Policy gällande representation och gåvor Svenska Kommunalarbetareförbundet (förbundskontoret) Antagen av förbundsstyrelsen 2010-09-08 Reviderad av förbundsstyrelsen 2013-12-19 1 (8)
Policy gällande representation och gåvor för Svenska Kommunalarbetareförbundet (förbundskontoret) 1. Mål Kommunals mål med denna representationspolicy är att klargöra de regler och riktlinjer som gäller för organisationens (förbundets) representation. Policyn ska bidra till att skapa en gemensam kultur som bygger på gott omdöme och hushållning av Kommunals ekonomiska resurser. 2. Giltighet Denna policy gäller för anställda (och förtroendevalda) vid Kommunals förbundskontor och servicecentren. Belopp för uppvaktningar framgår av bilaga och regleras av såväl Skatteverkets bestämmelser som beslut i denna policy. Justeringar i bilagan, som konsekvens av ändrade skattebestämmelser, kan ske utan föregående behandling i förbundsstyrelsen. 3. Allmänt om representation Inom ramen för Kommunals verksamhet finns tillfällen när det är både lämpligt och nödvändigt att representera. Denna policy reglerar inte i detalj hur representationen ska ske utan anger ramar och riktlinjer för representationen. Inom ramen för denna policy och gällande lagstiftning har varje enskild person, som fått förtroende att representera för Kommunals räkning, ett ansvar för att representation genomförs med restriktivitet och gott omdöme. Med representation avses både extern och intern representation. Begreppet innefattar, förutom det man oftast tänker på det vill säga mat och dryck även gåvor, uppvaktningar, jubileer och invigningar. All representation ska ha ett direkt samband med den verksamhet som Kommunal bedriver och syftet med representationen ska alltid vara tydligt. Den huvudregel som gäller är att representation alltid ska godkännas av - och attesteras av Kommunals firmatecknare (förbundsledningen, i första hand tredje vice ordförande). I begränsad omfattning har också enhetschef rätt att godkänna och attestera representation som skett av underställd medarbetare. Verifikationskrav Både vid extern och intern representation ska verifikation genom anteckning på underlaget (kvitto eller faktura) innehålla uppgifter om: Datum för representationen Måltidens benämning (lunch, middag) Ändamålet med representationen Namn på de närvarande och vilken organisation/företag etc de företräder. Vid köp av gåva ska det av verifikationen framgå vem gåvan överlämnats till samt ändamålet med gåvan. 2 (8)
4. Extern representation Med extern representation menas sådant värdskap och gästfrihet på Kommunals vägnar som underlättare de externa kontakterna med företrädare för verksamhet som är av vikt för Kommunal. Representationen får inte vara av personlig karaktär. Representation ska endast omfatta personer som är direkt inblandade i kontakterna mellan Kommunal och gästerna. Antalet representanter från Kommunal bör vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. Försiktighet ska iakttas med ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp. Om detta ändå anses nödvändigt ska detta kunna motiveras. Representation med alkohol ska ske restriktivt, och då avse öl och vin i måttlig mängd. Representation med starksprit ska endast ske undantagsvis och ska kunna motiveras utifrån det aktuella sammanhanget. Ett alkoholfritt alternativ ska alltid erbjudas. Representation i hemmet, på Kommunals bekostnad, ska normalt inte förekomma. Undantag från detta kan ske efter särskild motivering och godkännande av Kommunals firmatecknare, i första hand tredje vice ordförande. 5. Intern representation Med intern representation avses representation som enbart riktas till Kommunals anställda eller uppdragstagare i samband med dessa gruppers uppdrag för Kommunals räkning. Det kan avse måltider och liknande i samband med interna kurser, planeringsmöten/ konferenser eller trivselfrämjande åtgärder som personalfester eller andra personalsociala aktiviteter. Reglerna för intern representation gäller även då lokaler utanför organisationen används. För att förtäring ska räknas som intern representation, ska den ingå som ett naturligt led i den pågående aktiviteten. Till exempel kan en av FS utsedd arbetsgrupp äta gemensam lunch i samband med sin träff, detsamma gäller vid till exempel internutbildning eller en personalaktivitet. Kommunal betalar inte så kallade arbetsluncher där anställda träffats för att äta lunch tillsammans, även om Kommunals verksamhet diskuteras under lunchen. En förutsättning för skattefri intern representation är att sammankomsten har en varaktighet av högst en vecka, att det inte är fråga om möten som hålls med korta mellanrum (varje eller varannan vecka) samt att det är gemensamma måltidsarrangemang. I de fall Kommunal står för kostnaden avseende alkohol i samband med intern representation får detta endast ske i samband med middag och ska avse vin eller öl i måttlig mängd. Representation med starksprit får bara undantagsvis förekomma och ska då kunna motiveras utifrån sitt sammanhang. Det är aldrig tillåtet att vid intern representation representera med enbart alkohol. Ett alkoholfritt alternativ ska alltid erbjudas. 3 (8)
Betydelsefulla jubileer i Kommunals verksamhet kan betraktas som intern representation och åtföljas av någon form av förtäring eller andra aktiviteter. Jullunch/julmiddag Personalenheten ansvarar för en gemensam jullunch/julmiddag för samtliga anställda på förbundskontoret. Andra julmåltider eller motsvarande inom enheterna bekostas inte av förbundet. Kaffe frukt m m De anställda kan i trivselfrämjande syfte erbjudas för- och eftermiddagskaffe/te/frukt och motsvarande på Kommunals bekostnad (detta bokförs dock inte som representation). 6. GÅVOR Gåvor och gratifikationer till anställda Julgåva, minnesgåva och sedvanliga jubileumsgåvor till anställda är undantagna skatteplikt för mottagaren inom vissa beloppsgränser i enlighet med Skatteverkets anvisningar, se ytterligare information i bilaga. Julgåva Förbundskontorets personalenhet ansvarar för beslut och inköp av julgåva till anställda i de fall detta är aktuellt. Utöver eventuell gemensam julgåva får inte förbundskontorets enheter ge ut julgåvor till medarbetare. Jubileumsgåva Med jubileumsgåva avses gåva till anställda när organisationen firar 25-, 50-, 75- eller 100-årsjubileum etc. Minnesgåva, allmänt Med minnesgåva avses gåva av minneskaraktär som lämnas till varaktigt anställda vid särskild högtidsdag (till exempel den anställdes 50-års dag), efter längre tids anställning (25 år eller mer) eller vid anställningens upphörande. För att gåvan ska vara skattefri får en minnesgåva lämnas vid högst ett tillfälle utöver anställningens upphörande. Det innebär att en skattefri minnesgåva inte får lämnas både vid 50 och 60 årsdag och efter det att personen varit anställd i 25 år. 4 (8)
Födelsedagar Utifrån bland annat de skattemässiga bestämmelserna har Kommunal, genom denna policy, beslutat att endast genomföra en större uppvaktning i samband med att en anställd fyller 50 år. Detta innebär att Kommunal, när den anställde fyller 50 år, överlämnar en present (minnesgåva) i egenskap av arbetsgivare. I samband med detta kan enheten bjudas på enklare förtäring. Överlämnandet av gåva och blommor sker normalt av enhetschef. Belopp för minnesgåva framgår av bilaga. Utöver den av Kommunal utgivna minnesgåvan får inte gåvor inhandlas på Kommunals bekostnad, av till exempel enskild enhet. All sådan annan uppvaktning sker på den enskildes egen bekostnad. I samband med 60-årsdag uppvaktar Kommunal med blommor, andra uppvaktningar på Kommunals bekostnad ska inte ske. Genom Kommunals personalenhet sker förfrågan om deltagande i insamling från arbetskamraterna i samband med födelsedag. Insamlade medel överlämnas normalt till den anställde av enhetschefen, eller representant för personalen, i samband med att jubilaren uppmärksammas. Uppvaktning efter 25 års anställningstid Efter 25 års anställning erhåller den anställde en skattepliktig gratifikation utgörande en månadslön. Gratifikationen överlämnas normalt i samband med förbundskontorets jullunch/julmiddag. Avtackning vid anställnings upphörande (ej pensionering) När en anställd slutar sin tjänst på Kommunal efter egen begäran avtackas den anställde, om tjänsten varat i minst sex år, med gåva i enlighet med bilaga. Avtackning vid anställds pensionsavgång I samband med anställds pensionsavgång uppvaktas den anställde med en gratifikation motsvarande en månadslön vid 10 års anställning eller längre. Vid anställning kortare än 10 år uppgår gratifikationen med antal anställningsår/10, det vill säga en halv månadslön vid fem års anställning. Gratifikationen är en skattepliktig ersättning. Den anställde uppvaktas också med en minnesgåva. Belopp för minnesgåva framgår av bilaga. Uppvaktning av förbundsstyrelseledamot En förbundsstyrelseledamot uppvaktas på 50 och 60 årsdag. Belopp och övrigt följer anställdas regler för uppvaktning vid 50-årsdag. Uppvaktning av övriga förtroendevalda inom organisationen På grund av det stora antalet förtroendevalda inom organisationen finns en praxis att inte uppvakta denna målgrupp på bemärkelsedagar Profilreklam Profilprodukter som utdelas till anställda (och förtroendevalda) ska uppfylla av Skatteverket angivna regler (det vill säga vara av mindre värde och enklare slag samt vara försedd med arbetsgivarens logotyp ). Inköp av profilreklam samordnas i enlighet med Kommunals inköpspolicy. 5 (8)
Dödsfall Vid anställds/förtroendevalds bortgång hedrar Kommunal personen med blommor/krans. Alternativ till detta kan utgöras av en penningdonation till, av anhöriga, önskad välgörande fond. Formerna beslutas av förbundsledningen eller personalchefen. Dessa tar också ställning till deltagande i andra minneshögtider/begravningar där Kommunal ska representeras. Gåvor till extern part Uppvaktning vid födelsedag, pensionsavgång eller annan avtackning Vid uppvaktning av extern part representeras Kommunal av förbundsledningen eller annan person förbundsledningen utser. I samband med beslutet bestäms också formen/nivån på uppvaktningen. Eventuell uppvaktning utöver den av förbundsledningen beslutade ska anses som enskild och får ske på den enskildes bekostnad eller genom insamling. Övriga gåvor Profilprodukter som utdelas i anslutning till aktivitet ska uppfylla av Skatteverket angivna regler. Inköp samordnas i enlighet med Kommunals inköpspolicy. Presentförråd För att effektivisera inköp av gåvor finns på förbundskontoret ett mindre presentförråd med gåvor som är lämpliga vid till exempel officiella besök och eller vänutbyten med broder-/systerorganisationer. Uttag av gåvor från presentförrådet sker i samråd med Kommunals tredje vice ordförande. 7. Uppvaktning ( Mottagning ) Förbundsledningen får fatta beslut om att arrangera uppvaktning för jubilar. Detsamma gäller i samband med pensionsavgång eller annan avtackning. Uppvaktningen ska normalt arrangeras endast för kongressvald vilken i sin uppgift haft att representera förbundet. I samband med uppvaktningen kan Kommunal stå för kostnaderna gällande dryck och förtäring. 6 (8)
BILAGA (till representationspolicy) Belopp för gåvor Huvudregeln är att gåvor från arbetsgivare är skattepliktiga, men vissa gåvor från arbetsgivare är undantagna. Skattefrihet gäller i de fall som räknas upp nedan och när gåvans värde inte överstiger respektive belopp. Skatteverket anser numera att skattefri minnesgåva kan utges i form av presentkort (som inte kan bytas mot kontanter). Kontanter är alltid att betrakta som skattepliktig gåva. Med kontanter jämställs även andra betalningsmedel som till exempel check, och postväxel. Nedan angivna belopp avser marknadsvärdet för gåvan (även om Kommunal som organisation genom rabatter har lägre priser än ordinarie pris för varan är det ordinarie priset som ska beaktas). Julgåva inkomståret 2013 är skattefri om värdet inte överstiger 450 kronor inklusive mervärdesskatt. Beloppet är ett så kallat gränsbelopp, vilket innebär att gåvan bör beskattas från första kronan, om värdet överstiger angivet belopp. Julgåva från Kommunal ska rymmas inom det av Skatteverket fastställda beloppet, 450 kronor. Jubileumsgåva är skattefri om värdet av gåvan inte överstiger 1 350 kronor inklusive mervärdesskatt. Beloppet är ett så kallat gränsbelopp vilket innebär att gåvan beskattas från första kronan, om värdet på gåvan överstiger angivet belopp. Jubileumsgåva från Kommunal ska rymmas inom det av Skatteverket fastställda beloppet, det vill säga 1 350 kronor. Minnesgåva är skattefri om värdet inte överstiger 15 000 kronor inklusive mervärdesskatt och inte ges vid mer än ett tillfälle utöver vid anställningens upphörande. Gåvan blir beskattad från första kronan, om värdet på gåvan överstiger angivet belopp. Kommunal uppvaktar anställda som fyller 50 år med gåva motsvarande ett belopp av högst 3 500 kronor. (Har den anställde en kortare anställningstid än 6 år ska gåvan beskattas, i detta fall informeras den anställde om detta innan gåvan överlämnas). Kommunal uppvaktar anställd som går i pension med en gåva motsvarande ett belopp av högst 3 500 kronor (dessutom erhålls en skattepliktig gratifikation i form av en månadslön) Ett bidrag till en semesterresa kan betraktas som en skattefri minnesgåva. Detta gäller även en resa där närstående deltar. Kontanter som betalas ut direkt till den anställde godtas dock inte. Numera godkänner Skatteverket minnesgåva delas ut i form av presentkort, om detta inte går att bytas mot kontanter. 7 (8)
Uppvaktning efter 25 års anställningstid Efter 25 års anställning erhåller den anställde en skattepliktig gratifikation utgörande en månadslön. Gratifikationen överlämnas normalt i samband med förbundskontorets jullunch/julmiddag. Vid anställning upphörande som ej avser pensionering Vid avslutande av tjänst på Kommunal med annan anledning en pensionsavgång avtackar respektive enhet med gåva i enlighet med följande: Vid kortare anställning än 6 år avtackas den anställde med blommor. Vid minst sex års anställning avtackas med gåva motsvarande högst 2 000 kronor. Vid minst tio års anställning avtackas med gåva motsvarande högst 5 000 kronor Vid anställds pensionsavgång I samband med anställds pensionsavgång uppvaktas den anställde med en gratifikation motsvarande en månadslön (=skattepliktig ersättning) samt minnesgåva (se punkten minnesgåva ovan). 8 (8)