Planering och rapportering via mobilen minskar stressen i hemtjänsten Sammanfattning Hemtjänsten i Göteborg ville effektivisera sin administration och komma bort från trasslet med lösa lappar för schemautskrifter och anteckningar om omsorgstagarna. Med en mobilapp kopplad till verksamhetssystemet får personalen bättre överblick över sin dagliga planering och kan snabbt rapportera viktiga händelser direkt från hembesöken. Det innebär mindre stress, mer tid till omsorg och ökad trygghet för de äldre. Nyttoeffekter Nyttor för omsorgstagarna: Ökad delaktighet och trygghet Nyttor för verksamheten: Ökad personalnöjdhet och mindre stress Nyttor för samhället: Ökad effektivisering, kostnadskontroll, säkerhet och kvalitet Citat Personalen får både ökat stöd att göra sitt jobb enligt den lagda planeringen, och bättre grepp om eventuella avvikelser som gör att man måste planera om sin dag. Monica Aasland, tidigare områdeschef inom hemtjänsten på Norra Hisingen i Göteborg Verksamhet: Hemtjänsten på Norra Hisingen i Göteborg Användare: Undersköterskor och omsorgstagare inom hemtjänsten
Behov & Utmaningar Med en åldrande befolkning och stora krav på kostnadskontroll behövs tekniska hjälpmedel för att kunna effektivisera administrationen kring kommuners vård och omsorg. I Göteborgs stad används sedan många år gemensamt verksamhetssystem för exempelvis planering och dokumentation inom hemtjänsten. Tidigare har personalen dock bara kunnat komma åt systemet via datorer på kontor och i grupplokaler för de olika hemtjänstlagen. Undersköterskorna som tillbringar större delen av sin tid ute på fältet, hemma hos omsorgstagarna, var hänvisade till anteckningsblock och tvingades ha alla uppgifter i huvudet om nästa person som skulle besökas. Det var tidskrävande och stressigt att hålla koll på alla arbetsuppgifter. Någonting måste göras ansåg dåvarande områdeschefen Monica Aasland vid hemtjänsten på Norra Hisingen i Göteborg. Hon efterlyste en snabb teknisk lösning för att få all information kring omsorgstagaren smidigt tillgänglig för personalen, och samtidigt säkerställa att de äldre får den hjälp de behöver. Lösning & Funktion Nu har Göteborgs stad tillsammans med IT-leverantören CGI utvecklat en mobilapp som är kopplad till deras verksamhetssystem för vård och omsorg, Treserva. Med appen får undersköterskorna smidig tillgång till information om omsorgstagarna: vad som ska göras och vilka uppgifter som har utförts tidigare. Det går också att göra snabba daganteckningar om vad som hänt hemma hos de äldre. Vi satte upp ett pilotprojekt och lät 30 undersköterskor få en arbetsmobil så att de kunde använda appen i sitt dagliga jobb. Och de ställde snabbt om till ett mer processtyrt arbetssätt, säger Monica Aasland. Istället för pappersutskrifter, block och penna har personalen med sig en smartphone till jobbet. Efter säker inloggning i två steg inleder de sin dag med att titta på sitt schema och läsa på om omsorgstagaren i verksamhetssystemet. Vid hembesöket utför de sina uppgifter enligt gällande genomförandeplan, och skriver ner eventuella avvikelser genom att göra en anteckning i mobilappen. Uppgifterna sparas inte i telefonen, utan går direkt in i det centrala verksamhetssystemet. Det gör att vi hela tiden har en uppdaterad nulägesbild av omsorgstagaren, och informationen blir genast tillgänglig för alla berörda kollegor, säger Monica Aasland.
Daganteckningarna kan handla om allt från plötsliga insjuknanden till ändrade vardagsrutiner, som att omsorgstagaren vill duscha på eftermiddagen istället för på morgonen. Tidigare gjordes den här typen av noteringar på papper för att sedan läggas in i datasystemet först när hemtjänstpersonalen hade tid att komma tillbaka till grupplokalen vid arbetsdagens slut, eller möjligen på lunchen. Ekonomi Pilotprojektet genomfördes tillsammans med systemleverantören och innebar i detta skede inga extra kostnader för hemtjänstenheten. Man använde lånade smartphones för att testa en ny app i det befintliga verksamhetssystemet. Vid ett breddinförande ser Monica Aasland stora möjligheter till besparingar till följd av den effektivisering det nya arbetssättet innebär: Inom hemtjänsten kostar varje minut pengar att driva. Med mobilappen kopplad till verksamhetsstödet kan tidigare dokumentationstid omvandlas till värdefull omsorgstid, samtidigt som stressen minskar, vilket i sin tur leder till färre sjukskrivningar och därmed minskade kostnader. Organisationen & politiken Initiativet till projektet kom från verksamheten och har tagits emot väl från politiskt håll. Innan projektet drog igång oroade sig dock en del för säkerheten och integritetsfrågorna kring den nya tekniken. Systemleverantören svarar för att uppkoppling och applikationer lever upp till de höga krav som gäller inom vård och omsorg. Informationen i appen är krypterad två gånger, och det är minimal information som sparas i telefonen. Skulle telefonen hamna i fel händer kan vi radera informationen direkt, säger Joakim Regnstrand, konsultchef inom verksamhetssystem för vård och omsorg på CGI. Processen Under fjärde kvartalet 2013 genomfördes omfattande tidsmätningar för att klarlägga hur mantimmarna inom hemtjänsten fördelas mellan tid i brukarnas bostad och annan tid för exempelvis samtal med anhöriga, dokumentation, transporter och liknande. Analysen av tidmätningen gav svar på hur ledningen kan prioritera utvecklingen av verksamheten. Medan tidigare förändringar främst varit riktade mot strukturella svagheter, som bristande planering och kontroll, togs nu nästa steg genom att genomföra ett test i full skala av
mobilt stöd för utförarna inom hemtjänsten. Efter utbildning av personal driftsattes den nya mobilappen i februari 2014. Utvärdering och djupintervjuer med omsorgstagare och personal gjordes från maj 2014. Pilotprojektet avslutades i början av 2015. Sedan dess har Göteborgs stad arbetat med att skapa förutsättningar för ett breddinförande av den nya tekniken. När man går från pilotprojekt till bredare spridning, med flera tusen användare av appen, gäller det att först bygga upp en fungerande infrastruktur med system för bland annat MDM (Mobile Device Management) och serviceavtal för personalens mobiltelefoner, säger Joakim Regnstrand. Planen är att starta ett breddinförande inom Göteborgs hemtjänst under 2016, och då kan ännu fler appar ingå i lösningen. Förutom den pilottestade utförardokumentationen har CGI även tagit fram mobilt stöd för signeringslistor, vårdplan och meddelanden med sekretesskydd via verksamhetssystemet. Fördjupning i nyttoeffekter Smidig tillgång till information ger personalen stöd att göra sitt jobb enligt genomförandeplan, samtidigt som det blir lättare att hantera avvikelser och anpassa omsorgen efter dagsaktuella händelser hemma hos de äldre. Den förbättrade dokumentationen innebär kvalitetsförbättringar som kommer brukarna tillgodo i form av tydligare och säkrare uppföljning. Det ger oss bättre underlag för beslut, samtidigt som informationshanteringen blir både effektivare och säkrare, säger Monica Aasland. Projektets nyttoanalys visar att den nya tekniken även bidrar till att: Höja personalens kompetens och att yrkets status ökar på sikt, bland annat till följd av ett modernare arbetssätt. Stressen minskar då anteckningarna skrivs på plats hos omsorgstagaren. Risken för informationsförlust minskar, och det blir lättare att koncentrera sig på nästa arbetsuppgift när den första är helt avklarad. Äldres inflytande och delaktighet ökar, vilket ger tryggare och nöjdare omsorgstagare.
Uppföljning En uppföljning hösten 2014 visade att personalen var väldigt positiv till den nya tekniken: 61 procent upplevde att de var mindre stressade. 87 procent sa att arbetssättet ökade kvaliteten för omsorgstagarna. 65 procent upplevde större trygghet i sitt jobb. 55 procent tyckte att statusen på jobbet ökat. 91 procent av dem som använde appen vill fortsätta att använda den. Kommunikation En kommunikationsplan upprättades innan start där målgrupper, informationskanaler och kommunikationsformer identifierades. Huvudbudskapet är att ny teknik testas för att höja kvaliteten och förstärka tryggheten hos omsorgstagarna. Medarbetarna informerades på arbetsplatsträffar, och personliga samtal med dem som skulle vara med i projektet gjordes av enhetschef. Kommunens pensionärsråd informerades före starten, och en representant därifrån deltog också i projektets referensgrupp. Lärdomar & Tips Se till att alla chefsled är involverade och engagerade, och prata noga igenom vem som ansvarar för vad. Säkerställ att det finns en tydlig teknisk support som tar hand om allt som behövs för att systemet ska fungera utan driftstopp. Informera och involvera omsorgstagarna och deras anhöriga, så att de känner sig trygga med förändringarna som genomförs. När ny teknik är inblandad (i detta fall smartphones och appar till en yrkesgrupp som idag inte har de verktygen) blir det viktigt att noga planera infrastrukturen samt processer och rutiner för att kunna hantera ett breddinförande i kommunen. Mer information Övriga länkar Slutrapport för test av mobilt arbetssätt i Norra Hisingens hemtjänst PDF Film om lösningen från leverantören: FILM Leverantörens beskrivning av digital transformation för kunder: HEMSIDA
Kontakt Monica Aasland, verksamhetschef kontaktcenter Göteborgs Stad E-post: monica.aasland@kom.goteborg.se Telefon: 031-365 00 50 Leverantör Konsultföretaget CGI har levererat tjänsten som en mobilapp kopplad till sitt vård- och omsorgssystem Treserva. Kontaktperson: Joakim Regnstrand, Consultant Manager Welfare/Treserva E-post: joakim.regnstrand@cgi.com