Bostads AB Poseidon Granskningsredogörelse 2011
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BOSTADS AB POSEIDON 2011 2 Innehåll Sammanfattande bedömning sid 3 Uppföljning av föregående års granskning sid 4 Granskning av verksamheten sid 5 Grundläggande granskning sid 5 Styrning och uppföljning av värdarnas arbete sid 6 Ramavtalstrohet samt styrning och uppföljning av ingångna avtal sid 9... Stadsrevisionens uppdrag sid 11 Språkbruk och revisionstermer sid 11...
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BOSTADS AB POSEIDON 2011 3 Sammanfattande bedömning Årets granskning har omfattat styrning och uppföljning av husvärdarnas arbete samt en översiktlig bedömning av styrelsens och verkställande direktörens ledning och styrning ur ett intern kontrollperspektiv. Granskningen har inte givit upphov till någon kritik. I anslutning till granskningen av styrning och uppföljning av värdarnas arbete lämnar vi följande rekommendationer: Bolaget rekommenderas att utreda behovet av nya riktlinjer samt värdet av att samla bolagsgemensamma dokument rörande husvärdarnas arbetssätt i en husvärdshandbok. Bolaget rekommenderas att komplettera attestinstruktionen med en beloppsbegränsning avseende husvärdarnas ekonomiska befogenheter. Med beaktande av lämnade rekommendationer är den sammantagna bedömningen utifrån genomförd granskning att bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig.
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BOSTADS AB POSEIDON 2011 4 Uppföljning av föregående års granskning Uthyrningsrutiner Under 2010 genomfördes en granskning av bolagets uthyrningsrutiner. Den sammantagna bedömningen efter genomförd granskning var att bolaget i huvudsak arbetar i enlighet med de riktlinjer som bolagsstyrelsen fastställt. Avseende internkontroll inom uthyrningsverksamheten samt efterlevnaden av regelverk konstaterades dock ett antal förbättringsområden där den interna kontrollen behövde stärkas och där följsamheten mot gällande regelverk behövde förbättras. När det gäller efterlevnaden av gällande dokumenthanteringsplan var bedömningen att följsamheten behövde förbättras. Granskningen visade att distrikten och säljarna hade olika rutiner avseende vilken typ av dokumentation som sparas och avseende vad som gallras och när gallringen sker. Följande rekommendation lämnades: Bolaget rekommenderas att följa gällande dokumenthanteringsplan Årets granskning visar att bolaget i samband med implementering av det nya fastighetssystemet (FAST2) har kommenterat/tolkat gällande dokumenthanteringsplan i syfte att förtydliga denna för bolagets medarbetare. Bedömningen är att bolaget har vidtagit tillräckliga åtgärder. Rekommendationen anses därför vara omhändertagen.
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BOSTADS AB POSEIDON 2011 5 Granskning av verksamheten Grundläggande granskning Den grundläggande granskningen syftar till att ge underlag för att översiktligt bedöma styrelsens ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv. Väsentliga områden som omfattats av granskningen är: Styrelsens arbetsordning och vd-instruktion: Bedömning av att dokumenten är beslutade och uppdaterade enligt aktiebolagslagen. Särskilda uppdrag från kommunfullmäktige/kommunstyrelsen: Bedömning av att bolaget har tagit hand om uppdrag från kommunfullmäktige/kommunstyrelsen. Affärsplan/verksamhetsplan/budget: Bedömning av att styrelsen har beslutat om inriktningsdokument för budget och affärsplan. Dessutom bedömning av att styrelsen har tagit beslut om kommunfullmäktiges prioriterade mål samt beslutat om egna mål för verksamheten. Uppföljning av kommunfullmäktiges prioriterade mål: Bedömning av att styrelsen tagit del av de uppföljningsrapporter som överlämnats till kommunstyrelsen samt bedömning av att de för bolaget relevanta målen i kommunfullmäktiges budget har belysts i uppföljningsrapporterna. Verksamhets- och ekonomiuppföljning: Översiktlig bedömning av att väsentliga avvikelser beträffande verksamhet och ekonomi finns redovisade och analyserade i de rapporter som gått till bolagsstyrelsen. Internkontrollplan: Bedömning av att styrelsen fattat beslut om en särskild kontrollplan för kommande verksamhetsårs uppföljning av den interna kontrollen i enlighet med Göteborgs Stads ägardirektiv för direkt och indirekt ägda bolag och kommunfullmäktiges riktlinjer för intern kontroll. Ägardirektiv: Bedömning av att styrelsen utvärderat sitt eget arbete och utvärderat verkställande direktörens insatser. Iakttagelser Särskilda uppdrag från kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutade den 14 april 2011 om en självdeklarationsmodell för att stärka den interna kontrollen inom Göteborgs Stad. Syftet är att höja nivån på den interna kontrollen i för staden centrala processer och att ge underlag för en diskussion om intern kontroll inom nämnder och bolag. Bolaget har rapporterat i enlighet med kommunfullmäktiges beslut.
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BOSTADS AB POSEIDON 2011 6 Förvaltnings AB Framtiden beslöt på styrelsemötet den 21 februari 2011 att utreda om AB HjällboBostaden kan överföras till något av de övriga bostadsbolagen i koncernen. Utredningen behandlades på styrelsemötet 7 maj 2011 då moderbolagets styrelse beslöt att godkänna överlåtelse av aktierna i HjällboBostaden till Bostads AB Poseidon och samtidigt lämna över ärendet om försäljning respektive förvärv av Hjällbobostaden till kommunfullmäktige för ställningsstagande. Kommunfullmäktige behandlade ärendet den 17 november 2011 då beslut fattades om att godkänna överföring av HjällboBostaden till Poseidon till en köpeskilling motsvarande det bokförda beloppet (135 mnkr). HjällboBostaden är sedan den 12 december 2011 ett helägt dotterbolag till Poseidon. En fusionsprocess är inledd och förväntas vara avslutat under våren 2012. Internkontrollplan Bolaget har vid utformandet av internkontrollplanen utgått ifrån Göteborgs Stads ägardirektiv för direkt och indirekt ägda bolag. Under hösten har bolaget arbetat med internkontrollplan för 2012 på ett betydligt mer systematiskt och heltäckande sätt än tidigare. Bolagets ledning och styrelse har genomfört ett riskanalysarbete som dokumenterats. Riskerna är identifierade utifrån bolagets verksamhetsmål. Respektive identifierad risk har beskrivits och därefter värderats utifrån sannolikhet och konsekvens enligt en skala från 0 till 100. Därefter har en prioritering genomförts som ligger till grund för utformningen av internkontrollplan för 2012. Riskanalysen finns dokumenterad i ett Excel-baserat verktyg till vilket internkontrollplanen är kopplad. Beslut om internkontrollplan för 2012 togs av styrelsen under december månad. Vid samma tillfälle genomfördes en återrapportering avseende uppföljningen av 2011 års internkontrollplan. Bedömning Det har inte framkommit några omständigheter i den grundläggande granskningen som innebär ytterligare granskningsinsatser än vad som framgår nedan. Styrning och uppföljning av värdarnas arbete I Göteborg ägs cirka hälften av alla hyresrätter av Framtidenkoncernen, drygt 69 000 lägenheter. Av dessa äger bolaget cirka 23 700 lägenheter. Ungefär var fjärde göteborgare bor hos något av de fem kommunala bostadsbolagen. Bolaget arbetar decentraliserat och med stor närhet till hyresgästerna. Verksamheten bedrivs i sju geografiskt avgränsade distrikt. Målet med organisationen är att ansvaret och befogenheterna ska finnas längst ut i verksamheten. Varje distrikt ansvarar därmed för hyresgäster, fastigheter och ekonomi inom det egna förvaltningsområdet. Här sker också de dagliga kontakterna med de boende. Husvärdarna är de som har den huvudsakliga direktkontakten med bolagets hyresgäster. Inom husvärdarnas ansvarsområden kan bland annat reparationer, underhåll, fastighetsskötsel och besiktningar ingå. Värdarnas hyresgästkontakt kombinerat med att de har ekonomiska befogenheter i olika utsträckning innebär att arbetet är av förtroendekänslig karaktär. Det är en viktig demokratisk fråga att de boende känner en tilltro till och förstår hur de kommunala bostadsbolagen arbetar i sin relation till sina hyresgäster. Krav på transparens, en god intern kontroll och rättvis hantering kan särskilt ställas på kommunala bostadsbolag.
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BOSTADS AB POSEIDON 2011 7 Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolagets styrning och uppföljning av husvärdarnas arbetssätt är tillfredsställande samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen bygger på intervjuer med personer i ledningsfunktion och husvärdar. Utöver detta har även bolagets styrdokument och andra dokument, relevanta för granskningen studerats. Iakttagelser Varje distrikt består av en distriktschef, distriktsekonom, säljare, förvaltare fastighetsingenjör, miljövärdar och husvärdar som arbetar tillsammans i olika områdesgrupper. Husvärdarnas roll är främst att vara bolagets ansikte utåt genom att vara kontaktperson mot hyresgästerna i de flesta ärenden som rör lägenheten och bostadsområdet. Husvärden ansvarar i huvudsak för det inre underhållet av lägenheterna och skötsel av fastigheter inom det egna husvärdsområdet. Enligt bolaget har husvärdens roll förändrats till att idag vara mer ansvarsfylld och omfatta mer administrativt arbete än tidigare. Husvärdarnas roll och ansvar definieras i dokumentet Organisation, roller och ansvar. I detta dokument återfinns även bolagets attestinstruktion. Därutöver styrs husvärdarnas arbete i huvudsak av affärsplaner och olika bolagsgemensamma policydokument till exempel inköpspolicy och affärsetisk policy. Distrikten får årligen mål och resultatkrav från huvudkontoret som bryts ner i distrikten. Varje husvärd har en fastställd resultatbudget vars storlek varierar beroende på områdets omfattning och karaktär på lägenheterna. Den ekonomiska befogenheten är inte beloppsbegränsad enligt attestinstruktionen. Husvärdens arbetsuppgifter består framförallt av kundkontakter, genomföra lägenhetsunderhåll, reparationer i fastigheterna och genomföra besiktningar och bedömning av underhåll av lägenheter både löpande under året och i samband med avflytt. Husvärdarna tar också emot uppgifter om störningar. Avhysningar sköts dock tillsammans med förvaltaren och distriktschefen och då krävs att störningen är bekräftad och dokumenterad. Granskningen har visat att arbetssätten kan skilja mellan distrikten men även mellan husvärdar. Till exempel har det noterats skillnader i vilken grad man utför reparationer själv eller beställer jobbet från hantverkare och i vilken omfattning man debiterar hyresgästerna. Granskningen har visat att distrikten i princip inte har några lager men större gemensamma inköp förekommer. Centralt stöd (ekonomi) har tagit fram riktlinjer som ska tillämpas när detta sker. Enligt de intervjuade förekommer gemensamma inköp alltmer sällan då varorna oftast levereras direkt till hyresgästen/lägenheten från leverantören. Bolaget har under året implementerat ett antal nya rutiner till exempel kontroll av faktura mot beställningsunderlag samt stickprovskontroller av fakturor i syfte att stärka den interna kontrollen. Bolaget implementerade under hösten ett nytt fastighetssystem (FAST2) vilket också har inneburit nya rutiner för husvärdarna. Under hösten 2010 beslutade koncernstyrelsen om att koncernens bolag ska följa Lagen om offentlig upphandling (LOU). Med anledning av beslutet reviderades koncernens inköps- och
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BOSTADS AB POSEIDON 2011 8 upphandlingspolicy vilket också delvis har påverkat bolagets inköpsrutiner. Intervjuade husvärdar anser att man har fått erforderlig information från bolaget om de nya rutinerna och granskningen visar att dessa synes vara kända i organisationen. Distriktschefen genomför tillsammans med distriktsekonomen månadsvis uppföljning av husvärdarnas resultat. Utöver den ekonomiska uppföljning genomförs också årliga kundundersökningar som delvis mäter husvärdarnas arbete. Husvärdarna upplever att det under det sista året har varit stort fokus på etik och moral i bolaget och granskningen visar att husvärdarna har en hög medvetenhet om de affärsetiska riktlinjerna. Bedömning Granskningen visar att husvärdarnas uppdrag och ansvarsområden synes vara tydligt och likartat inom bolaget. Det har dock noterats skillnader i distriktens/husvärdarnas arbetssätt. För att säkerställa ett likartat arbetssätt kan bolaget se över husvärdarnas arbetsuppgifter/-sätt och utforma riktlinjer för de arbetsuppgifter som ska hanteras likartat inom bolaget. Riktlinjerna kan tillsammans med befintliga rutinbeskrivningar och styrdokument samlas i en husvärdshandbok. En sådan dokumentation förväntas också kunna fungera som ett stöd för husvärdarna i det dagliga arbetet samt vid introduktion av nyanställda. Bolaget rekommenderas att utreda behovet av nya riktlinjer samt värdet av att samla bolagsgemensamma dokument rörande husvärdarnas arbetssätt i en husvärdshandbok. Bolaget har sedan tidigare tvärgruppsträffar där husvärdarna träffas för utbildning och information av aktuella frågor för bolaget. För att lära av varandra och skapa samsyn internt ser vi att dessa träffar också kan vara ett bra forum för husvärdarna att diskutera risker och arbetssätt, för att på så sätt säkerställa en rättvis hantering av hyresgästerna. För att stärka den interna kontrollen ytterligare och tydliggöra värdarnas ekonomiska befogenheter bör bolagets attestinstruktion kompletteras med en beloppsbegränsning för husvärdarna. Bolaget rekommenderas att komplettera attestinstruktionen med en beloppsbegränsning avseende husvärdarnas ekonomiska befogenheter.
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BOSTADS AB POSEIDON 2011 9 Ramavtalstrohet samt styrning och uppföljning av ingångna avtal Under 2011 har stadsrevisionen genomfört en granskning av ramavtalstrohet samt verksamheters styrning och uppföljning av ingångna avtal inom ett avtalsområde; städtjänster. Granskningen har omfattat inköp och aktuella avtal under år 2010. Den första delen syftade till att kartlägga och bedöma nämnders och bolags avtalstrohet inom det aktuella avtalsområdet. I denna del ingick stadens samtliga nämnder och helägda bolag i underlaget. Den andra delen av granskningen syftade till att pröva om nämnder/bolag utövade en tillräcklig styrning och uppföljning vid inköp av externa städtjänster. I första hand var denna del inriktad på inköp gjorda utanför ramavtal och granskningen genomfördes på ett urval av sex enheter, däribland Bostads AB Poseidon. Granskningen har avrapporterats till kommunfullmäktige i en särskild rapport. Iakttagelser Bostads AB Poseidon har sedan en längre tid gjort egna upphandlingar beträffande städtjänster för sina flerbostadsfastigheter. Arbetssättet inom bolag är att genomföra upphandlingar per distrikt för att sedan teckna längre avtal med de externa leverantörerna. Under år 2010 genomförde bolaget inga upphandlingar inom området och kostnaderna för externt köpta städtjänster för perioden kan hänföras till längre avtal som tecknats innan det aktuella ramavtalet började gälla. Bolaget har dock gjort bedömningen att ramavtalet inte är tillämpligt för de städtjänster de upphandlar beträffande sina flerbostadsfastigheter. De skäl som anges är dels omfattningen på de upphandlingar som genomförs, men också att flerbostadshus inte specifikt finns omnämnt i den uppräkning av lokaltyper som ramavtalet avser omfatta. Som en konsekvens av detta har bolaget under år 2011 fortsatt att genomföra egna upphandlingar utanför gällande ramavtal. För granskningen av styrning och uppföljning av ingångna avtal har två av bolagets egenupprättade avtal valts ut. Vid en jämförelse med ramavtalet uppvisar dessa avtal en motsvarande detaljeringsgrad och omfattning sett till vilka intressen som regleras i avtalen. Inför avtalstecknande genomför dessutom bolaget kontroller av leverantörerna, bland annat via skatteverket, för att säkerställa att de leverantörer man använder sig av är lämplig. För den mer praktiska kontrollen av att levererad tjänst motsvarar det som avtalats använder sig bolaget av olika kompletterande arbetssätt. Exempelvis handlar detta om uppföljningsmöten med leverantörerna, stickprovsmässiga kontroller och omhändertagande av kundklagomål. Bedömning Av stadens inköps- och upphandlingspolicy framgår att förekomst av ramavtal alltid ska kontrolleras vid inköp och innan eventuell upphandling sker. Om ramavtal finns ska dessa användas. Härigenom ska fördelarna med en samordnad upphandling nås som det ges uttryck för i policyn. Att det kan uppstå en omställningsperiod i samband med att nya ramavtal tecknas är något som stadsrevisionen bedömer som acceptabelt. Bolaget har dock under 2011 fortsatt genomföra egna upphandlingar inom området då ramavtalet inte bedömts som tillämpligt. Stadsrevisionens bedömning är att ramavtalet sannolikt omfattar det behov av städtjänster som bolaget har i sina flerbostadsfastigheter. För att säkerställa en korrekt hantering i enlighet med stadens inköps- och upphandlingspolicy måste därför möjligheten att göra avrop på
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BOSTADS AB POSEIDON 2011 10 ramavtalet utredas. Detta bör bolaget göra i dialog med den part som tecknat ramavtalet, det vill säga Göteborgs Stads Upphandlings AB. Den styrning och uppföljning som bolaget genomför inom det granskade avtalsområdet, genom regleringar i de egenupprättade avtalen och andra praktiska kontroller, bedömer stadsrevisionen som tillfredsställande. Sven R. Andersson av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Kågan Karlsson av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Anna Lycke Börjesson certifierad kommunal yrkesrevisor, sakkunnigt biträde... Handlingar som ingår i granskningen: Granskningsrapport för år 2011, daterad 2012-02-09
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BOSTADS AB POSEIDON 2011 11 Stadsrevisionens uppdrag Språkbruk och revisionstermer Enligt Göteborgs Stads revisionsreglemente väljer kommunfullmäktige 22 förtroendevalda revisorer att bilda revisorsgrupp. Bland de förtroendevalda revisorerna utser kommunfullmäktige även lekmannarevisorer vilka har ett självständigt uppdrag att granska de kommunala bolag som helt eller till viss del ägs av Göteborgs Stad. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och de sakkunniga tjänstemännen på Göteborgs Stads revisionskontor. Stadsrevisionen redovisar årligen sina iakttagelser avseende verksamhet, räkenskaper och intern kontroll i en revisionsredogörelse för kommunstyrelsen samt en revisionsberättelse och en revisionsredogörelse för respektive nämnd. För varje bolag upprättas en granskningsrapport och en granskningsredogörelse som behandlar bolagets verksamhet och interna kontroll. Stadsrevisionen genomför också fördjupade granskningar som redovisas i revisionsrapporter. Revisorerna lämnar i sina granskningar rekommendationer och revisionskritik. Rekommendationer lämnas när utveckling och förbättring bedöms vara möjliga och riktas inte alltid till nämnden eller styrelsen utan kan framföras på bolags- och förvaltningsnivå. Revisionskritik brukar graderas genom begreppen påpekan, erinran och anmärkning. En anmärkning kan, när det gäller nämnderna, lämnas med eller utan tillstyrkan om ansvarsfrihet. Anmärkningar mot styrelse eller nämnd framgår av granskningsrapporten (för bolag) eller revisionsberättelsen (för nämnder). Styrelsens/bolagets eller nämndens/ förvaltningens åtgärder, med avseende på lämnade rekommendationer, följs regelmässigt upp under kommande år.
GRANSKNINGSRAPPORT Till årsstämman i Bostads AB Poseidon Org.nr. 556120-3398 Till Göteborgs kommunfullmäktige för kännedom Vi, av fullmäktige i Göteborgs kommun utsedda lekmannarevisorer, har granskat Bostads AB Poseidons verksamhet under 2011. Styrelse och verkställande direktör ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande bolagsordning, ägardirektiv och beslut samt de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten. Lekmannarevisorernas ansvar är att granska och bedöma om bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. Granskningen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, kommunens revisionsreglemente, god revisionssed i kommunal verksamhet och med beaktande av de beslut kommunfullmäktige och årsstämman fattat. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge rimlig grund för en bedömning. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning har överlämnats till bolagets styrelse och verkställande direktör. Utifrån genomförd granskning bedömer vi att bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. Göteborg 2012-02-09 Sven R. Andersson av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Kågan Karlsson av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor