Val av justerare, tid och plats för justering Fastställande av dagordning

KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Omsorgsnämnden Tid Torsdagen den 16 juni 2016 kl. 13:00 Plats Torsåsgatan 1 B Enligt uppdrag Marina Pull (0480-453502) Val av justerare, tid och plats för justering Fastställande av dagordning Magnus Lundén Föredragningslista 1 Utbildning - grundkunskap i normkritik och hbtq-frågor Föredragande: Louise Weidolf Beslutsärenden 2 Ekonomisk rapport efter maj Föredragande: Magnus Levin 3 Intern kontrollplan för år 2016 Föredragande: Magnus Levin 4 Överenskommelse om ansvarsområden inom HSL Föredragande: Thomas Johansson 5 Revidering av delegationsordning för omsorgsnämnden Föredragande: Mattias Ask 6 Vård och omsorgsboende i Lindsdal Föredragande: Lars Axelsson Informationsärenden 7 Upphandling av entreprenör Ståthållaren Liljan Föredragande: Lars Axelsson 8 AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö Föredragande: Ida Johansson och Eva Andersson

Omsorgsnämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 9 Delegationsbeslut 10 Delgivningsärenden 11 Förvaltningschefen informerar Föredragande: Mattias Ask

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Magnus Levin 2016-06-07 ON 2016/0083 53510 Omsorgsnämnden Ekonomisk rapport efter maj Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner den ekonomiska rapporten för maj. Bakgrund I enlighet med omsorgsnämndens beslut om verksamhets- och budgetuppföljning för år 2016 lämnas en ekonomisk rapport för maj månad. Mattias Ask Förvaltningschef Magnus Levin Chef ekonomienheten Bilagor Ekonomisk rapport efter maj Bilagor Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Klicka här för att ange text. Magnus.Levin@kalmar.se

Ekonomisk rapporet efter maj månad EKONOMI Driftredovisning Verksamhet/tnkr (netto) Budget 2016 Prognos 2016 Administration 51 746 0 Volym/utveckl resursförd hemtjänsttim + LOV 0 +6 000 Verksamhetsövergripande 3 854 +500 SoL enheter 500 328-5 000 HSL hjälpmedel/enheter 70 976-1 500 Totalt 626 904 0 Omsorgsförvaltningens ekonomiska läge ser något ljusare ut efter fem månaders förbrukning. Förvaltningens bedömning är fortsatt att det kan bli ekonomisk balans på helår om inte kostnaderna för semesterperioden blir alltför höga. Eftersom prognosen är ekonomisk balans föreslås inga nya åtgärder. Kommentarer till siffrorna i budgetprognosen Administration (+/-0 mnkr) Under administration redovisas kostnader för omsorgskontoret, enhetschefer och myndighetshandläggare. Ingen avvikelse mot budget. Volymer hemtjänsttimmar inklusive LOV(+6 mnkr) Under denna rubrik redovisas avvikelser mot budget för resursfördelad hemtjänst. Se bilaga 1 utvecklingen av resursfördelade timmar där timmarna fortsätter att minska något vilket kortsiktigt är bekymmersamt för enheterna med tanke på övertaligheter. Timmarna för LOV finns med. Det totala antalet omsorgstagare med LOV är nu 51 st till en kostnad av ca 500 tkr/mån. Verksamhetsövergripande (+0,5 mnkr) Under denna rubrik redovisas IT, momsintäkter, betalningsansvar, kapitaltjänstkostnader, avgiftsintäkter, tvätt och arbetskläder och entreprenader mm. Ökade intäkter kan komma att ge ett visst ett visst överskott. Verksamhetsområde SoL- Enheter (-5 mnkr) I bokslutet för 2015 redovisades att flera enheter inte hade ekonomisk balans (-14 mnkr). Den ramminskning som omsorgsnämnden hade för 2015(-11 mnkr) innebar att alla boendeenheter fick minskad budget 2015. För år 2016 finns en ramminskning men denna skall inte påverka enheterna alls har omsorgsnämnden beslutat. För närvarande är det 11 enheter som får extra resurser i våra boenden. Efter årets fem första månader redovisas minskande personalkostnader jämfört med budget på flera enheter. Det intensiva arbete som har gjorts på alla enheter börjar nu ge resultat. Prognosen för hela året efter fem månaders förbrukning är att underskottet minskar till 5 mnkr på våra resursfördelade enheter.

Verksamhetsområde HSL 3 enheter och hjälpmedel(-1,5 mnkr) Vid tidigare uppföljningar har konstaterats höga kostnader för personal och dessa är fortsatt höga. Hjälpmedelskostnaderna ökade mycket igen i maj månad vilket innebär att det kan bli ett underskott om kostnaderna ligger kvar på samma nivå. Dessa kostnader är dock väldigt svåra att prognosticera varför vi avvaktar med att ändra. HSL-verksamheten totalt uppvisar ett beräknat underskott om 1,5 mnkr där åtminstone 1 mnkr kommer att avse sommarplaneringen. ÅTGÄRDER FÖR EKONOMISK BALANS Inga nya sparåtgärder föreslås i nuläget utan arbetet för att få ännu fler enheter i balans fortsätter.

Bilaga 1 Beviljade hemtjänsttimmar 2016 jmf med år 2015 54000 53000 52000 51000 50000 49000 n 48000 å /m 47000 im 46000 T 45000 44000 43000 42000 41000 40000 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Månad Antal omsorgstagare i egen regi Juni 2015:1 136 Juni 2016: 1 062 + LOV 51 omsorgstagare = 1 113 2015 + LOV Egen regi 2016 2016 + LOV

Bilaga 4

Bilaga 5 Sjukfrånvaro i % av arbetad tid, vald månad, jämförelse ansvar Omsorgsförvaltningen Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Kalmar kommun 7,4% 8,3% 7,7% 7,3% Omsorgsfv 10,4% 10,5% 10,6% 10,0%

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Magnus Levin 2016-06-07 ON 2016/0039 53510 Omsorgsnämnden Intern kontrollplan för år 2016 Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar att godkänna den interna kontrollplanen för 2016. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade i november 2015 om ett nytt reglemente för intern kontroll och kommunstyrelsen beslutade om nya riktlinjer för intern kontroll. Med anledning av detta har omsorgskontoret arbetat fram ett förslag till intern kontrollplan som följer de nya riktlinjerna. Varje nämnd har en skyldighet att följa upp den interna kontrollen enligt kommunallagen. Nämnden ska varje år anta en särskild kontrollplan för uppföljning och granskning av den interna kontrollen och samtliga nämnder ska rapportera resultatet till kommunstyrelsen. Kontrollen ska omfatta både verksamhet och ekonomi. Det nya reglementet gäller från och med 1 december 2015. Som ett led i att ta fram en intern kontrollplan har en riskanalys inom området hantera ekonomi gjorts och de risker som identifierats har bedömts i bifogad intern kontrollplan. Övriga riskkategorier såsom omvärldsrisk, verksamhetsrisk, legala risker och IT-risker kommer det att arbetas vidare med under året för att sedan presenteras i november i 2017 års kontrollplan. Mattias Ask Förvaltningschef Magnus Levin Chef ekonomienheten Bilagor Omsorgsnämndens interna kontrollplan 2016 Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Klicka här för att ange text. Magnus.Levin@kalmar.se

Omsorgsförvaltningens plan för intern kontroll 2016 Kontrollområde Kontrollmoment Metod Frekvens av kontroller Kontrollområde Kontrollmoment Metod Kontrollansvarig Frekvens av kontroller Risker i finansiell rapportering Brister av Kontroll av underlag för Ekonomadm En gång per år uppdatering av uppgifter i Procapita Vård och omsorg avgiftsberäkning Risker i finansiell rapportering Attestförteckning Kontroll av att attestförteckningen årligen Ekonom Två gånger per år Risker i finansiell rapportering Representation kurser och resor Kontroll av att syfte och deltagare är angivet som en anteckning till fakturorna Ekonom En gång per år Risker i finansiell rapportering Förfallna fakturor Kontroll av att fakturor betalas före förfallodag Risker i finansiell rapportering Kontroll av moms Kontroll att omsorgsförvaltningen utnyttjar rätten till momsersättning för särskilda boendeformer Risker i finansiell rapportering Kontroll av Kassakontroll av växelkassor växelkassor samt kontroll av förvaring Risker i finansiell rapportering Kontroll av växelkassor Kontroll att utkvitterade växelkassor är aktuella Ekonomiadm Ekonom Ekonom Ekonom Varje månadsskifte Två gånger per år Två gånger per år En gång per år

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Thomas Johansson 2016-06-02 ON 2016/0080 53515 Omsorgsnämnden Överenskommelse om ansvarsområden inom HSL Förslag till beslut Omsorgsnämnden fastställer överenskommelse om ansvarsfördelning inom hälso- och sjukvården. Bakgrund Överenskommelsen mellan nämnderna är en konsekvens av att samtliga nämnder har ett hälso- och sjukvårdsansvar i sitt reglemente. Innehållet i överenskommelsen är inte ny i sig utan har funnits som överenskommelse mellan förvaltningarna. Upprättades när ansvar för habiliteringen övergick till socialnämnden. Eftersom hänvisning till överenskommelsen finns i förslag till nytt reglemente behöver överenskommelsen upprättas mellan nämnderna. Överenskommelsen är upprättad i samverkan mellan förvaltningarna. Mattias Ask Förvaltningschef Thomas Johansson Kvalitets- och miljöstrateg Bilaga: Hälso- och sjukvård ansvarsfördelning mellan Omsorgsnämnden, Socialnämnden och Södermöre kommundelsnämnd Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Klicka här för att ange text. Thomas.Johansson@kalmar.se

Handläggare Datum Ärendebeteckning Thomas Johansson 2016-06-08 ON 2016/0080 53515 Omsorgsnämnden Box 611 391 26 Kalmar Hälso- och sjukvård ansvarsfördelning mellan Omsorgsnämnden, Socialnämnden och Södermöre kommundelsnämnd Med hälso- och sjukvårdsinsatser menas insatser från sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut/sjukgymnast. Omsorgsförvaltningens ansvar Omsorgsförvaltningen ansvarar för de hälso- och sjukvårds insatser som enligt lag eller hemsjukvårdsöverenskommelse åligger kommunen och som inte genom denna överenskommelse överlåter ansvaret på socialförvaltningen. Omsorgsförvaltningen ansvarar för att stå för bemanningen av hälso- och sjukvårdsinsatser under jourtid, kvällar, nätter och helger för samtliga insatser oavsett om socialförvaltningen eller omsorgsförvaltningen har ansvaret enligt denna överenskommelse. Omsorgsförvaltningens ansvar omfattar även den hälso- och sjukvård som utförs inom Södermöre kommundelsnämnds verksamhetsområde. Socialförvaltningens ansvar 1. Socialförvaltningen ansvarar för att erbjuda en god hälso- och sjukvård åt personer som bor i bostad med särskild service enligt SoL eller LSS; när de tillhör personkrets 1 eller 2 enligt LSS eller när de har psykiska funktionsnedsättningar Ansvaret gäller även när brukaren är i daglig verksamhet/annan sysselsättning eller, om brukaren är över 18år, i skolan. 2. Socialförvaltningen ansvarar för att erbjuda en god hälso- och sjukvård åt personer som bor i ordinärt boende utifrån hemsjukvårdsöverenskommelsen; när de tillhör personkrets 1 enligt LSS eller Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Thomas.Johansson@kalmar.se

ON 2016/0080 2 (2) när de har psykiska funktionsnedsättningar och antingen har insatsen boendestöd enligt SoL eller personlig assistans. Ansvaret gäller även när brukaren är i daglig verksamhet/annan sysselsättning eller, om brukaren är över 18år, i skolan. MAS Omsorgsförvaltningen ansvarar för att medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS, finns anställd och har arbetsgivaransvar för MAS. Socialförvaltningen har möjlighet att för sin verksamhet använda 20 % av en heltidstjänst av omsorgsförvaltningens MAS funktion. MAS ansvarar för mottagning av LISA avvikelser som rör socialförvaltningen. MAR Omsorgsförvaltningens MAR funktion berör inte socialförvaltningen. Verksamhetssystem Socialnämnden, Omsorgsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd är var för sig personuppgiftsansvariga för Procapita HSL utifrån sina ansvarsområden. Omsorgsförvaltningen åtar sig att bemanna systemförvaltarrollen för Procapita HSL. Systemförvaltaren ansvarar för utbildning i systemet för HSL personal oavsett förvaltningstillhörighet. Omsorgsförvaltningen och Socialförvaltningen skapar en gemensam Procapita grupp HSL som tillsammans med systemförvaltaren arbetar med utveckling av systemet och vid behov genomför förändringar, se särskild uppdragsbeskrivning. Smittförande/stickande/skärande avfall Omsorgsförvaltningen ansvarar för uppsamlingsplasterna för smittförande/stickande/skärande avfall. Transport till uppsamlingsplatserna ansvarar respektive förvaltning för. Se vidare i dokument smittförande avfall från hälsooch sjukvården. Thomas Johansson Kvalitets- och miljöstrateg

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Marina Pull 2016-06-02 ON 2016/0084 53502 Omsorgsnämnden Revidering av delegationsordning för omsorgsnämnden Förslag till beslut 1. Omsorgsnämnden beslutar att delegera åt ekonomiadministratörerna att besluta om garantibelopp för omsorgstagare i vård- och omsorgsboende. 2. Boendesamordnare har rätt att teckna hyresavtal mellan omsorgsnämnd och omsorgstagare. 3. Omsorgsnämnden godkänner den redaktionella ändringen att byta ut titeln ekonomiassistent till ekonomiadministratör. Bakgrund Nytt ärende i omsorgsnämndens delegationsordning. Omsorgsnämnden beslutade 2016-05-26, att införa ett garantibelopp för omsorgstagare i vårdoch omsorgsboende med ett belopp motsvarande 1 191 kr per månad, som ska täcka utgifter för personliga behov. Förslaget är att delegera åt ekonomiadministratörerna att besluta om garantibelopp för omsorgstagare i vård- och omsorgsboende. Tillägg av delegat under ärende 32 i delegationsordningen, teckna hyresavtal mellan omsorgsnämnd och omsorgstagare. Delegationen innehas av ekonomiadministratörerna. Förslaget är att även boendesamordnare ska ha rätt att teckna hyresavtal. Redaktionell ändring i delegationsordningen: titeln ekonomiassistent byts ut mot ekonomiadministratör. Mattias Ask Förvaltningschef Marina Pull Nämndsekreterare Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Marina.Pull@kalmar.se

ON 2016/0084 2 (2)

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Lars Axelsson 2016-06-08 ON 2016/0082 53800 Omsorgsnämnden Vård och omsorgsboende i Lindsdal Förslag till beslut Omsorgsnämnden uppdrar till förvaltningen att starta upphandlingsprocessen och ta fram upphandlingsunderlag för ett nytt vård och omsorgsboende i Lindsdal med 48 vård och omsorgslägenheter. Det nya vård och omsorgsboendet ska ersätta nuvarande Frikadellen och Dragkroken. Bakgrund Omsorgsnämnden har i sin planering för vård och omsorgsboende för framtiden antagit en preliminär planering med inriktningsbeslut för om och utbyggnad av vård och omsorgsboende. I planeringen ingår ett nytt vård och omsorgsboende i norra kommundelen företrädesvis i Lindsdal. Vid omsorgsnämndens sammanträde 2014-10-22 fattades beslut om att förvaltningen fick i uppdrag att planera för ett nytt vård och omsorgsboende i norra kommundelen. Preliminär planering har pågått och diskussioner har förts med samhällsbyggnadsförvaltningen och serviceförvaltningen. Det är nu aktuellt med att gå vidare med uppdraget och ta fram ett upphandlingsunderlag med kravspecifikation för att göra en upphandling av ett nytt vård och omsorgsboende i Lindsdal. I upphandlingsunderlaget kommer det att anges att det nya boendet ska innehålla 48 vård och omsorgslägenheter med tillhörande gemensamhetsutrymmen, personalutrymmen och administrativa utrymmen. Nuvarande boende Frikadellen och Dragkroken i Lindsdal kommer att flyttas till det nya vård och omsorgsboendet. Dragkroken och Frikadellen har tillsammans 30 boendeplatser och det blir en utökning med 18 lägenheter. Mattias Ask Förvaltningschef Lars Axelsson Supportchef Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Klicka här för att ange text. Lars.Axelsson@kalmar.se

ON 2016/0082 2 (2)

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Lars Axelsson 2016-06-08 ON 2016/0081 53800 Omsorgsnämnden Upphandling av entreprenör Ståthållaren Liljan Förslag till beslut Omsorgsnämnden tar informationen till protokollet. Bakgrund Upphandling gällande drift av vård och omsorgsboende Liljan och Ståthållaren är genomförd. Information om utvärdering av anbud och KSAU:s beslut om val av utförare kommer att delges omsorgsnämnden. Omsorgsnämnden kommer också att informeras om upphandlingsprocessen samt gällande regler för en LOU-upphandling. Lars Axelsson Supportchef Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Klicka här för att ange text. Lars.Axelsson@kalmar.se

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ida Johansson 2016-06-08 ON 2016/0087 53508 Omsorgsnämnden AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö Förslag till beslut Omsorgsnämnden tar informationen till protokollet. Bakgrund Föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö gäller från och med den 31 mars 2016 och reglerar kunskapskrav, mål, arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling. Föreskriften förtydligar både arbetsgivarens och arbetstagarens ansvar inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Mattias Ask Förvaltningschef Ida Johansson HR-specialist Bilagor Arbetsmiljöverkets författningssamling Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Klicka här för att ange text. ida.johansson_2@kalmar.se

AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö Arbetsmiljöverkets författningssamling

Organisatorisk och social arbetsmiljö Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö samt allmänna råd om tillämpningen av föreskrifterna

ISBN 978-91-7930-625-0 ISSN 1650-3163 ARBETSMILJÖVERKET 112 79 Stockholm, Telefon: 010-730 90 00 E-post: arbetsmiljoverket@av.se www.av.se BESTÄLLNINGSADRESS Arbetsmiljöverket 112 79 Stockholm Telefon 010-730 90 00 www.av.se I Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS) publiceras myndighetens föreskrifter och allmänna råd. Föreskrifter är bindande regler. Allmänna råd har en annan juridisk status än föreskrifter. Allmänna råd är inte bindande, utan innehåller rekommendationer om tillämpningen av föreskrifterna som anger hur någon kan eller bör handla i ett visst hänseende. De kan t.ex. upplysa om lämpliga sätt att uppfylla kraven och visa på praktiska lösningar. Observera att hänvisningar till författningar alltid avser författningens ursprungliga nummer. Senare ändringar och omtryck kan förekomma. När det gäller ändringar och omtryck av Arbetarskyddsstyrelsens och Arbetsmiljöverkets författningar hänvisas till senaste Förteckning över föreskrifter och allmänna råd. Utgivare: Anna Middelman Elanders Sverige AB, 2015 912272

AFS 2015:4 Innehåll Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd om organisatorisk och social arbetsmiljö Syfte.... 5 Tillämpningsområde... 5 Till vem föreskrifterna riktar sig.... 5 Definitioner... 6 Systematiskt arbetsmiljöarbete... 7 Kunskaper... 7 Mål.... 7 Arbetsbelastning... 8 Arbetstid.... 10 Kränkande särbehandling... 11 3

Arbetsmiljöverkets författningssamling Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd om organisatorisk och social arbetsmiljö; AFS 2015:4 Utkom från trycket den 1 oktober 2015 beslutade den 22 september 2015. Arbetsmiljöverket föreskriver följande med stöd av 18 arbetsmiljöförordningen (1977:1166) och beslutar följande allmänna råd. Syfte 1 Syftet med föreskrifterna är att främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön. Tillämpningsområde 2 Föreskrifterna gäller i samtliga verksamheter där arbetstagare utför arbete för arbetsgivares räkning. Allmänna råd: Begreppen arbetstagare och arbetsgivare har samma innebörd i dessa föreskrifter som i arbetsmiljölagen (1977:1160), med de undantag som anges i 3 dessa föreskrifter. Till vem föreskrifterna riktar sig 3 Arbetsgivaren har ansvaret för att föreskrifterna följs. Med arbetsgivare likställs de som hyr in arbetskraft. De som genomgår utbildning eller är under vård i anstalt likställs inte med arbetstagare vid tillämpningen av dessa föreskrifter. Allmänna råd: I 1 kap. 3 arbetsmiljölagen likställs bland annat de som genomgår utbildning eller är under vård i anstalt med arbetstagare vid tillämpning av 2 4 och 7 9 kap. arbetsmiljölagen. Genom denna paragraf undantas dessa från att omfattas av föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö. 5

AFS 2015:4 Definitioner 4 I dessa föreskrifter har följande ord denna betydelse. Handlingar som riktas mot en eller flera arbets- tagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap. Krav i arbetet Kränkande särbehandling Ohälsosam arbetsbelastning Organisatorisk arbetsmiljö Resurser för arbetet De delar av arbetet som fordrar upprepade ansträngningar. Kraven kan exempelvis omfatta arbetsmängd, svårighetsgrad, tidsgräns, fysiska och sociala förhållanden. Kraven kan vara av kognitiv, emotionell och fysisk natur. När kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider resurserna. Denna obalans blir ohälsosam om den är långvarig och möjligheterna till återhämtning är otillräckliga. Villkor och förutsättningar för arbetet som inklu- derar 1. ledning och styrning, 2. kommunikation, 3. delaktighet, handlingsutrymme, 4. fördelning av arbetsuppgifter och 5. krav, resurser och ansvar. Det i arbetet som bidrar till att 1. uppnå mål för arbetet, eller 2. hantera krav i arbetet. Resurser kan vara: arbetsmetoder och arbetsredskap, kompetens och bemanning, rimliga och tydliga mål, återkoppling på arbetsinsats, möjligheter till kontroll i arbetet, socialt stöd från chefer och kollegor och möjligheter till återhämtning. 6

AFS 2015:4 Social arbetsmiljö Villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor. Systematiskt arbetsmiljöarbete 5 I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete finns det regler om arbetsmiljöpolicy, kunskaper och hur arbetsgivaren regelbundet ska undersöka och bedöma vilka risker som kan förekomma i verksamheten. Där finns det också regler om att arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att komma till rätta med riskerna. I 6 nedan finns det särskilda krav på kunskaper och i 7 8 finns det krav på mål. I 9 14 regleras särskilda organisatoriska och sociala faktorer som omfattas av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kunskaper 6 Arbetsgivaren ska se till att chefer och arbetsledare har nedanstående kunskaper: 1. Hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning. 2. Hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling. Arbetsgivaren ska se till att det finns förutsättningar att omsätta dessa kunskaper i praktiken. Allmänna råd: Ett sätt för arbetsgivaren att tillföra kunskaper är att ge utbildning, gärna för chefer, arbetsledare och skyddsombud tillsammans. Det underlättar för chefer och arbetsledare när även skyddsombuden har motsvarande kunskaper. Utbildning kan ges av företagshälsovård eller annan resurs med kompetens inom området. Med förutsättningar avses bland annat tillräckliga befogenheter, en rimlig arbetsbelastning och stöd i rollen som chef eller arbetsledare. Mål 7 Utöver det som gäller enligt 6 och 9 14 i dessa föreskrifter ska arbetsgivaren ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem. 7

AFS 2015:4 Allmänna råd: Arbetsgivaren bör ha en tydlig strategi för arbetet med att uppnå målen. Grundläggande för ett framgångsrikt arbete mot målen är att de är förankrade i den högsta ledningen och i övriga delar av organisationen. Målen kan syfta till att exempelvis stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. En arbetsmiljöpolicy ska finnas enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Målen bör ta sin grund i och vara förenliga med denna. 8 Målen ska dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Arbetsbelastning 9 Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Det innebär att resurserna ska anpassas till kraven i arbetet. Allmänna råd: Tilldelning av arbetsuppgifter innebär krav i form av en viss arbetsmängd och svårighetsgrad som behöver vägas upp med resurser. Arbetsgivaren bör ta hänsyn till tecken och signaler på ohälso sam arbetsbelastning vid tilldelningen. Att minska arbetsmängd, ändra prioriteringsordning, variera arbetsuppgifterna, ge möjligheter till återhämtning, tillämpa andra arbetssätt, öka bemanning eller tillföra kunskaper är exempel på åtgärder för att förebygga ohälsosam arbetsbelastning. Arbetsgivaren bör även försäkra sig om att den teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras. Arbetsgivarens skyldigheter att förebygga ohälsosam arbetsbelastning omfattar såväl chefer och arbetsledare som andra arbetstagare. Det är viktigt att arbetsgivaren skapar förutsättningar för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på höga krav och bristande resurser. Genom att bedriva ett ledarskap som möjliggör regelbunden dialog med arbetstagarna kan tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning uppmärksammas och obalanser rättas till. Det är viktigt att arbetsgivaren inom ramen för sitt arbetsmiljöarbete undersöker och åtgärdar risker kopplade till arbetsbelastning. Arbetsgivaren behöver motverka att arbetsbelastning leder till sjuk- 8

AFS 2015:4 domar och olyckor. Det är väsentligt att identifiera orsakerna bakom arbetsbelastningen för att åtgärderna ska ha effekt. Frågor som rör åtgärder kan även behöva hanteras på en annan nivå eller i en annan del av organisationen. Utöver den organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan fysiska, kognitiva och ergonomiska förhållanden bidra till arbetsbelastningen. 10 Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna känner till 1. vilka arbetsuppgifter de ska utföra, 2. vilket resultat som ska uppnås med arbetet, 3. om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur, 4. vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras, och 5. vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet. Arbetsgivaren ska därutöver säkerställa att arbetstagarna känner till vilka befogenheter de har enligt punkterna 1 5. Allmänna råd: Genom att fortlöpande gå igenom punkterna 1 5 blir det möjligt att förebygga onödiga krav och belastningar på arbetstagarna. Det kan vara lämpligt att kommunicera punkterna gemensamt till arbetstagare som delar ansvar och arbetsuppgifter för att på så vis underlätta samarbete. Arbetsgivaren bör skapa möjligheter för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på eventuella oklarheter som rör punkterna. Det är viktigt att arbetsgivaren tar hänsyn till arbetstagarnas olika förutsättningar när det gäller att kommunicera. I arbeten där stöd och hjälp från kollegor inte går att ordna bör arbetsgivaren se till att chefer, arbetsledare eller annan utsedd person är tillgängliga för hjälp och stöd. 11 Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka att arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa hos arbetstagarna. 9

AFS 2015:4 Allmänna råd: Exempel på arbetsuppgifter och arbetssituationer som kan vara starkt psykiskt påfrestande är att bemöta människor i svåra situationer, utsättas för trauman, lösa konflikter, fatta svåra beslut under press där också etiska dilemman ingår. Exempel på åtgärder som bör övervägas vid starkt psykiskt påfrestande arbete, utöver de som framgår av råden till 9, är 1. regelbundet stöd av handledare eller tillgång till annan expert inom området, 2. särskilda informations- och utbildningsinsatser, 3. hjälp och stöd från andra arbetstagare, och 4. rutiner för att hantera krävande situationer i kontakter med kunder, klienter med flera. Det är viktigt att arbetsgivaren skapar förutsättningar för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på särskilt påfrestande arbetsförhållanden. Vilka åtgärder som bör väljas beror på vilka förhållanden som gör arbetet starkt psykiskt påfrestande. Arbetstid 12 Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos arbetstagarna. Allmänna råd: Arbetsgivaren bör redan vid planeringen av arbetet ta hänsyn till hur arbetstidens förläggning kan inverka på arbetstagarnas hälsa. Exempel på förläggning av arbetstider som kan medföra risker för ohälsa är 1. skiftarbete, 2. arbete nattetid, 3. delade arbetspass, 4. stor omfattning av övertidsarbete, 5. långa arbetspass, och 6. långtgående möjligheter att utföra arbete på olika tider och platser med förväntningar på att vara ständigt nåbar. Arbetsgivaren bör särskilt uppmärksamma möjligheterna till återhämtning. Arbetsgivaren bör även ta hänsyn till att arbetstidens förläggning påverkar risken för olyckor. I arbetstidslagen (1982:673) anges gränser för hur många timmar arbetstagare som mest får arbeta och vilka viloperioder de minst ska ha. Arbetstidslagen anger därmed de yttersta gränserna för arbets- 10

AFS 2015:4 tiden men innehåller inga regler om hur arbetsgivaren ska ta hänsyn till arbetstidens förläggning i arbetsmiljöarbetet. Kränkande särbehandling 13 Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling. Allmänna råd: Klargörandet kan lämpligen göras skriftligen i en policy. Chefer och arbetsledande personal har ett särskilt ansvar när det gäller att förebygga, uppmärksamma och hantera kränkande särbehandling. Det är därför viktigt att de uppfyller kunskapskraven i 6. Ett gemensamt arbete kring bemötande och uppträdande kan bidra till att motverka kränkande särbehandling. Exempel på förhållanden i verksamheten som är viktiga att vara uppmärksam på är konflikter, arbetsbelastning, arbetsfördelning, förutsättningar för samarbete och konsekvenser av förändringar. 14 Arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Av rutinerna ska det framgå 1. vem som tar emot information om att kränkande särbehandling förekommer, 2. vad som händer med informationen, vad mottagaren ska göra, och 3. hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp. Arbetsgivaren ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare. Allmänna råd: Vanligtvis rapporteras kränkande särbehandling till en chef när berörda inte på egen hand lyckats reda upp situationen. Om arbetstagaren inte kan vända sig till sin närmaste chef kan arbetstagaren vända sig till en högre chef. Arbetstagare kan dessutom vända sig till skyddsombud. Det kan finnas behov av att ingripa snabbt och göra en bedömning av situationen för att förhindra att den förvärras och se till att punkt 3 är ombesörjd. Arbetsgivaren kan ge företagshälsovård eller annan sakkunnig uppdraget att ge stöd och hjälp. I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete finns regler om att om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, 11

AFS 2015:4 ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa eller olycksfall kan förebyggas i fortsättningen. Ett undermåligt utredningsförfarande när det gäller kränkande särbehandling kan vara skadligt både ur arbetsmiljö- och hälsosynpunkt. Den som genomför en utredning bör därför ha tillräcklig kompetens, möjlighet att agera opartiskt och ha de berördas förtroende. Arbetsmiljölagstiftningens ändamål är att förebygga ohälsa och olycksfall och reglerar inte frågor om kompensation och skuld. En arbetstagarorganisation eller juridiskt ombud kan ge juridisk hjälp. 1. Denna författning träder i kraft den 31 mars 2016. 2. Genom denna författning upphävs a) Arbetarskyddsstyrelsens allmänna råd (AFS 1980:14) om psykiska och sociala aspekter på arbetsmiljön, b) Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1990:18) om omvårdnadsarbete i enskilt hem, och c) Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1993:17) om kränkande särbehandling i arbetslivet. ERNA ZELMIN-EKENHEM Christina Jonsson Anna Middelman 12