Inledning Dokumenthanteringsplaner är styrdokument för hur allmänna handlingar ska hanteras. Klassificeringen av allmänna handlingar är uppbyggd kring ett antal verksamhetsområden som är grunden för diariets serieindelning, och för arkiveringen. Verksamhetsområdena bygger i sin tur på de uppdrag universitet och högskolor har i enlighet med lagar och förordningar. Vid Linnéuniversitetet finns följande verksamhetsområden för klassificering av allmänna handlingar: - Styra verksamhet - Stödja verksamhet - Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive - Bedriva utbildning på forskarnivå - Bedriva forskning - Samverka, informera och nyttiggöra externt I dokumenthanteringsplanen för verksamhetsområdet Stödja verksamhet anges vad som ska diarieföras i systemet W3D3 och vad som ska arkiveras på annat sätt. Planen omfattar alla kartlagda processer på området och innehåller uppgifter om process, handlingstyp, bevarande/gallring med eventuell gallringsfrist, om det ska bevaras på papper eller digitalt, vilka system som används för registrering av olika slag, vilken enhet eller funktion som ansvarar för handlingarna, hur handlingarna hanteras och sorteras, och eventuell sekretess man ska vara uppmärksam på. En översikt av processerna finns i Linnéuniversitetets klassificeringsstruktur (fastställd av chefen för universitetsledningens kansli 2013-12-18, dnr 2013/480 1.1). Den finns tillgänglig på Medarbetare, liksom gällande dokumenthanteringsplaner. Dokumenthanteringsplanerna kompletteras av mer detaljerade processkartläggningar där aktiviteter och delaktiviteter finns angivna inom respektive verksamhetsområde. Dessa finns tillgängliga hos arkiv- och registratorsfunktionen. I denna dokumenthanteringsplan för verksamhetsområdet Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive klassificeras - inrätta, revidera och avveckla program - inrätta, revidera och avveckla kurs - inrätta, revidera och avveckla - bedriva program eller kurs - bedriva - anta och registrera student - hantera pågående studier - examinera student - hantera disciplinärenden - tillhandahålla service för studenter 1(24)
Innehållsförteckning 3.1.1 Inrätta, revidera och avveckla program, huvudområde och examen... 7 Underlag rörande utbildningsprograms förutsättningar... 7 Beslut om inrättande av programutbildning... 7 Underlag inför beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på grundnivå eller avancerad nivå... 7 Beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på grundnivå eller avancerad nivå... 7 Underlag inför beslut om huvudområde för examina... 7 Beslut om huvudområde för examina... 7 Beslut om programutbud... 7 Beslut om fastställande av utbildningsplan... 7 Utbildningsplan... 7 Beslut om utseende av programansvarig... 7 Beslut om avvecklande av programutbildning... 7 Ansökan om att ställa in program... 7 Beslut om att ställa in program... 7 3.1.2 Inrätta, revidera och avveckla kurs... 7 Underlag rörande kursens förutsättningar... 7 Beslut om inrättande av kurs... 7 Beslut om kursutbud... 8 Underlag inför beslut om kursutveckling... 8 Beslut om kursutveckling... 8 Beslut om resursfördelning för kurser inom lärarutbildningen... 8 Beslut om fastställande av kursplan... 8 Kursplan... 8 Beslut om utseende av kursansvarig... 8 Beslut om utseende av examinator... 8 Beslut om avvecklande av kurs... 8 Ansökan om att ställa in kurs... 8 Beslut om att ställa in kurs... 8 3.1.3 Inrätta, revidera och avveckla... 9 Offertförfrågan om... 9 Offert på... 9 Underlag rörande s förutsättningar... 9 Avtal om... 9 Beslut om inrättande av... 9 Beslut om fastställande av kursplan, projektplan eller utbildningsplan för... 9 2(24)
Kursplan för... 9 Utbildningsplan för... 9 Projektplan för... 9 Beslut om utseende av kurs- eller projektansvarig på... 9 Beslut om utseende av examinator på... 9 Slutrapport... 10 Utvärderingsrapport... 10 Beslut om avvecklande av... 10 3.2.1 Bedriva program eller kurs... 10 Underlag inför köp av tjänst för utbildning... 10 Avtal om köp av tjänst för utbildning... 10 Schema... 10 Bokningsuppgifter lokaler... 10 Kompendier... 10 Föreläsningsanteckningar... 11 Studiehandledning... 11 Kursinformation... 11 Lärarens examinationsuppgifter... 11 Tentamensschema... 11 Tentamensanmälan... 11 Handlingar vid tentamenstillfället... 11 Programvärdering... 11 Sammanställning av programvärdering... 12 Kursvärdering... 12 Sammanställning av kursvärdering... 12 3.2.2 Bedriva... 12 Schema inom... 12 Bokningsuppgifter lokaler inom... 12 Kompendier inom... 12 Föreläsningsanteckningar... 12 Studiehandledning... 12 Kurs- eller projektinformation... 12 Lärarens examinationsuppgifter... 13 Tentamensschema... 13 Tentamensanmälan... 13 Handlingar vid tentamenstillfället... 13 Kursvärdering... 13 Sammanställning av kursvärdering... 13 3.3.1 Anta och registrera student... 13 3(24)
Anmälan till utbildning... 13 Begäran om undantag från formella behörighetskrav... 13 Rangordningslista utresande student... 13 Beslut om antagning av inresande och utresande student... 13 Beslut behörighetskrav och begäran om undantag... 14 Antagningsuppgifter kurs och program... 14 Antagningsbesked... 14 Överklagande av beslut om antagning... 14 Yttrande om överklagande avseende antagning... 14 Beslut i överklagande avseende antagning... 14 Ansökan anstånd med studiestart... 14 Beslut anstånd med studiestart... 15 Överklagande av anstånd med studiestart... 15 Yttrande om överklagande avseende anstånd med studiestart... 15 Beslut i överklagande avseende anstånd med studiestart... 15 Registreringsunderlag för antagning... 15 Registrering på kurs eller program... 15 3.3.2 Hantera pågående studier... 16 Ansökan om studieuppehåll/ platsgaranti vid återgång... 16 Beslut om studieuppehåll/ platsgaranti vid återgång... 16 Överklagande av beslut om studieuppehåll/platsgaranti vid återgång... 16 Yttrande om överklagande avseende studieuppehåll/ platsgaranti vid återgång... 16 Beslut i överklagande avseende studieuppehåll/platsgaranti vid återgång... 16 Ansökan om programbyte... 16 Beslut om programbyte... 16 Ansökan om studieortsbyte... 16 Beslut om studieortsbyte... 17 Ansökan om tillgodoräknande... 17 Beslut om tillgodoräknande... 17 Överklagande av beslut om tillgodoräknande... 17 Yttrande om överklagande avseende tillgodoräknande... 17 Beslut i överklagande om tillgodoräknande... 17 Tillgodoräknande av prov eller kurs arkivlista... 17 Uppföljning av utbytesstudier... 17 Ansökan om prov på annan ort... 17 Beslut om prov på annan ort... 17 Individuell studieplan grund- och avancerad nivå... 18 Tillbudsrapport... 18 Skadeanmälan... 18 4(24)
Anmälan om avbrott... 18 3.3.3 Examinera student... 18 Tentamenssvar... 18 Avtal om sekretess vid praktik... 18 Rapporter från praktik eller verksamhetsförlagd utbildning... 18 Studentuppsats... 18 Avtal om sekretess vid uppsatsskrivning... 18 Rättningsprotokoll... 18 Resultat på prov... 18 Betyg på individuella kurser på inresande student... 18 Resultat på hel kurs... 18 Anslagslista kurs eller prov... 18 Ansökan om omprövning av betyg... 18 Beslut om omprövning av betyg... 18 Ändring och borttagning av betyg... 18 Ansökan om byte av examinator... 19 Beslut om byte av examinator... 19 Ansökan om kursbevis... 19 Beslut om avslag på att få ut kursbevis... 19 Överklagande av beslut om avslag på att få ut kursbevis... 19 Yttrande om överklagande avseende kursbevis... 19 Beslut i överklagande avseende kursbevis... 19 Kursbevis... 20 Kursintyg... 20 Rättad examinationshandling... 20 Ansökan om examen... 20 Registrering av ansökan om examen... 20 Beslut om avslag på att få ut examensbevis... 20 Överklagande av beslut om avslag på att få ut examensbevis... 20 Yttrande om överklagande avseende examensbevis... 20 Beslut i överklagande avseende examensbevis... 21 Examensbevis... 21 3.3.4 Hantera disciplinärenden... 21 Anmälan om misstänkt fusk eller förseelse... 21 Yttrande från student i disciplinärende... 21 Kallelse till möte med disciplinnämnd... 21 Beslut om disciplinär åtgärd... 21 Överklagande av beslut om disciplinär åtgärd... 21 Yttrande om överklagande av disciplinär åtgärd... 21 5(24)
Beslut i överklagande av disciplinär åtgärd... 22 Förfrågan om disciplinärenden... 22 Rapportering av disciplinärenden... 22 3.4 Tillhandahålla service för studenter... 22 Intyg om funktionsnedsättning... 22 6(24)
3.1.1 Inrätta, revidera och avveckla program, huvudområde och examen Underlag rörande utbildningsprograms förutsättningar 3.1.1 Beslut om inrättande av programutbildning 3.1.1 Underlag inför beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på grundnivå eller avancerad nivå 3.1.1 Beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på grundnivå eller avancerad nivå 3.1.1 Underlag inför beslut om huvudområde för examina 3.1.1-111 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Till exempel VFU-avtal, underlag inför beslut om inrättande av program. 3.1.1-121 Bevaras Papper W3D3 Enligt besluts- och delegationsordning 3.1.1-131 Bevaras Papper W3D3 Enligt besluts- och delegationsordning 3.1.1-132 Bevaras Papper W3D3 Enligt besluts- och delegationsordning Avser gemensam eller dubbel examen enligt HL 1 kap, 17. Avser gemensam eller dubbel examen enligt HL 1 kap, 17. Beslut eller avtal. 3.1.1-141 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Exempelvis ansökan om inrättande, utseende av granskare. 3.1.1-142 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 3.1.1 Beslut om huvudområde för examina 3.1.1 Beslut om programutbud 3.1.1-151 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 3.1.1 Beslut om fastställande av 3.1.1-211 Bevaras Papper W3D3 Fakultet utbildningsplan 3.1.1 Utbildningsplan 3.1.1-212 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Kursinfo 3.1.1 Beslut om utseende av 3.1.1-311 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ programansvarig 3.1.1 Beslut om avvecklande av 3.1.1-411 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ programutbildning 3.1.1 Ansökan om att ställa in program 3.1.1-511 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.1 Beslut om att ställa in program 3.1.1-512 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.2 Inrätta, revidera och avveckla kurs Underlag rörande kursens förutsättningar 3.1.2-111 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.2 Beslut om inrättande av kurs 3.1.2-121 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 7(24)
3.1.2 Inrätta, revidera och avveckla kurs Beslut om kursutbud 3.1.2-131 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.2 Underlag inför beslut om kursutveckling 3.1.2-141 Bevaras Papper W3D3 Nämnd med ansvar för lärarutbildningen 3.1.2 Beslut om kursutveckling 3.1.2-142 Bevaras Papper W3D3 Nämnd med ansvar för lärarutbildningen 3.1.2 Beslut om resursfördelning för kurser inom lärarutbildningen 3.1.2-143 Bevaras Papper W3D3 Nämnd med ansvar för lärarutbildningen eller fakultet (om beslutet) 3.1.2 Beslut om fastställande av kursplan 3.1.2-211 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.2 Kursplan 3.1.2-212 Bevaras Papper W3D3 Kursinfo Fakultet/ 3.1.2 Beslut om utseende av kursansvarig 3.1.2-311 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.2 Beslut om utseende av examinator 3.1.2-411 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.2 Beslut om avvecklande av kurs 3.1.2-511 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.2 Ansökan om att ställa in kurs 3.1.2-611 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.2 Beslut om att ställa in kurs 3.1.2-612 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Gäller för kurser inom lärarutbildningen där en nämnd uppdrar åt en fakultet att utveckla kurser/kursplaner. Gäller för kurser inom lärarutbildningen där en nämnd uppdrar åt en fakultet att utveckla kurser/kursplaner. 8(24)
3.1.3 Inrätta, revidera och avveckla Offertförfrågan om 3.1.3-111 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Offert på 3.1.3-112 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Underlag rörande s förutsättningar 3.1.3-113 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.3 Avtal om 3.1.3-121 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.3 Beslut om inrättande av 3.1.3-131 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.3 Beslut om fastställande av kursplan, projektplan eller utbildningsplan för 3.1.3-211 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.3 Kursplan för 3.1.3-212 Bevaras Papper W3D3 Kursinfo 3.1.3 Utbildningsplan för 3.1.3-213 Bevaras Papper W3D3 Kursinfo Fakultet/ Fakultet/ 3.1.3 Projektplan för 3.1.3-214 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.3 Beslut om utseende av kurs- eller projektansvarig på 3.1.3-311 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.3 Beslut om utseende av examinator på 3.1.3-411 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Om Lnu lämnar offert till presumtiv uppdragsgivare i ett anbudsförfarande ska offerten inte registreras i ärendet förrän anbudsförfarandet är avslutat. Kursplan eller utbildningsplan om poänggivande utbildning. Annars projektplan. Kursplan eller utbildningsplan om poänggivande utbildning. Annars projektplan. Kursplan eller utbildningsplan om poänggivande utbildning. Annars projektplan. Registreras som kursplan i Kursinfo och Ladok. 9(24)
3.1.3 Inrätta, revidera och avveckla 3.1.3 Utvärderingsrapport Slutrapport 3.1.3-511 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.3-521 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.1.3 Beslut om avvecklande av 3.1.3-531 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.2.1 Bedriva program eller kurs Underlag inför köp av tjänst för utbildning 3.2.1 Avtal om köp av tjänst för utbildning 3.2.1 Schema 3.2.1-211 Bevaras eller 3.2.1-111 Bevaras Papper W3D3 Underlag för avtal och överenskommelser om inköp av personaltjänster utanför universitetet, som används inom utbildningen. Till exempel föreläsare, lärare, praktiker. 3.2.1-112 Bevaras Papper W3D3 Avtal och överenskommelser om inköp av personaltjänster utanför universitetet, som används inom utbildningen. Till exempel föreläsare, lärare, praktiker. Se bilaga 1. Digitalt (system) Papper (ej system) TimeEdit och 3.2.1 Bokningsuppgifter lokaler 3.2.1-221 TimeEdit LOS Se bilaga 1. 3.2.1 Kompendier 3.2.1-231 Bevaras Papper Digitalt Avser egenproducerade kompendier. Arkivläggs i kursakter sorterade efter kurskod. Sortering och arkivläggning enligt andra principer får ske först efter medgivande från universitetsarkivet. 10(24)
3.2.1 Bedriva program eller kurs Föreläsningsanteckningar 3.2.1-232 Bevaras eller Se bilaga 2. Papper Digitalt 3.2.1 Studiehandledning 3.2.1-233 Bevaras Papper Digitalt 3.2.1 Kursinformation 3.2.1-241 Bevaras Papper Digitalt 3.2.1 Lärarens examinationsuppgifter 3.2.1-311 Bevaras Papper Digitalt Handlingar på papper samlas i kursakter sorterade efter kurskod. Sortering och arkivläggning enligt andra principer får ske först efter medgivande från universitetsarkivet. Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod. Sortering och arkivläggning enligt andra principer får ske först efter medgivande från universitetsarkivet. Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod. Sortering och arkivläggning enligt andra principer får ske först efter medgivande från universitetsarkivet. Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod. Sortering och arkivläggning enligt andra principer får ske först efter medgivande från universitetsarkivet. 3.2.1 Tentamensschema 3.2.1-321 Gallras 2 år Tentamensanmälan 3.2.1 Tentamensanmälan 3.2.1-322 Gallras 2 år Tentamensanmälan 3.2.1 Handlingar vid tentamenstillfället 3.2.1-331 Gallras 2 år Placeringslista, pauslista, toalista etc. 3.2.1 Programvärdering 3.2.1-411 Gallras 2 år efter att sammanställning har gjorts. 11(24)
3.2.1 Bedriva program eller kurs Sammanställning av programvärdering 3.2.1 Kursvärdering 3.2.1-421 Gallras 2 år efter att sammanställning har gjorts. 3.2.1-412 Bevaras Papper Programhandlingar sorteras efter programkod och kronologiskt. 3.2.1 Sammanställning av kursvärdering 3.2.1-422 Bevaras Papper Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod. Sortering och arkivläggning enligt andra principer får ske först efter medgivande från universitetsarkivet. 3.2.2 Bedriva Schema inom 3.2.2-111 Bevaras eller 3.2.2 Bokningsuppgifter lokaler inom 3.2.2 Kompendier inom 3.2.2 Föreläsningsanteckningar 3.2.2 Studiehandledning Se bilaga 1. Digitalt TimeEdit och 3.2.2-121 TimeEdit 3.2.2-131 Bevaras Papper Digitalt 3.2.2-132 Bevaras eller Se bilaga 2. Papper Digitalt 3.2.2-133 Bevaras Papper Digitalt Se bilaga 1. LOS Avser egenproducerade kompendier. Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod eller kursnamn och tid för kursgivning. Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod eller kursnamn och tid för kursgivning. Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod eller kursnamn och tid för kursgivning. 3.2.2 Kurs- eller projektinformation 3.2.2-141 Bevaras Papper Digitalt Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod eller kursnamn och tid för kursgivning. 12(24)
3.2.2 Bedriva Lärarens examinationsuppgifter 3.2.2 Tentamensschema 3.2.2 Tentamensanmälan 3.2.2-211 Bevaras Papper Digitalt 3.2.2-221 Gallras 2 år Tentamensanmälan 3.2.2-222 Gallras 2 år Tentamensanmälan Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod eller kursnamn och tid för kursgivning. 3.2.2 Handlingar vid tentamenstillfället 3.2.2-231 Gallras 2 år Placeringslista, pauslista, toalista etc. 3.2.2 Kursvärdering 3.2.2-311 Gallras 2 år efter sammanställning har gjorts. 3.2.2 Sammanställning av kursvärdering 3.3.1 Anta och registrera student 3.2.2-321 Bevaras Papper Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod eller kursnamn och tid för kursgivning. Anmälan till utbildning 3.3.1-111 Gallras Se bilaga 3. Ladok-NyA File Maker inresande student 3.3.1 Begäran om undantag från formella behörighetskrav 3.3.1 Rangordningslista utresande student 3.3.1 Beslut om antagning av inresande och utresande student 3.3.1-112 Bevaras Papper W3D3 STUD Reell kompetens och undantag. Begäran om undantag från formella behörighetskrav och beslut om undantag, samt eventuellt överklagande, bildar ett ärende. 3.3.1-211 Bevaras Papper STUD 3.3.1-311 Bevaras Papper digitalt I Ladok registreras beslut om antagning till utbytesstudier. STUD STUD I de databaser som används för registrering för utbytesstudenter kan det förekomma PUL-klassade uppgifter om funktionsnedsättning och behov av stöd. 13(24)
3.3.1 Anta och registrera student Beslut behörighetskrav och begäran om undantag 3.3.1 Antagningsuppgifter kurs och program 3.3.1-312 Bevaras Papper W3D3 STUD Begäran om undantag från formella behörighetskrav och beslut om undantag, samt eventuellt överklagande, bildar ett ärende. 3.3.1-321 Bevaras Papper digitalt Ladok NyA STUD 3.3.1 Antagningsbesked 3.3.1-411 Gallras 2 år efter beslut om antagning. 3.3.1 Överklagande av beslut om antagning 3.3.1 Yttrande om överklagande avseende antagning 3.3.1 Beslut i överklagande avseende antagning NyA 3.3.1-421 Bevaras Papper W3D3 STUD Sker överklagande av antagningsbeslut ska detta diarieföras. Om överklagandet gäller beslut om behörighetskrav och begäran om undantag (3.3.1-312) tillhör överklagandet detta ärende. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. 3.3.1-422 Bevaras Papper W3D3 STUD Se ovan. 3.3.1-423 Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. 3.3.1 Ansökan anstånd med studiestart 3.3.1-511 Bevaras Papper W3D3 STUD Lokala beslut om anstånd till årskurs 1 fattas av funktionsansvarig vid Antagningen. Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet. Eventuella bilagor bevaras i ärendet. STUD 14(24)
3.3.1 Anta och registrera student Beslut anstånd med studiestart 3.3.1-521 Bevaras Papper W3D3 STUD Lokala beslut om anstånd till årskurs 1 fattas av funktionsansvarig vid Antagningen. Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet. Eventuella bilagor bevaras i ärendet. 3.3.1 Överklagande av anstånd med studiestart 3.3.1 Yttrande om överklagande avseende anstånd med studiestart 3.3.1-531 Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagande i samma ärende som anstånd med studiestart. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. 3.3.1-532 Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagande i samma ärende som anstånd med studiestart. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. 3.3.1 Beslut i överklagande avseende anstånd med studiestart 3.3.1-533 Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. 3.3.1 Registreringsunderlag för antagning 3.3.1-611 Gallras 5 år Uppropslista, förteckning eller självregistrering. 3.3.1 Registrering på kurs eller program 3.3.1-621 Bevaras Papper digitalt Ladok Student 15(24)
3.3.2 Hantera pågående studier Ansökan om studieuppehåll/ platsgaranti vid återgång 3.3.2 Beslut om studieuppehåll/ platsgaranti vid återgång 3.3.2-111 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.3.2-121 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet. Besked från studenten om tidpunkt för återgång diarieförs inte utan vid inaktualitet. Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet. Besked från studenten om tidpunkt för återgång diarieförs inte utan vid inaktualitet. 3.3.2 Överklagande av beslut om studieuppehåll/platsgaranti vid återgång 3.3.2 Yttrande om överklagande avseende studieuppehåll/ platsgaranti vid återgång 3.3.2 Beslut i överklagande avseende studieuppehåll/platsgaranti vid återgång 3.3.2-131 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.3.2-132 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.3.2-133 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.3.2 Ansökan om programbyte 3.3.2-211 Gallras 5 år Ladok Fakultet/ 3.3.2 Beslut om programbyte 3.3.2-212 Gallras 5 år Ladok Fakultet/ 3.3.2 Ansökan om studieortsbyte 3.3.2-221 Gallras 5 år Ladok Fakultet/ Överklagande i samma ärende som studieuppehåll. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagande i samma ärende som studieuppehåll. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. Blanketter sorteras efter datum eller personnummer. Förvaras i pärmar. Blanketter sorteras efter datum eller personnummer. Förvaras i pärmar. Blanketter sorteras efter datum eller personnummer. Förvaras i pärmar. 16(24)
3.3.2 Hantera pågående studier Beslut om studieortsbyte 3.3.2-222 Gallras 5 år Ladok Fakultet/ 3.3.2 Ansökan om tillgodoräknande 3.3.2-311 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.3.2 Beslut om tillgodoräknande 3.3.2-321 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.3.2 Överklagande av beslut om tillgodoräknande 3.3.2 Yttrande om överklagande avseende tillgodoräknande 3.3.2 Beslut i överklagande om tillgodoräknande 3.3.2 Tillgodoräknande av prov eller kurs arkivlista 3.3.2-331 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.3.2-332 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.3.2-333 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.3.2-341 Bevaras Papper Ladok Fakultet/ 3.3.2 Uppföljning av utbytesstudier 3.3.2-421 Query & Report STUD Blanketter sorteras efter datum eller personnummer. Förvaras i pärmar. Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet. Bilagor bevaras i ärendet. Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet. Bilagor bevaras i ärendet. Överklagande i samma ärende som tillgodoräknandet. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagande i samma ärende som tillgodoräknandet. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. Sortering efter personnummer. Avställning årsvis. 3.3.2 Ansökan om prov på annan ort 3.3.2-511 Gallras 5 år Fakultet/ 3.3.2 Beslut om prov på annan ort 3.3.2-512 Gallras 5 år Fakultet/ 17(24)
3.3.2 Hantera pågående studier Individuell studieplan grund- och avancerad nivå 3.3.2-611 Gallras Vid inaktualitet Papper Fakultet/ 3.3.2 Tillbudsrapport 3.3.2-711 Bevaras Papper W3D3 PA Anmälan om tillbud med underskrifter görs på särskild blankett. 3.3.2 Skadeanmälan 3.3.2-811 Kopia Bevaras Papper W3D3 Skadeanmälan för studenter skickas i original till Kammarkollegiet. 3.3.2 Anmälan om avbrott 3.3.2-911 Gallras Vid inaktualitet Ladok Fakultet/ 3.3.3 Examinera Tentamenssvar 3.3.3-111 Gallras Se bilaga 4. student 3.3.3 Avtal om sekretess vid praktik 3.3.3-121 Bevaras Papper W3D3 3.3.3 Rapporter från praktik eller 3.3.3-122 Gallras Se Bilaga 4. verksamhetsförlagd utbildning 3.3.3 Studentuppsats 3.3.3-131 Bevaras Se Bilaga 5. Digitalt DiVA Gallras Ladok 3.3.3 Avtal om sekretess vid 3.3.3-132 Bevaras Papper W3D3 uppsatsskrivning 3.3.3 Rättningsprotokoll 3.3.3-211 Gallras 2 år efter Papper Sortering efter kurskod. att resultat inrapporterats i Ladok 3.3.3 Resultat på prov 3.3.3-311 Bevaras Papper Ladok 3.3.3 Betyg på individuella kurser på 3.3.3-312 Bevaras Papper Ladok inresande student 3.3.3 Resultat på hel kurs 3.3.3-313 Bevaras Papper Ladok 3.3.3 Anslagslista kurs eller prov 3.3.3-411 Gallras Vid Ladok inaktualitet 3.3.3 Ansökan om omprövning av betyg 3.3.3-511 Bevaras Papper W3D3 3.3.3 Beslut om omprövning av betyg 3.3.3-512 Bevaras Papper W3D3 3.3.3 Ändring och borttagning av betyg 3.3.3-513 Bevaras Digitalt Ladok Kan omfattas av Kan omfattas av OSL, 25 kap, 1 OSL, 25 kap, 1 18(24)
3.3.3 Examinera student Ansökan om byte av examinator 3.3.3-611 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.3.3 Beslut om byte av examinator 3.3.3-612 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 3.3.3 Ansökan om kursbevis 3.3.3-711 Gallras Bevaras 3.3.3 Beslut om avslag på att få ut kursbevis 3.3.3 Överklagande av beslut om avslag på att få ut kursbevis 3.3.3 Yttrande om överklagande avseende kursbevis 3.3.3 Beslut i överklagande avseende kursbevis 2 år efter beslut Papper vid avslag Avser byte för en enskild student i enlighet med HF 6 kap, 22. Att utse och byta examinator för en kurs klassificeras i 3.1.2 Inrätta, revidera och avveckla kurs. Avser byte för en enskild student i enlighet med HF 6 kap, 22. Att utse och byta examinator för en kurs klassificeras i 3.1.2 Inrätta, revidera och avveckla kurs. W3D3 vid avslag Diarieförs endast vid avslag. Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet. 3.3.3-712 Bevaras Papper W3D3 Diarieförs endast vid avslag. Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet. 3.3.3-713 Bevaras Papper W3D3 Överklagande i samma ärende som avslag om kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. 3.3.3-714 Bevaras Papper W3D3 Överklagande i samma ärende som avslag om kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. 3.3.3-715 Bevaras Papper W3D3 Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. 19(24)
3.3.3 Examinera student Kursbevis 3.3.3-716 Kopia bevaras, se kommentar 3.3.3 Kursintyg 3.3.3-717 Lämnas till student 3.3.3 Rättad examinationshandling 3.3.3-811 Återlämnas eller Återlämnas eller 2 år efter betygsbeslut 3.3.3 Ansökan om examen 3.3.3-911 Gallras 2 år efter beslut 3.3.3 Registrering av ansökan om examen 3.3.3 Beslut om avslag på att få ut examensbevis 3.3.3 Överklagande av beslut om avslag på att få ut examensbevis 3.3.3 Yttrande om överklagande avseende examensbevis 3.3.3-912 Gallras Bevaras om överklagande 3.3.3-921 Kopia bevaras 2 år efter beslut Papper Kopior bevaras på kursbevis som inte rutinmässigt kan tas fram ur Ladok. Kursbevis som rutinmässigt kan tas fram ur Ladok skickas till studenten, inga kopior bevaras. Sortering efter personnummer. Avställning årsvis. Ladok / STUD Papper vid överklagande Papper vid överklagande Ladok W3D3 vid överklagande W3D3 vid överklagande STUD STUD Sorteras efter personnummer. Papper W3D3 STUD Diarieförs endast vid avslag. Beslut skickas till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet. 3.3.3-922 Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagande i samma ärende som avslag om kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. 3.3.3-923 Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagande i samma ärende som avslag om kursbevis. Inkommer överklagande ska det i 20(24)
3.3.3 Examinera student Beslut i överklagande avseende examensbevis 3.3.3 Examensbevis 3.3.3-931 Kopia bevaras ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. 3.3.3-924 Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. Papper STUD Sorteras efter personnummer. Avställning årsvis. Levereras till centralarkiv efter verksamhetsårets slut. 3.3.4 Hantera Anmälan om misstänkt fusk eller 3.3.4-111 Bevaras Papper W3D3 UK disciplinärenden förseelse 3.3.4 Yttrande från student i 3.3.4-211 Bevaras Papper W3D3 UK disciplinärende 3.3.4 Kallelse till möte med 3.3.4-212 Gallras Vid UK disciplinnämnd inaktualitet 3.3.4 Beslut om disciplinär åtgärd 3.3.4-311 Bevaras Papper Digitalt W3D3 Ladok UK Vid avstängning dokumenteras tidsperiod för avstängning i Ladok. 3.3.4 Överklagande av beslut om disciplinär åtgärd 3.3.4 Yttrande om överklagande av disciplinär åtgärd 3.3.4-312 Bevaras Papper W3D3 UK Överklagande i samma ärende som avslag om kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Förvaltningsrätten beslutar i överklagandeärendet. 3.3.4-313 Bevaras Papper W3D3 UK Överklagande i samma ärende som avslag om kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Förvaltningsrätten beslutar i överklagandeärendet. 21(24)
3.3.4 Hantera disciplinärenden Beslut i överklagande av disciplinär åtgärd 3.3.4-314 Bevaras Papper W3D3 Ladok UK Överklagande i samma ärende som avslag om kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Förvaltningsrätten beslutar i överklagandeärendet. Vid avstängning dokumenteras tidsperiod för avstängning i Ladok. 3.3.4 Förfrågan om disciplinärenden 3.3.4-411 Bevaras Papper W3D3 UK Vanligtvis förfrågningar från Universitetskanslersämbetet om disciplinärenden under året. 3.3.4 Rapportering av disciplinärenden 3.3.4-412 Bevaras Papper W3D3 UK Vanligtvis förfrågningar från Universitetskanslersämbetet om disciplinärenden under året. 3.4 Tillhandahålla service för studenter Intyg om funktionsnedsättning 3.4-211 STUD I service för studenter ingår att hantera studenthälsa, stöd till studenter med funktionsnedsättning, studievägledning och stöd till utbytesstudenter. Processerna är under kartläggning och kommer att kompletteras. Bilaga 1 Schema i system: Utreds av universitetsarkivet efter analys av system som hanterar scheman. Schema på papper: Scheman med rikt informationsinnehåll bevaras. Övriga scheman får vid inaktualitet. Gallras med stöd av RA-FS 1997:6. Med rikt informationsinnehåll menas scheman som ger en god inblick i hur undervisningen har bedrivits. Dessa scheman kan finnas för en kurs eller omfatta många kurser, t ex för en hel termin. Exempel på schema med magert informationsinnehåll är lokalbokningsschema. Schema som ska bevaras arkivläggs på papper i kursakt. Bilaga 2 Får om de bedöms ha endast tillfällig eller ringa betydelse. Handlingar som bedöms ha ett framtida värde bevaras. 22(24)
Bilaga 3 Anmälan med bilagor till utbildning på grundnivå och avancerad nivå (RA-FS 2011:2): Får 2 år efter beslut om antagning, om anmälan registrerats i antagnings- eller studieregister. För antagen som inte registrerats i studieregister, exempelvis inresande (utländsk) student, bör anmälan med bilagor bevaras. Arbetsprover för utbildning som leder till konstnärlig examen: Får återlämnas 1 månad efter beslut om antagning. Om den sökande inte begärt återlämnande får arbetsprover 1 månad efter beslut om antagning. Förekomsten av uppvisade arbetsprover bör dokumenteras. Dokumentationen får 2 år efter beslut om antagning. Bilaga 4 Med tentamen avses enskild tentamen, grupptentamen, hemtentamen samt prestationer genom andra examinationsformer såsom inlämning av paper, rapporter m.m. Tentamen kan även vara datorbaserad. 3.3.3-111 Tentamenssvar (RA-FS 2011:2): Får återlämnas till student efter betygsättning om betyg registrerats i studieregister. Provsvar som inte har återlämnats får 2 år efter betygsättning. Om student begär omprövning av betyg bör provsvar bevaras i 2 år efter det att prövningen slutbehandlats. 3.3.3-122 Rapporter från praktik eller verksamhetsförlagd utbildning: Handledarrapporter får 2 år efter avslutad utbildning. Rapporter får inte om dessa legat till grund för betygsättning och betyget inte registrerats i Ladok. Studenternas rapporter får återlämnas till studenten efter avslutad delkurs eller utbildning efter det att betyg registrerats i studieregister. Rapporter och bilagor som inte har återlämnats får 2 år efter det att betyget registrerats i Ladok. Bilaga 5 DiVA: Utdrag ur rektors beslut om riktlinjer för elektronisk publicering (dnr LNU 2011/401): Riktlinjer för examensarbeten/självständiga arbeten/uppsatser Alla examensarbeten (yrkesexamen) samt självständiga arbeten (kandidatnivå/magisternivå/masternivå) utförda av studenter vid Linnéuniversitetet skall registreras elektroniskt, samt fulltexten bifogas i sin helhet i Linnéuniversitetets publiceringssystem (DiVA) för vidare lagring. Elektronisk registrering + fulltextlagring är ett kvar för att examensarbetet skall kunna registreras som godkänt. Examensarbeten skall i möjligaste mån även publiceras i fulltext. Om författaren, med hänvisning till lagen om upphovsrätt, motsätter sig elektronisk fulltextpublicering, skall registrering ändå ske, samt fulltexten lagras elektroniskt, men ej publiceras. Hantering/förvar/sortering: är detsamma som fullständig version av en uppsats/examensarbete. Har upphovsrättsliga information (t ex bilder) tagits bort i version som publiceras måste den kompletteras med en fullständig version för registrering och arkivering i DiVA. Uppsatser/examensarbeten för 90 eller 120 hp eller motsvarande Bevaras elektroniskt i DiVA. Undantag för elektronisk registrering gäller för uppsatser med sekretess. Dessa skall tas ut och bevaras på papper, förvaras separat samt ges ett skydd som garanterar att inte obehöriga får åtkomst till dessa arbeten. Uppsatser för nivå 60 hp eller motsvarande Får fem år från betygsdatum om betyg registrerats i Ladok. Tas ut på papper. För uppsatser på kurser där 60 hp utgör den högsta nivån ska särskild ställning tas till eventuellt bevarande. Uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningens behov, inom eller utom den egna disciplinen, eller som bedöms vara av allmänintresse ska bevaras. 23(24)
Gallringsbara uppsatser förvaras under hela sin livslängd på en och sorteras efter författare eller titel. belagda studentarbeten som ska bevaras får levereras till centralarkiv först efter särskild överenskommelse med universitetsarkivet. Uppsatser för nivå 60 hp eller motsvarande som bedöms ha ett bevarandevärde sorteras efter författare eller titel. Förkortningar LOS STUD UK Lokal och service Studerandeavdelningen Universitetsledningens kansli 24(24)