www.pwc.se Revisionsrapport Viktor Prytz Cert. Kommunal revisor Cornelia Pethrus Granskning av barnoch ungdomsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Halmstads kommun
Granskning barn- och ungdomsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Innehållsförteckning 1. Sammanfattande revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Syfte och revisionsfrågor... 2 2.3. Revisionskriterier... 2 2.4. Kontrollmål... 2 2.5. Metod och avgränsning... 3 3. Styrande dokument... 4 3.1. Policy för verksamhetsstyrning... 4 3.2. Policy för intern kontroll... 5 3.3. Bokslutsanvisningar... 6 3.3.1. Verksamhets- och målredovisning... 6 3.3.2. Verksamhetsberättelse... 6 3.3.3. Internkontroll... 6 4. Iakttagelser och bedömningar... 7 4.1. Uppföljning och rapportering... 7 4.1.1. Iakttagelser... 7 4.1.2. Bedömning... 10 4.2. Åtgärder vid bristande måluppfyllelse... 10 4.2.1. Iakttagelser... 10 4.2.2. Bedömning... 10 4.3. Internkontroll arbetet... 11 4.3.1. Iakttagelser... 11 4.3.2. Bedömning... 12 5. Bedömning... 13 5.1. Revisionell bedömning... 13 Halmstads kommun
1. Sammanfattande revisionell bedömning har av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun fått i uppdrag att granska barn-och ungdomsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Inom ramen för granskningen har förvaltningschef, ekonomiansvarig, nämndsekreterare, kvalitetsutvecklingschef samt verksamhetsutvecklare intervjuats. Dokumentgranskning har även genomförts. Revisionsfrågan för denna granskning är: Är barn- och ungdomsnämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten tillräcklig? Vi bedömer att barn- och ungdomsnämnden delvis har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Bedömningen grundar sig på bedömningarna av respektive kontrollmål. Kontrollmål Det sker en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av måluppfyllelse och ekonomi till nämnden Nämnden tar beslut om åtgärder vid bristande måluppfyllelse Nämndens internkontrollarbete sker enligt policy och väsentliga risker Kommentar Delvis uppfyllt Uppfyllt Delvis uppfyllt Halmstads kommun 1 av 14
2. Inledning 2.1. Bakgrund Av kommunallagen framgår att styrelsens och nämndernas uppdrag är att genomföra och förverkliga fullmäktiges mål och beslut till givna förutsättningar, enligt gällande lagar och föreskrifter samt med en tillräcklig intern kontroll. Uppdraget är också att återrapportera till fullmäktige på det sätt som fullmäktige bestämmer. I förtroendevalda revisorers breda uppdrag ingår att varje år granska all verksamhet. I God revisionssed framgår att granskningen ska vara så omfattande att revisorerna årligen kan pröva och uttala sig om ansvarstagandet för samtliga revisionsobjekt, dvs. de styrelser, nämnder och beredningar som ska granskas. Det innebär att revisionen behöver tillämpa arbetssätt som ger tillräckliga underlag för ansvarsprövningen. Grundläggande granskning innebär att tillägna sig ett sådant brett men också effektivt arbetssätt. Enligt God revisionssed är grundläggande granskning till sin karaktär en löpande insamling av fakta och iakttagelser. Granskningen ger underlag för att bedöma styrelsens och nämndernas styrning och uppföljning. Denna granskning är en del av revisorernas grundläggande granskning. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att besvara följande revisionsfråga: Är barn- och ungdomsnämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten tillräcklig? 2.3. Revisionskriterier Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Fullmäktiges reglemente. Planeringsdirektiv med budget 2017-2019 Policy för intern kontroll Policy för verksamhetsstyrning Bokslutsanvisningar 2.4. Kontrollmål Revisionsfrågan besvaras utifrån följande kontrollmål: Det sker en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av måluppfyllelse och ekonomi till nämnden. Nämnden tar beslut om åtgärder vid bristande måluppfyllelse Nämndens internkontrollarbete sker enligt gällande policy och beaktar både finansiella och verksamhetsmässiga risker. Halmstads kommun 2 av 14
2.5. Metod och avgränsning Granskningen genomförs genom dokumentationsgranskning (protokoll, rutiner, riktlinjer, reglementen och uppföljningsdokument) Intervju har genomförts med förvaltningschef, ekonomiansvarig, nämndsekreterare, kvalitetsutvecklingschef samt verksamhetsutvecklare. Granskningen avser räkenskapsåret 2017. Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. Halmstads kommun 3 av 14
3. Styrande dokument 3.1. Policy för verksamhetsstyrning Halmstads kommuns policy för verksamhetsstyrning (KF 2015-09-29, 105) är framtagen för att fastställa hur arbetet med planering, genomförande, uppföljning och förbättring av kommunens verksamhet ska ske utifrån kommunens värdegrund och med riktning mot kommunens vision. Följande begrepp används bl.a. i kommunens policy för verksamhetsstyrning och i visionsstyrningsmodellen: Begrepp Definition Beslutsorgan Konkretiserade mål Preciseringar av Politiska inriktningar. Kommunfullmäktige Konkretiserade mål ska vara mätbara och uppföljningsbara, och fastställs genom Planeringsdirektiv med budget. Övrig prioritering Preciseringar av Politiska inriktningar Kommunfullmäktige och kan bestå av särskilda uppdrag till nämnder och/eller bolagsstyrelser. Övrig prioritering fastställs genom Planeringsdirektiv med budget. Verksamhetsmål Mål som formuleras av nämnder, bolagsstyrelser, förvaltningar eller bolag och som kan kopplas till Konkretiserade mål eller Övrig prioritering. - Kommunens policy för verksamhetsstyrning bygger på två huvudsakliga delar en årlig del och en långsiktig del som genomförs vart fjärde år. Tillsammans benämns dessa båda delar Halmstads kommuns Visionsstyrningsmodell. Den årliga delen består av fyra delprocesser: 1. Planeringsförutsättningar 2. Planeringsdirektiv med budget 3. Verksamhets- och affärsplaner 4. Uppföljning Delprocessen uppföljning sker regelbundet inom samtliga nämnder och bolagsstyrelser. Uppföljningen ska säkerställa att planering och genomförande av kommunens verksamhet är ändamålsenlig, effektiv och görs utifrån Halmstads kommuns vision samt ger underlag till förbättringar. Halmstads kommun 4 av 14
Kontroll av efterlevnad av planeringsdirektiv med budget, ägardirektiv, policyer, riktlinjer och rutiner ska genomföras årligen. 3.2. Policy för intern kontroll I Halmstads kommuns policy för intern kontroll (KF 2016-03-09, 37) anges att en god internkontroll inom kommunkoncernen är till nytta för verksamheten genom effektiva processer samt säker information till invånare och andra intressenter, vilket ger förtroende och undviker eller förebygger väsentliga fel. Internkontroll i Halmstads kommun syftar enligt policyn till: en ändamålsenlig och effektiv verksamhet som fullgör givna uppdrag och når uppsatta mål en tillförlitlig finansiell rapportering att lagar, regler och styrdokument följs att risker identifieras och bedöms efter väsentlighet, så att de kan förebyggas och förhindras att tidigt upptäcka och om möjligt eliminera allvarliga fel och brister att skapa förutsättningar för verksamheten att ständigt utvecklas och förbättras Nämnden ska som grund för sin styrning årligen genomföra och aktualitetspröva en risk- och väsentlighetsanalys för verksamheten. Risk- och väsentlighetsanalysen ska även göras inför förändringar i verksamheten eller vid ändrade krav i lagar, regler och styrdokument. Nämnden ska varje år anta en internkontrollplan. Planen ska tas fram i samband med den årliga verksamhetsplaneringen, och ska alltid föregås av en risk- och väsentlighetsanalys. Nämnden ska regelbundet följa upp internkontrollplanen i sin helhet och, vid behov, fatta beslut om åtgärder med anledning av vad uppföljningen visar. Uppföljningen ska som minimum ske årligen, men bör även ske i samband med tertialvis uppföljning av ekonomi, verksamhet och personal. Internkontrollplanen ska minst innehålla: Vilka rutiner och kontrollmoment inom identifierade och värderade risker som ska granskas Omfattning, frekvens och metod Ansvarig funktion Risk- och väsentlighetsanalys, internkontrollplan samt uppföljning av denna plan ska dokumenteras. Detta inbegriper även att de granskningsmoment som genomförs under året ska dokumenteras. Det ska utifrån dokumentationen från uppföljningen vara möjligt att upprepa de kontroller som genomförts, vilket innebär att kontrollmetoden och urvalet behöver beskrivas. Halmstads kommun 5 av 14
3.3. Bokslutsanvisningar 3.3.1. Verksamhets- och målredovisning En uppföljning av nämndernas verksamhetsplaner ska göras avseende aktiviteter, mätetal och mål samt nyckeltal. Stadskontoret använder de delar av uppföljningen som har bäring på kommunfullmäktiges konkretiserade mål och relevanta nyckeltal för att skapa en samlad bild av kommunens verksamhet. Följande ska anges: Ange status för aktiviteter (Ej påbörjad, Pågående, Avslutad) Ange senaste utfall för mätetalet Ange utfall och analys för mål. I analysen ska utfall för målet anges som nått eller inte nått. I analysen ska följande framgå: Motivering till målbedömningen. Bedömningen ska ta sin utgångspunkt i de mätetal som är kopplade till målet. Vad har fungerat bra i arbetet med målet? Vad har vi lärt oss kring målarbetet, som tas med i det framtida arbetet? Behöver vi vidta åtgärder med anledning av målutfallen? Vilka? 3.3.2. Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen är en utvärdering av det gångna året. För att skapa en bättre bild av hela nämndens uppdrag och inte enbart fokusera på målen finns ett fokus kring hur nämndens uppdrag enligt reglementet utförts under året. 3.3.3. Internkontroll I kommentaren till kontrollmomenten ska följande framgå: Omfattning av och metod för granskning (hur har granskningen gått till, har det gjorts stickprov, totalurval etcetera). Visade granskningen på avvikelser? Om ja, vilka? Vilka åtgärder har vidtagits alternativt planeras att vidtas med anledning av vad granskningen visar? Halmstads kommun 6 av 14
4. Iakttagelser och bedömningar 4.1. Uppföljning och rapportering 4.1.1. Iakttagelser Barn- och ungdomsnämnden har ansvaret för grundskola/barnomsorg samt kulturskolan. Ekonomi Årsbokslutet 2017 antogs av barn- och ungdomsnämnden på sammanträdet den 24 januari 2018 5. Av den ekonomiska redovisningen framgår en positiv budgetavvikelse för grundskola/barnomsorg på cirka 9,7 mnkr och en negativ budgetavvikelse för kulturskolan på -0,5 mnkr. Resultat för samtliga verksamheter redovisas i årsbokslutet och sammanfattas i tabellen nedan. Tabell 1. Driftsredovisning per anslagsområde. Barn- och ungdomsnämnden, mnkr. RESULTAT (netto, mnkr) Bokslut 2014 Bokslut 2015 Bokslut 2016 Bokslut 2017 Budgetavvikelse 2017 Grundskola/barnomsorg 1534 1626 1757 1913 10 Kulturskolan 22 24 23 27 0 Totalt 1 555 1650 1780 1940 9 Av den ekonomiska redovisningen framgår en positiv avvikelse om ca 9,7 mnkr. De totala nettokostnaderna för år 2017 har ökat med 155,8 mnkr jämfört med 2016. Den högre nettokostnaden förklaras till stor del av volymökningar i förskola, grundskola och fritidshem samt löneökningar. Prognoserna avseende grundskola och barnomsorg under året har skiftat. Prognoser redovisade i februari, mars, april och maj redovisar en budgetavvikelse på +10 mnkr. I delårsbokslut per 2017-08-31 var prognosen +12 mnkr för att sedan skrivas upp ytterligare till +25 mnkr i september. I oktober var prognosen +14 mnkr och i slutet av november var den återigen +10 mnkr. Kulturskolans prognostiserade fram till och med delårsbokslutet per 2017-08-31 en budgetavvikelse på +/- 0. Prognosen i september och oktober var -0,6 mnkr och i november var prognosen -0,65 mnkr. I intervju med förvaltningen framkommer att det har skett ett aktivt arbete med den ekonomiska uppföljningen, vilket också framkommer i protokollen, där budgetuppföljning sker på flertalet av 2017 års sammanträden för barn- och ungdomsnämnden. Det framkommer även under intervjun med förvaltningen att budgeten för 2017 var lite för rymlig, vilket upptäcktes tidigt under 2017. Förvaltningen lyfte detta till nämnden och en del av budgeten omdisponerades för att kunna göra verkstad i verksamheterna. Enligt förvaltningen har statsbidragen och lokalkostnaderna varit en osäkerhetsfaktor. För år 2017 budgeterade förvaltningen för kända statsbidrag. Avseende lokal- Halmstads kommun 7 av 14
kostnaderna så framkommer det i intervju med förvaltningen att dessa är höga, och dessutom ökar. Det har varit svårt att få fram underlag avseende lokalkostnaderna, vilket gör att förvaltningen får uppskatta kostnaderna när budgeten läggs. Detta leder således till en stor osäkerhet under hela året. Måluppfyllelse Verksamhetsberättelsen 2017 antogs av barn- och ungdomsnämnden på sammanträde 28 februari 2018 19. Verksamhetsberättelsen beskriver ett år med både positiv utveckling och utmaningar. Bland annat framhålls utmaningen med att nå kommunfullmäktiges mål om att Alla barn och elever får de utmaningar och det stöd de behöver för att kunna utvecklas så långt som möjligt. En annan utmaning är att det fortsatt finns stora skillnader mellan både skolor samt mellan flickors och pojkars resultat, även om rapporten också beskriver att arbetet går med skolresultat går åt rätt håll. I rapporten framhålls att arbetet med det systematiska kvalitetsarbetet på huvudmannanivå går i rätt riktning samt att medvetenheten hos skolledarna avseende hur man arbetar med det systematiska kvalitetsarbetet har ökat. Tabell 2. Måluppfyllelse år 2017. Barn- och ungdomsnämnden. MÅL Redovisning mätetal Uppfyllt 1. Elever får utmaningar och stöd 3 av 8 mätetal ej uppfyllda, 4 mätetal är uppfyllda och 1 mätetal saknar målvärde Nej 2. Förskoleverksamheten ska hålla en högre kvalitet 3. Fler elever ska ha behörighet till gymnasiet 4. Förskolor och skolor ska ha en pedagogisk och kreativ lärmiljö såväl ute som inne 5. Tillgång till god och jämlik elevhälsa 6. Barn och unga ska uppleva en god psykisk hälsa 7. Diskriminering och kränkande behandling ska minska 8. Halmstad ska vara en av Sveriges främsta kulturkommuner för barn och unga 9. Hälsofarliga kemikalier i barn och ungas vardag ska minska 10. Fritidshem ska erbjuda meningsfull och varierad undervisning som ökar elevers lärande och måluppfyllelse 11. Kommunen ska vara en attraktiv arbetsplats 3 av 6 mätetal är uppfyllda Ja 3 av 6 mätetal är uppfyllda Nej 2 av 5 mätetal är uppfyllda, 2 är ej uppfyllda och 1 mätetal saknar målvärde Nej 2 av 3 mätetal är uppfyllt Ja 2 av 3 mätetal är uppfyllt Ja Utfall för mätetal och målvärde redovisas ej Nej 1 av 2 mätetal är uppfyllt Ja 2 av 4 mätetal är uppfyllda Nej Mätetalet är uppfyllt 1 av 5 mätetal är uppfyllda, 1 mätetal är ej uppfyllt, 1 mätetal saknar utfall och 1 mätetal går ej att värdera utfallet med anledning av att jämförelsestatistik för Ja Nej Halmstads kommun 8 av 14
år 2016 saknas 12. Chefer och medarbetare ska tillsammans skapa förutsättningar för en hälsosam arbetsmiljö där kvalitativt arbete utförs 12. BUF ska vara en förvaltning där alla har lika rättigheter, möjligheter och skyldigheter Inget av de tre mätetalen är uppfyllt. Ett av mätetalen saknar utfall och mätetalet avseende sjuktal har minskat från 2016 men når ej målvärdet Inga mätetal eller målvärde finns att tillgå. Målet bedöms uppnått på grund av att uppföljning av arbetet med samtalsguide avseende jämställdhet och trakasserier uppges ha gett resultat Nej Ja Källa. Verksamhetsberättelse 2017. Barn- och ungdomsnämnden. För elva av tretton mål finns det mätetal, målvärden och utfall som underlag för nämndens bedömning. Ett mål saknar målvärden och utfall vilket enligt intervju med förvaltningen beror på att den exakta frågeställningen angående diskriminering och kränkande behandling inte är ställd till eleverna. Förvaltningen har istället använt underlag från annan undersökning som grund för bedömningen av måluppfyllelsen. En ökning av anmälningar skedde under hösten 2017. I intervju med förvaltningen framgår att det är svårt att värdera om det beror på att fler blivit kränkta eller om rapportering till huvudmannen fungerar bättre. Vidare redovisas genomförda aktiviteter kopplade till varje mål som kommenteras. Sex av tretton mål i verksamhetsplanen bedöms vara uppfyllda. I vissa mål nås ett eller flera av mätetalen inte upp till målnivåerna. I intervjun framgår att förvaltningen gör en generell eller sammanvägd bedömning av måluppfyllelsen. Att enskilda mätetal avviker från mål behöver därför inte innebära att målet som helhet inte är uppfyllt. Ett exempel där målet är grönmarkerat men tre av sex mätetal inte når upp till målet är avseende förskolans kvalitet. Två är inte uppnådda och ett är oklart (det framgår inte om antalet avdelningar med utepedagogisk profil har ökat, vilket är målvärdet). I motiveringen under målet kan vi utläsa, vilket också bekräftas i intervjun, att det finns en medvetenhet kring att flera mätetal inte nås. Under intervjun med förvaltningen framkommer också att ett utvecklingsarbete avseende begreppet kvalitet pågår. Utfall av mätetal och beskrivning av beslutade aktiviteter följer verksamhetsplanen och bokslutsanvisningar. Det sker en motivering till varför mål har uppnåtts eller inte uppnåtts med grund i mätetalens utfall. Till viss del sker också analys till varför nämnden har nått dessa resultat, samt om åtgärder behöver vidtas med anledning av utfallet. Det anges dock inte alltid när arbetet med åtgärderna ska ske. I vissa fall beskrivs även utvecklingen av målen och mätetalen över tid i verksamhetsberättelsen. Tabell 2. Måluppfyllelse år 2017 Kulturskolan. Barn- och ungdomsnämnden. MÅL Redovisning mätetal Uppfyllt 1. Halmstad ska vara en av Sveriges främsta kulturkommuner för barn och unga Mätetalet är ej uppfyllt Ja Halmstads kommun 9 av 14
2. I Halmstad ska alla barn och unga ha möjlighet till en meningsfull fritid 3. Halmstads Kulturskola ska ha en god kvalitet med nöjda elever och vårdnashavare 2 av 2 mätetal uppfyllda Ja 2 av 2 mätetal uppfyllda ja Källa. Verksamhetsberättelse för kulturskolan 2017 Avseende Kulturskolan bedöms tre av tre mål vara uppnådda. I ett av målen är inte mätetalet uppnått men målet bedöms ändå vara uppnått. I verksamhetsberättelsen framgår att målet är högt uppsatt och att nationellt sett är utfallet en hög siffra. 4.1.2. Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet Det sker en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av måluppfyllelse och ekonomi till nämnden är delvis uppfyllt. Vi konstaterar att målbedömningen i några hänseenden tar hänsyn till resultat utöver mätetalens utfall. Det finns mätetal som saknar ett målvärde eller utfall för året. Vi anser att det inte är tydliggjort på vilka grunder målbedömningen ska ske, det vill säga om målbedömning endast ska ske genom mätetalens utfall eller innehålla ytterligare faktorer. 4.2. Åtgärder vid bristande måluppfyllelse 4.2.1. Iakttagelser Åtgärder i verksamhetsberättelsen 2017 beskrivs för samtliga sex mål som inte bedöms vara uppfyllda, samt för de övriga målen utöver dessa. Åtgärder beskrivs antingen som förslag, planerade eller påbörjade. I tjänsteskrivelsen från barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2016/00422 beskriver förvaltningen att målen som ej uppnåtts för 2017 som finns kvar i verksamhetsplanen för 2018-2020 arbetar förvaltningen vidare med för att nå högre måluppfyllelse. Ett antal mätetal har reviderats i den nya verksamhetsplanen. Under intervju med förvaltningen framkommer att en lägesbedömning har genomförts och utifrån den har en utvecklingsplan för 2018-2020 skapats, i den finns kvalitativa analyser och planerade åtgärder. Utvecklingsplanen har tagits fram i samråd med delar av nämnden. 4.2.2. Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet Nämnden tar beslut om åtgärder vid bristande måluppfyllelse som uppfyllt. Vi anser att barn- och ungdomsnämnden har redovisat åtgärder för de sju mål där det finns en bristande måluppfyllelse. Genom Utvecklingsplanen 2018-2020 framtagen av förvaltningen anser vi att åtgärder för att hantera den bristande måluppfyllelsen är planerade för. Halmstads kommun 10 av 14
4.3. Internkontrollarbetet 4.3.1. Iakttagelser Barn- och ungdomsnämnden har upprättat en internkontrollplan för år 2017. Nämnden har beslutat om uppföljningsrapport av 2017 års internkontrollplan på sammanträde 1 februari 2018. Av intervju med förvaltningen framkommer att internkontrollplanen för år 2017 inte skiljer sig från internkontrollplanen från år 2016. Vilket innebär att mycket av arbetet med kontrollmomenten i den interna kontrollen har gjorts i slutet av året och uppföljning har genomförts en gång under 2017. Förvaltningen började arbeta med internkontrollplanen för 2018 redan under våren 2017, i detta arbete involverades såväl förvaltning som nämnd genom riskoch väsentlighetsanalys av verksamheterna. Det arbetet har lett fram till en helt ny internkontrollplan för 2018. Tabell 3. Redovisning av kontrollmoment där avvikelser identifierats. Kontrollmoment Huvudsaklig avvikelse Representation 7,3 % av representationsfakturor i stickprov saknar uppgift om syfte och/eller deltagare. Caféverksamhet Hos 7 av 10 skolcaféer finns avvikelser. Dessa beror på att insättningar inte gjorts regelbundet. Ett café har brister i rutinen att föra kassabok. Betalning av luncher Betalning uteblir för pedagogiska luncher, kan ske på grund av slarv eller glömska, samt en risk för att kupong inte fanns tillgängligt Avtalstrohet 4 % av inköp görs hos leverantörer BUF ej har avtal med. Fakturor betalas i tid 2017-04-11 31 st oattesterade förfallna fakturor av 594-5,2 % 2017-07-26 104 st oattesterade förfallna fakturor av 527-19,7 % 2017-10-30 21 st oattesterade förfallna fakturor av 44-47,7%. Räntekostnad/förseningsavgift för 2017 var 346 kkr Lärarlegitimation tillsvidareanställda lärare/förskolelärarlärare och lärare har ej inlämnat lärarlegitimation 2,3 % av förvaltningens tillsvidareanställda förskole- Anmälan av delegationsbeslut avseende Kontroll av ett skolområde. Under perioden jan-sep tjänster 2017 har 134 anställningsavtal upprättats (tillsv eller visstid), 18 avtal saknas i anmälan på delegation till nämnden och 18 anställningsavtal är anmälda månaden efter anställningsavtalet upprättades. Ingångna anställningsavtal 28 anställningsavtal under perioden jan-sept 2017 har ej skickats in från chef till HR-avdelning för kontroll. Upprättande åtgärdsprogram På sex skolor och i åtta av åtgärdsprogrammen har elev eller vårdnadshavare ej deltagit. Den numrären ställer frågan om de verkligen getts möjlighet att delta i enlighet med lagen. Om så är fallet går ej att utläsa i Unikum. Vidare finns det exempel på att datum satts för utvärdering av åtgärdsprogrammet, men där utvärderingen ej genomförts i tid. Modersmålsundervisning Vissa språk har inte kunnat erbjudas på grund av att rätt kompetens inte har kunnat rekryteras. Integrera jämställdhetsperspektiv i verksamheten Kontroll ej genomförd. Barn- och elev konsekvensanalyser I stickprov bedöms två av sju kontrollärenden sakna Halmstads kommun 11 av 14
barnperspektiv, samtliga sju saknar barnkonsekvensanalys. Flickor och pojkar skolplikt 2468 elever i Halmstads kommun hade frånvaro över 10 % inklusive oanmäld och anmäld vt 17. 447 elever i Halmstads kommun hade mellan 20-40 % frånvaro inklusive oanmäld och anmäld vt 17. 2097 elever i Halmstads kommun hade frånvaro över 10 % inklusive oanmäld och anmäld ht 17. 380 elever i Halmstads kommun hade mellan 20-40 % frånvaro inklusive oanmäld och anmäld ht 17. Åtgärder efter skyddsrond Stickprov har genomförts, 55 dokumenterade brister har hittats, 27 av dessa är brister som kvarstått från föregående år. Elevskyddsombud arbetsmiljöutbildning Totalkontroll har genomförts, andelen har ökat från föregående år men alla skolor med 7-9 verksamhet finns ej representerade. Hörselkontroller för lärare Hösten 2017 genomfördes ej hörselkontroll utan dessa förläggs till våren 2018 p.g.a. byte av företagshälsovård. Erbjudande om plats i förskoleverksamheten Samtliga barn har inte erbjudits plats inom lagstadgad kötid på 4 månader. Diskriminering och kränkande behandling Förvaltningen ser olikheter mellan skolornas anmälningsfrekvens. Finns fortsatt behov av diskussion i (tre kontrollmoment varav ett är grönt) frågan, implementering av rutin och kompetensutveckling. Ingen kontroll är genomförd avseende likabehandlingsplaner och planer mot kränkande behandling. Källa. Verksamhetsberättelse 2017. Barn och ungdomsnämnden Internkontrollplanens innehåll överensstämmer med kommunens policy för intern kontroll. Redovisningen sker delvis enligt kommunens anvisningar. Enligt policy för intern kontroll ska beskrivningen av metod och urval, eventuella avvikelser samt åtgärder vid avvikelser beskrivas. Nämndens internkontrollplan innehåller ursprungligen 28 kontrollmoment, i 26 av dessa finns en beskrivning av hur kontrollen genomförts. I två av kontrollmomenten har ingen kontroll genomförts. I intervjun med förvaltningen framgår att det inte gick att följa upp kontrollmålet avseende jämställdhetsintegrering på tillräckligt sätt. Avvikelser har rapporterats i 18 av kontrollmomenten, för två av dessa kontrollmoment har kontroll ej blivit genomförda. 4.3.2. Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet Nämndens internkontrollarbete sker enligt policy och väsentliga risker beaktas som delvis uppfyllt. Vi grundar vår bedömning på att risk- och väsentlighetsanalys samt internkontrollplan för år 2017 sker enligt policy. Vi konstaterar att uppföljning av internkontrollplan 2017 innehåller samtliga kontrollmoment. Vi konstaterar att det finns kontrollmoment som inte har genomförts. Vi anser att vissa beskrivningar av hur kontrollen genomförts kan utvecklas. Halmstads kommun 12 av 14
5. Bedömning 5.1. Revisionell bedömning Vi bedömer att barn-och ungdomsnämnden delvis har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Bedömningen grundar sig på bedömningarna av respektive kontrollmål. Kontrollmål Det sker en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av måluppfyllelse och ekonomi till nämnden Nämnden tar beslut om åtgärder vid bristande måluppfyllelse Nämndens internkontrollarbete sker enligt policy och väsentliga risker Kommentar Delvis uppfyllt Vi konstaterar att målbedömningen tar hänsyn till resultat utöver mätetalens utfall. Flera mätetal saknar ett målvärde eller utfall för året. Vi anser att det inte är tydliggjort på vilka grunder målbedömningen ska ske, det vill säga om målbedömning endast ska ske genom mätetalens utfall eller innehålla ytterligare faktorer. Uppfyllt Vi anser att barn- och ungdomsnämnden har redovisat åtgärder för de sju mål där det finns en bristande måluppfyllelse. Genom Utvecklingsplanen 2018-2020 framtagen av förvaltningen anser vi att åtgärder för att hantera den bristande måluppfyllelsen är planerade för. Delvis uppfyllt Vi grundar vår bedömning på att risk- och väsentlighetsanalys samt internkontrollplan för år 2017 sker enligt policy. Vi konstaterar att uppföljning av internkontrollplan 2017 innehåller samtliga kontrollmoment. Vi konstaterar att det finns kontrollmoment som inte har genomförts. Vi anser att vissa beskrivningar av hur kontrollen genomförts kan utvecklas. Halmstads kommun 13 av 14
2018-04-05 Viktor Prytz Projektledare Carl-Magnus Stenehav Uppdragsledare Halmstads kommun 14 av 14