Polisens administrativa center 1
TJÄNSTEPENSION...3 DELPENSION OCH ARBETSTIDSMINSKNING... 3 TRYGGHETSAVTALET (TA)... 3 AVTAL OCH REGLER AVSEENDE PENSION... 3 PROCESS PENSIONER NIVÅ 2...4 DELPROCESS NR 11.1: HANTERA DELPENSION NIVÅ 3... 5 DELPROCESS NR 11.2: HANTERA ÅLDERSPENSION NIVÅ 3... 8 DELPROCESS NR 11.3: HANTERA SJUKPENSION NIVÅ 3... 12 DELPROCESS NR 11.4: HANTERA PENSIONSERSÄTTNING FINANSIERAD AV ARBETSGIVAREN NIVÅ 3... 16 DELPROCESS NR 11.5: HANTERA DELPENSION ENLIGT AVTAL OM ARBETSTIDSMINSKNING (CIVILA 20 %) NIVÅ 3... 19 DELPROCESS NR 11.6: HANTERA EFTERLEVANDEFÖRMÅNER NIVÅ 3... 22 BILAGA 1: FÖRKORTNINGAR OCH SYMBOLER I PROCESSERNA...25 BILAGA 2: POLISENS GEMENSAMMA LÖNEPROCESS PÅ ÖVERGRIPANDE NIVÅ...27 2
Tjänstepension De flesta arbetstagare med fast anställning omfattas via sin arbetsgivare av ett kollektivavtal som slutits mellan fackförbund och arbetsgivare om att få en viss del av sin lön (uppskjuten lön) i pension. Vilket tillskott tjänstepensionen kan bidra med är reglerat i kollektivavtal och kan variera beroende på vilket avtal man tillhör. Man behöver inte vara fackligt ansluten för att vara berättigad till en tjänstepensionsförmån. I den statliga tjänstepensionen ingår även efterlevandepension samt pension vid långvarig/permanent sjukdom. Delpension och arbetstidsminskning Syftet med delpensionsavtalet är att arbetsgivaren med stöd av avtalet ska kunna öka möjligheten för äldre anställda att arbeta kvar till ordinarie pensionsålder (65 år) och underlätta för en generationsväxling. Trygghetsavtalet (TA) Vid övertalighet kan arbetsgivaren erbjuda arbetstagare som fyllt 61 år och som inte blivit uppsagd pensionsersättning, för att annan arbetstagare som är uppsägningshotad/uppsagd ska få fortsatt eller ny anställning. Avtal och regler avseende pension PA-91 Pensionsavtal för arbetstagare hos staten m.fl. (AgV Cirkulär 2000:A5) PA 03 Pensionsavtal för arbetstagare hos staten m.fl. (AgV Cirkulär 2008:3) Avtal om delpension för arbetstagare hos staten (AgV Cirkulär 2003:A4) Trygghetsavtalet (TA) Statens grupplivförsäkring (TGL-S) Handläggningsförordningen (SFS 1997:909) Premieförordningen (SFS 1997:909) Förordning (2002:986) om sjukersättning och aktivitetsersättning 3
Process pensioner nivå 2 4
Delprocess nr 11.1: Hantera delpension nivå 3 5
PROCESSTEG ANSVARIG BESKRIVNING Regelverk Avtal om delpension för arbetstagare hos staten (AgV Cirkulär 2003:A 4) PROCESSEN STARTAR: Delpension beviljas för medarbetaren. Myndighet Fattar beslut om att medarbetare beviljas delpension samt att myndigheten står för kostnaderna. Aktivitet 1: Skicka underlag/beslut till PAC/LK. Myndigheten Skickar beslut till PAC/LK i god tid innan datumets ikraftträdande. I beslutet framgår att myndigheten ska stå för kostnaderna för delpensionen. Aktivitet 2: Skicka ansökan om delpension till SPV. PAC/LK Tar fram löneunderlag (pensionsgrundande tillägg) för de senaste 12 månaderna ur lönesystemet. Ansökan/Anmälan om pensionsförmån fylls i och skickas till SPV. Blankett: SPV:s blankett, Ansökan/Anmälan om pensionsförmån. Arkivera PAC/LK PAC/LK arkiverar enligt gällande arkivbestämmelser samtliga underlag i ärendet. SPV Skickar pensionsbeslut till medarbetaren och myndigheten. Aktivitet 3: Registrera delpension i lönesystemet. PAC/LK Registrerar delpensionen i lönesystemet. 6
Bevaka PAC/LK Bevakar när medarbetaren fyller 65 år. Delpensionen upphör när medarbetaren uppnår 65 år. Löneproduktion PAC/LK Utför löneproduktion enligt gällande tidplan. PROCESSEN SLUTAR: Delpension registrerad i lönesystemet. 7
Delprocess nr 11.2: Hantera ålderspension nivå 3 8
PROCESSTEG ANSVARIG BESKRIVNING Regelverk PA91 Pensionsavtal för arbetstagare hos staten m fl PA03 Pensionsavtal för arbetstagare hos staten m fl (AgV Cirkulär 2003: A 3) Handläggningsförordningen (SFS 1997:909) Övre process startar: Medarbetare mellan 61 och 67 år är berättigad till ålderspension. Aktivitet 1: Upprätta informationsbrev och skicka tjänstematrikel. PAC/LK Upprättar informationsbrev samt tjänstematrikel från SPV som skickas för godkännande nio månader innan 65-årsdagen alt. 67- årsdagen. Tjänstematrikel hämtas från SPV, Visa anställning. Kontroll PAC/LK Kontrollerar uppgifterna på tjänstematrikeln mot uppgifterna i lönesystemet. Aktivitet 2: Meddela kvarstående i tjänst. Medarbetaren Meddelar PAC/LK att han/hon önskar fortsätta att arbeta efter 65- årsdagen. Gäller ej medarbetare som är 67 år. Aktivitet 3: Meddela kvarstående i tjänst. PAC/LK Meddelar myndighetens HR-chef eller motsvarande att medarbetaren önskar kvarstå i tjänst efter 65-årsdagen. Gäller ej medarbetare som är 67 år. 9
Vägval Om medarbetaren väljer att kvarstå i tjänst gå till aktivitet 1 Om medarbetaren väljer att avgå med ålderspension gå till aktivitet 5 Aktivitet 4: Begära entledigande och godkänna tjänstematrikel Medarbetaren Informerar arbetsgivaren om sin pensionsavgång samt begär entledigande ca. 6-8 månader innan avgångsdagen. Medarbetaren granskar och återsänder tjänstematrikel med eller utan erinran till PAC/LK. Aktivitet 5: Upprätta beslut om ålderspension. Myndigheten Upprättar beslut om entledigande med anledning av ålderspension som skickas till PAC/LK. Aktivitet 6: Skicka ansökan till SPV PAC/LK Fyller i och skickar Ansökan/Anmälan om pensionsförmån till SPV. Blankett: SPV:s blankett, Ansökan/Anmälan om pensionsförmån. SPV Skickar pensionsbeslut till medarbetaren och myndigheten. Nedre process startar: Medarbetare mellan 61-65 år söker förtida uttag. Aktivitet 7: Begära entledigande med anledning av förtida ålderspension Medarbetaren Begär entledigande med anledning av förtida uttag av ålderspension. Aktivitet 8: Upprätta beslut om ålderspension. Myndigheten Upprättar beslut om entledigande med anledning av ålderspension som skickas till PAC/LK. 10
Aktivitet 9: Ta fram och skicka tjänstematrikel. PAC/LK Skickar informationsbrev samt tjänstematrikel till medarbetaren för granskning och godkännande. Tjänstematrikel hämtas från SPV, Visa anställning. Kontroll PAC/LK Kontrollerar uppgifterna på tjänstematrikeln mot uppgifterna i lönesystemet. Aktivitet 10: Godkänna tjänstematrikel. Medarbetare Granskar och återsänder tjänstematrikel med eller utan erinran till PAC/LK. Arkivera Arkiverar enligt gällande arkivbestämmelser samtliga underlag i ärendet Avsluta PAC/LK Avslutar medarbetaren i lönesystemet. Processen slutar: SPV skickar pensionsbeslut till medarbetaren och myndigheten. 11
Delprocess nr 11.3: Hantera sjukpension nivå 3 12
PROCESSTEG ANSVARIG BESKRIVNING Regelverk Lagen om allmän försäkring (LAF) (1962:381) Förordning (2002:986) om sjukersättning och aktivitetsersättning. Lag om anställningsskydd (LAS) 33 2:a stycket FK Medarbetare berättigad till sjuk- aktivitetsersättning. Beslut fattas av FK om sjuk- och aktivitetsersättning tidsbegränsad eller tills vidare. Beslut skickas från FK till medarbetaren. Övre processen startar: Medarbetare berättigad till hel sjuk-/aktivitetsersättning tillsvidare. Aktivitet 1: Skicka FK:s beslut till PAC/LK. Medarbetare Skickar kopia på beslut från FK till PAC/LK. Aktivitet 2: Skicka FK:s beslut till myndigheten. PAC/LK Skickar (skannar) beslutet till myndigheten. Aktivitet 3: Skicka beslut om entledigande till PAC/LK. Myndigheten Upprättar beslut om entledigande som skickas till PAC/LK. Aktivitet 4: Ta fram och skicka tjänstematrikel till medarbetaren. PAC/LK Skickar informationsbrev samt tjänstematrikel till medarbetaren för granskning och godkännande. Tjänstematrikel hämtas från SPV, Visa anställning. 13
Kontroll PAC/LK Kontrollerar uppgifterna på tjänstematrikeln mot uppgifterna i lönesystemet. Aktivitet 5: Godkänna tjänstematrikel. Medarbetare Granskar och återsänder tjänstematrikel med eller utan erinran till PAC/LK. Aktivitet 6: Skicka ansökan till SPV. PAC/LK Fyller i och skickar Ansökan/Anmälan om pensionsförmån till SPV. Blankett: SPV:s blankett, Ansökan/Anmälan om pensionsförmån. Arkivera PAC/LK Arkiverar enligt gällande arkivbestämmelser samtliga underlag i ärendet. Avsluta PAC/LK Avslutar medarbetaren i lönesystemet. Övre processen slutar: SPV skickar pensionsbeslut till medarbetaren och myndigheten. Nedre processen börjar: Medarbetare berättigad till tidsbegränsad sjuk- /aktivitetsersättning. Beslut inkommer och registreras i lönesystemet Sjukfrånvaro PAC/LK Registrerar frånvaron i lönesystemet därefter lämnas ärendet vidare för pensionshandläggning. 14
Aktivitet 1: Ta fram tjänstematrikel PAC/LK Tar fram tjänstematrikel. Tjänstematrikel hämtas från SPV, Visa anställning. Kontroll PAC/LK Kontrollerar uppgifterna på tjänstematrikeln mot uppgifterna i lönesystemet. Aktivitet 2: Skicka ansökan till SPV PAC/LK Fyller i och skickar Ansökan/Anmälan om pensionsförmån till SPV. Blankett: SPV:s blankett, Ansökan/Anmälan om pensionsförmån. Arkivera PAC/LK Arkiverar enl. gällande arkivbestämmelser SPV Skickar pensionsbeslut till medarbetaren och myndigheten Nedre process slutar: SPV skickar pensionsbeslut till medarbetaren och myndigheten. 15
Delprocess nr 11.4: Hantera pensionsersättning finansierad av arbetsgivaren nivå 3 16
PROCESSTEG ANSVARIG BESKRIVNING Regelverk Trygghetsavtalet (TA 14 ) Processen startar: Medarbetare erbjuds sluta sin anställning med pensionsersättning. Myndigheten beslutar utifrån strukturell förändring, omställning, kompetensväxling m.m. enligt Trygghetsavtalet (TA). Avgången sker frivilligt från arbetstagarens sida. Aktivitet 1: Anmäla intresse om att avgå med pensionsersättning. Medarbetare Före beslut ska samråd äga rum med Rikspolisstyrelsens HRavdelning. Anmäler sitt intresse av erbjudandet. Aktivitet 2: Upprätta och skicka beslut. Myndighet Samråder med HR-avdelningen och skriver i enlighet med Trygghetsavtalets regler ett beslut i varje enskilt fall. Aktivitet 3: Godkänna beslut. RPS HK HR-avdelning Godkänner beslutet och skickar det till PAC/LK, samt en kopia till myndigheten. Aktivitet 4: Ta fram och skicka tjänstematrikel. PAC/LK Skickar informationsbrev samt tjänstematrikel till medarbetaren för granskning och godkännande. Tjänstematrikel hämtas från SPV, Visa anställning. Kontroll PAC/LK Kontrollerar uppgifterna på tjänstematrikeln mot uppgifterna i lönesystemet. 17
Aktivitet 5: Godkänna tjänstematrikel. Medarbetaren Granskar och återsänder tjänstematrikel med eller utan erinran till PAC/LK. Aktivitet 6: Skicka ansökan till SPV. PAC/LK Fyller i och skickar Ansökan/Anmälan om pensionsförmån till SPV. Blankett: SPV:s blankett, Ansökan/Anmälan om pensionsförmån. Avsluta PAC/LK Avslutar medarbetaren i lönesystemet. Arkivera PAC/LK Arkiverar enligt gällande arkivbestämmelser samtliga underlag i ärendet SPV Skickar pensionsbeslut till medarbetaren och myndigheten. Processen slutar: SPV skickar pensionsbeslut till medarbetaren och myndigheten. 18
Delprocess nr 11.5: Hantera delpension enligt avtal om arbetstidsminskning (civila 20 %) nivå 3 19
PROCESSTEG ANSVARIG BESKRIVNING Regelverk Lokalt avtal om finansiering och minskning av arbetstid för vissa arbetstagare (PEB-809-828/02) Avtal om delpension för arbetstagare hos staten (AgV Cirkulär 2003:A 4) Processen startar: Överenskommelse om delpension mellan medarbetaren och arbetsgivaren. Aktivitet 1: Ansöka om delpension. Medarbetare Ansöker om delpension enligt lokalt avtal om arbetstidsminskning. Aktivitet 2: Skicka beslut om delpension enl. arbetstidsminskningsavtalet. Myndighet Skickar beslutet till RPS, HK HR-avdelning för godkännande av medel för att täcka kostnader för arbetstidsminskningen. Aktivitet 3: Godkänna medel till beslutet. RPS HK HR-avdelning Godkänner beslutet och skickar det till PAC/LK, samt en kopia till myndigheten. Kontroll RPS/HR-avdelning Kontrollerar att ansökan uppfyller kriterierna i avtalet om arbetstidsminskning. Aktivitet 4: Skicka ansökan till SPV. PAC/LK Tar fram löneunderlag (pensionsgrundande tillägg) för de senaste 12 månaderna ur lönesystemet. Ansökan/Anmälan om pensionsförmån fylls i och skickas till SPV. Blankett: SPV:s blankett, Ansökan/Anmälan om pensionsförmån. Ruta för finansiär ska fyllas i med särskild kod. 20
SPV Aktivitet 5: Registrera delpension (arbetstidsminskning) i lönesystemet. PAC/LK SPV skickar pensionsbeslut till medarbetaren och myndigheten. Registrerar delpensionen enligt avtalet om arbetstidsminskning i lönesystemet. Arkivera PAC/LK Arkiverar enligt gällande arkivbestämmelser samtliga underlag i ärendet Löneproduktion PAC/LK Utför löneproduktion enligt gällande tidsplan. Processen slutar: Delpension enligt avtalet om arbetstidsminskning registrerad i lönesystemet. 21
Delprocess nr 11.6: Hantera efterlevandeförmåner nivå 3 22
PROCESSTEG ANSVARIG BESKRIVNING Regelverk Pensionsavtal PA-91 (AgV Cirkulär 2000:A 5) Pensionsavtal PA 03 (AgV Cirkulär 2008:3) Statens grupplivförsäkring (TGL-S) Processen startar: Medarbetaren avlider och avslutas i lönesystemet. Avsluta PAC/LK Aktivitet 1: Beställa dödsfallsintyg. PAC/LK Beställer dödsfallsintyg från Skatteverket. Aktivitet 2: Ta fram tjänstematrikel. PAC/LK Hämtar tjänstematrikel från SPV, Visa anställning. Kontroll PAC/LK Kontrollerar uppgifterna på tjänstematrikeln mot uppgifterna i lönesystemet. Aktivitet 3: Skicka blanketter. PAC/LK Skickar följebrev samt blanketterna Ansökan om efterlevandeförmån, Försäkran, Dödfallsintyg, Tjänstematrikelutdrag och broschyren Statens Grupplivförsäkring till dödsboet för ifyllande. Aktivitet 4: Fyll i och underteckna blanketter. Dödsboet Dödsboet skickar tillbaka de ifyllda och undertecknade blanketterna till PAC/LK. Aktivitet 5: Skicka handlingar till SPV PAC/LK Skickar handlingarna om efterlevandeförmån till SPV. 23
SPV SPV skickar pensionsbeslut till dödsboet och myndigheten. Arkivera PAC/LK Arkiverar enligt gällande arkivbestämmelser samtliga underlag i ärendet Processen slutar: Efterlevandeförmåner utbetalas till dödsboet. 24
Bilaga 1: Förkortningar och symboler i processerna Symboler 25
Förkortningar AF = Arbetsförmedlingen AFA = Arbetsmarknadsförsäkring AB AMS = Arbetsmarknadsstyrelsen ATO = Arbetstagarens organisation CSF = Central systemförvaltning FK = Försäkringskassan GW = E-postsystem HK HR = Huvudkontor Human Resources ITAC = IT-administrativt center KF = Kronofogden KU = Kontrolluppgifter LK = Lönekontor hos myndigheter som inte är anslutna till PAC LSF = Lokal systemförvaltning OB = Obekväm arbetstid PA = Personaladministration PAC = Polisens administrativa center PAN = Personalansvarsnämnden PMY = Polismyndighet PVIT = Polisväsendets IT-service RPS = Rikspolisstyrelsen SF = Systemförvaltning SL = Systemleverantör SNÖ = Servicenivåöverenskommelse SPV = Statens pensionsverk SV = Skatteverket TJ-lista = Tjänstgöringslista VAB = Vård av barn ÖT = Övertid 26
Bilaga 2: Polisens gemensamma löneprocess på övergripande nivå 27