2019-02-22 Dnr.ODTVN 2019/7 1 (av 7) Malmö universitet, Odontologiska fakulteten, Tandvårdsnämnden Bengt Götrick ordf. Patientsäkerhetsberättelse för Odontologiska fakulteten, Malmö universitet År 2018 Postadress Malmö universitet Odontologiska fakulteten SE-205 06 Malmö Besöksadress Carl Gustavs väg 34 Telefon +46 406658427 Fax E-post bengt.gotrick@mah.se Webb www.mau.se
2019-02-22 (Dnr. ) 2 (av 7) Verksamhetens mål för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659, 3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Det övergripande målet för patientsäkerhetsarbetet vid Odontologiska fakulteten är att inga vårdskador ska inträffa. För att nå detta mål bedrivs ett systematiskt arbete med att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten. En viktig strategi är att skapa medvetenhet om vad patientsäkerhet innebär. Vid större förändringar i verksamheten som kan ha påverkan på patientsäkerheten genomförs en riskanalys. Vid varje icke förväntad och oönskad händelse som orsakat, eller hade kunnat orsaka, en vårdskada ska en avvikelserapport skrivas. Avvikelse-rapportering är en grundläggande del i patientsäkerhetsarbetet och alla medarbetare och studenter har ett ansvar för att rapportera avvikelser. Ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Malmö universitet är vårdgivare och dekanus vid Odontologiska fakulteten har ansvaret för all tandvårdsverksamhet. Vårdgivaren ansvarar för att det finns ett ledningssystem. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Vårdgivaren ska med hjälp av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Under dekanus finns tandvårdsnämndens ordförande och avdelningschefer. Tandvårdsnämndens ordförande har i uppdrag att säkra och följa upp vårdgivarens ansvar för patientsäkerheten vid Odontologiska fakulteten samt att stödja avdelningscheferna i ett strukturerat patientsäkerhetsarbete. Tandvårdsnämndens ordförande ansvarar för fakultetens centrala avvikelsesamordning och svarar för anmälningsskyldighet enligt Lex Maria. Tandvårdsnämndens ordförande har ett övergripande ansvar för att följa upp att gällande rutiner följs och för att vid behov att ta fram nya övergripande rutiner för tandvårdsverksamheten vid Odontologiska fakulteten. Avdelningschef har ledningsansvar för avdelningens patientsäkerhetsarbete. Avdelningschef ansvarar för att verksamheten vid avdelningen bedrivs enligt gällande rutiner och att dessa är kända bland avdelningens medarbetare. När nya lagar och författningar träder i kraft är avdelningschef ansvarig för att avdelningens personal får kännedom om dessa. Medarbetare vid avdelningen har skyldighet att informera sig om och tillämpa gällande rutiner och att medverka till att ta fram lokala rutiner för avdelningens verksamhet. Medarbetare har också skyldighet att rapportera till avdelningschef om rutiner saknas.
2019-02-22 (Dnr. ) 3 (av 7) Rutiner för egenkontroll samt vilken egenkontroll som genomförts under året SOSFS 2011:9 5 kap. 2 Uppföljning av rapporterade avvikelser Medarbetare och studenter har ansvar för att rapportera avvikelser. En avvikelse är en icke förväntad och oönskad händelse som medfört eller hade kunnat medföra att patienten skadats Avdelningschef ansvarar för att: - samla in avvikelserapporter - utföra händelseanalyser och ta fram åtgärder för att minska risken att avvikelser inträffar på nytt - vidarerapportera alla inkomna avvikelser till tandvårdsnämndens samordnare - återrapportera till medarbetare och studenter - följa upp genomförda åtgärder En central avvikelsesamordning sker genom kategorisering av alla inkomna avvikelser. Detta utförs av tandvårdsnämndens samordnare som varje år gör en sammanställning av alla avvikelser. Sammanställningen återkopplas till avdelningscheferna och utgör underlag för det övergripande förbättringsarbete som initieras eller utförs av tandvårdsnämnden. Kontroll av vårdhygien En följsamhet till basala hygienrutiner och klädregler i klinisk verksamhet bidrar till att minska risken för vårdrelaterade infektioner. Varje år genomförs punktprevalensmätningar baserade på Socialstyrelsens föreskrifter om basal hygien i vård och omsorg (SOSFS 2015:10). Mätningarna genomförs som observationsstudier bland såväl studenter som personal under en i förväg angiven tidsperiod. Varje person observeras med avseende på både basala hygienrutiner och klädregler. Resultatet av mätningarna sammanställs och analyseras i tandvårdsnämnden. Det redovisas för avdelningschefer och utgör underlag för förbättringsarbete. Uppföljning av patientklagomål Klagomål från patienter avseende behandling eller bemötande hanteras av tandvårdsnämnden. Information för patienter om vart de kan vända sig finns på Odontologiska fakultetens hemsida, www.mau.se/od. Alla patientklagomål utreds och återkopplas till berörd personal. De sammanställs också i en årlig rapport som analyseras i tandvårdsnämnden och delges avdelningschefer och de utgör underlag för förbättringsarbete. Kartläggning av antibiotikaförskrivning Förskrivning av antibiotika vid Odontologiska fakulteten följs upp på preparatnivå med hjälp av data från ehälsomyndigheten. Resultatet sammanställs varje år och jämförs med tidigare år. Förändringar i förskrivning, såväl totalt som på preparatnivå, jämförs både med förskrivningen totalt i riket och med förskrivningen inom folktandvård och privattandvård i Region Skåne. Resultatet av kartläggningen analyseras i tandvårdsnämnden och redovisas för avdelningschefer.
2019-02-22 (Dnr. ) 4 (av 7) Uppföljning av remisshantering Fyra gånger varje år görs en kartläggning av antal inkommande remisser som inte hanterats inom rimlig tid, antal avvisade interna remisser som inte åtgärdats av remittent, antal remissvar som inte blivit lästa inom rimlig tid och antal remisser som inte besvarats med remissvar inom rimlig tid efter att patienten blivit färdigbehandlad. Resultatet sammanställs efter varje mätning, jämförs med resultatet från tidigare mätningar och redovisas för avdelningschefer. Kontroll av strålsäkerhet Strålskyddsarbetet bedrivs genom årlig kontroll av samtliga röntgenapparater, 53 intraorala röntgenrör och en kombinationsapparat för panorama och CBCT samt årlig kontroll av alla sensorer. Kontroll genomförs även av samtliga bildplattor och dessa kontrolleras var tredje månad. Alla kontroller genomförs enligt utarbetade riktlinjer. Systematisk logguppföljning Personal och studenter har ett eget ansvar att endast ta del av patientuppgifter ur det patientadministrativa datasystemet som de behöver i arbetet. Alla aktiviteter i systemet loggas. Varannan kalendermånad utförs en logguppföljning med avsikt att kontrollera att ingen olovligen har tagit del av patientuppgifter. Vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Åtgärder som genomförts till följd av patientklagomål, rapporterade avvikelser och anmälan enligt Lex Maria - En kontroll av följsamheten till rutinen att använda det patientadministrativa datasystemets omboknings/uteblivande-lista för att varje vecka följa upp de patienter som avbokat tid, blivit avbokade av behandlare eller uteblivit, har utförts. - Information till alla avdelningar i samband med arbetsplatsträffar om rutiner för journalföring och patientadministration och om relevanta lagar och förordningar. - Utbildning i användning av verksamhetens patientadministrativa datasystem. Vårdhygien Såväl chefer som personal har informerats om resultatet av genomförda punktprevalensmätningar. Hygienombud vid varje avdelning har genomfört utbildningsinsatser för att förbättra följsamheten till gällande hygienrutiner. Antibiotikaförskrivning Information till personal om fakultetens antibiotikaförskrivning. Utbildning om gällande riktlinjer för antibiotikabehandling och antibiotikaprofylax. Remisshantering Återkoppling av resultatet av uppföljning av remisshantering har gjorts till samtliga avdelningschefer. Utbildning i remisshantering har erbjudits all personal.
2019-02-22 (Dnr. ) 5 (av 7) Strålsäkerhet - Röntgenutrustning som vid kontroll inte uppfyllde gällande krav har åtgärdats eller byts ut. - Under 2018 fick Sverige en ny Strålskyddslag. Med anledning av denna genomfördes en utbildning för samtliga anställda vid fakulteten. Rutiner för att identifiera risker i verksamheten SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Alla till tandvårdsnämnden inkomna avvikelser granskas och bedöms med avseende på graden av risk och risken för upprepning. I samband med förändring av verksamheten, ombyggnad/renovering eller installation av ny utrustning görs en riskanalys. En riskanalys görs också i samband med att den årliga verksamhetsplanen utarbetas. Rutiner för händelseanalyser SFS 2010:659, 3 kap. 3 Händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada rapporteras i verksamhetens avvikelserapporteringssystem. Den som rapporterar händelsen gör en händelseanalys och lämnar förslag till förbättring. Avvikelserapporten skickas sedan till avdelningschef för beslut om förbättringsåtgärd och uppföljning. Avdelningschef skickar därefter avvikelserapporten till tandvårdsnämnden för kännedom eller åtgärd. Tandvårdsnämnden utreder varje inkommen rapport och fattar beslut om ytterligare händelseanalys och om Lex Maria-anmälan. Händelseanalys som utförs av tandvårdsnämnden utgörs av en granskning av de patientjournalhandlingar som är relevanta för händelsen samt inhämtande av kompletterande uppgifter från involverad personal och avdelningschef. Tandvårdsnämndens ordförande är ansvarig för händelseanalyserna. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6 Samverkan mellan verksamhetens olika specialistavdelningar sker genom remissförfarande och genom specialitetsövergripande terapimöten och ronder. Verksamheten har ett gemensamt patientadministrativt datasystem där varje behandlare kan bevaka sina remisser och systemet signalerar automatiskt vid nya händelser, t ex vid inkommande remissvar eller om en om en remiss blir avvisad. Samverkan avseende läkemedelsanvändning sker genom regelbundna kontakter med Läkemedelsrådet i Region Skåne, lokal Strama-grupp och nationella Tandvårds Strama. Samverkan med Region Skåne när det gäller patienter som omfattas av vårdavtal sker genom det webbaserade rapporteringssystemet Tandvårdsfönstret.
2019-02-22 (Dnr. ) 6 (av 7) Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 Alla medarbetare och studenter är medvetna om sin roll i patientsäkerhetsarbetet. Händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada rapporteras i verksamhetens avvikelserapporteringssystem. Under 2018 har det till Tandvårdsnämnden inkommit 46 avvikelser. Samtliga har utretts. Hälso- och sjukvårdspersonalens skyldighet att ta emot och utreda klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3 All personal tar emot klagomål eller synpunkter från patienter, närstående, personal, myndigheter, föreningar och andra intresseorganisationer. Klagomål och synpunkter kan också lämnas in skriftligt till tandvårdsnämnden. En särskild blankett för detta finns på fakultetens hemsida. Blanketten kan också tillhandahållas av personalen. Klagomål och synpunkter kan också lämnas till per telefon till tandvårdsnämndens samordnare. Under 2018 har det till Tandvårdsnämnden inkommit 9 patientklagomål. Samtliga har utretts. Ett av patientklagomålen beskriver en händelse där en tand inte lagades i tid vilket innebar att den senare fick dras ut. I detta fall gjordes en Lex Mariaanmälan. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 En sammanställning av alla till tandvårdsnämnden inkomna avvikelser, patientklagomål och synpunkter utförs av nämndens samordnare. En kategorisering och en redovisning per avdelning görs för att för att kunna se mönster eller trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet. Avvikelserna delas in i följande kategorier: - Avvikelse pga utrustning eller materiel. - Avvikelse pga patientadministration. - Avvikelse pga felfunktion i det patientadministrativa datasystemet (T4). - Avvikelse pga felfunktion i något av bildhanteringssystemen (Romexis och Idixel. - Övrig vårdrelaterad avvikelse. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 - Antal avvikelser inlämnade till tandvårdsnämnden var 45 st. - Antal anmälningar enligt Lex Maria var 1 st. - Antal klagomål inlämnade till tandvårdsnämnden var 9 st. - Förskrivningen av antibiotika (antal recept) har minskat med 18% samtidigt som antalet patientbesök varit i stort sett oförändrat (minskning med 0,06%).
- Följsamheten till regler för vårdhygien (klinikklädsel och handhygien) har totalt sett (studenter + personal) ökat på samtliga mätpunkter. - Andel remisser och remissvar som blivit lästa inom rekommenderad tid har ökat med 84% respektive 85%. - Inga olovliga inloggningar i det patientadministrativa datasystemet har rapporterats. - Antal anmälningar till socialtjänsten om oro för barn enligt 14 kap. 1 socialtjänstlagen var 8 st. 2019-02-22 (Dnr. ) 7 (av 7)