Plan för intern kontroll 2016 Habilitering och Hjälpmedel, uppföljning tertial 2 Gult fält=obligatoriskt Bilaga 4 Grönt fält=verksamhetsspecifikt Kontrollansvarig: Förvaltningschef Återrapportering: Kontrollutförare rapporterar till Kontrollansvarig. Rapportering sker därefter till Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden i tertialrapporter 20160430 och 20160831, samt i årsredovisning 2016. Obligatoriska kontrollområden 1 Nöjda medborgare Patienten är nöjd Patienternas synpunkter ligger till grund för förbättringsarbetet. 2 En effektiv verksamhet med Patienten får insatser i rätt tid hög kvalitet Patienten är medaktör En patient, en planering Patientens möjlighet till kontakt och insatser genom elektroniska tjänster har ökat. Beslutade insatser genomförs inom optimal tid Vux, SHD, Hjm, Divisionskommunikatör samt Enhetschef Stab IT Risk för avvikelse Avvikelse Uppföljning T1, T2 samt årligen. inom Bou, Vux, Hjm, IT samt Adm. utveckling och implementering av modell för utvärdering av gruppverksamhet inom Dövblindenheten. SHD: Orsaken är personalomställning och att utvecklingsledare saknas. Uppföljning T1, T2 samt årligen Enlig plan inom Bou, Vux, Hjm samt IT. SHD: Avvikelse vad gäller att bilda ett habiliteringsteam för att möta personer med CHARGE. SHD: Hälften av Dövblindenhetens medarbetare har slutat på kort tid. Rekrytering pågår. Arbetet fortsätter i takt med att nya medarbetare blir insatta i arbetet. Uppföljning T1, T2 samt årligen inom Bou, Hjm och Vux: Risk för avvikelse vad gäller webbutbildning kring autism och utvidning av utbudet kring diagnosutbildningar på nätet. måltal för individuella insatser via distansteknik. IT: Risk för avvikelse vad gäller att medarbetare ska erbjudas utbildning i 1177 Vårdguidens etjänster samt rutiner för att utveckla och införa nya ärendetyper i 1177 etjänster. Vux: Ligger utanför Vux handlingsutrymme. SHD: Arbete pågår för att stimulera såväl medarbetare som patienter till att vilja använda distansmötesteknik. IT: Fokus på 1177 i innovationsrådet för ehälsa, verksamhetsspecialist för 1177 etjänster har utsetts. Uppföljning T1, T2 samt årligen 1 (5)
Patientsäkerheten är hög Patienten får insatser i en patientsäker miljö. 3 En drivande utvecklingsaktör Patienten möts av rätt kompetens Patienten får kvalitetssäkrade insatser utifrån nationella och regionala rekommendationer. 4 Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Aktiviteter för en hälsosam arbetsplats planeras och genomförs i verksamheterna. Vux, SHD, Hjm samt Pat.säkerhetssamordnare Vux, SHD, Hjm samt Chef FoU Vux, SHD, Hjm, Chef Fou, HR-samordnare. Enhetschef Stab IT, Divisionskommunikatör, Divisionsekonom samt 2 (5) Uppföljning T1, T2 samt årligen Enlig plan inom Bou, Vux, SHD, Hjm samt Pat. säkerhetssamordnare. IT: Risk för avvikelse vad gäller att kommunicera gällande anvisningar för hur digitala arbetsredskap används patientsäkert. IT: Arbete pågår vad gäller rutiner för mobilt arbetssätt samt påminnelse-sms till patienter. Uppföljning T1, T2 samt årligen inom Vux, FoU samt IT. Bou: Risk för avvikelse vad gäller att förskolebarn med autism ska ha en övergripande planering innan påbörjade insatser. arbetet med priodatabasen inom Hörsel vux samt Dövblindenheten, samt vad gäller utredning av insatser till barn/unga med APD. Bou: Enhetscheferna har vid ledningsmöte i april fått lägesrapport. Utdata från HabQ och journaler måste säkerställas. Ny utdata kommer att tas fram i höst. SHD: Åtgärd avs. priodatabasen är att påbörja och arbeta så långt som möjligt och sedan färdigställa under början av 2017. Utredning om insatser till barn/unga med APD är ej prioriterat med anledning av personalomställning samt lågt inflöde av remisser. Uppföljning T1, T2 samt årligen inom Bou, Vux, SHD, Hjm, Adm, FoU, HR, IT samt Ekonomi: Risk för avvikelse finns vad gäller möjlighet till reflektion och lärande. Orsaken är utökat uppföljningsuppdrag vilket medfört bortprioriteringar. 5 Verksamhet och resultat i fokus Utbudet av insatser är likvärdigt i hela Skåne Insatserna är organiserade så att de efter behov kommer alla till del. Uppföljning T1, T2 samt årligen 6 Långsiktigt stark ekonomi Långsiktigt stark ekonomi Ekonomin för divisionens kärnverksamhet är i balans. Vux, SHD, Hjm, Divisionsekonom, Chef Fou, HR-samordnare. Enhetschef Stab IT, Divisionskommunikatör samt Uppföljning T1, T2 samt årligen inom Bou, Vux, SHD, Hjm, Adm, FoU, HR, IT samt Ekonomi: Risk för avvikelse vad gäller att utarbeta modell för kvalitetsbristkostnader. Ekonomi: Orsaken är utökat uppföljningsuppdrag vilket medfört bortprioriteringar.
7a Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner - följsamhet mot regler och riktlinjer 7b Skattelagstiftningen - efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer 7c Fakturering - följsamhet mot Beslutsattestbehörigheter följer beslutsordning. 1. Skattelagstiftningens krav följs 2. Momsredovisning sker och det finns momsunderlag på leverantörsfakturor avseende representation och arbetsmåltider. Fakturering för utomlänsvård sker i enlighet med regelverk. GSF/Divisionsekonom GSF/Divisionsekonom GSF Auktorisationskansliet Kontroll att beslutsattestbehörigheter i ekonomiet Raindance är upplagda i enlighet med beslutsordning. Avrapportering årligen Kontroll av redovisning och stickprov. Kontroll av att fakturering skett inom 6 månader. Avrapportering T2 samt årligen. 3 (5) 7d Uppföljning av fastställd budget/plan - rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser (fokusområden 2016 investeringar och personal) Uppföljning av personalbudget på enhetsnivå är förenklad. Rutin för analys och åtgärder vid avvikelser finns på divisionsnivå. Divisionsekonom, HRsamordnare Divisionsekonom, HRsamordnare 8a Bisysslor - följsamhet mot 8b Kompetensförsörjning - tillse att aktuella planer finns Underlag skickas in för godkännande i enlighet med linjeorganisationen. Kompetensförsörjningsplan finns på divisionsnivå. Planen följs på verksamhetsnivå. HR-samordnare HR-samordnare Instruktion om uppdatering av bisyssla skickas till VC och SC. Redovisade bisysslor lämnas till HR. Avrapportering T1. Kontroll av att underlag för personalplanering finns inom respektive verksamhet. Underlaget omfattar redovisning av personalomsättning, åldersfördelning samt ev. kända förändringar uppdelat per yrkesgrupp. 9a Upphandling - följsamhet mot Upphandling av klimatvård följer. Kontroll av att upphandling under 2016 följer regler och riktlinjer. 9b Verkställighet av beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Beslutsordning för Skånevård Kryh följs. Kontroll via stickprov av att beslutsordningen följs. Verksamhetsspecifika kontrollområden 10 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har minskat. Vux, SHD, Hjm samt HRsamordnare Mätning av sjukfrånvaron sker månadsvis. Djupanalyser av sjukfrånvaron utifrån ålder, kön och yrkeskategori genomförs kontinuerligt. Åtgärder utifrån analys. Avrapportering T1, T2 samt årligen. Det långsiktiga målet för sjukfrånvaro i Region Skåne är 14 dagar per medarbetare och år. För att nå målet måste sjukfrånvaron inom HoH minska.
11 Barn och ungdomar med funktionsnedsättning Barn och ungdomar inom Barnoch ungdomshabiliteringen får de insatser de har behov av. Verksamhetschef Bou Kontroll via stickprov. Rapportering sker löpande till Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden. 4 (5) Ett ökat inflöde av remisser I Malmö föreligger avvikelse då förväntas, vilket innebär att det barn med autism trots finns en risk att divisionen inte fullt personalförstärning får vänta ca 6 ut kan erbjuda insatser månader på individuella intensiva motsvarande behovet. Ökat inflöde beteendeterapeutiska insatser. av remisser avs. Beroende på om remissflödet autismspektrumtillstånd påverkar fortsätter öka i samma takt även verksamhet för barn och föreligger risk för avvikelse på ungdomar med andra diagnoser. flera enheter vad gäller att möta behovet av insatser. Alternativt kommer insatser för andra diagnos- och åldersgrupper inte kunna genomföras i tid. En annan konsekvens är också att varje barn får färre insatser. Åtta av nio enheter har ett ökat inflöde av remisser för barn/unga med autism jan-juli. Nya kreativa lösingar för behandlingsinsatser planeras löpande. På flertalet enheter gör man satsning på bland annat föräldrautbildningar samt samspelsgrupper för att möta behovet av insatser. 12 Hjälpmedel Ekonomin för området hjälpmedel är i balans. 13 Vårdval hörselrehabilitering Ekonomin för området vårdval hörselrehabilitering påverkar inte kärnverksamheten. Divisionsekonom Divisionsekonom Uppföljning av ekonomiskt utfall sker månadsvis. Rapportering sker löpande till Habiliteringsoch hjälpmedelsnämnden tillsammans med förslag på korrigerande åtgärder. Uppföljning av ekonomiskt utfall och utveckling av efterfrågan sker månadsvis. Rapportering sker löpande till Habiliteringsoch hjälpmedelsnämnden. En samlad hjälpmedelsverksamhet Ersättning om 5,8 mkr från ska införas inom Region Skåne, Regionstyrelsen har erhållits för med start 1 januari 2016. Det är i ny hjälpmedelsorganisation 2016. dagsläget svårt att överblicka de ekonomiska konsekvenserna. Befarade kostnadsökningar 2016 finns inom områdena rörelsehjälpmedel och hörhjälmedel. Verksamheten Vårdval Prognos för vårdval hörselrehabilitering förväntas gå hörselrehabilitering är -9 mkr. med ett underskott om 11 mkr 2016. Divisionen har inga möjligheter att Om resultatet för hela påverka inflödet av patienter och förvaltningen ska nå balans kan endast begränsade möjligheter att det krävas insatser i styra kostnadutvecklingen. kärnverksamheten. 14 Tillgång till läkare med specialistkompetens Divisionen har tilgång till läkare med specialistkompetens inom området barn- och ungdomsneurologi med habilitering. Verksamhetschef Bou Arbete med att lösa bristsituationen pågår löpande. Avrapportering av läget och ev. vidtagna åtgärder sker i T1, T2 samt årligen. Inom Region Skåne råder brist på läkare med specialistkompetens inom området barn- och ungdomsneurologi med habilitering. Habilitering och Hjälpmedel köper dessa tjänster från de Barn- och ungdomsmedicinska klinikerna, och bristen på läkare innebär en risk att barn och ungdomar inom Barn- och ungdomshabiliteringen inte får de insatser de har behov av. Bristen är mycket stor och vi har kö till läkarmottagningarna. Det innebär att prioriterade insatser inte kan genomföras vid flertalet enheter. Barnklinikerna kan långt ifrån tillmötesgå behovet av läkare inom Bou. Arbete sker löpande för att försöka säkerställa tillgången till läkare. Hårdare medicinska prioriteringar får göras.
Risk- och väsentlighetsbedömning Riskbedömning ska identifiera organisationens viktigaste processer, rutiner och. I analysen ingår att identifiera potentiella risker och felkällor, bedöma konsekvenserna och i vilken grad riskerna kan kontrolleras. Utgångspunkter i kartläggningsprocessen kan vara att: Identifiera vilka processer/rutiner som inte får gå fel, erfarenheter av brister i verksamhets, granskningsrapporter, omvärldsfaktorer, lagar, reglementen, policydokument, riktlinjer, rutinbeskrivningar,. Kriterier som ligger till grund vid risk- och väsentlighetsbedömning kan vara: Ekonomisk betydelse, i vilken mån mål är definierade för verksamheten i mätbara termer avseende kvantitets- och kvalitetskrav och hur dessa följs upp, den omfattning i vilken verksamhetsområdet är föremål för löpande bedömningar, postens storlek i relation till omsättning/ omslutning, transaktionsvolym och storlek på enskilda transaktioner inom verksamhetsområdet, förtroendeskada, kompetens och erfarenhet i verksamheten etc. Riskbedömning innebär en kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/ konsekvenser och sannolikhet/ risk i processer, rutiner och. I riskbedömning ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten ger en beskrivning av risk och väsentlighet. Konsekvens 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 9 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Sannolikhet Konsekvens: Sannolikhet: 1 Försumbar är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne 2 Lindrig uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 4 Allvarlig är så stor att fel inte får inträffa 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå Risk- och väsentlighetsbedömning: 1-3: Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 4-8: Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs 9-12: Reducera riskerna! Åtgärdas. Bör tas med i internkontrollplan. 13-16: Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna