Digitaliseringsstrategi 2025 En strategi för verksamhetsutveckling med teknik Västerbottens läns landsting
Innehåll 1. INLEDNING... 3 2. MÅL FÖR DIGITALISERINGSSTRATEGIN... 4 3. STYRANDE PRINCIPER... 16 4. TILLÄMPNING OCH METODIK... 17 Bilaga 1. Strategisk karta Bilaga 2. Nära vård 2
1. Inledning Förord Digitalisering är en stark och drivande samhällsutveckling som tar sig uttryck i många former. I ett landsting som spänner över många olika delar, discipliner och professioner är det en utmaning att finna bra och beskrivande namn där såväl teknikleveranser som verksamhetsutveckling behöver vara i fas och kunna kombineras till gemensamma förmågor för att möta morgondagens utmaningar. Digitalisering inom VLL står därmed för betydelsen verksamhetsutveckling med IT och medicinsk teknik, kortfattat verksamhetsutveckling med teknik. Det är idag naturligt att digitalisering kan öka den medicinska kvaliteten och öka patienternas nöjdhet. Digitaliseringen kan dessutom minska kostnader och därigenom också möjliggöra för landstinget att göra mera. Genom behovsdriven forskning och utveckling med högsta kompetens där resultaten omsätts till innovationer säkrar landstinget också patienternas tillgång till säker och högkvalitativ vård. En framgångsfaktor för att lyckas med detta är att landstingets också kompetensutvecklat medarbetare att stödja denna utveckling. Genom nästa generations infrastruktur, 5G, möjliggörs förutsättningar att använda big data, artificiell intelligens och internet of things. Arbetet med Digitaliseringsstrategin inleddes under våren 2018 efter uppdrag från Landstingsdirektör. Metoden att ta fram strategin har omfattat omvärldsbevakning och att följa det arbete som många organisationer har gjort och är i färd med att göra. Internt har arbetet omfattat arbetsmöten med landstingets tjänstemannaledning för att utifrån den fastställda strategiska kartan ta fram de slutmål som digitaliseringsstrategin ska styra mot. Med slutmålen definierade och beskrivna har delmål och synpunkter tagits fram i olika arbetsmöten med medarbetare och chefer på olika nivåer. Resultatet av detta har varit de målkapitel som finns i detta dokument och som avser fånga relevanta delar att uppnå inom ramen för slutmålen. Digitaliseringsstrategin beskriver därmed den position eller det tillstånd vi vill vara i när strategin är genomförd. För att detta ska lyckas är tydlighet och enkelhet viktigt. En av de stora framgångsfaktorerna med en digitaliseringsstrategi är att den kan skapa fokus för landstinget och därmed möjligheter att prioritera inom området digitalisering. Tydligheten menar vi kommer genom att klargöra vilka våra förankrade slutmål och övergripande delmål är, enkelhet genom att använda enkla och få begrepp som hänger samman och skapar en logisk röd tråd för att vara begriplig. Digitaliseringsstrategin avser gå i samma tidsperiod som den nationella Visionen för E-hälsa 1 och har därför 2025 som sitt definierade slut. Syfte Digitalisering är en viktig faktor för att nå framgång i landstingets arbete för att modernisera och utveckla verksamheten. Nya tekniska möjligheter, behov av att effektivisera verksamheten, samt invånarnas förväntningar och krav på ökad tillgänglighet och delaktighet är viktiga drivkrafter i förändringsarbetet. Syftet med digitaliseringsstrategin är att samla långsiktiga planer och önskade positioner inom området i en strategi som kan effektivisera, stödja och hålla samman digitaliseringsarbetet över hela landstinget. 1 Vision e-hälsa 2025 https://www.regeringen.se/informationsmaterial/2016/04/vision-e-halsa-2025/ 3
2. Mål för digitaliseringsstrategin Översikt Slutmål 1 - Ökad förekomst av hälsofrämjande och förebyggande insatser för bättre hälsa Delmål 1.1 Stärkt digital informationsförmedling från VLL till invånaren Delmål 1.2 Stärkt digital interaktion mellan invånaren och VLL Slutmål 2 - Effektivare vårdflöden och förbättrad tillgänglighet för nära vård. Delmål 2.1 God och nära vård är etablerad utifrån den nationella målbilden kring Första linjens vård Delmål 2.2 Ökad förmåga till kommunikation med patient och invånare Slutmål 3 - Förbättrad produktivitet och kapacitetsnyttjande med tjänster byggda på digitalisering Delmål 3.1 Stärkt förmåga till Resurs- och Vårdplatsplanering Delmål 3.2 Stärkt förmåga till verksamhetsutveckling Delmål 3.3 Stärkt förmåga att utföra åtgärder på distans Delmål 3.4 Patientens resa genom vården är förenklad genom digitalisering Delmål 3.5 Stärkt leveransförmåga hos kärnfunktioner Delmål 3.6 Stärkt förmåga att fatta beslut Delmål 3.7 Stärkt leveransförmåga hos stödfunktioner Slutmål 4 - Patienternas och medarbetarnas upplevelse av en sammanhållen vårdkedja har förbättrats Delmål 4.1 Stärkt förmåga till interoperabilitet 2 över vårdgivargränser Delmål 4.2 Stärkt förmåga till interoperabilitet inom vårdgivargränser Slutmål 5 - För ökad trygghet för våra kroniskt multisjuka sker vården i huvudsak utanför sjukhuset och i nära vård Delmål 5.1 Stärkt förmåga till vård i hemmet eller utanför sjukhusen för kroniskt multisjuka 2 En grundförutsättning kring hur väl landstingets informationssystem, processer och information är utformade för att fungera effektivt tillsammans. Så att de därmed kan kommunicera med varandra och är stöttande för organisationen. 4
Slutmål 1 Ökad förekomst av hälsofrämjande och förebyggande insatser för bättre hälsa Möjligheter för invånare att ta ett större ansvar för sin egen hälsa samt en jämlik hälsa med färre sjukdagar och därmed ett friskare liv. Inom vården innebär det att fler hälsofrämjande insatser som till exempel rör kost eller motionsvanor rekommenderas samt tillgång till mer information om patienten och dennes livsstilsvanor. För stödfunktioner inom landstinget innebär det stärkt förmåga för interaktion mellan vårdpersonal och patient. Genom bättre informationsstöd och strukturerad information följs förebyggande insatser och hälsofrämjande rekommendationer upp. 5
Delmål 1.1 Stärkt digital informationsförmedling från VLL till invånaren Delmålet avser att stödja ett ändamålsenligt, effektivt och meningsfullt hälsofrämjande arbete avseende hur information kan förmedlas mellan VLL och invånaren. För invånaren innebär det att hälsoinspirerande aktuell information finns tillgänglig via etablerade digitala kanaler och att denne har ökad kunskap om hälsofrämjande och förebyggande insatser. För vårdpersonal innebär det en stärkt förmåga kring insamling, analys och åtgärd kopplat till folkhälsoarbete. Inom stödverksamheterna innebär det en stärkt förmåga för informationssystemen att kommunicera med nationella tjänster och den nationella tjänsteplattformen. Data, som är möjlig att dela, är öppen som stöd till innovation, forskning, och utveckling. Delmål 1.2 Stärkt digital interaktion mellan invånaren och VLL Delmålet avser stödja interaktioner och avancerade flöden av såväl strukturerad som ostrukturerad information. I denna interaktion kan invånare påverka sin hälsa med förebyggande insatser. För invånaren innebär det att enheter som smarta telefoner och klockor kan nyttjas ur ett hälsofrämjande och hälsoförebyggande syfte. Det kan också möjliggöra digitala stödprogram, uppföljningssamtal, VHU-enkät och skattningar av olika slag. Vårdpersonal kan följa egenvård och belöna via positiva interventioner eller erbjuda spelupplägg för att motivera hälsofrämjande förändringar. För stödverksamheten innebär det stärkt förmåga att hantera information från olika typer av datakällor. 6
Slutmål 2 Effektivare vårdflöden och förbättrad tillgänglighet för nära vård. För invånaren skapas större möjlighet att få vård utifrån dennes behov vilket medför en ökad delaktighet och upplevd tillgänglighet. Vidare ges invånaren möjlighet att bidra till sin egen vård. Invånaren har via en och samma plattform tillgång till digitala tjänster som gör det enkelt för invånaren att hitta vårdtjänster, ta del av information, utföra vårdärenden och därmed vara en del av första linjens vård. Inom vården innebär det att vi får ett bättre resursnyttjande och att vi kan möta fler patienter. Det medför också att exempelvis våra fastighetsplaner synkroniseras med införande av digitala tjänster som ställer andra krav på lokaler. 7
Delmål 2.1 God och nära vård är etablerad utifrån den nationella målbilden kring första linjens vård Delmålet avser att digitala stöd och verksamhetsrutiner är implementerade för den nära vården så att målbilden Digitalt när det går, fysiskt om det behövs är realiserad. Invånaren är huvudaktör i sitt ärende och kan göra så mycket som möjligt på egen hand, som att söka information, lämna uppgifter om hälsostatus, boka tid för konsultation och följa upp sina resultat. Invånaren möter vården digitalt när det passar och behöver därmed resa mindre. För vården innebär det högre grad av automatisering med till exempel automatiska svar som guidar vidare i vårdutbudet och därmed mer tid för kvalificerade arbetsuppgifter. Delmål 2.2 Ökad förmåga till kommunikation med patient och invånare Delmålet avser att ändamålsenliga och effektiva digitala stöd och verksamhetsrutiner finns för vårdpersonal och invånare så att patientens totala upplevelse har förbättrats avsevärt. För invånaren innebär det en ökad möjlighet att göra vårdärenden och initiera kontakt med vården. Genom att vårdgivaren exempelvis tillgängliggör tider som invånaren själv kan boka eller omboka via nätet ökar delaktigheten. Samtidigt bidrar det till en bättre förvaltning av personalresurser, ökad effektivitet och minskad väntetid. Vården har bland annat en höjd kommunikationsförmåga med patienter och invånare genom nyttjande av de nationella e-hälsotjänsterna. 8
Slutmål 3 Förbättrad produktivitet och kapacitetsnyttjande med tjänster byggda på digitalisering Invånare ges större möjligheter att ta ansvar för sin egen hälsa och är mer delaktig samt att både faktisk och upplevd tillgänglighet är högre. Möten med vården sker utifrån patientens behov och stöds av olika distanstekniker. För vårdpersonal resulterar det i tillgång till mer information om patienten och dennes tillstånd från exempelvis sensorer samt ett vårdinformationsstöd som ger kontinuitet och skapar tillgång till information där den behövs. Ett mer standardiserat sätt att arbeta på för vården där en (1) patient och en (1) journal förverkligas. Stödverksamheter säkerställer en modern arbetsplats med informationsstöd som understödjer och stärker förmågor inom exempelvis logistik, beslutsstöd och lokaler. 9
Delmål 3.1 Stärkt förmåga till resurs- och vårdplatsplanering Delmålet avser att tillgodose det vårdbehov som finns genom ändamålsenliga och effektiva digitala stöd och verksamhetsrutiner för resurs- och vårdplatsplanering. Det kan göras genom att stärka interoperabiliteten kring resurshantering avseende exempelvis personal, lokaler, stöd och utrustning. Invånaren upplever en ökad tillgänglighet till vård medan vården har ett effektivare nyttjande av resurser och vårdplatser och kan synliggöra vårdplatser och tillgängliga resurser på ett mer ändamålsenligt sätt. Delmål 3.2 Stärkt förmåga till verksamhetsutveckling Delmålet avser att stärka förmågan avseende verksamhetsutveckling, som är en kritisk del i framgångsrik digitalisering. Invånaren får därmed tillgång till vård och stödtjänster som snabbare möter förändrade behov. Landstinget har en effektiv verksamhetsutveckling som klarar av den höga förändringstakt som krävs. Verksamhetsutvecklare har också tillgång till kompetens och verktyg och därmed också etablerat den förmåga som behövs för att utveckla verksamheten på ett meningsfullt och hållbart sätt. Delmål 3.3 Stärkt förmåga att utföra åtgärder på distans Delmålet avser att meningsfulla och hållbara förmågor för åtgärder på distans finns i verksamheten. Invånare upplever en ökad tillgänglighet till vård med kortare väntetider till åtgärder men också färre resor samt kortare tid på sjukhus. Vårdpersonal har möjlighet att utföra vissa åtgärder på distans, exempelvis preoperativa bedömningar eller postoperativ uppföljning. För stödverksamheten innebär det bland annat att digitala stöd finns etablerade och att lokaler är anpassade. Delmål 3.4 Patientens resa genom vården är förenklad genom digitalisering Delmålet avser att ändamålsenliga och effektiva digitala stöd och verksamhetsrutiner finns för vårdpersonal och invånare så att patientens totala upplevelse genom hela vårdkedjan har förbättrats. För invånare innebär det att denne möter en personcentrerad vård där varje vårdtillfälle har planerats utifrån individens behov. Information såsom kallelser, bokningsuppgifter och incheckning är digitaliserade och det finns också digitala stöd för att hitta rätt i landstingets lokaler. Det är möjligt för invånaren att skicka in digitala bilder till vården och nyttja medicinteknisk utrustning i hemmet. Detta innebär att behovet av väntrum är mindre och kan frigöras till annat. 10
Delmål 3.5 Stärkt leveransförmåga hos kärnfunktioner Delmålet avser att tillgodose vårdbehoven genom ändamålsenliga och effektiva digitala stöd samt verksamhetsrutiner. Det innebär att det finns digitala systemstöd som stärker leveransförmågan, till exempel finns stöd för att lokalisera patienter, personal och utrustning och att arbeta mobilt. Det innebär också att en långsiktigt hållbar förmåga till att hantera förändring är etablerad. Delmål 3.6 Stärkt förmåga att fatta beslut Delmålet avser att ändamålsenliga och effektiva digitala kliniska beslutsstöd samt stöd för beslut inom området ekonomi och styrning finns. För invånaren innebär det till exempel förkortade svarsoch väntetider och en vård som levererar beslut med högre grad av kvalitetssäkring. Delmål 3.7 Stärkt leveransförmåga hos stödfunktioner Genom att vården kan lägga mer av sin tid på vård får invånaren en ökad tillgänglighet. Stödfunktioner som Digitalisering och Medicinsk Teknik har en förbättrad leveransförmåga genom verksamhetsutveckling och implementering av styrmodeller för systemförvaltning och metodik för prioritering. Det innebär att det finns digitala systemstöd som stärker leveransförmågan för att till exempel arbeta mobilt. Det innebär också att en långsiktigt hållbar förmåga till att hantera förändring är etablerad. 11
Slutmål 4 Patienternas och medarbetarnas upplevelse av en sammanhållen vårdkedja har förbättrats För invånaren innebär det att upplevelsen av god kvalitet finns genom hela vårdkedjan. Vården har en förbättrad arbetsmiljö med mindre dubbelarbete och färre icke värdeskapande aktiviteter. För stödfunktionerna innebär det en stärkt förmåga till interoperabilitet mellan vårdgivare och intressenter, till exempel standardiserade vårdförlopp. 12
Delmål 4.1 Stärkt förmåga till interoperabilitet över vårdgivargränser Delmålet innebär att vi har ändamålsenliga och effektiva digitala stöd och verksamhetsrutiner så att patientens upplevelse av en sammanhållen vård över vårdgivargränser har förbättrats. Förmågan inkluderar förutom samverkan kring digitalisering med andra vårdgivare även överenskommelser och interoperabilitet. Delmål 4.2 Stärkt förmåga till interoperabilitet inom vårdgivargränser Delmålet innebär att ändamålsenliga och effektiva digitala stöd och verksamhetsrutiner finns för vårdpersonal så att patientens totala upplevelse har förbättrats. Vården hålls ihop oavsett var patienten befinner sig eller har rört sig mellan till exempel primärvård och slutenvård. Vården får ett organisatoriskt stöd samt stöd av nationella tjänster i att arbeta personcentrerat och har tillgång till den information som behövs oavsett var den skapats. 13
Slutmål 5 För ökad trygghet för våra kroniskt multisjuka sker vården i huvudsak utanför sjukhuset och i nära vård För patienten innebär det färre dagar på sjukhuset och därmed en ökad möjlighet att vara nära sina närstående. Sensorer möjliggör eget boende trots vårdbehov. Genom uppföljningar på distans upptäcks och korrigeras avvikelser snabbt så att komplikationer och sjukhusbesök uteblir. Patienten tar ett större ansvar för sin egen hälsa. För vårdpersonal innebär det att patienter vårdas på andra platser än på sjukhusen och möjliggör för andra vårdformer. Specialiserad vård fungerar som stöd via distanstekniker till nära vård. För stödverksamheter innebär det ett minskat behov av lokaler samt att medicinteknisk utrustning placeras utanför sjukhusen i större utsträckning. 14
Delmål 5.1 Stärkt förmåga till vård utanför sjukhusen för kroniskt multisjuka Delmålet avser att kroniskt multisjuka patienter har färre besök och vårddagar på sjukhusen. Patienten har möjlighet att utföra fler medicinska mätningar och åtgärder i hemmet. För vården innebär det bland annat att det är möjligt att följa egenmätningar och sätta in åtgärder tidigt för att undvika att hälsotillstånd försämras. Vidare har alternativa modeller för att bedriva vård utanför sjukhusen utvärderats och de goda exemplen är implementerade. 15
3. Styrande principer En styrande princip uttrycker ett förhållningssätt eller en generell regel som styr digitalisering för att bättre möta verksamheternas behov. De ska uttryckas utan motsägelser, vara hållbara över längre tid och skrivna för att vägleda beslut på olika nivåer. Målstyrning All verksamhets-, förvaltnings- och projektplanering avseende digitalisering planeras, genomförs och följs upp utifrån digitaliseringsstrategins mål. Interimslösningar Behov som kräver temporära lösningar ska gå att räkna hem. Det kan i vissa lägen vara nödvändigt med kortsiktiga lösningar på behov som har en långsiktig lösning planerad längre fram. Då är det viktigt att den kalkylering som görs räknar på den ekonomiska livslängden för en interimslösning fram till dess att den långsiktiga är i bruk. En väg in För att säkra långsiktig förvaltningsbarhet och största möjliga nytta vid realiseringar ska alla behov av verksamhetsutveckling med teknik hanteras i processen för digitalisering och innovation. Vid ett realiseringsbeslut måste plan för breddinförande tas med. Ansvar för inköp och införande av all teknik innehas av verksamhetsområde Digitalisering och Medicinsk Teknik. Mätning Meningsfulla mätvärden som kan samlas in utan större insats ska alltid mätas. För att etablera nulägen i förändringsarbeten är mätetal väsentliga och för att nå effektivitet i detta är det centralt att landstinget också genomför mätningar av sina processer. Idag kan mätning via digitala system etableras utan manuella extrasteg. Genom att mäta proaktivt för framtida förändringsbehov möjliggörs ett bättre beslutsunderlag. Exempel på områden att mäta kan vara patienters upplevelse av en invånartjänst, men också tekniska delar såsom hur många gånger ett medarbetarkontrakt nyttjas. 16
4. Tillämpning och metodik Landstingsstyrelsen äger och fastställer denna strategi. Den revideras varje år, för att följa landstingsplanens revideringscykel. Landstingsdirektören ansvarar för att utarbeta förslag till revidering samt att årligen följa upp denna strategi. Digitaliseringsstrategin gäller 2018 2025. Digitaliseringsstrategins inriktning och ambition omfattar all landstingsfinansierad verksamhet, både landstingsägda verksamheter och privata entreprenörer som utför arbete för landstingets räkning. Strategin är styrande för dem som direkt eller indirekt fattar beslut i digitaliseringsfrågor inom landstinget. Det omfattar även landstingets roll i nationell utveckling inom området. Regelverk kring delmål För varje slutmål finns ett antal delmål specificerade. Delmål är genom sin tids- eller omfångsaspekt kortare eller mindre än slutmålen och ska ses som definierade tillstånd som hjälper oss att nå slutmålen. Delmålen syftar till att konkretisera slutmålen och ge stöd till det kommande arbetet med att realisera strategin. Delmålen är formulerade på följande sätt: - De innehåller inte namn på produkter, projekt eller leverantörer i syfte att vara aktuella över tid. - De innehåller ofta begreppet förmåga, vilket omfattar det som inom förvaltningsmodellen pm3 kallas tekniknära och verksamhetsnära. Detta är viktigt då förmåga och digitalisering handlar om verksamhetsutveckling med teknik. - De har en kort beskrivningstext för att tydliggöra vad delmålet kan innebära. Beskrivningarna och de exempel som tas upp är dock inte fullständiga för delmålets totala innebörd. 17
Styrning och uppföljning För att vara framgångsrik i arbetet med digitalisering och nå de uppsatta målen inom strategin behövs modeller för styrning och uppföljning. Delmål Delmål Delmål Slutmål Slutmål Digitaliserings- och innovationsprocessen Behovsfångst och förstudie Beredning >Vägen in i portföljerna > 1 Väg In Beredning Beredning Beredning Portföljstyrning Innovation Projekt Förvaltning Styrning Styrning Styrning Digitaliseringsstyrning Arkitektur, Projekt, Förvaltning Omvärldsbevakning och samverkan Området kring styrning är under utveckling och bilden ovan visar schematiskt på en målbild med exempelnamn på portföljer. De i dagsläget identifierade områdena för styrning är: - Arkitekturstyrning - Projektstyrning - Förvaltningsstyrning - Portföljstyrning Samtliga styrningsområden är under utveckling och kommer att kompletteras. Uppföljning av digitaliseringsstrategin sker årligen på delmålsnivå. Då slutmålet ibland handlar om kvalitativa mått såsom att upplevelsen har förbättrat så kommer mätning på lägre nivå vara kvantitativa mått som t.ex. kortare ledtider. 18
Bilaga 1. Strategisk Karta 19
Bilaga 2. Nära vård 20