evry.com Får ditt företag ut mesta möjliga av affärssystemet?
Får ditt företag ut mesta möjliga av affärssystemet? och varuflöden är områden som ofta har god potential att effektiviseras med hjälp av IT. Möjligheterna att få en tydlig hävstångseffekt vad gäller flödeskontroll, leveransprecision och kostnadseffektivitet är i många fall tydliga. Samtidigt vet vi att utmaningarna kan vara både stora och komplexa. Att effektivisera logistik- och varuflöden är sällan enkelt. I dag finns dock processer och verktyg som kan effektivisera logistikarbetet och bidra till att ge full utväxling på affärssystemet. I den här presentationen har vi samlat några erfarenheter som vi hoppas kan inspirera och hjälpa ditt företag att se möjligheterna. Integrerat lagersystem gör stor skillnad Några utmaningar I dag vet vi att moderna affärssystem visserligen kan ha god kapacitet, men också bli betydligt mer kraftfulla genom att kompletteras med ett effektivt system för lagerhantering. Det gäller inte minst för tillverkande företag och handelsföretag. För tillverkande företag är kraven att ha ordning på materialflöden till och inom företaget särskilt stora. Olika delmoment måste hållas ihop och det behöver också vara enkelt att exempelvis göra stickprov. Handelsföretag har å sin sida ofta att ta hänsyn till en komplex omvärld och förmågan att snabbt reagera på förändringar. Utmaningarna är särskilt tydliga för de företag som köper från Asien och arbetar med långa ledtider. För att hantera marknadens förändringar blir försäljningsprognoser och logistikflöden i dessa fall extra kritiska. För att möta den här typen av utmaningar har vi utvecklat Laptu, ett lagersystem som kan integreras med företagets befintliga affärssystem. Vi har gjort det förut Beprövade processer Det är förstås viktigt att tänja på gränserna, det gäller inte minst områden som IT och logistik. Samtidigt har vi en erfarenhetsbank som det lönar sig att använda. Att vi kan blicka bakåt gör att vi kan hjälpa våra uppdragsgivare att se framåt. Chansen är god att vi stått inför de utmaningar som ditt företag möter och därför vet vad som går att göra och vad som vinner på att undvikas. Genom att förstå våra kunders vardag säkerställer vi också att processerna är effektiva. IT får aldrig ett eget liv. Samspelet mellan verksamhetsutvecklingen och IT-lösningarna skall skapa nytta för den egna organisationen. Det kan i viss mån låta självklart, men vi ser idag hur alltför många företag låter IT-stödet styra verksamheten när det borde vara precis tvärtom. Ibland gör det oss obekväma, men i de allra flesta fall innebär det att kunden får den lösning som verkligen behövs. Låt oss ta reda på vart vi ska Förstudie lägger grunden Vissa saker förtjänar att upprepas. Den om att det är bättre att ta reda på vart man ska innan man börjar springa är en sådan. För att skapa förståelse för hela varuflödet och logistikprocessen låter vi därför en förstudie lägga grunden för det fortsatta arbetet. Syftet är skapa en gemensam bild där processen gås igenom, från design- och produktutveckling till produktion och färdig produkt. Förbättringsmöjligheter identifieras och prioriteringar fastställs. Erfarenheten säger att ett genomtänkt analysarbete har avgörande betydelse och gör att rätt områden kan angripas. Förstudien är processorienterad och utgår från EVRYs väl beprövade projektmodell där vi ser logistikarbetet som en förändringsprocess lika mycket som ett IT-projekt. Beslut Dd5.1 Ankomsthantering Ankommen Order Beslut Dd5.2 Ankomstkontroll Visualisera flöden och identifiera problem Kontroll Arbetsmetod och helhetssyn En central utmaning är att åskådliggöra det samlade informationsflödet. Ju bättre kontroll du har över din verksamhet, desto lättare blir det att fatta beslut. Och kontroll, det får du genom överblick. För att belysa flöden i verksamheten använder EVRY förutom Laptu det egenutvecklade processverktyget EVRY Flow. Genom att tillsammans visualisera flödena och identifiera problem skapas förståelse kring förväntade förändringar och nyttoeffekter hos båda parter. Dd5.3 Dd5.3.1 Truckpc Dd5.3.2 Handdator Dd5.3.3 Orderunikt lager För att administrera och följa upp projektet och aktiviteterna används SharePoint. Det ger en gemensam arbetsyta med effektiv dokumenthantering och möjlighet för alla parter att snabbt skaffa sig en överblick av projektet. Med den här arbetsmetoden skapas en total flödesbeskrivning av verksamheten inom de belysta områdena. Det ger en tydligare förståelse och ligger till grund för vidare förbättringar. Det naturliga steget efter verksamhetsbelysningen blir att definiera förbättringar och åtgärder med tydligt utformade aktiviteter. Genom att använda en väl strukturerad arbetsmetod blir projektstyrning och genomförande effektivt.
Enkelt innebär vår arbetsmodell följande steg Analys för att identifiera utmaningar och möjligheter att effektivisera och förbättra. Verksamhetsutveckling för att ta fram förutsättningarna för en bra lösningsleverans. Här går vi igenom processerna och skapar en målbild för hur de bör utformas. Arbetet omfattar även att skapa en motiverad medverkan från kundens medarbetare. Kvalitetssäker leverans av lämplig lösning. Ständig förbättring - effekthemtagning. Genomförande Då projektet genomförs innebär det att tidigare faser genererat processer som brutits ner i detalj med tydligt definierade aktiviteter. Några exempel på huvudområden i förändringsarbetet kan vara: Ankomstprocessen Prioritera inleveranser kopplade mot kundorder. All märkning och registrering sker endast en gång i det totala logistikflödet, vid ankomsten. Utleveransprocessen Prioritera kompletta order. Sätta upp plockslingor. Snabbare plock med streckkodsläsning. Internt Skapa kontroll på lagret med strukturerad lagerlayout och hålla ihop artikelgrupper med hjälp av sektioner. Kundorderprocessen En komplett kundorder skall levereras oavsett leveranstid. Ökad lageromsättning och enklare planering Möjliga förbättringsområden Våra kunders behov och förutsättningar skiljer sig naturligtvis åt. Samtidigt finns det exempel på förbättringsområden som ofta återkommer i vårt arbete: Lageromsättningshastighet är en vanlig faktor vid logistikeffektivisering, d.v.s. hur företaget kan öka omsättningshastigheten på sitt lager och därmed frigöra kapital. För att få förståelse för hela varuflödet gör vi tillsammans med kunden en processgenomgång, från design-/produktutveckling till färdig produkt. Detta inkluderar även tillverkning/produktion. Det gör också att rätt områden kan angripas med rätt metoder. Ett annat vanligt förbättringsområde är det som ofta kallas för produktionslogistik, d.v.s. att få ett så effektivt flöde inom den egna produktionen som möjligt. Här kan ett nyckeltal vara att minska leveransförseningar in till lagret från egna tillverkningen samt att bättre planera materialförsörjningen till produktionsenheterna efter behov. Det kräver en enhetlig informationsprocess och en lösning som utan manuella moment skapar ett behovsbaserat logistikflöde. Fler exempel på områden där Laptu kan förbättra och effektivisera: Spårbarhet för produkter och insatsvaror (batchhantering). Kontroll på var material/pallar är placerade. Flytande plockplatser och styrning via FIFO. Inventering per definierad yta. Hög spårbarhet. Grundstomme inom logistik för möjlighet till tillväxt, fler lager. Snabbare åtgärder vid kvalitetsbrister och säkrare returflöde. Bättre informationsflöde för order. Kvalitetskontroll av inkommande gods. Skapa fler mätetal som kan styra trimning av rutiner och utrustning/maskiners utnyttjandegrad.
Det handlar inte bara om IT Arbete med IT-stöd i all ära utan helhetssyn är det sällan effektivt. I dag vet vi att våra uppdragsgivare förväntar sig mer än teknik. På EVRY är vi också övertygade om att gynnsam effekt skapas först när det finns en samverkan mellan IT-system, en aktiv förändringsledning och en tydlig verksamhetsutveckling. Om man inte vet vilka effekter man vill nå spelar IT-systemet i sig inte så stor roll. Om man däremot klarar att utveckla verksamheten så att IT-systemen nyttjas utifrån uppsatta målsättningar och en helhetssyn finns alla möjligheter till en bra verksamhetsstyrning. Processer för kundorder, ankomst och utleverans är exempel på områden som ofta kan utvecklas för att skapa en väl sammanhållen logistiklösning. Ett av företagen som valt att arbeta med lagersystemet Laptu och EVRY är möbeltillverkaren EFG. Gör mål och resultat synliga Effekthemtagning Målet med alla förändringar och projekt är att skapa ett väl synligt och mätbart resultat. Det innebär att vi tillsammans med kunden alltid arbetar mot definierade mål och effekter. I nuläget och analysfasen bör tydliga effektmål fastställas. De baseras på vad kunden förväntar sig och tillsammans med EVRY anser rimliga. De skall i sin tur alltid utgå från kärnverksamheten och dess behov. Målen präglar sedan projektet och fungerar som riktlinjer när arbetet fortskrider. När projektet slutförts arbetar kunden och EVRY tillsammans i en workshop där fokus är att tydliggöra effekterna och arbeta vidare mot effektmålen. Syftet är att få maximal nytta av gjorda investeringar och lägga grunden för ett fortsatt förändringsarbete där det går att skapa fler nyttoeffekter. «För våra kunder och partners ger rätt beslutsunderlag ökad konkurrenskraft och lönsamhet. Nyckeln är effektiv styrning och utveckling av företagets logistikprocesser, eller uttryckt med ett annat ord verksamhetsstyrning. Vårt erbjudande bygger på ett effektivt utnyttjande av kundens affärssystem kopplat till Laptu.» Mats Pihl, logistikexpert på EVRY. Effekter i siffror Ett par exempel Ett sätt att åskådliggöra konkret nytta är förstås att ge exempel på hur vi hjälpt andra företag att lösa sina utmaningar. Genom ett förändringsarbete lyckades exempelvis en av våra kunder - verksamma inom fashion - minska lagervärdet med 17 MSEK och förbättra resultat med 7 MSEK. En annan av våra kunder med verksamhet inom industrin - kunde öka fabrikens effektivitet med 15 % och minska ledtiden från fem till tre dagar (och därigenom också minska leveransförseningarna med 90 %). Vad kan vi göra för ditt företag? Erbjudande EVRY erbjuder samtliga tjänster som krävs för att fullt ut implementera ett effektivare logistikflöde. Det omfattar både fysiska flöden och informationsflöden med allt från framtagandet av beslutsunderlag, identifiering av affärsvinster, planering av effekthemtagning och Laptu lagersystem används med framgång av företag som exempelvis Skånska Byggvaror, EFG och Hags. projektgenomförande ett till avtalsutformning för sourcing av tredjepartslogistik och konsultation. EVRY tillhandahåller även experter som ansvarar för den logistiska och tekniska lösningen inklusive applikationskonsulter med specialistkompetens kring de affärssystem och integrationslösningar som våra kunder använder. Vill du veta mer om våra erbjudanden kring effektiv logistik och ta del av fler kundexempel kontakta gärna oss på EVRY.
För mer information Kontakta oss på telefon 010-588 00 00 Om EVRY EVRY är ett ledande IT-företag på den nordiska marknaden. Vi gör information levande med hjälp av idéer, teknik och smarta lösningar. På så sätt skapar vi affärsnytta för våra kunder och värde för hela samhället. EVRY kombinerar en lång branscherfarenhet, ett flexibelt förhållningssätt och internationell kapacitet med en stark lokal närvaro för att hjälpa kunderna att nå sina affärsmål genom att förverkliga den fulla potentialen av IT. För små- och medelstora företag har vi etablerat EVRY One, vårt helhetserbjudande där vi fokuserar på lösningar för att möta de utmaningar dessa företag har i sin dagliga verksamhet. evry.com