NORA KOMMUN Riktlinje för'".,. lönebildning~< _ Riktlinje Antagen av kommul)styrelsen [Välj daturn] Klicka här för~tt ange text.dnr: KS-2018 i 327, Policy/strateg i/plan/regiemente Riktlinjer Regler/rutiner
Innehåll Innehåll................. l Grundläggande lönesättningsprinciper... 2 Lönebildning......... 2 Lönesättning i Nora ko=un...... 3 Lönesättning vid nyanställning............ 3 Lönesättning vid löneöversyn............ 4 Lönesättning mellan löneöversyner... 4 Löneöversynsprocessen...... 5 Arbetsgivarens analyser... 5 Arbetsgivarens planerade åtgärder... ".::... 5 Medarbetar- och lönesamtal...... "... 6 Överläggning inför löneöversyn... 6., Löneöversynsmodell...,.,... :... 7 Ny lön och uppföljning......,... ::... :... 7 I samband med löneöversyn ska följande beaktas.. :.... :.,...... 7 Förändring av arbetsuppgifter...,... 7 Lönetillägg..... :... :... :......... 7, Byte av befattning......,......... 8 Chefsbyte...,...:...:.:.. c......,... 8 Sjukskrivna och f<it åidralediga... :~... ::... 8 Tjänstlediga.:... :... ;. ~. :................. 8 Fackliga företrädare... /... :.......... 8 Oorganiserade... :......... 9 Medårbe~e sofil avslutar sin anställning...... 9 Svag eller inge~ löiieutveckling...... 9 Sida J av 9
Grundläggande lönesättningsprinciper Lönesättning är en väsentlig del av Nora ko=uns arbetsgivarepolitik. Ko=unens grundsyn är att en tydlig lönesättning med definierade lönekriterier ökar motivationen hos medarbetarna, vilket bidrar till utveckling, ökad måluppfyllelse och kvalitet i verksamheterna. Vid lönesättning ska samma lönesättningsprinciper gälla för samtliga medarbetare oberoende av kön, ålder, etnisk eller kulturell bakgrund, religiös eller sexuell läggning, funktionsnedsättning eller annan osaklig grund. Inför vruj e löneöversyn ko=er eventuella löneskillnader mellan kvinnor och män kartläggas och analyseras. Arbetsvärdering Nora ko=un använder sig av ett arbetsvärderingssystem. I arbetsvärderingssystemet har alla yrkesbefattningar inom N~r~ l~o=un värderats i en förutbestämd graderingsskala i kunskaper och fardlgheter, ansvarstagande, arbetsförhållanden samt arb.etsmiljö. Lönekartläggning V ruje år genomförs en lönekartlägginng av lönerna i syfte att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i lön mellf!p:' kvinnor och män. Det är en del av de aktiva åtgärder som en arbetsgivare är ålagd att genomföra i sin verksamhet LönekaJ1läggningen grundar sig på arbetsvärderingen av arbetsgivarims bef~tt:rvngar samt ko=unens samtliga löner. I lönekartläggningen anälyseras lön för lika och likvärdigt arbete, samt hierarkiska löneskil!lla~.er. Lönebildning Lönebildning är ett styrmedel för att utveckla den ko=unala v(!,rksamjleten utifrån lokala förutsättningar, Löneökningarna utgör 'ii.ö@alt k:9.!l111iiinells största årliga investering och behöver därför relateras till de lokala ekonomiska förutsättningarna, Med löneavtai utan centralt angiven nivå har Nora ko=un fått ett större ansvar för (len egna lönebildningen, Lönebildning kan beskrivas som de processer som leder fram till en lönestruktur - ända ner till den enskilde medarbetarens lön. Den ska medverka till att målen för verksamheten uppnås och att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt, Lönebildning och lönesättning ska också bidra till att arbetsgivaren kan rekrytera och behålla medarbetare med rätt kompetens där rätt lön utför en drivkraft för goda insatser, kompetensutveckling och bra arbetsresultat. Lönebildning är ett långsiktigt kontinuerligt arbete där chefer på alla nivåer måste vara delaktiga. Lönebildning ska implementeras i övrig verksamhetsstyrning och blir då en viktig del av Nora ko=uns verksamhetsplanering, I budgetprocessen Sida :1 av 9
tydliggörs ekonomiska ramar och behov av löneökningar. Planeringen av löneöversyn måste därför integreras med budgetarbetet och konununens övriga planeringsarbete. En förutsättning för att lönebildningsarbetet ska bli ett styrmedel för verksamheten är att planering, genomförande och tidplaner är väl förankrade i verksamheten. Lönebildningsarbetet består av många delar. Dels grundläggande krav i lagar och avtal men också kartläggning av konununens interna lönebild, omvärldsanalyser, önskad styrning av lönebilden på kort och lång sikt samt planering och uppföljning av vilka åtgärder som bör vidtas. Löneavtalens konstruktion förutsätter att ajja chefer och medarbetare är insatta i lönepolitiken. Verksamhetsansvariga chefer ska delta i diskussioner av strategisk karaktär med uppdraget att inventera och redovisa sina behov och önskemål inför konunande lönei?versyn och beaktas i budgetprocessen. Konununstyrelsen fastställertiimarna för den årliga löneöversynerna Den övergripande konununjednings~ppen ansvarar för den konununövergripande lönebildningeil. Nora ko~un är en arbetsgivare och därför ska inte lön användas som konkurrensmedel inom konununen. Lönesättning i Nora kommun De centrala löneavtalen förespråkar en lönesättrring som kombinerar arbetsuppgifternas krav med medarbetarens prestation. Lönen ska stimulera till förbättringar av verksamhetens effektivitet, produktivitet och kvalitet. Förutsättpingarna att rekrytc;ra, utveckla och behålla arbetskraft påverkar också löne- o.yh anställningsvillkoren. Att arbeta med lönebildning och anpassa lönenivåer är ett långsiktigt och strategiskt arbete djir wdiviq~ell o~h. differentierad lönesättning blir ett viktigt verktyg o6h styrmedel. Att våga differentiera kräver chefer med mod och ett bra underlag av bedömnjng utifrån lönekriterierna.,. l. Individuell lönesättning innebär att medarbetare med likvärdig kunskap.och erfared.het inom samma befattning kan ha olika lön beroende på individuell prestation. 2. Differentierad lön innebär att lönen kan vara olika beroende på arb ~tsuppgiftemas svårighetsgrad och bredd samt medarbetarens kunskap och erfarenhet inom befattningen. Lönesättning vid nyanställning Vid nyanställning, oavsett anställning, ska lönen sättas enligt innevarande år. Nyanställningar sent under året lönesätts i nästkonunande års löneläge. Dessa anställningar kan finnas med i underlagen men ingår inte i löneöversyn. Det ska framgå på anställningsavtalet vilket år som lönen avser. Grunden vid tidsbegränsade anställningar är att chef och medarbetare konuner överens om lön :för den period anställningen varar. Vid längre tidsbegränsade anställningar ska lönen också ses över årligen, exempelvis Sida 3 av 9
i samband med löneöversyn för tillsvidareanställda. Lönesättande chef ansvarar då för att ny lön meddelas respektive löneadministratör. Lön kan även diskuteras i samband med en förlängning aven tidsbegränsad anställning. Förlängningen i sig är dock ingen garanti för att ra förändrad lön, utan ska ses i perspektivet att lön överenskoms i ett års lönenivå och ses sen över årligen, oberoende av anställningsform. I samband med en tirnanställning, intermittent, hantera lönesättningen olika. I vissa falllönesätter chef i verksamheten och i andra fall vikariesamordningen. Vid nyanställning av intermittent vikarie.ska en differentiering av lönen ske utifrån befattningens lönebild, medarbetarens utbildning i förhållande till befattningen samt tidigare erfarenheter. Timlöner och lägstalöner justeras efter avslutad löneöversyn. Lönesättning vid löneöversyn Den årliga löneöversynen omfattar tillsvidareanställda medarbetaj::e vid tidpunkten för fastställande av löneöversynsunderlag, oavsett facklig tillhörighet. Lönesättning sker därefter enligt de principer ~9m följer av de centrala löneavtal, Huvudöverensko=else om lön och allmänna anställningsvillkor (HÖK). Medarbetare som har en vilande.tillsvidareanställning, för att vara anställd på en tidsbegränsad ailställd.ing i komm'unen lönesätts på sin tillsvidareanställning. Datum får löneövers)'ll kan variera med hänsyn av t.ex. avvaktan på centrala avtal eller annat i arbetsgivarens tidsplan.,. Om bedöiriningssamtalet mellan cb:ef och medarbetare om mål, förväntnlngar, kr~';' och uppnådda resultat inte kan genomföras, kan en separat överenskomn:ielse om förhandlingsordningen träffas i överläggningen. Vanligt är 'då att ett generellt lönepåslag fastställs utifrån befattning elier.avtalsområde. De generella påslagen kan fastställas till ett krontal innan Översyn är gjord eller utifrån faktiska beräkningar efter löneöve,syn.,i Lönesättning mellan löneöversyner Lönesättning mellan löneöversyner då medarbetare ändrar arbetsuppgifter är inte alltid självklart. Enligt 6 Allmänna bestämmelser (AB) ska arbetstagare utföra de arbetsuppgifter som framgår av för arbetstagaren gällande anställningsavtal och de åligganden i övrigt, som är att förena med anställningen. Om behov finns är arbetstagaren dessutom skyldig att vikariera för annan arbetstagare hos arbetsgivaren och därvid helt eller delvis utföra även egna arbetsuppgifter, att byta schema eller förskjuta arbetstiden, att arbeta utöver fastställd arbetstid samt att fullgöra jour och beredskap. Orsaker till lönesättning mellan löneöversyner kan vara: l Vid väsentlig f6rändring av arbetsuppgifterna eller vid utökat ansvarsområde vilket innebär att f6rändringen ställer högre krav på Sida 4 av 9
kompetens/ansvar och är i sådan omfattning att det ej ingår i löneöversynens individuella kriterier. Vid tilwilligt utökat ansvarsområde kan istället lönetillägg utges. 2 Vid en förflyttning/omplacering, det ska då tydligt dokumenteras på vilket sätt lönen kommer hanteras. Löneöversynsprocessen Löneöversyn genomförs årligen och löneförändringen ska gälla fr.o.m. 1 april respektive år, såvida inte annat överenskoms. Arbetsgivarens analyser När föregående års löneöversyn har avslutats gör verkslli:t'l4eterna en behovsinventering inför nästkommande löneöversyn med et! helhetsperspektiv på kort och lång sikt. Inventeringen ska tapilnsyn till framtida personalförsörjning, kompetens- och löneökningsbehov. Denna kommuniceras och förankras sedan med verksamhetsledningen. Verksamheterna lämnar sedan förslag till HR-avdelningeii.6m vilica yrkesgrupper som de önskar prioritera utifrån inventeringen. Ansvar: Verksamheten. Arbetstagarorganisationerna länlnar på begäran 'av HR-avdelningen in sina yrkanden. HR-avdelnin'gen tar med verksamheternas önskemål och arbetstagarorgarusationernas yrkang~n i anruysarbetet och gör en samlad lönepolitisk bedömning Inför löneöversyn. Dokumentet innehåller en aktuell lönebild, analys av nuläge och framtida behov, med utgångspunkt i lönepolicy, centrala löneavtal, verksari:jhetsbehov och omvärldsbevakning.-.. - Var tredje.år görs även en fördjupas analys kring löneskiiinaderna mellan kvinnor och män i enlighet med diskrimineringslagen. Kartläggning kan resulter<t i såväl lång- som kortsiktiga mål och handlingsplaner. Behov 'som inte är akuta s,ka integreras i kommande budgetarbete. Resultat~t av analysarbetet ligger till grund för Kommunstyrelsens beslut om de ekononllska ramarna och lönepolitiska prioriteringar. Ansvarig: HR-avdelningen Arbetsgivarens planerade åtgärder Arbetsgivarens planerade åtgärder som har fastställts av Kommunstyrelsen presenteras vid ett gemensamt möte för samtliga arbetstagarorganisationer och chefer. Ansvarig: HR-avdelningen Arbetsgivaren genomför avtalskonferenser årligen för chefer där planerade åtgärder och klargöranden för eventuella principiella ställningstaganden presenteras. Sida 5 av 9
Tidsplan och annan information kring processerna i löneöversynen ko=uniceras kontinuerligt tilllönesättande chefer. Ansvarig: HR-avdelningen Infor den årliga löneöversynen ska chef fora en dialog med medarbetarna på en arbetsplatsträff (APT) om arbetsgivarens planerade åtgärder, verksamhetens egna prioriteringar, verksamhetens mål, budget och lönekriterier. Underlag över anställda kontrolleras i webverktyget Förhandling och eventuella justeringar meddelas till HR-avdelningen. Ansvarig: Lönesättande chef Medarbetar- och lönesamtal Medarbetar- och lönesamtal hålls mellan chef och medarbetare. Samtalen kan hållas separat eller i anslutning till varandra. : Medarbetarsamtalet är ett planerat, strukturerat Qch återko=ande samtal. Det är en årlig dialog där chef och medarbetare kan tala ostört med fokus på medarbetarens mål och uppdrag i forhållande till verksamheten. Särskilt fokus ska läggas på medarbetarens arbetsmiljö, uppdrag och arbetsuppgifter, prestationer och på medarbetarens eventuella behov av utveckling i arbetet. Lönesamtalet är ett strukturerat samtal som utgår från verksamhetens mål och befintliga lönekriterier. Samtalet innebär en slutlig bedömning av medarbetarens arbetsinsats i samband med löneöversyn. I anslutning till samtalet har mecjarbetens rätt till besked om ny lön. Tydliggör for medarbetaren vilket samtal som genomfors. Medarbetarna har en skyldighet att aktivt medverka vid de årliga oiedarbetar- 'och lönesamtalen. Ansvarig: Lönesättande chef Överläggning inför löneöversyn HR-avdelningen genomfor överläggningar med arbetstagarorganisationerna där eventuella yrkanden bemöts av arbetsgivaren och specifika frågor ko=uniceras. Innan överläggning skickas underlag över medle=ar till respektive arbetstagarorganisation. Vid överläggning bestäms löneöversynsmodell. För närvarande är samtal chef-medarbetare huvudspåret i Nora ko=un. Om någon part begär det ska löneöversynen genomforas som traditionell forhandling. Det finns också möjlighet att ko=a överens om en lokal t'orhandlingsordning. Aterrapportering av vad som framkommit i överläggningen sker till chefer. Ansvarig: HR-avdelningen Sida 6 Gv9
Löneöversynsmodell Löneöversyn kan ske på tre sätt: 1. Dialogmodellen chef-medarbetare 2. Traditionell förhandling mellan lokala parfer 3. Överenskommelse mellan lokala parter om en lokal förhandlingsordning. Nora kommun genomför i huvudsak löneöversyn enligt dialogrnodellen. Den löneöversynsmodell som bestäms i överläggningen avgör tillvägagångssättet för lönesättningen. Avvakta alltid besked från HRavdelningen om vilken modell som ska användas. För oorganiserade medarbetare används modell utifrån det avtalsornråde som de tillhör. Ny lön och uppföljning <. Ny lön gäller från och med det datum som framgår av l,öneavtalen. I de fall löneöversyn inte är klar vid datumet när,ny lön ska gälla utbetalas ny lön retroaktivt. När löneöversyn är genomförd och ~vslutad tar uppiöljrrlngsarbetet vid. Vad blev resultatet av löneöversyn och fick eventuella såtsningar den effekt man ville. Resultatet kominuniceras med <verksamheterna inför årsbokslutet och blir en del i planeringen av nästkommande löneöversyn. I samband med löneöversyn ska töljande beaktas Förändring av arbetsu-ppgifter Medarb~tar~ som i samband med omorganisation eller av annat skäl fatt väsentlig förändring av arbetsuppgifterna bör beaktas i löneöversyn. Med '~äs(mtlig menas att större delen av arbetsuppgifterna bytts ut mot mer avancenide arbetsuppgifter och/eller att mer ansvar lagts på medarbetaren. Lönetillägg De uppgifter som normalt anses ingå i de ordinarie arbetsuppgifterna ska värderas i den individuella lönen. I den individuella lönen finns det även utry=e för att beakta sådana arbetsuppgifter som inte är stadigvarande förekommande. Tidsbegränsat lönetillägg är ett lönetillägg som är kopplat till utövandet av ett visst tidsbegränsat uppdrag, ansvar eller en viss tidsbegränsad funktion. Tidsbegränsat lönetillägg ska inte utbetalas för sådana arbetsuppgifter som inte är av tidsbegränsad art eller som i övrigt ska utgöra underlag i bedömningen av den individuella lönen. Lönetillägg för varaktiga arbetsuppgifter ska inte förekomma. Sida 7 av 9
Byte av befattning Grundprincipen då medarbetare byter befattning är att lön ses över löpande under året. En nyanställning kan innebära en annan lön och översynen sker i samband med detta. Av anställningsavtalet ska framgå vilket års löneläge som ny lön gäller ror. Chefs byte Vid chefsbyte ska tidigare chef, om möjligt lämna sådana uppgifter att lönesamtal kan hållas. Om medarbetarsamtal och lönesamtal inte har genomförts eller om en bedömning av den individuella delen inte kan göras för att genomföra lönesamtal ska chef meddela detta till HRavdelningen innan överläggning inför löneöversyn påbörjas. Sjukskrivna och föräldralediga Löneöversyn ska genomföras för sjukskrivna och föiäldralediga. Medarbetar- och lönesamtal ska så långt som möjligt genomföras.. Lönediskriminering får inte ske och även om den individ\lella prestationen inte kan bedömas, ska innehållet i arl;jetet värde~as och lönesättas. Sjukskrivna eller föräldralediga ska alltid bedömas utifrån den grupp de tillhör och den prestation de utfqrde innan sjukskrivningen eller föräldraledigheten. Medarbetare som varit sjukskrivna mer än ett år ska få ta del av löneutfallet. Tjänstlediga Medarbetare som av olika änledningar är tjänstlediga, omfattas också av löneöversyn~n. I 16ileöversynsunderlaget ska samtliga tillsvidareanställning;ir finn~ ~ed, även de som är tjänstlediga, då det är anställningen som sådan som ska ses över avseende ny lön. Medarbetare som är tj.änsth:diga mindre än ett år och som chefen bedömer ska ko=a "tillbaka i tjänst, bedöms utifrån den insats de gjorde före ledigheten. Vid tjänstledigheter mer än ett år sker lönesättning utifrån befattningens lönebild då medarbetaren ko=er tillbaka. Förtroendeuppdrag Politiska förtroendeuppdrag får inte ha en negativ inverkan vid lönesättning. Fackliga företrädare Fackliga företrädare får inte med anledning av sitt uppdrag ges försämrade anställningsvillkor. Lagen om facklig fortroendemans ställning på arbetsplatsen markerar tydligt att fackliga företrädare har rätt att följa med i arbetskamraternas löneutveckling. Arbetets innehåll och svårighetsgrad ska alltid värderas och är tillsa=ans med prestation och eventuell marknadspåverkan alltid en del av lönens storlek. Sida 8 av 9
För medarbetare som är tjänstlediga for fackligt uppdrag på del- eller heltid görs en överensko=else i överläggningen med respektive organisation vilka grundläggande principer for lönesättning som ska gälla. Oorganiserade Löneöversyn for oorganiserade sker vid sa=a tillfälle som for organiserade. Lönen grundas på utfort arbete och prestation, inte på facklig tillhörighet. Löneutrymmet ingår i verksamhetens totala utrymme for lön och hänger ihop med oorganiserade medarbetares kollektivavtalsområde, t.ex. barnskötare tillhör ko=unals avtalsområde osv. Medarbetare som avslutar sin anställning Medarbetare som avslutar sin anställning på egen begäran under pågående löneöversyn omfattas av löneöversynen och iii~år i underlaget. Svag eller ingen löneutveckling Medarbetare ska ges möjlighet af kunna påverka ~in egen löneutveckling. Om någon medarbetare har en svag eller ingen löneutveckling ska detta framgå och motiveras i dililog mellan medarbetare och chef i ett tidigt ~kede t.ex:'i samband med medarbetarsamtalet. För att åstadko=a en forändring ska en handlingsplan upprättas och foljas upp återko=ande. Avsikten är att lägga grunden för en bättre löneutveeklii:tg eller finna alternativa vägar for medarbetarens fortsatta arbetsliv. Såväl chef som medarbetare har ansvar fdr att händlingsplan och uppfoljning ko=er till stånd. Sida 9 av 9