TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Carina Björkman 2019-03-08 SN 2019/0181.11.01 0480-450863 Socialnämnden Kvalitetsuppföljning Birgittagården 2018 Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Birgittagårdens verksamhet gjordes av socialnämnden 2019-01-18 och liksom vid tidigare uppföljning ger verksamheten ett professionellt och kompetent intryck. Brukarna bor i en hemlik och personlig miljö och det finns en genuin eftersträvan att kontinuerligt sträva framåt både i det direkta arbetet kring brukarna såsom i kvalitetsarbete. Efter 2017 års kvalitetsuppföljning inkom verksamheten med handlingsplan för föreslagna åtgärder, som verksamheten sedan också har fullföljt. Under kvalitetsuppföljningen framkom emellertid risker som verksamheten själv uppmärksammat och som verksamheten behöver hantera. Kvalitetsuppföljarna saknar även års- och verksamhetsberättelse från verksamheten gällande 2017. Verksamheten har efter kvalitetsuppföljningen inkommit med en handlingsplan för att förebygga risker samt åtgärd gällande inlämning av års- och verksamhetsplan. Niklas Hermansson Verksamhetschef Nadja Widéhn Verksamhetsutvecklare Bilagor Kvalitetsuppföljning Birgittagården 2018 Handlingsplan Birgittagården 2018 Socialförvaltningen Administrativa enheten Tel 0480-45 00 00 vx Carina.Bjorkman@kalmar.se
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialchef Cecilia Frid Avdelningschef verksamhetsutveckling Ingela Möller 2015-05-04 1 (7) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn Birgittagården Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Stiftelsen Birgittagården Föreståndare/verksamhetsansvarig Sara Fogelström Telefon 0480-490110, 070-309 18 41 Hemsida Nej Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Bostad med särskild service för vuxna LSS 9:9 Kontaktperson på kommunen Niklas Hermansson: Tel: 0480-45 38 19 Epost: niklas.hermansson:@kalmar.se Antal omsorgstagare i verksamheten 5 st Kvalitetsuppföljningen utförd av Övergripande verksamhetsutvecklare Nadja Widéhn, verksamhetsutvecklare VO funktionsnedsättning/hsl Eva-Lena Karlsson. Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Staffan Gezelius, ordförande. Datum för kvalitetsuppföljningen 2019-01-18 Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar
2 (7) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Liksom vid tidigare uppföljning ger verksamheten ett professionellt och kompetent intryck. Brukarna bor i en hemlik och personlig miljö och det finns en genuin eftersträvan att kontinuerligt sträva framåt både i det direkta arbetet kring brukarna såsom i kvalitetsarbete. Efter 2017 års kvalitetsuppföljning inkom verksamheten med handlingsplan för föreslagna åtgärder som verksamheten sedan också har fullföljt, detta med undantag för SIP utbildning där länken på kommunens hemsida har bytts ut. Under kvalitetsuppföljningen framkommer även risker som verksamheten själv uppmärksammat och som verksamheten behöver hantera. Inför årets kvalitetsuppföljning har kvalitetsuppföljarna inte kunnat hitta verksamhetens års- och verksamhetsberättelse. Företrädaren för Birgittagården förklarar att de skickar denna till länsstyrelsen som genomför tillsyn på Birgittagården. Men att de också brukar lämna kopia till verksamhetschef Niklas Hermansson på socialförvaltningen. Kvalitetsuppföljarna informerar verksamheten om att socialförvaltningen fortsättningsvis liksom Länsstyrelsen behöver års- och verksamhetsberättelse årligen enligt avtal. Förbättringsområden Verksamheten ombeds att: - Säkerhetsställa att års- och verksamhetsberättelse inkommer årligen till socialförvaltningen senast 31:a maj enligt avtal. - Säkerhetsställa att rutin och arbetssätt kring lex Sarah och annan avvikelsehantering är känd och tillämpas i verksamheten. Detta med hänvisning till uppgifter som framkommit gällande brist på personalresurs i särskilda situationer samt risk gällande incident med personal (se s.5). - Då frågan inte ställdes under kvalitetsuppföljningen ombeds verksamheten i handlingsplanen komplettera med uppgift om senast genomförda brandskyddskontroll. Kvalitetsuppföljarna vill återigen tipsa verksamheten om kommunens utbildning kring samordnad individuell plan (SIP). Se uppdaterad länk: https://www.kalmar.se/omsorg-och-stod/samordnad-individuell-plan--- sip.html Kvalitetsuppföljare åtar sig att återkoppla tips på webbutbildning från Kunskapsguiden som ingår i kommunens basutbildningspaket enligt årshjul. Kvalitetsuppföljare åtar sig att återkoppla tips på webbintroduktion i lex Sarah när denna finns tillgänglig. Handlingsplan Rapport från kvalitetsgranskare skickas till föreståndare/verksamhetsansvarig i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas av ansvarig chef i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska
3 (7) innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten tänker vidta och när dessa ska vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits, vilket innebär den 5 mars 2019. Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas avtal, tidigare kvalitetsuppföljning med handlingsplan, verksamhetsberättelse, årsredovisning samt tillstånd. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Att följa den kristna etiken. Ingen alkohol eller tobak förtärs i boendet. Kyrkobesök på söndagar (frivilligt). Inget krav att brukaren ska vara kristen. Representant från kyrkan i styrelsen.
4 (7) Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? Föreståndare Sara Fogelström är förskolelärare med specialpedagogisk kompetens. Hon arbetade i boendet innan tjänst som föreståndare. Tjänstgöringsår på Birgittagården är ca åtta år. Sara har formellt 15 timmars föreståndartid per månad. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? All fast personal har undersköterskeutbildning, vilket också krävs vid nyrekrytering av vikarier. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år. Föreståndaren har gjort ett fördjupningsarbete i krav på personalens kompetens i verksamhet för funktionsnedsättning. Verksamheten tycker dock det är svårt att hitta lämpliga utbildningar att komplettera utbildningsplanerna med. Verksamheten får emellertid kontinuerligt fortbildning i det inköpta dokumentationssystemet Magna Cura. Under kvalitetsuppföljningen diskuteras möjlighet att ta tillvara det arbete som pågår i kommunen med basutbildningspaket utifrån kunskapsguidens utbud. Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Ja. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Har ej varit aktuellt. Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Ja. Har verksamheten en ansvarsförsäkring? I händelse av fel eller försummelse av verksamheten eller dess personal. Ja. Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. 5,086 Hur många personer är anställda? Fem ordinarie tjänster och tre tim- Vikarier (en vikarie har avyttrats pga misskötsamhet, verksamheten avser att rekrytera ny vikarie så att de blir fyra). Hur många personer har arbetat minst ett år? All personal. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Ja, all personal skriver under tystnadsplikt.
5 (7) Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Alla brukare har en genomförandeplan. Det görs inte så mycket förändringar i dessa, men personalen arbetar aktivt efter dem och gör uppföljning 2ggr per år. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Ja. Verksamheten dokumenterar i systemet Magna Cura. Avvikelser från genomförandeplanen dokumenteras i journal. All personal för daganteckningar som sammanfattas till journal av föreståndaren var tredje månad. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Gammal pappersdokumentation förvaras i brandsäkert låst skåp såsom för behovsmedicin etc. Finns dock inte så mycket pappersdokumentation kvar. lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Ja. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nej. Under kvalitetsuppföljningen framkommer dock två händelser som förmodligen inneburit risk för missförhållande. Det ena gällde en vikarie som avyttrats pga. missbruksproblem, det andra gällande situation då brukare lämnats utan tillsyn. Dessa situationer behöver utredas av verksamheten för att säkerhetsställa att nödvändiga åtgärder är vidtagna och för att förebygga att liknande händer igen. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Nej, se ovan. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. Ja. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Verksamheten uppger att denna information ges till brukarna muntligen, dvs att de kan vända sig till personalen. Företrädarna för verksamheten förklarar också att brukarna gör detta. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Synpunkter som lämnas inför och vid styrelsemöte, dokumenteras i styrelsemötesprotokoll två ggr/år. Dessa kommer att sammanställas vid nästa årsmöte. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Kontaktuppgifter finns till sjuksköterska, arbetsterapeut
6 (7) och sjukgymnast. Verksamheten uppger sig veta vem och i vilka situationer kontakt kan/ska tas. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. All personal har delegering. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Medicinerna förvaras i brukarnas rum då brukarna sköter sin medicinering på egen hand. Apodos hämtas av personal på apotek. Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Ja. Brandlarm installerade och avtal tecknat med Anticimex. I avtalet ingår utbildning inom brandsäkerhet och HLR. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Ja. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Ja, två ggr per år utan larm. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Enligt tidigare uppföljning hösten 2017, frågan ställdes inte denna gång. Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Ja på det sättet att personal i vardaglig dialog samlar synpunkter och önskemål från brukarna och tar med sig detta i upprättande av genomförandeplan och vid uppföljning. Regelbundna möten hålls där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Ja varje fredag. Tar t ex upp frågan om mat och aktiviteter till helgen. Verksamheten framför att de flesta brukare tycker att det är jobbigt att framföra åsikt i grupp. Representanterna för verksamheten uppger att brukarna kommer till dem enskilt om det är något. Tillgänglighet Samtliga enskilda har tillgång till privat badrum och privat kök på enheten. Ja. De enskilda har tillgång till gemensamt kök och vardagsrum dygnet runt. Ja Lokalerna är inventerade ur ett tillgänglighetsperspektiv. (Inventering utifrån Boverkets föreskrifter och allmänna råd eller utifrån Handisams riktlinjer http://www.handisam.se/for-dig-pa-myndighet/starta-tillganglighetsarbetet/vad-innebartillganglig-myndighet/handisam-hjalper-dig-pa-vagen/riv-hindren---riktlinjer-for-tillganglighet Ja.
7 (7) Självbestämmande och integritet Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten. Ja, verksamheten har tillsammans med socialförvaltningen i Kalmar deltagit i nationell brukarundersökning. Resultatet kan jämföras med andra verksamheter i landet och över tid. Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Frågan ställdes inte vid denna kvalitetsuppföljning och inget särskilt framkom. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Se ovan. Hur fungerar samverkan med andra aktörer? DV, habilitering mm. Företrädaren för Birgittagården berättar att de fått tydlighet i vad god mannen har i uppdrag att göra respektive inte göra. Detta ställer krav på verksamheten i personalresurser som de inte varit beredda på och som de behöver hantera. De uppger att de därför eftersöker fler vikarier. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Företrädarna för verksamheten uttrycker en oro för representation i styrelsen med tanke på medlemmarnas ålder. Det finns även ekonomiska bekymmer då verksamheten inte tillåts periodisera kostnader för renovering. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Företrädaren för Birgittagården uppger att styrelsen nu även har en politiker i styrelsen enligt krav från Länsstyrelsen.
Hej Nadja! Här kommer vår handlingsplan enligt de förbättringsområden som framkom vid kvalitetsuppföljningen på Birgittagården. Vi kommer att säkerställa att års- och verksamhetsberättelse inkommer årligen till socialförvaltningen senast 30 juni vilket är enligt avtal. Vi kommer att säkerställa att rutin och arbetssätt kring lex Sarah är väl känd bland både fast personal och vikarier och kommer att tillämpas i verksamheten. Vi kommer att tydliggöra och trycka på att anmälan ska göras även vid risk för incident Vid kommande personalmöte kommer det att förtydligas vad som är risk för incident. Senaste brandskyddskontroll genomfördes 24 april 2017. Alltså ingen brandskyddskontroll 2018. Anticimex är kontaktade av brandskyddsansvarig för påstötning att avtalet med dem ska efterlevas. En brandskyddskontroll kommer att göras inom kort. Vi kommer att delta i kommunens utbildning kring SIP via den uppdaterade länken. Vi emotser tacksamt en kommande webbintroduktion i lex Sarah när den finns tillgänglig. Med vänliga hälsningar Staffan och Sara Birgittagården