KALLELSE/UNDERRÄTTELSE 2019-02-13 1(2) Styrelse/Nämnd: Upphandlingsnämnden Dag, tid: 2019-02-13, kl. 13:30 Plats: Övrigt: Personalavdelningens smtr, Stadshuset Vid förhinder att delta i sammanträdet ska ledamot kalla personlig ersättare samt meddela upphandlingsförvaltningen, Maria Karlsson, tel. 0370-37 73 99 eller maria.i.karlsson@varnamo.se Ärenden: Dnr: : särenden 1 Val av justerare 2 Godkännande av dagordning 11 3 Upphandling av fönsterputsning UHN.2018.193 12 4 Upphandling av gymutrustning och träningsmaskiner med tillhörande service. UHN.2018.196 Utgår 5 Upphandling av läromedel UHN.2019.42 15 6 Upphandling av konsulter för fysisk samhällsplanering UHN.2018.249 13 7 Upphandling av betongvaror UHN.2018.152 14 8 Årsberättelse 2018 UHN.2016.146 16 Redovisning av delegationsbeslut 9 Upphandlingsförvaltningen UHN.2019.1 17 10 Kulturförvaltningen UHN.2019.17 18 Beredningsärenden 11 Uttag från reslutatfonden 2019 UHN.2019.23 19 12 Policy för fordon under 3,5 ton UHN.2019.32 20 13 Plan för Värnamo kommuns miljöarbete, revidering UHN.2019.20 21 14 Reglemente för upphandlingsnämnden UHN.2019.22 22
KALLELSE/UNDERRÄTTELSE 2019-02-13 2(2) Informationsärenden 15 Verksamhetsplan för upphandlingsnämnden 2020-2022 UHN.2018.233 23 16 Investeringsbudgetförslag 2020-2022 UHN.2018.233 24 17 Förvaltningschefen informerar 25 18 Meddelanden 26 Filip Andersson Ordförande Maria Karlsson Sekreterare
1 Plats och tid: Personalavdelningens smtr, Stadshuset, kl 13:30 16:25 ande: Filip Andersson (M), ordförande Laila Sedin (C) Anders Jansson (S) Anja Johansson (S) Nikola Pjetri (KD), ersättare för Patrik Ekwall (KD) Övriga närvarande: Utses att justera: Mattias Hultqvist, tf förvaltningschef Maria Karlsson, förvaltningssekreterare Mattias Peterson, upphandlare 12 Stefan Goodwin, entreprenadupphandlare 13, 14 Anders Jansson (S) Justeringens plats och tid: Upphandlingsförvaltningen 2019-02-15 09:00 Sekreterare: Ordförande: Maria Karlsson Paragrafer: 11-26 : Filip Andersson Anders Jansson ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd/utskott: Upphandlingsnämnden : 2019-02-13 Paragrafer: 11-26 Datum för anslags uppsättande: 2019-02-18 Datum för anslags nedtagande: 2019-03-11 Förvaringsplats för protokollet: Upphandlingsförvaltningen Underskrift: Maria Karlsson
2 11 Dnr: Godkännande av dagordning att godkänna dagordningen Godkännande av dagordningen. Information om jäv. Ärende nummer 4. UHN.2018.196 Upphandling av gymutrustning och träningsmaskiner utgår. expedieras till:
3 12 Dnr: UHN.2018.193 Upphandling av fönsterputsning att anta Putsman Aktiebolag gällande fönsterputsning för perioden 1 juni 2019 31 maj 2021 med möjlighet till 1+1 års förlängning. Upphandlingen omfattar ett ramavtal för fönsterputsning av förvaltnings-, omsorgs- och skolbyggnader inom Värnamo kommun. Fönsterputsningen omfattar samtliga angivna fönsterglas på respektive objekts byggnader, oavsett fönstertyp. Så som t ex: Förskolor, Reningsverket, Grundskolor, Gymnasium, Gymnastikhallar, Simhallen, Stadshuset, Tingshuset mm. att anta Putsman Aktiebolag gällande fönsterputsning för perioden 1 juni 2019 31 maj 2021 med möjlighet till 1+1 års förlängning. Upphandlingsförvaltningen har inkommit med skrivelse daterad den 17 januari 2019 Paragrafen förklaras som omedelbar justerad expedieras till:
4 15 Dnr: UHN.2019.42 Upphandling av läromedel att anta LäroMedia Örebro AB gällande läromedel för perioden 1 mars 2019 31 januari 2021 med möjlighet till 1+1 års förlängning. SKL Kommentus Inköpscentral har upphandlat läromedel. Ramavtalet för läromedel omfattar tryckta, digitala och inlästa läromedel för undervisning i grundskola, gymnasieskola, kommunal vuxenutbildning och kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare. Både svenska läromedel (på svenska och utländska språk) och utländska läromedel ingår liksom tillhörande tjänster och utbildningsmaterial. att anta LäroMedia Örebro AB gällande läromedel för perioden 1 mars 2019 31 januari 2021 med möjlighet till 1+1 års förlängning. Upphandlingsförvaltningen har inkommit med skrivelse daterad den 5 februari 2019 expedieras till:
5 13 Dnr: UHN.2018.249 Upphandling av konsulter för fysisk samhällsplanering att anta Radar arkitektur och planering AB, gällande konsulter för fysisk samhällsplanering, grupp A för perioden 1 mars 2019 28 februari 2021, med möjlighet till 1 + 1 års förlängning. att anta Metria AB, gällande konsulter för fysisk samhällsplanering, grupp B för perioden 1 mars 2019 28 februari 2021, med möjlighet till 1+1 års förlängning. Upphandlingsförvaltningen har upphandlat konsulter för fysisk samhällsplanering. Konsulter ska arbeta på plats på samhällsbyggnadsförvaltningen. Upphandlingen är indelad i två områden. Grupp A Översiktsplan, tematiska tillägg och fördjupningar samt tillhörande miljökonsekvensbeskrivningar. Uppdrag kan omfatta utrednings-, program- och huvudhandlingsskede. Grupp B Detaljplanedokument samt tillhörande enkla planeringsutredningar och analyser. Uppdraget kan omfatta framtagande av planprogram, områdesbestämmelser och detaljplaner. att anta Radar arkitektur och planering AB, gällande konsulter för fysisk samhällsplanering, grupp A för perioden 1 mars 2019 28 februari 2021, med möjlighet till 1 + 1 års förlängning. att anta Metria AB, gällande konsulter för fysisk samhällsplanering, grupp B för perioden 1 mars 2019 28 februari 2021, med möjlighet till 1+1 års förlängning. Upphandlingsförvaltningen har inkommit med skrivelse daterad den 11 februari 2019 Paragrafen förklaras som omedelbar justerad expedieras till:
6 14 Dnr: UHN.2018.152 Upphandling av betongvaror att anta S:t Eriks AB, gällande betongvaror över mark, grupp A för perioden 1 april 2019 31 mars 2021, med möjlighet till 1+1 års förlängning. Värnamo kommun har upphandlat betongvaror för Värnamo, Vaggeryds, Gnosjö och Gislaved kommuner. Omfattningen är samtliga kommuners behov av Betong material över mark. A. Marksten, plattor och stödmurar över mark mm. Grupp B har avbrutits på grund av bristande konkurrens och kommer upphandlas separat. att anta S:t Eriks AB, gällande betongvaror över mark, grupp A för perioden 1 april 2019 31 mars 2021, med möjlighet till 1+1 års förlängning. Upphandlingsförvaltningen har inkommit med skrivelse daterad den 6 februari 2019 Paragrafen förklaras som omedelbar justerad expedieras till:
7 16 Dnr: UHN.2016.146 Årsberättelse 2018 att godkänna framlagt förslag på årsberättelse 2018 att överlämna årsberättelse 2018 till kommunstyrelsen. Upphandlingsförvaltningen har upprättat förslag på årsberättelse 2018 att godkänna framlagt förslag på årsberättelse 2018 att överlämna årsberättelse 2018 till kommunstyrelsen. expedieras till: kommunstyrelsen
8 17 Dnr: UHN.2019.1 Upphandlingsförvaltningen att godkänna redovisningen av tf. förvaltningschefens delegationsbeslut. Redovisning av delegationsbeslut: TF. Förvaltningschefens delegationsbeslut 2019/1 till 2019/25 Två av besluten avser tillträde till dynamiskt inköpssystem Fem av besluten avser upphandlingar Fem av besluten avser tecknande av avtal/avtalstillägg Nio av besluten avser avtalsförläningar Tre av besluten avser avbrytande av upphandling Ett av besluten av beslutsattestanter för 2019 att godkänna redovisningen av tf. förvaltningschefens delegationsbeslut. expedieras till:
9 18 Dnr: UHN.2019.17 Kulturförvaltningen att godkänna redovisningen av delegationsbeslut för 2018 gällande direktupphandlingar. Kulturförvaltningen har inkommit med redovisning av delegationsbeslut för 2018 gällande direktupphandlingar mellan 25 000kr och 100 000kr att godkänna redovisningen av delegationsbeslut för 2018 gällande direktupphandlingar. expedieras till: Kulturnämnden
10 19 Dnr: UHN.2019.23 Uttag från reslutatfonden 2019 Upphandlingsnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att tillföra 450 000 kronor ifrån upphandlingsnämndens resultatfond till driftbudgeten för upphandlingsförvaltningen 2019 Medel för projekt 100 % e-handel tillfördes driftbudgeten för 2018-2020. För 2018 utnyttjades inte alla medel i projektet och tillfördes nämndens resultatfond. Projektet är i behov av dessa medel för att kunna fortsätt arbetet med 100 % e-handel med bland annat utbildning av användare under 2019. Upphandlingsförvaltningen föreslår upphandlingsnämnden föreslå kommunstyrelsen besluta att tillföra 450 000 kronor ifrån upphandlingsnämndens resultatfond till driftbudgeten för upphandlingsförvaltningen 2019 expedieras till: Kommunstyrelsen
11 20 Dnr: UHN.2019.32 Policy för fordon upp till 3,5 ton att överlämna ärendet till kommande sammanträde. 2018 antogs en helt ny policy som innehåller bland annat - Införandet av automatväxellådor i alla fordon av personbilskaraktär. - Förtydligande kring rangordning av drivmedel vid nyanskaffning. - Krav på minsta körsträcka (1000 mil per år). - Förtydligande kring ansvar vid nyanskaffning. - Förtydligande kring hur avsteg från policyn ska hanteras Kommunfullmäktige beslutade den 25 januari 2018, 11 att anta Policy för fordon under 3,5 ton att överlämna ärendet till kommande sammanträde. expedieras till:
12 21 Dnr: UHN.2019.20 Plan för Värnamo kommuns miljöarbete, revidering att överlämna ärendet till kommande sammanträde. Plan för Värnamo kommuns miljöarbete ska planenligt revideras i kommunfullmäktige varje ny mandatperiod och ett nytt förslag har tagits fram för perioden 2019-2022. Knutet till planen finns också en åtgärdsplan som ska revideras varje år i kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade den 15 januari 2019, 25 att sända förslagen Plan för Värnamo kommuns miljöarbete samt Åtgärdsplan för Värnamo kommuns miljöarbete på remiss till mottagare enligt sändlista för synpunkter under remisstiden 15 januari till 15 mars 2019. Upphandlingsnämnden föreslår upphandlingsnämnden besluta att överlämna ärendet till kommande sammanträde. expedieras till:
13 22 Dnr: UHN.2019.22 Reglemente för upphandlingsnämnden att överlämna ärendet till kommande sammanträde Förvaltningen har kommit med förslag på revidering av reglemente för upphandlingsnämnden. I nuvarande reglemente ansvarar upphandlingsnämnden för logistikplanering, administration och skötsel av kommunens fordon. I beslutet om organisationsförändring beslutade kommunfullmäktige att upphandlingsförvaltningens logistikenhet flyttas till serviceförvaltningen. att överlämna ärendet till kommande sammanträde. expedieras till:
14 23 Dnr: UHN.2018.233 Verksamhetsplan för upphandlingsnämnden 2020-2022 att godkänna informationen Kommunfullmäktige beslutade den 31 januari 2019 om en ny organisation för Värnamo kommun. Berörda är upphandlingsförvaltningen, kommunledningsförvaltningen, serviceförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen. Den nya organisationen börjar gälla den 1 april 2019. Upphandlingsförvaltningen upphör att vara en egen förvaltning utan istället en del av i första hand kommunledningsförvaltningen Verksamhetsplanen för upphandlingsnämndens kommer att ingå i kommunstyrelsens verksamhetsplan. att godkänna informationen. expedieras till:
15 24 Dnr: UHN.2018.233 Investeringsbudgetförslag 2020-2022 att godkänna informationen Kommunfullmäktige beslutade den 31 januari 2019 om en ny organisation för Värnamo kommun. Berörda är upphandlingsförvaltningen, kommunledningsförvaltningen, serviceförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen. Den nya organisationen börjar gälla den 1 april 2019. Upphandlingsförvaltningen upphör att vara en egen förvaltning utan istället en del av i första hand kommunledningsförvaltningen Investeringsbudgeten för upphandlingsnämndens kommer att ingå i servicenämndens investeringsbudget. att godkänna informationen expedieras till:
16 25 Dnr: Förvaltningschefen informerar att godkänna informationen Pågående och planerade upphandlingar Redovisning av pågående och planerade upphandlar per den 5 februari 2019. Rekrytering Rekrytering av upphandlare och projektledare pågår. Ansökan om att bedriva hemtjänst enligt LOV Extramamman och Ugglans hemhjälp har inkommit med ansökan om att bedriva hemtjänst enligt LOV. UHN.2019.34 att godkänna informationen expedieras till:
17 26 Dnr: Meddelanden från kommunstyrelsen den 15 januari 2019, 29 om begränsning i uttag ur resultatfonder 2019. från kommunfullmäktige den 31 januari 2019, 7 om organisationsöversyn. från kommunstyrelsen den 5 februari 2019, 35 om åtgärdsplan intern kontroll 2019 för kommunstyrelsen samt kommungemensamt kontrollområde 2019. expedieras till: