Innehåll Upprop Val av justerare Justeringens tid och plats 43 Godkännande av ärendelista 2018/4007 4 44 Delgivningar 2018/4005 5 45 Statusrapport 2018/4006 6 46 Informationssäkerhet och 2018/4055 7-8 personuppgiftsbehandlingar 47 Dataskyddsombud 2018/4054 9-11 48 Systematiskt kvalitetsarbete 2018/4018 12-13 49 Samverkan mellan kommunerna i Jönköpings 2018/4022 14-15 län och Region Jönköpings län kring barns och ungas psykiska, sociala och fysiska hälsa 50 Gallringsbeslut 2018/4051 16-17 51 Tillbud och arbetsskador 2017 2018/4016 18 52 Strategi för framtidens skola 2018/4056 19 53 Månadsuppföljning 2018 2018/4044 20-21 55 Organisation i grundskolan 2018/4015 22 56 Information per verksamhetsområde 2018/4009 23 57 Budget 2019 2017/4098 24-25 58 Information om skolskjutsverksamheten 2018/4058 26 1
Plats och tid Kommunfullmäktigesalen klockan 13.00 16.20 ande Annika Carlsson (M), ordförande Harrieth Cajfeldt-Carlsson (S) ersättare för Katarina Karlsson (S) Mats Tingshagen (S) Rolf Callenholm (MF) ersättare för Johnny Nilsen (MF) Angelica Lundberg (SD) klockan 14.10 16.20, 52-58 Jimmie Larsson (M) Bertil Engström (MP) Paula Ekblom (KD) ersättare för Stanley Abrahamsson (KD) Mikael Johansson (V) Övriga närvarande Lilli Elf, sekreterare Linda Rudelius, tillförordnad barn- och utbildningschef Dejan Nedic, IT-strateg, 46-47 Hillevi Lindström, personalchef, 51 Lena Ottosson Burge, rektor Trollehöjdskolan, 52 Björn Bergström, biträdande rektor Trollehöjdskolan, 52 Patrik Lernberg, rektor Gunnarsbo/Sandhems skolområde, 52 Karin Norman, biträdande rektor Gunnarsbo/Sandhems skolområde, 52 Pia Croona, förskolechef, 52 Jonny Andersson, controller, 53 Justeringsplats och tid samt utses att justera Kommunkontoret Mullsjö 43-58 2018-05-17 Lilli Elf, sekreterare Annika Carlsson, ordförande Mats Tingshagen, justerande Rolf Callenholm, justerande 2
ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp 2018-05-18 Datum då anslaget tas ned 2018-06-09 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Mullsjö Underskrift Lilli Elf 3
43 Godkännande av ärendelista Följande tillkommande ärenden anmäls: Dnr 2018/4007 Finansiering av utemiljön Björksäter Information om skolskjutsar beslutar att med ovanstående tillägg godkänna ärendelistan. 4
Dnr 2018/4005 44 Delgivningar Följande handlingar har kommit in till barn- och utbildningsnämnden: Elöverkänsligas förening i Jönköpings län, skrivelse till rektorer 2018-04 inkommen den 27 april 2018 (Dnr 2018/4053). Skolverket, beslut om statsbidrag för personalförstärkningar inom elevhälsan när det gäller specialpedagogiska insatser för 2018 den 20 april 2018 (Dnr 2018/4047). Skolverket, beslut om statsbidrag till skolhuvudmän om inrättar karriärsteg för lärare för 2018/2019 den 20 april 2018 (Dnr 2018/4048). Skolverket, beslut om statsbidrag för ökad jämlikhet 2018 den 18 april 2018 (Dnr 2018/4046). Protokoll från kommunstyrelsens allmänna utskott den 12 april 2018 71; Begäran om anställningsstopp. Protokoll från kommunstyrelsens allmänna utskott den 12 april 2018 8 74; Delgivningar Protokoll från skyddskommittén i Mullsjö kommun den 12 mars 2018 (Dnr 2018/4045). beslutar att lägga delgivningarna till handlingarna. 5
Dnr 2018/4006 45 Statusrapport Statusrapport över pågående ärenden i barn- och utbildningsnämnden samt dess arbetsutskott den 14 maj 2018. sunderlag Statusrapport beslutar att lägga statusrapporten till handlingarna. 6
46 Informationssäkerhet och personuppgiftsbehandlingar Dnr 2018/4055 Den nya dataskyddsförordningen eller GDPR (förkortning av engelskans General Data Protection Regulation) börjar gälla 25 maj 2018. Förordningen ersätter personuppgiftslagen (PuL). Dataskyddsförordningen är en uppdatering av personuppgiftslagen. Tillsammans med den antagna informationssäkerhetspolicyn (Dnr 2017/1275), ger dessa nya förutsättningar ett behov att informera berörda informationsägare om innebörden av förändringarna. Policyn för informationssäkerhet gäller för alla informationstillgångar i alla verksamheter inom Mullsjö kommun. Policyn gäller för samtliga aktörer som kan komma att hantera kommunens information. Nämnderna med verksamheterna ansvarar för informationsägarskapet inom ramen för sina verksamheter. Informationsägaren har det yttersta ansvaret för sin information och avgör vilken information som får hanteras, hur den får hanteras och av vem den får hanteras. Dataskyddsförordningen i sig, innebär en skärpning av kraven på att skydda personuppgifter i det nya digitala samhället. Bland annat införs möjligheten att utdöma ekonomiska sanktioner mot personuppgiftsansvariga som bryter mot dataskyddsförordningens regler. Därför är det av stor vikt att de som hanterar information har kunskap om den lagstiftning, regelverk, föreskrifter som gäller för hur informationen får hanteras. Verksamheten måste ha insikt om att de själva ansvarar för att informationssäkerheten upprätthålls. sunderlag Tjänsteskrivelse från IT-strategen den 3 maj 2018 beslutar att lägga informationen till handlingarna. 7
46 fortsättning et skickas till IT-strategen 8
Dnr 2018/4054 47 Dataskyddsombud Enligt Dataskyddsförordningen är det kommunens skyldighet att utse ett dataskyddsombud. Förordningen gäller från den 25 maj 2018. Genom införandet av Dataskyddsförordningen upphör tidigare uppdrag som personuppgiftsombud att gälla från den 25 maj 2018. Alla myndigheter som behandlar personuppgifter måste utse ett dataskyddsombud. Ombudets roll är att kontrollera att myndigheten följer dataskyddsförordningen, som förkortas GDPR. Dataskyddsombudet ska exempelvis utföra kontroller och informationsinsatser. Dataskyddsombudet ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer och, särskilt, sakkunskap om lagstiftning och praxis avseende dataskydd samt förmågan att fullgöra sina uppgifter. Ombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i organisationen och ska rapportera till organisationens ledning. Det ska noteras att Mullsjö, Jönköping, Habo och Vaggeryds kommuner har ingått samverkansavtal angående gemensamt Dataskyddsombud. Rekrytering och anställning har genomförts av stadskontorets kansliavdelning i Jönköpings kommun för att hitta lämplig person och som uppfyller ställda krav på ett dataskyddsombud- Det är barn- och utbildningsnämndens ansvar att formellt utse personen som dataskyddsombud för nämndens räkning. Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet ska anmälas till Datainspektionen. Dataskyddsombudet ska ansvara för att: vara ett kunskapsstöd gällande dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. övervaka den interna efterlevnaden av dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. rapportera till organisationens ledning om dataskyddsfrågor och organisationens brister och utvecklingsbehov. tillsammans med sakkunniga kravställa och arbeta för att införa säkerhetsskyddsåtgärder enligt lagstiftning inom dataskydd. Även ge råd och stöd avseende säkerhetsskyddsåtgärder. identifiera kompetensutvecklingsbehov, planera och genomföra utbildningar avseende dataskyddsförordningen och angränsande lagstiftning. 9
47 fortsättning övervaka den interna efterlevnaden av organisationens strategi för dataskydd. bistå i utredning av misstänkta dataintrång. ge råd vid genomförande av konsekvensbedömning av dataskydd och övervaka genomförandet av den, samt ställa krav på att konsekvensbedömningar genomförs. kontrollera genomförda konsekvensbedömningar av dataskydd. omvärldsbevaka, nätverka och inhämta kunskap inom lagstiftningsområdet dataskydd. fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten Datainspektionen och vid behov genomföra förhandssamråd. Kommunstyrelsen, socialnämnden och byggnadsnämnden behöver också besluta om att utse dataskyddsombud. sunderlag Tjänsteskrivelse från administrativa chefen den 24 april 2018. Förslag till beslut Administrative chefen föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta att utse juristen Johan Isaksson till dataskyddsombud för Mullsjö kommun från den 25 maj 2018, att nuvarande uppdrag som personuppgiftsombud upphör att gälla den 25 maj 2018 och att kontaktuppgifter till dataskyddsombudet anmäls till Datainspektionen. beslutar att utse juristen Johan Isaksson till dataskyddsombud för Mullsjö kommun från den 25 maj 2018, att nuvarande uppdrag som personuppgiftsombud upphör att gälla den 25 maj 2018 och att kontaktuppgifter till dataskyddsombudet anmäls till Datainspektionen. 10
47 fortsättning et skickas till Datainspektionen IT-strategen Chefsjurist Jönköpings kommun Johan Isaksson 11
48 Systematiskt kvalitetsarbete Dnr 2018/4018 En del i kommunens systematiska kvalitetsarbete berör område normer och värden, inflytande. Området utgör ett av de tre områden som tillsammans skapar helheten kring det systematiska kvalitetsarbetet. Utgångspunkten för målområdet normer och värden är nedanstående frågor. Frågorna är tänkta att underlätta för nämnden att synliggöra, följa upp, analysera, bedöma och utveckla kvaliteten i er verksamhet. På nämndens möte i mars var rektorer och förskolechefer inbjudan för att redovisa arbetet med normer och värden på enhetsnivå. I stora drag kan konstateras att alla enheter jobbar med ett värdegrundsarbete i enlighet med lagstiftningen. Det finns planer mot kränkande behandling och enheterna jobbar med utifrån dessa. Utifrån perspektivet inflytande belyses ett behov att utveckla kanalerna kring dialog och kommunikation med vårdnadshavare i syfte att hitta fler sätt att främja samverkan mellan hem och förskola/skola. Detsamma gäller för elevernas rätt till inflytande. Här kan konstateras ett uppföljningen jämfört med förra året lett till ett aktivare arbete med att tydliggöra elevers rätt till inflytande utvecklats och gett resultat. Det bör även ge effekt på trivseln. Ett större utvecklingsområde inom området normer och värden är det ökande antal anmälningsärende som lämnas till Skolinspektionen, barn- och elevombudet och arbetsmiljöverket. De flesta av dessa frågor berör kopplingen till normer och värden. Mönstret som går att utläsa är att det finns en problematik i gränsdragningen mellan konflikt och kränkning. Huvudmannen behöver vidta åtgärder inom detta område och förslagsvis genom en utbildningsinsats. Våra tillsynsmyndigheter som Skolinspektionen och barn- och elevombudet kan tillfrågas om de inom ramen för sitt rådgivande uppdrag kan genomföra en utbildningsinsats. Vidare behöver grundskolans enheter arbeta med att tydliggöra rutinerna och anmälningsförfarandet vid kännedom om att elever upplever sig kränkta. I detta ingår även att stärka de övergripande rutinerna för att huvudmannen på ett effektivare sätt analysera behovet av eventuella insatser eller åtgärder. 12
48 fortsättning sunderlag Protokoll från barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott den 23 april 2018, 23 Tjänsteskrivelse från utvecklingschefen den 13 april 2018 - huvudmannens analys Förskolans dokumentation den 2 mars 2018 Gunnarsboskolans dokumentation den 5 mars 2018 Trollehöjdskolans dokumentation 26 februari 2018 Förslag till beslut s arbetsutskott föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta att ge tillförordnad barn- och utbildningschef i uppdrag att undersöka möjligheten till utbildningsinsats och att ge skolledargruppen i uppdrag att se över rutinerna för arbetet med kränkande behandling och att återrapportering bör ske om sex månader. beslutar att ge tillförordnad barn- och utbildningschef i uppdrag att undersöka möjligheten till utbildningsinsats och att ge skolledargruppen i uppdrag att se över rutinerna för arbetet med kränkande behandling och att återrapportering bör ske om sex månader. et skickas till Tillförordnad barn- och utbildningschef Skolledargruppen 13
Dnr 2018/4022 49 Samverkan mellan kommunerna i Jönköpings län och Region Jönköpings län kring barns och ungas psykiska, sociala och fysiska hälsa Sedan tidigare finns en länsövergripande överenskommelse om samverkan för barns och ungas psykiska, sociala och fysiska hälsa. Överenskommelsen upprättades 2012 och har därefter reviderats årligen. Överenskommelsen om samverkan är framtagen under ledning av strategigrupp barn och unga och godkändes senast 2017-10-13. Primärkommunalt samverkansorgan beslutade 2018-02-01 att godkänna den länsövergripande överenskommelsen om samverkan för barns och ungas psykiska, sociala och fysiska hälsa och att rekommendera länets kommuner att anta överenskommelsen. Under hösten 2017 har 12 kommuner i länet beslutat att anta länsövergripande riktlinjer för ansvarsfördelning mellan psykologer i skolan och psykologer inom regionens specialistenheter. Till 2018 års överenskommelse om samverkan för barn och unga biläggs riktlinjerna för ansvarsfördelningen mellan psykologer i skolan och psykologer inom regionen. Specialpedagogen redovisar sina synpunkter kring samverkan. sunderlag Protokoll från barn- och utbildningsnämndens sammanträde den 7 maj 2018, 35 Synpunkter från specialpedagog Anita Sätterman (kompletteras innan sammanträdet) Protokoll från barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott den 26 mars 2018. Tjänsteskrivelse från kommunchefen den 19 mars 2018 Missiv länsövergripande överenskommelse om samverkan för barns och ungas psykiska, sociala och fysiska hälsa. Överenskommelse om samverkan Bilaga till överenskommelse om samverkan, psykologansvaret Förslag till beslut s arbetsutskott föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta 14
49 fortsättning att godkänna den länsövergripande överenskommelsen om samverkan för barns och ungas psykiska, sociala och fysiska hälsa. beslutar att godkänna den länsövergripande överenskommelsen om samverkan för barns och ungas psykiska, sociala och fysiska hälsa. Dock noteras att det kan uppstå risk för avvikelserapportering. I överenskommelsen anges att Barn- och ungdomspsykiatrin har möjlighet att konsultera skolans pyskologer vid behov, men i Mullsjö kommun finns ingen anställd skolpsykolog utan psykolog anlitas utifrån avtal vid behov et skickas till Ola Götesson, utvecklingschef kommunal utveckling 15
Dnr 2018/4051 50 Gallringsbeslut När Trollehöjdskolan renoverades på grund av problem med inomhusmiljön så lämnades ett antal lådor med handlingar för tillfällig förvaring i kommunkontoret. Dessa handlingar ska tillbaka till Trollehöjdskolan då det rör sig om nationella prov som enligt kommunens dokumenthanteringsplan (kommunen följer Riksarkivets gallringsråd) ska gallras efter fem år respektive bevaras. Handlingar som ska bevaras ska paketeras och märkas upp innan dessa överlämnas till annan myndighet (kommunstyrelsen) och kommunarkivet för slutförvaring. Ovanstående handlingar bedöms nu vara så påverkade av den tidigare inomhusmiljön att dom kan vara skadliga för hälsan. För att kunna gallra dessa handlingar i förtid respektive undanta dessa från bevarande behöver nämnden ta ett separat beslut om detta. I kommunens arkivförteckning noteras sedan varför det är en lucka i serien av nationella prov. I dagsläget är det endast nationella prov i svenska som ska bevaras. Övriga nationella prov gallras efter fem år. sunderlag Protokoll från barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott den 7 maj 2018, 32 Nationella prov som behöver gallras på grund av fukt och mögel, underlag 2018-04- 30 Förslag till beslut s arbetsutskott föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta att nationella prov i engelska, matematik, samhällsorienterande ämnen och naturorienterande ämnen från åren 2014 2016 ska gallras i förtid och att föreslå barn- och utbildningsnämnden besluta att nationella prov i svenska från åren 2012-2016 ska undantas från bevarande och gallras. beslutar 16
50 fortsättning att nationella prov i engelska, matematik, samhällsorienterande ämnen och naturorienterande ämnen från åren 2014 2016 ska gallras i förtid och att nationella prov i svenska från åren 2012-2016 ska undantas från bevarande och gallras. et skickas till Administrativa chefen Arkivansvarig 17
51 Tillbud och arbetsskador 2017 Dnr 2018/4016 En del i barn- och utbildningsnämndens internkontrollplan är att följa upp olyckor, skador och tillbud inom nämndens verksamhetsområde. Personalchefen har tagit fram statistik för samtliga anmälda tillbud och arbetsskador för år 2017. Nämnden tog del av informationen den 12 februari men önskade en djupare analys av materialet. Personalchef Hillevi Lindström har genomfört en sådan analys och redogör för denna. sunderlag Protokoll från barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott den 23 april 2018, 25 Tillbud och arbetsskador, analyserad barn- och utbildning den 16 april 2018. Protokoll från barn- och utbildningsnämnden den 12 februari 2018 beslutar att lägga informationen till handlingarna. 18
52 Strategi för framtidens skola Dnr 2018/4056 samt skolledarna diskuterar tillsammans en strategi för framtidens skola. Utmaningar, problem och möjligheter i Mullsjö kommun. Skolledarna informerar om att skollagen styr hur skolan ska organiseras och att den nya skollagen har skärpt kraven på huvudmannen och rektorerna. Vidare informeras om nuläget i skolorna vad gäller personalsituationen och även läget gällande elever i behov av särskilt stöd. Det konstateras att en satsning på elevhälsan behöver göras. Information lämnas att socialtjänsten anordnar en föräldrautbildning för föräldrar med barn i förskolan. beslutar att uppdra åt skolledarna att beskriva hur elevhälsan behöver se ut, att i övrigt lägga informationen till handlingarna, att ny träff med skolledarna ska äga rum till hösten. et skickas till Tillförordnad barn- och utbildningschef Skolledarna 19
53 Månadsuppföljning barn- och utbildningsnämnden Dnr 2018/4044 Ekonomisk månadsuppföljning per 31 mars 2018 för barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområde. Förskola + 500 tkr Grundskola - 3 700 tkr Gymnasieskola - 1 000 tkr Totalt -4 200 tkr Prognosen för grundskolan visar att Trollehöjdsskolan håller budgeten och att Gunnarsbo/Sandhem gör ett underskott på 2 700 tkr. sunderlag Protokoll från barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott den 7 maj 2018, 31 Månadsuppföljning mars 2018 Förslag till beslut s arbetsutskott föreslår barn- och utbildningsnämnden att ställa sig bakom månadsuppföljningen för mars och överlämna den till kommunstyrelsen, att barn- och utbildningsnämnden ska få ta del av uppföljningen och att föreslå barn- och utbildningsnämnden besluta att ge rektor för Gunnarsbo/Sandhem i uppdrag att upprätta en strategi för komma till rätta med underskottet och redovisa denna för barn- och utbildningsnämnden. beslutar att ställa sig bakom månadsuppföljningen för mars och överlämna den till kommunstyrelsen, 20
53 fortsättning att uppdra åt nämndens alla verksamheter att se över vad som kan göras för att komma tillrätta med underskottet. et skickas till Barn- och utbildningschefen Rektorerna Förskolecheferna 21
55 Organisation i grundskolan Inget nytt att rapportera. Dnr 2018/4015 22
Dnr 2018/4009 56 Information per verksamhetsområde Utvecklingschefen lämnar information per verksamhetsområde. Det ges tillfälle till frågor. Förskola - Grundskola Arbete pågår med organisationen av grundskolan. Diskussioner pågår angående att göra lärarlönelyftet permanent. Gymnasium/vuxenutbildning - beslutar att lägga informationen till handlingarna. 23
Dnr 2017/4098 57 Budget 2019 På barn- och utbildningsnämndens möte den 10 april 2018, diskuterades budgetarbetet inför 2019. Ekonom och tillförordnad barn- och utbildningschef hade inför budgetberedningen i mars skrivit ett underlag som visade på konsekvenser vid oförändrad budgetram. Nämnden bedömer att det finns ett behov att förstärka konsekvensbeskrivningen ytterligare. I underlaget till budgetberedningen belystes ett eskalerande antal anmälningsärenden till skolans tillsynsmyndigheter. En viktig aspekt som det ökande antalet ärende innebär är att kommunen kan bli föremål för vitesföreläggande om bristerna inte åtgärdas. En oförändrad ram medför därför en ökande risk för vitesföreläggande. Det är otvivelaktigt att grundskolan över tid genererat ett negativt resultat. En del i detta ligger i att skolan haft ökade personalkostnader i förhållande till vad budget medgivit. Det ökande underskottet behöver på ett mycket djupare plan, och över tid, analyseras utifrån frågeställningar som vad kommunen får ut av den peng som tillförs En tydligare koppling mellan skolans och personalens kompetens, måluppfyllelse och de ekonomiska förutsättningarna behöver ligga till grund för hur medel fördelas. s arbetsutskott beslutade den 23 april 2018 att överlämna förtydligandet till budgetberedningen. sunderlag Protokoll från barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott den 23 april 2018, 24 Tjänsteskrivelse budget 2019 förtydligande den 13 april 2018 Protokoll från barn- och utbildningsnämnden den 16 april 2018 Till budgetberedningen, konsekvensanalys från barn- och utbildning den 16 april 2018 beslutar 24
57 fortsättning att lägga informationen till handlingarna. 25
Dnr 2018/4058 58 Information om skolskjutsverksamheten Information om skolskjutsverksamheten Förslag till beslut under sammanträdet Paula Ekblom (KD) föreslår att till nästa sammanträde ska skolskjutshandläggaren bjudas in för att nämnden ska få information om skolskjutsverksamheten. beslutar att till nästa sammanträde bjuda in skolskjutshandläggaren för att nämnden ska få information om skolskjutsverksamheten. et skickas till Skolskjutshandläggaren 26