Protokoll fört vid ordinarie möte av Styrelse vid Torsåsryttare Sammanträdesprotokoll Plats och tid Klubbstugan Torsåsryttare, ridanläggningen 2009-08-09 kl 17.00 Närvarande Elisabeth Lindén Anna Johnsson Sarah Ejermark Carina Waax-Eliasson Martina Johansson Anette Lundin Peter Åkesson Roger Södervall Camilla Roth Utses att justera Tid för justering Torsås 2009-09-06 Underskrifter Sekreterare Sarah Ejermark Ordförande Roger Södervall Justerande Anette Lundin Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag på ridskolans anslagstavla, Torsåsryttares hemsida 2009-05-03. Roger Södervall Ordf 1 8/20/2009
1 Fastställande av dagordning a Flyttar punkten 10 till punkten 4 och vice versa. b Lägger till punkten b) under personal (punkten 4) till dagordningen. c Lägger till a) Faktura till Torsås Kommun vattenräkningen - till punkt 10 ekonomi d Lägger till punkten b) under ekonomi - diarieföra skuldbreven av lånet e Lägger till a) till punkten övrigt (punkt 12) Utdelning av flaggor och fanor 2 Val av justerare. a Anette Lundin valdes att justera 3 Föregående mötesprotokoll a Protokollet läst och godkänt. 4 Personal Martinas bidragsanställning går ut den 31 augusti. Efter tidigare personalmöte har Martina framlagt önskan att fortsätta sin anställning. Martina vill satsa och göra ett bra arbete. Martina sänker sin tjänstegrad till 72 % med start 1 september 2009. Vi har fastställt en arbetsgång som bör bygga på ömsesidig tillit och förtroende mellan styrelsen och personalen. a Nystartsjobb Roger har skickat ut information till styrelsen angående nystartsjobb. Styrelsen fattade beslut att gå vidare med ansökan om särskilt nystartsjobb till Martina. b Tredje-fasen Styrelsen fattade beslut att gå vidare med en ansökan om tredje fasen till Arbetsförmedlingen. Tredje fasen syftar till extra arbetskraft till Torsås Ryttare som till 100% bekostas av Af. 5 Tävlingssektionen Inget att rapportera. 2 8/20/2009
6 Ungdomssektionen a) Roger tog upp Secret Equitation Youth Leader Tour styrelsen nominerar Johanna Karlsson, Jenny Hansson och Sara Eliasson. Sarah Ejermark skickar in ansökan till Smålands idrotts förbund. b) Johanna Karlsson har skickat ett brev till styrelsen eftersom de inte kunde närvara. Bl. a. tog de upp att de har svårigheter att engagera ungdomar till Torus. Styrelsen uttrycker sitt stöd och hoppas på att satsningen på de tre ovanstående ska ge kraft. c) Ungdomssektionen har utsett Johanna Karlsson och Jenny Hansson som kandidater till ULK:en. Styrelsen avser att söka bidrag till utbildningen via SISU. Arbetsgången för bidragsansökan till SISU startar med att Camilla Roth assisterar Martina med att sätta ihop ett projektdokument för hur ungdomsengagemanget ska organiseras under hösten och vilka aktiviteter som ska genomföras. Därefter skickar Roger in ansökan om bidrag till SISU. Styrelsen tog beslutet att skicka de två kandidaterna snarast och delegerar till dessa att anmäla sig själva. 7 Privatryttarsektionen a) Camilla uppdaterar angående Nattvaktsschemat och informerade om att vi har körtid någon gång i början av September samt hur de hela ska gå till. Camilla skickar informationen till hemsidan och Sarah skickar ut informationen till de mailadresser som finns tillgängliga ur det ser vi om frivillig anmäler sig. b) Camilla har fått förfrågan från personer i klubben som vill starta studiecirkel för E-kort för släp. Vi söker någon som vill driva projektet. Det finns även förfrågan om Grönt kort kurs från många men Camilla kan inte göra kursen eftersom hennes dator inte fungerar. Camilla ska försöka fixa sin dator så att kursen kan hållas. Frågan får bordläggas till nästa möte. 8 Kiosksektionen Inget att rapportera 3 8/20/2009
9 Anläggning och fastighetssektionen a) Jörn kan tänka sig att vara behjälplig för eventuella tredje-fasen medarbetare så länge det passar med jobbet. b) Ridhusbelysningen har varit tänd vid tidpunker då det varit tomt. Vi påminner alla medlemmar att tänka på att släcka genom en notis på hemsidan. c) Vi frågar Elisabeth vad de vill göra med stockarna som de använde på hästens dag. Sarah frågar. d) Jörn redogjorde för översvämningen i lektionshagen. Roger kontaktar kommunen för att se hur flödet går och om den även rinner genom andra områden. e) Staketet vid Spinova är omsatt. 10 Ekonomi Vi har ca 30 000 SEK på checkkontot inklusive krediten. a) Vattenräkningen - Roger har gjort en polisanmälan 20090614. Polisen föreslår att det inte ska göras någon förundersökning. Styrelsen tar ett enhälligt beslut på att vi gjort allt i vår makt för att förhindra ett läckage. Läckaget (3570 m3) har skett helt utan styrelsens vetskap och har därför inte kunnat agera. Styrelsen vidtar nu åtgärder via egenkontrollsprogram för att tidigare kunna upptäcka fel och brister. Roger polisanmäler ytterligare en gång för en högre grad av förundersökning. Roger kontaktar vattenverket innan förfallodatum av räkningen 20090930 för att upprätthålla en god kommunikation. b) Skuldbrev har upprättats mellan Torsås Ryttare och Swedbank i Torsås. 20090806 där den befintliga skulden uppgår till 388 750 SEK. Skulden höjdes med 37 750 SEK som utbetalades till vårt konto. 11 Rapport från föräldrar och medlemmar. Inget att rapportera 4 8/20/2009
12 Övrigt Sammanträdesprotokoll Styrelsen avslår erbjudandet att införskaffa en flagga då vi redan har ett fint standar. Nästa möte blir den 6 september 2009 klockan 17.00 i klubbstugan Mötet avslutat 5 8/20/2009