Koncernkontoret Möten & Internationella Relationer Chris Marschall Enhetschef 040-675 33 01 SMS 0721-998171 Christina.marschall@skane.se INFORMATION Datum 2015-08-12 Version Dnr 1501279 1 (5) Handledning avseende s värdskap och besök tar årligen emot ett stort antal gäster som på olika sätt är intresserade av vår verksamhet. Ett gott värdskap och ett professionellt bemötande är en viktig del av både s och Skånes varumärke. Denna handledning vänder sig till förtroendevalda och tjänstemän i Region Skåne och är avsedd som stöd vid extern representation och besök. Med besök avses i första hand protokollära besök och VIP besök. Dessa äger som regel rum i egna lokaler, men kan även arrangeras i externa miljöer. Protokollära besök är besök på hög politisk nivå, av representativ karaktär och riktar sig till regionfullmäktiges ordförande. VIP besök avser besök på hög politisk nivå, organisations- eller näringslivsnivå och riktar sig som regel till regionstyrelsen. Handledningen berör även s roll vid större konferenser, kongresser och branschmöten som äger rum i Skåne och som beviljats bidrag i särskild ordning (se nedan). Protokollära besök och VIP besök Vid besök ingår som regel allmän information om samt överläggningar inom ett eller flera ämnesområden. Seminarier och studiebesök kan också vara en del av besöksprogrammet. I anslutning bjuder ofta på en måltid (kaffe/lunch/middag) som företrädesvis arrangeras i Skånevåningen, Dockplatsen i Malmö alternativt i Rådhus Skåne i Kristianstad. s värdskap innebär att på ett aktivt och förekommande sätt ta hand om våra gäster och få dem att känna sig välkomna hos oss. Värdskapet delas av både förtroendevalda och tjänstemän, även om det mer formella värdskapet åligger närvarande politiker. Postadress: 291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Telefon (växel): 044-309 30 00 Fax: 044-309 32 98 Internet: skane.se
2 (5) Brev och inbjudningar Brev och inbjudningar till protokollära besök och VIP besök, som undertecknas av en eller flera förtroendevalda, skall vara försedda med s politiska logotype Gripen. För middagsinbjudningar används lämpligen de mallar som finns på svenska respektive engelska. I de fall besöket innehåller ett program skall detta bifogas inbjudan. Inbjudna gäster Gästernas namn och titlar skall förtecknas. Som värd och representant för är det viktigt att sätta sig in i vad gästerna representerar, deras uppdrag och formella status. Det sista är särskilt viktigt vid utländska besök då titlar och funktioner inte alltid är direkt jämförbara med våra. Värd för besöket Värd för protokollära besök är i första hand regionfullmäktiges ordförande, eller vid förhinder, ledamot i regionfullmäktiges presidium. Vid VIP besök är i första hand regionstyrelsens ordförande värd, alternativt ledamot i regionstyrelsens presidium. Beroende på tema och innehåll för besöket kan även ordförande eller ledamot i facknämnd axla värdskapet. När gästerna anländer åligger det värden att ta emot sina gäster och hälsa dem välkomna. På motsvarande sätt bör värden stanna till besöket är avslutat och ta farväl av sina gäster. I det fall man tvingas lämna mötet i förtid bör detta kommuniceras i förväg. Måltider och bordsplacering De måltider bjuder på skall i möjligaste mån bestå av skånska livsmedel och råvaror och representera den skånska matkulturen och gästfriheten. Värden för måltiden hälsar gästerna välkomna till bords i anslutning till att maten serveras. Vid måltiderna kan tillämpas fri bordsplacering då gäster och värdar placerar sig fritt runt bordet/en. Att då tänka på är att få en lämplig mix mellan värdar och gäster. Bordsplacering kan innebära att samtliga gäster placeras bordsvis utan att det anges vem som sitter bredvid vem. Slutligen kan en namnförteckning göras där varje deltagare får en angiven plats i form av ett s k glaskort. Ibland kan det vara tillräckligt att arrangera ett VIP-, honnörsbord med bordsplacering. Det är då lämpligt att värden tar gästernas ledare/högste representant till bordet.
3 (5) En bra modell är att i förväg utse en värd vid varje bord som tar en aktiv och förekommande roll som representant för. Kulturprogram/underhållning Kulturprogram, t ex i form av musik, kan positivt förstärka värdskapet och varumärket i anslutning till en middag eller reception. Flaggning och bordsflaggor Flaggning vid utländska besök bör ske enligt regelverket (se nedan). Bordsflaggor finns för utlåning och gästande lands nationsflagga ställs jämte (till vänster om) den svenska på lämplig plats i lokalen. Gåvor förfogar över gåvor avsedda för besök. Enligt Riktlinjer för s representation kan dessa med fördel spegla regionens kulturliv i form av litteratur, musik och konsthantverk eller produkter från det skånska matföretagandets särart och kvalitet. Gåvor kan lämnas till besökare från såväl Sverige som utlandet. Vanligtvis tackar den gästande gruppen för värdskapet och överlämnar en gåva till värden. gör förslagsvis på samma sätt. I första hand överlämnas gåvan till ledaren för den gästande delegationen. Lämplig tidpunkt är i samband med att mötet eller måltiden avslutas. När förtroendevalda eller tjänstemän besöker kollegor i Sverige eller utomlands överlämnas en gåva från som tack för inbjudan och gott värdskap. s roll vid större konferenser/motsvarande (Regionfullmäktiges presidium) kan bevilja ekonomiskt stöd till arrangörer av konferenser, kongresser och liknande evenemang som äger rum i Skåne. Evenemanget skall ha en koppling till s verksamhet och intressen och ha en betydande andel deltagare från övriga Sverige, Norden eller övriga världen. I många fall har Event in Skåne aktivt verkat för att få evenemanget förlagt till regionen. Bidraget utgår i första hand till måltider/mottagningar och/eller kulturprogram. Kulturprogram förmedlas i samarbete med Musik i Syd och kan avse musik i alla genrer, musikdramatik, dans, nycirkus m m. Syftet är att spegla regionens breda och kvalificerade kulturutbud och förmedla bilden av Skåne som en dynamisk och innovativ kulturregion.
4 (5) Bidrag beviljas under förutsättning att på lämpligt sätt ges synlighet i evenemanget. Oftast handlar det om att en representant för den politiska ledningen (RF/RS eller nämnd) eller en ledande tjänsteman inviger evenemanget och/eller är värd för en måltid eller ett kulturprogram. Formerna för s medverkan diskuteras och fastställs i dialog med arrangören i varje enskilt fall. Ett invignings- eller middagsanförande bör innehålla en allmän information om och dess verksamhet. Syftet är att sprida kunskap om vår organisation, dess uppgifter och ansvar och även att marknadsföra Skåne som en attraktiv region att besöka, leva och verka i. Tyngdpunkt och tema i anförandet avgörs naturligtvis av vilken typ av arrangemang det gäller. Övrigt Media I vissa fall är s besök av medialt intresse. I samråd med pressenheten tas ställning till lämpliga medieaktiviteter. Informationsmaterial om Allmänt informationsmaterial om finns på svenska och engelska både digitalt och i pappersform. En mindre version finns även på tyska. Dokumentation och rapportering s besök och bidrag till konferenser/motsvarande dokumenteras och anmäls årligen till regionfullmäktiges presidium. Dokumentationen är offentlig handling. Bokning och beställning Bokningar av Skånevåningen i Dockan och representationslokal i Rådhus Skåne samt beställningar av måltider m m görs på särskilda blanketter som förmedlas av enheten för Möten och Internationella Relationer (se nedan). Kontaktuppgifter Chris Marschall, Enhetschef/protokollchef, tel 040-675 33 01 Sms 0721-99 81 71, christina.marschall@skane.se Marianne Grenander, koordinator, tel 044-309 34 83, Sms 0768-87 07 83, marianne.grenander@skane.se
5 (5) Samlad översyn av regler för representation m m, RS 2014-02-27, 33: Riktlinjer för s representation, beslut i regionstyrelsen 2001-09-25, reviderade 2009-03-05 samt 2014-02-27. Riktlinjer för alkohol och droger i, beslut i regionstyrelsen 2005-10-12, reviderade 2014-02-27. Riktlinjer för s möten och resor, beslut i regionstyrelsen 2014-02-27. Flaggning i regler, RD-beslut 2015-01-12. Beslut av regiondirektören 2014-03-11, reviderade 2014-12-19 samt 2015-01-12. Ansökningsförfarande avseende bidrag för representation. Gemensamma Presidiet för Internationella frågor och Representation 2012-11-28 147. Handledningen fastställd av Regionfullmäktiges presidium 2015-08-24