TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning 2018-08-20 KS 2018/0389 Kommunstyrelsen Svar på revisorernas granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet avseende hot och våld Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar kommunledningskontorets yttrande som sitt och överlämnar det till kommunens revisorer som kommunstyrelsens yttrande över granskningsrapporten om systematiskt arbetsmiljöarbete avseende hot och våld. Bakgrund EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat kommunstyrelsen i syfte att bedöma huruvida arbetet med att förebygga och hantera hot och våld bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Utifrån den granskning som gjorts rekommenderas följande: 1. Säkerställa att tillräckliga riskbedömningar sker enligt gällande lagstiftning och kommunens rutiner och blanketter även omfattar risker gällande våld, hot om våld och trakasserier. 2. Säkerställa att det planerade utvecklingsarbetet med hur återrapportering och uppföljning till styrelse och nämnder sker, samt 3. Aktualisera frågan om våld, hot om våld bland de förtroendevalda. Yttrande Kommunstyrelsen yttrade sig den 5 december 2017 över revisorernas granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. I granskningen rekommenderas, på samma sätt som i punkt 1 ovan, att det bör säkerställas att samtliga nämnder och förvaltningar genomför och dokumenterar riskbedömning enligt gällande lagstiftning och kommunens gällande rutiner. I svaret hänvisades till systemstödet Kommunernas Informationssystem om Arbetsmiljö (KIA). Systemet används för att hantera avvikelser inom arbetsmiljö, dela information om arbetsmiljöhändelser, utredningar, åtgärder och få en bättre överblick. Information och statistik i KIA ger en bra grund för Kommunledningskontoret Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 480-45 00 47 anette.mellstrom@kalmar.se
KS 2018/0389 2 (2) ledningsbeslut i arbetsmiljöfrågor. KIA stödjer även det förebyggande arbetet med hjälp av digitala checklistor för exempelvis skyddsronder och riskanalyser. Kalmar kommun har just genomfört en satsning med utbildning i SAM för alla chefer och skyddsombud där lagstiftning och rutiner för riskbedömning ingår. Kalmar kommuns bedömning är att denna rekommendation redan är åtgärdad. Vidare rekommenderades, i likhet med punkt 2 ovan, att det bör säkerställas att samtliga förvaltningar erhåller en sammanställd uppföljning avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet samt att rutinen avseende årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet bör kompletteras med hur återrapportering och uppföljning till styrelse och nämnder ska ske. I svaret beskrivs en ny rutin för uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet som är framtagen och kommer gälla fr.o.m. 2018. I rutinen är det tydligt beskrivet hur uppföljning och återrapportering ska ske. Vidare ger en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet information om fysiska skyddsronder har genomförts. KIA ger bättre uppföljningsmöjligheter av fysiska skyddsronder och detta avses även bli ett område för internrevision. Kalmar kommuns bedömning är att denna rekommendation redan är åtgärdad. När det gäller rekommendationen att aktualisera frågan om våld, hot om våld bland de förtroendevalda så är det en fråga som är särskilt aktuell i valtider. Men även under pågående mandatperiod är det en aktuell fråga i kommunen. Kalmar kommun har som arbetsgivare inget arbetsmiljöansvar för de förtroendevalda politikerna då de inte räknas som anställda. Det är deras respektive partiorganisation som har det ansvaret. Däremot har de förtroendevalda ett arbetsmiljöansvar för personal inom respektive verksamhetsområde i kommunen. I det sammanhanget får man utbildning i arbetsmiljöfrågor som nyvald. Kalmar kommun har ansvar för att säkerheten fungerar i de lokaler som personal och politiker vistas i, t.ex. skalskydd, brandlarm m.m. Normalt är det polisen som ansvarar för politikernas personliga säkerhet men kommunen kan i vissa särskilda fall, efter samråd med polisen, vidta åtgärder för vissa förtroendevalda som kan vara utsatta. Polisanmälan vid hot mot politiker görs av den enskilde eller eventuellt via partiet och det är därför svårt för Kalmar kommun att ha någon inblick i det. För att informera, planera, förebygga och främja en god säkerhet för samtliga förtroendevalda samarbetar Valnämnden och kommunens säkerhetsansvarige nära med Polisen, speciellt under valår. Det är av yttersta vikt att detta samarbete fungerar för att demokratiska val ska kunna hållas och att människor kan ta ett förtroendeuppdrag utan att riskera att bli utsatt för våld eller hot om våld. Jonas Sverkén Peo Carlsson Anne Elgmark Förvaltningschef Säkerhetssamordnare Personalchef Bilaga: Granskningsrapport