallade mjuka kontroller, d.v.s. åtgärder som tar sikte på t.ex. kompetens, förtroende, integritet och etik. Av sammanställningen i bilaga 4 framgår skillnaderna mellan de olika nämndernas internkontrollplaner. Nämndernas internkontrollplaner omfattar, i olika utsträckning, rutinorienterade kontroller (kontroller för att säkerställa att olika rutiner fungerar tillförlitligt och på avsett sätt) avseende verksamhetsaspekter samt rättvisande räkenskaper. Internkontrollplanerna omfattar, i olika utsträckning, kontroller kring verksamhetsstyrning för att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet (resultatorienterade kontroller). Vi noterar dock att kontrollaktiviteterna i huvudsak består av uppföljningar av nyckeltal och rutinefterlevnad, d.v.s. kontroller som sker i efterhand och som på sikt kan minska sannolikheten för att en risk inträffar. Denna kontrolluppbyggnad återfinns både där sannolikheten för att en risk ska inträffa bedömts 7

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet 5. Revisionell bedömning Samtliga nämnder, utom Valnämnden och Överförmyndaren, har fastställt internkontrollplaner för år 2013. De internkontrollplaner som fastställts gäller för förvaltningarna. Vi bedömer att nämndernas ansvar avseende fastställande av internkontrollplaner är definierat på ett tydligt sätt i nämndernas reglementen. Utöver regleringen i attestreglementet, om vad som ska övervägas vid utformningen av kontrollåtgärder, saknas kommungemensamma regler och riktlinjer för den interna kontrollen. Vi bedömer att den interna kontrollen skulle stärkas genom fastställande av ett kommungemensamt internkontrollreglemente, eller liknande, med tillämpningsanvisningar. Ett sådant styrdokument skulle, på ett samlat sätt, bland annat kunna förtydliga: Kommunens mål med intern kontroll Organisation och ansvarsfördelning för intern kontroll Arbetsmetod/modell Uppföljning av intern kontroll Tillämpning av en gemensam metod och ett gemensamt arbetssätt för arbetet med riskanalyser tillsammans med enhetligt utformade internkontrollplaner och en ökad dialog mellan nämnderna/förvaltningarna skulle stärka den interna kontrollen genom förbättrade möjligheter att beakta om, och i så fall hur, respektive nämnds planerade kontrollaktiviteter påverkar riskbilden inom övriga nämnders verksamhet. Det skulle även förbättra möjligheterna till jämförelser mellan de olika nämnderna. För att möjliggöra för nämnderna att i rätt tid kunna vidta relevanta åtgärder i sin styrning och ledning behöver återrapportering till nämnderna, av arbetet utifrån internkontrollplanerna, ske mer frekvent än en gång per år. Vi har noterat att det skiljer sig mellan nämnderna hur frekvent återrapportering sker. Vi har även noterat att det inom kommunledningsförvaltningen finns planer på att utöka återrapporteringen till kommunstyrelsen. Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi: att det tas fram ett kommungemensamt internkontrollreglemente, eller liknande, med tillämpningsanvisningar. att de som berörs av arbetet med genomförande av riskanalyser och upprättande av internkontrollplaner erbjuds utbildning avseende internkontroll och den metod för riskanalyser och utformning av kontrollaktiviteter som finns inom kommunen. att riskanalyserna tydligt omfattar externa risker (t.ex. omvärldsrisker, finansiella risker, legala risker, ITbaserade risker) och interna risker (t.ex. verksamhetsrisker, redovisningsrisker och IT-baserade risker). att risk- och väsentlighetsanalyser dokumenteras. att internkontrollplanerna utformas på ett enhetligt sätt i alla nämnder. att det utformas rutiner/forum för dialog mellan nämnderna/förvaltningarna avseende arbetet med intern kontroll. att nämnderna löpande följer upp aktiviteter inom internkontrollen för att nämnderna ska kunna vidta åtgärder i tid. 8

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet 6. Bilagor Bilaga 1 - Intervjuade Björn Strindlund, Koncerncontroller, Kommunledningsförvaltningen Janrik Englund, Chefsekonom, Barn- och utbildningsförvaltningen Mikael Hedström, Ekonomichef, Socialförvaltningen Eva-Britt Jacobsson, Kvalitetssamordnare, Socialförvaltningen Lena Johansson, Ekonom, Teknisk förvaltning Lars Andersson, Förvaltningschef, Samhällsbyggnad Agneta Johansson, Nämndsekreterare, Samhällsbyggnad Annica Egervärn, Controller, Samhällsbyggnad Ulf Sandberg, Controller, Serviceförvaltningen Mona Jonsson, Controller, Vård- och omsorgsförvaltningen Ulla Nordin, Verksamhetscontroller miljöledning 9

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet 10 Bilaga 2 Modell för internkontroll Dokumentnamn: Handlingsplan Intern kontroll Gäller: Hela kommunförvaltningen Sida: 10 (19) Upprättad av: U Nordin/arbetsgrupp Ledning/styrning 2004-01-30 Beslutad av: KS 2004-02-23 57 Reviderad den: HANDLINGSPLAN för INTERN KONTROLL i Östersunds kommun Kommunledningsförvaltningen fick i uppdrag att utarbeta en övergripande handlingsplan för vilka områden som ska fokuseras under 2004, som underlag för beslut i kommunstyrelsen. En projektplan är framtagen som beskriver hela processen med arbetet. Steg 2 Prioriterad handlingsplan för intern kontroll/områden Riskbedömning En prioriterad handlingsplan har tagits fram för de områden som kräver någon form av åtgärder under 2004. Inom varje område har en modell för riskbedömning använts (konsekvensbeskrivning, konsekvensanalys/ sannolikhetsbedömning). Riskbedömningen har gjorts utifrån 7 kriterier (varav två har sammanförts); Omvärldsrisk/legala risker: O/L Finansiell risk: F Extern IT-baserad risk: EIT Verksamhetsrisk: V Redovisningsrisk: R Intern IT-baserad risk: IIT Varje risk har sedan fått ett värde (nedanstående tabell) beroende på hur allvarlig konsekvensen bedöms och hur stor sannolikheten bedöms för att den inträffar. Riskbedömning Konsekvenser Mycket allvarliga 4 5 6 7 Allvarliga 3 4 5 6 Acceptabla 2 3 4 5 Ringa 1 2 3 4 Mindre sannolik Möjlig Sannolik Mycket sannolik Sannolikhet

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet 11 Skall åtgärdas Bör åtgärdas Acceptabel Åtgärder till handlingsplan Åtgärder till handlingsplan Genomförd riskbedömning inom intervallet 3-7 har sedan lagts in i en prioriterad handlingsplan nedan. Prioriterad handlingsplan Områden Riskbild Riskbedömning Åtgärd Ansvar

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet 12 Bilaga 3 Sammanställning av enkätsvar Inom parentes = vad som kunnat utläsas av internkontrollplan om svaret hänvisar till denna. Inköp/attest Har risker (eventuella händelser som medför oönskade konsekvenser) rörande Inköp/attest analyserats vid arbetet med internkontrollplanen för 2013? Vilka risker har identifierats? Barn- och utbildningsnämnden Ja, Framgår av internkontrollplanen. Framgår av internkontrollplanen, (Risk för skadeståndskrav p.g.a. att lagar och avtal ej följs Risk för att ansvar ej kan utkrävas p.g.a. andra än ekonomiskt ansvariga attesterar) Utförarstyrelsen/ Serviceförvaltningen Ja Baserat på tidigare års kontroller, genomgång av systembehörigheter 2011/2012 samt goda rutiner har riskerna bedömts som små. En potentiell risk är annars felaktig attest, t ex attest av egna kostnader eller attest av icke-behörig person. Utförarstyrelsen/ Teknisk förvaltning Riskerna har identifierats på förvaltningsnivå Se kontrollåtgärder (Att inköp/attest sker i enlighet med kommunens regler och bestämmelser för att skydda sig mot avsiktliga och oavsiktliga fel och att tillförsäkra sig om rättvisande räkenskaper.) Vård- och omsorgs- Socialnämnden Miljö-och samhällsnämnden nämnden Ja Ja Ja riskerna med den händelsen finns alltid med i vår bruttolista. Att man har behörighet bara för det ansvarsområde man tilldelats, att beloppsgränser är lämpliga, att man inte attesterar egna kostnader Ex att ramavtal eller gällande riktlinjer ej följs. Sedan flera år tillbaka styrs våra attester genom vårt elektroniska fakturasystem inköp och faktura. Utbetalningar via vårt verksamhetssystem föregås alltid av elektroniska beslut av behörig chef/handläggare. Risken att någon som inte har attesträtt skall kunna beslutsattestera en faktura är mycket liten. Vilka kontrollåtgärder genomförs avseende Inköp/attest för att förhindra att oönskade konsekvenser uppstår? (uppge även eventuella kontroller, samt motiven för dessa, som genomförs men som inte tagits upp i internkontrollplanen) Framgår av internkontrollplanen, (Upprättande av årlig attestantförteckning.) Alla attestanter skriver under sin attesträtt. Kontroll att attesträtt i ITsystem överensstämmer med attestantförteckning.. Kontroll om förvaltningens upphandlingar enligt LOU kvalitetssäkrats av upphandlingskontoret. Kontroll om förvaltningens direktupphandlingar gjorts enligt kommunens upphandlingspolicy. December Kontroll av ramavtalstrohet. Samtliga fakturor överstigande 50 000 kr kontrolleras att de attesterats av rätt person och att inköp står i rimlighet till den attesterades verksamhet. På ca 50 fakturor avseende personalomkostnader kontrolleras att attestant inte konterat egna kostnader samt att syfte, deltagare mm framgår. På övriga fakturor görs ca 50 stickprovskontroller. Utöver detta görs också månatliga kontroller i samband med månadsuppföljningar. Kontroll att aktuell förteckning över besluts- och behörighetsattestanter finns. Kontroll av att samma person inte kan vara både beslutsattestant och behörighetsattestant. Stickprovskontroll av fakturor per enhet kan genomföras. Kontroll av momsredovisning kan komma att genomföras. Stickprov kan komma att genomföras för att följa upp hur försenade fakturor hanteras. Stickprovskontroller kan komma att genomföras så att säkra att kontering sker korrekt enligt förvaltningens riktlinjer. Genom att använda mottagningsattestant och behörighetsattestant Stickprov eller att någon attestant eller behörighetsattestant har reagerat. Månatliga kontroller görs i ekonomiuppföljningarna och där vi finner avvikelser sker en avvikelserapport. Några avvikelser har inte skett under det senaste året

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet 13 Hur dokumenteras genomförandet av kontrollåtgärderna? Hur analyseras resultaten av genomförda kontrollåtgärder? Hur återrapporteras resultatet från genomförda kontrollåtgärder till nämnden? Har risker (eventuella händelser som medför oönskade konsekvenser) rörande Systembehörigheter analyserats vid arbetet med internkontrollplanen för 2013? Vilka risker har identifierats? Vilka kontrollåtgärder genomförs avseende systembehörigheter för att förhindra att oönskade konsekvenser uppstår? (uppge även eventuella kontroller som genomförs men som inte tagits upp i internkontrollplanen) Hur dokumenteras genomförandet av kontrollåtgärderna? Framgår av internkontrollplan (Årlig rapport) Framgår av internkontrollplan (Årlig rapport) Årlig rapport utifrån internkontrollplan. Nej Sammanställs i Excel dokument. Avrapporteras till förvaltningschef i enlighet med frekvens som framgår av internkontrollplan Görs årligen i anslutning till upprättandet av plan för nästa år Uppföljning av internkontrollplan görs två gånger per år Under 2011 gjordes en ordentlig genomgång av systembehörigheter. Efter analys av läget 2012 gjordes bedömning att området var gott varmed inga särskilda kontrollaktiviteter lades in i internkontrollplan 2013. - Inga risker av större dignitet identifierades för 2013. Potentiella risker är annars att obehöriga personer får tillgång till information eller system de inte ska ha. - Inga särskilda för 2013. Vid framtagande av prisunderlag för datacenter tas lista över användare till AD, e-post och kommunoffice fram och skickas ut till samtliga förvaltningar. För serviceförvaltningens egna användare görs genomgång av att användarna är korrekta. - Ingen dokumentation 2013 med anledning av förvaltningens klassificering av Upprätta riktlinjer för vad som avser beloppsgränser för attest Genomgång av beloppsgräns motsvarar förvaltningens riktlinjer Svaren dokumenteras i en rapport som lämnas till förvaltningschefen och Utförarstyrelsen Vid eventuella brister påtalas berörda, införs reviderade rutiner, ordnas utbildningar osv.. Arbetet med internkontrollen rapporteras till Utförarstyrelsen i regel vid uppföljningstillfällena dvs. april, augusti och en slutrapport vid bokslut. Till viss del har risker analyserats. Särskild i systemen där utbetalningar sker. Inköp o Faktura: Felaktiga behörigheter både i ansvar och belopp i systemet i förhållande till beslutat attestförteckning Inköp o Faktura: Avstämning av behörigheterna mot av förvaltningschefen beslutad attestförteckning genomförs årligen Övriga system inga särskilda kontrollfunktioner görs. Svaren dokumenteras i en rapport som lämnas till förvaltningschefen och Inte alls det ingår i attestantsystemet. Eventuella fel rättas till genom ändringar i systemet. Beslut fattas av ekonom tillsammans med förvaltningschef Årligen i januari då genomförande av interkontrollplanen tas upp som beslutspunkt. Ja, ansvarig för varje verksamhetssystem tilldelar behörigheter med utgångspunkt i handläggande tjänstemans arbetsuppgifter. Vid varje tilldelning av behörighet görs en behovs (risk) bedömning. Inga, den som har behov av behörigheter fyller i behörighetsblankett som sedan beslutas av en chef. Chefen ansvarar också för att ta bort behörigheter som inte längre är aktuella. Genomgång och rensning av system. Det finns inget behov av att dokumentera detta. När någon anställd slutar Saknar rutiner för hur det ska dokumenteras. Vi analyserar de aktuella avvikelserna. Vid avrapportering två ggr/år i förvaltningsledningen och vid den årliga uppföljningen av internkontrollplanen. Vid års uppföljningen av internkontrollplanen görs parallellt en ny internkontrollplan där nya riskbedömningar görs. En analys görs också vid avvikelserapportering till förvaltningsledningen. Information ges till nämnd. Återrapportering sker via avvikelserapporter och i uppföljningen av internkontrollplanen. Ja Att man kan ta del av information om brukare som man ej har någon vårdrelation till för tillfället. Behörighetskontroller, stickprover görs, vi arbetar med att hålla användarregister aktuella. Rutiner för att beställa och avbeställa behörigheter finns. Sammanställning över uttag av loggar som sedan lämnas till aktuell chef Ja i internkontrollplanen för 2013 finns att granska verksamhetssystemets behörighetshantering. T ex att pengar i form av försörjningsstöd, vård fakturor betalas ut felaktigt. Att inte socialtjänstens sekretess bryts pga av brister i behörighetshanteringen. Varje månad lottas två klienters ärenden fram per team. Logglistor i ärendena tas fram och behörig teamchef går igenom listorna tillsammans med systemförvaltaren. Logglistorna samlas i pärmar och sparas i ett år. Logglistorna sparas för

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet 14 Hur analyseras resultaten av genomförda kontrollåtgärder? Hur återrapporteras resultatet från genomförda kontrollåtgärder till nämnden? Har risker (eventuella händelser som medför oönskade konsekvenser) rörande Löner analyserats vid arbetet med internkontrollplanen för 2013? Vilka risker har identifierats? Vilka kontrollåtgärder genomförs avseende löner för att förhindra att oönskade konsekvenser uppstår? (uppge även eventuella kontroller som genomförs men som inte tagits upp i internkontrollplanen) området detta år. utförarstyrelsen tas behörigheter bort av systemansvarig. De analyseras inte, behov saknas. - Se ovan Vid eventuella avvikelser revideras behörigheterna i systemen - Se ovan Arbetet med internkontrollen rapporteras till Utförarstyrelsen i regel vid uppföljningstillfällena dvs. april, augusti och en slutrapport vid bokslut. Nej Ja Riskerna har identifierats på förvaltningsnivå - Under 2012 gjordes en ordentlig genomgång av området och visade bland annat att uppföljning av lönekostnader görs på olika sätt, t ex olika metoder, olika nivåer och olika frekvenser. Riskerna med detta är t ex att felaktiga löner utbetalas och inte upptäcks i rimlig tid. En annan risk finns i rutinerna runt frånvarorapportering och då att frånvaro helt enkelt inte registreras i Heroma vilket får till följd att för hög lön betalas ut. Översyn av löneprocessen görs för att både effektivisera och minimera risken att fel uppstår. Inom ramen för förvaltningens internkontrollplan sker bevakning att arbete med att likrikta rutiner för uppföljning och frånvarorapportering sker. Lönekostnadernas rimlighet kontrolleras dessutom månadsvis i anslutning till månadsuppföljning. Där osäkerhet finns tas detaljerade lönelistor fram och stäms av med respektive enhet. Se kontrollåtgärder ( Frånvaro blir ej rapporterad i lönesystemet.) Säkerställa att rutin finns vad gäller semesteransökan samt utbildning av chefer i Heroma Rapport. Avstämning av frånvarorapport med semesterplanering Säkerställa att rutin finns vad gäller sjukfrånvaroregistrering. Årligen i januari då genomförande av interkontrollplanen tas upp som beslutspunkt. Vi förstår inte frågan. Förvaltningen följer givna direktiv och Serviceförvaltningen levererar lönesystemet. Vi utför närvaro och frånvarokontroll. Eventuella reseräkningar följer attestordning. Ingen Löneutbetalningar attesteras i Heroma. Ingen utbetalning kan ske utan attest för godkännande. Kontrollåtgärderna analyseras av ansvarig chef. I dagsläget återrapporteras det inte till nämnden. Nej, det saknas i internkontrollplanen för 2013, men arbetet med att kvalitetssäkra lönerna görs ändå. Att fel lön betalas ut och att det uppstår t ex löneskulder. Signallista tas ut ur Heroma och utanordningslista som granskas av ansvarig chef. alltid i vårt verksamhetssystem. Av teamchef tillsammans med systemförvaltare. Återrapportering sker via avvikelserapporter och i uppföljningen av internkontrollplanen. I internkontrollplanen finns inte händelser med löner med däremot finns den med i förvaltningens bruttolista inför kommande års internkontrollplaner. Förvaltningen hanterar mycket pengar i sina processer runt ekonomi- och lönehantering. Tillräckliga rutiner bedöms finnas. Vid varje områdes månadsuppföljning följs personalbudgeten upp mot löneutfallet för aktuell månad. Den administrativa personalen som stödjer lönehanteringen kontrollerar: Anställningsavtal, skattesats och jämkning, Uppsägningar, Ändring av lön som förhandlats, Ändring av lön som förhandlats individuellt, Extra lönetillägg, Sjukfrånvaro, Ledighetsansökningar, Vård av sjukt barn, Avvikelserapportering, Rapportering av timanställda, Bilersättningar, Reseräkningar, Införsel av lön, Fullmakt ang

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet 15 Hur dokumenteras genomförandet av kontrollåtgärderna? Hur analyseras resultaten av genomförda kontrollåtgärder? Hur återrapporteras resultatet från genomförda kontrollåtgärder till nämnden? - Angående likriktning av rutiner sker avrapportering till förvaltningschef i enlighet med frekvens som framgår av internkontrollplan. De månadsvisa kontrollerna av lönekostnader dokumenteras inte utan eventuella felaktigheter åtgärdas direkt. - Görs årligen i anslutning till upprättandet av plan för nästa år - Uppföljning av internkontrollplan görs två gånger per år Svaren dokumenteras i en rapport som lämnas till förvaltningschefen och utförarstyrelsen Vid eventuella brister påtalas berörda, införs reviderade rutiner, ordnas utbildningar osv.. Arbetet med internkontrollen rapporteras till Utförarstyrelsen i regel vid uppföljningstillfällena dvs. april, augusti och en slutrapport vid bokslut Genom att lön betalas ut till den anställde. Lönekostnader stäms av mot budget. Årligen i januari då genomförande av interkontrollplanen tas upp som beslutspunkt. Det finns styrdokument för hur dokumentationen ska göras. De upptäckta felen åtgärdas. Det görs inte. den anställdes lön, Löneskuld för anställd, Löneutbetalning, Extra löneutbetalningar, Kontroll av löne- och analyslista, Förtida pension på egen begäran Rapporter finns att tillgå i vårat löne- och ekonomisystem. Avvikelser fångas upp i vårt system för avvikelser. Avvikelser följs upp med områdeschef i samarbete med förvaltningens ekonomichef och förvaltningschef. Varje månad följs förvaltningens ekonomi upp i socialnämnden stora avvikelser redovisas per tertial och vid årsbokslutet.

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet 16 Bilaga 4 - Sammanställning internkontrollplaner Nämnd Risker har beskrivits Riskvärdering framgår Kontrollåtgärder Ansvarig för kontrollmoment utsedd Tidplan finns för kontrollmoment Kommunstyrelsen Saknas i vissa fall. Framgår av matris. I huvudsak uppföljning av rutin-/lagefterlevnad (hårda kontroller) Rutinorienterade kontroller för rättvisande räkenskaper. Resultat- och rutinorienterade kontroller för verksamhet. Ja Finns för hälften av kontrollåtgärderna. Barn- och utbildningsnämnden Ja I enstaka fall. I huvudsak uppföljning av rutin-/lagefterlevnad (hårda kontroller) Rutinorienterade kontroller för rättvisande räkenskaper. Resultat- och rutinorienterade kontroller för verksamhet. Ja Ja Kultur- och fritidsnämnden Nej Nej I huvudsak uppföljning av rutin-/lagefterlevnad (hårda kontroller) Rutinorienterade kontroller för rättvisande räkenskaper. Resultat- och rutinorienterade kontroller för verksamhet. Ja Ja Miljö och samhällsnämnden Nej Nej I huvudsak uppföljning av rutin-/lagefterlevnad (hårda kontroller) Rutinorienterade kontroller för rättvisande räkenskaper. Resultat- och rutinorienterade kontroller för verksamhet. Ja Ja Socialnämnden Nej Ja, både i tabell och i matris. I huvudsak uppföljning av rutin-/lagefterlevnad (hårda kontroller) Rutinorienterade kontroller för rättvisande räkenskaper. Resultat- och rutinorienterade kontroller för verksamhet. Ja Finns för 3 av 22 av kontrollåtgärderna. Utförarstyrelsen Till viss del. Framgår av matris. I huvudsak uppföljning av rutin-/lagefterlevnad (hårda kontroller) Vård- och omsorgsnämnden Gemensam nämnd för upphandling och samverkan Rutinorienterade kontroller för rättvisande räkenskaper. Resultat- och rutinorienterade kontroller för verksamhet. Nej Nej I huvudsak uppföljning av rutin-/lagefterlevnad (hårda kontroller) Rutinorienterade kontroller för rättvisande räkenskaper. Resultat- och rutinorienterade kontroller för verksamhet. Nej Ja I huvudsak uppföljning av rutin-/lagefterlevnad (hårda kontroller) Rutinorienterade kontroller för rättvisande räkenskaper. Resultat- och rutinorienterade kontroller för verksamhet. Ja Ja Ja Ja Ja Ja Valnämnden, Överförmyndare Internkontrollplaner saknas

3, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök www.deloitte.com/about. Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har 200 000 medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument. 2013 Deloitte AB

4, BOUN 2014-01-22 08:30 BOUN: 2246/2013 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 Datum 2013-01-13 Dnr 2246-2013 Mats Glimbrant Barn- och utbildningsnämnden Revisionsrapport Granskning av utbetalningsprocessen Kommunrevisionen utförde 2013-11-22 en granskning av utbetalningsprocessen i förvaltningen. Den övergripande revisionsfrågan var om utbetalningsprocessen fungerar på ett tillfredsställande sätt. I granskningsrapporten framkommer att utbetalningsprocessen till stora delar, men inte fullt ut, fungerar på ett tillfredställande sätt. Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-13. Kommunrevisionens granskning av utbetalningsprocessen 2013-11-22.. Förslag till beslut Nämnden ger Förvaltningschefen i uppdrag att utifrån granskningsrapporten föreslå förbättringsåtgärder till nämndens sammanträde 2014-05-21 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 Datum 2013-01-13 Dnr 2246-2013 Mats Glimbrant Barn- och utbildningsnämnden Granskning av utbetalningsprocessen Kommunrevisionen utförde 2013-11-22 en granskning av utbetalningsprocessen i förvaltningen. Den övergripande revisionsfrågan var om utbetalningsprocessen fungerar på ett tillfredsställande sätt. I granskningsrapporten framkommer att utbetalningsprocessen till stora delar, men inte fullt ut, fungerar på ett tillfredställande sätt. Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-13. Kommunrevisionens granskning av utbetalningsprocessen 2013-11-22.. Förslag till beslut Nämnden ger Förvaltningschefen i uppdrag att utifrån granskningsrapporten föreslå förbättringsåtgärder till nämndens sammanträde 2014-05-21 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Skrivelse utbetalningsprocessen

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av utbetalningsprocessen Rapport avseende granskning av utbetalningsprocessen. Östersunds kommun November 2013

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av utbetalningsprocessen Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 2. Rutinbeskrivning 3 3. Barn- och utbildningsnämnden 4 4. Kultur- och fritidsnämnden 6 5. Revisionell bedömning 9 6. Bilagor 11

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av utbetalningsprocessen Sammanfattning Uppdrag och bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Östersunds kommun har Deloitte granskat om kommunen har en tillräcklig intern kontroll avseende löpande utbetalningar. Granskningen har genomförts inom kultur- och fritidsnämnd och barn- och utbildningsnämnd. Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är om är om utbetalningsprocessen fungerar på ett tillfredsställande sätt? Revisionskriterier Granskningen har huvudsakligen utgått frånföljande bedömningsgrunder: kommunallagen interna regelverk, policys och beslut Granskningen har utgått från intern kontroll enligt COSO. Svar på revisionsfrågan Vi bedömer att utbetalningsprocessen till stora delar, men inte fullt ut, fungerar på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Granskningen visar att attestreglementet inte efterlevs till alla delar. Det saknas till exempel uppföljning av om de kontroller som genomförs är rätt avvägda i förhållande till risker och kontrollkostnader. Granskningen visar även att det saknas dokumentation av de kontroller som genomförs inför attest och utbetalning vilket försvårar uppföljningen av hur den interna kontrollen fungerar. Vi har noterat att det förekommer att behörigheter lånas ut istället för att det upprättas tillfälliga behörigheter i systemet. Vi har även noterat att behörigheten att redigera samtliga uppgifter i föreningsregistret, inklusive uppgifter om post- och bankgiro, tilldelats en och samma person. Rekommendationer Utifrån genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: Det bör utformas rutiner för regelbundna kontroller av att attestbehörigheterna i systemet överensstämmer med beslutade attesträtter. Det bör vidtas kraftfulla åtgärder för att stävja utlåningen av behörigheter/inloggningsuppgifter. Det bör utformas rutiner för uppföljning och utvärdering av kontrollrutinerna. De anvisningar som lämnas när kontrollmoment delegeras bör dokumenteras. Det bör tydliggöras när och hur funktionen för mottagningsattest ska/kan användas. Rutinerna vid utbetalning av aktivitetsstöd bör utvecklas med kontroller av att bidragen betalas ut till rätt mottagare. Östersund 2013-11-22 DELOITTE AB Marianne Harr Certifierad kommunal revisor Mattias Holmetun Granskare 1

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av utbetalningsprocessen 1. Inledning Uppdrag och bakgrund Att inköp/attest sker i enlighet med kommunens regler och bestämmelser är en väsentlig del i kommunens interna kontroll för att skydda sig mot avsiktliga och oavsiktliga fel. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Östersunds kommun har Deloitte granskat om kommunen har en tillräcklig intern kontroll avseende löpande utbetalningar. Granskningen har även utgjort en uppföljning av revisorernas granskning av Kultur- och fritidsnämndens hantering av föreningsbidrag och studiecirkelstöd som genomfördes 2011. Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är om utbetalningsprocessen fungerar på ett tillfredsställande sätt? Underliggande revisionsfrågor: Fungerar processen som den är beskriven? Vilka risker finns i processen? Vad kan gå fel? Vilka kontroller görs och hur ser dokumentationen ut? Är kontrollerna effektiva? Vilka ytterligare kontroller skulle behöva göras? Revisionskriterier Revisionskriterierna är de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser och bedömningar. I denna granskning har revisionskriterierna huvudsakligen utgjorts av: kommunallagen interna regelverk, policys och beslut Granskningen har utgått från intern kontroll enligt COSO. Avgränsning Granskningen har omfattat år 2013 och genomförts inom kultur- och fritidsnämnd och barn- och utbildningsnämnd. Metod Använda system/modeller och rutiner har undersökts och kartlagts genom intervjuer samt studier av interna riktlinjer och dokument. En förteckning av de som intervjuats framgår av bilaga 1. Skriftliga svar på frågor har inhämtats avseende uppföljningen av tidigare genomförd granskning av Kultur- och fritidsnämndens hantering av föreningsbidrag och studiecirkelstöd. Granskningsrapporten har faktagranskats av: Ekonom, Kommunledningsförvaltningen/Kultur- och fritidsnämndens kansli Fritidskonsulent, Föreningsservice Chefsekonom, Barn- och utbildningsförvaltningen Ekonomiadministratör, Barn- och utbildningsförvaltningen Skoladministratör Systemförvaltare, Ekonomi och Finans. Redovisningschef, Ekonomi och Finans. 2

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av utbetalningsprocessen 2. Rutinbeskrivning Attestreglemente Östersunds kommuns attestreglemente reglerar vilka kontroller som ska genomföras innan utbetalningar effektueras. Av reglementet framgår att transaktioner ska beslutsattesteras och behörighetsattesteras. Beslutsattest omfattar följande moment: kontroll mot beställning, beslut och anslag kontroll av leverans/utförd prestation kontroll av pris, beställningsvillkor och uträkning ansvar för att kontering sker på ett riktigt sätt. För vissa transaktioner kan kommunstyrelsen, i tillämpningsanvisningar till reglementet, besluta om att beslutsattestant åläggas att utföra särskilda åtgärder. Några sådana tillämpningsanvisningar har dock, enligt uppgift, inte fastställts. Däremot förtydligas reglementet genom kommentarer efter respektive paragraf. Behörighetsattest innebär, enligt kommentarerna till reglementet, en översiktlig rimlighetskontroll av transaktionen samt en granskning av att attest har tecknats av en behörig person. Behörighetsattest utgör slutsteget inför transaktionen och utövas på det sätt varom respektive förvaltning ger anvisningar. Attestrutinerna tillsammans med andra kontroller ska, enligt reglementet, utformas så att de får en rimlig omfattning med hänsyn tagen till väsentlighet och risk. Varje nämnd anger, enligt reglementet, innebörd och omfattning av attestantens/kontrollantens ansvar. Enligt reglementet ska en avvägning göras mellan vad som är väsentligt, vilka effekter eventuella risker får samt kostnaden för kontroll å ena sidan och de fördelar som uppnås i form av ökad säkerhet och effektivitet med kontrollåtgärderna å andra sidan. Utbetalningsprocessen Enligt de intervjuade finns inte någon processbeskrivning över kommunens utbetalningsprocess. I den kommunövergripande ekonomihandboken finns kortare avsnitt som beskriver hur olika typer av utbetalningar hanteras, t.ex. att de flesta leverantörsfakturor hanteras via systemet Inköp och Faktura medan utbetalningar till privatpersoner hanteras via leverantörsreskontra. 3

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av utbetalningsprocessen 3. Barn- och utbildningsnämnden Styrdokument Enligt de intervjuade finns inga nämndspecifika styrdokument, processbeskrivningar, anvisningar eller rutinbeskrivningar över den utbetalningsprocess/de rutiner som tillämpas inom nämndens ansvarsområde. De intervjuade hänvisar till attestreglementet och de avsnitt i den kommunövergripande ekonomihandboken som behandlar utbetalningar. Genomförda kontrollmoment Löner Enligt de intervjuade utgör utbetalningar av löner den beloppsmässigt största utbetalningsposten inom nämndens verksamhet. Löneutbetalningar sköts, enligt uppgift, av lönekontoret och lönerna betalas ut via lönesystemet Heroma. Attest sker, enligt uppgift, för tidlöner samt vid avvikelser från, i systemen inlagda, scheman. Löneutbetalningarna följs, enligt uppgift, upp varje månad genom analys av bevakningslistor, signallistor och utanordningslistor. Enligt de intervjuade är det vanligt förekommande att de anställda har löneskulder till kommunen. Leverantörsfakturor Leverantörsfakturor utgör, enligt de intervjuade, nämndens näst största utbetalningspost. Leverantörsfakturorna scannas in och attesteras i systemet (Inköp och Faktura). Angiven referens på fakturan styr vilken attestant som erhåller fakturan för attest, vilket enligt uppgift ska vara samma person som beslutat om inköpet. Enligt de intervjuade är det dock inte ovanligt att de angivna referenserna är felaktiga vilket leder till att tid måste läggas på att utreda vem som ska attestera. En orsak till detta problem kan, enligt de intervjuade, vara att det är många fler än attestanterna som tillåts göra inköp. Enligt de intervjuade pågår dock ett arbete för att minska antalet felaktiga referenser. Vissa beslutsattestanter har, enligt uppgift, överlåtit till administratörer att kontera och genomföra beslutsattantens kontroller innan fakturan går vidare till beslutsattestanten för attest. Enligt de intervjuade finns dock inga dokumenterade anvisningar över vilka kontroller som attestanterna förväntar sig att administratörerna genomför innan fakturan skickas vidare för attest. I systemet finns en funktion för mottagningsattest som möjliggör att identifiera vem som utfört kontroller innan fakturan går vidare för beslutsattest. Enligt de intervjuade är det dock sällan som denna funktion används och det saknas anvisningar för vad en mottagningsattest innebär. Efter beslutsattest skickas fakturan vidare till en administratör för behörighetsattest och utbetalning. I förekommande fall är behörighetsattestanten oftast samma person som utfört beslutsattestantens kontroller inför beslutsattest. I de flesta fall dokumenteras inte vilka kontroller som genomförs inför utbetalning och det finns inga dokumenterade anvisningar, utöver attestreglementet, av vad som ska kontrolleras eller hur kontrollerna ska dokumenteras. Det går dock att se i systemet hur fakturorna har cirkulerat mellan användare och 4

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av utbetalningsprocessen vem som konterat och utfört de olika attestfunktionerna. Det finns även en funktion i systemet för anteckningar där information om genomförda kontroller dokumenteras i vissa fall. Kontroll av attesträtter Enligt de intervjuade utses attestanter årligen och attesträtterna gäller för kalenderår. Om en ny attestant utses under året ska det, enligt uppgift, fattas ett beslut om delegation. Varje person med attesträtt läggs in i systemets (Inköp och Faktura) attestlista. I systemet anges vilka koddelar och vilka högsta belopp attestbehörigheten avser. Attesträtterna ska anmälas skriftligen för registrering av attestbehörigheter i systemet. Enligt de intervjuade händer det dock, i brådskande fall, att attestbehörigheter läggs upp utan den skriftliga anmälan. Detta gör, enligt de intervjuade, att underlagen för de attesträtter som finns registrerade i systemet inte är fullständiga. Attestbehörigheterna tidsbegränsas i systemet och upphör automatiskt att gälla efter det datum som satts som sista dag för attestbehörighet. Om en attestant slutar eller byter befattning innan utgången av registrerat slutdatum ska behörigheten i systemet ändras. Attestbehörigheterna för tillsvidareanställda är dock inte alltid tidssatta i systemet i enlighet med besluten om attesträtt. De intervjuade uppger att det förekommer att behörigheter/inloggningsuppgifter lånas ut istället för att det upprättas tillfälliga behörigheter vid attestanters frånvaro. Det pågår dock ett arbete med att ta fram blanketter för att förenkla upplägget av tillfälliga attester. Uppföljning av rutiner Enligt de intervjuade sker ingen regelbunden och systematisk uppföljning inom nämnden av hur kontrollrutiner fungerar, att attestreglementet efterlevs eller om kontrollerna är rätt avvägda i förhållande till risker och kontrollkostnader. Däremot genomförs regelbunden budgetuppföljning. Enligt kommunstyrelsens internkontrollplan för 2013 (gäller hela kommunförvaltningen) ansvarar redovisnings/finanschef för att det genomförs stickprovskontroller av att: aktuella attestantförteckningar finns på förvaltningarna, att samma person inte kan utföra både besluts- och behörighetsattest, attester skett av behöriga attestanter, beslutsattestant inte attesterat kostnader som rör attestanten. 5

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av utbetalningsprocessen 4. Kultur- och fritidsnämnden Styrdokument Enligt de intervjuade finns inga nämndspecifika styrdokument, processbeskrivningar eller rutinbeskrivningar över den utbetalningsprocess/de rutiner som tillämpas inom nämndens ansvarsområde. Genomförda kontrollmoment Bidrag/föreningsbidrag Enligt de intervjuade köper Kultur- och fritisnämnden utbetalningstjänsten avseende bidrag/föreningsbidrag från serviceförvaltningen. Kultur- och fritidsnämnden beslutar om bidrag och bidragsnormer till olika bidragsmottagare. Fritidskonsulenten vid serviceförvaltningen beslutar, enligt delegation, om bidrag enligt fastställda normer samt arrangemangsbidrag upp till 8 000 kr. Alla övriga bidrag beslutas av nämnden och överlämnas till föreningsservice för utbetalning. Vid ansökan om bidrag måste föreningarna, för att få bidrag utbetalt, lämna in olika underlag som styrker bedriven verksamhet, till exempel ekonomisk redovisning, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse. Fördelning av bidrag till studieförbunden beräknas enligt fastställd norm. Utbetalning sker av föreningsservice i Östersunds kommun. Kontroll av ansökningshandlingar sköts av anlitat bildningsförbund. Föreningsregistret Enligt de intervjuade läggs samtliga föreningar in i ett föreningsregister. I registret registreras föreningarnas uppgifter, till exempel adress och kontouppgifter. Föreningarna har själva behörighet att redigera de flesta uppgifterna i registret, dock inte uppgifter om post- och bankgiro. Vid ändring av kontouppgifter krävs att föreningen styrker önskad ändring med ett utdrag ur styrelseprotokoll. Enligt de intervjuade sker i dagsläget inte några andra kontroller av vilken organisation/ bidragsmottagare som innehar registrerat post- eller bankgiro. Inom föreningsservice har behörigheten att lägga upp nya föreningar i registret och redigera samtliga uppgifter, inklusive post- och bankgiro, tilldelats en och samma person. Ekonomi och Finans Efter genomförd kontroll och beslut om utbetalning skickas en utbetalningsfil över till Ekonomi och Finans (serviceförvaltningen) för effektuering av utbetalningen. Handläggarna vid Ekonomi och Finans kontrollerar i efterhand att alla betalningar har gått iväg. Enligt de intervjuade har dock inte Ekonomi och Finans något uppdrag att kontrollera om det post-/bankgiro som pengarna skickas till tillhör rätt bidragsmottagare. Enligt uppgift finns inte heller några automatiska kontroller i utbetalningssystemet av att angivet post-/bankgiro överensstämmer med angiven organisation. Handläggarna vid Ekonomi och Finans har, enligt de intervjuade, inte behörighet att ändra uppgifterna om post-/bankgiro i utbetalningssystemet. 6

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av utbetalningsprocessen Kultur- och fritidsnämndens uppföljning Enligt ekonomen på Kultur- och fritidsnämnden genomför denne regelbundna uppföljningar, dels månadsvis och dels efter varje nämndsammanträde, av de bidrag som nämnden beslutat om. Uppföljningen sker genom att samtliga bidragsbeslut förs upp på ett Excelark med uppgifter om beviljade och utbetalda belopp per bidragsmottagare. Uppgifter om utbetalda belopp och till vilken organisation utbetalningen har skett hämtas ur ekonomisystemet. Kultur- och fritidsnämndens uppföljningar enligt ovan omfattar inte utbetalda aktivitetsstöd. Den uppföljning som genomförs avseende aktivitetsstöden sker genom avstämning mellan totalt belopp för utbetalda och total budget för aktivitetsstöd. Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Vid revisorernas granskning av Kultur- och fritidsnämndens hantering av föreningsbidrag och studiecirkelstöd (2011) lämnades förslag till förbättringar av nämndens interna kontroll. Av tabellen nedan framgår vilka åtgärder nämnden vidtagit med anledning av lämnade förbättringsförslag. Som framgår av tabellen har flera av de rekommendationer som lämnades vid föregående granskning ännu inte åtgärdats. Rekommendation Nämndens svar Nuläge Utöka stickprovskontrollen av uppgifter i ansökningarna till minst 10 % av verksamhetsbidragen. Avtalet med föreningsservice säger 15 %. Skillnaden i tidsinsats mellan att kontrollera 10 % av ansökningarna istället för 15 % kan användas till andra kontroll insatser alternativt minska ersättningen till föreningsservice. Samla ansökningshandlingarna på ett ställe. Kansliet ska årligen följa upp att stickprov genomförs. Eftersom handlingarna ska gallras årsvis finns inget direkt behov att samla ihop och förvarahandlingarna utan det åligger föreningsservice att följa dokumenthanteringsplanen. Föreningsservice genomför, enligt uppgift, stickprovsmässigt kontroller om ca 15-20 % av utbetalningarna för aktivitetsstöd varje år. Enligt fritidskonsulenten har dock samtliga föreningar kontrollerats under hösten 2013. Vid kontrollerna tas alla närvarokort in. Dessa jämförs mot de krav som gäller enligt bidragsnormer. Även statistik över aktiviteter och lämnade uppgifter jämförs mellan åren där större avvikelser mellan åren kontrolleras. Om fel upptäcks korrigeras beloppen i ansökan och kontakt tas med uppgiftslämnaren. Då hanteringen är uppdelad mellan föreningsservice och kultur- och fritidsnämndens kansli förvaras handlingar i vissa fall fortfarande på två ställen. De intervjuade uppger dock att verksamheten ska omorganiseras så att föreningsservice flyttas till kultur- och fritidsnämnden. 7

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av utbetalningsprocessen Rekommendation Nämndens svar Nuläge Klargör om uppdraget till föreningsservice att kontrollera ansökningar omfattar alla bidrag eller endast verksamhetsbidrag och driftbidrag. Utöka kontrollen av bidrag till studieförbunden. Bjud in föreningar till informationsträffar omkring bidragsbestämmelser Kansliet ska tydliggöra vilka bidrag som ska kontrolleras av föreningsservice. Uppdraget till Bildningsförbundet Mittnorrland ska förtydligas och förbundets kontroller ska återrapporteras skriftligen Utökad information på webben, uppdaterade ansökningsformulär samt dialog med enskilda företrädare för föreningar när så behövs är mer effektivt än rena informationsträffar. Uppdraget kommer att klargöras när föreningsservice flytttas till kultur- och fritidsnämnden. Detta görs i samband med beräkning av bidragen. Under 2012 gjordes en särskild avstämning. Informationsträffar har inte prioriterats 8

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av utbetalningsprocessen 5. Revisionell bedömning Vi bedömer att utbetalningsprocessen till stora delar, men inte fullt ut, fungerar på ett tillfredsställande sätt. Barn- och utbildningsnämnden Granskningen visar att det saknas dokumentation över utbetalningsprocessen. Det saknas även dokumenterade anvisningar för och dokumentation av huvuddelen av de kontroller som genomförs inför attest och utbetalning. Avsaknad av dokumentation försvårar uppföljningen av hur den interna kontrollen i utbetalningsprocessen fungerar och ökar bland annat risken för felaktigheter på grund av missförstånd. Granskningen har även visat att attestreglementet inte efterlevs till alla delar. Det saknas till exempel regelbunden och systematisk uppföljning av om kontrollrutiner efterlevs och fungerar samt av om kontrollerna är rätt avvägda i förhållande till risker och kontrollkostnader. I praktiken används ibland funktionen för mottagningsattest som finns i systemet. Denna attest omfattas dock inte av reglementet och det saknas anvisningar för när och hur denna funktion ska användas. Då det inte går att verifiera vilka kontroller som genomförs vid mottagnings-, besluts- och behörighetsattesterna är det svårt att bedöma om det inför utbetalningar genomförs kontroller som ger en rimlig säkerhet om att eventuella felaktigheter hittas och korrigeras. De intervjuer vi genomfört tyder dock på att ambitionsnivån bland personalen är hög avseende kontrollmomenten och de kontroller som ska genomföras enligt attestreglementet omfattas i allt väsentligt av de kontroller som beskrivs. Avsaknaden av dokumentation av anvisningar och genomförda kontroller samt avsaknaden av uppföljningar av kontrollrutinerna gör det svårt att bedöma om de kontroller som genomförs är effektiva. Det är enligt vår mening inte förenligt med god internkontroll att behörigheter/inloggningsuppgifter lånas ut istället för att det upprättas tillfälliga behörigheter vid attestanters frånvaro. Det är inte heller tillfredsställande att det läggs upp attestbehörigheter i systemet utan ett fullständigt underlag. Vi ser dock positivt på det arbete som pågår med att ta fram blanketter för att förenkla upplägget av tillfälliga attester. Vi ser även positivt på det arbete som pågår för att öka kontrollen över inköpen och minska risken för felaktiga referenser med försenade betalningar som följd. Rekommendationer Utifrån genomförd granskning ger vi följande rekommendationer: Det bör utformas rutiner för regelbundna kontroller av att attestbehörigheterna i systemet överensstämmer med beslutade attesträtter. Det är enligt vår mening inte tillräckligt med en årlig uppdatering av attestbehörigheterna. Det bör vidtas kraftfulla åtgärder för att stävja utlåningen av behörigheter/inloggningsuppgifter. Det bör utformas rutiner för uppföljning och utvärdering av kontrollrutinerna för att säkerställa att de tilllämpas och fungerar effektivt. 9

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av utbetalningsprocessen De anvisningar som lämnas när kontrollmoment delegeras bör dokumenteras. Det bör tydliggöras när och hur funktionen för mottagningsattest ska/kan användas. Kultur- och fritidsnämnden Vi bedömer att den interna kontrollen vid utbetalning av föreningsbidrag i stort sett är tillfredsställande. Den interna kontrollen vid utbetalning av aktivitetsbidrag kan dock förbättras. Att en och samma person har behörighet att registrera föreningar och kontouppgifter i föreningsregistret, besluta om bidrag och godkänna belopp för utbetalning samtidigt som det saknas kontroller/uppföljning av att bidragen betalas till rätt mottagare är inte tillfredsställande. Detta upplägg medför, enligt vår mening, att berörd personal utsätts för en allt för hög risk att misstänkas eller anklagas för oegentligheter. Vi vill dock poängtera att vi inte granskat om utbetalda bidrag har utbetalats felaktigt och vi har i övrigt inte noterat några omständigheter som tyder på att oegentligheter har begåtts. Rekommendationer Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi: Att rutinerna vid utbetalning av aktivitetsstöd utvecklas med kontroller av att bidragen betalas ut till rätt mottagare. Kontrollen bör genomföras av annan person än den som har möjlighet att ändra de konton till vilka bidragen skickas. 10

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av utbetalningsprocessen 6. Bilagor Bilaga 1 - Intervjuade Maria Ahrås, Ekonom, Kommunledningsförvaltningen/Kulturoch fritidsnämndens kansli Tommy Lindgren, Fritidskonsulent, Föreningsservice Mats Glimbrant, Ekonomichef, Barn- och utbildningsförvaltningen Janrik Englund, Chefsekonom, Barn- och utbildningsförvaltningen Jeanette Frånlund, Ekonomiadministratör, Barn- och utbildningsförvaltningen Kerstin Ångström, Skoladministratör Helene Blom, Skoladministratör Birgitta Olsson*, Systemförvaltare, Ekonomi och Finans * Telefonintervju 11

4, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Rapport avseende granskning av utbetalningsprocessen Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök www.deloitte.com/about. Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har 200 000 medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument. 2013 Deloitte AB

5, BOUN 2014-01-22 08:30 BOUN: 102/2014 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 2014-01-10 Dnr 102-2014 Annika Källgård Barn- och utbildningsnämnden Chefskontrakt 2014 Då 2013 års överenskommelse mellan Barn och utbildningsnämnden och förvaltningschefen löpte ut 2013-12-31 måste en ny för 2014 tecknas. Underlag för beslut Barn och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-10 Överenskommelse mellan Barn och utbildningsnämnd och förvaltningschef för tiden 2014-01-01 2014-12-31 Förslag till beslut Överenskommelse mellan Barn och utbildningsnämnden och förvaltningschef fastställs för tiden 2014-01-01 2014-12-31. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

5, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 2014-01-10 Dnr 102-2014 Annika Källgård Barn- och utbildningsnämnden Chefskontrakt 2014 Då 2013 års överenskommelse mellan Barn och utbildningsnämnden och förvaltningschefen löpte ut 2013-12-31 måste en ny för 2014 tecknas. Underlag för beslut Barn och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-10 Överenskommelse mellan Barn och utbildningsnämnd och förvaltningschef för tiden 2014-01-01 2014-12-31 Förslag till beslut Överenskommelse mellan Barn och utbildningsnämnden och förvaltningschef fastställs för tiden 2014-01-01 2014-12-31. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

5, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Chefskontrakt FC Dnr 102/2014 ÖVERENSKOMMELSE MELLAN BARN OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN OCH FÖRVALTNINGSCHEF OM 2014 ÅRS VERKSAMHET, 2014-01-01 2014-12-31 I egenskap av förvaltningschef ska jag driva Barn och utbildningsförvaltningens verksamhet i den omfattning som framgår av: * Barn och utbildningsnämndens fastställda kvalitetskrav 2014 * Kommunfullmäktiges, i budget 2014, fastställda ekonomiska ramar för nämndens verksamhet BARN OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN Björn Sandal ordförande BARN OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård förvaltningschef Östersunds kommun, telefonnummer 063-143000 vx

6, BOUN 2014-01-22 08:30 ON: 2337/2013 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 2014-01-13 Dnr 2337-2013 Gunnar Forsberg Barn- och utbildningsnämnden Remiss - Landsbygdsprogram för Östersunds kommun 2014-2020 Som en del av Tillväxtplanen ska ett landsbygdsprogram utarbetas. Syftet med detta är att peka ut den viktigaste inriktningen för landsbygdens utveckling. Viktigt är också att själva programmet utformas så att det upplevs som lättillgängligt Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-13 Missivbrev. Remiss; Landsbygdprogram för Östersunds kommun 2014 2020. Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014 20120 Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden Antar tjänstemannaförslag den 13 januari som nämndens yttrande över Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014 2020. Bakgrund Landsbygdsprogrammet ska stimulera till en kraftsamling för landsbygdsutveckling och är därmed ett viktigt dokument för såväl kommunens egen inre organisation som dess samverkan med ideella organisationer och det privata näringslivet. Mycket viktigt är då att målsättning/syfte och beskrivande text samt konkret upplägg blir så enkelt, entydigt och lättförståeligt som möjligt. Här finns dock många frågetecken. A Sidan 4; under rubrikerna: Allmänt, Vad är landsbygd och Landsbygden i tätortens närhet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, BOUN 2014-01-22 08:30 ON: 2337/2013 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2 2014-01-13 Dnr 2337-2013 Här inleds under Allmänt med att Östersunds stad, landsbygden och de största orterna används som begrepp. Under Vad är landsbygd slås dock fast att det endast finns två begrepp: Östersunds tätort (?) och landsbygd. Det sker för övrigt genom en hänvisning till Leaderprogrammet Storsjöbygden. Detta är dock något som sedan direkt kompliceras redan i inledningen under nästa stycke: Landsbygden i tätortens närhet. Där görs nämligen skillnad mellan landsbygden runt de större tätorterna, vilka nu de är, och själva tätorten när begreppen skulle vara 1) Östersunds tätort och 2) landsbygd. Det börjar nu bli lite oklart vad som faktiskt är: landsbygd. När man sedan kommer till Bilaga 1 Statistik och faktaunderlag, som börjar på sidan 11, finns åter igen skillnader i beteckningar. Här talas om Östersunds tätort, andra tätorter i kommunen och nu även: glesbygd. Det blir inte helt enkelt att klara ut vad som menas med att: Landsbygdsfrågor måste ses ur sitt perspektiv, inte enbart ur ett stadsperspektiv när många olika begrepp förekommer utan tydliga eller förklarade avgränsningar. För att inte tala om hur man inom kommunens egna organisationer förväntas ska kunna kraftsamla kring något så oklart och varierat benämnt i landsbygdsprogrammet egen text - och där sammanställda bildmaterial. Förståelseproblemet uppstår sannolikt därför att man valt att nyttja Leaderprogrammets tolkning av vad som är landsbygd, eftersom det verkar innebära att såväl Brunflo som Lit och därutöver flera mindre tätorter ska innefattas i begreppet landsbygd. Problemet tilltar dessutom när man samtidigt tar med statistikmaterial i bilder och även gör utvecklingsjämförelser i text som ytterst grundar sig på SCB:s definitioner. Förslag: För att klara ut och tydliggöra vad man som menas behövs en rejäl begreppsöversyn. Utgå konsekvent från SCB begreppen istället för Leaderprogrammet Storsjöbygdens. Skilj ut Östersunds tätort och alla (eller åtminstone de största av) de tätorter som beskrivs i diagrammet i bilaga 1 sidan 13 från landsbygdsbygdsbegreppet. Klargör detta tydligt redan i inledande text och på kartbild på sidan 4 och - håll fast vid samma och enhetliga begreppsbild genom all text. B Sidan 3: Mål för programmet 2020 Punkt 2. I områden där barn och ungdomar ökat är ambitionen att byskolor skall vara kvar 1) Se här/utgå här ifrån den problematik som finns beskriven i stycke A ovan. Vad är då en Byskola? Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, BOUN 2014-01-22 08:30 ON: 2337/2013 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 3 2014-01-13 Dnr 2337-2013 Är det automatiskt en byskola om den ligger inom Leaderprogrammets mycket vida begreppsvärld, avseende begreppet: Landsbygd. Det innebär att t.ex. skolan i Lit; Treälvsskolan eller Kastalskolan i Brunflo då bör jämställas med det stadsnära (och i SCB statistik tätortsbenämnda) område som Ope skola finns i - eller med t.ex. Ångsta skola. Ångsta skola, en för de flesta (och oavsett begreppsbilder), rätt typisk byskola. Är detta rimligt? 2) Om/när landsbygdsbegreppet klaras ut. Vad innebär då själva formuleringen under punkt 2? Skall byskolor vara kvar oberoende av: a) Från vilken nivå byskolans barn och ungdomar ökar? b) Vilken kompetens skolans verksamhet kräver eller över tid har haft och/eller klarat av att upprätthålla? c) Lokalstandardens/lärmiljöns nivå - i vid bemärkelse? c) Avstånd till närliggande och väl fungerande alternativ skola? O s v Blir då följden av detta att även om barn-/elevantal inte ökar i området för en byskola men den skolan fungerar mycket bra (och befinner sig väl utifrån ovanstående parametrar), då kan just den vara i ett mer utsatt läge än en annan byskola där barn och ungdomar ökat (oberoende av ovanstående parametrar) vid en översyn av skollokaler i kommunen? Till detta kan för övrigt en mängd följdfrågor läggas, hur ökat skall bedömas eller hur man definierar/avgränsar det som beskrivs som områden Förslag: Klara först och främst ut begreppet landsbygd. Därefter begreppet byskolor och/eller om ett sådant begrepp skall användas överhuvudtaget. Om begreppet byskolor skall användas måste ambitionen att bevara dessa bygga på något annat än att: barn och ungdomar ökat. Även de två följande meningarna, under samma punkt (punkt 2; under Mål för programmet 2020) bör då även ses över. C Sidan 7. Service Femte stycket. Här framgår att förskolor och skolor är en förutsättning för landsbygdens utveckling. Hur förhåller sig då kommunala mål avseende landbygdsutveckling till t.ex. verksamhetsmål avseende kvalitet och likvärdighet? Är de förra helt överordnade de senare eller är det tvärtom? Förslag: Detta måste förtydligas d.v.s. i vilket avseende är förskolor och skolor förutsättningen för landsbygdens utveckling. Inte minst måste det ske eftersom Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, BOUN 2014-01-22 08:30 ON: 2337/2013 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 4 2014-01-13 Dnr 2337-2013 just denna skrivning hänger så intimt samman med begreppen landsbygd och byskola i programmet. Avslutningsvis Kommunens ambition att skapa en positiv tillväxt och utveckling av landsbygden, i samverkan med staden, för att skapa en långsiktigt hållbar utveckling i hela kommunen är en mycket positiv ambitionsförklaring. Men när den inledande texten i programmet direkt, redan på sidan 2, slår fast att med Östersunds landsbygd menas de tätorter, byar eller områden som ligger utanför Centrala Östersund Frösön då uppstår i programmets fortsatta textavsnitt ett flertal oklarheter. Leaderprogrammet Storsjöbygdens mycket vida landsbygdsbegrepp leder till att programmet för förskolans och skolans verksamheter på intet sätt tydliggörs utan snarare försvårar än underlättar, i arbetet med den kraftsamling som förväntas av kommunens organisationer, för att uppnå visionen för Östersunds kommun. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Utdrag till Ingrid Mars; Näringslivskontoret. Tjänstemannaförslaget i sin helhet ska skickas med beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 2014-01-13 Dnr 2337-2013 Gunnar Forsberg Barn- och utbildningsnämnden Remiss - Landsbygdsprogram för Östersunds kommun 2014-2020 Som en del av Tillväxtplanen ska ett landsbygdsprogram utarbetas. Syftet med detta är att peka ut den viktigaste inriktningen för landsbygdens utveckling. Viktigt är också att själva programmet utformas så att det upplevs som lättillgängligt Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-13 Missivbrev. Remiss; Landsbygdprogram för Östersunds kommun 2014 2020. Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014 20120 Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden Antar tjänstemannaförslag den 13 januari som nämndens yttrande över Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014 2020. Bakgrund Landsbygdsprogrammet ska stimulera till en kraftsamling för landsbygdsutveckling och är därmed ett viktigt dokument för såväl kommunens egen inre organisation som dess samverkan med ideella organisationer och det privata näringslivet. Mycket viktigt är då att målsättning/syfte och beskrivande text samt konkret upplägg blir så enkelt, entydigt och lättförståeligt som möjligt. Här finns dock många frågetecken. A Sidan 4; under rubrikerna: Allmänt, Vad är landsbygd och Landsbygden i tätortens närhet Här inleds under Allmänt med att Östersunds stad, landsbygden och de största orterna används som begrepp. Under Vad är landsbygd slås dock Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2 2014-01-13 Dnr 2337-2013 fast att det endast finns två begrepp: Östersunds tätort (?) och landsbygd. Det sker för övrigt genom en hänvisning till Leaderprogrammet Storsjöbygden. Detta är dock något som sedan direkt kompliceras redan i inledningen under nästa stycke: Landsbygden i tätortens närhet. Där görs nämligen skillnad mellan landsbygden runt de större tätorterna, vilka nu de är, och själva tätorten när begreppen skulle vara 1) Östersunds tätort och 2) landsbygd. Det börjar nu bli lite oklart vad som faktiskt är: landsbygd. När man sedan kommer till Bilaga 1 Statistik och faktaunderlag, som börjar på sidan 11, finns åter igen skillnader i beteckningar. Här talas om Östersunds tätort, andra tätorter i kommunen och nu även: glesbygd. Det blir inte helt enkelt att klara ut vad som menas med att: Landsbygdsfrågor måste ses ur sitt perspektiv, inte enbart ur ett stadsperspektiv när många olika begrepp förekommer utan tydliga eller förklarade avgränsningar. För att inte tala om hur man inom kommunens egna organisationer förväntas ska kunna kraftsamla kring något så oklart och varierat benämnt i landsbygdsprogrammet egen text - och där sammanställda bildmaterial. Förståelseproblemet uppstår sannolikt därför att man valt att nyttja Leaderprogrammets tolkning av vad som är landsbygd, eftersom det verkar innebära att såväl Brunflo som Lit och därutöver flera mindre tätorter ska innefattas i begreppet landsbygd. Problemet tilltar dessutom när man samtidigt tar med statistikmaterial i bilder och även gör utvecklingsjämförelser i text som ytterst grundar sig på SCB:s definitioner. Förslag: För att klara ut och tydliggöra vad man som menas behövs en rejäl begreppsöversyn. Utgå konsekvent från SCB begreppen istället för Leaderprogrammet Storsjöbygdens. Skilj ut Östersunds tätort och alla (eller åtminstone de största av) de tätorter som beskrivs i diagrammet i bilaga 1 sidan 13 från landsbygdsbygdsbegreppet. Klargör detta tydligt redan i inledande text och på kartbild på sidan 4 och - håll fast vid samma och enhetliga begreppsbild genom all text. B Sidan 3: Mål för programmet 2020 Punkt 2. I områden där barn och ungdomar ökat är ambitionen att byskolor skall vara kvar 1) Se här/utgå här ifrån den problematik som finns beskriven i stycke A ovan. Vad är då en Byskola? Är det automatiskt en byskola om den ligger inom Leaderprogrammets mycket vida begreppsvärld, avseende begreppet: Landsbygd. Det innebär att t.ex. skolan i Lit; Treälvsskolan eller Kastalskolan i Brunflo då bör jämställas med det stadsnära (och i SCB statistik tätortsbenämnda) område som Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 3 2014-01-13 Dnr 2337-2013 Ope skola finns i - eller med t.ex. Ångsta skola. Ångsta skola, en för de flesta (och oavsett begreppsbilder), rätt typisk byskola. Är detta rimligt? 2) Om/när landsbygdsbegreppet klaras ut. Vad innebär då själva formuleringen under punkt 2? Skall byskolor vara kvar oberoende av: a) Från vilken nivå byskolans barn och ungdomar ökar? b) Vilken kompetens skolans verksamhet kräver eller över tid har haft och/eller klarat av att upprätthålla? c) Lokalstandardens/lärmiljöns nivå - i vid bemärkelse? c) Avstånd till närliggande och väl fungerande alternativ skola? O s v Blir då följden av detta att även om barn-/elevantal inte ökar i området för en byskola men den skolan fungerar mycket bra (och befinner sig väl utifrån ovanstående parametrar), då kan just den vara i ett mer utsatt läge än en annan byskola där barn och ungdomar ökat (oberoende av ovanstående parametrar) vid en översyn av skollokaler i kommunen? Till detta kan för övrigt en mängd följdfrågor läggas, hur ökat skall bedömas eller hur man definierar/avgränsar det som beskrivs som områden Förslag: Klara först och främst ut begreppet landsbygd. Därefter begreppet byskolor och/eller om ett sådant begrepp skall användas överhuvudtaget. Om begreppet byskolor skall användas måste ambitionen att bevara dessa bygga på något annat än att: barn och ungdomar ökat. Även de två följande meningarna, under samma punkt (punkt 2; under Mål för programmet 2020) bör då även ses över. C Sidan 7. Service Femte stycket. Här framgår att förskolor och skolor är en förutsättning för landsbygdens utveckling. Hur förhåller sig då kommunala mål avseende landbygdsutveckling till t.ex. verksamhetsmål avseende kvalitet och likvärdighet? Är de förra helt överordnade de senare eller är det tvärtom? Förslag: Detta måste förtydligas d.v.s. i vilket avseende är förskolor och skolor förutsättningen för landsbygdens utveckling. Inte minst måste det ske eftersom just denna skrivning hänger så intimt samman med begreppen landsbygd och byskola i programmet. Avslutningsvis Kommunens ambition att skapa en positiv tillväxt och utveckling av landsbygden, i samverkan med staden, för att skapa en långsiktigt hållbar utveckling i hela kommunen är en mycket positiv ambitionsförklaring. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 4 2014-01-13 Dnr 2337-2013 Men när den inledande texten i programmet direkt, redan på sidan 2, slår fast att med Östersunds landsbygd menas de tätorter, byar eller områden som ligger utanför Centrala Östersund Frösön då uppstår i programmets fortsatta textavsnitt ett flertal oklarheter. Leaderprogrammet Storsjöbygdens mycket vida landsbygdsbegrepp leder till att programmet för förskolans och skolans verksamheter på intet sätt tydliggörs utan snarare försvårar än underlättar, i arbetet med den kraftsamling som förväntas av kommunens organisationer, för att uppnå visionen för Östersunds kommun. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Utdrag till Ingrid Mars; Näringslivskontoret. Tjänstemannaförslaget i sin helhet ska skickas med beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Missivbrev LB program 2013-12-13

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014-2020

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Landsbygdsprogram 2014-2020 En positiv tillväxt och utveckling av landsbygden i, samverkan med staden, skapar förutsättningar för en långsiktigt hållbar utveckling i hela kommunen. Landsbygdsprogrammet ska därför ses som en del av Tillväxtplanen och översiktsplanen för Östersunds kommun. Med Östersunds landsbygd menas de tätorter, byar eller områden som ligger utanför centrala Östersund - Frösön. Programmets syfte och innehåll Syftet med programmet är att prioritera utvecklingsområden för att uppnå visionen för Östersunds kommun. Programmet ska även stimulera till en kraftsamling för landsbygdsutveckling inom kommunens egen organisation men också i en bred samverkan mellan ideella organisationer och det privata näringslivet. Vem är landsbygden till för? Landsbygden fyller många funktioner i vårt samhälle. Landsbygden är till för boende och ger förutsättningar för produktion av livsmedel, energi och andra råvaror. Den är även platsen där tätorter kan expandera, en möjlig lokalisering för företag och infrastruktur. Dessutom är landsbygden en viktig plats för rekreation och en bärare av biologisk mångfald. Landsbygden har också i dagens samhälle, där allt färre har en naturlig kontakt med brukandet av jorden, en viktig pedagogisk betydelse som kontaktyta mot vår kulturhistoria. Men landsbygden är inte bara till för oss som lever och verkar här idag. I enlighet med principerna för hållbar utveckling måste även kommande generationer sägas ha rätt att göra anspråk på landsbygden. Hur ser vårt samhälle ut i framtiden? Vad har människor för behov av landsbygden om 50, 100 år? Det är frågor som Östersunds kommun måste ta hänsyn till vid planering och agerande på landsbygden. Med landsbygdsutveckling avses i första hand åtgärder för att utveckla goda förutsättningar året runt för boende, företagande och arbete i kommunens landsbygdsområden. Hur har programmet vuxit fram? Beslutet att skriva fram ett landsbygdsprogram beslutades i Utvecklingsutskottet den 19 mars 2013. Arbetet med programmet påbörjades hösten 2013 med medborgardialoger på fem orter, Häggenås, Lit, Fåker, Brunflo och Orrviken. Vid dessa möten presenterades projektdirektiven samt förslag på arbetets upplägg. Vid varje möte redovisade företrädare från företag, lokala utvecklingsgrupper, affär, idrottsföreningar med flera sin nuläges- och framtidsbild. Dessutom diskuterades på varje möte bygdens behov av framtida utveckling, för sammanställning se kommunens hemsida. Efter dessa möten har dialog skett med berörda förvaltningar samt presenterats för Utvecklingsutskottet och Kommunstyrelsen. Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014-2020. Remissperiod till och med 23 januari 2014. 2

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Vision för Östersunds kommun Kommunfullmäktige har fastställt en politisk vision som ska genomsyra all kommunal verksamhet. De mål- och styrdokument som utarbetas och det arbete som bedrivs i kommunen ska styra mot den politiska visionen; Ett demokratiskt, socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbart Östersund är den gemensamma, grundläggande visionen för Östersunds utveckling och utgångspunkten för det långsiktiga politiska arbetet. Vision för landsbygdsprogrammet Östersunds kommun har en attraktiv landsbygd med mycket goda livsvillkor. I bygder där åretruntboende, företagande och arbete utvecklas, bor engagerade människor som har en stark framtidstro. Mål för utveckling av Östersunds landsbygd När landsbygdsprogrammet talar om landsbygdsutveckling avses i första hand åtgärder för att utveckla goda förutsättningar året runt för boende, företagande och arbete i kommunens landsbygdsområden. När det gäller boende är den primära målgruppen permanentboende. Landsbygden är en tillgång för hela kommunen. Kommunens landsbygd betyder mycket för alla invånare och besökare vad gäller upplevelser och rekreation och bidrar till möjligheten att skapa livskvalité. Mål för programmet 2020 Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014-2020. Remissperiod till och med 23 januari 2014. 3 Kommunens roll är att garantera likvärdiga och lokalt anpassade levnads- och utvecklingsvillkor i hela kommunen. Det handlar om både lokalt utvecklingsarbete och strategiska politiska beslut ur ett kommunövergripande perspektiv. Landsbygdens förutsättningar, jämfört med stadens, kräver andra arbetssätt eller särskilda insatser för att utvecklas. Landsbygdsfrågor måste ses ur sitt perspektiv, inte enbart ur ett stadsperspektiv. Kommunen ska verka för att samordna frågorna utifrån ett helhetsperspektiv i dialog med myndigheter och intresseorganisationer. År 2020 har antalet boende på landsbygden i Östersunds kommun ökat jämfört med 2013. I områden där barn och ungdomar ökat är ambitionen att byskolor skall vara kvar. Den pedagogiska kvalitén på undervisningen är likvärdig med övriga skolor i kommunen. För att möjliggöra detta kan nya tekniska innovationer användas. Antalet vuxenresenärer i kollektivtrafiken har ökat. Nya företag har startats på landsbygden. Företag har utvecklat sin verksamhet och det finns fler anställda på landsbygden. I samverkan med externa aktörer och byalag har bredbandsutbyggnaden fortsatt, med ambitionen att uppfylla nationella och regionala mål att 90 % av hushållen ska ha tillgång till minst 50 Mb/sek år 2020. Lägenheter har byggts i flera byar och mindre tätorter, vilket har skett genom alternativa samverkanslösningar. Attraktiva markområden med sjö- och fjällutsikt tillhandahålls av kommunen och andra aktörer för tomter på landsbygden. En levande landsbygd har utvecklats med möjlighet att utöva en aktiv kultur och fritid i attraktiva anläggningar och lokaler, där sammanhållningen och bygemenskapen har stärkts och utvecklats.

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Bakgrund Allmänt Landsbygden i tätortens närhet Av Östersunds kommuns 60 000 invånare bor cirka 25 % på landsbygden, d v s utanför Östersunds stad. De största orterna är Häggenås,Lit, Fåker, Tandsbyn, Brunflo och Orrviken. Den största av dem är Brunflo. Kommunen har enpositiv befolkningsförändring. De tre största näringsgrenarna är; Vård och omsorg 21 %, Handel och kommunikationer 16,2 %, Finansiell verksamhet, media- och företagstjänster 14,5 %.(Arbetstillfällen 2011) Vad är landsbygd Inom ramen för Leaderprogrammet Storsjöbygden tillämpas följande avgränsning; Östersunds kommun exklusive Östersunds församling och Frösö församling med undantag för landsbygdsområdena Härke-Frösö camping, Stocke-Västerhus, Tanne-Berge-Lövsta exklusive Byvägen och Fröjavägen samt exklusive Torvalla i Brunflo Församling med undantag för Torvalla landsbygd. För Östersunds kommuns del innebär det att hela området utanför Östersunds tätort skulle omfattas. Programmet har valt att använda Leaderdefinitionen men justerad med de nybyggda områdena i Östersunds tätort. Se bilagd karta. På landsbygden runt de större tätorterna är de boendes villkor likvärdig som för stadens invånare. Oftast är det stadens arbetstillfällen och service som de landsbygdsboende använder. Många gånger har de sökt sig till landet för boendemiljön. Man kan se en tendens i staden att det sker en utflyttning till den närbelägna landsbygden. Dessa landsbygdsområden har möjligheter att utvecklas. Det finns anledning att anta att sökandet efter goda boendemiljöer kommer att få fler att söka sig hit. Ett val av attraktivt tilltalande boende med samtidig närhet till många arbetstillfällen gör denna del av landsbygden till en viktig tillgång för kommunen och regionen den bidrar i hög grad till regionens attraktivitet. Samtidigt ökar givetvis kraven på kollektivtrafikförsörjning och kommunal service främst barnomsorg och skola där närhet känns särskilt viktig. När det gäller kommersiell service och aktiviteter i övrigt kommer de boende i dessa områden att i allt väsentligt nyttja det utbud som finns i staden. I de dialoger som skett på dessa orter har det funnits en tydlig viljeinriktning att kunna arbeta, bo och leva på orten. Landsbygd är området utanför det blåmarkerade tätortsområdet. Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014-2020. Remissperiod till och med 23 januari 2014. 4

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Utvecklingsområden 2014-2020 Det är viktigt att se helheten i landsbygdsutvecklingen. Inget av de åtta prioriterade utvecklingsområdena kan ensamt stå för utvecklingen, men tillsammans bildar de en helhet som är av strategisk betydelse för att nå visionen om en levande landsbygd i Östersunds kommun i första hand till år 2020. För vart och ett av dessa områden behöver Östersunds kommun utveckla en strategi som omfattar inte bara kommunens verksamheter utan även att övriga samhällsaktörer deltar i utvecklingsarbetet. Det i sin tur kräver delaktighet, lokalt inflytande och gränsöverskridande samverkan. Lokalt engagemang - lokalt inflytande Det är nödvändigt att ta tillvara på den kunskap och det engagemang för bygdens utveckling som finns lokalt. Basen för detta engagemang är ett rikt kulturoch föreningsliv och aktiva byautvecklingsgrupper som arbetar under demokratiska och jämställda former. Medborgarna måste ges ökad delaktighet i demokratiska processer och i samhällsplaneringen. Former för ökat medborgarinflytande i samhällsplaneringen bör utvecklas och präglas av ett underifrån-upp perspektiv. Genom en ökad dialog med politiker, tjänstemän och medborgare skapas förståelse och en ökad helhetssyn på samhällsutvecklingen. Strategiska åtgärder Östersunds kommun arbetar för att det skall bli ett nytt CLLD*-område (*Community Led Local Development) där Östersunds landsbygd ingår. Östersunds kommun medfinansierar CLLD* vilket är en vidareutveckling av Leadermetoden. Dialogmöten genomförs årligen på landsbygden, där både förtroendevalda och tjänstemän deltar. Område Tillväxt har personella resurser som ansvarar för landsbygdsfrågor. Ungdomar ska uppmuntras att delta i samhällsutvecklingen. Möten genomförs årligen specifikt riktad till ungdomar. Årets by ska utses årligen. Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014-2020. Remissperiod till och med 23 januari 2014. 5

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Boendemiljö Bostadsbyggande på landsbygden Målsättningen är att skapa goda och lokalt anpassade boendemiljöer som möjliggör för alla åldrar att bo kvar på landsbygden samt att stimulera inflyttning och nybyggande. I ett samhälle som planeras för framtiden är det viktigt att ha det livslånga perspektivet som utgångspunkt. Utifrån bland annat nedanstående analys* och dialogen ute i bygderna, så är det viktigt att ny bebyggelse tar hänsyn till företagande inom de gröna näringarna så att konflikter förebyggs. Strategiska åtgärder Inventera behov av lägenheter på landsbygden. Inventera nya samordnade bostadslösningar. Undersöka olika finansieringslösningar för bebyggelse på landsbygden. Profilering och marknadsföring av kommunens befintliga tomter på landsbygden. * I en studie från tillväxtanalys Orter med befolkningsökning Exempel på attraktiva orter perioden 2000-2010. Studien påvisar befolkningsutveckling inom Sveriges tätorter under åren 2000-2010. Syftet med studien har varit att se om det finns några gemensamma drag hos de orter som har haft en befolkningsökning. Studien är fokuserad på ett 40-tal orter som, trots hemkommunen minskat i befolkning, har haft en positiv befolkningstillväxt. Studien konstaterar att orterna tycks ha en speciell prägel och de kategorier som identifierats är * tätorter inom pendlingsavstånd till en annan tätort * gränsorter * tätorter med turismprägel * Sjö-, eller skärgårdsnära tätorter * Tätorter med utpräglad byanda Utifrån de orter de studerat så konstateras att attraktivitet inte bara handlar om att få andra att besöka eller bosätta sig på en plats. Det handlar i lika hög grad om att skapa ökad livskvalitet för de boende på platsen och ortens näringsliv. Utan ett engagemang från de folkvalda företrädarna och ett gott samarbete mellan regionala, kommunala och lokala företrädare, riskerar processer och handlingskraftiga initiativ att stanna av. Förekomsten av eldsjälar och starka sociala nätverk är också viktiga faktorer som har lyfts fram både i teorin och i praktiken. Förutsättningarna för att en ort ska attrahera nyinflyttning och behålla sin befolkning är; bra infrastruktur (vägar, kommunikationer, bredband) god offentlig service (skolor, vårdcentral, barnomsorg, affär, mack, bankomat) Närhet till arbetsmarknader Attraktivt boende (gärna nära vatten) Goda sociala strukturer (föreningsliv, kyrka, idrottsklubbar, ideella organisationer, hem och skola, eldsjälar) I ett samhälle som planeras för framtiden är det viktigt att ha det livslånga perspektivet som utgångspunkt. Om ungdomarna trivs och vill bo kvar alternativt flytta tillbaka till landsbygden så innebär det också att framtiden för våra äldre tryggas. Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014-2020. Remissperiod till och med 23 januari 2014. 6

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Service Inom Östersund finns tätorterna Lit och Brunflo som viktiga stödjepunkter för samhällsservice för den omkringliggande landsbygden. De senaste åren har livsmedelsbutikerna på landsbygden blivit färre och trenden ser inte ut att vända. Anledningarna är negativ befolkningsutveckling i många områden och ändrade inköpsmönster. Tillgängligheten till dagligvarubutiker 2013 var dock god. De flesta invånare i landsbygdsområdet har mindre än 20 minuters restid till en dagligvaruhandel. Tillgängligheten till grundskola är generellt god men är under förändring. Förändringarna sedan 2011 är relativt små vilket innebär att merparten av eleverna o åldern 7-12 år har mindre än fem minuter till den närmaste skolan Förskolor och skolor är en förutsättning för landsbygdens utveckling. Distansundervisning och livslångt lärande ger möjligheter för skolorna att utvecklas till utbildningscentra för alla invånarna i bygden. Studieförbunden är viktiga för grund- och fortbildningen lokalt på orten. Dessutom är de lokala kulturbärare och drivkrafter i det lokala föreningslivet. Antal kooperativ eller liknande former som bedriver samhällsservice i Östersunds kommuns landsbygd. Källa: Coompanion kooperativ utveckling i Jämtlands län). Östersund Förskola 4 Äldreboende 2 Sammanfattningsvis vad det gäller service på landsbygden i Östersunds kommun så är servicen relativt god. Vissa delar har dock låg servicenivå på dagligvaror, drivmedel och skolor. Strategiska åtgärder Informera om de olika stödmöjligheterna till kommersiell service Inventera och informera om breda samarbetslösningar och samordnad service för varuförsörjning, drivmedel och övrig basservice på landsbygden. Öka skolornas samverkan med företag och föreningar i bygden genom bl. a att upplåta lokaler, teknik och kompetens för kunskapsförmedling så att skolan blir ett nav för bygdens utveckling. Skolorna kan öka sin samverkan med företag och föreningar i bygden genom bland annat att upplåta lokaler, teknik och kompetens för kunskapsförmedling så att skolan blir ett nav för bygdens utveckling. Nyttjande av lokalerna och övriga resurser på icke skoltid är samhällsekonomiskt lönsamt. Kooperativa lösningar kan vara ett alternativ i vissa fall. Länet har en lång tradition att bilda kooperativ kring de gemensamma behov som uppstår, exempelvis Byssbon i Högarna. På senare år har även non-profitföretaget Böle skola startat. På landsbygden har medborgarna ofta själva engagerat sig för utveckling av samhällsservice. Föräldrakooperativa förskolor, lokala äldreboenden, samlingslokaler och idrottsanläggningar är exempel på verksamheter som varit möjliga att utveckla där det sociala kapitalet har funnits i kombination med lokala behov. Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014-2020. Remissperiod till och med 23 januari 2014. 7

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Arbete och näringslivsutveckling För att skapa fler arbetstillfällen på landsbygden behövs insatser för att stimulera och stödja nya och befintliga företag. Höjd förädlingsgrad och lokalt producerade varor och tjänster inom bland annat näringarna jord, skog- och fiske, besöks- och upplevelseturism, lokal service och tjänsteproduktion samt IT-baserat företagande kan vara möjliga vägar. Utvecklingen av den sociala ekonomin bör uppmärksammas och uppmuntras. I kommunens arbete för näringslivsutveckling bör landsbygden beaktas. Strategiska åtgärder Kommunen delfinansierar Nyföretagarcentrums verksamhet. Östersunds kommun eftersträvar att dela upp sina upphandlingar så att fler lokala företag har en möjlighet att lämna anbud. I samverkan med Arbetsförmedlingen ska kommunen kartlägga i vilken mån det finns arbetslösa kommuninvånare med rötter i andra länder som har kompetens eller erfarenhet av jordbruk eller djurhållning för vilka specialinriktade åtgärder kan skapas. Främja och öka kompetensen inom småskalig och förnyelsebar energi som till exempel vindkraft, solenergi, bioenergi och energigrödor. Näringslivskontoret ska informera till nystartande och befintliga företag om att Näs och Häggenås församlingar har sysselsättningsstöd. Infrastruktur och kommunikationer Vägar, trafiksäkerhet och allmänna kommunikationer Möjligheter att bo på landsbygden är inte bara beroende av ett attraktivt boende och sysselsättning i bygden utan också bra vägar, cykelvägar och kommunikationer. Trafikplanering för landsbygden behöver samlas utifrån ett helhetsperspektiv, inklusive sociala och miljömässiga aspekter. En väl fungerande kollektivtrafik med goda möjligheter att utnyttjas för att kunna pendla till arbete samt nå nödvändig service. IT och telekommunikation En god infrastruktur är avgörande för boende och utbildningsverksamhet på landsbygden, men också för näringslivets utveckling och lokala jobb. Kvaliten på telekommunikation och bredband behöver säkerställas och utvecklas så att den svarar upp till samhällets, näringslivets och enskilda människors behov. Strategiska åtgärder Utarbeta en plan för fortsatt bredbandsutbyggnad för att nå nationella och regionala målet 2020. Östersunds kommuns planering av kollektivtrafiken ska anpassas till efterfrågan på skol- och arbetsresor, samt utveckla nya former av kollektivtrafiklösningar. Östersunds kommun ska i samverkan med Trafikverket arbeta för byggda gång- och cykelvägar på landsbygden. Kommunen eftersträvar att i samverkan med privata väghållare och Trafikverket förbättra vägnätet på landsbygden. Arbeta för fungerande VA-lösningar i hela kommunen. I hela kommunen ska det finnas ett väl fungerande mobiltelefonnät för att säkerställa att viktig samhällsservice fungerar. Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014-2020. Remissperiod till och med 23 januari 2014. 8

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Kultur och fritid/ Natur och kulturmiljöer Kultur och fritid Aktiva föreningar bidrar till såväl friskvård, kulturutbud som social samvaro. Allmänna samlingslokaler är viktiga som naturliga mötesplatser för invånarna i det lokala utvecklingsarbetet. Samnyttjande av lokaler är ofta en nödvändighet på landsbygden. Natur- och kulturmiljöer Östersunds landsbygd skall präglas av ett varierat landskap med stora biologiska och kulturhistoriska värden som är tillgängligt och möjliggör friluftsliv och turism samtidigt som kultur- och naturvärden bevaras och utvecklas. Vattenmiljöer är av god kvalitet som främjar biologisk mångfald och som bidrar till vattenrening. En god infrastruktur som möjliggör en lokal marknad för naturbeteskött etc, vilket säkrar tillgången på betesdjur och möjliggör ett öppet och varierat landskap. Strategiska åtgärder Tillsammans med föreningar/byalag utreda möjligheter för utveckling av föreningsägda anläggningar. Främja samarbete mellan byutvecklingsgrupper, markägare och företag som arbetar med Naturturism. Vid handläggning av mark- och planfrågor ska hänsyn tas till Översiktsplanens skrivning om jordbruksmark. Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014-2020. Remissperiod till och med 23 januari 2014. 9

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Uppföljning och utvärdering Genom att följa upp och utvärdera landsbygdsprogrammet kan vi se om målen nås och om pengarna används på rätt sätt. En halvtidsutvärdering sker efter halva tiden och dessutom en utvärdering efter programmets slut. Programmet utvärderas under perioden vilket innebär att förbättringar kan ske under tiden. Utvärderingarna bygger på att man läser av olika mätpunkter, så kallade indikatorer. Indikatorerna var för sig eller tillsammans, ger en bild av resultatet av programmet. Till exempel antal nystartade företag på landsbygden vilket används som en indikator för att mäta effekten av arbete och näringslivsutveckling. Profilering och marknadsföring Östersunds landsbygd med sin vackra och omväxlande natur med fjäll, sjöar, åker och skog samt fina kulturmiljöer bör profileras och marknadsföras. Målsättningen är att öka inflyttning och tillväxten i kommunen. För att höja attraktionskraften är det viktigt att lyfta fram olika platsers särart och kvaliteter. Indikatorer Alla indikatorer visar skillnaden mellan basåret 2013 och mätåren 2016 och 2020 Antalet boende på landsbygden i Östersunds kommun Antalet vuxenresenärer i kollektivtrafiken Antal nya företag som har startats på landsbygden Antal företag har utvecklat sin verksamhet. Fler anställda på landsbygden. Nivån på bredbandsutbyggnaden 2020 på landsbygden Antal lägenheter som byggts i byar och mindre tätorter, vilket har skett genom alternativa samverkanslösningar. Antal attraktiva markområden för tomter, med sjö- och fjällutsikt, som har tillhandahållits av kommunen och andra aktörer. Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014-2020. Remissperiod till och med 23 januari 2014. 10 Mats Almlöf Photography

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Bilaga 1 Statistik och faktaunderlag Befolkning tätort landsbygd Befolkningsutveckling i i tätort och glesbygd landsbygd 50000 45000 40000 35000 30000 Antal 25000 Glesbygd Tätort 20000 15000 10000 5000 0 1990 1994 2000 2004 2011 2012 År Befolkningsförändringar 1986-2012 Landsbygd Vi börjar med att se hur befolkningstalen på landsbygden inom Östersunds kommun förändrats mellan 1986 till 2012 Förändring 86-89 Förändring 90-99 Förändring 00-12 Antal Procent Antal Procent Antal Procent Område År 1986-89 År 1986-89 År 1990-99 År 1990-99 År 2000-12 År 2000-12 Brunflo glesbygd 17 1,8 17 1,8 50 4,9 Frösö glesbygd -10-7,9 3 2,6-5 -4,6 Frösö annersia 23 4,6 103 19,3 227 36,1 Häggenås glesbygd 9 1,1-26 -3,1-28 -3,5 Kyrkås 8 2,6 11 3,4-1 -0,3 Lits glesbygd -37-2,5 52 3,5-36 -2,4 Lockne glesbygd 63 5,5-20 -1,6-51 -4,1 Norderön -9-6,7 13 10,2-19 -13,2 Näs glesbygd 14 2,3 36 5,6-72 -11,3 Sunne glesbygd 15 2,3-8 -1,2 123 19,2 Torråsen 4 12,1-2 -4,2 8 16,7 Summa 95 1,3 73 0,9 200 2,6 Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014-2020. Remissperiod till och med 23 januari 2014. 11

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Det är framför allt den del av Frösö församling som är belägen på fastlandssidan Annersia som ökat sin befolkning genom det kraftiga byggandet av småhus som skett där. Tendensen är även att Sunne glesbygd har ökat sin befolkning sedan 1980-talet liksom Brunflo. Något vikande tendens syns inom Lockne och Näs glesbygd liksom Lit och Häggenås glesbygd även om siffrorna inte är stora. Orsakerna till minskningen kan vara en åldrande befolkning och liten inflyttning i områdena med minskande befolkning. Antal 250 Befolkningsutvecklingen år år 1986-2012 Östersunds kommuns glesbygd landsbygd 200 150 100 50 År 1986-89 År 1990-99 År 2000-12 0-50 -100 Brunflo glesbygd Frösö glesbygd Frösö annersia Häggenås glesbygd Lockne glesbygd Lits glesbygd Kyrkås Landsbygdsområde Glesbygdsområde Norderön Näs glesbygd Sunne glesbygd Torråsen Tätorter I en undersökning från SCB visar att det är framför allt småorterna närmast växande städer som ökar. Det stämmer även för Östersunds kommun där Bye/ Överbyn, Böle/Fillsta, Genvalla och Slandrom ökat och Marieby har blivit tätort. Härke strand har blivit småort och Optand blivit tätort. Övriga småorter längre ut från Östersunds tätort har minskat eller behåller ungefär samma invånarantal. De nya tätorterna har uppstått genom nybyggnation som förtätat tidigare äldre bebyggelse. Hur ser utvecklingen ut i Östersunds kommuns äldre tätorter? Förändring 86-89 Förändring 90-99 Förändring 00-12 Antal Procent Antal Procent Antal Procent Område År 1986-89 År 1986-89 År 1990-99 År 1990-99 År 2000-12 År 2000-12 Orrviken -11-4,1 5 2-1 -0,4 Fåker 16 7,5-52 -21,1 28 15,2 Tandsbyn -18-3,6-54 -11,4-24 -5,9 Marieby 27 11,4 Brunflo -75-1,7-257 -6,1-77 -2 Ope -9-2,2 18 4,4 12 2,9 Optand 54 12,3 Lit-Söre -12-10,4 29 7 0 3,7 Häggenås -20-5,3-33 -8,6-11 -3,2 12 Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014-2020. Remissperiod till och med 23 januari 2014.

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Antal Befolkningsförändringar år 1986-2012 i Östersunds kommuns tätorter 100 50 0-50 Orrviken Fåker Tandsbyn Marieby Brunflo Ope Optand Lit-Söre Häggenås -100 År 1986-89 År 1990-99 År 2000-12 -150-200 -250-300 Tätorter Bostadsbyggande Bostadsbyggande 1990-2009 De röda punkterna står för småhus och de blå för flerbostadshus eller särskilda boenden Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014-2020. Remissperiod till och med 23 januari 2014. 13

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Bostadsbyggandet har i huvudsak skett i närhet av Östersund. Under den första delen av 1990-talet skedde en kraftig ökning av antalet nybyggda lägenheter, särskilt i Torvalla. Efter konjunkturnedgången i mitten av 1990-talet sjönk bostadsbyggandet hastigt för att nästan nå noll-strecket under första årtiondet av 2000-talet. Det var mest småhus som byggdes och de lägenheter som byggdes i flerbostadshus var i huvudsak av karaktären särskilda boenden. Från 2008 har emellertid lägenheter i både småhus och flerbostadshusen ökat med mellan ca 140 till drygt 300 nybyggda lägenheter per år. Infrastruktur - Bredband Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014-2020. Remissperiod till och med 23 januari 2014. 14

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Bilaga 2 Verktyg och ekonomi Det finns särskilda program och satsningar för landsbygden, som innehåller verktyg och medel för att stimulera lokal utveckling och engagemang, utveckla näringslivet, främja företagsamhet och innovation samt upprätthålla lokal service. Text kommer att kompletteras. 2.1 Landsbygdsprogrammet 2.2 Stöd till kommersiell service 2.3 Regionala strukturfondsprogram Remissutgåva av Landsbygdsprogram 2014-2020. Remissperiod till och med 23 januari 2014. 15

6, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Landsbygdsprogram2014mail Hemsida: www.ostersund.se/landsbygdsprogrammet Kontaktperson: ingrid.mars@ostersund.se Tel 063-14 33 92, 0702-75 10 59 Östersunds kommun Östersunds kommun, 831 82 Östersund. Telefon: 063-14 30 00. Fax: 063 14 40 00. www.ostersund.se

7, BOUN 2014-01-22 08:30 BOUN: 2361/2013 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 2014-01-07 Dnr 2361-2013 Eva Lindvall Barn- och utbildningsnämnden Djur - och Kulgården - Ansökan om driftbidrag till barn- och ungdomsverksamhet år 2014 Styrelsen för KFUM-KFUK i Östersund / Djur & Kulgården ansöker om 195 000 kronor i driftbidrag för verksamhetsåret 2014. Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-07 Bidragsansökan KFUM-KFUK i Östersund/Djur- och Kulgården 2013-12-20 Förslag till beslut 1. KFUM-.KFUK i Östersund/Djur- och Kulgården erhåller driftbidrag 2014 med 165 000 kronor 2. Pengarna tas ur nämndens budget ansvar 9101, verksamhet 30011 Bakgrund Djur & Kulgården bedriver fritidsgårdsverksamhet med hästinriktning i Torvalla. Med projektbidrag från moderorganisationen KFUM-KFUK i Östersund så har öppettiderna under 2013 förlängts på kvällar och det har varit lördagsöppet, i bidraget ingick även material till en handikappram och medel för marknadsföring. Projektet kommer förhoppningsvis fortsätta åtminstone 2014. Driftsbidraget till verksamheten har legat på samma nivå under ett antal år samtidigt som kostnaderna för uppvärmning, löner och övriga driftkostnader ökat, utifrån det så ansöker KFUM-KFUK i Östersund/Djur- och Kulgården om en ökning av driftsbidraget till 195 000 kronor 2014. Barn- och utbildningsnämndens inställning är att beroendet av kommunala bidrag skall minska och verksamhetens självfinansiering ska öka. Förvaltningen bedömer som möjligt för nämnden att för 2014 lämna ersättning i samma omfattning som 2013 med 165 000 kronor, inom ramen för nämndens budget. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, BOUN 2014-01-22 08:30 BOUN: 2361/2013 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2 2014-01-07 Dnr 2361-2013 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Utdrag till KFUK-KFUM i Östersund / Djur- och Kulgården, Janrik Englund och Eva Lindwall Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 2014-01-07 Dnr 2361-2013 Eva Lindvall Barn- och utbildningsnämnden Djur - och Kulgården - Ansökan om driftbidrag till barn- och ungdomsverksamhet år 2014 Styrelsen för KFUM-KFUK i Östersund / Djur & Kulgården ansöker om 195 000 kronor i driftbidrag för verksamhetsåret 2014. Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-07 Bidragsansökan KFUM-KFUK i Östersund/Djur- och Kulgården 2013-12-20 Förslag till beslut 1. KFUM-.KFUK i Östersund/Djur- och Kulgården erhåller driftbidrag 2014 med 165 000 kronor 2. Pengarna tas ur nämndens budget ansvar 9101, verksamhet 30011 Bakgrund Djur & Kulgården bedriver fritidsgårdsverksamhet med hästinriktning i Torvalla. Med projektbidrag från moderorganisationen KFUM-KFUK i Östersund så har öppettiderna under 2013 förlängts på kvällar och det har varit lördagsöppet, i bidraget ingick även material till en handikappram och medel för marknadsföring. Projektet kommer förhoppningsvis fortsätta åtminstone 2014. Driftsbidraget till verksamheten har legat på samma nivå under ett antal år samtidigt som kostnaderna för uppvärmning, löner och övriga driftkostnader ökat, utifrån det så ansöker KFUM-KFUK i Östersund/Djur- och Kulgården om en ökning av driftsbidraget till 195 000 kronor 2014. Barn- och utbildningsnämndens inställning är att beroendet av kommunala bidrag skall minska och verksamhetens självfinansiering ska öka. Förvaltningen bedömer som möjligt för nämnden att för 2014 lämna ersättning i samma omfattning som 2013 med 165 000 kronor, inom ramen för nämndens budget. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2 2014-01-07 Dnr 2361-2013 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Utdrag till KFUK-KFUM i Östersund / Djur- och Kulgården, Janrik Englund och Eva Lindwall Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Ansökan driftbidrag Djur och Kulgården i Torvalla 1312

7, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Ansökan driftbidrag Djur och Kulgården i Torvalla 1312

7, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Resultat och Balansräkning Djur och Kulgården 2012

7, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Resultat och Balansräkning Djur och Kulgården 2012

7, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Resultat och Balansräkning Djur och Kulgården 2012

7, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Revisionsberättelse Djur och Kulgården 2012

7, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Verksamhetsberättelse Djur och Kulgården 2012

7, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Verksamhetsberättelse Djur och Kulgården 2012

7, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Verksamhetsberättelse Djur och Kulgården 2012

8, BOUN 2014-01-22 08:30 KS: 671/2013 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 2014-01-15 Dnr 671-2013 Eva Lindwall Barn- och utbildningsnämnden Remiss Tillväxtprogram 2014-2020 Barn- och utbildningsnämnden har fått i uppdrag att yttra sig över förslaget till Tillväxtprogram 2014-2020. Synpunkterna ska vara kommunledningsförvaltningen/ område tillväxt tillhanda senast 24 januari 2014. Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-15 Remiss Tillväxtprogram 2014-2020 Förslag till beslut Nämnden antar förvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-15 som sitt yttrande till kommunledningsförvaltningen/område tillväxt Bakgrund Ett förslag till En plan för tillväxt i ett hållbart och attraktivt Östersund 2014-2020 har tagits fram. Tillväxtfaktorerna har tagits fram utifrån en omvärldsanalys och en bred dialog. Dialog har förts både internt inom kommunens organisation och externt, där representanter från näringslivet, akademin, den ideella sektorn och kommunens invånare har haft möjlighet att lämna sina synpunkter. MER [*] ÖSTERSUND (är tillväxtidé och ledstjärna i tillväxtarbetet). Stjärnan symboliserar det som Östersund behöver mer av för att vara en hållbar och attraktiv plats. Tillväxtfaktorerna beskriver den utveckling Östersund vill nå, vilket kommer att bidra till att fler väljer att stanna i Östersund och att attrahera nya invånare. De sju områden som prioriterats som de viktigaste är: *välkomnande *kreativitet *företagsamhet *välkomnande *kreativitet *kultur *attraktiva boenden *kunskap *omtanke Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

8, BOUN 2014-01-22 08:30 KS: 671/2013 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2 2014-01-15 Dnr 671-2013 Förvaltningens kommentarer Att välkomna andra hit till kommunen är jätteviktigt med allt vad det innebär av öppenhet, tillgänglighet, arbetstillfällen ett fungerande integrerat boende mm, men vi är inte bara beroende av nya medborgare utan också av att de som redan finns här stannar kvar och har en framtidstro på Östersund. Utifrån senaste LUPP-enkäten (Lupp är en ungdomsenkät för att få kunskap om ungas situation, deras erfarenheter och synpunkter) så ser vi att framtidstron minskar hos ungdomarna. Attraktiva integrerade billiga boenden så att ungdomar har möjlighet till eget boende är viktigt både för att behålla ungdomarna och deras hälsa. Tillgång till bra förskolor och skolor i ändamålsenliga lokaler med utbildad personal är en förutsättning för att få tillväxt. Att sätta barnen i centrum och alltid ha ett barnperspektiv och barnkonventionen som ledstjärna är viktigt för att få tillväxt. Varför inte satsa på att vara en Barnkommun? BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Utdrag till kommunledningsförvaltningen, tj.mannaförslag bifogas Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

8, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 2014-01-15 Dnr 671-2013 Eva Lindwall Barn- och utbildningsnämnden Tillväxtprogram 2014-2020 Barn- och utbildningsnämnden har fått i uppdrag att yttra sig över förslaget till Tillväxtprogram 2014-2020. Synpunkterna ska vara kommunledningsförvaltningen/ område tillväxt tillhanda senast 24 januari 2014. Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-15 Remiss Tillväxtprogram 2014-2020 Förslag till beslut Nämnden antar förvaltningens tjänstemannaförslag 2014-01-15 som sitt yttrande till kommunledningsförvaltningen/område tillväxt Bakgrund Ett förslag till En plan för tillväxt i ett hållbart och attraktivt Östersund 2014-2020 har tagits fram. Tillväxtfaktorerna har tagits fram utifrån en omvärldsanalys och en bred dialog. Dialog har förts både internt inom kommunens organisation och externt, där representanter från näringslivet, akademin, den ideella sektorn och kommunens invånare har haft möjlighet att lämna sina synpunkter. MER [*] ÖSTERSUND (är tillväxtidé och ledstjärna i tillväxtarbetet). Stjärnan symboliserar det som Östersund behöver mer av för att vara en hållbar och attraktiv plats. Tillväxtfaktorerna beskriver den utveckling Östersund vill nå, vilket kommer att bidra till att fler väljer att stanna i Östersund och att attrahera nya invånare. De sju områden som prioriterats som de viktigaste är: *välkomnande *kreativitet *företagsamhet *välkomnande *kreativitet *kultur *attraktiva boenden *kunskap *omtanke Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

8, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2 2014-01-15 Dnr 671-2013 Förvaltningens kommentarer Att välkomna andra hit till kommunen är jätteviktigt med allt vad det innebär av öppenhet, tillgänglighet, arbetstillfällen ett fungerande integrerat boende mm, men vi är inte bara beroende av nya medborgare utan också av att de som redan finns här stannar kvar och har en framtidstro på Östersund. Utifrån senaste LUPP-enkäten (Lupp är en ungdomsenkät för att få kunskap om ungas situation, deras erfarenheter och synpunkter) så ser vi att framtidstron minskar hos ungdomarna. Attraktiva integrerade billiga boenden så att ungdomar har möjlighet till eget boende är viktigt både för att behålla ungdomarna och deras hälsa. Tillgång till bra förskolor och skolor i ändamålsenliga lokaler med utbildad personal är en förutsättning för att få tillväxt. Att sätta barnen i centrum och alltid ha ett barnperspektiv och barnkonventionen som ledstjärna är viktigt för att få tillväxt. Varför inte satsa på att vara en Barnkommun? BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Utdrag till kommunledningsförvaltningen, tj.mannaförslag bifogas Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

8, BOUN 2014-01-22 08:30 / :s bilaga: Missivbrev_Tillväxtplan_pdf 2 MER [*] ÖSTERSUND - En plan för tillväxt i ett hållbart och attraktivt Östersund Syfte och bakgrund Tillväxt behöver vi för att vi ska få mer av Östersund, mer av det som gör Östersund hållbart och attraktivt. Vi behöver mer av positiva värden för att Östersund ska bli en ännu bättre kommun att bo, leva, verka och växa i. Det uppnår vi genom att vi blir fler invånare som betalar skatt vilket möjliggör att vi kan bibehålla och utveckla vår gemensamma välfärd. För att kunna nå tillväxtmålen har sju områden prioriterats som de viktigaste faktorerna för att skapa tillväxt. Tillväxtfaktorerna beskriver den utveckling vi vill nå, vilket kommer att bidra till att fler väljer att stanna kvar i Östersund och att attrahera nya invånare. Tillväxtfaktorerna har tagits fram utifrån en omvärldsanalys och en bred dialog. Dialog har förts både internt inom kommunens organisation och externt, där representanter från näringslivet, akademin, den ideella sektorn och kommunens invånare har haft möjlighet att lämna sina synpunkter. Det ger en god förankring och skapar förutsättningar för ett tillväxtarbete där många känner sig delaktiga och ansvariga. Synpunkter Det är viktigt att vi får din syn på tillväxtplanen. Vad är bra, vad bör ändras, tas bort eller läggas till? På www.ostersund.se/tillvaxt finns tillväxtplanen och även en utvärdering av tidigare tillväxtplan samt en omvärldsanalys. I Rådhusets reception finns det möjlighet att hämta en tryckt version av tillväxtplanen från och med tisdag 17 december. Synpunkterna lämnas in till Östersunds kommun, Område tillväxt, 831 82 Östersund eller på e-postadress tillvaxt@ostersund.se. Lämna era synpunkter senast den 20 januari 2014. Vidarebefordra gärna detta mejl till de ni tror vill ta del av Östersunds tillväxtarbete. Vad händer sen? Frågor Efter remissen sammanställs synpunkter och planen bearbetas. Efter remissen fortsätter arbetet med fokus på genomförande. Om ni har frågor eller synpunkter går det bra att ringa, besöka eller mejla arbetsgruppen. För e-postadress skriv förnamn.efternamn@ostersund.se. Camilla Olsson, projektledare, 063-14 06 90 Tobias Lundberg, 063-14 33 16 Theresia Grön, 063-14 46 53 Hannele Lanner Johansson, 063-14 46 89 Östersund den 11 december 2013 Johan Redhe Tillväxtchef, 063-14 42 72 Östersunds kommun, telefonnummer 063-143000 vx www.ostersund.se