BTS Höstmöte 2013 Innehåll Justering av protokoll Kallelse med preliminär föredragningslista och beslutsunderlag Protokoll Närvarolista
Justering av protokoll Jenny Salin, ordförande samt mötesordförande Caroline Johansson, sekreterare samt mötessekreterare Elin Borin, justeringsperson Kajsa Nilsson, justeringsperson
Kallelse till höstmöte 2013-11-16 Tid: Lördag 16:e november kl 14:00 Plats: K:A, Lunds tekniska högskola Kallade: Föreningens medlemmar Preliminär föredragningslista 1. Mötets öppnande 2. Val av mötesordförande 3. Val av mötessekreterare 4. Val av justeringspersoner tillika rösträknare 5. Justering av röstlängden 6. Adjungeringar 7. Fastställande av föredragningslista 8. Mötets stadgeenliga utlysande 9. Rapporter och meddelanden 10. Fastställande av reglemente (bilaga 1) 11. Fastställande av medlemsavgift för nästkommande verksamhetsår 12. Fastsällande av budget för kommande verksamhetsår (bilaga 2) 13. Proposition (bilaga 3) angående att införa styrelseposten sekreterare 14. Proposition (bilaga 4) angående avsättning av styrelsemedlemmar 15. Proposition (bilaga 5) angående ändring till två medlemsmöten för stadgeändring 16. Fastställande av arrangerande lärosäte för Bioteknikdagarna 2014 17. Val av projektledare för BTD 2014 18. Val av kassör för BTD 2014 19. Val av styrelserepresentanter från i. Umeå universitet ii. Chalmers tekniska högskola iii. Uppsala universitet iv. Kungliga tekniska högskolan v. Lunds tekniska högskola 20. Val av styrelseposter 21. Preliminärt val av arrangerande lärosäte för Bioteknikdagarna 2015 22. Interpellationer 23. Övriga frågor 24. Mötets avslutande
Beslutsunderlag 11. Fastställande av medlemsavgift för kommande verksamhetsår att fastställa medlemsavgiften för nästkommande verksamhetsår till 0 kronor 13. Fastställande av budget (bilaga 2) för kommande verksamhetsår att fastställa budgeten enligt bilaga 2 14. Proposition (bilaga 3) angående att införa styrelseposten sekreterare att bifalla propositionen i sin helhet 15. Proposition (bilaga 4) angående avsättning av styrelsemedlemmar att bifalla propositionen i sin helhet 16. Proposition (bilaga 5) angående ändring till två medlemsmöten för stadgeändring att bifalla propositionen i sin helhet 17. Fastställande av arrangerande lärosäte för Bioteknikdagarna 2014 att till arrangerande lärosäte för Bioteknikdagarna 2014 fastställa Linköping 18. Val av projektledare för BTD 2014 att till projektledare för BTD 2014 välja Linköpings förslag Linnea Nilsson 19. Val av kassör för BTD 2014 att till kassör för BTD 2014 välja Linköpings förslag vakant 20. Val av styrelserepresentanter att till styrelserepresentanter för Umeå välja Umeås förslag Dennis Svedberg och Elias Bjuhr att till styrelserepresentanter för Chalmers välja Chalmers förslag vakant och vakant att till styrelserepresentanter för Uppsala välja Uppsalas förslag vakant och vakant att till styrelserepresentanter för KTH välja KTHs förslag vakant och vakant att till styrelserepresentanter för Lund välja Lunds förslag vakant och vakant 21. Val av styrelseposter att lämna valet av styrelseposter till styrelsen inbördes 22. Preliminärt val av arrangerande lärosäte för Bioteknikdagarna 2015 att till arrangerande lärosäte för Bioteknikdagarna 2015 preliminärt välja Umeå
Bilaga 1 Reglemente Föreningen Bioteknikstudenterna Antagen 111112 Uppdaterad 121103 Förkortningar Föreningen Bioteknikstudenterna Styrelsen för Bioteknikstudenterna Bioteknikdagarna Projektgruppen för Bioteknikdagarna Projektledare för Bioteknikdagarna BTS Styrelsen BTD PBTD Projektledare
1. Tolkning och ändringar 1.1 Detta reglemente fastställer arbetsrutiner, ansvarsförhållanden, åsikter, och annat gällande BTS, som BTS stadgar inte reglerar. 1.2 Skulle tvist uppstå mellan detta dokument och BTS stadgar, så gäller stadgarnas mening. Skulle tvist uppstå om tolkningen av detta dokument gäller, tills föreningsmötet beslutar annorlunda, styrelsens uppfattning. 1.3 Detta dokument uppdateras och antas varje år på BTS höstmöte och är giltigt fram till nästkommande verksamhetsårs höstmöte om inte ett föreningsmöte beslutar annat. 2. Organisation 2.1 Samtliga protokoll samt övriga viktiga handlingar arkiveras i Uppsala. 2.2 BTD arrangeras av medlemsförening på det lärosäte som står näst i tur enligt följande cirkulationslista: i) Linköpings Tekniska högskola ii) Umeå universitet iii) Chalmers tekniska högskola iv) Uppsala universitet v) Kungliga Tekniska högskolan vi) Lunds Tekniska högskola 3. Medlemskap 3.1 Medlem kan programförening och/eller sektion med huvudområde inom bioteknik bli. 3.2 Nuvarande medlemslärosäten finns upptagna i punkt 2.2. 3.3 En medlemsförening som stängs av får inte delta i BTS verksamhet. Medlemsföreningen har rätt att deltaga på föreningsmötet med stagereglerade rättigheter. 4. Styrelsen 4.1 Ekonomisk verksamhet 4.1.1 Den av föreningssmötet antagna budgeten ska vara vägledande för styrelsens ekonomiska verksamhet. 4.2 Sammanträdesregler 4.2.1 Styrelsen får, under mötespunkten "övriga frågor", ej besluta om högre belopp än 1/10 prisbasbelopp, eller frågor som eljest är av stor vikt. 4.3 Styrelsens verksamhet 4.3.1 Det åligger ordföranden att: i) Leda och fördela arbetet inom styrelsen ii) Ansvara för att kallelser och möteshandlingar i enlighet med stadgan tillhandahålls medlemsföreningarna 4.3.2 Det åligger vice ordföranden att: i) Vara ordföranden behjälplig och i dennes frånvaro inträda som ordförande 4.3.3 Det åligger projektledaren att: i) Leda och fördela arbetet inom PBTD ii) Tillsammans med kassören utse PBTD iii) Kontinuerligt informera styrelsen om PBTDs arbete 4.3.4 Det åligger kassören att: i) Ansvara för styrelsens samt PBTDs ekonomi ii) Förvalta BTS kassa och föra bok över BTS inkomster och utgifter iii) Upprätta styrelsens samt PBTDs förslag till budget för kommande verksamhetsår iv) Upprätta bokslut efter varje avslutat verksamhetsår 4.3.5 Det åligger näringslivsansvarig att: i) Ansvara för att organisera och utveckla kontakter mellan BTS och näringslivet ii) Handha föreningens sponsorverksamhet
4.3.6 Det åligger marknadsföringsansvarig att: i) Ansvara för marknadsföring av varumärket BTS gentemot näringsliv samt gentemot medlemsföreningarnas medlemmar ii) Bistå Informationsansvarig och Näringslivsansvarig i deras arbete 4.3.7 Det åligger informationsansvarig att: i) Ansvara för föreningens informationsverksamhet ii) Ansvara för upprätthållande och uppdaterande av föreningens informationskanaler 5. BTD 5.1 BTD ska bestå av aktiviteter som främjar kontakten mellan medlemmar, akademin och näringslivet. 5.2 BTD skall främja möjligheterna för samtliga medlemmar att delta. PBTD skall därför eftersträva att anmälningsavgiften för BTD hålls ned. 6. PBTD 6.1 Projektledaren ansvarar inför styrelsen för PBTDs verksamhet. Styrelsen har rätt att när som helst kräva information om PBTDs verksamhet. 6.2 Projektledarens och/eller kassörens underskrift måste finnas på samtliga avtal. 7. Revisorerna 7.1 Revisor skall ansvara för förvaltnings- och redovisningsrevision för styrelsen samt PBTD. 7.2 Revisorssuppleant skall ansvara för förvaltnings- och redovisningsrevision för BTS verksamhet utöver styrelsen och PBTD. Revisorssuppleant skall vara den ordinarie revisorn behjälplig. 8. Valberedningen 8.1 Det åligger valberedningen att: i) Nominera kandidater till de befattningar som ska tillsättas av föreningsmötet ii) Senast tio (10) dagar före respektive föreningsmöte lägga fram sitt förslag till styrelsen iii) Under verksamhetsåret bistå styrelsen med förslag vid fyllnadsval 9. Ekonomiska riktlinjer 9.1 Kontanthantering 9.1.1 Efter större arrangemang sätts kassan in på banken. 9.1.2 Vid verksamhetsårets slut sätts samtliga kontanter in på banken. 9.2 Årsbudget för PBTD skall redovisas samt godkännas av styrelsen. 9.3 PBTD skall kontinuerligt redovisa ekonomisk verksamhet för styrelsen. 9.4 Budget för större arrangemang skall redovisas samt godkännas av styrelsen.
Bilaga 2 Generellt budgetförslag BTD (torsdag-söndag) Intäkter Källa Intäkt Antal Summa Bidrag från programledning 20000 1 20000 Anmälningsavgift 200 125 25000 Genvägen 35000 1 35000 Biljetter till sittningar 100 100 10000 Totala intäkter: 90000 Utgifter Källa Kostnad Antal Summa Mat Frukost (3 dagar) 15 450 6750 Lunch (3 dagar) 20 450 9000 Finsittning 70 175 12250 Fulsittning 40 175 7000 Alkoholtillstånd 1000 2 2000 Engångsartiklar 3000 1 3000 Totalt Mat: 40000 Övrigt Sovlokal 20000 1 20000 Annan lokalhyra 5000 1 5000 Kläder till projektgrupp 100 20 2000 Tygmärken 10 200 2000 Tygpåsar 100 200 20000 Totalt Övrigt: 49000 Totala utgifter: 89000 Balansräkning: 1000
Bilaga 3 Proposition angående att införa styrelseposten sekreterare Bakgrund I stadgan punkt 5.4 står det att styrelsen för Bioteknikstudenterna består av ordförande, vice ordförande, projektledare, kassör, näringslivsansvarig, marknadsföringsansvarig, informationsansvarig samt övriga ledamöter. Under senaste åren har styrelsen dock haft en inofficiell sekreterarpost vars uppgifter har varit att föra protokoll på styrelsemöten och föreningsmöten. I dagsläget finns ingen officiellt ansvarig för att protokoll förs på alla möten och att dessa skrivs under och arkiveras korrekt. Förslaget är därför att göra om en av ledamotposterna till en sekreterarpost samt att lägga in en postbeskrivning för sekreterare i reglementet under punkt 4.3. Yrkande Med ovanstående bakgrund yrkar styrelsen Att I punkt 5.4 i stadgan lägga till Sekreterare som en styrelsepost. Att I punkt 4.3 i reglementet lägga till en punkt 4.3.8 med följande postbeskrivning: Det åligger sekreteraren att: i) Föra protokoll under styrelsemöten ii) Se till protokoll skrivs under och arkiveras korrekt BTS-styrelsen 2013 genom ledamot Caroline Johansson Uppsala, 21 oktober 2013
Bilaga 4 Proposition angående avsättning av styrelsemedlemmar Bakgrund Som det står i stadgan för Bioteknikstudenterna idag krävs det för att en styrelseledamot ska bli avsatt att den själv ansöker om detta. Det försvårar styrelsens arbete om en styrelseledamot inte deltar aktivt, är okontaktbar eller på något annat sätt hindrar styrelsens arbete. Därför borde styrelsen även ha rätt att avsätta personer ur styrelsen som inte utför sitt styrelseuppdrag på ett korrekt sätt. Detta anser styrelsen skall efter att skriftlig eller muntlig varning har tilldelats/utdelats samt om minst tre fjärdedelar av hela antalet styrelseledamöter röstar för avsättning. Yrkande Med ovanstående bakgrund yrkar styrelsen Att Punkt 10.1 i stadgan, Styrelsen får, om särskilda skäl föreligger och efter hörande av revisorerna, entlediga styrelseledamot, som skriftligen ansökt därom. Styrelsen får tillförordna annan person att fullfölja den entledigades uppgifter till nästa medlemsmöte, då val av styrelseledamot ska ske. Tillförordnad styrelseledamot har ej rösträtt i styrelsen och ej heller medansvar för fattade beslut., ändras till Styrelsen får, om särskilda skäl föreligger och efter hörande av revisorerna, entlediga styrelseledamot, som skriftligen ansökt därom. Styrelsen får även besluta om entledigande av funktionär, efter att skriftlig eller muntlig varning tilldelats/utdelats samt ifall minst tre fjärdedelar (3/4) av hela antalet styrelseledamöter röstar för avsättning. Styrelsen får tillförordna annan person att fullfölja den entledigades uppgifter till nästa medlemsmöte, då val av styrelseledamot ska ske. Tillförordnad styrelseledamot har ej rösträtt i styrelsen och ej heller medansvar för fattade beslut. BTS-styrelsen 2013 genom ledamot Jennie Hermansson Stockholm, 13 oktober 2013
Bilaga 5 Proposition angående två möten för stadgeändring Bakgrund Som det står i stadgan för Bioteknikstudenterna idag krävs det endast ett mötesbeslut för att få igenom en ändring i BTS stadgar. Detta grundar sig till största del i att det från början endast ordnades ett möte per år (höstmötet). För att stadgeändringar inte skulle behöva ta flera år att genomföra ansåg man då att det räckte med ett mötesbeslut för att ändra i stadgan. Numera anordnar styrelsen för BTS, utöver höstmötet, även ett vårmöte per år. Det finns därmed inte längre någon legitim anledning att endast ett mötesbeslut ska räcka för ändring i stadgan. Två efter varandra följande mötesbeslut för stadgeändring skulle i framtiden kunna förebygga förhastade beslut. Yrkande Med ovanstående bakgrund yrkar styrelsen Att Punkt 9.1 i stadgan, Förslag till ändring i eller tillägg till dessa stadgar skall behandlas vid föreningsmöte. För beslut om ändring fordras att minst två tredjedelar (2/3) av antalet närvarande medlemsföreningar ger sitt bifall till ändringsförslaget, ändras till Förslag till ändring i eller tillägg till dessa stadgar skall behandlas vid föreningsmöte. För beslut om ändring fordras att minst två tredjedelar (2/3) av antalet närvarande medlemsföreningar ger sitt bifall till ändringsförslaget i två, på varandra, följande föreningsmöten. BTS-styrelsen 2013 genom ledamot Helena Streitlien Göteborg, 17 oktober 2013
Protokoll höstmöte Tid: 16 november kl. 14.00 Plats: K:A, Lunds tekniska högskola Närvarande: Föreningens medlemmar 1. Mötets öppnande Mötet förklarades öppet av Jenny Sahlin. 2. Val av mötesordförande Jenny Sahlin valdes till mötesordförande. 3. Val av mötessekreterare Caroline Johansson valdes till mötessekreterare. 4. Val av justeringspersoner (tillika rösträknare) Elin Borin och Kajsa Nilsson valdes till justeringspersoner. 5. Justering av röstlängden Röstlängden justerades till 6 medlemmar 6. Adjungeringar Inga adjungeringar. 7. Fastställande av föredragningslista Föredragningslistan fastställdes. 8. Mötets stadgeenliga utlysande Kallelse till mötet gick ut 29 september, det vill säga 48 dagar innan mötesdagen. Handlingar till mötet gick ut 5 november dvs. 11 dagar innan höstmötet. Mötet beslutade att höstmötet blivit stadgeenligt utlyst. 9. Rapporter och meddelanden Styrelsens kassör Sara Wikström berättade vad styrelsen arbetat med under året. Styrelsen har arbetat med att byta namn på föreningen till nuvarande Bioteknikstudenterna, vilket var det namnförslag som röstades igenom på vårmötet. Mycket av styrelsearbetet har handlat om att befästa föreningens grunder och arbeta fram en grafisk profil. Även en ny hemsida och facebooksida har tagits fram under året.
10.Fastställande av reglemente (bilaga 1) Reglementet fastställdes. 11.Fastställande av medlemsavgift för nästkommande verksamhetsår Medlemsavgiften fastställdes till 0 kronor. 12.Fastställande av budget för kommande verksamhetsår (bilaga 2) Budgeten fastställdes för kommande verksamhetsår. 13.Proposition (bilaga 3) angående att införa styrelseposten sekreterare Mötet biföll proposition i sin helhet. 14.Proposition (bilaga 4) angående avsättning av styrelsemedlemmar Umeå tilläggsyrkade på att lägga till Detta val skall följa punkt 5.3 efter näst sista meningen i punkt 10.1. Linköping yrkade på att avslå propositionen. Ordföranden ställde den ursprungliga propositionen mot Umeås tilläggsyrkande. Mötet röstade lika mellan Umeås tilläggsyrkande och den ursprungliga propositionen. Ordföranden fick då utslagsröst och röstade på den ursprungliga propositionen. Den ursprungliga propositionen ställdes mot avslag av propositionen. Mötet biföll propositionen i sin helhet. 15.Proposition (bilaga 5) angående ändring till två medlemsmöten för stadgeändring Mötet biföll propositionen i sin helhet. 16.Fastställande av arrangerande lärosäte för Bioteknikdagarna 2014 Mötet beslutade att fastställa Linköping som arrangerande lärosäte för Bioteknikdagarna 2014. 17.Val av projektledare för BTD 2014 Mötet valde Linnéa Nilsson från Linköping till projektledare för BTD 2014. 18.Val av kassör för BTD 2014 Styrelsen yrkade att ålägga Linköpings sektionsstyrelse att välja kassör för BTD. Mötet biföll yrkandet.
19.Val av styrelserepresentanter i. Umeå universitet Mötet beslutade att till styrelserepresentanter för Umeå välja Elias Bjur och Dennis Svedberg. ii. iii. iv. Chalmers tekniska högskola Mötet beslutade att ålägga Chalmers styrelse att välja sina styrelserepresentanter. Uppsala universitet Mötet beslutade att till styrelserepresentant för Uppsala välja Ken Braesch Andersen samt att ålägga Uppsalas styrelse att välja ytterligare en representant. Kungliga tekniska högskolan Mötet beslutande att ålägga KTH:s styrelse att välja sina styrelserepresentanter. v. Lunds tekniska högskola Mötet beslutande att ålägga Lunds styrelse att välja sina styrelserepresentanter. 20.Val av styrelseposter Styrelsen yrkade på att ålägga styrelsen att välja styrelseposter inbördes. Mötet biföll yrkandet. 21.Preliminärt val av arrangerande lärosäte för Bioteknikdagarna 2015 Styrelsen yrkade att preliminärt välja Umeå som arrangerande lärosäte för Bioteknikdagarna 2015. Mötet biföll yrkandet. 22.Interpellationer Inga interpellationer. 23.Övriga frågor Inga övriga frågor. 24.Mötets avslutande Ordförande Jenny Sahlin förklarande mötet avslutat kl. 15.07.
Närvarolista, BTS höstmöte Lund: Linköping: Umeå: Chalmers: Uppsala: KTH: Rickard Allreke Wählhmmr, Fanny Cedergård, Elisabeth Johansson, Sofia Wijk, Kajsa Nilsson, Stina Lidén, Boris Torbica, Zishan Chaudhry, Louise Jonsson, Cathrine Jonsson, Dag Bengtsson, Anna-Lovisa Nynäs, Linnea Tillander, Sofia Nyström, Ludwig Nilsson, Michael Hellman, Ida Lindström, Sara Wikström Linnéa Nilsson, Markus Fagerud, Markus Karlsson, Fredrik Eklund, Zainab Chaudry, Zen Dinha, Sutina Duong, Emelie Haglund, Elin Borin, Frida Dagsgård, Karoline Sverkström, Emmy Österberg, Caroline Yousef, Malin Lans, Tove Lautz, Ulrika Linderhed, Annie Jönsson, Henrik Johansson, Jenny Sahlin, Johanna Magnusson Emil Samuelsson, Katarina Danskog, Olov Tingström, Linnea Kyrö Stenlund, Isabel Edström, Dennis Svedberg, Jenny Lundkvist, Manfred Lindmark, Angelica Råberg, Alberto Ferreira de Melo Oscar Westerlund, Eric Malmhäll-Bah, Jacob Kindbom, Alexander Hallner, Lina Lawenius, Martina Berglund, Jenny Lindholm, Linn Sandberg, Julia Jonsson, Helena Streitlien Robin Olsson, Simon Olofsson, Elisabeth Huss, Sandra Eklund, Ellen McShane, Alexander Lundström, Johan Sjölander, Ken Braesch-Andersen, Rikard Peterson, Johanna Lundahl, Rebecca Wallin, Marcus Eklund, Emma Borg, Rickard Pettersson, Christofer Östlin, Erik Gioeli, Sofie Altgård, Sara Ljungström, Caroline Johansson, Mikael Andersson Schönn Mengxiao He, Rueben Monsen, Maria Edvardsson, Jennie Hermansson